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Définition des PGI

• La prise de décision est un prérequis à toute action.
• Les procédures de prise de décision mises en place par une organisation permettent de comprendre comment elles agissent.
• La question de la gestion intégrée est de savoir comment les individus peuvent agir ensemble de manière satisfaisante au sein d'une organisation.
• Une information mal exploitée constitue une constatation.
• Il n'y aurait pas de liens systémiques entre la réception d'informations et la prise de décision, ni de relations cohérentes entre ces informations et la décision qui en résulte.
• L'inefficacité dans le traitement de l'information disponible peut être attribuée à des limites humaines.
• Les organisations ont tendance à collecter des informations inutiles plutôt que de risquer un manque d'informations potentiellement utiles.
• Les organisations sondent leur environnement sans lien direct avec la prise de de décision.
• La déformation stratégique de l'information peut stimuler une surproduction d'information.
• Les individus sont limités dans leur capacité à traiter l'ensemble des informations provenant de leur environnement.
• La rationalité humaine est limitée et dépend du contexte organisationnel et social.
• Les émotions peuvent influencer les choix des individus.
• Des écarts peuvent survenir entre l'action et la réalisation des objectifs à cause d'informations incomplètes, de buts multiples ou de mauvaises évaluations des conséquences.
• Il est possible de comprendre comment les acteurs agissent en étudiant leur rationalité procédurale.
• Dans une organisation, les individus peuvent être confrontés à des choix contradictoires.
• Les individus sélectionnent ensemble des solutions satisfaisantes sans analyser toutes les options possibles.
• La rationalité des acteurs ne se limite pas aux procédures préexistantes.
• Les individus sont capables d'innovation et de mettre à jour les procédures.
• Les PGI s'organisent en modules adaptés aux fonctions de l'entreprise.
• Les PGI sont paramétrables, ce qui les rend adaptables aux particularités des organisations.
• Les PGI intègrent des données provenant de différents domaines dans une base de données unique.
• Un PGI est un produit logiciel paramétrable, structuré autour d'une base de données unique, capable de couvrir la majorité des besoins de traitement de l'information des différents services d'une organisation grâce à un ensemble de modules compatibles.

PGI, Facteur d'Intégration Organisationnel

• Les entreprises ont besoin de se différencier de leurs concurrents en développant des compétences et des structures spécifiques.
• L'intégration permet de poursuivre des objectifs stratégiques en donnant un cadre commun à l'ensemble des processus et des tâches réalisés au sein de l'organisation.
• Les PGI génèrent une cohérence informationnelle qui garantit la construction d'indicateurs quantitatifs fiables grâce à la collecte, à l'analyse et à l'accès à des informations détaillées sur l'activité.
• Le principe d'un ERP est de construire des applications informatiques modulaires indépendantes les unes des autres, mais partageant une même base de données.
• Les ERP gèrent les ressources humaines, la finance, la comptabilité, l'aide à la décision, les ventes, la distribution, l'approvisionnement, la production et le e-commerce.
• La propagation des informations entre les modules s'appuie sur un moteur de workflow, selon une programmation prédéfinie.
• La cohérence informationnelle induit une cohérence organisationnelle.
• Les PGI coordonnent certains processus mis en œuvre dans l'entreprise, quel que soit la manière dont ils sont mis en oeuvre.
• Le degré d'intégration mesure le niveau de coordination des activités internes de l'organisation et évolue en fonction des changements amorcés ou subis.
• Un PGI est une application informatique paramétrable et modulaire conçue pour fédérer et optimiser les processus de gestion.
• Les PGI proposent un référentiel unique et cohérent, basé sur des règles de gestion standard.

Principes de Base des PGI

• Les données sont standardisées et partagées afin d'éviter les saisies multiples, de réduire l'ambiguïté liée à l'existence de données multiples de même nature et d'assurer la cohérence de l'information.
• Un moteur de workflow automatise le flux d'informations au sein d'une organisation.
• Une donnée est propagée dans le SI à travers tous les modules qui en ont besoin, selon une programmation prédéfinie.
• Les PGI sont issus d'un concept unique.
• Une modification sur un module entraîne une mise à jour en temps réel des autres modules liés.
• Les PGI assurent l'unicité des informations, l'audit en cas de dysfonctionnement et peuvent couvrir tous les besoins de l'entreprise en termes de SI.
• Sa nature modulaire permet une implémentation progressive, module par module.
• Un PGI est un outil puissant de cohérence organisationnelle, adapté aux grandes entreprises comme aux PME.
• Les PGI lient l'utilisateur au fournisseur, entraînent des coûts d'ingénierie importants, modifient les processus de travail et nécessitent la collaboration de tous les acteurs.
• Les PGI permettent de passer d'une organisation verticale par fonctions à une organisation horizontale par processus, orientée client.
• Ce modèle suppose l'intégration des principaux processus de l'entreprise pour mieux servir le client avec des exigences de prix bas, de délais courts, de qualité élevée et d'innovations continues.
• Il faut identifier les besoins de gestion et de management auxquels un PGI répond et les avantages compétitifs qu'il peut apporter, en particulier pour les PME.
• Il faut mener une analyse stratégique pour déterminer les axes stratégiques, les objectifs de l'entreprise, les processus clés et les indicateurs de performance (KPI).

