قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية PDF

 ‫المحتويات‬ ‫‪ | ٥‬المقدمة‬ ‫تعريفات‬ ‫|‬ ‫‪٧‬‬...

 ‫المحتويات‬ ‫‪ | ٥‬المقدمة‬ ‫تعريفات‬ ‫|‬ ‫‪٧‬‬ ‫الهيكل التنظيمي لجهاز المستودعات‬ ‫|‬ ‫‪٨‬‬ ‫مسؤوليات إدارة المستودعات‬ ‫|‬ ‫‪٨‬‬ ‫الوظائف المستودعية‬ ‫|‬ ‫‪٨‬‬ ‫حاالت تعيين أمناء مستودعات ومأموري العهد و إجازاتهم وإنتداباتهم وإنفكاكهم عن الوظيفة‬ ‫|‬ ‫‪٩‬‬ ‫تقسيم المستودعات‬ ‫|‬ ‫‪١٠‬‬ ‫أصناف المخزون‬ ‫|‬ ‫‪١٠‬‬ ‫نماذج استالم األصناف المؤمنة بالشراء‬ ‫|‬ ‫‪١٢‬‬ ‫إجراءات استالم األصناف المشتراة‬ ‫|‬ ‫‪١٣‬‬ ‫صرف األصناف من المستودعات‬ ‫|‬ ‫‪١٥‬‬ ‫الهبات والتبرعات والمنح‬ ‫|‬ ‫‪١٨‬‬ ‫العهد العينية‬ ‫|‬ ‫‪١٩‬‬ ‫أقسام العهد العينية‬ ‫|‬ ‫‪١٩‬‬ ‫قيد العهد العينية‬ ‫|‬ ‫‪١٩‬‬ ‫‪ | ٢٠‬نقل العهد العينية‬ ‫‪ | ٢٠‬المسؤولية عن العهد العينية‬ ‫‪ | ٢١‬إرجاع األصناف إلى المستودعات‬ ‫‪ | ٢٣‬إصالح األصناف‬ ‫‪ | ٢٤‬بيع األصناف المرجعة‬ ‫إتالف األصناف المرجعة‬ ‫|‬ ‫‪٢٥‬‬ ‫الرقابة المستودعية‬ ‫|‬ ‫‪٢٥‬‬ ‫الرقابة على المخزون‬ ‫|‬ ‫‪٢٦‬‬ ‫اختصاصات إدارة ‪ ،‬أو قسم ‪ ،‬أو وحدة مراقبة المخزون‬ ‫|‬ ‫‪٢٦‬‬ ‫وظائف إدارة ‪ ،‬أو قسم ‪ ،‬أو وحدة مراقبة المخزون‬ ‫|‬ ‫‪٢٨‬‬ ‫‪ | ٢٩‬جرد األصناف‬ ‫‪ | ٣٠‬إستمارة الجرد‬ ‫رقابة الديوان العام للمحاسبة على المستودعات‬ ‫|‬ ‫‪٣١‬‬ ‫فقد أو تلف األصناف‬ ‫|‬ ‫‪٣٢‬‬ ‫معادلة قيمة األصناف المفقودة‪ ،‬أو التالفة‪ ،‬وإثباتها‬ ‫|‬ ‫‪٣٣‬‬ ‫األصناف الراكدة والمكدسة‬ ‫|‬ ‫‪٣٣‬‬ ‫حصر األصناف الراكدة‪ ،‬أو المكدسة وصرفها‬ ‫|‬ ‫‪٣٣‬‬ ‫أحكام عامة‬ ‫|‬ ‫‪٣٤‬‬ ‫االشتراطات الواجب توافرها في المستودعات الحكومية‬ ‫|‬ ‫‪٣٦‬‬ ‫إنشاء أو استئجار مباني المستودعات‬ ‫|‬ ‫‪٣٧‬‬ ‫النماذج‬ ‫|‬ ‫‪٣٨‬‬  ‫المقدمة‬ ‫الحمــد للــه رب العالميــن والصــاة والســام علــى أشــرف األنبيــاء والمرســلين‪ ،‬وبعــد‪ :‬تنفيـ ً‬ ‫ـذا لقــرار‬ ‫مجلــس الــوزراء رقــم (‪ )51‬وتاريــخ ‪1441/1/18‬ه المتضمــن بــأن يتولــى الديــوان العــام للمحاســبة‬ ‫مهمــات الرقابــة الميدانيــة‪ ،‬وأعمــال التفتيــش علــى المســتودعات الحكوميــة‪ ،‬وتطويــر قواعــد‬ ‫وإجــراءات المســتودعات الحكوميــة وتحديثهــا‪.