ZIAJA LTD Oddział Szczecin PDF

ZIAJA LTD Oddział Szczecin Oryginał/Kopia nr............. ul. Malwowa 1 72-002 Dołuje 2.8. KIEROWCA WERSJA 1/2024 z dnia 31 marca 2024 roku Stanowisko Podpis...

ZIAJA LTD Oddział Szczecin Oryginał/Kopia nr............. ul. Malwowa 1 72-002 Dołuje 2.8. KIEROWCA WERSJA 1/2024 z dnia 31 marca 2024 roku Stanowisko Podpis Data Imię i nazwisko Opracował/a Osoba Odpowiedzialna mgr farm. Alicja Olejnik Zastępca Osoby Odpowiedzialnej mgr farm. Amin Abdulgater Zatwierdził/a Osoba Odpowiedzialna Mgr farm. Alicja Olejnik Zastępca Osoby Odpowiedzialnej mgr farm. Amin Abdulgater Właściciel Hurtowni Jolanta Duran Podstawowe obowiązki: 1. Kierowanie pojazdami dostawczymi, którymi przewożone są produkty lecznicze należące do hurtowni farmaceutycznej. 2. Monitorowanie warunków transportu produktów leczniczych i czasu transportu. Rejestrowanie wyników i dostarczanie ich niezwłocznie do KH. 3. Wydawanie dostarczanych produktów leczniczych wyłącznie osobom upoważnionym do ich odbioru. 4. Zgłaszanie Osobie Odpowiedzialnej nieprawidłowości w przyjęciu dostawy przez odbiorcę niezwłocznie po ich wystąpieniu. 5. Bieżące informowanie Osoby Odpowiedzialnej o wszelkich odchyleniach od przyjętych wartości lub procedur. 6. Realizacja zadań zgodnie z zapisami dokumentacji Systemu Zapewnienia Jakości. 7. Udział w szkoleniach zalecanych przez Osobę Odpowiedzialną. 8. Realizacja zleconych przez Osobę Odpowiedzialną działań korygujących i zapobiegawczych. 9. Utrzymywanie dyscypliny pracy i porządku w miejscu pracy zgodnie z procedurami. 10. Proponowanie ewentualnych zmian w organizacji pracy. 11. Niezwłoczne informowanie przełożonego o czynnikach, które mogą mieć wpływ na efektywność pracy działu i całej firmy. 12. Bezwzględne przestrzeganie przepisów BHP oraz bezpieczeństwa p. pożarowego. 13. Znajomość zakresu obowiązków swojego stanowiska pracy. 15 ZIAJA LTD Oddział Szczecin Oryginał/Kopia nr............. ul. Malwowa 1 72-002 Dołuje 14. Wykonywanie innych zadań powierzanych, w codziennych działaniach, przez Osobę Odpowiedzialną. Zakres uprawnień: 1. Pracownik korzysta z uprawnień wynikających z ustawodawstwa pracy oraz Regulaminu Pracy obowiązującego w firmie. 2. Dostęp do zasobów: pojazdy przeznaczone do transportu produktów leczniczych: pełny; dokumentacja z obrotu produktami leczniczymi: ograniczony. Zakres odpowiedzialności: 1. Przestrzeganie wszystkich obowiązujących przepisów prawnych, a w szczególności zarządzeń, procedur i instrukcji Systemu Zapewnienia Jakości oraz Regulaminu Pracy. 2. Prawidłowe, sumienne i terminowe wykonywanie powierzonych obowiązków. 3. Pracownik odpowiedzialny jest za skutki prawne podejmowanych decyzji oraz sporządzanych i podpisywanych przez siebie dokumentów. 1.Nazwisko i imię pracownika …………………………………………….....… Przyjęto do wiadomości i stosowania …………………………………………………. Data i podpis Podpis bezpośredniego przełożonego ………………………………………………….. 2.Nazwisko i imię pracownika …………………………………………….....… Przyjęto do wiadomości i stosowania ………………………………………………….. Data i podpis Podpis bezpośredniego przełożonego ………………………………………………….. 3.Nazwisko i imię pracownika …………………………………………….....… Przyjęto do wiadomości i stosowania ………………………………………………….. Data i podpis Podpis bezpośredniego przełożonego ………………………………………………….. 