Projekt Ledning inför Tenta PDF

Projekt ledning =============== Projektmetodik är en uppsättning metoder och verktyg som beskrivs i en projektmodell med definierade projektroller och styrdokument Projekt är en arbetsform för att leverera ett förutbestämt resultat vid en given tidpunkt med hjälp av en tillfällig organisation Pro...

Projekt ledning =============== Projektmetodik är en uppsättning metoder och verktyg som beskrivs i en projektmodell med definierade projektroller och styrdokument Projekt är en arbetsform för att leverera ett förutbestämt resultat vid en given tidpunkt med hjälp av en tillfällig organisation Projekt: - Unikt mätbart mål - Tillfällig organisation - Egen budget - tidsbegränsat Ide förstudie planering genomförande avslut effekt Verksamhet - Vision- beskriver företagets uppgift, vad man vill åstadkomma, syftet med verksamheten - Affärsidén- konkretiserar verksamhetens huvuduppgift- består av tre delar: målgruppen, behov hos målgruppen och erbjudande som möter behovet - Strategier- vägen mot affärsmålet, långsiktiga och behövs därför brytas ner till mer konkreta handlingsplaner som styr det dagliga arbetet Organisationsteori- tre huvudteman: struktur, processer och kultur. Vanligt förekommande organisationsformer: - Funktionell hierkisk, desto högre upp i organisationen desto mer makt och befogenhet. Beslut och kommunikationsvägar går vertikalt uppåt. Tydligt vem som har mandat - Projektbaserad - Matris, ligger emellan projektbaserad och hierkisk- finns svag och stark matris. Svag är mer hierkisk och stark mer projekt - Nätverksbaserad, sammarbetetn i nätverk med partners och leverantörer som har kompleterande kompetens till den man saknar. Bygger på tillit och förtroende mellan involvrade parter ex forskare. Gigare- gå in och ta tillfälliga jobb - Flödesbaserad, mer agilt, art Portföljshantering, ledningens ansvar att välja ut så rätt projekt startas, prioritering Programhantering, samordnar projekten Program- flera samordnade projekt Projektverksamhet- de personer, processer och system som behövs för att hantera och genomföra projekten, program och portföljer. Portföljstyrning- samordning och prioritering av projekt och program med syfte att stödja strategiska verksamhetetsmål Lean- optimera flödeseffektivitet och minimera slöseri, värderingar, principer, metoder och verktyg Finns även resurseffektivitet Projektmetodiken ---------------- Process def.: - Serie av sammanhängande aktiviteter - Förädlar en vara eller tjänst för att tillgodose ett behov - Minst en leverantör som levererar indata och en kund som är motagare av data Kärnprocessen, utgör projektets huvudflöde, omfattar de arbetsuppgifter som leder fram till projektets resultat. Stödprocesserna, levererar sådant som behövs för att utföra arbetet i kärnprocessen PMI- project management institute Projektmodellen- utgör en central del av projektmetodiken och består av: - Projektlivscykel, beskrivning av projektprocessen med definierade faser och beslutspunkter, förstudie, planering, genomförande, avslut - Organisation och roller, beskrivning av ansvar och befogenheter för olika roller inom projektet - Styrdokument, mallar för dokument som behövs att starta, planera och följa upp projekt Förstudie, syftet är att minska osäkerhet genom att analysera förutsättningar för projektet. Krav dokumenteras, definierar omfattningen, lösning väljs, intressenter karläggs och affärsnyttan bedöms för att ställas mot kostnader och förutsättningar. Här kan man mäsrka iffal man ska dra igång ett projekt eller inte. Väldigt värt för att slippa starta onödiga projekt. Med en bra förstudie kan även utförande av projektet effektiviseras. Planeringen, syftet är att välja metod för genomförande och ta fram en plan för hur projektet målet ska nås. Aktiviteter behövs definieras, estimeras och synkroniseras, resurser organiseras, kostnader kalkyleras och risker analyseras och hanteras. Genomförande, under genomförande fasen tas resultat fram och överlämnas. Aktiviteter och kostnader följs regelbundet upp, avvikelser analyseras och eventuella ändringar hanteras. Ett projekt kan ha flera delleveranser eller en stor leverans i slutet av genomförandet Avslut- syftet är att utvärdera arbetet och ta vara på erfarenheter samt avveckla projektgruppen Beslutspunkter, en grind som får passeras när resultatet av förgående fas är godkänt. Beslutmöten hålls som kan resultera i: fortsättning av projektet enligt plan, gå tillbaka och ändra eller komplettera, stoppa projektet tillfälligt eller avsluta projektet Obligatoriska styrdokument: - Uppdragsbeskrivning - Projektdirektiv - Projektplan - Slutrapport - Statusrapport - Beslutslogg Roller vs befattningar, projektroll beskriver vilken uppgift man har i projektet medans befatttning är vilken position man har i en organisation Projektägarens uppgifter: - Äger projektet - Ansvarar för effektmål och projektmål - Utser projektledare - Tilldelar resurser - Initierar, följer