‬‬ ‫(رابعــا) مــن األمــر الســامي رقــم (‪ )29469‬وتاريــخ ‪1442/5/28‬ه بــأن‬ ‫ً‬ ‫وبنــاء علــى مــا تضمنــه البنــد‬ ‫ً‬ ‫يتــم التنســيق بيــن وزارة الماليــة والديــوان العــام للمحاســبة لبحــث أتمتــة نمــاذج األوراق ذات‬ ‫القيمــة الخاصــة بالمســتودعات الحكوميــة المشــار إليهــا فــي قــرار مجلــس الــوزراء رقــم (‪ )51‬وتاريــخ‬ ‫‪1441/1/18‬ه‪ ،‬وإلحاقهــا بالنمــاذج الــواردة فــي (قواعــد وإجــراءات المســتودعات الحكوميــة) الصــادرة‬ ‫بتعميــم هــذا الديــوان رقــم (‪ )18345‬وتاريــخ ‪1442/3/29‬ه‪.‬‬ ‫يطيــب لــي أن أقــدم «قواعــد وإجــراءات المســتودعات الحكوميــة» المعدلــة بعــد أن جــرى أتمتة نماذج‬ ‫األوراق ذات القيمــة الخاصــة بالمســتودعات الحكوميــة‪ ،‬وتحديــث األحــكام الخاصــة بهــا‪ ،‬وإلحاقهــا‬ ‫بالنمــاذج الــواردة فــي تلــك القواعــد‪.‬‬ ‫هــذا ونأمــل تعميــم هــذه القواعــد علــى جميــع المســؤولين عــن تنفيــذ أحكامهــا‪ ،‬والتأكيــد عليهــم‬ ‫ـدال مــن القواعــد الســابقة الصــادرة بتعميــم الديــوان المشــار إليــه‬ ‫بالتقيــد بهــا والعمــل بموجبهــا بـ ً‬ ‫ـاال لمــا نصــت عليــه المــادة (الرابعــة) مــن نظــام وظائــف مباشــرة األمــوال العامــة الصــادر‬ ‫بعاليــه‪ ،‬إعمـ ً‬ ‫بالمرســوم الملكــي رقــم (م‪ )18/‬وتاريــخ ‪1436/2/23‬ه مــن أن «علــى الجهــة اســتخدام الوســائل‬ ‫االلكترونيــة التـــي تضبــط مدخــات الصناديــق والمســتودعات ومخرجاتهــا»‪ ،‬واألمــر الســامي رقــم‬ ‫(‪ )921‬وتاريــخ ‪1438/1/5‬ه القاضــي بـ»التأكيــد علــى الجهــات الحكومية باإلســراع في تبنـــي اســتخدام‬ ‫أنظمــة الحاســب اآللــي فــي جميــع العمليــات الماليــة والمحاســبية‪ ،‬وإعــداد الحســابات والبيانــات‬ ‫تمشــيا مــع مقتضــى الفقــرة (‪ )3‬مــن قــرار مجلــس الــوزراء رقــم (‪ )235‬وتاريــخ‬ ‫ً‬ ‫ً‬ ‫إلكترونيــا‪،‬‬ ‫الماليــة‬ ‫(أوال) مــن األمــر الســامي التعميمــي رقــم‬ ‫ً‬ ‫‪1425/8/20‬ه‪ ،‬خــال مــدة ال تتجاوز(ســنتين)»‪ ،‬والبنــد‬ ‫(‪ )57231‬وتاريــخ ‪1439/11/10‬ه القاضــي بــأن «علــى كل جهــة حكوميــة أرشــفة وثائقهــا ومســتنداتها‬ ‫وعقودهــا وقراراتهــا وخطاباتهــا وبياناتهــا إلكترونيـ ًـا‪ ،‬وربطهــا بأنظمتهــا الماليــة واإلداريــة فــي نظــام‬ ‫ـدا لالرتبــاط آليـ ًـا مــع الديــوان العــام للمحاســبة»‪.