IT Projektmanagement Vorlesung 2 - Universität Rostock

BSc. WIN / MSc. DLM Management von IT-Projekten Vorlesung 2: Projektinitialiserung, PSP WS 2024/25 Prof. Dr. Michael Fellmann Professur für Wirt...

BSc. WIN / MSc. DLM Management von IT-Projekten Vorlesung 2: Projektinitialiserung, PSP WS 2024/25 Prof. Dr. Michael Fellmann Professur für Wirtschaftsinformatik, insbes. Betriebliche Informationssysteme WS24/25 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Fakultät für Informatik und Elektrotechnik IT-Management: Themen WS 24/25 ITM PM Information als Ressource Organisation Organisation Führungsaufgaben Strategische, taktische, operative Ebene Vorgehensmodelle Qualitätsmanagement Risikomanagement Termin- und Ressourcenplanung Datenschutz vs. Datensicherheit Projektcontrolling Informationslogistik Qualitätsmanagement IT Sourcing Risikomanagement IT Portfoliomanagement Teambuilding Best Practises Agile Entwicklung WS24/25 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Fakultät für Informatik und Elektrotechnik 2 Fragen der letzten Vorlesung Was ist ein Projekt? Was sind Aufgaben des Projektmanagements? Welche ablauforganisatorischen Ansätze gibt es für IT-Projekte? Wie lassen sich Projekte in die Aufbauorganisation von Unternehmen integrieren ? Wie lassen sich Projekte intern aufbauorganisatorisch gestalten? WS24/25 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Fakultät für Informatik und Elektrotechnik 3  Projektinitialisierung WS24/25 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Fakultät für Informatik und Elektrotechnik 4 Fragen der heutigen Vorlesung Welche Phasen hat ein Projekt? Welche Informationen enthält ein Projektantrag? Wie lässt sich ein Projekt zu Planungszwecken strukturieren? Was macht eine gute Projektstruktur aus? WS24/25 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Fakultät für Informatik und Elektrotechnik 5 Phasenmodell IT-Projektmanagement wie laufen it projekte ab Initialisierung Planung (Initiation) (Planning) Steuerung Durchführung (Controlling) (Execution) parallel Abschluss (Closure) Das Phasenmodell im zeitlichen Verlauf: Steuerung (Controlling) Initialisierung Planung Durchführung Abschluss WS24/25 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Fakultät für Informatik und Elektrotechnik 6 Anlässe für IT-Projekte Die Planung und Durchführung von Projekten ist eine sehr häufig auftretende Aufgabe: Neu- und Weiterentwickelung Reorganisation semi-/unstrukturierte Prozesse zu ordnen, erfassen und verbessern …. Projektvorschläge entstehen auf allen Ebenen des IT-Managements strategisch (z.B. Initiativen aus BSC-Analysen) (wir wollen zufriedene Mitarbeiter) wenn fehler vorhanden sind, sodass man taktisch (z.B. aus Analyse des Anwendungsportfolios) konfiguration einer Anwendung ändert. operativ (z.B. aus Change Requests im IT-Service-Management) WS24/25 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Fakultät für Informatik und Elektrotechnik 7 Initialisierungsphase Projektinitialisierung: es wird entschieden, ob ein Problem durch eine Projektlösung beseitigt werden soll. Dafür ist erforderlich: z.b. automatische filter funktioniert nicht Problem erkennen und analysieren (quantifizierbares) Projektziel beschreiben Entscheidung für das Projekt fällen Voraussetzungen für erfolgreiche Projektdurchführung (Projektrahmen) schaffen. Wichtige Aufgaben: realistische Einschätzung vorhandener und benötigter Ressourcen Projektleiter und Projektmitarbeiter bestimmen Teilziel(e) formulieren Widerstände gegen das Projekt rechtzeitig erkennen (Symptome) und beseitigen Unterstützung Management sichern („Sponsor“) Projektabgrenzung zu Nachbargebieten vornehmen WS24/25 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Fakultät für Informatik und Elektrotechnik 8 Projektinitialisierung Zielformulierung Inhalt: was soll erreicht werden? Qualität: welche Qualität bzw. Qualitätsverbesserung soll mindestens/im Idealfall erreicht werden? Quantität: mit welchen Kosten/Aufwand soll das Ziel erreicht werden? Wie ist das geplante Verhältnis von Kosten/Aufwand und Ergebnis? Termin: bis wann soll das Ziel erreicht werden? Anforderungskatalog: Vollständigkeit und Qualität der Beschreibung der Anforderungen determinieren spätere