สารบรรณทหาร PDF

หลักฐานอ้างอิง ระเบียบงานสารบรรณ ระเบียบกองทัพบก ว่าด้วยงานสารบรรณ...

หลักฐานอ้างอิง ระเบียบงานสารบรรณ ระเบียบกองทัพบก ว่าด้วยงานสารบรรณ วิชา พ.ศ. ๒๕๖๓ การรับ ส่ง เก็บ รักษา ยืม และทําลายหนังสือ โดย ร.ท.หญิง วีณา วีระประสิทธิ์ บังคับใช้ตั้งแต่ วันที่ ๑๖ พฤศจิกายน พ.ศ.๒๕๖๓ ประจําแผนก รร.สบ.สบ.ทบ. เจ้ากรมสารบรรณทหารบก เป็นผู้รักษาระเบียบ 2 คําจํากัดความ ส่วนราชการ คําจํากัดความ (ต่อ) กระทรวง ทบวง กรม หนังสือ สํ า นั ก งานอื่ น ใดของรั ฐ ทั้ ง ใน คณะกรรมการ อิเล็กทรอนิกส์ ราชการบริหารส่วนกลางราชการ หนังสือราชการ บริ ห ารส่ ว นภู มิ ภ าค ราชการ คณะบุ ค คลที่ ไ ด้ รั บ มอบหมาย ก า ร ป ร ะ ยุ ก ต์ ใ ช้ วิ ธี ก า ร ท า ง บ ริ ห า ร ส่ ว น ท้ อ ง ถิ่ น ห รื อ ใ น จากทางราชการให้ ป ฏิ บั ติ ง านใน อิเล็กตรอน ไฟฟ้าคลื่นแม่เหล็กไฟฟ้า ต่างประเทศ เรื่องใด ๆ และให้หมายความรวมถึง หรื อ วิ ธี อื่ น ใดในลั ก ษณะคล้ า ยกั น งานสารบรรณ คณะอนุกรรมการ คณะทํางาน หรือ และให้ ห มายความรวมถึ ง การ ส่วนราชการกองทัพบก คณะบุ ค คลอื่ น ที่ ป ฏิ บั ติ ง านใน ป ร ะ ยุ ก ต์ ใ ช้ วิ ธี ก า ร ท า ง แ ส ง งานที่ เ กี่ ย วกั บ การบริ ห ารงาน ลักษณะเดียวกัน ประยุกต์ใช้วิธีต่าง ๆ เช่นว่านั้น เอกสาร หรื อหนังสื อเริ่ม ตั้งแต่ การ ห น่ ว ย ร ะ ดั บ ก อ ง ร้ อ ย ห รื อ จัดทํา การรับ การส่ง การเก็บรักษา เทียบเท่าขึ้นไป การยืม และการทําลาย คําจํากัดความ (ต่อ) การรับหนังสือ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ การรับ ส่งข้อมูลข่าวสาร ความมุ่งหมาย หรือหนังสือผ่านระบบ  ให้หนังสือถึงมือผู้รับหรือผู้ปฏิบัติโดยเร็วและ สื่อสารด้วยวิธีการทาง ไม่ผิดพลาด อิเล็กทรอนิกส์  ป้องกันไม่ให้หนังสือสูญหายหรือสับสน เพราะ ได้ลงหลักฐานไว้แล้ว  ช่วยให้การติดตามค้นหาหนังสือได้สะดวกและ 5 รวดเร็ว 6  วิธีปฏิบัติในการรับหนังสือ จัดลําดับความสําคัญ และความ หนังสือ เร่งด่วน ตรวจสอบเอกสาร หนังสือรับ คือ หนังสือที่ได้รับเข้ามาจากภายนอก ให้เจ้าหน้าที่ ของหน่วยงานสารบรรณกลางปฏิบัติตามที่กําหนดไว้ในส่วนนี้ ประทับตรา รับหนังสือ ลงทะเบียนรับหนังสือ แยกหนังสือส่งหน่วยทีเ่ กีย่ วข้อง 7 ขั้นตอนการตรวจเอกสาร ตรวจความถูกต้องของเอกสารที่รับเข้า ประทับตรารับหนังสือ หาก ไม่ถูกต้อง ตามลําดับดังนี้ 1. หน่วยแรก 1 ติดต่อส่วนราชการหน่วยงานเจ้าของเรื่อง ที่รับหนังสือจะประทับตรา รับหนังสือทีม่ ุมบนด้านขวาของหน้าแรก 2 ติดต่อหน่วยงานทีอ่ อกหนังสือ 3 บันทึกข้อบกพร่องไว้ (ช่องหมายเหตุ) 9 ตัวอย่าง การประทับตรารับหนังสือ รร.สบ.สบ.ทบ. เลขรับ ๑๐๐ วันที่ ๒๗ ธ.ค. ๖๒ เวลา ๑๐๐๐ 2. หน่วยต่อไป เมื่อรับหนังสือฉบับเดียวกันนั้นหากจะต้อง ประทั บ ตรารั บ หนั ง สื อ ให้ ป ระทั บ ที่ ด้ า นหลั ง ตรงหน้าแรก ที่ว่างอยู่ โดยเริ่มประทับตราจาก มุมบนด้านซ้ายเรียงเป็นแถวไปทางขวาในแนว บรรทัดเดียวกันแถวละ 3 ตราตามลําดับหน่วย 11  ตัวอย่าง........... เลขรับ……… วันที… ่ ……............. เลขรับ……… วันที… ่ ……............. เลขรับ……… 3. หากหนังสือเวียน ไปยังหน่วยอื่นๆ วันที… ่ …….. เวลา……….. เวลา……….. เวลา……….. อี ก หน่ ว ยที่ รั บ หนั ง สื อ ต่ อ ไป ก็ จ ะ ๑ ๒ ๓ ประทับตรารับหนังสือโดยเริ่มต้นใหม่เป็น แถวที่ 2, 3 ถั ด ลงมาตามลํ า ดั บ ใน ลั ก ษณะเดี ย วกั น โดยเว้ น ระยะต่ อ ระหว่างแถวประมาณ 2.5 ซ.