الارشفة الالكترونية PDF

‫محاضرة‬ ‫أدارة المكتب إلكترونيا‬ ‫أعداد‪ /‬د‪.‬علي سيف الدين عبد الحافظ‬ ‫رئيس مبرمجين‬ ‫ديوان الرقابة المالية االتحادي ‪ /‬المركز التدريبي‬  ‫المقدمة‪-:‬‬ ‫إن هللا سبحانه وتعالى‪ ,‬ومنذ أن خلق اإل...

‫محاضرة‬ ‫أدارة المكتب إلكترونيا‬ ‫أعداد‪ /‬د‪.‬علي سيف الدين عبد الحافظ‬ ‫رئيس مبرمجين‬ ‫ديوان الرقابة المالية االتحادي ‪ /‬المركز التدريبي‬  ‫المقدمة‪-:‬‬ ‫إن هللا سبحانه وتعالى‪ ,‬ومنذ أن خلق اإلنسان‪ ,‬منحه القدرة على الفهم‪ ,‬واالستيعاب‪,‬‬ ‫واالستنباط‪ ,‬وقبلها اكتساب المعلومات‪ ,‬بل والقدرة على حفظها‪ ,‬وتداولها وفق الضرورة الالزمة‬ ‫لتمشية أمور حياته ومدى عالقاتها بالخالق والمخلوق‪ ,‬من هنا نستطيع القول‪ :‬أن الفرد ال يستطيع‬ ‫أن يقوم بأداء أي عمل دون اللجوء إلى المعلومات التي تخص ذلك العمل‪ ,‬وعبر التأريخ الذي‬ ‫عاشته المجتمعات البشرية وإلى يومنا هذا‪ ,‬لم يستطع مجتمع من المجتمعات‪ ,‬سواء كان بسيطا ً‬ ‫أو متقدماً‪ ,‬أن يعيش بدون استخدام المعلومات في مسيرة حياته‪.‬‬ ‫استطاعت تكنولوجيا المعلومات‪ ,‬بإمكانياتها الحالية أن تقضي على الكثير من الصعاب‬ ‫والعراقيل التي كانت تقف حائال أمام العديد من األفراد والمجتمعات‪ ,‬بل وحتى الدول في أن‬ ‫تتفاعل فيما بينها ثقافيا ً وفكرياً‪ ,‬فعلى سبيل المثال‪ :‬كان بعد الموقع الجغرافي يمثل تحديا ً كبيراً‬ ‫للعديد من الناس‪ ,‬فالمسافات البعيدة التي تفصل بين الدول جعلت من الصعب على الكثير من‬ ‫الناس الوصول إلى تلك األمكنة أضف على ذلك عامالً آخراً مهماً‪ ,‬بل ال يقل أهمية عن سابقه‬ ‫وله عالقة مباشرة به‪ ,‬أال وهو الزمن فمسألة اختالف الليل والنهار بين الشعوب كانت هي‬ ‫األخرى تشكل عنصر تح ٍد للكثير من الشعوب‪.‬‬ ‫فكانت تكنولوجيا المعلومات هي الحل األمثل لإلطاحة بتلك العراقيل‪ ,‬فأصبح العالم وكأنه‬ ‫يتشكل من جديد وتنفك ألغازه ويزال عنه بعض الغموض الذي كان يكتنفه ويلفه‪ ,‬فأمسى عالما ً‬ ‫صغيرا‪ ,‬فبفضل تكنولوجيا المعلومات صار العالم بال مسافات وانتهت أسطورة الزمان والمكان‪,‬‬ ‫فبات العالم أكثر انفتاحا ً من ذي قبل‪ ,‬وأكثر رحابة واتساعا ً وتداخالً‪ ,‬وانقضى عصر مظلم يمكن‬ ‫أن نسميه عصر االنغالق‪.‬‬ ‫إن المجتمع اإلنساني بات يعيش اليوم في عصر ثورة جديدة هي ثورة المعلومات التي باتت‬ ‫مالمحها ملموسة فوق أرض الواقع الذي نعيشه‪ ,‬نتيجة ارتباطها بثورة أخرى غيرت وجه‬ ‫اإلنسانية على األرض هي ثورة تكنولوجيا المعلومات التي ربطت البعيد بالقريب من خالل‬ ‫التطور الحاصل فيها كل يوم من جهة‪.‬حيث أصبحت المعلومات في ظل هذه التكنولوجيا سلعة‬ ‫اقتصادية تجارية ذات ثمن باهظ‪ ,‬ال سيما في المجتمعات المتطورة تكنولوجيا ً من جانب‪ ,‬وذات‬ ‫وعي بأهمية تكنولوجيا المعلومات من جانب آخر‪.‬‬ ‫‪2‬‬ ‫إن المجتمعات ودولها تعيش اليوم عصر تقنية الوثائق والمحتوى اإللكتروني والذي‬ ‫يعتمد على نظم االتصاالت الحديثة عبر األقمار الصناعية ونظم المعالجة المرتبطة بالحاسبات‬ ‫اإللكترونية‪ ,‬وأصبح العالم اليوم مفتوحا من خالل المواقع والبوابات على اإلنترنت‪ ,‬وأصبحت‬ ‫الحكومة اليوم مطالبة بدخول العالم اإللكتروني‪ ,‬واألرشيف اإللكتروني إليصال خدماتها‬ ‫للمواطنين في أي مكان في العام‪.