Material de Estudio Unidad 4 PDF

Unidad 4 Optimización de recursos y reducción de costos Ilmer Cuello García 1  Contenidos Tema 1 Herramientas para la optimización del proceso presupuestario y de gestión de costos. Tema 2 Análisis de eficiencia operativa, de productividad y...

Unidad 4 Optimización de recursos y reducción de costos Ilmer Cuello García 1  Contenidos Tema 1 Herramientas para la optimización del proceso presupuestario y de gestión de costos. Tema 2 Análisis de eficiencia operativa, de productividad y de rentabilidad para la toma de decisiones estratégicas. Tema 3 Gestión efectiva del capital humano. Tema 4 Prácticas sostenibles y optimización de recursos en la organización. Conclusiones Prueba tu conocimiento Bibliografía 2  Tema 1 Herramientas para la optimización del proceso presupuestario y de gestión de costos Las herramientas para la optimización del proceso presupuestario y de gestión de costos son fundamentales para las organizaciones que buscan mejorar su eficiencia y reducir sus costos. Estas herramientas incluyen software de gestión financiera avanzado que permite una planificación presupuestaria más precisa, así como la identificación de áreas donde se pueden reducir los costos de manera efectiva. Además, herramientas de análisis de datos y de business intelligence son cada vez más utilizadas para analizar grandes volúmenes de información y tomar decisiones informadas sobre la gestión de costos. Otra herramienta importante para la optimización del proceso presupuestario y de gestión de costos son los sistemas de gestión de la cadena de suministro, que permiten a las organizaciones optimizar la adquisición de materias primas y gestionar de manera eficiente los inventarios. Estas herramientas ayudan a reducir los costos asociados con la cadena de suministro y a mejorar la eficiencia operativa en general. 3 Herramientas para la optimización del proceso presupuestario y de gestión de costos Existen varias herramientas y software disponibles en el mercado que pueden ayudar en la optimización del proceso presupuestario y de gestión de costos. Algunas de estas herramientas incluyen: Herramientas Basico: Hoja de cálculo Excel para la optimización del proceso presupuestario Software de gestión financiera: SAP, Oracle Financials, y y de gestión de Microsoft Dynamics costos. Software de planificación empresarial (EPM): IBM Planning Analytics, Anaplan, y Adaptive Insights. Software de gestión de costos: Costpoint, Deltek, y SAP Cost Management. Herramientas de análisis de datos: Tableau, QlikView, y Power BI de Microsoft Software de gestión de la cadena de suministro: SAP SCM, Oracle SCM Cloud, y Kinaxis. Fuente y elaboración propia: Ilmer Cuello García Hoja de cálculo Excel: aunque resulte obvio mencionarla, se trata de una herramienta que no pierde vigencia en el momento de la elaboración de presupuestos. 4 Software de gestión financiera: estas herramientas ayudan en la planificación, seguimiento y control de presupuestos, así como en la generación de informes financieros. Ejemplos: SAP, Oracle Financials, y Microsoft Dynamics. Software de planificación empresarial (EPM): estas herramientas permiten la creación de presupuestos y previsiones más precisos, así como la realización de análisis de escenarios y simulaciones. Ejemplos: IBM Planning Analytics, Anaplan, y Adaptive Insights. Software de gestión de costos: estas herramientas ayudan a identificar y analizar los costos en toda la organización, lo que permite una mejor gestión de los mismos. Ejemplos: Costpoint, Deltek, y SAP Cost Management. 5 Herramientas de análisis de datos: estas herramientas ayudan a analizar grandes volúmenes de datos para identificar tendencias y patrones que pueden conducir a una mejor toma de decisiones en términos de costos y presupuestos. Ejemplos: Tableau, QlikView, y Power BI de Microsoft. Software de gestión de la cadena de suministro: estas herramientas ayudan a optimizar la gestión de la cadena de suministro, lo que puede conducir a una reducción de costos. Ejemplos: SAP SCM, Oracle SCM Cloud, y Kinaxis. Estas son solo algunas de las herramientas disponibles, y la elección de la herramienta adecuada dependerá de las necesidades específicas de cada organización y de su presupuesto. Es importante realizar una evaluación cuidadosa antes de seleccionar una herramienta para garantizar que se adapte a las necesidades y objetivos de la organización. Ventajas de las Herramientas para la optimización del proceso presupuestario y de gestión de costos:  Mayor eficiencia: estas herramientas permiten automatizar procesos manuales, lo que ahorra tiempo y recursos.  