ม. 13 ตัวอย่ าง รร.สบ.สบ.ทบ. เลขรับ… ……………………… วันที่………............................... เวลา…………………………... รร.สบ.สบ.ทบ. เลขรับ… ……………………… วันที่………............................... เวลา…………………………... รร.สบ.สบ.ทบ. เลขรับ……………………….… วันที่…………………….…….. เวลา……………………..…….. รร.สบ.สบ.ทบ. รร.สบ.สบ.ทบ. รร.สบ.สบ.ทบ....................................................................................................................... เลขรับ… ……………………… เลขรับ… ……………………… เลขรับ……………………….… เลขรับ……………....... เลขรับ…………............... เลขรับ……………........ วันที่………............................... เวลา…………………………... วันที่………............................... เวลา…………………………... วันที่…………………….…….. เวลา……………………..…….. วันที… ่ ………….......... วันที… ่ ………….............. วันที… ่ …………........... เวลา…………….......... เวลา…………….............. เวลา……………............ ๒.๕ ซม. ๒.๕ ซม. ๒.๕ ซม..................................................................................................................... เลขรับ……………........... เลขรับ……………........... เลขรับ……………........... วันที… ่ ………….............. วันที… ่ ………….............. วันที… ่ ………….............. เวลา…………….............. เวลา…………….............. เวลา…………….............. 15 ตัวอย่าง : แบบตรารับหนังสือ แบบตรารับหนังสือ ส่วนราชการ (ชื่ อส่ วนราชการ) เลขรับ ให้ลงเลขรับตามเลขที่รับในทะเบียนรับ เลขรับ…………………... ตามปีปฏิทิน วันที่……………………… วันที่ ให้ลง วัน เดือน ปี ที่รับหนังสือ เวลา…………………… เวลา ให้ลงเวลาที่รับหนังสือ 17 18  การลงทะเบียนหนังสือรับ เลขทะเบียนรับ ให้ลงลําดับของทะเบียนหนังสือรับเรียง ลําดับติดต่อกันไปตลอดปีปฏิทิน ที่ ให้ลงเลขทีข่ องหนังสือทีร่ บั เข้ามา ลงวันที่ ให้ลง วัน เดือน ปี ของหนังสือทีร่ ับเข้ามา จาก ชื่อหน่วย หรือบุคคล ถึง ชื่อหน่วย หรือบุคคล เรื่อง เรื่องของหนังสือทีร่ ับ ถ้าไม่มีให้สรุปเรื่องย่อ การปฏิบัติ ให้บันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือฉบับนั้น 19 หมายเหตุ บันทึกข้อความอื่น ๆ (ถ้ามี) 20 แบบฟอร์มทะเบียนหนังสือรับ แบบที่ ๑๕ ขั้นตอนการแยกหนังสือ ทะเบียนหนังสื อรับ ๒๗ วันที.่..........เดื ธ.ค. อน...............พ.ศ. ๖๒........... ที่ลงทะเบียนแล้วให้หน่วยที่เกี่ยวข้อง เลข การปฏิบัติ หมายเหตุ ทะเบียนรับ ที่ ลงวันที่ จาก ถึง เรื่ อง 1. บันทึกส่วนราชการที่รับผิดชอบไว้ด้านซ้ายแนว ๑๐๐ กห ๐๔๘๓/ แจ้งผลการร้องเรียนของ ได้ส่งตามหนังสือ เดียวกับย่อหน้าแรกและลงชื่อวัน เดือน ปี ๒๘๔๓ ๒๐ ธ.ค.๖๒ ม.พัน.๙ สบ.ทบ. นายสมบัติ กธก.สบ.