Administración Electrónica y Gestión Documental

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Questions and Answers

¿Cuál es la primera actuación en la fase de tramitación de un expediente?

Incorporación de documentos

Valoración de documentos

Cierre del expediente

Apertura del expediente (correct)

¿Qué documento es esencial para el correcto funcionamiento de la administración electrónica?

Registro de visitas

Formato de documentos

Catálogo de procedimientos (correct)

Inventario de documentos

En la fase de archivo, ¿qué actuación implica la transferencia del expediente?

Valoración de documentos (correct)

Incorporación de documentos

Apertura del expediente

Cierre del expediente

¿Cuál es uno de los objetivos de la política de gestión de documentos electrónicos?

Garantizar la autenticidad y trazabilidad Signup and view all the answers

¿Qué es la captura de documentos en el sistema de gestión documental?

La inclusión de documentos en el sistema Signup and view all the answers

¿Cuál fue una de las principales contribuciones de la Ley 11/2007?

Acceso electrónico a los servicios públicos Signup and view all the answers

¿Qué representan los Esquemas Nacionales de Interoperabilidad y Seguridad?

Un avance en la gestión interna Signup and view all the answers

¿Cómo se describe el impacto de la gestión del expediente administrativo electrónico?

Es un elemento esencial para mejorar los servicios Signup and view all the answers

¿Cuál es uno de los objetivos clave de las normativas 39/2015 y 40/2015?

Facilitar la transición al formato digital Signup and view all the answers

¿Qué debe realizar la administración pública para aliviar la carga burocrática sobre los ciudadanos?

Reducir el número de trámites innecesarios Signup and view all the answers

¿Qué cambio implica pasar del mundo analógico al mundo digital en las administraciones públicas?

Actualización de los métodos de gestión Signup and view all the answers

¿Cuál es una resistencia cultural que afecta la implementación de la administración electrónica?

La resistencia a dejar procesos tradicionales Signup and view all the answers

¿Cuál es el principal objetivo de un programa de tratamiento específico en la gestión de documentos electrónicos?

Asegurar la autenticidad, integridad y conservación de documentos. Signup and view all the answers

¿Qué incluye la plataforma técnica del programa de gestión de documentos electrónicos?

Una capa de servicios de gestión documental. Signup and view all the answers

¿Qué fase de la gestión documental se centra en la creación y simplificación de procedimientos?

Fase de creación y normalización. Signup and view all the answers

¿Cuál de los siguientes aspectos NO está garantizado por el programa de tratamiento de documentos?

Interacción social. Signup and view all the answers

La fase de creación de documentos incluye acciones dirigidas a:

Analizar, identificar y clasificar documentos. Signup and view all the answers

¿Qué aspecto es esencial durante el ciclo de vida de los documentos y expedientes electrónicos?

Accesibilidad y trazabilidad. Signup and view all the answers

¿Qué tipo de documentos debe abarcar el tratamiento en la gestión documental?

Documentos y expedientes electrónicos. Signup and view all the answers

La gestión documental busca mejorar los procedimientos administrativos mediante:

Reducir la carga para ciudadanos y organismos. Signup and view all the answers

La capa de servicios de gestión documental permite:

Seguir pautas del ENI para la generación de documentos. Signup and view all the answers

¿Cuál es uno de los beneficios clave de implementar un programa de gestión documental?

Mejora en la recuperación y conservación de documentos. Signup and view all the answers

¿Qué se entiende por documentos administrativos según la LPAC?

Documentos emitidos por los órganos de las administraciones públicas. Signup and view all the answers

¿Cómo se define el documento electrónico en la Ley 59/2003?

Información en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico. Signup and view all the answers

¿Cuál es un requisito para que un documento electrónico tenga naturaleza de documento público?

Estar firmado por un funcionario público en ejercicio de sus funciones. Signup and view all the answers

Según el glosario del ENI, ¿qué es un documento electrónico?

Información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico. Signup and view all the answers

¿Qué establece la LPAC en relación a los documentos electrónicos administrativos?

Establece condiciones de validez para estos documentos. Signup and view all the answers

¿Qué se considera documento según el artículo 49 de la Ley 16/1985?

Cualquier expresión en lenguaje natural o convencional en soporte material. Signup and view all the answers

¿Qué característica debe tener un documento electrónico para ser considerado válido?

Ser archivado en un formato determinado y susceptible de identificación. Signup and view all the answers

¿Qué tipo de soporte pueden tener los documentos según el artículo 49 de la Ley 16/1985?

Cualquier tipo de soporte material, incluyendo informáticos. Signup and view all the answers

¿Cuál de los siguientes NO es un requisito de validez de un documento electrónico administrativo según la LPAC?

Estar impreso en papel. Signup and view all the answers

¿Cuál es la función principal de la Comisión calificadora de documentos?

Efectuar dictámenes de valoración y selección de series documentales Signup and view all the answers

¿Qué implica la responsabilidad de la Unidad de Informática en la PGDE?