Atouts des PGI

• Déterminer le niveau d'intégration nécessaire et la solution qui permettra d'atteindre les objectifs.
• Les avantages d'un PGI incluent :
  • Être un outil multilingue et multidevise adapté au marché mondial.
  • Une mise à jour et propagation des données en temps réel.
  • Un niveau d'information uniforme pour une efficacité accrue et une réduction des conflits internes.
  • Une meilleure coordination des services pour un fonctionnement organisationnel horizontal orienté client.
  • Une amélioration de la gestion des stocks.
  • L'harmonisation de la GRH.
  • La standardisation des modes de travail.
  • L'intégration des partenaires facilitée par l'utilisation du même SI.
  • L'optimisation des processus de gestion.
  • La réduction des coûts de maintenance et de formation.
  • La mise à disposition d'indicateurs de performance plus fiables.
  • Une vision d'ensemble de l'entreprise.
  • Une standardisation de son fonctionnement interne.
  • L'optimisation la performance, de la qualité des services et des standards d'efficacité.
• Les enjeux stratégiques d'un PGI sont :
  • Accroître l'agilité de l'entreprise.
  • Mettre en évidence les gisements de progrès.
  • Améliorer la satisfaction client.
  • Répondre rapidement aux changements.
  • Placer le client au centre de la Supply Chain.
  • Suivre en temps réel les performances de l'entreprise.
• Les projets PGI ne sont pas juste des projets informatiques et doivent être soutenus par la direction générale et toutes les directions.
• Le client doit définir la nature, le périmètre et les objectifs du projet.

Enjeux et Risques des PGI

• La phase préparatoire de pré-implantation est essentielle.
• L'organisation du projet et les procédures d'avancement doivent être définies et appliquées.
• Les risques liés à la mise en œuvre d'un PGI comprennent la dépendance vis-à-vis de l'éditeur, la nécessité de travailler ensemble, la difficulté d'avoir une vision globale, la remise en question des processus existants, les retards, les échecs, les coûts et le blocage de l'entreprise.
• Le marché des ERP est mature et la sélection se fait selon les besoins spécifiques de l'entreprise.
• Le marché des ERP se compose de centaines de produits différents à l'échelle mondiale.
• Il existe trois niveaux d'investissement :
  • ≤ 600 k$: systèmes puissants et coûteux pour les grandes entreprises.
  • ≤ 100 k$ < 600 k$: systèmes intermédiaires pour les filiales de grandes entreprises.
  • ≤ 5 k$ < 100 k$: petits systèmes destinés aux PME.
• Differentes type de PGI sont :
  • PGI Grand groupe (> 1000 personnes) : nombreux modules, paramétrage des processus et des règles de gestion, opportunité pour l'entreprise d'une réorganisation importante, mais nécessitant des ressources d'AMOA en conséquence.
  • PGI Entreprise de taille intermédiaire (500-999 personnes) : intégration financière automatique de tous les flux, mais ne disposant pas forcément de tous les modules périphériques du marché.
  • PGI PME/PMI (100-499 personnes) : GPAO et comptabilité intégrées, journal des ventes automatique.
• Les exemples de modules incluent :
  • Finances : données comptables, contrôle de gestion, comptabilité tiers, gestion des immobilisations et des investissements, administration du personnel, gestion de paie.
  • Logistique : gestion des ventes et des achats, gestion des stocks, optimisation des processus de workflow, gestion des stocks, contrôles qualité et factures, planification et gestion de la maintenance.
  • GRC : établissement de statistiques sur la satisfaction client, génération de campagnes de e-mailing, télévente et marketing.
  • Ressources humaines : gestion administrative, niveaux et indices salariaux, coordonnées bancaires, chaîne hiérarchique, gestion des frais et des absences, gestion des temps de travail.
  • Aide à la décision : module d'analyse basé sur des indicateurs générés par le croisement des données des différents modules.
• Parmi les éditeurs de PGI, on trouve SAP (leader mondial), Oracle, SAGE (ADONIX) et Microsoft.
• Certains éditeurs proposent des solutions pour PME, et il existe des ERP Opensource (moins chers à l'achat, mais plus chers à développer) comme COMPIERRE et OpenERP.
• La mise en œuvre d'un PGI apporte un référentiel de données unique, permettant d'avoir un langage commun basé sur l'acceptation commune des termes et des concepts.
• Une forte interconnexion des modules facilite les échanges transparents d'informations d'où la fabrication de données élaborées et consolidées.
• La cohérence du SI, la coopération implicite et quasi naturelle permettent de coordonner la cohérence et le changement grâce à la technologie.
• L'échec de la mise en œuvre d'un PGI peut être due à une maîtrise d'ouvrage qui change trop fréquemment l'expression des besoins, des conflits de pouvoirs entre maîtrise d'ouvrage et maîtrise d'œuvre, et une non maîtrise sociale de la technologie.