‬‬ ‫ومن هذا المنطلق برز أهمية التحول من العمل التقليدي إلدارة الوثائق والمحفوظات‬ ‫(األرشيف التقليدي الورقي) إلى نظام عصري إلدارة الوثائق والمحفوظات (األرشفة‬ ‫اإللكترونية)‪.‬حيث أن المعلومات أضحت تشكل عصب الحياة اليومية قياسا ً بالمجتمعات‬ ‫المتطورة‪ ,‬وكذلك بالنسبة للمجتمعات الباحثة عن التطور‪ ,‬وذلك لما لها من أثر فعال في كل جزء‬ ‫من حياة الفرد والمجتمع والدولة على حد سواء‪.‬‬ ‫ولقد قسمت الدورة التدريبية إلى ثالثة محاور‪ :‬المحور األول منه بعنوان‪ :‬مفهوم وأهداف‬ ‫ومكونات األرشفة اإللكترونية‪ ,‬واشتمل على أربعة نقاط‪ :‬النقطة األولى تتحدث عن مفهوم‬ ‫األرشفة اإللكترونية وذكر بعض المفاهيم التي اهتمت بتعريفه ‪ ,‬في حين تناولت النقطة الثانية‬ ‫أهم األهداف لألرشفة اإللكترونية‪ ,‬واشتملت النقطة الثالثة على أهمية اإلدارة اإللكترونية للوثائق‬ ‫في ظل عصر تكنولوجيا المعلومات وما تشهده من تطور‪ ,‬كما اشتملت النقطة الرابعة على‬ ‫العناصر والمكونات التي يجب توافرها لبناء نظام إلدارة الوثائق اإللكترونية (األرشفة‬ ‫اإللكترونية)‪.‬‬ ‫أما المحور الثاني‪ :‬جاء بعنوان ايجابيات وسلبيات األرشفة اإللكترونية‪ ,‬ولقد اشتمل على‬ ‫ثالثة نقاط‪ ,‬النقطة األولى عنوان ايجابيات األرشفة اإللكترونية‪ ,‬حيث تم بيان الفوائد والمزايا‬ ‫التي يقدمها األرشفة اإللكترونية فضالً عن األرشفة التقليدية‪ ,‬أما النقطة الثانية فقد تناولت‬ ‫السلبيات التي يمكن أن تظهر من جراء استخدام نظام إلكتروني إلدارة الوثائق‪ ,‬واشتملت النقطة‬ ‫الثالثة على مقارنة بين األرشفة التقليدية و األرشفة اإللكترونية في أهم األسس التي يقوم عليها‬ ‫كل واحد منهما‪.‬‬ ‫وأخيراً المحور الثالث‪ :‬الذي جاء بعنوان أمن المعلومات لنظام إدارة الوثائق اإللكترونية‪,‬‬ ‫وجاء في نقطة واحدة‪ ,‬النقطة األولى تناولت تأمين الوثائق والبيانات في نظام إدارة الوثائق‬ ‫والمحفوظات‪.‬‬ ‫‪3‬‬  ‫المحور األول‪ :‬مفهوم وأهداف ومكونات األرشفة اإللكترونية‪:‬‬ ‫‪ -1‬مفهوم األرشفة اإللكترونية‪:‬‬ ‫لقد مرت اإلدارة بمراحل عديدة‪ ,‬وتطورات من الكالسيكية إلى الثورة الصناعية ثم إلى‬ ‫عصر المعلومات وأخيرا إلى عصر المعرفة لذلك فإن لكل مرحلة ظروفا وبيئة خاصة‪ ,‬ولقد‬ ‫نشأت اإلدارة في الدول العربية نشأة تقليدية وتطورة باجتهادات متنوعة ارتكزت على االستفادة‬ ‫من بعض الخ برات العربية واألجنبية‪ ,‬وفي عصرنا هذا مع التطورات المتالحقة للتكنولوجيا‬ ‫واالتصاالت‪ ,‬واتساع وتزايد النشاط العلمي‪ ,‬حيث أصبحت المعلومات والمعرفة من خالل ما‬ ‫تبثه تلك التكنولوجيا من الوثائق بكافة أشكاله‪ ,‬وأنواعه‪ ,‬وفقا لكل مجاالت العلم في تزايد مستمر‪,‬‬ ‫وسرعة في ا لتدفق وفي التغيير‪.‬لذلك كله البد من التعامل مع ذلك التدفق الهائل في حجم الوثائق‪,‬‬ ‫بإدارتها إدارة علمية وتقنية ذكية‪ ,‬بشرط أن تواكب كل التحوالت المتسارعة في التقدم العلمي‬ ‫والتكنولوجي‪.