Planificar y mantener el gestor documental y sus operaciones Signup and view all the answers

¿Quién es responsable de otorgar las funciones en los procesos de gestión en la PGDE?

Los titulares de Jefaturas de área Signup and view all the answers

¿Cuál es el rol del Responsable de Seguridad de la Información?

Determinar la categoría del sistema y redactar el Plan de Seguridad Signup and view all the answers

¿Qué aspecto del ciclo de vida de los documentos involucra a los órganos superiores y directivos?

Todas las fases del ciclo de vida de los documentos Signup and view all the answers

¿Qué instancia se encarga de desarrollar herramientas e instrumentos de gestión documental?

El Archivo o Sistema archivístico Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes funciones no corresponde a la PGDE?

Crear nuevos documentos para la institución Signup and view all the answers

¿Quién debe ejecutar y aplicar las políticas de gestión documental?

El personal de perfil administrativo Signup and view all the answers

¿Cuál es la estructura básica que debe existir en una PGDE según el Plan Estratégico de e-Administración?

Estructura de Gobierno y Gestión específica por área Signup and view all the answers

¿Qué jefatura tiene funciones específicas en la aplicación de la política de gestión documental?

Los titulares de Jefaturas de área Signup and view all the answers

Study Notes

Introducción a la Gestión Electrónica de Documentos.

Gestión electrónica de documentos es un tema central en la administración digital actual.
La "Sociedad de la Información y del Conocimiento" se caracteriza por la capacidad de obtener, compartir y procesar información por medios telemáticos.
La transformación digital ha cambiado las formas de trabajar y relacionarse, requiriendo una gestión digital de documentos.
La administración electrónica (GED) es un modelo fundamental que utiliza las tecnologías de la información y la comunicación para el desarrollo de la gestión de documentos.

Antecedentes y contexto (I)

En la década de los 90 y 2000 se identificó la "Sociedad de la Información".
Posteriormente evolucionó al concepto de "Sociedad del Conocimiento".
La transformación digital es decisiva para la prosperidad de la sociedad sin dejar ninguna brecha.

Antecedentes y contexto (II)

La modernización y transformación del sector público son fundamentales para lograr los objetivos.
La administración electrónica utiliza las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) para desarrollar su actividad, especialmente en tres ámbitos: ciudadanía, actividad interna y con otras administraciones.
La Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos fue derogada por la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Antecedentes y contexto (III)

Real Decreto 2291/1983: establece órganos para la elaboración de la política informática del gobierno.
Ley 4/1990: crea los cuerpos informáticos de la Administración General del Estado (AGE).
Ley 30/1992: crea el Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (LRJAP-PAC).
Ley 6/1997: regula la Organización y Funcionamiento de la Administración General del Estado (LOFAGE).
Varias leyes y decretos han regulado y adaptado la Administración electrónica.

Antecedentes y contexto (IV)

Ley Orgánica 15/1999: protege los datos de carácter personal.
Ley 34/2002: regula servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico (LSSICE).
Real Decreto 209/2003: regula registros y notificaciones telemáticas.
Ley 59/2003: regula la firma electrónica.
Real Decreto 589/2005: nueva estructuración de los órganos de la Administración electrónica.
Otras leyes: diferentes normas sobre administración electrónica, como la Ley Orgánica 209/2003.

Antecedentes y contexto (V)

Ley 11/2007: regula el acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos (derogada).
Real Decreto 1494/2007: aprueba el Reglamento sobre las condiciones básicas para el acceso de las personas con discapacidad a las tecnologías, productos y servicios relacionados con la sociedad.
Notas: este reglamento establece criterios básicos de accesibilidad.

Introduccion al documento electrónico (I)

El documento electrónico es un objetivo principal de la transformación digital.
No se puede seguir utilizando la cultura del mundo físico del papel en el mundo virtual del expediente administrativo.
La Ley 11/2007 supuso un avance en la tramitación electrónica.
Los Esquemas Nacionales de Interoperabilidad y Seguridad fueron un avance considerable.

Introduccion al documento electrónico (II)

Las nuevas normativas administrativas imponen obligaciones claras para la gestión de documentos.
El paso del mundo analógico al digital es esencial en las administraciones públicas.
La gestión de expedientes electrónicos es fundamental.

Introduccion al documento electrónico (III)

La dinámica actual es la liberación del laberinto burocrático de parte de las administraciones públicas.
Para aligerar el excesivo peso burocrático se requiere: sustituir documentos por datos, reorganizar procesos y liberar al ciudadano de la gestión documental.

Introduccion al documento electrónico (IV)

Para transmitir datos (información) de forma digital, se necesita un soporte duradero (documento).
Los datos (metadatos) ayudan a estructurar los documentos digitales.
El DNI es un ejemplo de documento donde los datos son la información esencial.
La automatización de documentos facilitará la mejora de la gestión administrativa.

