Questions and Answers
การส่งหนังสือ คือ หนังสือที่ส่งออกไปภายนอกให้ปฏิบัติ __________
ตามที่กำหนดไว้ในส่วนนี้
เจ้าของเรื่องต้องทำอะไรเมื่อจะส่งหนังสือ?
ตรวจความเรียบร้อยของหนังสือ
ขั้นตอนที่ 2 ในการส่งหนังสือคืออะไร?
การลงลายมือชื่อของผู้รับในสมุดส่งหนังสือเป็นสิ่งที่จำเป็น
Signup and view all the answers
การส่งเอกสารสามารถทำได้ในวิธีใดบ้าง? (เลือกได้มากกว่า 1 ตัวเลือก)
Signup and view all the answers
เมื่อดำเนินการเสร็จแล้วจะต้องทำอย่างไร?
Signup and view all the answers
จับคู่กรณีการส่งหนังสือกับคำอธิบาย:
Signup and view all the answers
ทำไมกรมยุทธการทหารบกถึงต้องเก็บหนังสือ?
Signup and view all the answers
อายุการเก็บหนังสือที่กำหนดให้คือกี่ปี?
Signup and view all the answers
บุคคลภายนอกสามารถยืมหนังสือราชการได้โดยไม่ต้องอนุญาต.
Signup and view all the answers
ถ้าหนังสือชํารุดต้อง_____
Signup and view all the answers
การทําลายหนังสือมีขั้นตอนใดบ้าง?
Signup and view all the answers
จับคู่ขั้นตอนที่ถูกต้องสำหรับการทำลายหนังสือ:
Signup and view all the answers
หลักฐานอ้างอิงนี้เกี่ยวกับอะไร?
Signup and view all the answers
การปฏิบัติงานสารบรรณเริ่มมีผลบังคับใช้ตั้งแต่วันที่เท่าไร?
Signup and view all the answers
หนังสือราชการหมายถึงเอกสารที่ต้องส่งจากภายนอกเพียงอย่างเดียว.
Signup and view all the answers
หลักการของการรับหนังสือมีข้อใดบ้าง? (เลือกได้มากกว่าหนึ่งข้อ)
Signup and view all the answers
ขั้นตอนแรกในการตรวจเอกสารที่รับเข้าคืออะไร?
Signup and view all the answers
ข่าวสารที่ส่งผ่านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ช่วยอะไรได้บ้าง?
Signup and view all the answers
หนังสือที่ได้รับเข้ามาจากภายนอกเรียกว่า __________.
Signup and view all the answers
จับคู่ประเภทของเอกสารกับลักษณะงานที่เกี่ยวข้อง:
Signup and view all the answers
รหัสไปรษณีย์ที่ต้องเขียนใส่ในช่องรหัสไปรษณีย์สีแดงส้มคืออะไร?
Signup and view all the answers
การเก็บรักษาเอกสารมีความจำเป็นควรเก็บอย่างน้อย 10 ปี
Signup and view all the answers
ข้อใดคือสาเหตุที่ทำให้กระดาษเสื่อมสภาพ?
Signup and view all the answers
การเก็บหนังสือเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้วมีลักษณะอย่างไร?
Signup and view all the answers
อายุการเก็บหนังสือปกติคือ _____ ปี
Signup and view all the answers
การใส่ที่อยู่ผู้รับต้องเว้นช่องว่างกี่มิลลิเมตร?
Signup and view all the answers
ข้อใดคือประเภทของเอกสารที่มีข้อกำหนดให้เก็บเป็นความลับตามกฎหมาย?
