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Questions and Answers
¿Qué tipo de soporte puede tener un documento?
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Un documento que cumple con las características AFIU tiene un valor primario y secundario.
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¿Cuántos tipos de archivo existen en el BDE?
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La expurgación de documentos es un proceso reversible.
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¿Qué es el COSMOS?
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¿Cómo se realiza la transferencia de documentos al Archivo General en las sucursales?
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¿Qué es un documento?
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¿Qué tipos de soporte pueden tener los documentos?
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¿Qué son las características A.F.I.U. que deben cumplir los documentos?
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¿Cuál es la diferencia entre valor primario y valor secundario de un documento?
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¿Qué etapas comprende el ciclo de vida de un documento?
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¿Qué es el Mapa Documental?
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¿El COSMOS es el gestor documental corporativo del BDE?
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¿Qué implica la expurgación o eliminación de documentos?
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¿La clasificación de documentos solo se realiza sobre documentos electrónicos?
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Asocia los tipos de archivo con sus características:
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¿Cuántos tipos de archivos hay en el BDE?
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El documento que cumple con las características AFIU es __________.
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¿Cuál es el propósito de los metadatos en la gestión de documentos?
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Study Notes
Definición y Características de Documentos
- Un documento es información registrada que actúa como testimonio de actividades de una organización.
- Existen documentos tradicionales (en papel) y electrónicos, estos últimos requieren dispositivos informáticos para su acceso.
- Según el BDE, los documentos son información creada y recibida, conservada como prueba de obligaciones legales.
Características de los Documentos
- Cuatro características esenciales: Autenticidad, Fiabilidad, Integridad, Usabilidad.
- Autenticidad: demostradamente lo que es.
- Fiabilidad: prueba fidedigna de su contenido.
- Integridad: completo y protegido de cambios no autorizados.
- Usabilidad: capacidad de localizar y presentar documentos.
Valores de los Documentos
- Los documentos tienen valor primario (propósito de creación) y valor secundario (utilidad histórica o informativa).
- Valor primario incluye categorías administrativas, legales, probatorias, informativas, entre otros.
Ciclo de Vida de los Documentos
- Comprende las fases de creación, archivo general y archivo histórico, siguiendo el Modelo de las Tres Edades.
- Fase de Creación: documentos en uso activo.
- Fase General: documentos con uso reducido, entregados a un archivo general.
- Fase Histórica: documentos que han agotado su valor primario y poseen valor secundario.
Metadatos y Gestión Documental
- Metadatos describen contexto, contenido y estructura de documentos.
- Tipos de metadatos: descriptivos, administrativos y técnicos.
- Sistema de gestión de documentos organiza tratamiento y control de documentos, asegurando identificación y conservación.
Tipos de Archivos en el BDE
- Tipos de archivo: archivo de oficina (en trámite), archivo general (documentos cerrados) y archivo histórico (documentos de valor histórico).
- Responsabilidades de custodia difieren según la fase del documento y el tipo de archivo.
Transferencias de Documentos
- Realizadas por Unidades Administrativas, siguiendo plazos en calendarios de conservación.
- Proceso incluye preparación de documentos y validación de la relación de envío al Archivo General.
Clasificación y Descripción de Documentos
- Clasificación realizada por usuarios autorizados; clave para gestión y recuperación.
- Métodos de ordenación: cronológico, alfabético, numérico.
- Descripción de documentos incluye tareas para informar sobre sus contenidos y contexto.
Valoración y Eliminación de Documentos
- Valoración determina tiempo de conservación y posibles valores secundarios.
- La expurgación es un proceso irreversible, esencial para optimizar almacenamiento.
- Responsabilidad de eliminación recae en unidades y archiveros según ubicación del documento.
Herramientas y Procesos
- Mapa Documental y Inventario de Series son herramientas para gestionar documentos.
- Calendario de Conservación establece plazos para selección, conservación y eliminación.
- COSMOS es el gestor documental del BDE, asegurando seguridad de acceso y control de operaciones.
Políticas y Normativas
- La CI 1/2018 establece niveles de confidencialidad en la gestión de información.
- Las políticas de valoración y conservación son definidas por diversas unidades en conjunto con el Comité de Valoración.
Definición y Características de Documentos
- Un documento es información registrada que actúa como testimonio de actividades de una organización.
- Existen documentos tradicionales (en papel) y electrónicos, estos últimos requieren dispositivos informáticos para su acceso.
- Según el BDE, los documentos son información creada y recibida, conservada como prueba de obligaciones legales.
Características de los Documentos
- Cuatro características esenciales: Autenticidad, Fiabilidad, Integridad, Usabilidad.
- Autenticidad: demostradamente lo que es.
- Fiabilidad: prueba fidedigna de su contenido.
- Integridad: completo y protegido de cambios no autorizados.
- Usabilidad: capacidad de localizar y presentar documentos.
Valores de los Documentos
- Los documentos tienen valor primario (propósito de creación) y valor secundario (utilidad histórica o informativa).
- Valor primario incluye categorías administrativas, legales, probatorias, informativas, entre otros.
Ciclo de Vida de los Documentos
- Comprende las fases de creación, archivo general y archivo histórico, siguiendo el Modelo de las Tres Edades.
- Fase de Creación: documentos en uso activo.
- Fase General: documentos con uso reducido, entregados a un archivo general.
- Fase Histórica: documentos que han agotado su valor primario y poseen valor secundario.
Metadatos y Gestión Documental
- Metadatos describen contexto, contenido y estructura de documentos.
- Tipos de metadatos: descriptivos, administrativos y técnicos.
- Sistema de gestión de documentos organiza tratamiento y control de documentos, asegurando identificación y conservación.
Tipos de Archivos en el BDE
- Tipos de archivo: archivo de oficina (en trámite), archivo general (documentos cerrados) y archivo histórico (documentos de valor histórico).
- Responsabilidades de custodia difieren según la fase del documento y el tipo de archivo.
Transferencias de Documentos
- Realizadas por Unidades Administrativas, siguiendo plazos en calendarios de conservación.
- Proceso incluye preparación de documentos y validación de la relación de envío al Archivo General.
Clasificación y Descripción de Documentos
- Clasificación realizada por usuarios autorizados; clave para gestión y recuperación.
- Métodos de ordenación: cronológico, alfabético, numérico.
- Descripción de documentos incluye tareas para informar sobre sus contenidos y contexto.
Valoración y Eliminación de Documentos
- Valoración determina tiempo de conservación y posibles valores secundarios.
- La expurgación es un proceso irreversible, esencial para optimizar almacenamiento.
- Responsabilidad de eliminación recae en unidades y archiveros según ubicación del documento.
Herramientas y Procesos
- Mapa Documental y Inventario de Series son herramientas para gestionar documentos.
- Calendario de Conservación establece plazos para selección, conservación y eliminación.
- COSMOS es el gestor documental del BDE, asegurando seguridad de acceso y control de operaciones.
Políticas y Normativas
- La CI 1/2018 establece niveles de confidencialidad en la gestión de información.
- Las políticas de valoración y conservación son definidas por diversas unidades en conjunto con el Comité de Valoración.
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Description
Este cuestionario aborda los conceptos fundamentales de la gestión de documentos y archivos según el temario 5. Se exploran las características de los documentos, su soporte, y la importancia de su manejo dentro de una organización. Ideal para estudiantes que buscan profundizar en la administración documental.
