Gestión Electrónica - Curso 2024/25: Gestión de Información y Contenidos Digitales

Tema 1_1: Introducción a la Gestión Electrónica de Documentos Gestión electrónica de Documentos Curso 2024/25. Grado en Gestión de Información y Contenidos Digitales. Antecedentes y contexto: UNIVERSIDAD DE La administración digital (I)...

Tema 1_1: Introducción a la Gestión Electrónica de Documentos Gestión electrónica de Documentos Curso 2024/25. Grado en Gestión de Información y Contenidos Digitales. Antecedentes y contexto: UNIVERSIDAD DE La administración digital (I) MURCIA En la década de los 90 y de los 2000, decíamos que nos encontrábamos en plena “Sociedad de la Información”, que posteriormente denominamos como “Sociedad de la Información y del Conocimiento”. Esta “Sociedad de la Información y del Conocimiento”, podría definirse como un desarrollo social caracterizado por la capacidad de sus miembros (ciudadanos, empresas y Administraciones Públicas) para obtener, compartir y procesar cualquier información por medios telemáticos instantáneamente, desde cualquier lugar y en la forma que se prefiera. En la actualidad, nos encontramos inmersos en lo que se ha venido en llamar “transformación digital”, ya que la digitalización ha cambiado las formas de trabajar y de relacionarnos entre sí. En definitiva, estamos en una fase decisiva para asumir el reto que tenemos como sociedad: posibilitar la prosperidad de la sociedad sin dejar a nadie atrás (brecha digital). Tema 1_1. GED 2 Antecedentes y contexto: UNIVERSIDAD DE La administración digital (II) MURCIA Tanto en la fase anterior como en la actual, la modernización y transformación del sector público se considera una de las bases desde un punto de vista estratégico para conseguir los objetivos previstos. La Administración electrónica (administración digital) es el modelo de Administración pública que utiliza las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) para desarrollar su actividad, especialmente en tres frentes: en las relaciones con los ciudadanos, en su actividad interna y en las relaciones con otras administraciones. La Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, también conocida como la Ley de Administración electrónica creó el marco normativo general necesario para el desarrollo de la Administración electrónica. Posteriormente esta ley fue derogada por la actual Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Tema 1_1. GED 3 Antecedentes y contexto: UNIVERSIDAD DE La administración digital (III) MURCIA Antes de entrar en materia, vamos a realizar una breve cronología, con las principales normas en el desarrollo de la Administración electrónica. Real Decreto 2291/1983, de 28 de Julio, sobre órganos de elaboración y desarrollo de la Política informática del gobierno. BOE: 26/08/1983. Este Real Decreto es de vital importancia ya que en él se crea y se define el CONSEJO SUPERIOR DE INFORMÁTICA (CSI). Disposición derogada por Real Decreto 589/2005, de 20 de mayo (Ref. BOE-A-2005- 8782). ESPAÑA Ley 4/1990, de 29 de junio, (creación de los cuerpos informáticos de la AGE) BOE: 30/06/1990 ESPAÑA. Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (LRJAP- PAC). BOE: 27/11/1992. Disposición derogada por Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (leg. consolidada BOE 02/10/2015) (última modificación en 04/09/2018) ESPAÑA. Ley 6/1997, de 14 de abril, de Organización y Funcionamiento de la Administración General del Estado (LOFAGE)] BOE: 14/04/1997 Disposición derogada, con efectos de 2 de octubre de 2016) por: Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público (BOE 02/10/2015). Tema 1_1. GED 4 Antecedentes y contexto: UNIVERSIDAD DE La administración digital (IV) MURCIA ESPAÑA. Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD). BOE: núm. 298 de 24/12/1999. ESPAÑA. Ley 34/2002, de 11 de julio, de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico (LSSICE). BOE: 12/07/2002. Real Decreto 209/2003, de 21 de febrero, por el que se regulan los Registros y las Notificaciones Telemáticas, así como la utilización de medios telemáticos para la sustitución de la aportación de certificados por los ciudadanos. BOE:28/02/2003. NOTA: Disposición adicional tercera: El Consejo Superior de Informática, (CSI) pasará a denominarse CONSEJO SUPERIOR DE INFORMÁTICA Y PARA EL IMPULSO DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA (CSIAE). ESPAÑA Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma electrónica. Disposición derogada por la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza. (BOE: 12/11/2020) Real Decreto 589/2005, de 20 de mayo, Reestructuración de los Órganos Colegiados responsables de la Administración Electrónica. BOE 28 mayo 2005. Disposición derogada por el Real Decreto 806/2014, de 19 de septiembre, sobre organización e instrumentos operativos de las tecnologías de la información y las comunicaciones en la Administración General del Estado y sus Organismos Públicos. BOE: 26/09/2014. NOTA: en el artículo 3 de este RD, el CSIAE pasa a denomirnarse como CONSEJO SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA (CSAE). Real Decreto 1553/2005, de 23 de diciembre, por el que se regula la expedición Documento Nacional de Identidad y sus certificados de firma electrónica. BOE: 24/12/2005. Tema 1_1. GED 5 Antecedentes y contexto: UNIVERSIDAD DE La administración digital (V) MURCIA ESPAÑA. Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. BOE: 23/06/2007. Disposición derogada con efectos de 2 de octubre de 2016 por la disposición derogatoria única.2.b) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre. No obstante, hasta que, de acuerdo con lo dispuesto en la disposición final séptima, en la redacción dada por el art. 6 del Real Decreto-ley 11/2018, de 31 de agosto, produzcan efectos las previsiones relativas al registro electrónico de apoderamientos, registro electrónico, punto de acceso general electrónico de la Administración y archivo único electrónico, que será a partir del día 2 de octubre de 2020, se mantendrán en vigor los artículos relativos a las materias mencionadas. Real Decreto 1494/2007, por el que se aprueba el Reglamento sobre las condiciones básicas para el acceso de las personas con discapacidad a las tecnologías, productos y servicios relacionados con la sociedad de la información y medios de comunicación social. BOE: 21/11/2007 NOTA: El objeto de este reglamento es establecer los criterios y las condiciones que se consideran básicos para garantizar el acceso de las personas con discapacidad a las tecnologías, productos y servicios de la sociedad de la información y de cualquier medio de comunicación social, de acuerdo con los principios de igualdad de oportunidades, no discriminación y accesibilidad universal. Tema 1_1. GED 6 Antecedentes y contexto: UNIVERSIDAD DE La administración digital (VI) MURCIA Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica de protección de datos de carácter personal (LOPD). BOE: núm. 17, de 19/01/2008. ESPAÑA. Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información. BOE: 29/12/2007. Impulsa la Sociedad de la Información y el uso de la factura electrónica. (Plan Avanza aprobado por el gobierno en noviembre de 2005) Real Decreto 181/2008, de 8 de febrero, de ordenación del diario oficial «Boletín Oficial del Estado». BOE: 12/02/2008. A partir del 1 de enero de 2009, la versión digital del BOE tiene pleno valor jurídico. Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) en el ámbito de la Administración Electrónica. BOE: 29/01/2010. Disposición derogada, por el Real Decreto 311/2022, de 3 de mayo, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad. Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica. BOE: 29/01/2010. Tema 1_1. GED 7 Antecedentes y contexto: UNIVERSIDAD DE La administración digital (VII) MURCIA ESPAÑA. Ley 18/2011, de 5 de julio, Reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia. BOE: 06/07/2011. ESPAÑA. Ley 20/2011, de 21 de julio, del Registro Civil. BOE: 22/07/2011. Esta ley supone una completa transformación del sistema registral en España, que era del año 1957, sustituyéndolo por un modelo de Registro Civil electrónico con una base de datos única para toda España, adaptado a las nuevas tecnologías y a las necesidades de los usuarios. Modificada por Ley 6/2021, de 28 de abril, en determinados preceptos y referencias. Publicación en el BOE de 30/07/2011, de diversas resoluciones aprobadas por la Secretaría de Estado para la Función Pública (Mº de Política Territorial y Administración Pública) de Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI): NTI de Digitalización de documentos; NTI Documento electrónico; NTI Expediente Electrónico; NTI Modelo de datos para el intercambio de asientos entre las entidades registrales (SICRES 3.0); NTI Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos; NTI Requisitos de conexión a la red de comunicaciones de las AAPP españolas. NTI Política de Firma electrónica y de certificados de la Administración (derogada por resolución de 27 de octubre de 2016, por la que aprueba la NTI de Política de Firma y Sello Electrónicos y Certificados de la Administración. BOE de 03/11/2016). Tema 1_1. GED 8 Antecedentes y contexto: UNIVERSIDAD DE La administración digital (VIII) MURCIA Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso. BOE: 25/11/2011. En la Sección 4ª regula los Documentos electrónicos y preservación digital. Publicación en el BOE de 26/06/2012, por las que se aprueban diversas resoluciones de la Secretaría de Estado para la Función Pública (Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas) de Normas Técnicas de Interoperabilidad: NTI de Política de gestión de documentos electrónicos; NTI de Protocolos de intermediación de datos; NTI de Relación de modelos de datos. Posteriormente, el 31 de octubre de 2012 aparece publicado en el BOE la NTI de Catálogo de estándares y el 4 de marzo de 2013 se publica en el BOE la NTI de Reutilización de recursos de la información. ESPAÑA. Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, Acceso a la información pública y buen gobierno. BOE: 10/12/2013 Real Decreto 806/2014, de 19 de septiembre, sobre organización e instrumentos operativos de las TIC en la AGE y sus Organismos Públicos. BOE: 26/09/2014. Queda derogado el Real Decreto 589/2005, y por ello, el Consejo Superior de Administración Electrónica (CSAE). Orden PRE/1838/2014, de 8 de octubre, por la que se publica el Acuerdo de Consejo de Ministros de 19 de septiembre de 2014 por el que se aprueba Cl@ve, plataforma común del Sector Público Administrativo Estatal para la identificación, autentificación y firma electrónica mediante el uso de claves concertadas. BOE: 09/10/2014. Tema 1_1. GED 9 Antecedentes y contexto: UNIVERSIDAD DE La administración digital (IX) MURCIA ESPAÑA. Ley 9/2014, de 9 de mayo, General de Telecomunicaciones. BOE: de 10/05/2014. Disposición derogada, por la Ley 11/2022, de 28 de junio, General de Telecomunicaciones (BOE: 155, de 29/06/2022). ESPAÑA. Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (LPAC). BOE: 02/10/2015. Se refiere entre otras cuestiones, a los registros electrónicos, los sistemas de identificación de los interesados; la práctica de notificaciones por medios electrónicos, etc. ESPAÑA. Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público (RJSP). BOE: 02/10/2015. Esta Ley, junto con la anterior, contemplan que la tramitación electrónica debe constituir la actuación habitual de las AAPP. Real Decreto 951/2015, de 23 de octubre, [modifica R.D. 3/2010, Esquema Nacional de Seguridad. BOE: 04/11/2015.Disposición derogada, por el Real Decreto 311/2022, de 3 de mayo, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad. Real Decreto 1112/2018, de 7 de septiembre, sobre accesibilidad de los sitios web y aplicaciones para dispositivos móviles del sector público. BOE: 19/09/2018. Traspone la Directiva (UE) 2016/2102, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 26 de octubre. ESPAÑA. Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales. BOE: 06/12/2018. Esta Ley Orgánica modifica diferentes apartados de la Ley 39/2015, de 1 de octubre. Tema 1_1. GED 10 Antecedentes y contexto: UNIVERSIDAD DE La administración digital (X) MURCIA Real Decreto 311/2022, de 3 de mayo, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad. BOE: núm. 106, de 04/05/2022. NOTA: Deroga el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica. En el desarrollo del ENS son de destacar las Instrucciones Técnicas de Seguridad, de obligado cumplimiento en el Sector Público. ESPAÑA. Ley 11/2022, de 28 de junio, General de Telecomunicaciones. BOE: 29/06/2022. Deroga la Ley 9/2014, de 9 de mayo, General de Telecomunicaciones. Traspone, entre otras las Directiva 2018/1972, de 11 de diciembre, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de diciembre de 2018 por el que se establece el Código Europeo de Comumnicaciones electrónicas. Real Decreto 193/2023, de 21 de marzo, por el que se regulan las condiciones básicas de accesibilidad y no discriminación de las personas con discapacidad para el acceso y utilización de los bienes y servicios a disposición del público. BOE: núm. 69, de 22/03/2023. NOTA: En este Real Decreto se especifica que todos los sitios web y aplicaciones móviles, en el sector privado, cuyo contenido se refiera a bienes y servicios a disposición del público deben cumplir con la norma de accesibilidad UNE-EN 301549. Tema 1_1. GED 11 Introducción al documento electrónico (I) UNIVERSIDAD DE MURCIA El documento electrónico es uno de los grandes objetivos de la transformación digital. La desaparición efectiva del papel es el verdadero cambio cultural y organizativo que debe implicar la administración digital. No podemos seguir utilizando la cultura del mundo físico del papel en el mundo virtual del expediente administrativo electrónico en todo su ciclo de vida, desde la presentación al archivo. El desarrollo de la Ley 11/2007 (Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos), ha supuesto un avance sustancial en la tramitación electrónica. Los Esquemas Nacionales de Interoperabilidad y Seguridad (ENI y ENS de 2010), constituyeron un considerable avance que ha cobrado su verdadera dimensión con el paso del tiempo. Tema 1_1. GED 12 Introducción al documento electrónico (II) UNIVERSIDAD DE MURCIA Las obligaciones establecidas en las nuevas normativas administrativas que se derivan de las leyes 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las AA.PP. y 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público, son una clara determinación por afrontar de una vez por todas el reto que supone la gestión y tramitación interna. Por tanto, se trata de pasar del mundo analógico al mundo digital, cosa que ya se está realizando en múltiples facetas de nuestra sociedad. Este paso también es esencial en las administraciones públicas y exige de la participación de todos. La gestión del expediente administrativo electrónico es uno de los elementos esenciales para conseguir estos objetivos. Tema 1_1. GED 13 Introducción al documento electrónico (III) UNIVERSIDAD DE MURCIA La dinámica que subyace es liberarnos del laberinto burocrático en el que nos encontramos y con el que nos atosigan las diferentes administraciones públicas. Buena parte del entramado burocrático obedece en la actualidad más a las resistencias culturales que a un proceso garantista. Aligerar el excesivo peso burocrático consiste en: o Reducir trámites, o Sustituir cuando sea oportuno documentos por datos. o Reorganizar procesos de forma racional. o Y liberar al ciudadano de trabajar para las administraciones públicas buscando y recopilando documentos. Deben ser las administraciones públicas las que busquen e intercambien datos y documentos, que sean las que trabajen para el ciudadano. Tema 1_1. GED 14 Introducción al documento electrónico (IV) UNIVERSIDAD DE MURCIA Siempre hemos querido transmitir datos (información) y cuando hablamos de conservación, queremos conservar lo que dicen los datos. Para lograrlo, inventamos el documento: soporte duradero y vehículo de esa transmisión. El poder del documento ha sido tal, que para gestionar un documento (vehículo de datos) usamos unos datos (metadatos) que nos ayuden a estructurarlo. Un ejemplo: fotocopia del DNI. Se sigue utilizando por millones, ya sea en versión fotocopia en papel o en pdf. Sin embargo, cuando pedimos el documento, lo que en realidad necesitamos es el número del DNI, es decir, un dato. A medida que avance la racionalización de procedimientos, la reingeniería de procesos y la reducción burocrática, el dato impondrá su predominio. Tema 1_1. GED 15 Marco normativo y administrativo del UNIVERSIDAD DE documento electrónico (I) MURCIA NECESITAMOS CONVENCIONES PARA LA NUEVA REALIDAD. Cuando oímos la palabra “documento” tenemos la imagen mental asociada a un documento en papel. En español, además, el concepto de documento suele tener implícito el valor de testimonio o prueba de algo, según recogen las distintas definiciones del diccionario de la Lengua Española, (RAE). Este concepto se vio afectado por la globalización y la influencia de otras lenguas, especialmente del inglés (único idioma que tiene tres términos diferentes para nuestro concepto de documento): o Document (equivalente a nuestro documento en su significado genérico), como mera información registrada. o Records, que designa de manera específica a aquella información producida como prueba y reflejo de las actividades de una organización. o Archives, se reserva para los documentos de carácter histórico. Tema 1_1. GED 16 Marco normativo y administrativo del UNIVERSIDAD DE documento electrónico (II) MURCIA Las convenciones, ampliamente aceptadas de cómo un documento adquiría su condición (firmado con firma manuscrita, con una fecha, en un papel especial, y en algunas situaciones específicas con la validación de un tercero como un notario, registrador, etc.) se llevaban practicando tantos años que nadie las cuestionaba (En España, hay constancia en el año 1900, la Gaceta de Madrid publicaba una Real Orden firmada por Francisco Silvela, en la que se mandaba “que en todas las oficinas del Estado, provinciales y municipales se admitan cuantas instancias y documentos se presenten hechos con máquinas de escribir, en los mismos términos y con iguales efectos de los escritos o copiados a mano”). Cuando las organizaciones inician el proceso de transformación digital, que implica que los documentos en papel dejan de existir, comienzan a cuestionarse los conceptos, entran los miedos y las dudas, lo que nos lleva a nuevas convenciones que nos permitan entender y definir qué es un “documento electrónico”. Tema 1_1. GED 17 Marco normativo y administrativo del UNIVERSIDAD DE documento electrónico (III) MURCIA DISTINTOS NIVELES DE NORMATIVA. Cuando se habla de normativa sobre gestión del documento electrónico, se suelen referir a un conjunto de normas con diferentes categorías, en el que se mezclan distintos niveles de obligatoriedad en su cumplimiento. En la legislación Española, no se puede decir que exista una legislación específica sobre el documento electrónico o sobre su gestión, pero toda la legislación sobre la administración electrónica y procedimiento administrativo común, especialmente la LPAC, tiene un porcentaje altísimo de referencias a los documentos electrónicos y cómo se gestionan. Es lógico, si entendemos que la esencia de las administraciones públicas es la creación de documentos y expedientes