ทบ. ที่ กห ๐๔๒๑/๙๙ ลง ๒๘ ธ.ค.๖๒ กํากับก่อนส่ง 2. ลงชื่อหน่วยงานที่รับหนังสือ ในช่องการปฏิบัติ (ถ้า มีชื่อบุคคล หรือตําแหน่งที่เกี่ยวข้องกับ การรับหนังสือให้ลงชื่อ หรือตําแหน่งไว้ด้วย 3. ทําการส่งหนังสือ โดยใช้สมุดส่งหนังสือ หรือ ให้ผู้รับ หนังสือลงชื่อ และวัน เดือน ปี ที่รับไว้เป็นหลักฐานใน ทะเบียนรับหนังสือ 21 การแยกเอกสาร ผู้ที่ดําเนินการแยกเอกสาร หน่ วยรับ 2. ต้ อ งมี ค วามรู้ ต้ อ ง มี ค ว า ม รู้ เอกสารนั้ น เคย ลายมือชื่ อ เรื่องการจัดส่วน เ กี่ ย ว กั บ เ รื่ อ ง ที่ มีการติดต่อกันมา ราชการนั้ น เป็ น รั บ มาว่ า หน่ ว ยใด ก่อนหรือไม่ วันที่ อย่างดี ที่ต้อง รับผิดชอบ ดําเนินการ 24   หนังสือที่ลงทะเบียนรับแล้วจัดส่งให้ส่วนราชการ การลงสมุดส่ง ที่เกี่ยวข้องดําเนินการ เลขทะเบียน ให้ลงเลขทะเบียนหนังสือส่ง จัดส่งโดย............... จาก ชื่อหน่วย หรือบุคคล ถึง ชื่อหน่วย หรือบุคคล * ใช้สมุดส่งหนังสือ หน่วยรับ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่รับหนังสือ ผู้รับ ให้ลงลายมือชื่อที่อ่านออกได้ * ให้ผู้รับหนังสือ ลงชื่อ และวัน เดือน ปี วัน เวลา ให้ลงวันเวลาที่รับหนังสือ ที่รับเป็นหลักฐานในทะเบียนรับหนังสือ หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นๆ ( ถ้ามี ) 26 ตัวอย่าง การลงสมุดส่ง ทบ.๑๐๑ - ๐๐๙ หน่วยที่รับเอกสารดําเนินการดังนี้ สมุดส่งหนังสือ แบบที่ ๑๘ เลขทะเบียน จาก ถึง หน่วยรับ ผู้รับ วันและเวลา หมายเหตุ ๑๐๐ ม.พัน.๙ สบ.ทบ. กธก.สบ.ทบ. จ.ส.อ.พงศธร ๒๗ ธ.ค. ๖๒, ถ้ามี ดําเนินการตรวจสอบเอกสาร / ลําดับ ทรงอยู่ ๐๙๐๐ ความเร่งด่วนของเอกสาร ดําเนินการบันทึกนําเรียนให้ผู้บังคับ บัญชาทราบ เมื่อดําเนินการเสร็จแล้วก็จัดเก็บทีแ่ ฟ้ม 27 28 แผนภูมิแสดงลําดับขั้นตอนการส่งหนังสือ หนังสือส่ง ขั้นที่ 1 เจ้าของเรื่องตรวจสอบความ เรียบร้อยของหนังสือ กรณีที่เป็นหนังสือตอบรับ ขั้นที่ 2 สารบรรณกลางลงทะเบียนหนังสือส่ง ลงรายละเอียดให้ชัดเจน หนั ง สื อ ส่ ง คื อ หนั ง สื อ ที่ ส่ ง ออกไปภายนอก ให้ ป ฏิ บั ติ ขั้นที่ 3 ลงเลขวันเดือนปีในต้นฉบับ และสําเนา ตามที่กําหนดไว้ในส่วนนี้ ขั้นที่ 4 สารบรรณกลางเก็บสําเนาและ คืนสําเนาให้เจ้าของเรื่อง ขั้นที่ 5 ตรวจความเรียบร้อย บรรจุซอง ปิดผนึก จ่าหน้าซอง ขั้นที่ 6 จัดส่งหนังสือโดย - นําส่งเอง 29 - ส่งทางไปรษณีย์  ขั้นตอนการส่งหนังสือ รายละเอียดของหนังสือส่ง เจ้าของเรื่องตรวจความเรียบร้อยของหนังสือรวมทั้งสิ่งที่จะต้อง 1 ทะเบียนหนังสือส่ง วันที่ เดือน พ.ศ.ที่ลงทะเบียน 2 เลขทะเบียนส่ง ให้ลงเลขลําดับของทะเบียนส่งเรียงลําดับติดต่อกันไป ส่งไปด้วยให้ครบถ้วน ตลอดปีปฏิทิน ส่งเรื่องให้เจ้าหน้าที่ ลงทะเบียนหนังสือส่ง (แยกทะเบียนหนังสือ ที่ ให้ลงเลขของส่วนราชการเจ้าของเรื่องที่จะส่งออก ส่งที่ไม่มีชั้นความลับกับหนังสือส่งที่มชี ั้นความลับ) ก่อนบรรจุ ให้เจ้าหน้าที่ตรวจความเรียบร้อยของหนังสือ 3 111 ลงวันที่ จาก ให้ลงวัน เดือน ปี ที่จะส่งหนังสือออก ให้ลงตําแหน่งเจ้าของหนังสือ หรือส่วนราชการ หรือชื่อบุคคล ตลอดจนสิ่งที่ส่งมาด้วยอีกครั้งหนึ่ง