‬‬ ‫من هنا ظهرت الحاجة الملحة بالتفكير في استخدام األرشفة اإللكترونية إلدارة الوثائق‬ ‫والمحفوظات‪ ,‬ويدور مفهوم نظام إدارة الوثائق والمحفوظات حول مجموعة من المحاور تتضمن‬ ‫كونه النظام الذي يتولى تزويد اإلدارة بالوثائق‪ ,‬والمحتوى الالزم التخاذ القرار في الوقت‬ ‫والمكان المناسب‪ ,‬وهو مجموعة من العناصر البشرية والتكنولوجية لجمع الوثائق والمحتوى‪,‬‬ ‫ومعالجته‪ ,‬وتخزينه‪ ,‬واسترجاعه طبقا لقواعد وإجراءات محددة بغرض تحويلها إلى معلومات‬ ‫تساعد اإلدارة في التخطيط‪ ,‬والتنظيم‪ ,‬والرقابة‪ ,‬واتخاذ القرارات‪ ,‬وهناك تعريفات عدة لمفهوم‬ ‫األرشيف االلكتروني نذكر بعض منها‪:‬‬ ‫هي‪ " :‬وسائل حفظ واسترجاع للوثائق آليا في الدوائر الحكومية وغير الحكومية‪ ,‬وكذلك استخدام‬ ‫األساليب غير التقليدية لحفظ المستندات والوثائق الضرورية وأرشفتها عن طريق استخدام ذاكرة‬ ‫الحاسوب‪."....‬‬ ‫وهي ‪":‬قاعدة بيانات الكترونية تقوم بمهام نظام األرشفة اإللكترونية‪ ,‬ألوعية مختلفة من‬ ‫المعلومات لتحل محل االرشيف اليدوي" ‪.‬‬ ‫او هي "أرشفة جميع الوثائق آليا‪ ,‬وتصويرها رقميا بواسطة جهاز الماسح‪ ,‬ثم يتم إدخال بيانات‬ ‫كل مستند بشكل يسهل عملية استدعاء المستند بأسرع وقت‪ ,‬بحسب حقول البحث التي تم‬ ‫إدراجها"‪.‬‬ ‫‪4‬‬  ‫ومن خالل ما تقدم من تعريفات لألرشفة االلكترونية نستنتج ما يلي‪:‬‬ ‫أوالً‪ :‬أن مفهوم األرشفة اإللكترونية هو إدارة الوثائق والمحفوظات من خالل بناء نظام إلكتروني‬ ‫يم ّكن من إنشاء الوثائق الكترونياً‪ ,‬وتحويل الوثائق الورقية إلى وثائق الكترونية‪ ,‬بهدف حماية‬ ‫وحفظ أصول الوثائق الورقية األساسية والمهمة‪ ,‬وسرعة الحصول على المعلومات‪ ,‬والتمكين‬ ‫من الوصول إلى الوثائق المطلوبة في أقل وقت ممكن‪ ,‬وإتاحة المعلومات عن بعد إلى المستفيدين‬ ‫والباحثين‪.‬‬ ‫ثانياً‪ :‬لبناء نظام إلكتروني البد ألي مؤسسة أن تأخذ بعين االعتبار‪ ,‬اقتناء أجود‪ ,‬وأحدث ما‬ ‫توصلت إليه التكنولوجيا من أنظمة وتجهيزات إلكترونية إلدارة الوثائق والمحفوظات تكون قادرة‬ ‫على تلبية حاجيات وأهداف المؤسسة‪ ,‬وكذلك اقتناء أوعية التخزين المتطورة ذات السعة العالية‬ ‫القادرة على حفظ الوثائق على المدى البعيد‪.‬‬ ‫ثالثاً‪ :‬على المؤسسة أيضا إعداد الكادر الوظيفي إعداداً جيداً قادراً على التعامل مع نظام إدارة‬ ‫الوثائ ق والمحفوظات الحديث‪.‬وذلك بالتدريب والتأهيل المستمر‪ ,‬واإلطالع على تجارب الدول‬ ‫األخرى المتقدمة في هذا المجال‪ ,‬ورصد أهم المعلومات التى توصلت إليها التكنولوجيا‬ ‫والدراسات الحديثة‪.‬كذلك المشاركة في الندوات والمؤتمرات الداخلية والخارجية‪.‬‬ ‫رابعا‪ :‬أن نظام مبني على الحاسب اإللكتروني في إدخال البيانات ومعالجتها وتحويلها إلى وثائق‬ ‫ومحتوى إلكتروني‪ ,‬يدعم وظائف التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة في إدارة الوثائق‪ ,‬ويوفر‬ ‫معلومات دقيقة وشاملة عن البيئة الخارجية للمؤسسة‪.‬‬ ‫‪ -2‬أهداف األرشفة اإللكترونية‪:‬‬ ‫من أهم أهداف األرشفة اإللكترونية هي‪:‬‬ ‫‪ -‬االهداف على مستوى الحكومي‬ ‫أ‪ -‬تنظيم ودعم األداء الحكومي وتقديم االستشارات المتعلقة بإدارة الوثائق الحكومية‪.‬‬ ‫ب‪ -‬تشخيص الوثائق الحكومية التاريخية والوثائق القيمة التي تحفظ بصورة دائمة وتوثيقها‬ ‫والمحافظة عليها‪.‬‬ ‫‪5‬‬ ‫ج‪ -‬توثيق المعلومات التي يمكن أن يستفاد منها في وضع الخطط اإلستراتيجية والتنظيمية‬ ‫لخلق مستقبل أفضل لألجيال المقبلة‪.‬‬ ‫د‪ -‬إضفاء الحماية الالزمة على الوثائق مؤقتة الحفظ من خالل نقلها إلى مستودعات اإلدارة‬ ‫وحفظها لحين انتهاء الفترة الزمنية المقررة لها‪.