donde se recogen las decisiones y actuaciones administrativas. Además, aparte de la legislación sobre firma electrónica, no existe una legislación similar sobre el documento electrónico en el sector privado, pero en su ausencia, se toma como referencia lo aplicable al sector público. Nadie duda que es la legislación es de obligatorio cumplimiento. En la legislación española existe la particularidad de resoluciones publicadas en el Boletín Oficial del Estado, aprobando las Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI). Sin dejar de ser normas técnicas, adquieren una condición de obligatoriedad para las administraciones públicas, lo que sucede con muy pocas normas. Tema 1_1. GED 18 Marco normativo y administrativo del UNIVERSIDAD DE documento electrónico (IV) MURCIA DISTINTOS NIVELES DE NORMATIVA. En segundo lugar, tenemos las normas o estándares que son especificaciones técnicas de aplicación no obligatoria, establecidas con la participación de diferentes partes interesadas y aprobadas por un organismo reconocido, a nivel nacional o internacional. En el caso de la gestión del documento electrónico, a nivel internacional, destacan: o ISO: Organización Internacional de Normalización. o DLM-Forum, que a nivel europeo mantiene MoReq, Modular Requirements for Records Systems publicada en 2011. A nivel nacional, contamos con la Asociación española de Normalización (AENOR-UNE), que se ha encargado de adoptar y traducir las normas ISO aplicables a la gestión de documentos electrónicos. En general, las normas ISO son buenos complementos para el cumplimiento de la legislación vigente en España sobre documentos electrónicos, pero sobre todo para encontrar orientación de cómo aplicarla a la práctica. Tema 1_1. GED 19 Marco normativo y administrativo del UNIVERSIDAD DE documento electrónico (V) MURCIA APLICACIONES PRÁCTICAS. Al establecer nuevas convenciones y conceptos para afrontar la gestión del documento electrónico, lo habitual es que se realice desde los conocimientos ya existentes. De esta forma, la transformación digital, en lo que respecta a la gestión de documentos, comienza desde dos modelos distintos que se reflejan en las normativas existentes: o El modelo de ciclo de vida de los documentos y de las fases de archivo, fuertemente basado en un modelo de custodia y muy asentado en los países europeos no anglosajones y Latinoamérica. o El modelo “continuum” o “recordkeeping” australiano que inicia la gestión documental en la creación de los documentos con responsabilidad y no sólo en su fase de archivo. El primer modelo, comienza cuando el proceso de trabajo ha terminado y los documentos “se mandan” al archivo. La legislación archivística española, como la de gran parte de otros países, se basa en este modelo que ha funcionado bastante bien para los archivos en papel. (Ejemplo: OAIS. Open Archival Information System). Está en la base de algunos desarrollos españoles (Archie, i-Archiu) En el segundo, formulado en las universidades australianas, se quiso contraponer al modelo de fases, la idea es que la gestión documental es un “continuo” que comenzaba incluso antes de haber creado los documentos y sólo terminaba con su disposición final que podría ser la destrucción o la conservación permanente. Ejemplo: toda la normativa ISO redactada por el subcomité de gestión de documentos TC 46/SC11, encabezada por la norma ISO 15489. “Gestión de documentos. Conceptos y principios”. La influencia de este modelo se deja ver en las NTI (Norma Técnica de Interoperabilidad) de la política de gestión de documentos electrónicos. Tema 1_1. GED 20 Marco normativo y administrativo del UNIVERSIDAD DE documento electrónico (VI) MURCIA APLICACIONES PRÁCTICAS. LAS ÁREAS DE ACTUACIÓN. El concepto mismo de documento electrónico. Las normas ISO han tenido y tienen un gran papel en el propio concepto y definición de qué es un documento electrónico. En un primer momento, porque uno de los mayores éxitos que tuvo la primera versión de la norma 15489 de 2001 fue establecer las cuatro características de un documento: integridad, autenticidad, fiabilidad y usabilidad (o disponibilidad) Sin embargo, la concepción de documento (record) electrónico en las normas ISO es más amplia que lo que la legislación española vigente nos indica. Las normas ISO tienen un concepto de documento como información, y aprovechándose de la mayor ambigüedad de la palabra “record”, no hay una limitación a formatos documentales siendo aplicable también para cualquier tipo de datos que sean evidencia de una actividad. El legislador español no ha ido tan lejos, y asienta la idea de que los documentos electrónicos tienen un contenido que se puede independizar, es decir, su contenido está en ficheros informáticos con un determinado formato. Siguiendo esta asunción, lo que nos encontramos en la práctica, es una extendida identificación del documento electrónico con el fichero informático en el que se representa. Tema 1_1. GED 21 Marco normativo y administrativo del UNIVERSIDAD DE documento electrónico (VII) MURCIA APLICACIONES PRÁCTICAS. LAS ÁREAS DE ACTUACIÓN. El concepto mismo de documento electrónico. Es difícil afirmar que los ficheros informáticos, por bien organizados que estén, puedan cumplir con las cuatro características del documento (integridad, autenticidad, fiabilidad y usabilidad). Por tanto, el concepto de documento electrónico se matiza en la última edición de la norma ISO 15489:2016. Las cuatro características las tienen nada más que los documentos fidedignos (authoritative en inglés) reconociendo implícitamente que puede haber documentos que sean evidencia de una actividad pero que no sean fidedignos. La condición de fidedigno (y sus cuatro características) sólo puede alcanzarse cuando el documento tiene asociados sus correspondientes metadatos. Independientemente de cómo se gestionen estos metadatos se asocian al documento cuando se hace gestión documental desde su creación. Tema 1_1. GED 22 Marco normativo y administrativo del UNIVERSIDAD DE documento electrónico (VIII) MURCIA APLICACIONES PRÁCTICAS. LAS ÁREAS DE ACTUACIÓN. El concepto mismo de documento electrónico. La visión del documento electrónico, totalmente asociada con su gestión, por el momento, no se ha visto reflejada en la legislación española que, sin embargo, define el concepto electrónico en la NTI de documento electrónico como un objeto complejo que incluye contenido, firma/s y metadatos. Observando esta legislación y aplicando al mismo tiempo las buenas prácticas aportadas por las normas ISO, es cuando podemos afirmar que no tiene mucho sentido aplicar los metadatos de los documentos a posteriori de su creación o sólo para crear “paquetes ENI”: debe empezar en el momento de su creación para que realmente puedan ser documentos fidedignos. Tema 1_1. GED 23 Marco normativo y administrativo del UNIVERSIDAD DE documento electrónico (IX) MURCIA APLICACIONES PRÁCTICAS. LAS ÁREAS DE ACTUACIÓN. Las agrupaciones de documentos o expedientes electrónicos. El concepto de expediente electrónico como agrupación de documentos electrónicos es algo muy propio de la legislación española referida al sector público. El legislador traspasa el concepto del expediente en papel, como carpeta que agrupa todos los documentos de un trámite, directamente al mundo electrónico estableciendo la existencia de expedientes electrónicos. Esto no es un concepto que aparezca en las normas ISO. Dichas normas se limitan a reconocer la existencia de distintas agregaciones o agrupaciones de documentos sobre las que se pueden aplicar metadatos. El expediente electrónico, no tiene un contenido propio más que los metadatos que se le hayan asignado. Aplicando las directrices de las normas ISO, esto podría ocurrir con este nivel de agregación de documentos o con cualquier otro. Sin embargo, la legislación española ha dado un paso más en la definición de un expediente electrónico, estableciendo mecanismos de control de la integridad que aplican a la agrupación de documentos: generación de un índice de expediente que nos permite asegurar que no se han incluido nuevos documentos en la agrupación una vez que se ha finalizado la actividad que representa. Es un mecanismo muy potente si se utiliza correctamente, aunque al haberse definido por primera vez en el contexto del ENI, siempre cabe la interpretación de que sólo es necesario cuando se ha de intercambiar un expediente entre administraciones. Para garantizar que en el intercambio el expediente se ha mantenido integro es muy útil, pero lo es mucho más si lo utilizamos como un mecanismo extra en la gestión diaria de los expedientes generando los índices una vez que se cierran los expedientes, aunque no haya que transferirlos. Tema 1_1. GED 24 Marco normativo y administrativo del UNIVERSIDAD DE documento electrónico (X) MURCIA APLICACIONES PRÁCTICAS. LAS ÁREAS DE ACTUACIÓN. El análisis documental. Sólo entendiendo el concepto de documento electrónico, que necesita ser gestionado desde su creación para adquirir las características que lo hacen fidedigno, se puede entender la enorme importancia que tiene dentro del universo de las normas ISO relacionadas con la 15489 el análisis documental. La idea central es simple, este análisis se realiza en las organizaciones para dos objetivos principales: El primero, determinar los documentos o evidencias que deben crearse de cada proceso de trabajo. El segundo, determinar cuáles son los requisitos de gestión de estos documentos una vez que se creen. Esto quiere decir que antes de que se empiecen a crear documentos (o evidencias de que una actividad se ha llevado a cabo) ya se han definido cuáles deben crearse. Este análisis debe llevarse a cabo por equipos multidisciplinares donde los responsables de gestión de documentos