Evenementen als marketingtool Case PDF

Evenementen als marketingtool Evenementen als marketinginstrument? Evenementen spelen een steeds grotere rol als marketinginstrument voor bedrijven en merken. Ze bieden unieke kansen om direct contact te maken met doelgroepen, relaties op te bouwen en merkbekendheid te vergroten. ‘’Even...

Evenementen als marketingtool Evenementen als marketinginstrument? Evenementen spelen een steeds grotere rol als marketinginstrument voor bedrijven en merken. Ze bieden unieke kansen om direct contact te maken met doelgroepen, relaties op te bouwen en merkbekendheid te vergroten. ‘’Eventmarketing richt zich op het ontwikkelen, verdiepen en uitbouwen van een relatie met één of meer (genodigde) doelgroepen, waarbij het event of de serie events als marketing- en- communicatie instrument wordt ingezet en waarbij emotie en beleving samenkomen. Voorwaarde is een duidelijk geschreven doelstelling, boodschap en doelgroep, de buyer persona.‘’ Wat is eventmarketing? “Eventmarketing is de organisatie van een evenement om marketingdoelstellingen te realiseren.” “Onder eventmarketing verstaan we het plannen of organiseren van een bijeenkomst, waarbij een merk, product of dienst centraal staat. Er zijn verschillende typen events die onder eventmarketing vallen en daar is de conferentie er een van. Naast conferenties zijn beurzen, seminars, lanceerfeesten, workshops, festivals, webinars en virtual events, vormen van eventmarketing.” Kernelementen in de verschillende definities Direct contact met je doelgroep Relaties opbouwen met je doelgroep Merkbekendheid vergroten (product/dienst) bij de doelgroep = Imago versterkend Inspelen op de emotie en de beleving van de doelgroep Zintuigen stimuleren Marketingdoelstellingen realiseren = vooropgestelde doelstellingen realiseren Gebruik maken van verschillende typen event Online/offline (ontmoeting) Eventmarketing volgens onderzoek… Bizzabo (een Event Management Software bedrijf), deed een onderzoek naar events en publiceerde het volgende:  Ruim 80 procent van de organisatoren van events zien events als hun meest krachtige marketingtool  76 procent van de organisatoren gelooft dat in-person conferenties een belangrijk onderdeel zijn van het succes van hun organisatie  Zo’n 70 procent van de bezoekers ziet het bezoeken van zakelijke events als een kans om meer te leren over nieuwe producten en diensten  Daarnaast vindt ruim 77 procent van de bezoekers conferenties de ideale plek om te netwerken Voorbeeld B2B Voorbeeld B2C  Voorbeeld B2C Opdrachtgeve r: Rijksmuseum Bureau: Xsaga Doelstelling: Free publicity met een zeer klein budget. De payoff Laat je verrassen moe st tot leven komen. Nationale aandacht was een must, international ‘nice to have’. Hoe ga je te werk? 1. Bepaal de doelstellingen/strategie Door de opdrachtgever (zender) 2. Baken de doelgroep(en) af 3. Kies de juiste formule Door het eventbureau 4. Detailleer het voorstel of toch zelf organiseren? 5. Start de voorbereiding 6. Productie (conversatie/activatie van deelnemers) 7. Evaluatie (ROI) Door beiden Stap 1: Bepaal je doelstellingen Waarom organiseer je jouw evenement? Wat hoop je hiermee te bereiken? Bouwen aan een gemeenschap? Netwerken? Meer verkopen? Persoonlijk contact met klanten = loyaliteit vergroten en relatie verbeteren? Expertise delen? Wat wil je dat de gast doet/denkt/voelt na het evenement? Formuleer een duidelijk doel = doel SMART Doelstellingen van een event (algemeen) 1. Commercieel (geld verdienen) Bv. avondmarkt 10. Educatie/Kennisdeling Bv. Congres 2. Naambekendheid Bv. sampling 11. Informatie Bv. Hoorzitting 3. Incentive (bedanking) Bv. personeelsfeest, 12. Gezondheid bevorderen Bv. Loopwedstrijd snoepreis met klanten 13. Maatschappelijk verantwoord ondernemen 4. Klantenwerving Bv. roadshow (MVO) Bv. Inzamelingsactie 5. Personeelsrekrutering Bv. jobbeurs 14. Protest Bv. Betoging 6. Teambuilding/personeelsretentie Bv. adventure 15. Entertainment/Fun Bv. muziekfestival weekend 