‬‬ ‫آلــي يســاعدها علــى ســرعة الوصــول إليهــا‪ ،‬تمهيـ ً‬ ‫والله ولي التوفيق ‪،،،‬‬ ‫رئيس الديوان العام للمحاسبة‬ ‫د‪.‬حسام بن عبدالمحسن العنقري‬ ‫قواعد و إجراءات المستودعات الحكومية‬ ‫تعريفات‬ ‫المادة األولى‬ ‫يقصــد بالكلمــات والعبــارات اآلتيــة ‪ -‬أينمــا وردت فــي هــذه القواعــد ‪ -‬المعانــي المبينــة أمــام كل‬ ‫منهــا مــا لــم يقتــض الســياق خــاف ذلــك‪:‬‬ ‫‪1‬الجهــة‪ :‬الــوزارة‪ ،‬أو المصلحــة‪ ،‬أو الهيئــة‪ ،‬أو المؤسســة العامــة‪ ،‬أو الدائــرة الحكوميــة ذات‬ ‫‪.‬‬ ‫الميزانيــة المســتقلة‪.‬‬ ‫‪2‬القواعد‪ :‬قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية‪.‬‬ ‫‪.‬‬ ‫‪3‬النظام اآللي‪ :‬النظام اإللكتروني إلدارة المستودعات الحكومية‪.‬‬ ‫‪.‬‬ ‫‪4‬النمــاذج المســتودعية‪ :‬النمــاذج المعتمــدة التــي بموجبهــا يتــم تنفيــذ إجــراءات اســتالم‪ ،‬وقيــد‪،‬‬ ‫‪.‬‬ ‫وفقــا ألحــكام قواعــد وإجــراءات المســتودعات الحكوميــة‪ ،‬وهــي‬ ‫ً‬ ‫وصــرف‪ ،‬وجــرد األصنــاف‪،‬‬ ‫علــى النحــو اآلتــي‪:‬‬ ‫إشعار استالم مؤقت ألصناف‬ ‫محضر استالم‬ ‫مذكرة استالم‬ ‫تحت الفحص‬ ‫(نموذج رقم ‪)3‬‬ ‫(نموذج رقم ‪)2‬‬ ‫(نموذج رقم ‪)1‬‬ ‫محضر فحص و معاينة‬ ‫بطاقة مراقبة الصنف‬ ‫بطاقة صنف‬ ‫(نموذج رقم ‪)6‬‬ ‫(نموذج رقم ‪)5‬‬ ‫(نموذج رقم ‪)4‬‬ ‫مستند إرجاع‬ ‫بطاقة عهدة‬ ‫طلب صرف مواد‬ ‫(نموذج رقم ‪)9‬‬ ‫(نموذج رقم ‪)8‬‬ ‫(نموذج رقم ‪)7‬‬ ‫استمارة الجرد‬ ‫مستند صرف أصناف رجيع‬ ‫(نموذج رقم‪)11‬‬ ‫(نموذج رقم‪)10‬‬ ‫‪5.‬منصــة المنقــوالت‪ :‬صفحــة إلكترونيــة يتــم إنشــاؤها علــى موقــع الجهــة اإللكترونــي‪ ،‬ومــن‬ ‫خاللهــا تعــرض أصنــاف رجيــع مســتودعات الجهــة لتمكيــن الجهــات الحكوميــة األخــرى مــن‬ ‫االســتفادة منهــا‪ ،‬أو بيعهــا‪ ،‬وتحتــوي المنصــة علــى كافــة التفاصيــل المتعلقــة باألصنــاف‬ ‫المعروضــة‪.‬‬ ‫‪6.