4.Nazwisko i imię pracownika ( zastępstwo ) …………………………………………….....… Przyjęto do wiadomości i stosowania ………………………………………………….. Data i podpis Podpis bezpośredniego przełożonego ………………………………………………….. 16 ZIAJA LTD Oddział Szczecin Oryginał/Kopia nr............. ul. Malwowa 1 72-002 Dołuje Procedura transportu ZOS-SOP-PG-004/ED1/24 z dnia 31 maja 2024 roku Stanowisko Podpis Data Imię i nazwisko Opracował/a Osoba Odpowiedzialna mgr farm. Alicja Olejnik Zastępca Osoby Odpowiedzialnej mgr farm. Amin Abdulgater Zatwierdził/a Osoba Odpowiedzialna Mgr farm. Alicja Olejnik Zastępca Osoby Odpowiedzialnej mgr farm. Amin Abdulgater Właściciel Hurtowni Jolanta Duran 1.CEL Celem niniejszej procedury jest zapewnienie prawidłowego przebiegu procesu transportu produktów leczniczych dostarczanych odbiorcom przez hurtownię farmaceutyczną. 2. ZAKRES STOSOWANIA Niniejsza procedura dotyczy hurtowni farmaceutycznej Ziaja Ltd Oddział Szczecin. Procedura swoim zakresem obejmuje wszystkie działania w hurtowni. 3. PODSTAWA PRAWNA  OBWIESZCZENIE MINISTRA ZDROWIA z dnia 24 maja 2022 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie wymagań Dobrej Praktyki Dystrybucyjnej (Dz.U. z 2022 r., poz. 1287)  Ustawa Prawo Farmaceutyczne z dnia 6 września 2001 r. - OBWIESZCZENIE MARSZAŁKA SEJMU RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ z dnia 7 października 2022 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy – Prawo farmaceutyczne (Dz. U. 2022 poz. 2301) 4. DEFINICJE  GIF – Główny Inspektor Farmaceutyczny  HF – Hurtownia Farmaceutyczna  OO – Osoba Odpowiedzialna  W – Właściciel hurtowni farmaceutycznej  PM – pracownik magazynowy  K – kierowca 1 ZIAJA LTD Oddział Szczecin Oryginał/Kopia nr............. ul. Malwowa 1 72-002 Dołuje 5. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I KOMPETENCJE OO jest odpowiedzialna za:  nadzorowanie transportu produktów leczniczych,  archiwizację dokumentacji dotyczącej transportu,  nadzór nad przestrzeganiem niniejszej procedury PM jest odpowiedzialny za:  kontrolę środka transportu przed załadunkiem: temperatury i wilgotności, czystości w ładowni samochodów transportujących leki,  zgłaszanie wszystkich niezgodności OO  prawidłowe wydanie towaru K jest odpowiedzialny za:  utrzymanie prawidłowej temperatury , wilgotności oraz czystości w ładowni samochodu, którym transportuje leki  dokumentowanie warunków transportu  zgłaszanie wszystkich niezgodności OO  prawidłową realizację zleceń transportowych  zbieranie podpisów dokumentujących odbiór przesyłki  należytą dbałość o przewożone leki i dokumentację 6. OPIS POSTĘPOWANIA 6.1. K po załadowaniu samochodu pobiera od PA dokumentację: kopie i oryginały faktur oraz list przewozowy. List przewozowy zawiera listę punktów, do których kierowca ma dostarczyć towar danego dnia. 6.2. K rozwozi dostawy zgodnie z otrzymanymi wytycznymi – wszelkie odstępstwa od założonej trasy muszą być zgłaszane OO. 6.3. Po dotarciu na miejsce dostawy K wyładowuje dostawę i przekazuje odbiorcy tylko pod warunkiem, że: - na miejscu obecna jest osoba upoważniona do odbioru leków; - osoba upoważniona do odbioru złoży podpis, opatrzony datą i godziną dostawy w odpowiedniej rubryce listu przewozowego. 