Qualitätssicherung (Validation, Verifikation) Projektantrag formulieren und stellen WS24/25 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Fakultät für Informatik und Elektrotechnik 9 Ablauf der Initiierungsphase Teil 1 ziele nochmal erfassen wirtschaftlich durchführbar was ist das für ein Projekt? steuerkreis und lenkungausschuss eines projekts projektbeirat oder büro WS24/25 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Fakultät für Informatik und Elektrotechnik 10 Teil 2 merkmale des projekts erfassen detailiert, ob das projekt sich lohnt Quelle: http://www.projektmanagementhandbuch.de wer soll mit projektleiter mitarbeiten projektziele erläutern WS24/25 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Fakultät für Informatik und Elektrotechnik 11 Der Projektantrag enthält... Projektbegründung (Wozu? Anlass? Hintergründe?) Projektbeschreibung welche Ressourcen werden benötigt? In welcher Menge? Wer hat Projektverantwortung? Welche Zielerreichungsstrategie? Entscheidungsfreiraum? … muss Genehmigter Antrag → Projektauftrag Projekt beginnt „zu leben“ und zu laufen WS24/25 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Fakultät für Informatik und Elektrotechnik 12  Jeder Projektauftrag oder Projektantrag enthält... detailierter Projektziel veranschlagter Projektnutzen Projektlaufzeit: Beginn- und Endtermin Meilensteine Ablaufplan grob Zwischentermine Organisation und Methodik des Projektmanagements Messgrößen zur Bestimmung des Projekterfolgs: hinsichtlich der Qualitätsanforderungen Quantitäten, Mengen Form des Berichtswesens Anforderungen an die Projektdokumentation Projektbudget Kompetenz, Verantwortung, Vollmacht, Weisungsbefugnis der Projektleitung WS24/25 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Fakultät für Informatik und Elektrotechnik 13  Bsp.: Operatives IT-Servicemanagement nach ITIL: RFC (1) request for change also eine Änderungsanforderung RfC-Nummer (zusätzlich ein Querverweis zur Problem-Nummer, wo nötig) Beschreibung und Identität der zu ändernden Elemente (einschließlich der CI- Identifikation, wenn ein Config-Management-System genutzt wird) Grund der Änderung Auswirkung, wenn Change nicht implementiert wird Version des zu ändernden Elements Name, Büro und Telefonnummer der Person, die den Change vorgeschlagen hat Datum, an dem der Change vorgeschlagen wurde Priorität des Changes (Dringend, Hoch, Mittel, Niedrig) Abschätzung der Auswirkung und benötigten Ressourcen (welche bei Bedarf auch auf einem separaten Formular aufgeführt sein können) Wenn passend, CAB-Empfehlungen (welche bei Bedarf auch separat aufgeführt sein können, mit Abschätzung der Auswirkung und benötigten Ressourcen) Unterschrift zur Genehmigung (könnte auch elektronisch sein) Datum und Zeit der Genehmigung WS24/25 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Fakultät für Informatik und Elektrotechnik 14 Bsp.: Operatives IT-Servicemanagement nach ITIL: RFC (2) Zeitplan der Implementierung (Release-Identifizierung und/oder Datum/Uhrzeit) Ablageort des Release-/Implementierungsplans Details des Change-Ausarbeiters/-Implementierers Back-Out-Plan Aktuelles Datum und Zeit der Implementierung Review-Datum Review-Ergebnisse (einschließlich Querverweis auf neuen RfC, wenn nötig) Risiko-Analyse und -Management (Risikokategorien 1-3 + Notfall bzw. detaillierte Risikoanalyse) Einfluss auf Störfall- und Katastrophenpläne des Business Status des RfC - z. B. 'aufgenommen', 'geschätzt', 'abgelehnt', 'genehmigt', 'wartend' andere Beispiel: Bank ; Buchungs auf falschen Konto WS24/25 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Fakultät für Informatik und Elektrotechnik 15  Projektplanung und PSP Projektstrukturplanung WS24/25 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Fakultät für Informatik und Elektrotechnik 16 Projektplanung Aufgabe: vorhandene Ressourcen (Personal, Zeit, Budget, Arbeitsmittel) zu Projektaufgaben optimal zuordnen und koordinieren. Drei Komponenten Projektplanung: Technische Planung: geeignetes Prozessmodell auswählen, Zwischen- und Endprodukte festlegen, Projektstrukturplan bestimmen. Wirtschaftliche Planung: Aufwands-/Kostenschätzung durchführen, Personal- und Ressourceneinsatz, Termine zu Leistungen zuordnen, Projektrisiken ausweisen. Qualitätsplanung: Maßnahmen zur Umsetzung von Qualitätskriterien planen, Mittel und Termine zur Überprüfung bestimmen. Auf die Projektplanung trifft auch zu: „Alle Menschen sind klug - die einen vorher, die anderen nachher“ (Chinesische Weisheit) WS24/25 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Fakultät für Informatik und Elektrotechnik 17 Projektstrukturplanung Vorgehensweise analog Lösung anderer komplexer Probleme: Zerlegen in lösbare Einzelprobleme Erfassen der Beziehungen zwischen den Einzelproblemen Lösen der Einzelprobleme mit bekannten Verfahren Lösen des Gesamtproblems durch Zusammensetzen der Einzelproblemlösungen Methodik übertragen auf IT-PM: Gesamtprojekt in x Teilprojekte zerlegen, diese in Arbeitspakete,... iteratives Vorgehen: hierarchische Struktur von Aufgaben bilden, Gliederungs- ebenen sind entsprechend gestaltet: Projekt | Teilprojekt | Hauptarbeitspaket | Arbeitspaket hierarchisches Nummernsystem ermöglicht Zuordnung Teil Ganzes Empfehlung: „erst in die Breite“ und „vom Groben zum Detail“ WS24/25 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Fakultät für Informatik und Elektrotechnik 18  Schema Projektstrukturplan PSP kann Top-Down oder Bottom-Up entworfen werden. Projekt XXX Teilprojekt A Teilprojekt B Teilprojekt C mittel-out strategie auch (Kompromiss aus top-down und bottom-up). Haupt AP AP B1 AP B2 Haupt AP......... A1 AP A 2 B3 AP A11 AP A12 AP B31 AP B32 AP B33 (AP – Arbeitspaket) WS24/25 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Fakultät für Informatik und Elektrotechnik 19  Beispiel Projektstrukturplan = Work Breakdown Structure Ebene 3: Detaillierte Arbeitspakete (z.B. Rahmenbau) Ebene 1: Gesamtprojekt (Fahrradmontage) hier Zeitarbeit 100%... 2. Ebene Hauptarbeitspakete (Rahmen, Antrieb, Räder, etc.) 100%-Regel ! Quelle: wikipedia.org Wichtig: 100%-Regel – Summe der Arbeitspakete muss stets 100% ergeben. WS24/25 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Fakultät für Informatik und Elektrotechnik 20 Projektstrukturplanung Funktionalität Projektstrukturplan (PSP): übersichtliche Anordnung von Teilaufgaben (Arbeitspakete) stellt sachliche Abhängigkeiten der Teilaufgaben dar ist Basis für: Aufgabenzuordnung zu Bearbeitern Aufwand- und Kostenschätzung Zeitplan Risikoabschätzung/-ermittlung Arbeitsmethoden und Verantwortung alle weiteren Planungsschritte basieren auf dem PSP! PSP Typen: Objektorientierter (erzeugnisorientiert, produktorientiert) PSP Funktionsorientierter PSP Ablauforientierter (phasenorientiert) PSP in der Praxis meist ein Mix der drei Typen WS24/25 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Fakultät für Informatik und Elektrotechnik 21 Analogie beim Hausbau: Objektorientierter PSP Gliederung nach Gegenständen der arbeit (z.B. ERP-Systemkomponenten). Haus Keller Erdgeschoss Heizungsraum Beispiel Entwicklung eines ERP-Software-Systems: Lagerwirtschaftssystem, Produktionssteuerungssystem, Buchhaltungssystem … WS24/25 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Fakultät für Informatik und Elektrotechnik 22 Analogie beim Hausbau: Funktions-/Tätigkeitsorientierter PSP Funktionsorientiert: Gliederung nach Tätigkeiten (z.B. Erdarbeiten, Maurerarbeiten). Haus Erdarbeiten Maurerarbeiten Klempnerarbeiten Beispiel Entwicklung eines ERP-Software-Systems: im bereich IT Prozessmodellierung, Datenmodellierung, … Programmierung Benutzeroberflächen Programmierung Geschäftsregeln … Projektorganisation … WS24/25 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Fakultät für Informatik und Elektrotechnik 23 Analogie beim Hausbau: Ablauforientierter PSP Ablauforientiert: Gliederung nach Prozessphasen (z.B. Planung, Ausführung). Haus Planung Ausführung Techn. Abnahme Beispiel Entwicklung eines ERP-Software-Systems: im bereich IT Analyse und Spezifikation Design Implementation Test, Systemintegration Wartung und Pflege WS24/25 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Fakultät für Informatik und Elektrotechnik 24  Praxis: Mischung dieser Typen ist üblich. Analogie beim Hausbau: Gemischtorientierter PSP Haus Planung phasenebene Ausführung Techn. Abnahme Architektenentwurf Wände funkt. objektorientiert Statik Heizung Beispiel Entwicklung eines ERP-Software-Systems: Projektorganisation