16. Traditie in ere houden/herdenking Bv. Virga 7. Viering Bv. verjaardag, jubileum Jessefeesten 8. Imago versterken Bv. politieke rally 17. … 9. Netwerking Bv. jaarvergadering Voka Uiteraard kunnen meerdere doelstellingen tegelijk plaatsvinden Stap 1: Bepaal je strategie Vanuit welke strategie organiseer jij jouw event? Een event kan worden georganiseerd vanuit de volgende strategieën: Relatiemarketingstrategie: het opbouwen, behouden en verdiepen van relaties; Marketingcommunicatiestrategie: het beïnvloeden van kennis, houding en gedrag van de bezoeker; Externalbrandingstrategie: het beïnvloeden, creëren of veranderen van associaties die een bezoeker bij een organisatie heeft; Internalbrandingstrategie: het beïnvloeden, creëren of veranderen van associaties bij de medewerker om de medewerkersbetrokkenheid te vergroten en de klant beleving te optimaliseren; Citymarketingstrategie: het bijdragen aan de doelstellingen van de stad. Stap 2: Bepaal je doelgroepen Voor wie organiseer je je event? Welke bezoekers wens je te ontvangen? Wie is mijn publiek en wat willen ze weten? Welke kennis hebben ze al en welke onderwerpen vinden ze interessant? DNA van de klant Þ Luisteren! Doelgroepen van een event 1. Bestaande klanten en andere zakenrelaties Bv. incentive 2. Potentiële klanten Bv. vakbeurs 3. Personeel Bv. personeelsfeest 4. Potentiële medewerkers Bv. jobbeurs 5. Grote publiek, al dan niet gesegmenteerd Bv. stadsfestival Stap 3: de juiste formule kiezen Nodig? 1. Een duidelijke briefing  Doel, budget, identiteit, huisstijl, doelgroep, prioriteit, historiek 2. creativiteit 3. groot netwerk Maatwerk! Vertrekken van een leeg blad ”Slijpen van een diamant, die je uiteindelijk toont” Stap 4: Detailleer het voorstel Þwie, wat, waar, wanneer, hoeveel… Datum Programma Locatie Catering Entertainment Communicatie = uitnodiging, aankleding, sociale media, pers, bedankje achteraf,… Stel het juiste team samen: kenmerken van personeel = creatief, flexibel, teamspelers, ’werk zien’, PASSIONEEL! Budget bepalen/budget beheer Stap 5: Voorbereiding van het event Vastleggen locatie Verzekering Vergunning Geluidsnormen/Unisono Catering Vrijwilligers Noodplan Opstellen van draaiboek => Dit wordt uitgebreid besproken tijdens het vak Event Essentials in jaar 2 Stap 5: de voorbereiding (communicatie) 1. Bouw de spanning op Laat in het communicatieplan de hoeveelheid informatie bij elke stap van eventcommunicatie toenemen. De flyer geeft summiere info. Op een marketingwebsite toon je alleen de highlights. De uitnodiging bevat al een enkele details van je evenement en op de registratiewebsite publiceer je het complete programma. 2. Verzorg de uitnodiging Een tijdige aankondiging met enkele herinneringen in de aanloop naar het evenement is de beste communicatiestrategie voor je evenement. Zorg altijd voor onpartijdige feedback op de uitnodiging voordat je ze verstuurt. Laat de uitnodiging lezen door iemand die geen onderdeel is van de planning, zodat je zeker weet dat er geen cruciale informatie ontbreekt. Stap 5: de voorbereiding (communicatie) 3. Gebruik social media Het gebruik van social media loopt als een rode draad door het eventcommunicatieplan. Om je evenement zo levend mogelijk te maken is het essentieel om voorafgaand, tijdens en na je evenement in contact te staan met je publiek. Voorafgaand aan het evenement Aangezien 58% van alle internetgebruikers actief zijn op social media, is het van belang om daar een relatie op te bouwen met je publiek. Door regelmatig content te plaatsen over je evenement kun je een interactief, online platform creëren. Men kan voorafgaand aan het evenement aangeven dat zij aanwezig zijn bij je evenement. Bekenden krijgen dit mogelijk te zien en dat zal hen wellicht aansporen om ook naar het evenement te gaan. Daarnaast kunnen zij content van je evenement delen en hierop reageren. Tijdens het evenement Gedurende het evenement kunnen actuele berichten/updates geplaatst worden voor het publiek op een social media