‬‬ ‫هـ‪ -‬تسهيل عملية الرجوع إلى الوثائق وسرعة الوصول إلى المعلومات‪.‬‬ ‫و‪ -‬المساعدة في رفع أعباء التخزين عن الوزارات‪.‬‬ ‫ي‪ -‬تطوير الوسائل واألدوات التي تستخدم في حفظ الوثائق والعمل على خفض تكاليفها‪.‬‬ ‫وهناك أهداف أخرى لألرشفة اإللكترونية على مستوى المؤسسة‪:‬‬ ‫أ‪ -‬توفير المعلومات الدقيقة والحديثة في أقل وقت ممكن لدعم اتخاذ القرار‪.‬‬ ‫ب‪ -‬توفير المعلومات للموظفين المعنيين وللجمهور بسرعة وفي أي زمان ومن أي مكان‪,‬‬ ‫حيث ال يحتاجون للحضور المكاني والزماني للحصول على المعلومة‪.‬‬ ‫ج‪ -‬اتاحة الوثائق لالطالع عليها بواسطة العديد من األشخاص في نفس الوقت باستخدام‬ ‫الشبكات االلكترونية‪.‬‬ ‫د‪ -‬توفير قيد آلي للوارد والصادر واالستغناء عن سجالت الصادر والوارد واألرشيف‬ ‫واستبدالها بالحاسوب والذي سيوفر هذه السجالت آليا ً عندما نريد طباعتها في أي لحظة‪.‬‬ ‫ومن ثم فنظام إدارة الوثائق يُعد مصدر للمعلومات حول أنشطة الجهة المعنية وهو يشكل‬ ‫دعما ألخذ القرار وكذلك أداة إلطالع أي طرف حاضراً ومستقبالً حول ذلك‪ ,‬ويم ّكن نظام إدارة‬ ‫الوثائق من تسيير األمور بطريقة مرتبة وناجعة ومسؤولة وتقديم خدمات بصفة متناسقة وعادلة‪.‬‬ ‫ويوفر الدعم لسياسة التدريب والمساعدة على أخذ القرار وإضفاء طابع التناسق والتواصل‬ ‫واإلنتاجية على مهام التنظيم والتسيير‪.‬‬ ‫ويم ّكن نظام إدارة الوثائق من حماية مصالح المؤسسة وحقوق أعوانها وحرفييها وكذلك‬ ‫مستعملي الوثائق حاضراً ومستقبالً‪ ,‬كما يدعم ويوثق أنشطة البحوث والتطوير الحالية أو‬ ‫المستقبلية واإلنجازات والنتائج وكذلك البحث التاريخي‪.‬‬ ‫‪6‬‬  ‫‪ -3‬أهمية اإلدارة االلكترونية‪:‬‬ ‫يمكن تحديد أهمية اإلدارة االلكترونية للمؤسسات المعاصرة من خالل تحديد العديد من الفرص‬ ‫والمزايا التي توفرها تلك اإلدارة لهذه المؤسسات والتي تتمثل بصفة أساسية في اآلتي‪:‬‬ ‫أ‪ -‬تالفي مخاطر التعامل الورقي حيث يمكن باستخدام الحاسب تخزين الوثائق والمعلومات‬ ‫الخاصة بالمؤسسة وفعاليتها ومراقبة إنتاجها وأعمال المخازن وتوفير السجالت والدفاتر بأقل‬ ‫جهد ووقت وتكاليف مع تالفي التعرض للتلف والفقد والضياع‪.‬‬ ‫ب‪ -‬تمكن اإلدارة االلكترونية المؤسسات الحكومية من عرض نماذج وإجراءات تقديم خدماتها‬ ‫لجمهورها بصورة أفضل‪.‬‬ ‫ج‪ -‬إتاحة اإلدارة االلكترون ية للمؤسسات الحكومية فرصة فتح قنوات اتصاالت جديدة بين‬ ‫القائمين على إدارتها وبين المواطنين‪.‬‬ ‫ومن أهم مظاهر اإلدارة االلكترونية ظهور المؤسسات االفتراضية ونشوء أنشطة‬ ‫ومجاالت غير مطروحة سابقا عبر شبكة اإلنترنت من خالل تبادل الوثائق مما ينعكس ذلك على‬ ‫طبيعة العمل اإلداري‪ ,‬حيث حل العمل االفتراضي محل المكتب اإلداري‪ ,‬وفرق العمل‬ ‫االفتراضي التي تكون من أفراد يعملون في أماكن مختلفة وأوقات مختلفة محل اللجان أو‬ ‫المجموعات التقليدية التي تجتمع وتعمل في مكان محدد وضمن برنامج مسبق‪.