upp och avslutar projekt - Tillsätter och är ordförande i styrgrupp - Ansvarar för förstudie - Ansvarar för effekthemtagningen Styrgruppens uppgifter (om styrgrupp saknas blir detta projektledarens ansvar): - Säkerställer att projektet ligger i linje med verksamhetens övergripande mål - Fastställer projektplanen och godkänner resultat - Granskar resultat och beslutar om ändringar - Hanterar affärsmöjligheter/risker Projektledarens uppgift: - Se till att projektmålet uppnås - Organiserar och planerar projekt - Delegerar och följer upp aktiviteter - Löser problem och hanterar konflikter - Påverkar och får saker gjorda - Kommunicerar, engagerar och motiverar - Rapporterar utfall och hanterar risker och ändringar - Kallar till och leder projektmöten - Tillämpar projektverktyg och projektmodeller Projektgruppens uppgifter - Ser till att delegerade uppgifter utförs - Planerar och organiserar egna aktiviteter - Rapporterar prestationer och arbetade timmar - Föreslår förbättringar - Deltar på projektmöten Resursägarens uppgift - Förse projektet med resurser - Kompetensutveckling av resurser - Hålla kontakt med lånade resurser Agila metoder ------------- Dominerar utvecklingsmetodiken inom mjukvaruutveckling och systemförvaltning Obs är framtaget för mjukvaruutveckling och kan därför inte alltid passa till tex designprojekt men kan därför behövas anpassas eller kombineras för att passa olika sorters projekt Agilt betyder lättrörligt och är ett samlingsnamn för olika flexibla arbetssätt Kanban- agil metod för att visualisera processen. Post it lappar med arbetsuppgifter som flyttas från, planerade arbetsuppgifter till arbetar med och till slut klart. Självorganiserande team är en central del inom agila metoder. Förutsättnignar för ett bra team - Lagom stor grupp mellan 3-9p - Tydligt gemensamt mål - Nödvändig kompetens - Alla arbetar större delen av sin tid på projektets - Bemanningen ska inte förändras 15- minute stand upp, dagligt kort möte för att säga vad man gjorde igår och vad man ska göra idag och eventuella hinder Cyklisk process, en central del inom agila arbetsätt är korta etapper med kontinuerliga feedbackloopar och täta leveranser. Ger möjlighet till att snabbt kunna reagera på förändringar och ändra under arbetets gång Agila metoder, stödjer visualisering och empirisk utveckling där lärande sker kontinuerligt genom experimenterande. passar bra när mål och krav är oklara Cykliska processer, inkrementell, iterativ och adaptiv Förutsägbar livscykel tydliga krav och en leverans i slutet av projektet, här passar traditionellt projekt Interativ livcykel, otydliga krav och behov, testa sig fram till en lösning innan leverans, flera feedbackloopar med ofärdigt resultat som successivt förbättras och anpassas efter verkliga behov Inkrementell livccykel, kraven är kända och flera leveranser av resultat är att föredra. Metoden innebär många mindre dellevereanser av fungerande resultat som kan användas direkt Adaptiv livcykel, kombination av iterativ och inkrementell Agila manifestet, går att spåra inkrementell utveckling till 1950 talet men först slutet 70 början 80 som det agila tänkandet tog fart. Detta var på grund av ett behov att kunna hantera komplexa system 2001 formulerades ramverket för de agila arbetsätten: - Värdera individer och interaktioner framför processer och verktyg - Värdera fungerande mjukvara framför omfattande dokumentation - Värdera samarbete med kunden framför att förhandla om kontrakt - Värdera att reagera på förändringar framför att följa en uppgjord plan Tolv agila principer: - Högsta prio är att tillfredsställa kunden - Välkomna förändliga krav, även sent i utvecklingen - Leverera ofta - Nära samarbete med verksamhetskunniga och utvecklare - Bygga team kring motiverade individer och ge det stöd de behöver - Kommunicera ansikte mot ansikte - Fungerande resultat är främsta måttet på framsteg - Verka för hållbar utveckling - Ständigt fokus på förstklassig teknik och bra design stärker anpassningsförmågan - Enkelhet och att minimera slöseri är grundläggande - Bäst lösning, krav och design växer fram med självorganiserande team - Reflektera ofta över hur arbetet kan bli mer effektivt och justera beteende därefter Scrum, mest kända agila metoden. Centralt är ett iterativt arbetssätt som innebär att man delar upp uppdraget i lika lång etapper/sprintar Varje sprint innehåller: - Prioritering vad som ska ingå - Överföra krav till aktiviteter - Planera och bestäm vem som gör vad - Följ upp arbetet varje dag - Testa innan leverans - Redovisa resultat och leverera - Reflektera, vad kan göras bättre - Prioritera och planera nästa etapp User stories används för att beskriva krav utifrån behov, as a (someone) i want to (do something) because (why) Begrepp inom scrum - Sprint, en etapp med definierad längd - Product backlogg, lista med uppgifter som ingår i uppdraget - Sprint backlogg, prioriterade uppgifter som ska utföras i en sprint - User stories, metod