แล้วปิดผนึก หนังสือที่ไม่มคี วามสําคัญมากนัก อาจส่งโดยวิธพี ับยึดติดด้วย 4 ถึง เรื่อง ให้ลงตําแหน่งของผู้ที่หนังสือมีถึง หรือส่วนราชการ หรือชื่อบุคคล ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือ ถ้าไม่มใี ห้ลงสรุปเรื่องย่อ กาวแถบกาว เย็บด้วยลวด หรือวิธีอื่นแทนการบรรจุซอง การปฏิบัติ ให้บันทึกการปฏิบัติหนังสือฉบับนั้น หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด ๆ (ถ้ามี) 31 32 แบบทะเบียนหนังสือส่ง แบบที่ ๑๖ ทะเบียนหนังสื อส่ ง ๒๘ วันที.่..........เดื ธ.ค. ๖๒ อน...............พ.ศ............ เลข ถ้าเป็นหน่วยใกล้เคียงบริเวณเดียวกัน หนังสือ ที่ ลงวันที่ จาก ถึง เรื่ อง การปฏิบัติ หมายเหตุ ทะเบียนส่ ง ไม่เป็นความลับ หรือ ไม่สําคัญมากนัก ๙๙ กห ๐๔๒๑/๙๙ ๒๘ ธ.ค. ๖๒ สบ.ทบ. ม.พัน.๙ แจ้งผลการร้องเรียนของ นายสมบัติ กธก.สบ.ทบ. ตอบตาม หนังสือรับ ที่ ๑๐๐ ลง ก็ใช้สมุดส่ง 1 ๒๗ ธ.ค. ๖๒ ถ้าหนังสือสําคัญ ให้บรรจุใส่ซองตามขนาดหนังสือ 2 ใช้สมุดส่งหรือใช้ใบรับเอกสาร ให้หน่วยปลายทาง ลงลายมือชื่อแล้วกลับมาแนบกับสําเนาคู่ฉบับไว้ 34 33 ทบ.๑๐๑ - ๐๐๙ วิธีการส่ งหนังสื อ ตัวอย่ าง : การลงสมุดส่ งหนังสื อ แบบที่ ๑๘ 1. ส่งโดยนําสาร เลขทะเบียน จาก ถึง หน่ วยรับ ผู้รับ วันและเวลา หมายเหตุ ใช้สมุดส่งหนังสือ สบ.ทบ. ม.พัน.๙ ส.ท. รักชาติ ๒๘ ธ.ค. ๖๒, ๙๙ ม.พัน.๙ (ถ้ามี) ยิ่งชีพ ๑๐๐๐ ใช้ใบรับหนังสือ (นําใบรับผนึกติดไว้กับสําเนาคู่ฉบับด้วย) 2. ส่งโดยทางไปรษณีย์ ปิดแสตมป์ ลงทะเบียน ลงทะเบียนตอบรับ 35 36  หนังสือสําเนาคู่ฉบับ ตัวอย่าง ใบรับหนังสือ หน.ฝกพ.ศปก.ทบ. ที่...................ถึง.................................. รายงานการประชุมเงินค่าสิ นไหม เรื่ อง..........................................….... ๒๗ พ.ค.๔๗ ๑๐๐๐ รับวันที่....................…...เวลา..............น. จ.ส.อ.พงศธร ทรงอยู่ ผูร้ ับ...................................................... ที.่............................ถึง.............................................. เรื่ อง........................................................................... รับวันที.่..................................เวลา.........................น. ผู้รับ............................................................................ 37 38 การจ่าหน้าชื่อและที่อยู่ของผู้รับพร้อมทั้งรหัสไปรษณีย์ แบบการจ่าหน้าซอง แบบที่ ๑๗ ในพื้นที่ที่กําหนดไว้โดยปฏิบัติดังนี้ การจัดส่ง โดยเจ้าหน้าที่นําสาร ( ความเร่งด่วน ) 1. จ่าหน้าซองโดยตรง หรือจ่าหน้าบนป้ายจ่าหน้าซึ่งทํา ( ส่วนราชการทีอ่ อกหนังสือ ) ด้วยกระดาษสีขาว ที่ คําขึ้นต้น ชื่อผู้รับ 2. จ่าหน้าให้ ขนานไปกับความยาวของซอง สถานที่ 3. จ่าหน้าโดย ใช้ตัวอักษร และ ตัวเลขแบบมาตรฐาน ที่ตั้ง รหัสไปรษณีย์ 4. สีของหมึกที่ใช้ในการจ่าหน้า ต้องเป็นสีเข้ม 5. โดยปกติให้พิมพ์หรือเขียนรหัสไปรษณีย์ในช่องใส่รหัส ไปรษณีย์ 40 39 แบบการจ่าหน้าซองโดยไปรษณีย์ แบบที่ ๑๗ พื้นที่สําหรับการจ่าหน้าซอง 1. ชั้นความเร็ว, ชื่อที่อยู่ของส่วนราชการ, เลขที่หนังสือ, ชําระค่าฝากส่งเป็นรายเดือน ด่ วนมาก ใบอนุญาตที่.. /.... จะต้องอยู่ บริเวณด้านข้างครุฑ สํานักงานปลัดกระทรวงกลาโหม ปณ.