6.4. Ilość przekazanych paczek jest weryfikowana przez Kierowcę. W przypadku stwierdzenia niezgodności niedoboru paczek w stosunku do dokumentacji K przyjmuje reklamację od odbiorcy. W przypadku gdy ilość paczek jest zbyt duża K identyfikuje nadmiarowe paczki i dostarcza je z powrotem do HF. Jeżeli K nie ma możliwości ustalenia, które z nadmiarowych paczek powinny być zwrócone do HF nie wydaje towaru. 6.5. Po dostarczeniu dostawy K przekazuje dokumentację dostawy (wypełniony list przewozowy i wydruk temperatury) do PM, który przekazuje ją do OO. 6.6. Wydruk temperatur K wykonuje jeden z całej łącznej trasy danego dnia, przy czym nie jest konieczne aby zaznaczać każdy wyładunek towaru. Moment wyładunku, w razie potrzeby, można zlokalizować z użyciem godzin wpisanych na Liście przewozowej (Załącznik 1). Zapis temperatur odbywa się co 15 minut w sposób zautomatyzowany. K nie ma możliwości manualnej zmiany odczytu. 6.7 OO archiwizuje dokumentację z dostaw przez okres pięciu lat licząc od następnego roku po jej wytworzeniu. 6.8 W przypadku awarii samochodu dostawczego K niezwłocznie zgłasza ten fakt do OO oraz do Kierownika Magazynu. 6.9 Kierowca powinien przekazać następujące informacje: lokalizację awarii, charakter awarii (np. silnik, układ hamulcowy, opony), możliwe skutki dla bezpieczeństwa produktów leczniczych oraz prognozowany czas rozwiązania problemu (jeśli jest to możliwe do określenia). 2 ZIAJA LTD Oddział Szczecin Oryginał/Kopia nr............. ul. Malwowa 1 72-002 Dołuje 6.10 W przypadku, gdy dostawa danej paczki nie może zostać zrealizowana w zaplanowanym dniu (np. z powodu awarii pojazdu, braku odbiorcy, zamknięcia punktu dostawy), a list przewozowy został już wygenerowany w systemie, na kolejny dzień PA przygotowuje awaryjny list przewozowy. Awaryjny list przewozowy (załącznik nr 2) obejmuje paczki, które nie zostały dostarczone w pierwotnym terminie i które system nie może ponownie uwzględnić w automatycznie generowanym liście przewozowym. 6.11 Kierownik magazynu w porozumieniu z OO weryfikują raport kierowcy i podejmują decyzję o:  wysłaniu służb serwisowych  przetransportowaniu samochodu do warsztatu  przeładunku produktów leczniczych do innego pojazdu 6.12 W przypadku zagrożenia niemożliwości utrzymania odpowiedniej temperatury w pojeździe (np. awaria izotermy), OO niezwłocznie podejmuje decyzję o przeładunku produktów leczniczych do innego pojazdu. 6.13 Kierowca oraz Kierownik Magazynu sporządzają raport awarii, zawierający: dane pojazdu, opis awarii, czas i miejsce wystąpienia awarii, podjęte działania, stan ładunku, informacje o opóźnieniach i działaniach naprawczych. (załącznik nr 2) 6.14 OO opracowuje miesięczny harmonogram czyszczenia i konserwacji pojazdów dostawczych. Czyszczenia dokonują kierowcy, co potwierdzają podpisem w harmonogramie. Harmonogram stanowi załącznik nr 3. 6.15 Miesięczne harmonogramy czyszczenia i konserwacji pojazdów są przechowywane w osobnych segregatorze opisanym „Czyszczenie pojazdów”. 