o archiveros pueden aportar una gran experiencia. En el sector público, la implantación de la administración digital es una estupenda excusa para poner en marcha este análisis. De hecho, encaja perfectamente en la idea de tener un catálogo o registro de procedimientos y es una potente herramienta para llevar a la práctica la simplificación documental o administrativa. Tema 1_1. GED 25 Marco normativo y administrativo del UNIVERSIDAD DE documento electrónico (XI) MURCIA APLICACIONES PRÁCTICAS. LAS ÁREAS DE ACTUACIÓN. El análisis documental. Además de la propia norma ISO 15489, existen tres informes técnicos que son útiles para definir las directrices de cómo realizar este análisis: uno sobre cómo realizar el análisis documental de los procesos de trabajo (UNE ISO 22126), otro sobre cómo realizar el análisis de riesgos (UNE ISO 18128) para la gestión de documentos, y un tercero: ISO/TR 21946 “Appraisal for managing records” que detalla el proceso de este análisis. Como resultado del mismo análisis se definen los requisitos de gestión documental y se construyen los instrumentos documentales necesarios. También se incluyen en este análisis el concepto tradicional de valoración documental, en el que se establece los plazos y calendarios que debemos conservar los documentos. Tema 1_1. GED 26 Marco normativo y administrativo del UNIVERSIDAD DE documento electrónico (XII) MURCIA APLICACIONES PRÁCTICAS. LAS ÁREAS DE ACTUACIÓN. Los procesos e instrumentos documentales. Otro de los puntos clave en una aplicación práctica de la normativa existente es entender qué son, pero sobre todo cómo aplicar los esquemas de metadatos, Por ejemplo, el e-EMGDE publicado en España para las administraciones públicas en el marco del ENI. Este instrumento está completamente basado y orientado según las normas ISO 23081. Por eso, desde una aplicación práctica hay que trabajar en las adaptaciones de los esquemas de metadatos o “perfiles de aplicación”, que sirven para una aplicación concreta en una tecnología concreta, y seguramente tendrán que ser cambiados en el futuro, sin necesidad de aplicar otro esquema de metadatos. Tema 1_1. GED 27 Marco normativo y administrativo del UNIVERSIDAD DE documento electrónico (XIII) MURCIA APLICACIONES PRÁCTICAS. LAS ÁREAS DE ACTUACIÓN. La conservación y preservación digital. Conservar la información a largo plazo es una de las principales preocupaciones, no sólo para los documentos electrónicos, sino para toda la información digital que se produce. Después de muchos años de estudios e investigaciones en el tema de la preservación digital, hoy en día hay una conclusión clara: no se puede preservar todo lo que se produce digitalmente, simplemente es inviable. Por lo tanto, antes de embarcarse en programas o planes de preservación de documentos históricos, lo primero que hay que hacer es gestionarlos bien. Siguiendo el hilo argumental de las normas ISO, conseguir que sean documentos fidedignos. En la práctica nos encontramos algunas confusiones a este respecto. La conservación y la preservación se pueden ver desde un punto de vista práctico como la implementación del proceso documental de conversión o migración al que se refiere la última edición de la norma 15489, o como una tarea más amplia de gestión del riesgo de pérdida de documentos a largo plazo, que nos haría depositar nuestros documentos más valiosos (muchas veces en realidad una copia de los mismos) en sistemas o lugares especializados especialmente dedicados a la tarea de preservación. Para esta última visión, tenemos el completísimo modelo de referencia OAIS, que también se ha publicado como una norma ISO. Tema 1_1. GED 28 Marco normativo y administrativo del UNIVERSIDAD DE documento electrónico (XIV) MURCIA APLICACIONES PRÁCTICAS. LAS ÁREAS DE ACTUACIÓN. La conservación y preservación digital. El modelo OAIS no describe una tecnología completa, ni apuesta por una estrategia de preservación concreta, por lo que cuando se aplica hay mucho que decidir a este respecto. Tal y como se desarrollan en la actualidad los proyectos de preservación digital, lo normal es transferir el subconjunto de documentos de conservación permanente a unas instituciones especializadas (lo que correspondería a la denominación “archivo” en el modelo (OAIS) que dan servicio especializados de preservación a varias organizaciones (es la única forma de que los costes económicos de la preservación sean más sostenibles). De hecho, los archivos nacionales de algunos países han asumido esta función, pero también se empiezan a ver algunas iniciativas privadas al respecto, como los cada vez más comunes servicios de preservar las fotos digitales personales para el futuro. Tema 1_1. GED 29 Marco normativo y administrativo del UNIVERSIDAD DE documento electrónico (XV) MURCIA APLICACIONES PRÁCTICAS. PRÓXIMOS RETOS: LOS DATOS Y LA INFLUENCIA DE LA TECNOLOGÍA. Un ejemplo ampliamente extendido es toda la información de gestión de recursos humanos que toda organización pública o privada tiene. Los portales del empleado han sido un éxito enorme y donde se han implantado nadie concibe que para pedir vacaciones haya que hacer un documento escrito, aunque sea electrónico, como hasta hace poco se hacía. De momento en la práctica, parece lógico empezar por aplicar los calendarios de conservación que se aplican a los documentos y expedientes a los datos. Poder eliminar de forma sistemática los datos que ya no sirven de nada es un gran alivio para los sistemas de datos y no hay ninguna razón para no poder aplicarlos a los datos que han sustituido a los documentos sobre los que si se aplican. También es importante entender que el “análisis documental” de la organización se identifican los procesos que sólo se evidencian en datos, y aplicando los mismos criterios que hemos explicado podremos determinar los datos que hay que crear y los requisitos para su gestión. Tema 1_1. GED 30 Tema 1_2: Gestión de Documentos Gestión electrónica de Documentos Curso 2024/25. Grado en Gestión de Información y Contenidos Digitales. Definiciones documento electrónico UNIVERSIDAD DE administrativo MURCIA Artículo 26 de La LPAC (Ley 30/2015): “se entiende por documentos administrativos los válidamente emitidos por los órganos de las administraciones públicas”, que además serán emitidos “por escrito, a través de medios electrónicos”. Sin embargo, la LPAC no define el documento electrónico, lo que nos lleva a interpretar que da por buenas las definiciones existentes previamente: Previo a la administración electrónica, en el artículo 49 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español se entiende por documento, a los efectos de dicha Ley, “toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos”. En la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, en el artículo 3, apartado 5, señala que “se considera documento electrónico la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado”. Si, además, están firmados por funcionario público en el ejercicio de sus funciones, los documentos electrónicos tendrán naturaleza de documento público o de documento administrativo. En el glosario del ENI (RD 4/2010), el documento electrónico es “información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado”. Tema 1.2. GED 2 Requisitos de validez del documento UNIVERSIDAD DE electrónico MURCIA Lo que sí hace la LPAC es establecer las condiciones de validez de los documentos electrónicos administrativos. De conformidad con el artículo 26.2 de la Ley 39/2015, “para ser considerados válidos, los documentos electrónicos administrativos deberán”: a) Contener información de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrónico según un formato determinado susceptible de identificación y tratamiento diferenciado; b) Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización, sin perjuicio de su posible incorporación a un expediente electrónico; c) Incorporar una referencia temporal del momento en el que han sido emitidos; d) Incorporar los metadatos mínimos exigidos; e) Incorporar las firmas electrónicas que correspondan de acuerdo con lo previsto en la normativa aplicable. Cumplidos los requisitos, se consideran válidos los documentos electrónicos trasladados a un tercero a través de medios electrónicos. Los términos documento electrónico, documento informático y documento digital se consideran sinónimos. El documento electrónico precisa de una máquina para ser reproducido o visualizado. Tema 1.2. GED 3 Otras definiciones de documento electrónico UNIVERSIDAD DE administrativo MURCIA Otras definiciones: En el artículo 3 del Reglamento (UE) 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior (elDAS) se define documento electrónico como «todo contenido almacenado en formato electrónico, en particular, texto o registro sonoro, visual o audiovisual. En la norma UNE-ISO 15489-1:2016 se define como ”documento (records): información creada, recibida y conservada como evidencia y como activo por una organización o individuo, en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales”. Tema 1.2. GED 4 Retos de los documentos electrónicos UNIVERSIDAD DE MURCIA La gestión documental basada en el papel proporciona una flexibilidad que no permiten los documentos electrónicos. El soporte papel es robusto, permite sobrellevar los errores y soporta mejor una mala gestión. En los archivos hay decenas de miles de documentos en papel con siglos de antigüedad y mantienen intacta su función informativa. En cambio, el documento electrónico requiere una gestión mucho más pulcra para mantener tanto al acceso a la información que contienen como para garantizar su validez. Este rigor debe estar presente en el funcionamiento interno de las organizaciones, pero también en el intercambio de información entre distintas organizaciones, lo que plantea importantes retos: Primer reto. Utilizar habitualmente los documentos electrónicos como sustitutos del papel. Segundo reto: Compartir los documentos electrónicos con otras organizaciones. Para ello es necesario introducir el concepto de interoperabilidad, que es la capacidad de dos sistemas informáticos de trabajar conjuntamente intercambiando información. Tercer reto: Conservar los documentos electrónicos a largo plazo. Tema 1.2. GED 5 Niveles documentos electrónicos UNIVERSIDAD DE MURCIA Un documento electrónico reside, desde el mismo instante de su captura, en el sistema de gestión de documentos de una determinada organización, donde permanecen inalteradas las características de autenticidad, fiabilidad e integridad, que confieren al documento valor probatorio en el marco de una gestión adecuada de los documentos. Frente a los documentos en soportes físicos como el papiro o el papel, en los documentos electrónicos se hayan tres niveles: un nivel conceptual (el contenido), un nivel lógico (el formato en el que se encuentra) y un nivel físico (el soporte de almacenamiento de la información). Tema 1.2. GED 6 Dimensiones y componentes documentos UNIVERSIDAD DE electrónicos MURCIA Entre estos componentes y dimensiones de alto nivel, destacarían los siguientes: 1) El contenido, entendido como el conjunto de datos en que se sustancia la información de un documento electrónico. 