หน้าพระลาน ถนนสนามไชย เขตพระนคร 2. การผนึกตราไปรษณียากร หรือตราชําระ กรุงเทพฯ ๑๐๒๐๐ ที่ กห ๐๒๐๑/๕๕๕ เสนอ สํานักงานปลัดสํานักนายกรัฐมนตรี ค่าฝากส่งต้องประทับตราประจําวัน ทําเนียบรัฐบาล เขตดุสิต 3. ชื่อที่อยู่ของผู้รับ, รหัสไปรษณีย์พิมพ์ หรือเขียน กรุงเทพฯ ๑๐๓๐๐ เป็นเลขอาระบิกใส่ในช่องรหัสไปรษณีย์สีแดงส้ม 4. เว้นว่างตลอดแนว 20 มม. เพื่อความสะดวกใน การทํางานของเครื่องคัดแยกจดหมาย 41  ซอง DL การใช้ที่หนังสือ ด่วนมาก ชําระค่าฝากส่งเป็นรายเดือน ใบอนุญาตที่ 9 /2521 2 ซม. กรณีทําหนังสือปะหน้าต่อจากฉบับเดิมให้ปฏิบัติดังนี้ สํานักงานปลัดสํานักนายกรัฐมนตรี ไปรษณีย์สํานักทําเนียบ ฯ ทําเนียบรัฐบาล ดุสิต 4 ซม. กรุงเทพ ฯ 10300 1 2 กรณี ที่ มี ห นั ง สื อ ไปยั ง หน่ ว ยใดหน่ ว ยหนึ่ ง แล้ ว ที่ นร 13.5 / 93 หนังสือ ฉบับนั้นได้ย้อนกลับมายังหน่วย เจ้าของหนังสือ เรียน ปลัดกระทรวงมหาดไทย 3 สํานักงานปลัดกระทรวง ต้นเรื่อง เมื่อจะ ส่งหนังสือฉบับนี้ต่อไป ยังหน่วยอื่นๆ กระทรวงมหาดไทย จะไม่กําหนดที่หนังสือขึ้นใหม่ คงใช้ที่เดิม โดยใช้ คําว่า ถนนอัษฏางค์ กรุงเทพ ฯ ที่ต่อ กห............./............... 1 0 2 0 0 ว่างตลอดแนว 4 20 มม. 220 มม. 43 ตัวอย่าง กรณีที่ได้รับหนังสือจากหน่วยใด ทภ.๔ มีหนังสือ ที่ กห ๐๔๘๔/๑๐ ลง ๓ ก.ค. ๕๒ หน่วยหนึ่ง และได้ ล งทะเบี ย นรั บ เรื่องขออนุมัติเลื่อนฐานะนายทหารประทวนกรณี หนังสือแล้ว เมื่อจะส่งหนังสือฉบับ เกษียณอายุราชการถึง สบ.ทบ. เจ้าหน้าที่ สบ.ทบ. นั้นคืนหน่ว ยเจ้า ของหนัง สือ หรื อ ตรวจสอบแล้วต้องให้ ทภ.๔ ได้แก้ไขและเพิ่มเติมหลักฐาน ส่งต่อไปยังหน่วยอื่นให้ใช้ ที่ต่อตาม เรียบร้อยแล้ว ส่งเรื่องให้ สบ.ทบ. ใหม่ จะใช้ที่หนังสือว่า ด้ ว ยนามหน่ ว ย และเลขรั บ ทั บ ที่ต่อ กห ๐๔๘๔/๑๐ ลงวันที่ หัวหน้าส่วนราชการลง ด้วยตัวเลขของปีพุทธศักราช ลายมือชื่อ ในหนังสือปะหน้านั้น ตัวอย่าง สบ.ทบ. ได้รับหนังสือจาก ทภ.๔ เจ้าหน้าที่ สบ.ทบ. ได้ลงทะเบียนรับ หนังสือเลขที่ ๑๕ เมื่อ ๑๐ ก.ค. ๕๒ เมื่อ สบ.ทบ. มีหนังสือปะหน้า นําสําเนาคู่ฉบับเก็บไว้ในแฟ้ม ส่งคืน ทภ.๔ จะใช้ที่หนังสือว่า ที่ต่อ สบ.ทบ. เป็นหมวดหมู่เรื่องเดียวกันหรือกลุ่มงานเดียวกัน ๑๕/๕๒ 48  ความมุ่งหมายในการเก็บรักษา สาเหตุที่ทําให้การชํารุดเสื่อมสภาพบนกระดาษ สามารถสรุปได้ ดังนี้ เพื่อสะดวกในการตรวจ ค้นคว้าง่ายต่อการค้นหาเอกสาร เพื่อเป็นหลักฐาน สาเหตุจากภายนอก สาเหตุจากภายใน เพื่อแยกความสัมพันธ์ระหว่างเอกสารในชุดเดียวกัน องค์ประกอบของกระดาษ - ความไม่บริ สุทธิ์ของบรรยากาศ - เส้นใย เพื่อเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ (SO2,NO2,CO2,H2S,O2) - สารและสี เติมลงไป เพื่อเป็นการง่ายต่อการพิจารณาว่าเอกสารใดควรจะเก็บ - จุลินทรี ย ์ - sizing หรือทําลาย - แสงสว่างและความร้อน วิธีการผลิต - หมึก และหมึกพิมพ์ - การตีเส้นใย การเติม sizing เพื่อเป็นการประหยัดเวลา และเศรษฐกิจ - การทําให้ผวิ เรี ยบ เพื่อป้องกันเอกสารมิให้สูญหาย - เส้นใย - สารที่เติมลงไป / สารที่มีสี 50 การเก็บหนังสือ 1. การเก็บระหว่างปฏิบัติ แบ่งออกเป็น 3 ลักษณะ คือ 1 STEP เป็นการเก็บหนังสือที่ยังปฏิบัติ 1. 