Marco normativo y administrativo del documento electrónico (I)

La palabra "documento" evoca la imagen de un documento en papel.
Este concepto, además, suele asociarse al testimonio o prueba.
Esta definición se ha visto afectada por la globalización y la influencia del idioma Inglés.
La palabra "documento" tiene tres términos en inglés que reflejan su concepto: "Document" hace referencia al sentido genérico, "Records " a la información registrada y "Archives" documentan la información histórica.

Marco normativo y administrativo del documento electrónico (II)

Existen convenciones ampliamente aceptadas sobre lo que es un documento, como la firma manuscrita en un papel específico con fecha y validación de un tercero.
Con la transformación digital, surge la necesidad de nuevas convenciones para el documento electrónico.
La gestión de documentos electrónicos exige nuevas formas de entender qué es un documento electrónico.

Marco normativo y administrativo del documento electrónico (III)

No existe legislación específica sobre el documento electrónico, pero la legislación sobre la administración electrónica tiene diversas referencias a la gestión.
La legislación sobre firma electrónica y la administración pública establece diferentes niveles de obligatoriedad en su cumplimiento.
Las Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI) de la administración española se publican en el BOE.

Marco normativo y administrativo del documento electrónico (IV)

Hay normas o estándares técnicos que ayudan en la gestión del documento electrónico.
La ISO y la asociación española de normalización (AENOR - UNE) contribuyen a la gestión de documentos electrónicos.
Esto proporciona orientaciones para aplicar la legislación.

Marco normativo y administrativo del documento electrónico (V)

La Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.
Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, Reglamento de desarrollo...
La Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información.
Real Decreto 181/2008, de 8 de febrero, ordenación del diario oficial “Boletín Oficial del Estado”.
Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, regula el Esquema Nacional de Seguridad.

Marco normativo y administrativo del documento electrónico (VI)

Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, desarrollo de la Ley Orgánica de protección de datos de carácter personal.
Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información.
Real Decreto 181/2008, de 8 de febrero, de ordenación del diario oficial “Boletin Oficial del Estado”.
Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, regula el Esquema Nacional de Seguridad.
Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, regula el Esquema de seguridad.

Marco normativo y administrativo del documento electrónico (VII)

Ley 18/2011, de 5 de julio, regula el uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia.
Ley 20/2011, de 21 de julio, del Registro Civil, con un modelo de registro adaptado a las nuevas tecnologías.

Marco normativo y administrativo del documento electrónico (VIII)

Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, para el Sistema Español de Archivos.
Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.
Real Decreto 806/2014, de 19 de septiembre, sobre organización e instrumentos operativos de las TIC.

Marco normativo y administrativo del documento electrónico (IX)

Ley 9/2014, de 9 de mayo...
Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (LPAC).
Real Decreto 951/2015, de 23 de octubre, Modifica el Esquema Nacional de Seguridad.
Real Decreto 1112/2018, de 7 de septiembre,...
Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

Marco normativo y administrativo del documento electrónico (X)

Real Decreto 311/2022, de 3 de mayo, regula el Esquema Nacional de Seguridad.
Ley 11/2022, de 28 de junio, General de Telecomunicaciones.

APLICACIONES PRÁCTICAS (I)

El documento electrónico es un elemento fundamental en la transformación digital.
El paso de documentos en papel a electrónicos requiere un cambio cultural en las Administraraciones Públicas.
El desarrollo de la Ley 11/2007 es fundamental para la tramitación digital.

APLICACIONES PRÁCTICAS (II)

Las normativas administrativas establecen las obligaciones para la gestión de documentos.
El cambio al mundo digital requiere la adaptación de las Administraciones Públicas.
La gestión de expedientes electrónicos es un elemento esencial para conseguir los objetivos.

APLICACIONES PRÁCTICAS (III)

La dinámica actual consiste en liberarse del laberinto burocrático mediante la gestión del documento electrónico.
Para facilitar la gestión burocrática: reducir trámites, sustituir documentos por datos y reorganizar procesos.
Las Administraciones Públicas deben trabajar para el ciudadano.

APLICACIONES PRÁCTICAS (IV)

El documento es el soporte fundamental para la transmisión de los datos (información).
Los metadatos son datos adicionales a la información principal de un documento que ayudan a estructurarlo en el contexto digital.
El DNI es un buen ejemplo de un documento dónde su número es la información principal.
La automatización facilita la gestión documental.

APLICACIONES PRÁCTICAS (V)

El modelado del ciclo de vida de los documentos se basa en la custodia, como en los modelos europeos.
La gestión documental es un proceso continuo que se inicia con la creación del documento.
Las universidades australianas proponen una gestión del documento como un continuum.

APLICACIONES PRÁCTICAS (VI)

Las normas ISO son importantes para la conceptualización del documento electrónico.
El concepto integral del documento en las normativas ISO presenta una visión más amplia que la legislación española.
La legislación española tiene un concepto de documento más ligado a ficheros informáticos.

