PGI (Progiciels de Gestion Intégrés) - PDF

PGI Progiciels de Gestion Intégrés Jean-François BERTHEVAS IAE La Rochelle [email protected] 1  Sommaire Général I. Gouvernance du SI II. Management du SI III. PGI IV. Management de projet et qualité du SI V....

PGI Progiciels de Gestion Intégrés Jean-François BERTHEVAS IAE La Rochelle [email protected] 1  Sommaire Général I. Gouvernance du SI II. Management du SI III. PGI IV. Management de projet et qualité du SI V. Sécurité du SI 2  Partie III- PGI - Définition Définition De l’information à l’organisation La décision est un préalable à toute action ⇒ Les procédures de prise de décision misent en place par l’organisation permettent de comprendre comment elles agissent Comment les individus peuvent-ils agir ensemble et de manière satisfaisante dans l’organisation ? 3  Partie III PGI - Définition – Avantages– Enjeux & Risques & Limites – Modules - Conclusion Définition De l’information à l’organisation Le constat, information est mal exploitée Il n’y aurait pas de liens systématiques entre la réception des informations et la prise de décision, ni même de relation cohérente entre ces informations et la décision prise [Feldman & March,1981]. Informations disponibles pour la prise de Informations décision indisponibles pour la prise de décision Informations collectées par Informations pertinentes le décideur pour la prise de décision 4  Partie IV- PGI - Principes généraux – Avantages– Enjeux & Risques & Limites – Modules - Conclusion Définition De l’information à l’organisation L’information mal exploitée: pourquoi ? A cause des limites humaines … Concernant le traitement de l’information disponible ne permettent pas un traitement efficace de l’information Feldman & March (1981), En terme de capacités analytiques ou de coordination concernant l’information disponible fond que l’information disponible n’est jamais la bonne. A cause de caractéristiques de l’organisation ou les stratégies individuelles: L’incitation à l’information : avoir des informations inutiles plutôt que de manquer d’informations qui auraient pu être utiles ; Les organisations sondent leur environnement sans lien immédiat avec la prise de décision ;La déformation stratégique de l’information a pour effet de stimuler la surproduction d’information. 5  Partie IV- PGI - Principes généraux – Avantages– Enjeux & Risques & Limites – Modules - Conclusion Définition De l’information à l’organisation La rationalité individuelle Les individus sont incapables de traiter l'ensemble des information en provenance de leur environnement. La rationalité humaine est limitée (Simon, 1959). Les êtres humains sont rationnels mais leurs représentations sont tributaires du contexte. La rationalité est située dans un le milieu organisationnel et social (March & Simon, 1958). C’est un construit social. L’émotion peut aussi orienter le choix de l’individu. Il va y avoir des écarts entre l’action et la réalisation des buts (information incomplète, multiplicité des buts, ignorance des moyens d’action, mauvais calcul des conséquences de l’action 6  Partie IV- PGI - Principes généraux – Avantages– Enjeux & Risques & Limites – Modules - Conclusion Définition De l’information à l’organisation Rationalité d’un collectif Il est possible de savoir « comment » les acteurs agissent (Simon 1978b)  rationalité procédurale. Dans une organisation les individus peuvent se trouver confrontés à des choix contradictoires. Les individus sélectionnent ensembles quelques solutions « satisfaisantes » sans faire l’analyse de l’ensemble des solutions possibles. La rationalité des acteurs n’est pas réductible à des procédures préexistantes. Les individus sont capables d’invention (March & Simon 1958; Simon 1976). Il est possible d’en mettre à jour les procédures. 