7. ZAŁĄCZNIKI Załącznik nr 1 List przewozowy Załącznik nr 2 List przewozowy Załącznik nr 3 Raport awarii pojazdu dostawczego Załącznik nr 4 Harmonogram czyszczenia i konserwacji pojazdów dostawczych 3  S ZK O L ENIE W S T ĘPNE D L A K IEROW CY HU RT OW NI F ARM AC EU T Y C Z N E J Ziaja Ltd. Oddział Szczecin mgr farm. Alicja Olejnik BEZPIECZEŃST WO ŁAŃCUCHA DOSTAW Bezpieczeństwo łańcucha dostaw jest niezwykle ważnym i złożonym aspektem w transporcie farmaceutycznym. Żadna inna gałąź transportu nie musi przestrzegać tylu zasad co transport farmaceutyczny. Wynika to oczywiście ze specyfikacji przewożonego produktu: niezwykle wrażliwego i cennego. Biorąc pod uwagę złożoność łańcucha dostaw, bezpieczeństwo takiego przewozu należy rozpatrywać pod trzema względami: Zabezpieczeń technologicznych, Procedur i szkoleń, Świadomości wynikającej z wiedzy i doświadczenia. SZKOLENIE PERSONELU Personel Hurtowni Farmaceutycznej jest wyszkolony oraz posiada odpowiednie kwalifikacje. Cel ten osiągany jest poprzez system szkoleń, zatrudnianie osób z odpowiednim wykształceniem oraz doświadczeniem. Kierownik Hurtowni Farmaceutycznej ma obowiązek przeprowadzić szkolenia wstępne, wprowadzające do pracy na terenie Hurtowni Farmaceutycznej. Plan szkolenia dotyczy ogólnych zasad DPD, bezpieczeństwa i odpowiedzialności. Następnie przeprowadzane są szkolenia ze stosowania Procedur. Kierownik Hurtowni Farmaceutycznej odpowiada za planowanie szkoleń oraz nadzór nad właściwym ich przeprowadzeniem. Szkoleniami objęci są wszyscy pracownicy Hurtowni Farmaceutycznej. TRAN SPORT W H U RTOWN I FARMACEU T YCZN EJ ZIAJA OD D ZIAŁ SZCZECIN Firma posiada własne środki transportu, tj: 3 pojazdy przeznaczone do transportu dostaw zawierających zarówno produkty lecznicze jak i kosmetyki i wyroby medyczne, pojazdy są zabezpieczone przed wychłodzeniem i/ lub przegrzaniem i wyposażone w rejestratory temperatury. Samochody zgłoszone do rejestru transportu GŁÓWNEGO INSPEKTORA FARMACEUTYCZNEGO zgodnie z wytycznymi GIF ([email protected]) Trasy dostaw Firma dostarcza produkty lecznicze własnymi środkami transportu w obrębie województwa zachodniopomorskiego i lubuskiego. Nie korzysta z komór przeładunkowych. OBOWIĄZKI KIEROWCY H U RTOWN I FARMACEU T YCZN EJ Kierowanie pojazdami dostawczymi, którymi przewożone są produkty lecznicze należące do hurtowni farmaceutycznej. Monitorowanie warunków transportu produktów leczniczych i czasu transportu. Rejestrowanie wyników i dostarczanie ich niezwłocznie do KH. Wydawanie dostarczanych produktów leczniczych wyłącznie osobom upoważnionym do ich odbioru. Zgłaszanie Kierownikowi Hurtowni Farmaceutycznej nieprawidłowości w przyjęciu dostawy przez odbiorcę niezwłocznie po ich wystąpieniu. Bieżące informowanie Kierownika Hurtowni Farmaceutycznej o wszelkich odchyleniach od przyjętych wartości lub procedur. Realizacja zadań zgodnie z zapisami dokumentacji Systemu Zapewnienia Jakości. Udział w szkoleniach zalecanych przez Kierownika Hurtowni Farmaceutycznej.  OBOWIĄZKI KIEROWCY H U RTOWN I FARMACEU T YCZN EJ C.D. Realizacja zleconych przez Kierownika Hurtowni Farmaceutycznej działań korygujących i zapobi egawczych. Utrzymywanie dyscypliny pracy i porządku w miejscu pracy zgodnie z procedurą 4.3.2 oraz 4.3.3 Proponowanie ewentualnych zmian w organizacji pracy. Niezwłoczne informowanie przełożonego o czynnikach, które mogą mieć wpływ na efektywność pracy działu i całej firmy. Bezwzględne przestrzeganie przepisów BHP oraz bezpieczeństwa p. pożarowego. Znajomość zakresu obowiązków swojego stanowiska pracy. Wykonywanie innych zadań powierzanych, w codziennych działaniach, przez Kierownika