2) La firma electrónica, definida como un conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que: 3) Los metadatos, elemento que proporciona contexto al contenido, estructura y firma de un documento, contribuyendo al valor probatorio y fiabilidad de éste a lo largo del tiempo como evidencia electrónica de las actividades y procedimientos. Tema 1.2. GED 7 Estructura documentos electrónicos UNIVERSIDAD DE MURCIA Un documento administrativo electrónico es el objeto digital administrativo que contiene un bloque de datos formado por los datos de contenido e identificación del documento y un bloque de metadatos asociados al contenido, estructura e identificación del documento. En esta estructura de los documentos electrónicos hay metadatos obligatorios y metadatos complementarios. Tema 1.2. GED 8 Firma documentos electrónicos UNIVERSIDAD DE MURCIA Los documentos administrativos electrónicos, y aquellos susceptibles de formar parte de un expediente, tendrán siempre asociada al menos una firma electrónica de acuerdo con la normativa aplicable. Así pues, de forma general, para garantizar la autenticidad e integridad de cualquier documento electrónico cabe contemplar la asociación de, al menos, una firma electrónica. Para la firma electrónica por parte del ciudadano en sus relaciones con las organizaciones, es de aplicación lo dispuesto en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, lo que supone la posibilidad de utilizar: a) Firma electrónica basada en certificados electrónicos expedidos por organismos competentes como la Fábrica de Moneda y Timbre. b) Sello electrónico basados también en certificados electrónicos reconocidos. c) Cualquier otro sistema que las Administraciones Públicas consideren válido, en los términos y condiciones que se establezcan. Para la firma electrónica por parte de las organizaciones, los sistemas que pueden ser utilizados aparecen en la misma Ley 39/2015 y son: a) Firma electrónica basada en certificados también emitidos por organismos competentes, cuya aplicación se realiza según lo establecido en la Política de firma que corresponda. b) Sistemas de Código Seguro de Verificación (CSV), código vinculado a la Administración Pública, órgano o entidad y, en su caso, a la persona firmante del documento, permitiéndose en todo caso la comprobación de la integridad del documento mediante el acceso a la sede electrónica correspondiente. Tema 1.2. GED 9 Metadatos documentos electrónicos (I) UNIVERSIDAD DE MURCIA La definición común de metadato es “dato que define y describe otros datos”. También se define como “cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del propio documento”. Así pues, los metadatos constituyen un componente del documento electrónico que, como información estructurada o semi-estructurada, facilita la creación, gestión, uso y conservación de documentos a lo largo del tiempo en el contexto de su creación. De este modo, una institución o ente establecerá su modelo-catálogo de metadatos para los documentos electrónicos tanto para su tratamiento y gestión a nivel interno como para garantizar la interoperabilidad con otros sistemas internos. Tema 1.2. GED 10 Metadatos documentos electrónicos (II) UNIVERSIDAD DE MURCIA Cada organización, para garantizar la disponibilidad e integridad de los metadatos, aplicará las medidas de seguridad establecidas a tal efecto en el Esquema Nacional de Seguridad. La política de gestión de documentos electrónicos establecerá una serie de metadatos obligatorios y otros complementarios. Los metadatos mínimos obligatorios constituyen un conjunto mínimo de información definido con el fin de facilitar el conocimiento inmediato y automatizable de las características básicas del documento electrónico; y estarán presentes en cualquier proceso de intercambio de documentos electrónicos entre órganos de la Administración y el ciudadano. Metadatos obligatorios pueden ser: identificador, órgano, fecha de captura, origen, estado de elaboración, nombre de formato, tipo documental o tipo de firma. En cambio, los metadatos complementarios responden generalmente a necesidades de descripción específicas y, como tal, están asociados a procesos de gestión interna como puede ser la digitalización, la generación de copias auténticas, la conversión de formatos, los procesos de seguridad y la recuperación y conservación de documentos. Tema 1.2. GED 11 Formato de los documentos electrónicos UNIVERSIDAD DE MURCIA Se entiende por formato de un documento electrónico el “conjunto de reglas (algoritmo) que define la manera correcta de intercambiar o almacenar datos en memoria” (R.D. 4/2010 de Esquema Nacional de Interoperabilidad). El citado R.D. 4/2010 ENI, también establece que la elección de formatos del documento electrónico se realiza buscando la normalización y perdurabilidad para asegurar la independencia de los datos de sus soportes. Por tanto, para garantizar la interoperabilidad, cabe contemplar lo siguiente: a) Los formatos de los ficheros que conforman los documentos electrónicos, para su correcto tratamiento, intercambio y conservación, están acotados y normalizados. No obstante, podrían existir excepciones en el caso de documentos que pudieran perder valor probatorio como resultado de una conversión a otro formato. b) Los tipos de formatos admitidos para ficheros recibidos en un proceso de intercambio, podrían contemplar diferentes posibilidades dependiendo del origen de los documentos: ciudadano u otra organización. Los formatos admitidos para los ficheros que conforman los documentos electrónicos se debe recoger en un Catálogo de estándares manejado por la institución, si bien algunos de los formatos podrían ser imagen y/o texto, sonido o video, entre otros. Tema 1.2. GED 12 Ciclo de vida de los documentos electrónicos UNIVERSIDAD DE MURCIA Fases del ciclo de vida de los documentos electrónicos: Fase de captura. Supone su incorporación al sistema de gestión de documentos de una organización. Fase de mantenimiento y uso. Una vez finalizada la tramitación administrativa, los documentos mantienen su validez administrativa y están disponibles. Fase de conservación y selección. Los documentos de valor efímero se eliminan reglamentariamente, en tanto que los que tienen valor a largo plazo, se conservan permanentemente. Tema 1.2. GED 13 Documentos y Expedientes electrónicos (I) UNIVERSIDAD DE MURCIA Cuando hablamos de expediente, la primera idea es la de agrupación de documentos. Al igual que hemos visto anteriormente con el documento, el expediente generalmente no se ha abordado en la leyes de procedimiento administrativo. La excepción a lo anterior ha sido el RD 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento de organización, funcionamiento y régimen jurídico de las entidades locales, que lo define en el artículo 164: 1. Constituye expediente el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla. 2. Los expedientes se formarán mediante la agregación sucesiva de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, decretos, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, y sus hojas útiles serán rubricadas y foliadas por los funcionarios encargados de su tramitación. Tema 1.2. GED 14 Documentos y Expedientes electrónicos (II) UNIVERSIDAD DE MURCIA En esta escasa dedicación que se ha prestado al expediente parece haber cambiado en los últimos tiempos, de la mano de la administración electrónica. En la derogada LAE, en su artículo 32, se definía el expediente electrónico como “el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan”. El expediente electrónico obliga a introducir algunas novedades respecto al funcionamiento analógico. Una de ellas, es la posibilidad legal de sustituir la remisión del expediente, por una apuesta a disposición del expediente electrónico. Se trata del aprovechamiento de una posibilidad ofrecida por la administración electrónica: el contenido se pone a disposición del destinataria, que de esta manera podrá consultar aquellas partes que necesita, sin que para ello tenga que recibir materialmente toda la documentación. Otra, para garantizar la integridad del expediente, es el “foliado” mediante un “índice electrónico” firmado por el órgano actuante. En este caso se puede observar la influencia de la cultura del papel en el legislador, al denominar “foliado” a la