‬‬ ‫واإلدارة االلكترونية تتيح المجال الواسع لجميع اإلداريين في التعامل الفوري واآلني مع‬ ‫بعضهم البعض لتحقيق األهداف المشتركة وضمان مصالح المؤسسة وموظفيها‪ ,‬وتعمل على‬ ‫جمع أكبر عدد من المواقع اإلدارية المتباعدة في شبكة اتصال إلكترونية سلكية أو السلكية‬ ‫محددة‪ ,‬لذلك فإن عملية التحول إلى الحكومة االلكترونية تنطلق من الرغبة في بناء أداة إدارية‬ ‫مرنة تقدم خدماتها للراغبين فيها في الوقت والمكان ووفق المواصفات التي يرغبها هؤالء‬ ‫المستفيدين‪ ,‬ومن هنا يتوجب على اإلدارة تجنب محاوالت ترقيع النظم الحالية‪ ,‬وفرض أساليب‬ ‫التعامل التقليدية على الناس من خالل استخدام شكل جديد لتقديم الخدمة مع استمرار األوضاع‬ ‫الحالية من التعقيدات اإلدارية واإلجراءات المتكررة وغير المبررة والوثائق واألوراق المطلوب‬ ‫تقديمها دون فائدة‪ ,‬فعلى الحكومات رسم سياسات تكفل استخدام تدفق الوثائق والمحتوى‬ ‫االلكتروني محل الورق‪ ,‬وينبغي أن يصبح النشر عبر االنترنت هو القاعدة‪ ,‬فعملية التحول من‬ ‫النظام اليدوي إلى النظام اآللي يحتاج إلى وضع خطة دقيقة ويشترط أن تشمل الخطة خطوات‬ ‫‪7‬‬ ‫تنفيذية لهذا التحول ويجب أن تتسم بالوضوح والدقة وتحديد الفترة الزمنية للتحويل مع األخذ‬ ‫بعين االعتبار كل مراحل التحول وتطبيق النظام ومدى نجاحه‪.‬‬ ‫‪ -4‬عناصر مكونات نظام األرشفة االلكترونية‪:‬‬ ‫يتكون نظام االرشفة االلكترونية من مجموعة من العناصر المترابطة‪ ,‬حيث يصعب ايجاد نظام‬ ‫متكامل ومتطور‪ ,‬باستبعاد أي من هذه العناصر‪ ,‬وتتمثل هذه العناصر في اآلتي‪:‬‬ ‫أوالً‪ :‬مجموعة البرامج والبيانات‪:‬‬ ‫وتنقسم هذه المجموعة إلى وحدتين‪:‬‬ ‫أ‪ -‬وحدة البرامج‪ -:‬وتشمل البرامج المعدة ألغراض تنفيذ وتشغيل النظام إلكترونياً‪,‬‬ ‫ويتسم هذا بإعداد تطبيقات مختلفة تستخدم ألغراض البيانات‪ ,‬وتصميم خرائط تدفق تبين‬ ‫كيفية تشغيل البيانات في كل تطبيق‪ ,‬وتصميم طريقة إدخال البيانات في الحاسب اآللي‬ ‫على شكل نماذج وإخراجها على شكل تقارير‪.‬‬ ‫ب‪ -‬وحدة البيانات والمعلومات‪ -:‬ونعني بها مجموعة البيانات والمعلومات المتداولة في‬ ‫داخل المؤسسة وخارجها‪ ,‬وتقتصر على احتياجات المؤسسة‪ ,‬وتنقسم هذه بدورها إلى‬ ‫قسمين‪:‬‬ ‫ثانياً‪ :‬مجموعة األجهزة‪:‬‬ ‫ونعني باألجهزة في هذا المجال كافة المعدات واألدوات المستخدمة ألغراض النظام‪ ,‬وهناك‬ ‫ثالثة أنواع من مجموعات األجهزة يمكن أن يستفاد منها ألغراض النظام‪:‬‬ ‫أجهزة الحاسب اآللي‪ ,‬وتتعدد هذه األجهزة وفقا لوظائف الحاسب‪ ,‬ويمكن أن نحصر‬ ‫‪-1‬‬ ‫أربعة أنواع منها‪:‬‬ ‫أ‪ -‬أجهزة إدخال البيانات‪ ,‬وتشمل األشرطة الممغنطة‪ ,‬واألشرطة الورقية المثقبة‪ ,‬والكروت‬ ‫المثقبة‪.‬‬ ‫‪8‬‬ ‫أجهزة التشغيل والتحليل‪ ,‬وهي مجموعة من الوحدات تقوم بتخزين األوامر والبيانات‪,‬‬ ‫ب‪-‬‬ ‫ومراقبة تنفيذ األوامر‪ ,‬وإجراء العمليات الحسابية والمنطقية‪.‬‬ ‫ج‪ -‬أجهزة التخزين‪ :‬هي أنواع مختلفة‪ ,‬فمنها االسطوانات الممغنطة‪ ,‬واألقراص الممغنطة‪ ,‬ويتم‬ ‫التخزين داخل الذاكرة الرئيسية‪ ,‬أو في وحدات التخزين المساعدة‪.‬‬ ‫د‪ -‬أجهزة اإلخراج‪ :‬تمر المعلومات إلى المستفيد عبر هذه األجهزة‪ ,‬وتشمل النهائيات‬ ‫(الطرفيات) ووحدات الطباعة‪.‬‬ ‫ثالثاً‪ :‬مجموعة القوى البشرية ‪:‬‬ ‫تعتبر القوى البشرية من العناصر المهمة ألي نظام معلومات‪ ,‬ويمكن تحديد عدد‪ ,‬ونوعية‬ ‫القوى المطلوبة لتشغيل وتنفيذ النظام‪ ,‬وذلك باستخدام أحدث التقنيات في مجال المعلومات‪ ,‬وهذا‬ ‫ال يعني أن التقنية تُغني عن القوى البشرية‪ ,‬فإحداهما متممة لألخرى‪ ,‬ولكن التقنية يمكن أن‬ ‫تختصر اليد العاملة المطلوبة لتنفيذ وتشغيل النظام‪ ,‬بحيث تقتصر على األيدي المتخصصة في‬ ‫مجاالت محددة‪.