7  Partie IV- PGI - Principes généraux – Avantages– Enjeux & Risques & Limites – Modules - Conclusion PGI : 1er Définition Les PGI: S’organisent en modules répondant aux fonctions de l’entreprise Sont Paramétrables (adaptables aux spécificités des organisations) Intègrent les données de domaines distincts dans une base de donnée unique. D’où 1 premières définition axée sur le progiciel «Produit logiciel paramétrable construit autour d’une base de données unique, susceptible de couvrir la majorité des besoins en traitement d’information des différents services d’une organisation grâce à un ensemble de modules compatibles.» 8  Partie IV- PGI - Principes généraux – Avantages– Enjeux & Risques & Limites – Modules - Conclusion PGI facteur d'intégration organisationnel Division du travail + réponses à l’environnement proche L’entreprise à besoin de se différentier de la concurrence (développement des compétences et des structures spécifiques). A cette différentiation spontanée doit répondre une force organisée, l’intégration, qui va permettre la poursuite des objectifs stratégiques de l’entreprise en donnant un cadre commun à l’ensemble des processus et des tâches qui sont réalisés dans l’organisation (Lawrence et Lorsch, 1973). 9  Partie IV- PGI - Principes généraux – Avantages– Enjeux & Risques & Limites – Modules - Conclusion PGI facteur d'intégration organisationnel Le PGI répond à ce besoin et génère de la cohérence informationnelle qui garantie la construction d’indicateurs quantitatifs fiables, par une collecte, une analyse et un accès facilité a de l’information détaillée sur l’activité (Rowe,1999). Le principe d'un ERP est de construire des applications informatiques modulaires indépendantes entre elles, mais partageant une même base de donnée pour gérer les ressources humaines, financière et comptable, l'aide à la décision, de la vente, la distribution, l'approvisionnement, la production ou encore le e-commerce. La propagations des informations entre les modules s’appuie sur un moteur de workflow, selon une programmation prédéfinie. La cohérence informationnelle produit la cohérence organisationnelle 10  Partie IV- PGI - Principes généraux – Avantages– Enjeux & Risques & Limites – Modules - Conclusion PGI : 2ème définition Les PGI permettent de coordonner certains processus mis en œuvre dans l’entreprise, sans préjuger de la manière dont il est mis en œuvre. Le degré d’intégration est une mesure du niveau de coordination des activités internes de l’organisation. Ce degré d’intégration évolue en fonction des changements amorcés ou subis par l’organisation. D’où une deuxième définition du PGI axée sur ses buts: « Application informatique paramétrable et modulaire pour fédérer et optimiser les processus de gestion de l’entreprise en proposant un référentiel unique et cohérent et en s’appuyant sur des règles de gestion standard. Leur succès provient des bénéfices qu’ils sont censés procurer à l’organisation en renforçant l’intégration de ses processus. » 11  Partie IV- PGI - Principes généraux – Avantages– Enjeux & Risques & Limites – Modules - Conclusion Principe de base Les données sont standardisées et partagées élimine les saisies multiples ; évite l'ambiguïté liée à l’existence de données multiples de même nature ; cohérence de l’information. Usage systématique d’un moteur de workflow Système permettant d’automatiser un flux d’information au sein d’une organisation. Permet, de propager une donnée dans le SI à travers tous les modules du système qui en ont besoin et selon une programmation prédéfinie. 12  Partie IV- PGI - Principes généraux – Avantages– Enjeux & Risques & Limites – Modules - Conclusion Caractéristiques d'un PGI Issu d’un concept unique. Une modification sur un module provoque une mise à jour en temps réel des autres modules liés ; Garantit l’unicité des informations, grâce à la centralisation des données dans une base unique, accessible à tous les modules applicatifs ; Facilite l’audit en cas de dysfonctionnement, permettant d’identifier Facilement le ou les modules concernés; il est facile de retrouver et d’analyser l’origine de chaque information ; Peut suffire à couvrir la totalité des besoins de l’entreprise en termes de SI ; Sa nature modulaire permet de l’implémenter progressivement, module par module. 