APLICACIONES PRÁCTICAS (VII)

El documento electrónico, aunque bien organizado, puede tener dificultades para cumplir con las características del documento (integridad, autenticidad, fiabilidad y usabilidad).
La edición más reciente de la norma ISO 15489:2016 matiza el concepto de documento electrónico, definiendo los documentos «fidedignos» (esenciales).
Para lograr que un documento electrónico sea fidedigno debe tener asociados sus metadatos a todo momento.

APLICACIONES PRÁCTICAS (VIII)

La visión del documento electrónico, en la legislación española, está relacionada con la gestión.
Los metadatos ayudan a definir el documento electrónico, incluyendo aspectos como contenido, firma/s y metadatos.
Es recomendable partir desde el inicio del proceso de creación del documento para la aplicación correcta de metadatos.

APLICACIONES PRÁCTICAS (IX)

El concepto de expediente electrónico en la normativa española está relacionado con la agrupación de documentos.
El expediente electrónico, en base a la normativa, se basa en una estructura de metadatos que identifican sus componentes.
Los metadatos son necesarios cuando se requiere intercambio entre administraciones.

APLICACIONES PRÁCTICAS (X)

El análisis documental tiene como objetivo principal determinar los documentos o evidencias que se deben crear en cada proceso de trabajo.
Se busca crear un sistema para la gestión documental y su simplificación.
Se necesita un análisis documental que determine los requisitos de gestión de documentos (o evidencias) como base para crear los documentos.

APLICACIONES PRÁCTICAS (XI)

Para realizar el análisis documental se utilizan tres informes técnicos: uno específico sobre cómo realizar el análisis documental de los procesos de trabajo; otro sobre cómo realizar el análisis de riesgos; y uno sobre evaluación de los procesos de gestión de registros.
Los metadatos son importantes en el análisis, ya que definen los requerimientos de la gestión documental, los instrumentos necesarios y los plazos de conservación.

APLICACIONES PRÁCTICAS (XII)

Una aplicación práctica en base a la normativa es entender los esquemas de metadatos.
El instrumento e-EMGDE (España) apoya la aplicación de metadatos, orientado a la administración pública, integrando normas ISO 23081.
Los esquemas de metadatos concretos (o perfiles de aplicación) deben adaptarse a las tecnologías y entornos.

APLICACIONES PRÁCTICAS (XIII)

La conservación a largo plazo de la información digital es una preocupación clave para la gestión documental.
Preservar la información digital requiere la implementación del proceso de gestión de documentos en todo momento, no solo en el archivo.
Existen modelos de referencia para conservar información importante a largo plazo en NTI, como el OAIS.

APLICACIONES PRÁCTICAS (XIV)

El modelo OAIS (Observatorio Astronómico Internacional de archivos) no ofrece una tecnología específica para la preservación.
En la actualidad, se delega la función de preservación en instituciones especializadas, buscando una gestión costo-eficiente.
Los archivos nacionales y las iniciativas privadas cada vez son más habituales para prestar servicios de preservación de fotos digitales.

APLICACIONES PRÁCTICAS (XV)

Los datos de gestión en recursos humanos son un ejemplo de necesidad para implementar calendarios de conservación en la gestión de documentos.
El análisis documental determina qué tipo de datos hay que crear y los requisitos para su gestión.
Se busca, a través del análisis, la gestión de datos que sustituyan la documentación en papel.

Definición documento electrónico administrativo.

El artículo 26 de la LPAC define los documentos administrativos como aquellos emitidos válidamente por los órganos de las administraciones públicas.
La LPAC no define el documento electrónico, pero se basa en las definiciones previas, siendo un documento que recoge información con diferente naturaleza, formato y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
El concepto de documento electrónico es una información con cualquier naturaleza en formato electrónico.
- Un ejemplo se encuentra en la Ley 59/2003 de firma electrónica, que considera como documento electrónico a cualquier naturaleza en forma electrónica.

Requisitos de validez del documento electrónico.

Un documento electrónico válido debe contener información con un formato definido, susceptible de identificación.
Debe tener identificaciones que permitan la individualización.
Debe tener una referencia temporal de emisión.
Debe contener metadatos mínimos obligatorios.
Debe contener firmas electrónicas.

El Registro como puerta de entrada de documentos.

La LPAC otorga el derecho y la obligación de presentar documentos electrónicos al ciudadano, tanto en papel como digital.
La administración debe realizar la digitalización y la copia auténtica del documento en papel.
El registro es la vía principal para la entrada de documentos a la administración.

Derecho a no presentar documentos.

La LPAC regula el derecho del ciudadano a no presentar documentos elaborados por administraciones públicas.
El ciudadano puede, mediante consentimiento exento, evitar presentar documentos elaborados por administraciones.
Posteriormente, la entrada en vigor de la Ley Orgánica 3/2018 simplificó este aspecto.

Copia auténtica (I).

La copia auténtica, en términos de documentos electrónicos, tiene el mismo valor que el original.
La copia auténtica, en ámbitos administrativos, tiene eficacia y validez exclusivamente dentro de la administración pública.
La figura de la compulsa de documentos en papel se elimina para las copias, garantizando la autenticidad de los datos.

Copia auténtica (II).