indexación electrónica de los elementos del expediente. Tema 1.2. GED 15 Documentos y Expedientes electrónicos (III) UNIVERSIDAD DE MURCIA No es hasta la llegada de la LPAC donde podemos encontrar una normativa sobre procedimiento administrativo que incluye una definición del expediente administrativo en su artículo 70, que en su primer apartado especifica: “Se entiende por expediente administrativo el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como a las diligencias encaminadas a ejecutarla”. El apartado 2 del citado artículo, señala que “los expedientes tendrán formato electrónico y se formarán mediante la agregación ordenada de cuantos…, así como un índice numerado de todos los documentos que contenga cuando se remita. Asimismo, deberá constar en el expediente la copia electrónica certificada de la resolución adoptada”. El apartado 3 puntualiza las normas técnicas para la transferencia de expediente, especialmente las señaladas en el ENI y las NTI que le afectan. Tema 1.2. GED 16 Documentos y Expedientes electrónicos. UNIVERSIDAD DE Componentes del expediente MURCIA La NTI de expediente electrónico especifica los siguientes componentes: a) Documentos electrónicos, que cumplirán las características de estructura y formato establecidas en el NTI de Documento electrónico. Los documentos electrónicos podrán incluirse en un expediente electrónico de las siguientes formas: Directamente como elementos independientes. Dentro de una carpeta, entendida ésta como una agrupación de documentos electrónicos creada por un motivo funcional. Como parte de otro expediente, anidado en el primero. b) Índice electrónico, para garantizar la integridad del expediente electrónico y permitir su recuperación siempre que sea preciso. c) Firma del índice electrónico por la administración, órgano o entidad actuante, de acuerdo con la normativa aplicable. d) Metadatos del expediente electrónico. Tema 1.2. GED 17 Documentos y Expedientes electrónicos UNIVERSIDAD DE MURCIA El apartado 4 y último del artículo 70 de la LPAC introduce otro aspecto de interés: “No formará parte del expediente administrativo la información que tenga carácter auxiliar o de apoyo, como la contenida en aplicaciones, ficheros y bases de datos informáticas, notas, borradores, opiniones, resúmenes, comunicaciones e informes internos o entre órganos o entidades administrativas, así como los juicios de valor emitidos por las administraciones públicas, salvo que se trate de informes, preceptivos y facultativos, solicitados antes de la resolución administrativa que ponga fin al procedimiento”. Esta puntualización está en la línea con el contenido del apartado 3 del artículo 26 de la LPAC, que establece una segunda categoría de documentos electrónicos que no son documentos públicos administrativos válidamente constituidos. Es decir, los documentos que se publican “con carácter meramente informativo” o que “no formen parte de un expediente administrativo”. Este acotamiento es positivo, ya que permite concretar lo que de verdad puede tener interés, puesto que durante el trámite se producen documentos u otros elementos que en principio no tienen valor administrativo o jurídico. Tema 1.2. GED 18 Gestión de documentos electrónicos: Propiedades UNIVERSIDAD DE MURCIA Una adecuada gestión de documentos electrónicos debe estar regida por directrices que definan una organización para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo. Así, cabe contemplar las siguientes propiedades para cada uno de los documentos electrónicos: a) Autenticidad (auténtico): Propiedad que puede atribuírsele como consecuencia de que puede probarse que es lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o enviado, y que ha sido creado o enviado en el momento en que se afirma, sin que haya sufrido ningún tipo de modificación. b) Fiabilidad (fiable): Propiedad o característica que indica que su contenido puede ser considerado una representación completa y precisa de las actuaciones, las actividades o los hechos de los que da testimonio y al que se puede recurrir en el curso de posteriores actuaciones o actividades. c) Integridad (íntegro): Propiedad o característica que indica su carácter de completo, sin alteración de ningún aspecto esencial. La integridad es un componente de la autenticidad junto a la identidad. d) Disponibilidad (accesible): Propiedad o característica del mismo que permite que éste pueda ser localizado, recuperado, presentado o interpretado. El documento debe señalar la actividad o actuación donde se generó, proporcionar la información necesaria para la comprensión de las actuaciones que motivaron su creación y utilización, identificar el contexto marco de las actividades y las funciones de la organización y mantener los vínculos existentes con otros documentos como reflejo de una secuencia de actuaciones. Estas propiedades acompañan al documento electrónico a lo largo de todo su ciclo de vida, a efectos de asegurar su valor probatorio y su fiabilidad como evidencia electrónica de las actividades y procedimientos. Tema 1.2. GED 19 Gestión documental: Beneficios UNIVERSIDAD DE MURCIA La implementación de sistemas y procesos de gestión documental aportan importantes beneficios para las instituciones: Mejoran el intercambio de información y contribuyen a facilitar el acceso rápido de la información en el momento adecuado. Marcan el ciclo de vida de los documentos y su disposición final. Facilitan una gestión administrativa más eficaz y favorecen la reutilización de la información. Mejoran la prestación de los servicios a la ciudadanía, favoreciendo el acceso a la información y a la documentación. Ayudan a la transparencia y a la rendición de cuentas en todos los procedimientos. Permiten el mantenimiento de la memoria corporativa. Facilitan la colaboración entre la ciudadanía y la administración en la mejora de la calidad de los servicios. Contribuyen a la racionalización y simplificación de los procesos administrativos. Tema 1.2. GED 20 Política de gestión de documentos electrónicos UNIVERSIDAD DE MURCIA El objeto y fin de la puesta en marcha de una Política de Gestión de Documentos Electrónicos (PGDE) es garantizar la interoperabilidad en relación con la recuperación y conservación de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida, tal y como establece el artículo 21 del R.D. 4/2010 ENI, en el que indica que las organizaciones adoptarán las medidas organizativas y técnicas necesarias para tal fin, entre las que se encuentra “la definición de una política de gestión de documentos en cuanto al tratamiento, de acuerdo con las normas y procedimientos específicos que se hayan de utilizar en la formación y gestión de los documentos y expedientes”. De mismo modo, en el anexo del citado R.D. define la política de gestión de documentos electrónicos como el conjunto de “orientaciones o directrices que define una organización para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La política se aprueba al más alto nivel dentro de la organización, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinación, aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento de los documentos a través de su ciclo de vida”. Tema 1.2. GED 21 Política de gestión de documentos electrónicos: UNIVERSIDAD DE Fundamentos MURCIA La PGDE está fundamentada en tres preceptos recogidos en la Constitución: 1. El principio de eficacia de las Administraciones Públicas (art. 103.1). El principio de eficacia es uno de los pilares sobre los que se asienta el régimen jurídico de la Administración española. El papel de los archivos en la gestión administrativa es imprescindible para dotar a las AA.PP de un instrumento que facilite las decisiones de sus órganos y, de esta forma, mejorar el servicio que prestan. 2. El derecho de acceso de las personas a los archivos y registros administrativos (art. 105.b). Se trata de del reconocimiento expreso de que todas las personas tienen derecho a conocer de manera clara y fehaciente las actuaciones que directamente les atañen o interesan. Directamente relacionado con el principio de transparencia del sector público, el acceso a la información generada por las instituciones en el ejercicio de sus competencias se considera un derecho fundamental en una sociedad democrática. 3. La conservación del patrimonio documental público (art. 46). El patrimonio documental es un bien que se ha elaborado diariamente, que es propiedad de todos, y que su contenido testimonia nuestra existencia pasada y presente. Tema 1.2. GED 22 Política de gestión de documentos electrónicos: UNIVERSIDAD DE Directrices MURCIA Las directrices se agrupan en tres ámbitos fundamentales: o El establecimiento de unos PRINCIPIOS ESTRATÉGICOS de la gestión documental, que deberá respetar cualquier herramienta o proyecto que trabaje con documentos, expedientes y registros. o La atribución de RESPONSABILIDADES a los distintos órganos y miembros, para la implementación y desarrollo de esta Política. o La caracterización de los principales PROCESOS relacionados con la gestión de documentos. Por tanto, toda política de gestión de documentos electrónicos contendrá: o Alcance y ámbito de aplicación de la política de gestión de documentos electrónicos. o Roles o funciones de gestión documental de cada actor involucrado. o Directrices para la generación de la documentación relativa al programa de tratamiento, a los procesos y procedimientos de gestión documental. o Plan de concienciación y formación. o Procedimiento de supervisión y auditoría de los procesos de gestión documental. o Proceso de revisión y actualización de la política de gestión de documentos. Tema 1.2. GED 23 Política de gestión de documentos electrónicos UNIVERSIDAD DE MURCIA El siguiente gráfico muestra el contexto de la