wall, waar zij vervolgens weer op kunnen reageren. Ook het plaatsen van foto’s en video’s zal de interactie op het social media platform vergroten. Heb je al gedacht aan een mobiele app? Met een timetable en allerlei andere nuttige informatie kun jij eenvoudig de ervaring van je bezoekers verbeteren. Na het evenement Voor sponsors, exposanten en voor jou als organisator is het belangrijk om achteraf in contact te komen met de bezoekers en dit publiek zakelijk te exploiteren. Blijf ook na je event actief op social media om je community ‘levend te houden’ tot mogelijk een volgend event. Stap 5: de voorbereiding (communicatie) 4. Registratie moet geen last zijn De registratie van je event moet eenvoudig en snel kunnen plaatsvinden. Een flexibele website is essentieel voor je deelnemers en voor jou als organisator. Zorg er voor dat deze ook gebruiksvriendelijk is voor mobiele apparaten, zodat ook hierop de registratie snel en eenvoudig verloopt. Maak het voor deelnemers mogelijk om (achteraf) hun gegevens te wijzigen. 5. Stuur herinneringen Herhaling is de kracht van een boodschap! Stuur daarom een herinnering aan zowel diegenen die zich nog niet hebben ingeschreven als aan wie zich al wel heeft ingeschreven. 6. Heet de deelnemers welkom Stuur de deelnemers enkele uren voorafgaand aan het evenement een WhatsApp-bericht of een sms’je, waarin je ze welkom heet. Maak je publiek enthousiast en wens hen een prachtig evenement toe. Een WhatsApp-bericht of sms’je is onverwachts en krijgt daardoor tien keer meer aandacht dan een reguliere mail. Stap 6: Productie – het evenement vindt plaats Draaiboek uitvoeren Oplossen wat misloopt Voorbeelden: no show, bijspringen in toogbediening, gescheurde rok, vechtpartij bij de bezoekers,… Nazorg/afwerking: goodie bag, foto’s/video bezorgen, activatie voor volgende editie Stap 7: evaluatie = basis voor herhaling (volgende editie, samenwerking zelfde of ander eventbureau, …) Hoe kan je meten of een event geslaagd is? afhankelijk van de doelstellingen (naambekendheid, reputatie, verkopen, fun, rekrutering,…) Tevredenheidsenquête Na het event (scorekaart, reviews) Vergelijking met vorige editie (% van stijging/daling) Reacties op sociale media Naambekendheid voor en na-meting Sales aantal verkochte tickets, aantal verkochte producten,… Imago/reputatie = subjectief, op lange termijn merkbaar Stap 7: evaluatie Het aantal mensen dat jouw event heeft bezocht. Zie je een groot verschil tussen het aantal registraties en de daadwerkelijke bezoekers en zo ja, hoe komt dat? De winst van jouw event, wanneer het een betaald event is. Heeft het voldoende opgeleverd? De buzz op social media, indien dat relevant is. Wordt jouw bijeenkomst genoemd op X, Instagram en LinkedIn? Praten influencers erover en delen mensen berichten van anderen? De ervaring van je bezoekers. Laat jouw bezoekers een vragenlijst invullen en vraag naar hun beleving. Wil je het kwantificeren? Vraag dan om een cijfer. De leads die het heeft opgeleverd. Waarom bezoeken mensen events? Motieven = de reden waarom iemand naar een event gaat  Variëren Persoonlijk, normen en waarden, levensstijl, behoeften en attitude van een persoon De beleving is niet voldoende om naar een event te gaan, dit maakt het event gewoon extra leuk! De ware reden van een bezoek : relaties ontmoeten, inzicht krijgen in de markt, nieuwe producten ontdekken,… Barrières = Redenen om niet naar een event te gaan Bijvoorbeeld: plaats, tijd, kosten te hoog, niet in de stemming, te riskant,… Waarom bezoeken mensen events? Omwille van het effect, de ervaring: Basale/cruciale ervaring: emotionele reactie Memorabele ervaringen: persoonlijk Transformerende ervaringen: duurzame verandering in attitude en gedrag De ultieme beleving! Drijfveren Erkend en gewaardeerd worden Iets nieuws mee willen maken Controle willen houden , op de hoogte willen blijven Niet alleen willen zijn. Het belevingsproces Zintuiglijke waarneming = zien, horen, tasten, ruiken en proeven Emoties De