La LPAC explica cómo las copias auténticas tienen la misma validez que los originales.
El proceso de digitalización de los documentos en papel no implica que las copias digitalizadas sean auténticas.

Copia auténtica y mera copia.

La LPAC define la copia auténtica según las Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI).
Las copias que se aportan a un procedimiento administrativo, sin ser copias auténticas no tendrán la misma validez que el original.
La digitalización de un documento no original no es una copia auténtica.

La firma electrónica. Introducción.

La firma electrónica es básica para la seguridad de transacciones electrónicas.
La firma electrónica valida la procedencia y autenticidad de los documentos electrónicos, asegurando su integridad.
La NTI de Documento Electrónico define al documento electrónico con 3 componentes: contenido, metadatos y firma.

Aspectos normativos (Normativa española) (I)

La Ley 59/2003 regula la firma electrónica definiendo la firma electrónica básica, firma avanzada y firma reconocida.
La firma avanzada identifica al firmante y detecta cambios posteriores.
La firma reconocida está vinculada a un certificado reconocido y creada con un dispositivo seguro.

Aspectos normativos (Normativa española) (II)

Un certificado electrónico reconocido certifica la identidad del firmante y garantiza la fiabilidad.
Un dispositivo seguro de creación de firma es aquel que garantiza la seguridad del proceso de creación de la firma y no permite su alteración o uso por terceros.
La NTI de documento electrónico define los tipos de firma (PADES, XADES y CADES) basados en certificado electrónico.

Aspectos normativos (Normativa europea) (I)

La Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo establece el marco para la firma electrónica en la UE, asegurando el reconocimiento de la firma electrónica y su validación entre los estados miembros.
Fue actualizada por el Reglamento (UE) nº 910/2014, conocido como eIDAS, que regula las firmas electrónicas cualificadas y su uso en diferentes ámbitos.
El eIDAS define la firma electrónica, firma electrónica avanzada y cualificada, diferenciándose de las reguladas en la Ley 59/2003.

Aspectos normativos (Normativa europea) (II)

El eIDAS define la firma electrónica cualificada como una firma electrónica avanzada que se basa en un certificado cualificado y se crea con un dispositivo cualificado.
El eIDAS distingue varios tipos de certificados digitales, incluyendo los de persona física, sello electrónico y de autenticación web.
El eIDAS mejora la confianza y la interoperabilidad en las transacciones electrónicas entre países de la UE.

Aspectos normativos (Administración electrónica Ley 11/2007) (I).

La Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos es clave para la administración electrónica.
La ley otorga a los ciudadanos el derecho a la comunicación electrónica con las administraciones públicas y la garantía de seguridad en el intercambio de información.
Esta ley establece la obligación de incorporar firmas electrónicas apropiadas a los documentos administrativos electrónicos (o susceptibles de formar parte de un expediente).

Aspectos normativos (Administración electrónica Ley 11/2007) (II).

Esta Ley establece que el DNI electrónico, firmas electrónicas (avanzadas o reconocidas) son válidas para identificación y autenticación en la Administración.
La Ley define los procedimientos, pero los tipos de firmas se regulan en otras normas, como las NTI del ENI.
Esta Ley es pionera en la puesta en marcha de un registro electrónico, abriendo el camino para que la administración funcione con documentos electrónicos y garantizando una comunicación segura y fiable con los ciudadanos.

Aspectos normativos (Procedimiento administrativo común electrónico Ley 39/2015)

La LPAC deroga la legislación anterior y regula los procedimientos administrativos electrónicos.
El procedimiento electrónico se debe adaptar a la documentación y procedimientos específicos como la firma electrónica.

Aspectos prácticos de la firma electrónica (I).

La firma electrónica es esencial para la generación y conservación de documentos electrónicos.
El procedimiento para implementar la firma electrónica puede ser complejo y presentar problemas de interoperabilidad.
Existen dos tipos básicos de firma electrónica: basada en certificados electrónicos y basada en CSV (Código Seguro de Verificación).

Aspectos prácticos de la firma electrónica (II).

La firma basada en certificado utiliza la criptografía asimétrica (clave pública y privada).
La clave privada solo la conoce el firmante, y la pública es de dominio público.
La clave pública se utiliza para verificar la autenticidad del mensaje.

Aspectos prácticos de la firma electrónica (III).

Los certificados electrónicos, emitidos por prestadores de servicios de confianza, vinculan los datos de verificación de la firma con el firmante.
Los certificados pueden ser de firma (para personas físicas), sello (para personas jurídicas), de autenticación web (para sitios web).
El certificado hardware puede ser material (como el DNI).

Aspectos prácticos de la firma electrónica (IV).

Los algoritmos hash o resumen son un paso clave en la firma electrónica, reduciendo datos complejos a una forma compacta.
Cada cadena de datos tiene un resumen único e inalterable.
El resumen se verifica con la clave pública para comprobar la integridad del documento.

Aspectos prácticos de la firma electrónica (V).