política de gestión de documentos electrónicos en una organización como una más entre el conjunto de políticas adoptadas por la organización en el desempeño de sus actividades. Además, en sus distintos aspectos, la política de gestión de documentos electrónicos de una determinada organización estaría basada en toda la legislación, normas técnicas de desarrollo del Esquema Nacional de Interoperabilidad, así como en buenas prácticas y normas específicas consolidadas a nivel nacional e internacional. Tema 1.2. GED 24 Política de gestión de documentos electrónicos: UNIVERSIDAD DE Responsables y actores MURCIA La aplicación sistemática de la PGDE requiere del trabajo corporativo de diferentes áreas y actores dentro del organigrama de la institución, así como la implicación de los órganos superiores y directivos que tengan competencias en todas las fases del ciclo de vida de los documentos: o Estructura de Gobierno y Gestión. La estructura básica de gobierno y gestión de PGDE debe ser la establecida en el Plan Estratégico de e-Administración de la institución. o Jefaturas de área. Los titulares de Jefaturas que tengan asignadas por norma las funciones de las que se derivan los diferentes procesos de gestión serán responsables de la aplicación de la política en el marco de los procesos de gestión a su cargo. o Comisión calificadora de documentos. Encargada de efectuar dictámenes de valoración y selección de series documentales. o Archivo o Sistema archivístico. Desarrolla las herramientas e instrumentos de gestión documental y participa, en el diseño, implementación y actualización de PGDE. o Unidad de Informática. Responsable de la planificación y mantenimiento del gestor documental y sus operaciones. o Responsable de Seguridad de la Información. Responsable de determinar la categoría del sistema, realizar análisis de riesgos y redactar el Plan de Seguridad de la Información. o Centro de Formación. Encargado de la ejecución Plan de Formación Gestión Documental. o El personal de perfil administrativo implicado en tareas de tratamiento de documentos (creación, recepción y mantenimiento), ejecutará y aplicará lo establecido en la política de gestión documental y a través del programa de tratamiento implantado. Tema 1.2. GED 25 Política de gestión de documentos electrónicos: UNIVERSIDAD DE Programas de tratamiento MURCIA El diseño, desarrollo e implantación de los procesos, técnicas y operaciones de gestión de documentos electrónicos se concretará en un programa de tratamiento específico para la gestión de documentos y expedientes electrónicos. Dicho programa se aplicará de manera continua sobre todas las etapas o periodos del ciclo de vida de los documentos y expedientes electrónicos para los que se garantizará su autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y trazabilidad; permitiendo la protección, recuperación y conservación de los documentos y su contexto. Este programa contará con una plataforma técnica integrada por: Un gestor documental con Archivo electrónico, para almacenamiento, gestión, recuperación y la conservación de los documentos electrónicos recibidos o producidos. Una capa de servicios de gestión documental, que permiten la generación de los documentos electrónicos siguiendo las pautas incluidas en el ENI, así como la integración de los procesos de gestión documental con los sistemas de información de la corporación. Tema 1.2. GED 26 Política de gestión de documentos electrónicos: UNIVERSIDAD DE Fases de gestión documental MURCIA La gestión documental de una institución debe contemplar el tratamiento de los documentos, expedientes y registros de manera homogénea a través de las etapas que componen su ciclo de vida, que se estructuran en tres fases: Fase de creación, normalización y simplificación de procedimientos: Conjunto de acciones encaminadas a analizar, identificar, clasificar y realizar propuestas que mejoren los procedimientos administrativos, tanto en la reducción de cargas para la ciudadanía, empresas y organismos, como en la agilización de los trámites internos propios de la administración. Fase de tramitación: Contempla la elaboración de expedientes y registros por parte de las unidades gestoras durante el ejercicio de sus actividades. Para la elaboración de los expedientes, las actuaciones serán: apertura del expediente, incorporación de documentos al expediente y resolución y cierre del expediente. Fase de archivo: Durante esta fase tendrán lugar las siguientes actuaciones: transferencia del expediente al archivo; Valoración y selección de los documentos. A los procesos de gestión que generen documentos, expedientes y registros se les debe aplicar la PGDE. Los programas de tratamiento de documentos se aplicarán de manera continua sobre todas las etapas o periodos del ciclo de vida de los documentos y expedientes electrónicos para los que se garantizará su autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y trazabilidad; permitiendo la protección, recuperación y conservación física y lógica de los documentos y su contexto. Tema 1.2. GED 27 Política de gestión de documentos electrónicos: UNIVERSIDAD DE Procesos de gestión (I) MURCIA 1. Identificación de tipos y trámites administrativos. Comprende el conjunto de operaciones destinada a analizar la función, el contenido informativo y la estructura de los documentos generaos en la actividad administrativa, a fin de determinar los metadatos que van asociados desde su inicio. Esta información está recogida en el Catálogo de procedimientos de la Institución, que es la relación de procedimientos que gestiona. Es un instrumento imprescindible para el correcto funcionamiento de la administración electrónica y la política de gestión de documentos. 2. Captura de documentos. Señala la entrada de los documentos en el sistema de gestión documental. Se establecerá la relación entre el documento, su productor o creador y el contexto que se originó. Se procederá a la inclusión de un identificador único de los documentos y expedientes electrónicos. Los documentos capturados tendrán como formato uno de los incluidos en el Catálogo de Estándares de la Institución. Tema 1.2. GED 28 Política de gestión de documentos electrónicos: UNIVERSIDAD DE Procesos de gestión (II) MURCIA 3. Registro de documentos. El registro (legal) de los documentos electrónicos presentados en el Registro electrónico de la institución se adecuará al procedimiento descrito en la Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y a la NTI de modelo de datos para el intercambio entre las entidades registrales. El registro de los documentos en soporte papel que se presenten en las oficinas de registro contemplará la digitalización y la obtención de copia electrónica auténtica de los mismos, que se incorporará al apunte de registro, y los documentos en papel serán devueltos al administrado. Estas operaciones serán descritas en los documentos Procedimiento de digitalización y procedimiento de copiado auténtico y conversión, que se adecuarán a lo dispuesto en las NTI correspondientes. 4. Clasificación de documentos. La clasificación de documentos, expedientes y agregaciones se sustentará en el Cuadro de clasificación de la institución, de aplicación tanto a documentos en soporte papel como a documentos electrónicos. La clasificación incluirá los criterios de formación de expedientes y agregaciones, que quedarán foliados mediante un índice electrónico que contendrá las referencias de todos los documentos que lo componen. El índice electrónico garantizará la integridad de los expedientes y su recuperación. Los patrones de creación del índice electrónico estarán descritos en el documento Procedimiento de captura. Tema 1.2. GED 29 Política de gestión de documentos electrónicos: UNIVERSIDAD DE Procesos de gestión (III) MURCIA 5. Descripción de documentos. Tiene como objeto la identificación y la organización de la información necesaria para la recuperación del contenido de los documentos y su contexto durante todo su ciclo de vida. Este proceso se fundamentará en la correcta asignación de metadatos conforme a lo dispuesto en el Modelo de metadatos para la gestión de expedientes y documentos electrónicos de la institución. 6. Acceso a los documentos Este proceso garantizará la localización, recuperación y utilización de la información contenida en los documentos. Igualmente se aplicarán las limitaciones establecidas por la normativa vigente en materia de seguridad, averiguación de delitos, intimidad y protección de datos, así como aquellas vinculadas con el ciclo de vida de los documentos. Se adoptarán las medidas de protección de la información previstas en el Esquema Nacional de Seguridad, relativas a datos de carácter personal, calificación de la información y clasificación de acceso, sin perjuicio de otras medidas que puedan ser de aplicación. Tema 1.2. GED 30 Política de gestión de documentos electrónicos: UNIVERSIDAD DE Procesos de gestión (IV) MURCIA 7. Calificación de Documentos. 1. Valoración documental: es el proceso intelectual por el que se analiza la documentación para determinar los plazos de conservación, transferencia y acceso. La competencia de la valoración de los documentos electrónicos recae sobre las comisiones calificadoras de documentos de las instituciones, que realizan sus propuestas para la aprobación por las comisiones calificadoras de cada comunidad autónoma. Los dictámenes emitidos por estas comisiones calificadoras autonómicas quedarán recogidos en el Calendario de conservación de documentos de la Institución. 2. Documentos esenciales: aquellos documentos que son indispensables para el funcionamiento de la institución, aseguran su continuidad y permite a la organización cumplir sus obligaciones legales y financieras. El ENS aporta criterios para la identificación de los documentos esenciales y las medidas de seguridad. Los documentos identificados como esenciales serán referenciados en el Calendario de conservación de la entidad. 