Hurtowni Farmaceutycznej. WYDANIE TOWARU Produkty lecznicze są wydawane z magazynu hurtowni farmaceutycznej przez wyznaczoną komorę wydań. Produkty lecznicze pakowane są w kartony zbiorcze oklejone kolorowymi taśmami (koloru innego niż biały) lub są umieszczane, w zależności od potrzeb, w oznakowanych plastikowych pojemnikach transportowych, natomiast kosmetyki i wyroby medyczne transportowane są w opakowaniach kartonowych producenta. Sprawdzenie towaru i środka transportu jest dokumentowane w ”Protokole wydania dostawy”. Zdjęcie własne WYDANIE TOWARU C.D. Ilość przygotowanych paczek jest weryfikowana przez Kierowcę. Jeżeli ilość paczek się zgadza Protokół wydania dostawy jest podpisywany przez Kierowcę. W przypadku stwierdzenia niezgodności należy ponownie sprawdzić poprawność przygotowanej wysyłki i zweryfikować ilość paczek. Dopiero po sprawdzeniu oraz wprowadzeniu ewentualnych korekt, towar jest wydawany. Dokumenty wydania towaru są archiwizowane przez kierownika hurtowni. Załadunku towaru dokonuje pracownik magazynowy lub kierowca w obecności pracownika magazynowego. Kierowca podpisuje się na Protokole wydania i otrzymuje niewypełniony dokument listu przewozowego – Protokół wydania pozostaje w Hurtowni.  KIEROWCA po załadowaniu samochodu pobiera od pracownika magazynowego dokumentację: kopie i oryginały faktur i niewypełniony list przewozowy. KIEROWCA rozwozi dostawy zgodnie z otrzymanymi wytycznymi – wszelkie odstępstwa od założonej trasy muszą być zgłaszane do kierownika hurtowni. Po dotarciu na miejsce dostawy kierowca wyładowuje dostawę i przekazuje odbiorcy tylko pod warunkiem, że: - na miejscu obecna jest osoba upoważniona do odbioru leków; - osoba upoważniona do odbioru złoży podpis, opatrzony datą i godziną dostawy w odpowiedniej rubryce listu przewozowego. Ilość przekazanych paczek jest weryfikowana przez Kierowcę. W przypadku stwierdzenia niezgodności niedoboru paczek w stosunku do dokumentacji Kierowca przyjmuje reklamację od odbiorcy. W przypadku gdy ilość paczek jest zbyt duża Kierowca identyfikuje nadmiarowe paczki i dostarcza je z powrotem do hurtowni farmaceutycznej. Jeżeli Kierowca nie ma możliwości ustalenia, które z nadmiarowych paczek powinny być zwrócone do hurtowni farmaceutycznej nie wydaje towaru. Po dostarczeniu dostawy kierowca przekazuje dokumentację dostawy (wypełniony list przewozowy i wydruk temperatury) do pracownika magazynowego, który przekazuje ją do kierownika hurtowni. Wydruk temperatur Kierowca wykonuje jeden z całej łącznej trasy danego dnia, przy czym nie jest konieczne aby zaznaczać każdy wyładunek towaru. Moment wyładunku, w razie potrzeby, można zlokalizować z użyciem godzin wpisanych na Liście przewozowej Kierownik hurtowni archiwizuje dokumentację z dostaw przez okres pięciu lat licząc od następnego roku po jej wytworzeniu.  