ระเบียบงานสารบรรณ

ระเบียบงานสารบรรณ

• ระเบียบกองทัพบกว่าด้วยงานสารบรรณบังคับใช้ตั้งแต่วันที่ ๑๖ พฤศจิกายน พ.ศ. ๒๕๖๓
• ควบคุมการรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม และการทำลายหนังสือในองค์กร
• กำหนดให้เจ้าหน้าที่ส่วนราชการกองทัพบกเป็นผู้รับผิดชอบต่อระเบียบงานสารบรรณ

คำจำกัดความ

• หนังสือ: เอกสารที่ออกจากหน่วยราชการหรือหน่วยงานต่างๆ
• งานสารบรรณ: งานที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงานเอกสาร เช่น การจัดทำ รับ ส่ง เก็บรักษา และทำลาย
• ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์: การจัดการเอกสารโดยใช้เทคโนโลยีสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์

วิธีปฏิบัติในการรับหนังสือ

• หนังสือที่ได้รับต้องมีการตรวจสอบความถูกต้อง
• ประทับตรารับหนังสือที่มุมบนด้านขวาของหน้าแรก
• แยกหนังสือส่งไปยังหน่วยที่เกี่ยวข้อง

ขั้นตอนการตรวจเอกสาร

• ขั้นตอนการตรวจสอบเอกสารที่รับเข้าเพื่อความถูกต้อง
• หากเอกสารไม่ถูกต้อง ให้ติดต่อหน่วยงานเจ้าของเรื่องทันที
• บันทึกข้อบกพร่องในช่องหมายเหตุ

การประทับตรารับหนังสือ

• ต้องใช้แบบตรารับหนังสือที่มีข้อมูลชัดเจน เช่น วัน เดือน ปี และเลขทะเบียน
• แต่ละหน่วยจะประทับตราเพิ่มในหน้าหลังเพื่อการติดตามที่ตรงไปตรงมา

การลงทะเบียนหนังสือรับ

• การลงทะเบียนจะต้องบันทึกข้อมูล เช่น เลขทะเบียนรับ ชื่อและหน่วยที่รับ และสรุปเรื่องของหนังสือ
• กระบวนการต้องมีความสอดคล้องและชัดเจนเพื่อป้องกันความสับสน

การแยกเอกสาร

• ต้องมีความรู้เกี่ยวกับการจัดระเบียบเอกสารและความรับผิดชอบของหน่วยงานในการระบุ และแยกเอกสารอย่างถูกต้อง
• การแยกเอกสารจะช่วยให้สามารถส่งเอกสารไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้องได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

การลงสมุดส่ง

• การลงสมุดส่งหนังสือจะต้องรวมถึงรายละเอียดการส่ง เช่น เลขทะเบียน วัน เวลา และชื่อผู้รับ
• ผู้รับหนังสือต้องลงลายมือชื่อและมีการบันทึกข้อความหมายเหตุหากมี### ขั้นตอนการส่งเอกสาร
• มีการดำเนินการตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารก่อนส่ง
• ประเภทของเอกสารที่ส่ง มีทั้งเอกสารที่มีความสำคัญและไม่สำคัญ
• เอกสารที่มีความสำคัญต้องถูกจัดเก็บในแฟ้มตามที่กำหนด

ขั้นตอนการลงทะเบียน

• เจ้าหน้าที่ต้องลงทะเบียนเอกสารส่งในทะเบียนอย่างเป็นระบบ
• เอกสารต้องบันทึกวันที่ เดือน ปี ที่ส่ง พร้อมเลขทะเบียนส่ง
• การจัดเก็บสำเนาและการส่งคืนให้เจ้าของเรื่องเป็นขั้นตอนที่สำคัญ

วิธีการจัดส่งเอกสาร

• มีการส่งเอกสารด้วยการนำส่งเองหรือส่งทางไปรษณีย์
• เมื่อลงทะเบียน ต้องประกอบด้วยข้อมูลเช่นวันที่และชื่อผู้รับ
• การส่งเอกสารอาจใช้วิธีการติดกาว เย็บลวด หรือการบรรจุในซอง

การจ่าหน้าซอง

• การจ่าหน้าซองต้องใช้ตัวอักษรและตัวเลขที่ได้มาตรฐาน
• รหัสไปรษณีย์ต้องพิมพ์หรือเขียนในช่องที่กำหนด
• สีของหมึกที่ใช้ในการจ่าหน้าควรเป็นสีเข้มเพื่อความชัดเจน