Signup and view all the answers
Study Notes
ระเบียบงานสารบรรณ
- ระเบียบกองทัพบกว่าด้วยงานสารบรรณบังคับใช้ตั้งแต่วันที่ ๑๖ พฤศจิกายน พ.ศ. ๒๕๖๓
- ควบคุมการรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม และการทำลายหนังสือในองค์กร
- กำหนดให้เจ้าหน้าที่ส่วนราชการกองทัพบกเป็นผู้รับผิดชอบต่อระเบียบงานสารบรรณ
คำจำกัดความ
- หนังสือ: เอกสารที่ออกจากหน่วยราชการหรือหน่วยงานต่างๆ
- งานสารบรรณ: งานที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงานเอกสาร เช่น การจัดทำ รับ ส่ง เก็บรักษา และทำลาย
- ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์: การจัดการเอกสารโดยใช้เทคโนโลยีสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์
วิธีปฏิบัติในการรับหนังสือ
- หนังสือที่ได้รับต้องมีการตรวจสอบความถูกต้อง
- ประทับตรารับหนังสือที่มุมบนด้านขวาของหน้าแรก
- แยกหนังสือส่งไปยังหน่วยที่เกี่ยวข้อง
ขั้นตอนการตรวจเอกสาร
- ขั้นตอนการตรวจสอบเอกสารที่รับเข้าเพื่อความถูกต้อง
- หากเอกสารไม่ถูกต้อง ให้ติดต่อหน่วยงานเจ้าของเรื่องทันที
- บันทึกข้อบกพร่องในช่องหมายเหตุ
การประทับตรารับหนังสือ
- ต้องใช้แบบตรารับหนังสือที่มีข้อมูลชัดเจน เช่น วัน เดือน ปี และเลขทะเบียน
- แต่ละหน่วยจะประทับตราเพิ่มในหน้าหลังเพื่อการติดตามที่ตรงไปตรงมา
การลงทะเบียนหนังสือรับ
- การลงทะเบียนจะต้องบันทึกข้อมูล เช่น เลขทะเบียนรับ ชื่อและหน่วยที่รับ และสรุปเรื่องของหนังสือ
- กระบวนการต้องมีความสอดคล้องและชัดเจนเพื่อป้องกันความสับสน
การแยกเอกสาร
- ต้องมีความรู้เกี่ยวกับการจัดระเบียบเอกสารและความรับผิดชอบของหน่วยงานในการระบุ และแยกเอกสารอย่างถูกต้อง
- การแยกเอกสารจะช่วยให้สามารถส่งเอกสารไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้องได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
การลงสมุดส่ง
- การลงสมุดส่งหนังสือจะต้องรวมถึงรายละเอียดการส่ง เช่น เลขทะเบียน วัน เวลา และชื่อผู้รับ
- ผู้รับหนังสือต้องลงลายมือชื่อและมีการบันทึกข้อความหมายเหตุหากมี### ขั้นตอนการส่งเอกสาร
- มีการดำเนินการตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารก่อนส่ง
- ประเภทของเอกสารที่ส่ง มีทั้งเอกสารที่มีความสำคัญและไม่สำคัญ
- เอกสารที่มีความสำคัญต้องถูกจัดเก็บในแฟ้มตามที่กำหนด
ขั้นตอนการลงทะเบียน
- เจ้าหน้าที่ต้องลงทะเบียนเอกสารส่งในทะเบียนอย่างเป็นระบบ
- เอกสารต้องบันทึกวันที่ เดือน ปี ที่ส่ง พร้อมเลขทะเบียนส่ง
- การจัดเก็บสำเนาและการส่งคืนให้เจ้าของเรื่องเป็นขั้นตอนที่สำคัญ
วิธีการจัดส่งเอกสาร
- มีการส่งเอกสารด้วยการนำส่งเองหรือส่งทางไปรษณีย์
- เมื่อลงทะเบียน ต้องประกอบด้วยข้อมูลเช่นวันที่และชื่อผู้รับ
- การส่งเอกสารอาจใช้วิธีการติดกาว เย็บลวด หรือการบรรจุในซอง
การจ่าหน้าซอง
- การจ่าหน้าซองต้องใช้ตัวอักษรและตัวเลขที่ได้มาตรฐาน
- รหัสไปรษณีย์ต้องพิมพ์หรือเขียนในช่องที่กำหนด
- สีของหมึกที่ใช้ในการจ่าหน้าควรเป็นสีเข้มเพื่อความชัดเจน
หมายเหตุและการบันทึก
- การบันทึกการปฏิบัติของเอกสารจะต้องกล่าวถึงข้อมูลที่สำคัญ