8. Conservación de documentos. Tiene por objeto garantizar la preservación de los documentos, expedientes y evidencias electrónicas y sus metadatos asociados, así como el valor probatorio de los mismos durante todo su ciclo de vida, y quedará descrita en la norma de conservación digital de la Institución. Se seguirá el Plan de prevención de riesgos establecido para preservar documentos y expedientes electrónicos. Tema 1.2. GED 31 Política de gestión de documentos electrónicos: UNIVERSIDAD DE Procesos de gestión (V) MURCIA 9. Transferencia/Trazabilidad. El proceso de transferencia/trazabilidad tiene como objeto facilitar el paso de los documentos de una fase a otra del Sistema archivístico de la institución, conforme a su ciclo de vida. Este proceso deberá garantizar que los documentos que se mueven son auténticos, íntegros, fiables y utilizables. Las actividades relacionadas con la trasferencia de los documentos quedarán reflejadas en el Procedimiento de transferencia de documentos electrónicos. 10. Eliminación de documentos. La eliminación de documentos se producirá atendiendo a lo previsto en las Tablas de valoración aprobadas por las comisiones calificadoras de la Comunidad Autónoma correspondiente. Requerirá la autorización previa de la Comisión calificadora de la Comunidad Autónoma y no se eliminará ningún documento o expediente electrónico que no tenga Tabla de valoración asociada aprobada por dicha Comisión calificadora. No se eliminará ningún documento o expediente electrónico que se encuentre bajo alguno de estos supuestos: o Estar calificado como de ‘valor histórico’ o de ‘investigación’ de acuerdo a lo previsto en la legislación. o No haber transcurrido el plazo establecido para su conservación, durante el cual pueda subsistir su valor probatorio de derechos y obligaciones de personas físicas o jurídicas. o No existir dictamen previo de valoración. o Estar incurso en un litigio o procedimiento judicial. Tema 1.2. GED 32 Política de gestión de documentos electrónicos: UNIVERSIDAD DE Procesos horizontales en la gestión MURCIA Documentación. Los procesos de gestión documental dispuestos en la PGDE deberán estar convenientemente documentados. Se deberán tener en cuenta las directrices técnicas que puedan establecer las unidades responsables en materia de simplificación administrativa, tecnología, seguridad, archivos administrativos y patrimonio documental, así como las resoluciones emitidas por el Consejo de Transparencia y Buen Gobierno de la AGE (Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno). Formación: Las instituciones deberán promover un plan de formación continua y capacitación del personal responsable de la gestión de los documentos electrónicos, así como su tratamiento y conservación en el archivo electrónico. Supervisión y Auditoría: Los contenidos de la PGDE serán objeto de auditorías periódicas. Actualización. Con el fin de mejora continua a ser actualizada periódicamente para adecuarse a las necesidades reales y cambiantes de la gestión de documentos electrónicos y su normativa. Corresponde a los órganos directores y gestores de la institución el mantenimiento, actualización y publicación electrónica de la PGDE. Tema 1.2. GED 33 Tema 2_1: Metadatos en la Gestión de Documentos Gestión electrónica de Documentos. Curso 2024/25. Grado en Gestión de Información y Contenidos Digitales.  Los Metadatos en la Gestión de Documentos: UNIVERSIDAD DE Introducción (I) MURCIA Los metadatos constituyen una herramienta imprescindible para la gestión del documento electrónico, lo mismo que ocurre en otras materias en las que se trabaja con recursos digitales entendido como objetos. La definición de metadatos es de sobra conocida, establecida en 1969 por Jack Myers, que une dos términos, uno de origen griego, µετα, “más allá de”, y otro procedente del latín, datum “dato”: “más allá de los datos”. En la actualidad, cualquier recurso tiene, cuando está almacenado de forma conjunta con otros, la necesidad de ser descrito para facilitar las búsquedas a partir de sus características descriptivas. Esto nos vale tanto para un vídeo o un libro en una biblioteca, como para la pieza de una excavación arqueológica, y por tanto, para una información electrónica. Los sistemas de consulta se valen de los metadatos para lograr las mejores prestaciones a la hora de la representación, localización y recuperación de recursos electrónicos. La complejidad de los metadatos obliga a la formación de equipos multidisciplinares para su diseño, tanto profesionales de la información como diseñadores de programas, técnicos de sistemas, etc. En el entorno de los documentos se puede afirmar, que los archiveros suelen formar parte de estos equipos, ya que los metadatos son el elemento principal de los instrumentos descripción de los archivos (guías, inventarios, catálogos, índices, etc.), sin los (cuales sería imposible cumplir con el objetivo de mantener los documentos automáticos, fiables, íntegros y disponibles a lo largo del tiempo. Tema 2-1. Metadatos 2  Los Metadatos en la Gestión de Documentos: UNIVERSIDAD DE Introducción (II) MURCIA Hasta hace unos años, se pensaba que la implementación de los metadatos se realizaría al final del ciclo de vida de los documentos, en el archivo. Sin embargo se ha producido un cambio de mentalidad y la creación de metadatos se ha adelantado al mismo inicio del procedimiento donde, el archivero, es necesario para la correcta definición de los datos relativos a los documentos y expedientes administrativos. La Norma ISO 23081 (International Organization for Standardization. ISO 23081-1:2006. Information and documentation –Records management processes – Metadata for records – Part 1: Principles. Disponible en https://www.iso.org/standard/48032.html) entiende por metadatos los datos para la creación, gestión y uso de documentos. Por su parte, en el ENI, se indica: por un lado, que el metadato es el dato que define y describe otros datos, y por otro, se define lo que es el metadato de gestión de documentos: Información estructurada o semiestructurada que hace posible la creación, gestión y uso de documentos a lo largo del tiempo en el contexto de su creación. Los metadatos de gestión de documentos sirven para identificar, autenticar y contextualizar documentos, y del mismo modo a las personas, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan. Tema 2-1. Metadatos 3  Los Metadatos en la Gestión de Documentos: UNIVERSIDAD DE Introducción (III) MURCIA Desde el punto de vista de la gestión documental y el archivo electrónico, teniendo en cuenta que los documentos deben tener metadatos desde su mismo nacimiento, nos interesa establecer una tipología de metadatos por su forma de creación, lo que es fundamental para concebir y diseñar la tramitación de los documentos y expedientes y, posteriormente, la gestión en el archivo. A grandes rasgos, podríamos diferenciar tres tipos de metadatos por su forma de cumplimentación: Metadatos automatizables. Son los que cumplimenta el sistema. Ejemplos de este tipo de metadatos son la fecha de captura, la resolución y las dimensiones del documento. Metadatos heredables o deducibles. En el caso de un documento fotográfico, podríamos hablar sobre el metadato de autor. Puedo programar la cámara para que se haga constar el nombre y apellidos del dueño en cada una de las fotografías que se realicen con una máquina. Estos metadatos heredables son fáciles de automatizar y van a ser muy importantes en la gestión de documentos electrónicos. Metadatos manuales. No todos los metadatos se pueden automatizar. En el ejemplo de una fotografía, aunque una cámara con GPS pueda hacer constar la geo-referencia del lugar en el que se tomó la imagen, es imposible que la máquina averigüe el motivo fotografiado. Por tanto, es necesario que se incluya, de forma manual el título de la fotografía, y lo mismo ocurre si queremos introducir otras características de la obra fotografiada como el estilo arquitectónico o el arquitecto que la diseña. La información contenida en los metadatos manuales nos servirá en las búsquedas y consultas para recuperar y administrar la información. Este tipo de metadato es el más difícil de implementar. Tema 2-1. Metadatos 4  Los Metadatos en la Gestión de Documentos: UNIVERSIDAD DE Esquema de metadatos eEMGDE (I) MURCIA En el ámbito español se ha consolidado el uso del Esquema de metadatos para la gestión del documento electrónico (eEMGDE). Es un esquema acordado entre las diferentes administraciones públicas españolas: AGE, CCAA, administración local,etc., cuya utilización es recomendada por la Norma Técnica de Interoperabilidad de PGD-e. El eEMGDE se inspira en el referente Australian Government Recordkeeping Metadata Standard Version 2.0, adaptado a nuestro país y a los requisitos de nuestra normativa. Se basa en un modelo entidad-relación que reconoce la existencia de diversas entidades: documento, agente, actividad, regulación y relación, y en el uso de relaciones y eventos para dejar constancia del contexto. De esta forma, los metadatos del documento y del expediente electrónico pueden definirse en el marco de un sistema de gestión documental completo desde una perspectiva multi-entidad en la que, además de los propios documentos, participan otro tipo de entidades caracterizadas por sus propios metadatos, como pueden ser agentes, regulaciones o actividades. https://administracionelectronica.gob.es/ctt/eemgde Tema 2-1. Metadatos 5  Los Metadatos en la Gestión de Documentos: UNIVERSIDAD DE Esquema de metadatos eEMGDE (II)