13  Partie IV- PGI - Principes généraux – Avantages– Enjeux & Risques & Limites – Modules - Conclusion Caractéristiques d'un PGI Un outil puissant de cohérence organisationnelle Qui séduit les grandes entreprises et de plus ne plus de PME Mais… Lie l'utilisateur au fournisseur ; Occasionne des coûts d'ingénierie importants ; Modifie les processus de travail ; Nécessite la collaboration pleine et entière de tous les acteurs. 14  Partie IV- PGI - Principes généraux – Avantages– Enjeux & Risques & Limites – Modules - Conclusion Rôle d'un PGI Passage de l’organisation verticale par fonctions (commercial, production, R&D, comptabilité - finances, ressources humaines) à l’organisation horizontale par processus (chaîne logistique et flux transversaux en parcourant plusieurs fonctions) orientée Client. Ce nouveau modèle suppose l’intégration de principaux processus de l’entreprise pour mieux servir le Client avec des exigences de prix bas, délais plus courts, Qualité élevée, Des innovations en continu. 15  Partie IV- PGI - Principes généraux – Avantages– Enjeux & Risques & Limites – Modules - Conclusion Rôle d'un PGI Épine dorsale du SI...à condition de se poser les bonnes questions : A quels besoins de gestion et de management répond un PGI ? Quels avantages compétitifs peut apporter un PGI ? Et pour les PME : Ais-je besoin d'une PGI ? 16  Partie IV- PGI - Principes généraux – Avantages– Enjeux & Risques & Limites – Modules - Conclusion Besoin d'un PGI ? Mener une analyse stratégique Quels sont les axes stratégiques, les objectifs de l’entreprise, les processus clé, les KPI (Key Performance Indicator), … ? De quel niveau d’intégration ai-je besoin, ( vente / finance ; logistique finance, inter sites …) ? Quelle solution, quel progiciel me permettra d’atteindre mes objectifs ? 17  Partie IV- PGI - Principes généraux – Avantages– Enjeux & Risques & Limites – Modules - Conclusion Avantages d'un PGI Outil multilingue et multidevise. Adapté au marché mondial, en particulier aux multinationales. La mise à jour des données est effectuée et se propage en temps réel dans l’entreprise. ⇒facteur important en contexte international. Même niveau d’information entre entités = plus d’efficacité, apaisement des conflit internes. Meilleure coordination des différents services = amélioration du fonctionnement de l’organisation en processus (horizontale) dictée par l’orientation client des modèles d’affaires. Meilleure gestion des stocks 18  Partie IV- PGI - Principes généraux – Avantages– Enjeux & Risques & Limites – Modules - Conclusion Avantages d'un PGI Harmonisation de la GRH ; Standardisation des modes et environnements de travail ; Intégration des partenaires facilitée par l’usage du même SI ; Optimisation des processus de gestion ; Réduction des coûts de maintenance et de formation ; Mise à disposition d’indicateurs, de tableaux de bord plus fiables. Globalement: Vision d’ensemble de l’entreprise. Standardisation du fonctionnement interne de l’entreprise. Optimisation de la performance, de la qualité des services (orientés clients), des standards d’efficacités de l’ensemble des processus (dans la production, la gestion, le commerce, …). 19  Partie IV- PGI - Principes généraux – Avantages– Enjeux & Risques & Limites – Modules - Conclusion Enjeux stratégiques d'un PGI Accroître l'agilité de l'entreprise ; Mettre en évidence des gisements de progrès ; Améliorer le taux de satisfaction du client par une planification globale et une exécution en temps réel ; Répondre rapidement et efficacement aux changements ; Mettre le client au centre de la Supply Chain ; Suivre en temps réel les performances de l’entreprise. 