för att beskriva krav utifrån roller, behov och önskemål - Story points, metod för att bedöma hur mycket ett team klarar av att prestera under en sprint - Daily scrum, korta dagliga uppföljningsmöten - Burndown chart, diagram som visar hur mycket som är klart och vad som återstår - Velocity/burn rate, teamets effiktivitet - Definition of done (D-o-D) kriterier för att bedömma om en uppgift är klar - Potential release train (PRt), klara uppgifter färdiga för godkännande - Demo (sprint review) redovisning av färdiga uppgifter inflr produktägare och kund - Retrospektiv/lessons learned, reflektonen i sutet av sprinten Scrum master, mer involverad i projektet än en projektledare, kan finnas både scrum master och en projektledare i ett projekt SAFe (scaled agile framework), expempel på ramverk som beskriver hur en agil verksamhet bör struktureras och fungera. Oklart om mer info krävs s 66 boken Art- agile release train Big room planning, pleneringsmetod för när flera team behöver samordnas så att de levererar delresultat till samma projekt, Art DevOps, exempel på hur man kan arbeta om man slår samman utvecklingsprojekt med efterföljande drift och underhåll. Som ett projekt utan slut. Ger en sömnlös utveckling Ide och initiering ------------------ Urvalsprocessen - Identifiera - Klassificera - Kvalificera - Prioritera Positioneringskarta, används för att jämföra ett projekts strategiska värde mot det ekonomiska värdet Business case, investeringsunderlag som visar om projektet är lönsamt och genomförbart Målformulering, S.M.A.R.T.A mål, specifikt mätbart avgränsat realiserbart tidsatt och accepterat Projekttringeln där tid kvalitet och resurser är med, kan användas vid beslutsfattning Uppdragsbeskrivning/urkund/projekt charter, det som projektägaren vill ha utfört Anbudsbegäran, underlag vid upphandling Offert/anbud Förstudie --------- Resulterar i ett beslutsunderlag även kallat: förstudierapport, projektdirektiv, business case. Men en förstudie kan även resultera i en offert eller ett anbud Exempel på aktiviteter i en förstudie: - Definiera omfattning - Klarlägga krav - Analysera nuläget - Kartlägga intressenter - Kommunikationsplan - Bedöma affärsnyttan - Ta fram lösningsförslag - Skapa Översiktlig plan för genomförandet EMV analys (expected manditory value) värderar man uppskattade intäkter mot kostnader Metoder för att välja när vi inte har all fakta - The agreement and certainty model - Cynefin framework Wbs, work breakdown structure, visar projektets omfattning, strukturerar det som sak göras, delar in i arbetspaket och leverabler, och sätter sedan dessa i ordning från det som görs först till sist (ser ut som en sitemapp) 100procent regeln, en wbs ska omfatta allt arbete som ingår i projektet Prioritering kan göras utifrån projekttriangeln med q t och r i sina hörn vilket stpr för tid budget och omfattning Swat analys, streangths weaknesses opportunities and threats PENG analys även kallad ROI modell (return of inverstment) visar vad vi får tillbaka av satsade pengar Nettonytta totala intäckter minus konstnader av brojektet Brutto nytto alla intäckter från projektet Nyttoanalys, som en sitemap där man elar in vilka nyttor projektet kan bidra med och sedan gå djupare i varje del fr att visa vad det leder till Uppdrag kan beskrivad på olika detaljnivåer: - Åtagande, uppgiften projektet ska lösa - Krav, beskrivning av leverans och metod - Specifikation, detaljerad beskrivning av det som ska utvecklas och testas MoSCow, must have could have should have wount have, en metod för att. Värdera krav framtagen från agila metoden DSDM PBS (product breakdown structure) Backcasting, när man kollar från målet och sätter milstolpar åt det hållet istället Intressenter och kommunikation ------------------------------ Swot analys och intressentanalys utgör basen i bedömningen av nuläget och därmed förutsättningarna för projektet Intressemodell 3 huvudkategorier - Projektstyrning (styrgrupp) - Projektorganisation (projektledare + projektgrupp) - Övriga intressenter Kategorisering av intressenter: - Kärnintressenter, individer med beslutfattande, drivande roller - Primärintressenter, individer som i hög grad påverkas - Sekundärintressenter, individer med relativt lågt intresse Mendelows matris ett sätt att kartlägga intresenter baseraat på deras intresse och inflytande OBS, organisation breakdown strukture, illusterar beslut och kommunikationsvägar Kommunikationsplanen säkerställer att är att person får rätt information vid rätt tid och på rätt sätt Möten: - Har ett syfte - Har en kallelse och agenda - Dokumenteras - Håller utsatta tider - Bemannas med rätt personer - Följer en bestämd metod för hur beslut ska fattas Styrgruppsmöten, ska minst genomföras vid varje beslutspunkt och vid oförbereda tilfällen som kräver beslut NCC projektstudio är en arbetsmetod baserad på lean Planera projekt --------------- Tids och resursplanering ------------------------ Plan vs stratergi