2. 3. ไม่เสร็จ การเก็บ การเก็บ ระหว่าง การเก็บ ไว้เพื่อ 2 STEP อยู่ในความรับผิดชอบของเจ้า ของเรื่อง เมื่อปฏิบัติ ปฏิบัติ เสร็จแล้ว ใช้ในการ ตรวจสอบ 3 STEP กําหนดวิธีการเก็บให้เหมาะสมตาม ขั้นตอนของการปฏิบัติ 52 2. การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว 3. การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ STEP STEP STEP 1 2 3  เ ป็ น ก า ร เ ก็ บ ห นั ง สื อ ที่ ป ฏิ บั ติ เ ส ร็ จ เป็นการเก็บ มีต้นฉบับ เรี ย บร้ อ ยแล้ ว แต่ ยั ง มี ความจํ า เป็ น หนังสือที่ปฏิบัติ เจ้าของเรื่อง และสําเนา จะต้องใช้ในการตรวจสอบเป็นประจํา เสร็จเรียบร้อยแล้ว จัดทําบัญชี คู่ฉบับสําหรับ และไม่มีอะไร หนังสือส่งเก็บ เจ้าของเรื่อง  ให้เจ้าของเรื่องแยกเรื่องเก็บเป็นเอกเทศ ต้องปฏิบัติอีกแล้ว และหน่วยเก็บไว้ โดยแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ขึ้นรับผิดชอบ อย่างละฉบับ  เมื่อหมดความจําเป็นให้ส่งหนังสือไปยัง หน่วยเก็บของส่วนราชการ 54 53  ตรากําหนดการเก็บหนังสือ อายุการเก็บหนังสือ โดยปกติให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 10 ปี เว้นแต่หนังสือดังต่อไปนี้ 1. ตราที่ใช้ประทับบนหนังสือเก็บเพื่อให้ทราบกําหนด 1. หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับ ให้ปฏิบัติ ระยะเวลาการเก็บหนังสือ ตามกฎหมาย ระเบียบว่าด้วยการรักษาความ ปลอดภั ย แห่ ง ชาติ หรื อ ระเบี ย บว่ า การรั ก ษา 2. ห้ามทําลาย (เก็บตลอดไป) ความลับของทางราชการ ห้ามทําลาย 3. เก็บถึง พ.ศ…… (มีกําหนดเวลา) เก็บถึง พ.ศ.... 2. หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดี สํานวน ของศาล หรือ ของพนักงานสืบสวน หรือหนังสือ 4. ประทับไว้ที่มุมล่างด้านขวาของกระดาษแผ่นแรกของ อื่ น ใดที่ ไ ด้ มี ก ฎหมายหรื อ ระเบี ย บแบบแผน หนังสือฉบับนั้น กํ า หนดไว้ เ ป็ น พิ เ ศษแล้ ว การเก็ บ ให้ เ ป็ น ไปตาม กฎหมาย และระเบียบแบบแผนว่าด้วยการนั้น 55 56 อายุการเก็บหนังสือ (ต่อ) อายุการเก็บหนังสือ (ต่อ) 3. หนั ง สื อ ที่ มี คุ ณ ค่ า ทางประวั ติ ศ าสตร์ ทุ ก 6. หนังสือหรือเอกสารเกี่ยวกับการรับเงิน การจ่ายเงินหรือการก่อหนี้ผูกพัน สาขาวิ ช า และมี คุ ณ ค่ า ต่ อ การศึ ก ษา ค้ น คว้ า ทางการเงินที่ไม่เป็นหลักฐานก่อการเปลี่ยนแปลง โอน สงวน หรือระงับซึ่งสิทธิ วิ จั ย ใ ห้ เ ก็ บ ไ ว้ เ ป็ น ห ลั ก ฐ า น สํ า คั ญ ท า ง ประวัติศาสตร์ของชาติตลอดไป หรือตามที่สํานัก ในทางการเงิน รวมถึงหนังสือหรือเอกสารเกี่ยวกับการรับเงิน หรือการก่อหนี้ หอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร กําหนด ผู ก พั น ทางการเงิ น ที่ ห มดความจํ า เป็ น ในการใช้ เ ป็ น ฐานแห่ ง การก่ อ เปลี่ยนแปลง โอน สงวน หรือระงับซึ่งสิทธิในทางการเงิน เพราะได้มีหนังสือ 