‬محضر فحص و معاينة (نموذج رقم ‪ :)٦‬نموذج ضمن النظام اإللكتروني إلدارة المســتودعات‬ ‫الحكوميــة يحتــوي علــى تفاصيــل األصنــاف‪ ،‬ونتيجــة فحصهــا ومعاينتهــا‪ ،‬و مــدى مطابقتهــا‬ ‫للمواصفــات‪ ،‬والكميــات المطلوبــة‪ ،‬وتقريــر قبولهــا أو رفضهــا‪ ،‬وذلــك قبــل اســتالمها نهائيـ ًـا‬ ‫و إدخالهــا المســتودعات‪.‬‬ ‫‪7.‬أمــر إضافــة‪ :‬إجــراء يتــم مــن خــال النظــام اإللكترونــي إلدارة المســتودعات الحكوميــة لقيــد‬ ‫كميــات األصنــاف الــواردة فــي حقــل الــوارد مــن بطاقــة الصنــف (نمــوذج رقــم ‪ ،)٤‬وحقــل الــوارد‬ ‫مــن بطاقــة مراقبــة الصنــف (نمــوذج رقــم ‪.)٥‬‬ ‫‪7‬‬ ‫‪8.‬أمــر خصــم‪ :‬إجــراء يتــم مــن خــال النظــام اإللكترونــي إلدارة المســتودعات الحكوميــة لقيــد‬ ‫كميــات األصنــاف المصروفــة فــي حقــل المنصــرف مــن بطاقــة الصنــف (نمــوذج رقــم ‪،)٤‬‬ ‫وحقــل المنصــرف مــن بطاقــة مراقبــة الصنــف (نمــوذج رقــم ‪.)٥‬‬ ‫‪9.‬رمــز االســتجابة الســريعة (‪ :)QR Code‬كــود يوضــع علــى عبــوات األصنــاف مــن أجــل عــرض‬ ‫بيانــات تفصيليــة عنهــا عنــد تمريــره علــى جهــاز قــارئ األكــواد‪.‬‬ ‫الهيكل التنظيمي لجهاز المستودعات‬ ‫المادة الثانية‬ ‫ً‬ ‫وفقــا‬ ‫يكــون جهــاز المســتودعات‪ ،‬أو التمويــن فــي الجهــة علــى شــكل إدارة‪ ،‬أو شــعبة‪ ،‬أو قســم‪،‬‬ ‫لحجــم العمــل ومتطلباتــه‪ ،‬ويتــم تحديــد التبعيــة اإلداريــة إلدارة المســتودعات‪ ،‬أو التمويــن في الجهات‬ ‫المدنيــة‪ ،‬والعســكرية‪ ،‬بحســب طبيعــة المهــام‪ ،‬والتخصــص‪ ،‬والتنظيــم اإلداري لــكل جهــة علــى حــدة‪.‬‬ ‫مسؤوليات إدارة المستودعات‬ ‫المادة الثالثة‬ ‫تعتبـــر إدارة المســتودعات‪ ،‬أو التمويــن مســؤولة عــن تنفيــذ أحــكام هــذه القواعــد‪ ،‬واإلشــراف علــى‬ ‫أعمــال المســتودعات‪ ،‬والتنســيق مــع الوحــدات اإلداريــة فــي الجهــة لتقديــر االحتياجــات الســنوية‬ ‫لهــا مــن األصنــاف المختلفــة فــي وقــت مبكــر‪ ،‬وترتيــب‪ ،‬وحفــظ‪ ،‬وصيانــة األصنــاف‪ ،‬وفقـ ًـا ألحــكام‬ ‫المــادة (الثامنــة والثالثيــن) مــن هــذه القواعــد‪.