20  Partie IV- PGI - Principes généraux – Avantages– Enjeux & Risques & Limites – Modules - Conclusion Enjeux du choix d'un PGI Les projets PGI projets informatiques. Ils sont portés par la direction générale et toutes les directions. Le client doit définir la nature et le périmètre du projet notamment aux niveaux stratégique, technique et géographique, définir ses objectifs en termes opérationnels, financiers et de délais. Les utilisateurs sont impliqués dans le processus d'implémentation. Les projet doivent s'accompagner d'une communication permanente. La phase préparatoire de pré implantation est essentielle (vision de l'entreprise, liste des fonctionnalités, liste de candidats potentiels, CdC,..., sélection du PGI, négociation du contrat et planification de l'implantation). L'organisation (Copil, PAQ, etc.), procédures d'avancement du projet (réceptions et validation de chaque étape) doivent également être définies et appliquées. 21  Partie IV- PGI - Principes généraux – Avantages– Enjeux & Risques & Limites – Modules - Conclusion Risques liés à la mise en œuvre d'un PGI Dépendance éditeur ; Nécessité de travailler ensemble ; Difficulté d’une vision globale ; Remise en cause des processus existants ; retards, échecs ; Les coûts ; Blocage de l’entreprise ; … 22  Partie IV- PGI - Principes généraux – Avantages– Enjeux & Risques & Limites – Modules - Conclusion Segmentation du marché Marché mature. La sélection ne se fait pas sur des critères de performance des logiciels mais plutôt selon les besoins spécifiques à l'entreprise. Le marché des ERP compte des centaines de produits différents à l'échelle mondiale. 23  Partie IV- PGI - Principes généraux – Avantages– Enjeux & Risques & Limites – Modules - Conclusion Segmentation du marché 1er niveau : Investissement ≤ 600 k$ systèmes les plus puissants et les plus coûteux Produits peu nombreux et très complets, Destinés aux grandes entreprises et progressivement présent dans des organisations de taille moyenne. 24  Partie IV- PGI - Principes généraux – Avantages– Enjeux & Risques & Limites – Modules - Conclusion Segmentation du marché 2ème niveau : Investissement ≤ 100 k$ < 600 k$ systèmes intermédiaires Destinés aux filiales de grandes entreprises et aux organisations de taille moyenne. 25  Partie IV- PGI - Principes généraux – Avantages– Enjeux & Risques & Limites – Modules - Conclusion Segmentation du marché 3ème niveau : Investissement ≤ 5 k$ < 100 k$ Petits systèmes Destinés aux PME. 26  Partie IV- PGI - Principes généraux – Avantages– Enjeux & Risques & Limites – Modules - Conclusion Segmentation schématique du marché PGI Grand groupe (>1000 pers) : nombreux modules, paramétrage des processus et des règles de gestion, l’opportunité pour l’entreprise d’une réorganisation importante, mais nécessitant des ressources d'AMOA en conséquence. PGI Entreprise de taille intermédiaire (500-999 pers): intégration financière automatique de tous les flux, mais ne disposant pas forcément de tous les modules périphériques du marché. Processus et les règles de gestion fixes. PGI PME/PMI (100-499 pers): GPAO et comptabilité intégrées, journal des ventes automatique. Mis en œuvre par l’éditeur sans ressources spécialisées au niveau des changements dans l’organisation. 27  Partie IV- PGI - Principes généraux – Avantages– Enjeux & Risques & Limites – Modules - Conclusion Segmentation schématique du marché Modules fonctionnels PGI Gd Grp PGI EI PGI PME-PMI MRP - Material Requirement x x x Planning CRP - Capacity Requirement Planning x x x SFC - Shop Floor Control x x x Gestion des approvisionnements x x x Gestion des achats x x x Gestion des ventes x x x Gestion des stocks x x x 28  Partie IV- PGI - Principes généraux – Avantages– Enjeux & Risques & Limites – Modules - Conclusion Segmentation schématique du marché Modules fonctionnels PGI Gd Grp PGI EI PGI PME-PMI Prix de Revient industriel x x x Comptabilité générale Tiers x x x Analytique Gestion des immobilisations x x x EDI - Echange de Données x x Informatisé WMS - Warehouse Management x x System Gestion de Projets x x SAV - Service Après Vente x x 29  Partie IV- PGI - Principes généraux – Avantages– Enjeux & Risques & Limites – Modules - Conclusion Segmentation schématique du marché Modules fonctionnels PGI Gd Grp PGI EI PGI PME-PMI Costing - Intégration financière de x x tous les flux logistiques PDP - Plan