Mejor precisión: al utilizar datos actualizados y análisis avanzados, se pueden realizar presupuestos y previsiones más precisos. 6   Identificación de áreas de mejora: estas herramientas pueden ayudar a identificar áreas donde se pueden reducir costos y optimizar recursos.  Toma de decisiones informada: al proporcionar análisis detallados y reportes personalizados, las herramientas permiten una toma de decisiones más informada.  Mejora en la planificación financiera: La capacidad de realizar análisis de escenarios y simulaciones ayuda a mejorar la planificación financiera a largo plazo. Desventajas de las Herramientas para la optimización del proceso presupuestario y de gestión de costos:  Costo inicial: algunas herramientas pueden ser costosas de implementar y mantener.  Curva de aprendizaje: requieren tiempo y capacitación para aprender a utilizarlas de manera efectiva.  Dependencia de la tecnología: si la herramienta falla o no funciona correctamente, puede afectar la eficiencia y la toma de decisiones.  Personal especializado: a menudo se requiere personal especializado para utilizar y mantener estas herramientas, lo que puede aumentar los costos laborales.  Integración con otros sistemas: puede ser complicado integrar estas herramientas con otros sistemas existentes en la organización. 7 Tema 2 Análisis de eficiencia operativa, de productividad y de rentabilidad para la toma de decisiones estratégicas El análisis de eficiencia operativa, de productividad y de rentabilidad es fundamental para la toma de decisiones estratégicas en cualquier organización. Este análisis implica evaluar cómo se están utilizando los recursos de la empresa, cómo se están produciendo los bienes o servicios y cuál es el retorno financiero de estas operaciones. Mediante el análisis de eficiencia operativa, se pueden identificar áreas donde se pueden optimizar los recursos y reducir los costos, lo que puede llevar a una mayor rentabilidad. Además, al analizar la productividad, se puede determinar si la empresa está utilizando eficazmente sus recursos para producir bienes o servicios. 8 Análisis de eficiencia operativa, de productividad y de rentabilidad para la toma de decisiones estratégicas El análisis de eficiencia operativa, de productividad y de rentabilidad es fundamental para la toma de decisiones estratégicas en cualquier organización. Estos análisis implican evaluar cómo se están utilizando los recursos de la empresa, cómo se están produciendo los bienes o servicios y cuál es el retorno financiero de estas operaciones. El análisis de eficiencia operativa se centra en la eficiencia de los procesos internos de la empresa, identificando áreas donde se pueden mejorar los 9 procesos para aumentar la productividad y reducir los costos. Entre los indicadores importantes para un análisis de eficiencia podemos tener: PMC “Periodo medio de cobro”, hace referencia al tiempo promedio en que la empresa recupera su cartera. PMP “Periodo promedio de pago”, hace referencia al tiempo promedio en el que la empresa paga sus obligaciones a sus proveedores. Rotación de inventarios, la rotación de inventarios es un indicador financiero que mide la eficiencia con la que una empresa gestiona su inventario. Se calcula dividiendo el costo de las ventas entre el promedio del inventario durante un período específico. RATIOS ACTIVIDAD - EFICIENCIA 2021 2022 Valor óptimo Formula de calculo PMC (Periodo medio de cobro) 41 40 PMC < PMP (CxC clientes *360)/ Ventas PMP (Periodo medio de pago) 79 102 Proporcional al PMC (Pasivo corriente*360) / Ventas ROTACIÓN DE INVENTARIOS 8 7 El mayor posible Ventas / Inventarios DIAS DE INVENTARIOS 47 50 El menor posible (360) / Rotación de inventarios ROTACIÓN DE ACTIVOS 0,5 0,6 El mayor posible Ventas / Activo total Fuente y elaboración propia: Ilmer Cuello García El análisis de productividad se enfoca en medir la producción de la empresa en relación con los recursos utilizados, lo que ayuda a determinar si la empresa está utilizando eficazmente sus recursos para producir bienes o servicios. El análisis de productividad utiliza una variedad de indicadores para medir la eficiencia con la que una empresa utiliza sus recursos para producir bienes y servicios. Algunos de los indicadores más comunes incluyen: 10   Productividad laboral: Se calcula dividiendo la producción total entre el número de horas trabajadas. Puede medirse a nivel individual, por equipo o para toda la empresa.  Productividad del capital: Mide la producción generada por cada unidad de capital invertido. Se calcula dividiendo la producción total entre el capital total utilizado.  