zintuiglijke stimuli staat in relatie met de emotionele en fysieke respons Cognitieve processen emoties beïnvloeden waar we aandacht voor hebben en zetten daarmee voor een belangrijk deel de cognitieve processen in werking => rechtstreekse/directe verwerking van de informatie met een positief gevoel Model dat de werking beschrijft Stimulus Organisme Respons Informatie: opslag Leren in LT-geheuven Emotionele conditionering Marketingevent Betrokkenheid Attitude imago Gedrag Stemming Emoties “echte emotionele beleving” Geef een antwoord op onderstaande vragen. Kies een evenement. Maak gebruik van foto’s/video’s om je antwoord te staven. 1. Wat kan een emotionele reactie opwekken tijdens een evenement? 2. Hoe kan je een persoonlijke ervaring creëren tijdens een evenement? 3. Hoe kan een evenement invloed hebben op jouw mening ten opzichte van een merk/product/dienst? 4. Hoe kunnen onze zintuigen tijdens een evenement getriggerd worden? 5. Hebben deze zintuigelijke triggers invloed op onze emotie?  B2B vs B2C Fysiek vs virtueel vs combinatie (hybride) Soorten Bijvoorbeeld: show met hologram, virtuele beurs, begeleidende ‘tribe-box’ met hapjes & gadgets,… business Privé vs publiek events Betalend vs gratis Beperkt vs massa 1 doelgroep vs multi-purpose Opdeling business events naar genre Zakelijke evenementen Fundraisingevenementen, goede doelen Beurzen en tentoonstellingen Ontspanning en entertainment Festivals Overheids- en civiele evenementen Marketingevenementen Meetings en conventies Sociale evenementen, lifestyle-evenementen Sportieve evenementen Opdeling business events naar genre Evenementen Niet-openbare Openbare evenementen evenementen (vakgericht) (Publiekgericht) Regulier Niet – regulier Vakgericht aanbod Bedrijfsevent aanbod event (incidenteel) (terugkerend) Eventmarketing trends 1. AI-tools gebruiken tijdens de voorbereiding om processen te optimaliseren. Opstellen en versturen van e-mails. Betere beleving op het event te creëren. 2. Het gebruik van een event-app Het is een tool dat netwerken makkelijker maakt, omdat je van tevoren een connectie kunt maken met andere bezoekers. Daarnaast is het een persoonlijke gids, waarop je jouw persoonlijke programma en andere relevante informatie kunt zien. 3. Doorgaan met hybride events Door hybride evenementen kan je je bereik vergroten, omdat je een publiek uit het buitenland kunt bereiken. Ideaal dus wanneer jouw doelgroep zich ook buiten de landgrenzen bevindt. Evenementen als marketingtool Case Briefing marketingevenement: Werving van nieuwe lectoren voor Hogeschool PXL Doel van het evenement: Het hoofddoel van dit marketingevenement is om nieuwe lectoren aan te trekken voor Hogeschool PXL. We streven ernaar om gekwalificeerde en enthousiaste professionals aan te trekken die onze visie delen en willen bijdragen aan de groei en excellentie van ons onderwijs en onderzoek. Datum en locatie: Datum: [In te vullen] Locatie: Campus Hogeschool PXL [specifieke locatie, indien van toepassing] Doelgroep: Ervaren professionals met expertise in verschillende vakgebieden binnen het hoger onderwijs. Potentiële lectoren die geïnteresseerd zijn in een dynamische en innovatieve onderwijsomgeving. Kandidaten met een passie voor het begeleiden en inspireren van studenten. Kies één van de volgende evenementen en werk deze per stap uit. Zakelijke evenementen Fundraisingevenementen, goede doelen Beurzen en tentoonstellingen Ontspanning en entertainment Festivals Overheids- en civiele evenementen Marketingevenementen Meetings en conventies Sociale evenementen, lifestyle-evenementen Sportieve evenementen Case: PXL 1. De doelstelling/strategie 2. De doelgroep(en) 3. De gekozen formule 4. Het voorstel en uitwerking Plaats Moment Benodigdheden Artiesten Team Externe partijen Case: PXL 5. Voorbereiding Reservaties (locatie, personeel, attributen,…): Uitnodiging Ticketverkoop Promotie 6. Productie 7. Evaluatie Tevredenheidsenquête (rechtstreeks) Klantentrouw (% van deelnemers dat opnieuw boekt)