Zakres temperatur dla przewożonych leków – 15 – 25 stopni Każde odchylenie musi zostać zgłoszone do kierownika hurtowni Z uwagi na konieczność archiwizacji dokumentów, list przewozowy musi być zabezpieczany przez kierowcę np. deszczem Zdjęcie własne ODPOWIEDZIALN OŚĆ KIEROWCY H U RTOWN I FARMACEU T YCZN EJ Kierowca jest odpowiedzialny za: utrzymanie prawidłowej temperatury , wilgotności oraz czystości w ładowni samochodu, którym transportuje leki dokumentowanie warunków transportu zgłaszanie wszystkich niezgodności KHF prawidłową realizację zleceń transportowych zbieranie podpisów dokumentujących odbiór przesyłki należytą dbałość o przewożone leki i dokumentację PROCEDURY, KTÓRE KIEROWCA MU SI ZN AĆ Procedura analizy ryzyka Procedura kompletacji I wydania z magazynu Procedura transportu Procedura postępowania w przypadku wstrzymania lub wycofania produktów leczniczych Procedura postępowania w przypadku wstrzymania lub wycofania produktów leczniczych Procedura zwrotów i reklamacji Procedury te będą tematem kolejnych szkoleń. Dziękuję za uwagę! Szkolenia dla kierowców Hurtowni Farmaceutycznej ZIAJA Ltd. Oddział Szczecin 2023 r. Zakres i tematyka szkoleń dla kierowców HF: 1. Podstawowe obowiązki kierowcy. 2. Procedura kompletacji i wydawania z magazynu. 3. Procedura transportu. 4. Procedura postępowania w przypadku wstrzymania lub wycofania z obrotu produktów leczniczych. 5. Procedura zwrotów i reklamacji. 6. ANALIZA RYZYKA. Podstawowe obowiązki kierowcy 1. Kierowanie pojazdami dostawczymi, którymi przewożone są produkty lecznicze należące do hurtowni farmaceutycznej. 2. Monitorowanie warunków transportu produktów leczniczych i czasu transportu. Rejestrowanie wyników i dostarczanie ich niezwłocznie do KH. (BARDZO WAŻNA ROLA KIEROWCY! WARUNKI TRANSPORTU BEZWZGLĘDNIE MUSZĄ WYNOSIĆ 15-25 STOPNI) 3. Wydawanie dostarczanych produktów leczniczych wyłącznie osobom upoważnionym do ich odbioru. (DLATEGO WAŻNA JEST IMIENNA PIECZĄTKA NA LIŚCIE PRZEWOZOWYM MAGISTRA FARMACJI LUB TECHNIKA FARMACEUTYCZNEGO – MUSIMY WIEDZIEĆ, KTO ODEBRAŁ TOWAR W APTECE) 4. Zgłaszanie Kierownikowi Hurtowni Farmaceutycznej nieprawidłowości w przyjęciu dostawy przez odbiorcę niezwłocznie po ich wystąpieniu. 5. Bieżące informowanie Kierownika Hurtowni Farmaceutycznej o wszelkich odchyleniach od przyjętych wartości lub procedur. 6. Realizacja zadań zgodnie z zapisami dokumentacji Systemu Zapewnienia Jakości. 7. Udział w szkoleniach zalecanych przez Kierownika Hurtowni Farmaceutycznej. Podstawowe obowiązki kierowcy c.d. 8. Realizacja zleconych przez Kierownika Hurtowni Farmaceutycznej działań korygujących i zapobiegawczych. 9. Utrzymywanie dyscypliny pracy i porządku w miejscu pracy zgodnie z procedurą 4.3.2 oraz 4.3.3 10. Proponowanie ewentualnych zmian w organizacji pracy. 11. Niezwłoczne informowanie przełożonego o czynnikach, które mogą mieć wpływ na efektywność pracy działu i całej firmy. 12. Bezwzględne przestrzeganie przepisów BHP oraz bezpieczeństwa p. pożarowego. 13. Znajomość zakresu obowiązków swojego stanowiska pracy. 14. Wykonywanie innych zadań powierzanych, w codziennych działaniach, przez Kierownika Hurtowni Farmaceutycznej. Procedura kompletacji i wydawania z magazynu Przygotowany i spakowany towar znajduje się w komorze wydań. Każda przesyłka oklejona jest odpowiednią etykietą transportową. Każda przesyłka zawierająca produkty lecznicze oznaczona jest kolorową taśmą samoprzylepną (w kolorze innym niż biały). W przypadku dużej ilości kartonów, przeznaczonych do jednego odbiorcy, PM zawija kartony folią typu stretch, tworząc w ten sposób większe paczki. Etykiety naklejane są w takim wypadku na paczki, a nie pojedyncze kartony. Oryginał faktury przekazywany jest odbiorcy / pełnomocnikowi