‬‬ ‫ولن يستغني أي نظام عن بعض المتخصصين والمشرفين على تشغيل وتنفيذ النظام‪ ,‬ونشير‬ ‫إلى بعض األيدي العاملة المتخصصة‪:‬‬ ‫متخصصون في مجال المكتبات‪ ,‬والمعلومات‪ ,‬أو األرشيف‪ ,‬ويعتبر هذا النوع من‬ ‫‪.1‬‬ ‫التخصصات ضروريا لتحديد أساليب معالجة وتنظيم المعلومات‪.‬‬ ‫محللو النظم‪ ,‬وبتعاون هذه الفئة مع األولى يمكن تقدير تكلفة النظام‪ ,‬واالحتياجات‬ ‫‪.2‬‬ ‫المطلوبة من المعدات والقوى البشرية‪.‬كما يقوم محللو النظم بعمل التصميمات الالزمة‪ ,‬وإجراء‬ ‫التحسينات على النظام‪ ,‬وتقييم ومراقبة النظام‪.‬‬ ‫مبرمجون‪ ,‬وتشترك هذه الفئة مع الفئة األولى في تحديد مواصفات النظام‪ ,‬وطرق‬ ‫‪.3‬‬ ‫وأساليب التخزين‪ ,‬والمعالجة‪ ,‬واالسترجاع‪.‬ويضع المبرمج الصياغة العامة للبرنامج‪ ,‬ويحدد‬ ‫أنسب اللغات التي يمكن أن يستخدمها ألغراض البرنامج‪.‬‬ ‫المشغلون‪ ,‬وتشرف هذه الفئة على أداء األجهزة سواء ما يتعلق منها بالحاسب اآللي‪ ,‬أو‬ ‫‪.4‬‬ ‫أجهزة المصغرات الفيلمية‪ ,‬أو أجهزة الوسائل السمعية البصرية‪ ,‬ويتصل بهذه الفئة موظفو‬ ‫الصيانة‪.‬‬ ‫‪9‬‬  ‫المحور الثاني‪ :‬ايجابيات وسلبيات االرشفة االلكترونية‪.‬‬ ‫‪ -1‬ايجابيات االرشفة االلكترونية‪:‬‬ ‫هناك عدة خصائص وايجابيات تتميز بها االرشفة االلكترونية نذكر منها‪:‬‬ ‫اختزانه لكميات هائلة من المعلومات في حيز صغير جداً‪.‬‬ ‫‪-‬‬ ‫سرعته الكبيرة في استرجاع وفرز الوثائق‪ ,‬وقد تصل في بعض الحاسبات‬ ‫‪-‬‬ ‫إلى ماليين العمليات في الثانية الواحدة‪ ,‬فيمكننا نقل المعلومات فورياً‪ ,‬واسترجاعها‬ ‫بنفس السرعة‪.‬‬ ‫إمكانيته في نقل الوثائق من مكان إلى آخر بعيد‪ ,‬ويستعان باألقمار‬ ‫‪-‬‬ ‫االصطناعية ويم ّكن كذلك إرسالها بالبريد اإللكتروني إلى عدد ال يحصى من‬ ‫المستلمين وبتكلفة ووقت أقل‪.‬‬ ‫الدقة في المعالجة اإللكترونية للمعلومات‪ ,‬حيث تعمل الحاسبات اإللكترونية‬ ‫‪-‬‬ ‫الحديثة في اتساق ودقة لفترات طويلة من الزمن بدون حدوث أي عطل أو خلل‬ ‫وتعتبر دوائرها اإللكترونية ذات اعتمادية عالية‪.‬‬ ‫التعرف على الوثائق ومحتويات المواقع والبوابة ومتابعة مراحل التطور‪.‬‬ ‫‪-‬‬ ‫المرونة العالية وسهولة تصفح الوثائق والتنقل بين صفحاتها المختلفة‪.‬‬ ‫‪-‬‬ ‫إتاحة نظام البحث الذكي إمكانية استرجاع الوثائق خالل ثوان معدودة بما في‬ ‫‪-‬‬ ‫ذلك المواد األرشيفية التي يمكن حفظها في المواقع اإللكترونية‪.‬‬ ‫السماح بإنشاء أي عدد من أنواع الوثائق والربط بين نوع الوثائق وعدد حقول‬ ‫‪-‬‬ ‫الوسائط‪.‬‬ ‫هذه الخصائص سمحت بأن يحدث الكثير من التعديل في إدارة المؤسسات الحكومية‬ ‫إلكترونياً‪.‬ويعود ذلك إلى النمو المتزايد لمعظم أعمال وفعاليات المؤسسات‪ ,‬والصعوبة في تنظيم‬ ‫أعمالها‪ ,‬وإلى االستجابة للمتطلبات المتزايدة في حجم الوثائق اإللكترونية ونوعيتها من أجل‬ ‫األجهزة المركزية والهيئات الحكومية المختلفة‪ ,‬وحاجة متخذي القرار في المؤسسات إليها‪,‬‬ ‫وحاجة المستفيدين في مختلف المستويات اإلدارية بالمؤسسة إلى نوعيات مختلفة من الوثائق‬ ‫‪10‬‬ ‫اإللكترونية لدعم العملية اإلدارية‪ ,‬ويجب أن تحتوي هذه الوثائق اإللكترونية على معلومات‬ ‫دقيقة‪ ,‬وشاملة‪ ,‬ومناسبة زمنياً‪ ,‬ومالئمة الحتياجات المستفيدين‪.