Directeur de Production x x Gestion de la Trésorerie x x SCM Demand Planning x x SCM Scheduling x x SCM Strategic Planning x TMS - Transport Management x System 30  Partie IV- PGI - Principes généraux – Avantages– Enjeux & Risques & Limites – Modules - Conclusion Segmentation schématique du marché Modules fonctionnels PGI Gd Grp PGI EI PGI PME-PMI PDM - Product Data Management x PIC - Plan Industriel & Commercial x Gestion du transport x CRM - Customer Relationship x Management e-sales : Vente sur le Web x SRM - Supplier Relationship x Management e-procurement : Achats via le Web x 31  Partie IV- PGI - Principes généraux – Avantages– Enjeux & Risques & Limites – Modules - Conclusion Segmentation schématique du marché Modules fonctionnels PGI Gd Grp PGI PGI PME-PMI BI - Décisionnel x Workflow x ABC Costing x 32  Partie IV- PGI - Principes généraux – Avantages– Enjeux & Risques & Limites – Modules - Conclusion Exemples de modules Finances : données comptables de l’entreprise, contrôle de gestion. Comptabilité tiers (intermédiaires)-analytique,-générale, gestion des immobilisations, des investissements, administration du personnel (frais de déplacement et du temps de travail ), gestion de paie et les besoins en postes. Logistique (ou négoce) : gestion des ventes/achats, gestion des stocks. Assure une liaison directe avec le compte de résultats et le système de production. Il permet l'optimisation des processus de workflow, la gestion précise des stocks, des contrôles qualités et factures. Il est possible de planifier/gérer/suivre la maintenance du matériel. 33  Partie IV- PGI - Principes généraux – Avantages– Enjeux & Risques & Limites – Modules - Conclusion Exemples de modules GRC (gestion de la relation client) : aussi appelé CRM (Customer Relation management. Permet d’établir des statistiques sur la satisfaction client et les ventes. Permet de générer des campagnes de e-mailing, télévente et marketing. Ressources humaines : Gestion administrative des ressources humaines. Niveaux et indice salariaux, coordonnées bancaires, chaîne hiérarchique (workflow de validation), gestion des frais (transport,…), gestion des absences, gestion des temps de travaille, en lien avec des activités pour connaître et maîtriser les coûts internes à refacturer. Aide à la décision : Module d’analyse sur la base d’indicateurs générés par le croisement des 34données des différents modules.  Partie IV- PGI - Principes généraux – Avantages– Enjeux & Risques & Limites – Modules - Conclusion Editeurs de PGI Plusieurs éditeurs: SAP (leader mondial), Oracle, SAGE (ADONIX), Microsoft. Certains éditeurs proposent des solutions pour PME. Il existe aussi des ERP Opensource (moins cher à l’achat, mais plus cher à développer):  COMPIERRE: fourni l’ensemble des modules, dédié PME-PMI,  OpenERP, … 35  Partie IV- PGI - Principes généraux – Avantages– Enjeux & Risques & Limites – Modules - Conclusion Conclusion En conclusion, La mise en œuvre d’un PGI apporte 1. Un référentiel de données unique = Cohérence et non redondance de l’information, langage commun basé sur les acceptations communes des termes et des concepts. 2. Une forte interconnexion des modules qui le constituent = Echanges transparents d’informations d’où la fabrication de données élaborées et consolidées. Cohérence du SI, coopération implicite et quasi naturelle [Rowe,1999]. Le « Rêve des dirigeants » : Cohérence et changement s’accommodent grâce à la technologie. 36  Partie IV- PGI - Principes généraux – Avantages– Enjeux & Risques & Limites – Modules - Conclusion Conclusion La mise en œuvre d’un PGI peut échouer à cause… D’une maîtrise d’ouvrage qui change trop fréquemment l’expression des besoins. Des conflits de pouvoirs entre maîtrise d’ouvrage et maîtrise d’œuvre. La non maîtrise sociale de la technologie est la plus grande source d’échec. Les enjeux de pouvoir ne doivent pas prendre les dessus sur les intérêts de l’entreprise. 37  PGI Progiciels de Gestion Intégrés Jean-François BERTHEVAS IAE La Rochelle [email protected] 38