4. หนัง สือ ที่ไ ด้ปฏิ บัติงานเสร็จสิ้นแล้ว และเป็ น หรื อ เอกสารอื่ น ที่ ส ามารถนํ า มาใช้ อ้ า งอิ ง หรื อ ทดแทนหนั ง สื อ หรื อ เอกสาร สําเนาที่มีต้นเรื่องจะค้นได้จากที่อื่นให้เก็บไว้ไม่น้อย ดังกล่าวแล้ว เมื่อสํานักงานการตรวจเงินแผ่นดินตรวจสอบแล้วไม่มีปัญหา และ กว่า 5 ปี ไม่มีความจําเป็นต้องใช้ประกอบการตรวจสอบหรือเพื่อการใดๆ อีกให้เก็บไว้ไม่ น้อยกว่า 5 ปี 5. หนั ง สื อ ที่ เ ป็ น เรื่ อ งธรรมดาสามั ญ ซึ่ ง ไม่ มี ความสําคัญและเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นเป็นประจํา เมื่อ ดํ า เ นิ น ก า ร แ ล้ ว เ ส ร็ จ ใ ห้ เ ก็ บ ไ ว้ ไ ม่ น้อยกว่า 1 ปี 57 58 อายุการเก็บ (ปกติไม่นอ้ ยกว่า ๑๐ ปี ) หนังสือเกี่ยวกับการเงิน ซึ่งเห็นว่าไม่มีความ เว้นแต่ จําเป็นต้องเก็บไว้ถึง 10 ปี หรือ 5 ปี แล้วแต่กรณี ให้ทําความตกลงกับกระทรวงการคลัง เอกสารลับ อรรถคดี - ประวัติศาสตร์ - คู่สําเนา ๕ ปี - ไม่สําคัญ ๕ ปี สํานวนศาล - ขนมธรรมเนียม ประเพณี เก็บตลอดไป - สถิติ หลักฐาน (การกุศล, จัด หรือตามที่ - เรื่องที่ต้องค้นคว้า จนท.ไปในพิธี สํานักจดหมาย - เอกสารสิทธิ ของทาราชการ) เหตุแห่งชาติ * โฉนด กําหนด * สัญญาจ้าง * สัญญาเงินกู้ 59 60  หนังสือที่มีอายุครบ 20 ปี เว้นแต่ 1. หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับ ปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบว่า ด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ หรือระเบียบว่าด้วย ทุกปีปฏิทิน ให้ส่วนราชการระดับกองพลหรือเทียบเท่าขึ้นไป การรักษาความลับของทางราชการ จั ด ส่ ง หนั ง สื อ ที่ มี อ ายุ ค รบ 20 ปี นั บ จากวั น ที่ ไ ด้ จั ด ทํ า ขึ้ น 2. หนังสือที่มีกฎหมาย ข้อบังคับ หรือระเบียบที่ออกใช้เป็นการทั่วไป ที่ เ ก็ บ ไว้ ณ ส่ ว นราชการใด พร้ อ มทั้ ง บั ญ ชี ส่ ง มอบหนั ง สื อ กําหนดไว้เป็นอย่างอื่น ครบ 20 ปี ส่งให้สํานักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร 3. หนังสือที่ส่วนราชการมีความจําเป็นต้องเก็บไว้เองนั้น ให้จัดทําบัญชี ภายในวันที่ 31 มกราคม ของปีถัดไป หนังสือครบ 20 ปี ส่งมอบให้ สํานักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร 4. หนังสือที่กรมยุทธการทหารบก (กองประวัติศาสตร์ทหาร) พิจารณาเห็นว่า 61 เกี่ยวข้องกับประวัติศาสตร์ทางทหาร และประสงค์จะเก็บไว้เอง 62 บัญชีส่งมอบหนังสือและบัญชีหนังสือ การฝากเก็บเอกสาร สํานักจดหมายเหตุแห่งชาติ ครบ 20 ปี การสํารวจ การส่งมอบ และ และ ให้ มี ต้ นฉบับและสําเนาคู่ฉ บั บ เพื่ อให้ ส่วนราชการ จัดหมวด การตรวจ ผู้มอบ และสํานักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ผู้รับผิดชอบ หมู่เอกสาร สอบเอกสาร เก็บเป็นหลักฐานฝ่ายละฉบับ 2 3 4 1 5 การติดต่อ การจัดทํา 4 การให้ ฝาก บัญชี บริการ เก็บเอกสาร เอกสาร เอกสาร ฝากเก็บ 64 63 บัญชีหนังสือส่งเก็บ วิธีรักษาหนังสือ อายุการ ลําดับที่ ที่ ลงวันที่ เรื่อง หมายเหตุ เก็บหนังสือ 1. ระมัดระวังหนังสือให้อยูใ่ น สภาพใช้ราชการได้ ทุกโอกาส 2. หากชํารุดเสียหายต้อง