‬وإن مما يعزى إليه في التعديل‬ ‫في إدارة المؤسسات الحكومية إلكترونيا ً التحسين في نوعية القرارات التي تصدرها المؤسسات‬ ‫على أساس من االستيعاب المشترك للوثائق‪ ,‬وكذلك تحسين إنتاجية المكتب أو المؤسسة وكفاءته‬ ‫من خالل التسهيالت اإللكترونية المقدمة لتحسين مستوى الخدمة والتجاوب مع المستفيد‪.‬‬ ‫ومع تزايد معدل إنتاجية العالم من الوثائق اإللكترونية نظرا الستخدامات وتطبيقات‬ ‫اإلدارة والحكومة اإللكترونية‪ ,‬لذلك البد من اإلعداد لدورة حياة الوثيقة من خالل تحديد هوية‬ ‫الوثائق اإللكترونية‪ ,‬والتحكم في مصير الوثيقة‪ ,‬وتسهيل دخول المستخدم على الوثيقة‪ ,‬والتحكم‬ ‫الفعلي في بنية الوثيقة‪ ,‬وتتشابه دورة حياة الوثيقة مع المعلومات والمحتوى‪.‬‬ ‫ووجود قواعد معلومات متقدمة ضمن نظام االرشفة االلكترونية يعطي مرونة عالية في‬ ‫فهرسة وتصنيف الوثائق المص ّورة واستخراج القوائم واإلحصاءات عنها‪,‬وتبرز هذه الميزة‬ ‫عندما يشارك مكلفو اإلدارات المستفيدة في عمليات التصنيف وتحديد الملفات التي تدرج فيها‬ ‫الوثائق المرسلة لإلدخال ألنه باإلمكان وضع نظام متطور للفهرسة يسهل عملية استرجاع‬ ‫المعلومات المرتبطة ببعضها‪.‬كما يمكن تزويد الباحث بمحطة استرجاع مرتبطة بالنظام يستطيع‬ ‫من خاللها استعراض المعامالت المطلوبة دون الرجوع إلى دائرة الوثائق مما يوفر في الوقت‬ ‫والجهد‪.‬‬ ‫وتعد الوثائق اإللكترونية من التقنيات الحديثة نسبياً‪ ,‬وما تزال في مرحلة النمو والتطور‬ ‫ومحاولة الوصول إلى وضع مستقر فيما يتعلق بالمقاييس والتوافق‪.‬ونظام إدارة الوثائق‬ ‫اإللكترونية يمكن تطبيقه على نطاق واسع‪.‬ويعتمد في سريته على كلمات السر وتحديد‬ ‫الصالحيات في االسترجاع واإلدخال والطباعة‪.‬‬ ‫ويتطلب إيصال الخدمة إلى أماكن أخرى في هذا النظام إلى ربط ذلك المكان مسبقا بالنظام‬ ‫عن طريق شبكة اتصاالت أو وجود نظام مماثل ومن ثم نقل االسطوانات الضوئية آليا ً أو عن‬ ‫طريق شبكة االتصال المتوفرة أو شبكة اإلنترنت‪.‬ويكون باإلمكان إيصال الخدمة والدخول ألكثر‬ ‫من باحث في الوقت نفسه على النظام‪.‬‬ ‫وظهور تكنولوجيا المعلومات في عصر االنفجار المعرفي يعد بحق قمة إنجاز الثورة‬ ‫العلمية والتقنية الحديثة‪ ,‬نظرا لما أحدثته من تغيرات جذرية ليس في مهنة األرشيف والمعلومات‬ ‫فحسب‪ ,‬بل لما أحدثته من تغيير في نمط وسلوك وتفكير الناس‪.‬لقد غيرت تكنولوجيا المعلومات‬ ‫‪11‬‬ ‫أوجه كثيرة في نقل وبث المعلومات في مختلف قطاعات الحياة‪.‬فاالتجاه السائد اآلن في استغالل‬ ‫تكنولوجيا المعلومات واالتصاالت لتطوير نظم معلومات إلكترونية (ال ورقية) وكلها في أساسها‬ ‫على تخزين واسترجاع وبث المعلومات الالورقية‪.‬‬ ‫‪ -2‬سلبيات استخدام االرشفة االلكترونية‪:‬‬ ‫بالرغم من المميزات التي تتميز بها االرشفة االلكترونية إال أن له بعض السلبيات ومنها‪:‬‬ ‫التطور السريع لبرامج األرشفة ووسائط األرشيف اإللكتروني والتي ال يمكن‬ ‫‪-‬‬ ‫مالحقتها‪ ,‬مما يؤكد ضرورة إيجاد سياسة واضحة إلدارته وتوفير وسائط وأجهزة‬ ‫السترجاعه‪.‬‬ ‫إمكانية تعرض المواد األرشيفية للسرقة والتالعب والتحريف‪.‬وكذلك يمكن‬ ‫‪-‬‬ ‫أن يتعرض األرشيف اإللكتروني إلى عملية القرصنة واإلختراق من قبل ما يعرفون‬ ‫بالهاكرز‪.