La firma digital, usando criptografía asimétrica, involucra la generación de un hash de los datos, cifrado con la clave privada y verificación del hash con la clave pública.
La firma se adjunta al documento electrónico, y se verifica su autenticidad.

Aspectos prácticos de la firma electrónica (VI).

Los formatos de firma electrónica basados en certificado son un formato extendido para la administración.
Los formatos de firma basados en CSV(Código Seguro de Verificación) son también admitidos y compatibles con el sistema.
Los formatos de firma más conocidos son PADES, XADES y CADES.

Aspectos prácticos de la firma electrónica (VII).

Los formatos de firma electrónica basados en certificados son los recomendados por las NTI (Normas Técnicas de Interoperabilidad), ya que estos tipos ofrecen mayor seguridad en caso de una copia auténtica de la misma.
Los programas o sistemas de firma electrónica permiten a los usuarios de diferentes formatos de firma basados en certificados.

Tema 3: Procesos y herramientas de gestión del documento electrónico (I).

El primer proceso de gestión documental es la captura, que involucra la incorporación del documento al sistema de gestión.
La captura es el momento en que el documento pasa a formar parte del sistema de gestión.
La captura implica la relación del documento, su productor y el contexto de su creación.
La captura implica la generación de metadatos obligatorios para asegurar la trazabilidad.

Tema 3: Procesos y herramientas de gestión del documento electrónico (II).

La captura se completa con otros procesos como registros y clasificaciones.
Los procesos de captura siguen las directrices de la NTI de Política de Gestión de Documentos Electrónicos.
La captura conecta el momento de la creación de un documento con el sistema de gestión documental.
La captura implica la digitalización si el documento estaba en papel.

Tema 3: Procesos y herramientas de gestión del documento electrónico (III).

Los metadatos son esenciales en la captura porque permiten entender el contexto y la trazabilidad de un documento.
La captura se adapta a diferentes escenarios.
En uno de los escenarios, la captura coincide con el registro y las aplicaciones de captura y registro están integradas.
En otro escenario, la captura se realiza en un momento diferente al registro porque las aplicaciones no están integradas.

Tema 3: Procesos y herramientas de gestión del documento electrónico (IV).

El registro electrónico general es fundamental en el contexto digital de las administraciones públicas, según el artículo 16 de la LPAC.
El registro electrónico general es para todo tipo de documentación que sea presentado en cualquier órgano de la administración.
El registro electrónico general debe cumplir con las garantías de seguridad en materia de protección de datos según la LPAC.
El ciudadano tiene derecho a elegir entre el soporte papel o el electrónico.

Tema 3: Procesos y herramientas de gestión del documento electrónico (V).

Las oficinas de asistencia en materia de registros (OAMR) deben facilitar la comunicación y asistencia electrónica a los ciudadanos.
El personal que labora en las OAMR debe tener conocimiento sobre los sistemas de identificación y firma electrónica para ayudar al correcto funcionamiento de estas.
Las OAMR deben tener a disposición de los ciudadanos la información y los mecanismos electrónicos que los ayuden en su relación con la administración.
Se identifican diferentes funciones para las oficinas de asistencia: entrega de documentación, autenticación, apoderamiento, notificaciones, entre otras.

Tema 3: Procesos y herramientas de gestión del documento electrónico (VI).

Las notificaciones a través de los medios electrónicos se facilitan cuando el ciudadano o su representante comparecen en las oficinas de asistencia.
El personal de las OAMR debe registrar y actualizar los datos de identificación, emitir recibos y proporcionar los modelos de representación masiva que se requieran.
La información debe estar actualizada para garantizar que el ciudadano pueda comunicarse con la administración con la debida seguridad.

Tema 3: Procesos y herramientas de gestión del documento electrónico (VII).

La ley establece que las administraciones públicas deben tener un registro de todos los documentos y comunicaciones electrónicas que sean entregados.
Las OAMR deben garantizar la accesibilidad a los documentos y la seguridad de las comunicaciones electrónicas.
El personal de las OAMR debe garantizar la identificación del ciudadano.
La sede electrónica permite la identificación del interesado en el caso que se elija esta opción.

Tema 3: Procesos y herramientas de gestión del documento electrónico (VIII).

El registro electrónico debe ajustarse al procedimiento descrito en la ley 39/2015 y la NTI de modelo de datos, permitiendo que las entidades registrales intercambien la copia de documentos.
El procedimiento de digitalización y conversión debe ser acorde a la NTI.
El registro de documentos físicos requiere la obtención de una copia electrónica auténtica y la devolución de los originales a los ciudadanos.

Tema 3: Procesos y herramientas de gestión del documento electrónico (IX).

El proceso de clasificación de documentos es clave en la gestión documental electrónica y debe seguir las NTI y sistemas de la organización.
La clasificación establece vínculos entre documentos, permitiendo la gestión con una estructura, acceso, conservación y seguridad.
El uso de un cuadro de clasificación funcional para documentos es necesario para una organización, en un contexto de gestión digital, para organizar su documentación y procesos internos, usando funciones de la organización.