รีบซ่อม ทะเบียนหนังสือเก็บ 3. หากสูญหายต้องหา สําเนามาแทน กําหนด ลําดับที่ วันที่เก็บ เลขทะเบียนรับ ที่ เรื่อง รหัสแฟ้ม หมายเหตุ เวลาเก็บ 4. ถ้าชํารุดไม่สามารถซ่อมแซมได้ ต้อง รายงานให้ผู้บังคับบัญชาทราบ 65  การป้องกันการชํารุดเสื่อมสภาพ  ระมัดระวังไม่ให้เอกสารได้รับอันตรายจาก  ถ้าหนังสือที่สูญหายเป็นเอกสารสิทธิตามกฎหมาย การปฏิบัติงาน หรือหนังสือสําคัญที่เป็น การแสดงเอกสารสิทธิ ให้แจ้งความต่อพนักงานสอบสวน  เก็บรักษาและใช้งานด้วยวิธีที่ถูกต้อง  ควบคุมสภาวะแวดล้อมให้เหมาะสม 67 68 การยืมหนังสือที่สง่ เก็บแล้ว 1. ผู้ยืมจะต้องแจ้งว่าจะนําไปใช้ในราชการใด 2. ผูย้ ืมจะต้องมอบหลักฐานการยืม บุคคลภายนอกยืมหนังสือราชการ มิได้ 3. การยืมระหว่างส่วนราชการ - ผู้ยืม และผู้อนุญาตต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการ เว้นแต่ ระดับกรมหรือเทียบเท่าขึน้ ไป หรือผู้ได้รับ มอบหมาย 2. ต้องให้ได้รับอนุญาตจาก 4. การยืมในส่วนราชการเดียวกัน หัวหน้าส่วนราชการระดับ - ผู้ยืม และผู้อนุญาตต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการ 1. ให้ดูหรือคัดลอกหนังสือ กรมหรือเทียบเท่าขึ้นไป ระดับกองร้อยหรือเทียบเท่าขึน้ ไป หรือผู้ได้รับ หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย มอบหมาย 69 70 การทําลายหนังสือ การทําลายหนังสือ (ต่อ) ปฏิบัติดังนี้ 3. แต่งตั้งคณะกรรมการทําลายหนังสือประกอบด้วย ประธาน 1. สํารวจหนังสือ ที่ครบอายุการเก็บ ในปีนั้น กรรมการและกรรมการอีกอย่างน้อย ๒ นาย ปกติแต่งตั้ง ภายใน 60 วันหลังจากวันสิ้นปีปฏิทิน จากข้าราชการชั้นสัญญาบัตร 4. มติของคณะกรรมการถือเสียงข้างมาก ถ้ากรรมการผู้ใดไม่ เห็นด้วย ให้บันทึกความเห็นแย้งไว้ 2. จั ด ทํา บั ญชี หนั งสือ ขอทํ า ลาย เสนอหั ว หน้ าส่ ว น ราชการ ระดั บ กองพลหรื อ เที ย บเท่ า ขึ้ น ไป เพื่อพิจารณาแต่งตั้งคณะกรรมการทําลายหนังสือ 5. รายงานให้หวั หน้าส่วนราชการทราบ NEXT หน้าที่ของคณะกรรมการทําลายหนังสือ 1. พิจารณาหนังสือที่จะขอทําลายตามบัญชี หัวหน้าส่วนราชการพิจารณา 2. หนังสือใดไม่ควรทําลายและควรขยายเวลาการเก็บ ให้แก้ไข อายุการเก็บในตรากําหนดเก็บหนังสือ หนังสือขอทําลาย 3. หนังสือใดควรทําลาย ให้ทําเครื่องหมายกากบาท X 4. รายงานผลการพิจารณา พร้อมทั้งบันทึกความเห็นขัดแย้ง 1. เห็นว่ายัง ไม่ควรทําลาย ให้สั่งการให้เก็บไว้ทําลายงวดต่อไป ของคณะกรรมการ (ถ้ามี) ต่อหัวหน้าส่วนราชการระดับกรม 2. เห็นว่า ควรทําลาย ให้ส่งบัญชีให้สาํ นักหอจดหมายเหตุ หรือเทียบเท่าขึ้นไป เพื่อพิจารณาสั่งการ แห่งชาติพิจารณาก่อน 5. ควบคุมทําลายโดยการ เผา หรือวิธีอื่นที่จะไม่ต้องให้หนังสือนั้น อ่านเป็นเรื่องได้ เว้นแต่ หนังสือทีข่ อทําความตกลงกับสํานักหอจดหมายเหตุ 6. เมื่อทําลายแล้วให้ทําบันทึกลงนามร่วมกัน ไว้แล้ว 73 74 การทําลายหนังสือ ขั้นตอนการทําลายเอกสาร ทําได้เมื่อ..... 1. การสํารวจเอกสารทีจ่ ะทําลาย 1 2 2. การแจ้งผลการสํารวจให้ หน.ส่วนราชการ ได้รับแจ้งจากสํานัก ถ้าไม่แจ้งอย่างใด ระดับกรมพิจารณา หอจดหมายเหตุแห่งชาติ ภายใน 6