odbiorcy do rąk własnych, na kartonach/paczkach umieszcza się etykiety z informacją o zawartości i pochodzeniu towaru oraz wymaganych warunkach do przechowywania. Pracownik magazynowy odbiera wydruk z rejestratora temperatury lub dokonuje pomiaru pirometrem w przestrzeni załadunkowej auta. Jeżeli nie zaobserwowano niezgodności w zakresie temperatury, PM dokonuje operacji przygotowania wydania towaru dla kierowcy. Wypełnienie protokołu wydania dostawy WAŻNE! Zwróć uwagę na numer procedury na samej górze – kończący się na /22 jest aktualny! Liczba kartonów musi równać się liczbie na liście przewozowym  Zawsze musi być podpis pracownika magazynowego, który danego dnia pakował farmację i podpis kierowcy Ilość przygotowanych paczek jest weryfikowana przez Kierowcę. Jeżeli ilość paczek się zgadza Protokół wydania dostawy jest podpisywany przez Kierowcę. W przypadku stwierdzenia niezgodności należy ponownie sprawdzić poprawność przygotowanej wysyłki i zweryfikować ilość paczek. Dopiero po sprawdzeniu oraz wprowadzeniu ewentualnych korekt, towar jest wydawany. Dokumenty wydania towaru są archiwizowane przez KHF. Załadunku towaru dokonuje PM lub kierowca w obecności PM. Kierowca podpisuje się na Protokole wydania i otrzymuje niewypełniony dokument listu przewozowego – Protokół wydania pozostaje w Hurtowni. PROCEDURA TRANSPORTU KIEROWCA jest odpowiedzialny za: utrzymanie prawidłowej temperatury, wilgotności oraz czystości w ładowni samochodu, którym transportuje leki dokumentowanie warunków transportu zgłaszanie wszystkich niezgodności KHF prawidłową realizację zleceń transportowych zbieranie podpisów dokumentujących odbiór przesyłki należytą dbałość o przewożone leki i dokumentację – PROTOKOŁY WYDANIA DOSTAW I LISTY PRZEWOZOWE SĄ ARCHIWIZOWANE W HURTOWNI PRZEZ 5 LAT DO EWENTUALNEJ KONTROLI – MUSZĄ BYĆ W JAK NAJLEPSZYM STANIE (nie ubrudzone, nie zamoczone deszczem itp.)  KIEROWCA po załadowaniu samochodu pobiera od PA dokumentację: kopie i oryginały faktur i niewypełniony list przewozowy. KIEROWCA rozwozi dostawy zgodnie z otrzymanymi wytycznymi – wszelkie odstępstwa od założonej trasy muszą być zgłaszane KHF. KIEROWCA po dotarciu na miejsce dostawy wyładowuje dostawę i przekazuje odbiorcy tylko pod warunkiem, że: - na miejscu obecna jest osoba upoważniona do odbioru leków; - osoba upoważniona do odbioru złoży podpis, opatrzony datą i godziną dostawy w odpowiedniej rubryce listu przewozowego.  Ilość przekazanych paczek jest weryfikowana przez Kierowcę. W przypadku stwierdzenia niezgodności niedoboru paczek w stosunku do dokumentacji K przyjmuje reklamację od odbiorcy. W przypadku gdy ilość paczek jest zbyt duża K identyfikuje nadmiarowe paczki i dostarcza je z powrotem do HF. Jeżeli K nie ma możliwości ustalenia, które z nadmiarowych paczek powinny być zwrócone do HF nie wydaje towaru.  