หมายเหตุและการบันทึก

• การบันทึกการปฏิบัติของเอกสารจะต้องกล่าวถึงข้อมูลที่สำคัญ
• เอกสารที่ไม่ถือว่ามีความสำคัญสามารถส่งแบบไม่เป็นทางการได้
• จะต้องบันทึกข้อความต่าง ๆ เพื่อให้ง่ายต่อการติดตาม

ตัวอย่างการส่งเอกสาร

• เอกสารที่ส่งต้องมีหมายเลขทะเบียนตามลำดับที่ส่งอยู่เสมอ
• เจ้าของเรื่องที่ทำการส่งต้องเป็นผู้ดำเนินการตรวจสอบความเรียบร้อยของเอกสารก่อนส่ง
• การส่งเอกสารไปยังหน่วยต่าง ๆ ต้องปฏิบัติตามระเบียบที่กำหนด### ความมุ่งหมายในการเก็บรักษาเอกสาร
• เพิ่มความสะดวกในการค้นหาเอกสารและมีการตรวจสอบได้ง่าย
• เอาไว้เป็นหลักฐาน เพื่อเสริมสร้างความสัมพันธ์ระหว่างเอกสารในชุดเดียวกัน
• ปรับปรุงประสิทธิภาพในการจัดเก็บและพิจารณาเอกสาร
• ช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการจัดการเอกสาร
• ป้องกันการสูญหายของเอกสารสำคัญ

สาเหตุที่ทำให้การชำรุดเสื่อมสภาพบนกระดาษ

• สาเหตุจากภายนอก:
  • ปัจจัยบรรยากาศ (SO2, NO2, CO2, H2S, O2)
  • แสงสว่างและความร้อน
  • การเกิดจุลอินทรีย์
  • หมึกและหมึกพิมพ์
• สาเหตุจากภายใน:
  • ความไม่บริสุทธิ์ในเส้นใยกระดาษ
  • สารเติมแต่งและสีในกระดาษ
  • วิธีการผลิต เช่น การตีเส้นใย การเติม sizing และการทำให้ผิวเรียบ

การเก็บหนังสือ

• แบ่งการเก็บออกเป็น 3 ลักษณะ: การเก็บระหว่างปฏิบัติ, การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว, การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ
• การเก็บระหว่างปฏิบัติ คือ การเก็บหนังสือที่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์
• การเก็บหลังปฏิบัติเสร็จต้องมีการจัดบัญชีอย่างเป็นระเบียบ

อายุการเก็บหนังสือ

• ปกติการเก็บต้องใช้ระยะเวลาไม่น้อยกว่า 10 ปี
• เอกสารที่มีความลับ เช่น ความปลอดภัยแห่งชาติ มีข้อกำหนดเฉพาะตามกฎหมาย
• เอกสารที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ต้องเก็บไว้ตลอดไป
• ข้อกำหนดการเก็บ 20 ปีสำหรับหนังสือที่ต้องส่งมอบให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ
• หนังสือธรรมดาเก็บได้ไม่น้อยกว่า 1 ปี

วิธีการรักษาและป้องกันการชำรุด

• ระมัดระวังให้เอกสารอยู่ในสภาพใช้งานตลอดเวลา
• ซ่อมแซมเอกสารที่ชำรุดโดยเร็ว
• แจ้งความเมื่อเอกสารสำคัญสูญหาย
• ควบคุมสภาวะแวดล้อมในการเก็บรักษาเอกสาร

การยืมหนังสือ

• ผู้ยืมต้องระบุการใช้งานรวมถึงการมอบหลักฐานของการยืม
• การยืมระหว่างหน่วยงานราชการต้องผ่านการอนุญาตจากหัวหน้าส่วนราชการ
• บุคคลภายนอกไม่ได้รับอนุญาตให้ยืมเอกสารราชการ

บัญชีหนังสือส่งเก็บ

• การจัดทำบัญชีให้รัดกุมพร้อมทั้งมีต้นฉบับและสำเนาบันทึก
• ตรวจสอบเอกสารเพื่อมั่นใจว่าตรงตามเงื่อนไขและกรรมวิธีการเก็บ

การติดต่อและฝากเก็บเอกสาร

• ส่วนราชการต้องติดต่อเกี่ยวกับการจัดส่งเอกสารก่อนทำการฝาก
• การส่งมอบเอกสารต้องมีการตรวจสอบและจัดทำบัญชีให้เรียบร้อย