‬‬ ‫الوظائف المستودعية‬ ‫المادة الرابعة‬ ‫مــع مراعــاة مــا ورد بدليــل تصنيــف الوظائــف بــوزارة المــوارد البشــرية والتنميــة االجتماعيــة‪ ،‬ومــا‬ ‫تضمنــه نظــام وظائــف مباشــرة األمــوال العامــة والئحتــه التنفيذيــة‪ ،‬يكــون مــن بيــن الوظائــف‬ ‫ً‬ ‫وفقــا لمقتضيــات العمــل مــا يلــي‪:‬‬ ‫المســتودعية‬ ‫‪1.‬مدير إدارة المستودعات‪:‬‬ ‫ويقصــد بــه مديــر إدارة‪ ،‬أو شــعبة‪ ،‬أو رئيــس قســم‪ ،‬و يتولــى اإلدارة واإلشــراف علــى كل‬ ‫مــا يتعلــق بأعمــال المســتودعات‪ ،‬وموظفيهــا‪ ،‬ومــن مســؤولياته‪ :‬تنظيــم وتطويــر العمــل فــي‬ ‫المســتودعات‪ ،‬ومراقبــة تموينهــا والتفتيــش عليهــا‪ ،‬وتنفيــذ أحــكام هــذه القواعــد‪ ،‬ومــا يصــدره‬ ‫الديــوان العــام للمحاســبة فــي شــؤون المســتودعات‪ ،‬و ذلــك مــع عــدم اإلخــال بأحــكام نظــام‬ ‫وظائــف مباشــرة األمــوال العامــة والئحــة الجــرد والمحاســبة الصــادرة عــن الديــوان العــام للمحاســبة‪.‬‬ ‫‪2.‬مأمور عهدة ساحة استالم‪:‬‬ ‫ويتولــى عمليــة االســتالم المؤقــت لألصنــاف الــواردة فــي ســاحة االســتالم إلــي أن يتــم‬ ‫فحصهــا وقبولهــا‪ ،‬كمــا يقــوم مــن خــال النظــام اآللــي بإعــداد مذكــرات اســتالم بتلــك األصناف‬ ‫‪8‬‬ ‫قواعد و إجراءات المستودعات الحكومية‬ ‫وتســليمها نهائيـ ًـا ألميــن المســتودع أو مأمــور العهــدة‪ ،‬ويســاعد مأمــور عهــدة ســاحة االســتالم‬ ‫(فنيــون متخصصــون) حســب حاجــة العمــل ومقتضياتــه وطبيعــة األصنــاف المســتلمة‪.‬‬ ‫‪3.‬أمين المستودع أو مأمور العهدة‪:‬‬ ‫يعيــن لــكل مســتودع مركــزي‪ ،‬أو مســتودع فرعــي‪ ،‬أميــن مســتودع‪ ،‬أو مأمــور عهــدة‪ ،‬يســاعده‬ ‫ً‬ ‫وملما‬ ‫حاصال على التأهيل المناســب‪،‬‬‫ً‬ ‫آخرون حســب حاجة العمل ومقتضياته‪ ،‬ويجب أن يكون‬ ‫بكافــة أحــكام هــذه القواعــد‪ ،‬ونظــام وظائــف مباشــرة األمــوال العامــة‪ ،‬والنمــاذج المســتخدمة‪،‬‬ ‫وطــرق الحفــظ وتصنيــف وترتيــب المــواد وفــق أســس ســليمة‪ ،‬وهــو المســؤول المباشــر عــن‬ ‫كافــة محتويــات المســتودع‪ ،‬وال يجــوز لغيـــره فتــح أو إغــاق المســتودع‪ ،‬ويجــوز تعييــن أميــن‬ ‫مســتودع‪ ،‬أو مأمــور عهــدة فــي غرفــة اإلمــداد‪ ،‬أو الطــوارئ عنــد االقتضــاء‪.