- เอกสารที่ไม่ถือว่ามีความสำคัญสามารถส่งแบบไม่เป็นทางการได้
- จะต้องบันทึกข้อความต่าง ๆ เพื่อให้ง่ายต่อการติดตาม
ตัวอย่างการส่งเอกสาร
- เอกสารที่ส่งต้องมีหมายเลขทะเบียนตามลำดับที่ส่งอยู่เสมอ
- เจ้าของเรื่องที่ทำการส่งต้องเป็นผู้ดำเนินการตรวจสอบความเรียบร้อยของเอกสารก่อนส่ง
- การส่งเอกสารไปยังหน่วยต่าง ๆ ต้องปฏิบัติตามระเบียบที่กำหนด### ความมุ่งหมายในการเก็บรักษาเอกสาร
- เพิ่มความสะดวกในการค้นหาเอกสารและมีการตรวจสอบได้ง่าย
- เอาไว้เป็นหลักฐาน เพื่อเสริมสร้างความสัมพันธ์ระหว่างเอกสารในชุดเดียวกัน
- ปรับปรุงประสิทธิภาพในการจัดเก็บและพิจารณาเอกสาร
- ช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการจัดการเอกสาร
- ป้องกันการสูญหายของเอกสารสำคัญ
สาเหตุที่ทำให้การชำรุดเสื่อมสภาพบนกระดาษ
- สาเหตุจากภายนอก:
- ปัจจัยบรรยากาศ (SO2, NO2, CO2, H2S, O2)
- แสงสว่างและความร้อน
- การเกิดจุลอินทรีย์
- หมึกและหมึกพิมพ์
- สาเหตุจากภายใน:
- ความไม่บริสุทธิ์ในเส้นใยกระดาษ
- สารเติมแต่งและสีในกระดาษ
- วิธีการผลิต เช่น การตีเส้นใย การเติม sizing และการทำให้ผิวเรียบ
การเก็บหนังสือ
- แบ่งการเก็บออกเป็น 3 ลักษณะ: การเก็บระหว่างปฏิบัติ, การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว, การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ
- การเก็บระหว่างปฏิบัติ คือ การเก็บหนังสือที่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์
- การเก็บหลังปฏิบัติเสร็จต้องมีการจัดบัญชีอย่างเป็นระเบียบ
อายุการเก็บหนังสือ
- ปกติการเก็บต้องใช้ระยะเวลาไม่น้อยกว่า 10 ปี
- เอกสารที่มีความลับ เช่น ความปลอดภัยแห่งชาติ มีข้อกำหนดเฉพาะตามกฎหมาย
- เอกสารที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ต้องเก็บไว้ตลอดไป
- ข้อกำหนดการเก็บ 20 ปีสำหรับหนังสือที่ต้องส่งมอบให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ
- หนังสือธรรมดาเก็บได้ไม่น้อยกว่า 1 ปี
วิธีการรักษาและป้องกันการชำรุด
- ระมัดระวังให้เอกสารอยู่ในสภาพใช้งานตลอดเวลา
- ซ่อมแซมเอกสารที่ชำรุดโดยเร็ว
- แจ้งความเมื่อเอกสารสำคัญสูญหาย
- ควบคุมสภาวะแวดล้อมในการเก็บรักษาเอกสาร
การยืมหนังสือ
- ผู้ยืมต้องระบุการใช้งานรวมถึงการมอบหลักฐานของการยืม
- การยืมระหว่างหน่วยงานราชการต้องผ่านการอนุญาตจากหัวหน้าส่วนราชการ
- บุคคลภายนอกไม่ได้รับอนุญาตให้ยืมเอกสารราชการ
บัญชีหนังสือส่งเก็บ
- การจัดทำบัญชีให้รัดกุมพร้อมทั้งมีต้นฉบับและสำเนาบันทึก
- ตรวจสอบเอกสารเพื่อมั่นใจว่าตรงตามเงื่อนไขและกรรมวิธีการเก็บ
การติดต่อและฝากเก็บเอกสาร
- ส่วนราชการต้องติดต่อเกี่ยวกับการจัดส่งเอกสารก่อนทำการฝาก
- การส่งมอบเอกสารต้องมีการตรวจสอบและจัดทำบัญชีให้เรียบร้อย
Studying That Suits You
Use AI to generate personalized quizzes and flashcards to suit your learning preferences.
Description
Quiz นี้เกี่ยวข้องกับระเบียบงานสารบรรณของกองทัพบก ซึ่งรวมถึงการรับ ส่ง เก็บ รักษา ยืม และทําลายหนังสือ ถือเป็นการปฏิบัติที่สำคัญในการจัดการเอกสาร ใครที่สนใจกฎระเบียบและวิธีปฏิบัติในงานสารบรรณไม่ควรพลาด!
