OPS-EXPL-3.1 Solicitud de Nuevos Códigos - MEY-KO

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DEPARTAMENTO DE OPERACIONES OPS-EXPL-3.1 EXPLICATIVO DE PROCESOS Pagina 1 / 3 SOLICITUD DE NUEVOS CÓDIGOS V 1.1 26/09/2024 1. Objetivo: Este manual tiene como objetivo establecer las pautas necesarias y/o parámetros bajo los cuales se lleva a cabo la generación, verificación y creación de nuevos códigos de producto en el sistema Odoo. Busca asegurar que todos los Departamentos involucrados sigan un proceso estandarizado y eficiente, minimizando errores, garantizando así la correcta integración de los productos en el inventario y su uso en operaciones comerciales. 2. Alcance: Este proceso involucra todas las actividades relacionadas con la solicitud, verificación, creación y aprobación de nuevos códigos. El alcance abarca desde la obtención y revisión de la plantilla inicial, la verificación de la existencia de códigos en el sistema hasta la aprobación final del código y su disponibilidad para ser utilizados en órdenes de compra. 3. Responsables: Departamento de Operaciones | Compras, Departamento de Gestión de Calidad 4. Terminología: Código de Compra: es el valor pagado por la empresa en la adquisición de un producto, es decir la forma en como aparece en una factura y/o cotización. Código Comercial: Es el código en cómo se identifica en la página web del proveedor. Bill of Material (BoM) o Lista de Materiales (LdM): Una Lista de materiales es un documento que define la cantidad de cada componente necesario para fabricar un producto final. También incluye la ruta y los pasos individuales del proceso de fabricación. ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Gabriela Reyes Irías Luis Talavera Nashwa Sabillon Gestión de Calidad Jefe de Compras Sub-Gerente General  DEPARTAMENTO DE OPERACIONES OPS-EXPL-3.1 EXPLICATIVO DE PROCESOS Pagina 2 / 3 SOLICITUD DE NUEVOS CÓDIGOS V 1.1 26/09/2024 5. Descripción: 1. Generación de solicitud de nuevos códigos de producto: Responsable: Jefe de Compras/Analista de Compras Para dar inicio al proceso, el Departamento de Gestión de Calidad brinda una plantilla de solicitud, donde se incluye los parámetros específicos más básicos que deben completarse para la creación de un nuevo código. La plantilla consta de los siguientes elementos: Registro Sanitario: Solo debe indicar si el producto requiere o no. Código de barras: si el proveedor lo especifica, es importante agregarlo para que, al momento del ingreso del producto, pueda ser escaneado para agilizar el proceso de recepción. Garantías de fabrica: tiempo de garantía de fábrica del producto. Código de Compra. Código Comercial. Nombre de compra: nombre de la cotización del proveedor. Nombre sugerido: nombre con el que es popularmente conocido el producto en el rubro. Responsable: nombre del gerente del área al que estará asignado el producto; es la persona a la que se le notificará (en Odoo) cualquier cambio realizado en la ficha del producto. Grupo de artículo Impuesto Sobre Venta (ISV): 1 = si aplica, 0 = no aplica Punto de Venta (PDV): el producto estará habilitado en el módulo de Punto de Venta o no. Control por número de serie: 1 = si aplica, 0 = no aplica Control por número de lote: 1 = si aplica, 0 = no aplica Control por fecha de vencimiento: 1 = si aplica, 0 = no aplica Tercera edad (%): Porcentaje que aplica a la tarifa de tercera edad (si no aplica, es cero). Cuarta edad (%): Porcentaje que aplica a la tarifa de cuarta edad (si no aplica, es cero). Control de temperatura: Si aplica, a que rango de temperatura debe permanecer el producto en °C Espacialidad: Especialidad médica con la que debe ser clasificado el producto. Antes de enviar la solicitud, es importante verificar si ya existe en el sistema, para esto se utiliza la plataforma de Odoo, en el módulo de ‘Inventario’. Algunos códigos pueden estar archivados , es importante siempre filtrar para no duplicar. ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Gabriela Reyes Irías Luis Talavera Nashwa Sabillon Gestión de Calidad Jefe de Compras Sub-Gerente General  DEPARTAMENTO DE OPERACIONES OPS-EXPL-3.1 EXPLICATIVO DE PROCESOS Pagina 3 / 3 SOLICITUD DE NUEVOS CÓDIGOS V 1.1 26/09/2024 2. Solicitud de creación de nuevo código en Odoo: Responsable: Jefe de Compras/Analista de Compras Para generar un nuevo código se necesita contar con la respectiva información del proveedor, la cual se puede obtener mediante dos formas: Identificación del Proveedor: Determinar el proveedor al que pertenece el código. Recopilación de información: Si el proveedor tiene una página web, se debe buscar la ficha técnica del producto. Si no, se solicita directamente al proveedor. Para productos específicos se identifican las variantes de color y sus respectivos códigos. Luego de haber recopilado la información correspondiente se procede a completar la plantilla del sistema: Asunto de la aprobación: debe ser el nombre del Proveedor previamente creado en el sistema. Tipo de producto: o Lista de materiales: SBI-EXPL-2.1_Solicitud de creación de códigos en modalidad BOM o Mercadeo: Materiales internos del área. o Producto para venta. * o Producto para alquiler. * o Refurbished. o Code Update. *Si un producto va a ser configurado para Venta y Alquiler, son códigos separados, pero pueden especificarlo en la descripción para no hacer doble solicitud. Es muy importante realizar una breve descripción de la solicitud de creación de código, se debe de colocar si la información se encontró en la página web y adjuntar el enlace correspondiente. No está permitido el uso de CODTEMP-ISV y/o CODTEMP-EXE para productos de venta, alquiler, componentes de BoM u otro producto que no sea un consumible administrativo. Esto se hace porque el código de un producto debe estar creado para montar una Orden de Compra (OC) y no incurrir en reproceso para asegurar la visibilidad de la trazabilidad del producto en el Pipeline de Compras al Departamento Comercial. 3. Creación del código: Responsable: Departamento de Gestión de Calidad Ver el proceso OPS-EXPL-3.11_Creación de códigos de producto. ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Gabriela Reyes Irías Luis Talavera Nashwa Sabillon Gestión de Calidad Jefe de Compras Sub-Gerente General