Tema 3: Procesos y herramientas de gestión del documento electrónico (X).

La creación de un cuadro de clasificación debe considerar las funciones específicas de cada una de las administraciones públicas.
El cuadro de clasificación debe ayudar a la organización, para mejorar su gestión, a la identificación y la conservación de los documentos y los plazos de conservación.
Se busca una ordenación lógica y jerarquizada de las actividades y documentos de la organización.

Tema 3: Procesos y herramientas de gestión del documento electrónico (XI).

La norma UNE-ISO 15489:2016 establece los instrumentos de gestión documental que el cuadro de clasificación en una organización debe seguir.
La clasificación permite organizar la documentación con reglas, códigos o sistemas coherentes.
La clasificación define un cuadro para la vinculación de la documentación con su contexto de creación.

Tema 3: Procesos y herramientas de gestión del documento electrónico (XII).

El cuadro de clasificación debe ser funcional para la correcta gestión de la actividad.
La creación del cuadro de clasificación debe ser producto de un análisis de la actividad, con una sistematización de las tareas.
Los procesos de clasificación deben seguir las directrices técnicas y asegurar la precisión e integración de los documentos.

Tema 3: Procesos y herramientas de gestión del documento electrónico (XIII).

El cuadro de clasificación debe asegurar la organización y el control de los documentos electrónicos.
El cuadro debe ayudar con la toma de decisiones, la seguridad de datos y la trazabilidad.
La clasificación debe proporcionar una organización lógica de procesos y documentos.
El cuadro debe contemplar las necesidades de cada organización y tener en cuenta las normas de conservación.

Tema 3: Procesos y herramientas de gestión del documento electrónico (XIV).

El cuadro de clasificación de funciones de la AGE proporciona una estructura para la clasificación de series documentales con base en las funciones de la organización.
El cuadro permite identificar y gestionar las funciones comunes.
Este proceso se lleva a cabo mediante diferentes subgrupos que revisan y analizan la normativa según cada ámbito específico, colaborando con las otras áreas y departamentos.
El proceso culminó con la aprobación del 1.0 del documento en la reunión del Pleno de la CSCDA (Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos) en diciembre de 2017.

Tema 3: Procesos y herramientas de gestión del documento electrónico (XV).

Las recomendaciones para construir el cuadro de clasificación incluyen revisar las competencias y funciones, identificar y analizar los procesos, así como identificar series documentales.
Se debe seguir una estructura funcional con códigos numéricos o alfanuméricos.
Se debe utilizar un lenguaje controlado para facilitar el entendimiento dentro de la organización.
El cuadro debe ser validado por la alta dirección y difundido dentro de todas las unidades de la organización.

Tema 3: Procesos y herramientas de gestión del documento electrónico (XVI).

Se busca un cuadro de clasificación para ordenar la gestión documental, respetando diferentes etapas del ciclo de vida de los documentos.
Un cuadro adecuado debería contemplar las fases de creación, normalización, simplificación, tramitación y archivo.
La clasificación ayuda a la toma de decisiones más eficientes, asegura la seguridad, disponibilidad y trazabilidad de la información, permitiendo identificar los documentos que necesitan ser registrados.

Tema 3: Procesos y herramientas de gestión del documento electrónico (XVII).

El proceso de clasificación comienza con la identificación de los tipos y trámites administrativos.
Es recopilar las operaciones necesarias para comprender la función, contenido y estructura de los documentos.
El catálogo de procedimientos administrativos de la institución es fundamental para este proceso de clasificación.
La captura de documentos se relaciona con una identificación única de cada documento.

Tema 3: Procesos y herramientas de gestión del documento electrónico (XVIII).

El registro electrónico sigue los lineamientos del artículo 16 de la LPAC.
El registro debe contener un registro de entrada y salida de documentos, incluyendo una fecha de cada uno.
El registro electrónico permite, a través de un sistema único, el acceso y la consulta de documentos electrónicos de todas las administraciones públicas, con las debidas garantías de seguridad.
El registro electrónico debe contar con un cuadro de clasificación funcional, compatible con otros sistemas y que permita la interoperabilidad.

Tema 3: Procesos y herramientas de gestión del documento electrónico (XIX).

El registro, al centralizar la recepción de documentos, facilita el control y la trazabilidad, independientemente del órgano receptor.
El proceso permite que los documentos puedan ser identificados y localizados de forma consistente en todo el sistema, favoreciendo una gestión óptima.
Se debe definir un código de clasificación para cada documento, así como un índice numerado de los documentos que contenga el expediente.
Los metadatos son fundamental para poder garantizar la integridad y la recuperación del expediente.

Tema 3: Procesos y herramientas de gestión del documento electrónico (XX).

La descripción de documentos como proceso es para identificar y organizar la información contenida.
Las acciones de metadatos en la gestión de documentos buscan la correcta identificación para la recuperación y el contexto del documento completo.
El objetivo es facilitar la recuperación de la información en el contexto de su creación.
Se utilizan metadatos para la localización, recuperación y utilización de la información en los documentos.