Productividad por unidad de medida: Mide la producción por unidad de medida de un recurso específico, como por ejemplo, la producción por metro cuadrado de espacio de fabricación.  Índice de utilización de la capacidad: Mide el nivel de utilización de la capacidad de producción de una empresa. Se calcula dividiendo la producción real entre la capacidad máxima de producción. El análisis de rentabilidad evalúa si las operaciones de la empresa están generando beneficios y cuál es el retorno sobre la inversión. RATIOS RENTABILIDAD 2021 2022 Valor óptim o Form ula de calculo RENTABILIDAD DEL ACTIVO (ROA) 5,6% 1,0% Superior al costo de la deuda Utilidad neta / Activo Total RENTABILIDAD DEL PATRIMONIO (ROE) 8,2% 1,6% Superior a la rentabilidad de mercado Utilidad neta / Patrimonio MARGEN NETO EN VENTAS 10,2% 1,6% El mayor posible Utilidad neta / Ventas Fuente y elaboración propia: Ilmer Cuello García 11  Tema 3 Gestión efectiva del capital humano La gestión efectiva del capital humano es fundamental para el éxito de cualquier organización, se refiere al conjunto de estrategias y prácticas diseñadas para reclutar, desarrollar, motivar y retener a los empleados de una empresa. En un mercado laboral competitivo y en constante evolución, las organizaciones que priorizan el desarrollo y bienestar de su talento humano tienden a destacarse. La gestión efectiva del capital humano implica una serie de aspectos clave, como la creación de un ambiente laboral inclusivo y de apoyo, el establecimiento de programas de capacitación y desarrollo profesional, y la implementación de sistemas de evaluación y retroalimentación. Además, implica reconocer y valorar el aporte de cada empleado, fomentando un sentido de pertenencia y compromiso con los objetivos de la organización. En última instancia, una gestión eficaz del capital humano no solo contribuye al crecimiento y la rentabilidad de la empresa, sino que también fortalece su reputación como empleador de elección en el mercado. 12 Gestión efectiva del capital humano La gestión efectiva del capital humano es fundamental para el éxito de cualquier organización. A continuación, presentamos algunos pasos clave para lograrlo: Tener procesos de reclutamiento y selección adecuados Tener programa de desarrollo del talento humano Fomentar una comunicación clara y efctiva Establecer objetivos y metas claras con cada uno de los empleados Tener un programa de reconocimiento t recompensa a los empleados Promociónar un buen equilibrio entre trabajo y vida personal Gestiónr eficientemente el desempeño delos empleados Cuidadar del bienestar emociona de los empleados Fuente y elaboración propia: Ilmer Cuello García 13 Al implementar estos pasos, la organización puede mejorar significativamente la gestión del capital humano y crear un ambiente de trabajo donde los empleados se sientan valorados, motivados y comprometidos con el éxito de la empresa. Reclutamiento y selección adecuados: Identificar las habilidades y competencias necesarias para cada puesto y asegura de contratar con las personas adecuadas, utiliza métodos de reclutamiento eficaces, como tener banco de hojas de vida, la publicación de ofertas de empleo en sitios web relevantes, redes sociales profesionales, y la participación en ferias de empleo. 14 Desarrollo del talento humano: Implementar programas de formación y desarrollo que ayuden a los empleados a mejorar sus conocimientos, habilidades y destrezas, esto puede incluir entrenamiento en el trabajo, programas de mentoría, seminarios y cursos de educación continua, entre otros. Comunicación clara y abierta: Fomentar una cultura de comunicación abierta donde los empleados se sientan cómodos compartiendo ideas, preocupaciones y retroalimentación, esto puede incluir reuniones regulares uno a uno, encuestas de clima laboral, y canales de comunicación interna efectivos. Establecimiento de metas y objetivos claros: Definir metas y objetivos claros para cada empleado y equipo, y asegurar de que estén alineados con los objetivos de la organización. Proporcionar retroalimentación regular sobre el progreso hacia el cumplimiento de las metas y reconoce los logros alcanzados. Reconocimiento y recompensas: Reconocer y recompensar el buen desempeño de los empleados de manera regular y significativa, esto puede incluir elogios públicos, bonos por desempeño, ascensos y oportunidades de desarrollo profesional. 