‬‬ ‫ومــن مهامــه اســتالم‪ ،‬و صــرف األصنــاف نظامـ ًـا‪ ،‬و المحافظــة عليها في المســتودع‪ ،‬و تطبيق‬ ‫ضوابــط األمــن و الســامة فــي المســتودع المكلــف بــه‪ ،‬و اســتكمال اإلجــراءات النظاميــة فــي‬ ‫القســم الخــاص بــه فــي النظــام اآللــي عنــد (االســتالم‪ ،‬أو الصــرف‪ ،‬أو اإلرجــاع)‪ ،‬وله االشــتراك‬ ‫فــي لجــان فحــص األصناف‪.‬‬ ‫‪4.‬المؤسســات والهيئــات العامــة و مــا فــي حكمهــا (التــي ال يخضــع منســوبوها لنظــام الخدمــة‬ ‫المدنيــة)‪:‬‬ ‫تحــدد أســماء الوظائــف المســتودعية‪ ،‬و تــدرج بعــد أن تعتمدهــا مجالــس إداراتهــا أو مــا فــي‬ ‫حكمهــا فــي لوائحهــا ذات الصلــة‪.‬‬ ‫حاالت تعيين أمناء المستودعات ومأموري العهد‬ ‫وإجازاتهم وانتدابهم وانفكاكهم عن الوظيفة‬ ‫المادة الخامسة‬ ‫‪1.‬عنـــد تعييــن‪ ،‬أو نقـــل‪ ،‬أو انتـــهاء خدمـــة أميـــن المسـتـــودع‪ ،‬أو مـأمــــور العـهــــدة باالســتقـالـــة‪،‬‬ ‫أو بل ــوغ الس ــن النظام ــي‪ ،‬أو الوف ــاة؛ يتعي ــن إج ــراء ج ــرد ومحاس ــبة المس ــتودع – (ف ــي حال ــة‬ ‫الوف ــاة ينض ــم إل ــى لجن ــة الج ــرد وكي ــل المتوف ــى)‪.‬‬ ‫‪2.‬عنــد تمتــع أميــن المســتودع‪ ،‬أو مأمــور العهــدة بإجــازة‪ ،‬أو انتدابــه‪ ،‬أو مرضــه‪ ،‬ولمــدة أقــل‬ ‫مــن ثالثــة شــهور؛ يجــوز للجهــة أن تعهــد بتســليم موجــودات المســتودع إلــى أحــد موظفيهــا‬ ‫بموجــب محضــر تســليم واســتالم‪ ،‬وتطبيــق ذات اإلجــراء عنــد عودتــه‪ ،‬وفــي حــال كانــت المــدة‬ ‫ثالثــة شــهور فأكثــر يتعيــن إجــراء جــرد و محاســبة‪ ،‬مــع مراعــاة إدراج محاضــر التســليم واالســتالم‪،‬‬ ‫والجــرد و المحاســبة فــي النظــام اآللــي فــور إعدادهــا‪.‬‬ ‫‪3.‬فــي المســتودعات التـــي تعمــل علــى مــدار (‪ )24‬ســاعة‪ ،‬يتعيــن علــى الجهــة أن تقــوم بعمــل‬ ‫جــداول أوقــات العمــل (مناوبــة‪ ،‬أو ورديــة) بيــن أمنــاء المســتودعات‪ ،‬ومأمــوري العهــد‪ ،‬وإدراج‬ ‫تلــك الجــداول فــي النظــام اآللــي فــور اعتمــاد العمــل بهــا‪.‬‬ ‫‪9‬‬