Prozessanaylse Lagerhaltungssystem Produktionssteuerungssystem Buchhaltungssystem Systemintegration und Test Inbetriebnahme WS24/25 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Fakultät für Informatik und Elektrotechnik 25 Projektstrukturplan Meist im Rahmen eines Kick-off Meetings erstellt, am besten vom gesamten Team (Konsensbildung) Bei größeren Teams Moderator notwendig wegen verschiedene Meinungen WS24/25 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Fakultät für Informatik und Elektrotechnik 26 Qualitätskriterien für Projektstrukturplan Wann ist ein PSP gut und hinreichend detailliert ausgearbeitet? Vollständigkeit: Arbeitspakete einer Ebene bilden die darüber liegende Teilaufgabe vollständig ab geeigneter Detaillierungsgrad: alle Arbeitspakete können einer Organisationseinheit oder Person zur Bearbeitung übertragen werden jedes AP hat ein eindeutiges, definiertes Ergebnis (Leistungsdefinition) geringe Kopplung: AP ist unabhängig von anderen AP Messbar: AP ist disponierbar und kontrollierbar. hinsichtlich des Zeitbedarfs durch Messbarkeit Weitere Detaillierung wird notwendig, wenn AP: schwer messbar ist sehr unterschiedliche Tätigkeiten umschließt viele Schnittstellen hat Aufwand/Termin schlecht einschätzbar ist risikoreiche Aufgabe beinhaltet umfangreicher als andere AP ist (Gleichgewichtigkeit der Planung) WS24/25 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Fakultät für Informatik und Elektrotechnik 27  Tools zur Erstellung von Projektstrukturplänen Mind Mapping Software bzw. Outliner z.B. Microsoft Office Anwendungen, MindManager Freie Software, z.B. FreeMind (freemind.sourceforge.net/) Spezialisierte PSP- bzw. WBS (Work Breakdown Structure)-Tools, Add-ins z.B. Visio-Add-in für die Visualisierung von PSP z.B. WBStool (https://www.freeware-base.de/freeware-file-23601.html) Projektmanagement-Tools z.B. Microsoft Project Open Source Software, z.B. ProjectLibre (http://www.projectlibre.de/) WS24/25 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Fakultät für Informatik und Elektrotechnik 28  Tools – Microsoft PowerPoint 2016 Rein visuell, keine direkte Integration in das Projektmanagement Unterstützung der Anordnung über SmartArt → Hierarchie Hausbau Technische Planung Ausführung Abnahme Architekturplanung Statik Wände Heizung WS24/25 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Fakultät für Informatik und Elektrotechnik 29  Tools – Microsoft Project 2021 https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/project/compare-microsoft-project-management-software?market=de Zu MS Project Umfassenderes Projektmanagement Schrittweise Planungshilfe Ausgabe des Projektstrukturplans ist durch eine grafische Ausgabe mit einem Visio Add-In möglich Allerdings Anschaffungskosten Abbildung bezieht sich auf MS Project Professional WS24/25 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Fakultät für Informatik und Elektrotechnik 30 Zusammenfassung WS24/25 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Fakultät für Informatik und Elektrotechnik 31 Literatur 1. Balzert, Helmut: Lehrbuch der Softwaretechnik: Softwaremanagement. Spektrum Akademischer Verlag; Auflage: 2 (2008) 2. Henrich; Andreas: Management von Softwareprojekten, Wien, Oldenbourg, 2002 3. Hughes, Bob; Cotterell, Mike: Software Project Management, London, McGraw-Hill, 2009 4. Burghardt, Manfred: Projektmanagement - Leitfaden für die Planung, Überwachung und Steuerung von Projekten, Erlangen, Publicis, 10. Aufl., 2017 (4.-9. Aufl. ist ebenfalls geeignet) 5. Wieczorrek, Hans; Mertens, Peter: Management von IT-Projekten: Von der Planung zur Realisierung. Berlin Heidelberg etc., Springer, 4. Aufl., 2011 (über Uni-Biblio-System online erreichbar) 6. DeMarco, Tom: Der Termin – Ein Roman über Projektmanagement, München, Hanser, 1998 Hinweise: - 1 und 2 sind Lehrbücher, 3 Lehrbuch in Englisch; 4 ist ein umfassendes Nachschlagewerk; 6 ist interessant und kurzweilig zu lesen.) - 1, 2 und 5 sind in der Rostocker Universitätsbibliothek vorhanden WS24/25 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Fakultät für Informatik Und Elektrotechnik 32  Nächste Vorlesung: Aufwandsschätzung WS24/25 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Fakultät für Informatik und Elektrotechnik 33