15 Promoción de un buen equilibrio entre trabajo y vida personal: Reconocer la importancia de mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal, ofrecer flexibilidad en los horarios de trabajo, tiempo libre remunerado y programas de bienestar para ayudar a los empleados a mantenerse saludables y felices. Gestión del desempeño: Establecer un sistema de evaluación del desempeño que sea justo y transparente, y proporcionar retroalimentación constructiva a los empleados sobre su rendimiento, utilizar esta información para identificar áreas de mejora y proporcionar oportunidades de desarrollo. Cuidado del bienestar emocional: Reconocer y abordar las necesidades emocionales de los empleados, ofrecer apoyo emocional y recursos para ayudar a los empleados a lidiar con el estrés, la ansiedad y otros problemas emocionales que puedan surgir en el trabajo. 16  Tema 4 Prácticas sostenibles y optimización de recursos en la organización La implementación de prácticas sostenibles y la optimización de recursos en una organización son aspectos fundamentales para su desarrollo y su contribución al bienestar del medio ambiente y la sociedad, estas prácticas se centran en la adopción de medidas que minimicen el impacto ambiental de las operaciones de la empresa, así como en el uso eficiente de los recursos disponibles. En primer lugar, las prácticas sostenibles implican la incorporación de procesos y tecnologías que reduzcan la generación de residuos, promuevan el reciclaje y fomenten el uso de energías renovables, esto no solo beneficia al entorno, sino que también puede traducirse en ahorros significativos para la organización a largo plazo. Por otro lado, la optimización de recursos se refiere a la gestión eficiente de los recursos materiales, financieros y humanos, buscando maximizar su rendimiento y minimizar su desperdicio, esto puede lograrse mediante la implementación de sistemas de gestión eficientes, la capacitación del personal en prácticas de ahorro y la utilización de tecnologías que permitan una mayor eficiencia en los procesos productivos. 17 Prácticas sostenibles y optimización de recursos en la organización Implementar prácticas sostenibles y optimización de recursos en una organización implica un enfoque holístico que abarca diferentes áreas y aspectos. Como son: Auditoría de recursos Eficiencia energética Gestión de residuos Transporte Educación y Compra responsable sostenible sensibilización Innovación Medición y Colaboración y tecnológica seguimiento participación Compromiso de la alta dirección Fuente y elaboración propia: Ilmer Cuello García Auditoría de recursos: Realizar una evaluación exhaustiva de los recursos que utiliza la organización, como energía, agua, materiales y espacio. Identifica áreas donde se están utilizando en exceso y busca maneras de reducir ese consumo. 18 Eficiencia energética: Implementar medidas para reducir el consumo de energía, como el uso de iluminación LED, la optimización de sistemas de climatización y la compra de equipos más eficientes desde el punto de vista energético. Gestión de residuos: Establecer políticas de reducción, reutilización y reciclaje de residuos tanto a nivel de oficina como en la cadena de suministro, fomenta la reducción de residuos mediante la minimización del embalaje y la compra de productos reciclados. Transporte sostenible: Promover el uso de transporte público, bicicletas o vehículos eléctricos entre los empleados, fomentar el teletrabajo en casa cuando sea posible para reducir la necesidad de desplazamientos. 19 Compra responsable: Priorizar la compra de productos y materiales ecológicos y sostenibles, busca proveedores que compartan los valores de tu organización en términos de sostenibilidad. Educación y sensibilización: Capacitar a los empleados sobre la importancia de la sostenibilidad y la optimización de recursos, organizar sesiones de sensibilización y proporciona recursos educativos sobre prácticas sostenibles. Innovación tecnológica: Investigar y adoptar tecnologías innovadoras que puedan ayudar a mejorar la eficiencia y reducir el consumo de recursos en tu organización, como la automatización de procesos, la inteligencia artificial para la gestión de recursos y las energías renovables. Medición y seguimiento: Establecer indicadores clave de rendimiento (KPIs) para monitorizar el progreso en la implementación de prácticas sostenibles y optimización de recursos, realizar evaluaciones periódicas para identificar áreas de mejora y ajustar tus estrategias en consecuencia. 