Tema 3: Procesos y herramientas de gestión del documento electrónico (XXI).

La identificación y organización de la información en metadatos a lo largo del ciclo de vida del documento resulta importante.
Los metadatos, correctamente asignados, facilitan la gestión y la búsqueda de documentos.
La correcta identificación de los metadatos requiere un modelo de metadatos.
Los metadatos buscan la información necesaria para ubicar, recuperar y utilizar el documento.

Tema 3: Procesos y herramientas de gestión del documento electrónico (XXII.)

La clasificación debe considerarse como funcional puesto que las funciones perduran en el tiempo sin cambiar las unidades.
Las series documentales se deben clasificar acorde a las funciones en la organización.
El cuadro de clasificación debe considerar los criterios de la organización para la gestión y la recuperación de la información.
Se utiliza una estructura jerarquizada de actividades para construir la clasificación funcional.

Tema 3: Procesos y herramientas de gestión del documento electrónico (XXIII).

Un cuadro de clasificación es fundamental para la gestión y recuperación de documentos electrónicos y para la conservación de la información.
El cuadro de clasificación proporciona una organización lógica de los procesos y de los documentos a la organización.
Esta organización debe ser adecuada a las necesidades de la organización.
Un adecuado cuadro de clasificación permite mejorar las decisiones y acciones.

Tema 3: Procesos y herramientas de gestión del documento electrónico (XXIV).

El cuadro de clasificación de las funciones de la AGE ayuda a identificar y valorar las funciones comunes a los departamentos públicos.
Este cuadro sirve como base para la clasificación funcional de los procesos en los departamentos ministeriales y organismos.
Las funciones comunes, como recogidas en el cuadro, deben asegurar la actualización y la consistencia del cuadro en la organización.
La aproximación al cuadro debe ser exhaustiva para lograr un conocimiento general exhaustivo de las actividades de la organización.

Tema 3: Procesos y herramientas de gestión del documento electrónico (XXV).

Para crear un cuadro de clasificación, se deben revisar las responsabilidades y funciones específicas de cada unidad administrativa.
Se debe analizar los procesos de trabajo de cada área de la organización.
Se deben identificar las series o grupos de documentos que documentan esas funciones.
El diseño del cuadro debe seguir las convenciones de la organización para su correcta aplicación.

Recomendaciones construcción CCF.

La sistematización de las actividades ayudará a relacionarlas. Para que esto funcione hay que numerar o codificar las categorías.
Se busca una estructura funcional de la organización para que la clasificación sea más eficiente.
Un cuadro de clasificación debe ser fácil de aplicar. Se necesita un lenguaje controlado y común.
Es recomendable que la alta dirección de la organización apoye el proceso.

Requisitos de un SGDE en relación con la Clasificación.

El SGDE debe ser compatible con el cuadro de clasificación para que los datos se pueden representar, al menos en 3 niveles.
El SGDE tiene que permitir crear y mantener el cuadro de clasificación actualizándolo.
El SGDE debe permitir la asignación de identificadores únicos a los documentos.
El SGDE debe soportar la exploración y navegación del cuadro de clasificación por medios electrónicos.

Soportes de almacenamiento.

Los soportes de almacenamiento pueden ser magnéticos, ópticos, o memorias de estado sólido.
Los discos duros (HDD) utilizan un método basado en platos giratorios y un cabezal de lectura/escritura.
Los cartuchos de cinta tienen un sistema secuencial de lectura.
Los soportes ópticos (CD, DVD, etc.) utilizan láser para grabar información, pero el borrado solo en los regrabables.
Los soportes de estado sólido (SSD) utilizan memoria flash y son más rápidos, pero su capacidad es limitada.

Almacenamiento como servicio o en la nube (I).

El almacenamiento en la nube es un paso más allá en la virtualización del almacenamiento.
El almacenamiento en la nube se contrata con proveedores externos.
Es útil para organizaciones que necesitan sistemas de almacenamiento de gran capacidad y funcionalidades especiales, o que buscan simplificar la gestión de documentos.
Las empresas tienen menos control sobre el almacenamiento de los documentos en la nube, lo cual afecta la seguridad de los datos.

Almacenamiento como servicio o en la nube (II).

En el almacenamiento en la nube, el tipo de soporte de almacenamiento es desconocido para la organización, lo cual conlleva un problema de gestión de la seguridad de los datos.
Se usan APIs para operar y almacenar información en el almacenamiento en la nube.
La organización debe verificar que el proveedor cumple con los requisitos de seguridad asociados con la gestión y protección de los datos.

Punto de acceso y carpeta ciudadana.

El Punto de Acceso General (PAG) es un portal para acceder a la información de las administra

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Esta prueba evalúa el conocimiento sobre la administración electrónica y la gestión documental. Se abordan aspectos clave como la tramitación de expedientes, políticas de gestión, y normativas relevantes. Ideal para estudiantes o profesionales interesados en la modernización administrativa.