Po dostarczeniu dostawy K przekazuje dokumentację dostawy (wypełniony list przewozowy i wydruk temperatury) do PM, który przekazuje ją do KHF. Wydruk temperatur K wykonuje jeden z całej łącznej trasy danego dnia, przy czym nie jest konieczne aby zaznaczać każdy wyładunek towaru. Moment wyładunku, w razie potrzeby, można zlokalizować z użyciem godzin wpisanych na Liście przewozowej. Zapis temperatur odbywa się co 15 minut w sposób zautomatyzowany. K nie ma możliwości manualnej zmiany odczytu. W PRZYPADKU, GDY APTEKA PROSI O WYDRUK TEMPERATUR – DRUKUJEMY NA ŻYCZENIE W MOMENCIE DOSTAWY – JEST TO NASZ OBOWIĄZEK Koniecznie zwróć uwagę na numer listu przewozowego: Procedura postępowania w przypadku wstrzymania lub wycofania produktów leczniczych PRODUKTY LECZNICZE MOGĄ ZOSTAĆ WYCOFANE LUB WSTRZYMANE W OBROCIE DECYZJĄ GŁÓWNEGO INSPEKTORA FARMACEUTYCZNEGO (np. z powodu wady jakościowej, za dużej ilości substancji czynnej itp.) W TAKIM PRZYPADKU APTEKI MOGĄ ZWRÓCIĆ PRODUKTY DO HURTOWNI FARMACEUTYCZNEJ W CIĄGU 60 DNI OD OGŁOSZENIA DECYZJI W TAKIEJ SYTUACJI KIEROWCY ZOSTANĄ POWIADOMIENI, Z KTÓRYCH APTEK MUSZĄ ODEBRAĆ TOWAR I ODPOWIEDNIE DOKUMENTY PROCEDURA ZWROTÓW I REKLAMACJI KIEROWCA jest odpowiedzialny za: prawidłowy odbiór zwracanego towaru w pojemniku do tego wyznaczonym pobranie od klienta wypełnionej Karty Zwrotu Klienta oraz złożenie podpisu na dokumencie w miejscu „Zwrot przyjął” pobranie od klienta podpisanego Oświadczenia przywiezienie zwrotu do Hurtowni w dniu odbioru zwrotu załączenie do dokumentacji wydruku temperatur z transportu Co zrobić z towarem pochodzącym ze zwrotu? PRACOWNIK ADMINISTRACYJNY potwierdza do Klienta przyjęcie informacji, rozpoczyna procedurę przyjęcia zwrotu informując PRACOWNIKA MAGAZYNU i KIEROWCĘ. KIEROWCA przed wyjazdem do Klienta pobiera Załączniki 2 (Karta zwrotu Klienta”) i 3 („Oświadczenie”). Klient wypełnia Załącznik 2 i 3 , a KIEROWCA sprawdza zgodność treści Załącznika 2 z towarem , który odbiera. (Kierowca weryfikuje na miejscu, czy dokumenty podpisał KIEROWNIK APTEKI!) KIEROWCA w tym samym dniu przekazuje PM towar i dokumenty ( Załączniki 2 i 3) oraz wyciąg z monitoringu temperatur w aucie podczas transportu. W przypadku, gdy nie ma możliwości przekazania towaru i dokumentów PM, K pozostawia towar i dokumenty w pojemniku w komorze wydań w specjalnie wyznaczonym do tego miejscu (CZARNY REGAŁ) oznaczonym napisem „Zwroty z aptek”. W PRZYPADKU ZWROTÓW NIEBIESKI POJEMNIK, DOKUMENTY I WSZYSTKIE POTRZEBNE INFORMACJE SĄ PRZYGOTOWANE – KIEROWCA MUSI TYLKO ZABRAĆ JE PRZED WYJAZDEM W TRASĘ W DNIU ODBIORU ZWROTU ANALIZA RYZYKA Zasady zarządzania ryzykiem określają: zakres odpowiedzialności osób zaangażowanych w proces zarządzania ryzykiem sposób postępowania przy identyfikowaniu i analizie ryzyka, jego ocenie i kontroli sposób postępowania ze zidentyfikowanym ryzykiem sposób informowania o ryzyku zakres przeglądu ryzyka i sprawozdawczość sposób oceny procesu zarządzania ryzykiem. Co dotyczy pracy kierowców: Każde odchylenie od normy musi być ocenione przez Kierownika Hurtowni Farmaceutycznej - odchylenia mają wpływ na bezpieczeństwo pacjentów podczas przyjmowania dostarczanych przez nas leków Kierowcy odpowiadają za transport – więc w głównej mierze za warunki panujące podczas transportu i dostawy. Dlatego tak ważne jest, żeby każde odchylenie zgłaszać do KHF, do Kierownika Sprzedaży i robić przeglądy izotermy na prośbę KHF. Przeglądy, awarie aut PRZEGLĄD IZOTERMY WYKONUJEMY PRZED OKRESEM LETNIM I PRZED OKRESEM ZIMOWYM – Kierownik hurtowni przypomni, kiedy należy zrobić przegląd Awarie aut zgłaszamy do Kierownika Magazynu  Dzięki za uwagę! W razie pytań służę pomocą! Kontakt z Kierownikiem Hurtowni Farmaceutycznej: tel. 725 366 846