20 Colaboración y participación: Fomentar la colaboración con otras organizaciones, instituciones académicas y organismos gubernamentales para intercambiar buenas prácticas y trabajar en iniciativas conjuntas de sostenibilidad. Compromiso de la alta dirección: Es fundamental que la alta dirección de la organización demuestre un compromiso claro y visible con la sostenibilidad y la optimización de recursos, esto enviará un mensaje fuerte a todos los niveles de la organización y ayudará 21 a impulsar el cambio cultural necesario para adoptar estas prácticas de manera efectiva. La implementación de prácticas sostenibles y optimización de recursos en una organización conlleva una serie de beneficios significativos, tanto a corto como a largo plazo, entre estos beneficios podemos notar:  Reducción de costos operativos  Aumento de la eficiencia  Mejora de la reputación corporativa  Cumplimiento normativo  Atracción y retención de talento humano  Diferenciación competitiva  Reducción del riesgo  Estímulo a la innovación La implementación de prácticas sostenibles y optimización de recursos no solo beneficia al medio ambiente, sino que también puede generar ventajas económicas, sociales y estratégicas significativas para las organizaciones. 22 Conclusiones Las herramientas para la optimización del proceso presupuestario y de gestión de costos son fundamentales para las organizaciones que buscan optimizar sus recursos y reducir sus costos de manera efectiva. Estas herramientas permiten una planificación presupuestaria más precisa, la identificación de áreas donde se pueden reducir los costos y una gestión más eficiente de la cadena de suministro. Al implementar estas herramientas de manera adecuada, las organizaciones pueden mejorar su eficiencia operativa y lograr una mayor rentabilidad a largo plazo. El análisis de eficiencia operativa, de productividad y de rentabilidad es esencial para la toma de decisiones estratégicas orientadas a la optimización de recursos y la reducción de costos. Al evaluar cómo se utilizan los recursos, cómo se producen los bienes o servicios y cuál es el retorno financiero de estas operaciones, las organizaciones pueden identificar áreas de mejora, aumentar su eficiencia y mejorar su rentabilidad. Esto les permite tomar decisiones más informadas y estratégicas que contribuyen a su crecimiento y éxito a largo plazo. 23  La gestión efectiva del capital humano no solo es un imperativo para las empresas en un entorno empresarial competitivo, sino que también es un factor determinante para su éxito a largo plazo, al priorizar el reclutamiento, desarrollo, motivación y retención del talento humano, las organizaciones pueden mejorar su productividad, innovación y competitividad en el mercado. Además, al crear un ambiente laboral inclusivo y de apoyo, se fomenta un sentido de pertenencia y compromiso entre los empleados, lo que conduce a una mayor satisfacción laboral y un mejor desempeño. La integración de prácticas sostenibles y la optimización de recursos en una organización son imperativos en la actualidad, tanto desde una perspectiva ambiental como económica, estas iniciativas no solo reflejan un compromiso con la preservación del medio ambiente y el bienestar social, sino que también pueden generar beneficios tangibles para la empresa, como la reducción de costos operativos, la mejora de la imagen corporativa y la creación de nuevas oportunidades de negocio. 24  Prueba tus conocimientos A continuación, encontrarás 3 preguntas sobre los temas vistos, estas no son calificables, tienen como fin que puedas verificar tu aprendizaje. Discute las respuestas con tus compañeros y docente durante el encuentro sincrónico. 1. ¿Cuál de las siguientes herramientas es más adecuada para optimizar el proceso presupuestario y de gestión de costos en una organización? Software de gestión financiera Software de edición de documentos Software de diseño gráfico 2. ¿Cuál de los siguientes aspectos es fundamental para el análisis de eficiencia operativa, de productividad y de rentabilidad en la toma de decisiones estratégicas? Implementar estrategias de marketing. Aumentar el precio de los productos o servicios. Identificar áreas de mejora y reducción de costos. 25 3. ¿Cuál de las siguientes áreas se enfoca en la gestión efectiva del capital humano como parte de las estrategias de optimización de recursos organizacionales? Contabilidad financiera Recursos humanos Gestión de proyectos 26  Bibliografía López, J. M. (2020). Optimización de recursos en entornos empresariales cambiantes. Editorial Empresarial. Brigham, E. F., & Houston, J. F. (2019). Fundamentos de administración financiera. Cengage Learning Editores. Pérez, M. (2022). Gestión efectiva del capital humano en el siglo XXI. Editorial Recursos Humanos S.A. Pérez, M. (2022). Gestión efectiva del capital humano en el siglo XXI. Editorial Recursos Humanos S.A. Cibergrafía: La gestión del cambio en las organizaciones - Adaptarse a entornos cambiantes: https://www.youtube.com/watch?v=ZLiozTCCTxA Desafíos y tendencias en la gestión de Recursos Humanos: https://www.youtube.com/watch?v=aM9QGAoLLjI 27