‬‬ ‫التكاليف الباهظة والكثيرة التي يتطلبها توفير األجهزة والعاملين في إعداد‬ ‫‪-‬‬ ‫ملفات األرشيف وتطويرها ومتابعتها من حين إلى أخر لتحديثها‪.‬‬ ‫تعرض جهاز الحاسوب ألي حادث مثل األعطال أو الصدمات الكهربائية قد‬ ‫‪-‬‬ ‫تؤثر على البيانات المحفوظة في هذا األرشيف كليا ً أو جزئيا ً مما يكون له تأثير بالغ‬ ‫على العمل في المؤسسة‪.‬‬ ‫عدم تمكن الوسائط اإللكترونيه من الحفظ الطويل المدى‪.‬حيث في بعض‬ ‫‪-‬‬ ‫حاالت عملية استرجاع البيانات القديمة أمراً صعبا ً أو مستحيالً‪.‬‬ ‫فعلى كل المؤسسات التي تتبنى بناء نظام عصري إلدارة الوثائق إلكترونيا ً التنبه إلى هذه‬ ‫السلبيات‪ ,‬واالعتماد على عملية تسجيل عالية الكفاءة إلدارة كل الوثائق سواء كانت وثائق ورقية‬ ‫أو إلكترونية منذ إنشائها وحتى انتهاء صالحيتها أو إيقاف التعامل بها‪ ,‬وينبغي أن تكون الوثائق‬ ‫اإللكترونية قادرة على الخضوع لعملية اإلدارة حاليا ً ومستقبالً حتى بعد استبدال أو تطوير التقنية‬ ‫التي أنشأت تلك الوثائق‪.‬وضمان حفظها وإمكانية تبادلها بمعايير وتنسيقات مناسبة ومقبولة‪.‬‬ ‫‪12‬‬ ‫يبقى أن المشكلة المحورية للخزن الطويل المدى تتمركز حول إشكالية رئيسية أساسها‬ ‫عنصر الزمن‪.‬فمع مرور الوقت‪ ,‬تواجه األرشيفات الرقمية النهائية مشكلتين رئيسيتين أولهما‬ ‫مدى صالحية أوعية الحفظ وتقنياتها البرمجية‪ ,‬وثانيهما مدى استمرارية أساليب البحث فيها‬ ‫واالسترجاع منها‪.‬فنظرا للتغيرات السريعة التي يشهدها مجال تقنيات المعلومات والتطورات‬ ‫التي تمر بها األنظمة اإللكترونية لمعالجة الوثائق‪ ,‬صار من الضروري أن تتوخى المؤسسات‬ ‫طريقة التحويل أو استراتيجية الهجرة الرقمية سواء لتغيير وعاء متآكل أو العتماد وعاء‬ ‫إلكتروني بديل أو الستجابة لمتطلبات حديثة لإلعارة والتصفح‪.‬‬ ‫أما خدمات البحث واالسترجاع المتواصل فهي تتطلب أيضا ً عدة إجراءات واحتياطات‬ ‫أهمها تجنب اعتماد الواجهات التطبيقية الجامدة‪.‬فكل البرمجيات والتطبيقات المعلوماتية قد‬ ‫صممت بواسطة لغات برمجية تحت نظم تشغيل تتطور باستمرار وتجعل في بعض الحاالت‬ ‫عملية استرجاع البيانات القديمة أمراً صعبا ً أو مستحيالً‪.‬‬ ‫فإذا لم تؤخذ بعين االعتبار قضية حفظ األرشيف اإللكتروني وحمايته في المدى الطويل‬ ‫فربما تفقد الكثير من المؤسسات ومن ثم الدولة ذاكرتها اإللكترونية ونصبح عاجزين عن حماية‬ ‫ذاكرتنا م ن اإلتالف‪.‬حيث تفقد الوسائل اآللية مع مرور األيام صالحياتها نتيجة للتطور‬ ‫التكنولوجي المستمر‪ ,‬لذلك ينبغي علينا مواكبة التطورات التكنولوجية واتخاذ التدابير الالزمة‬ ‫لحفظ البيانات اإللكترونية وحمايتها من التلف‪.‬ولهذا الغرض يجب تحديد سياسة واضحة إلدارة‬ ‫االرشيف اإللكتروني لكي تبقى البيانات الرقمية جاهزة في كل وقت لالستخدام واالسترجاع في‬ ‫العمل اليومي‪ ,‬ومحفوظة في أحسن الظروف لتتحول مع مرور الزمن إلى ذاكرة تاريخية نسلمها‬ ‫كاملة لألجيال القادمة‪.‬ويتطلب تحديد هذه السياسة تكوين فريق عمل يضم كل من المتعاملين‬ ‫المهتمين بإدارة االرشفة االلكترونية (اإلدارة المنتجة للوثائق‪ ,‬قسم تكنولوجيا المعلومات‪ ,‬قسم‬ ‫األرشيف)‪.‬‬ ‫‪ -3‬المقارنه بين األرشفة التقليدية واألرشفة اإللكترونية‪:‬‬ ‫إن االختالف األساسي بين الوثائق الورقية التقليدية والوثائق اإللكترونية يتمثل في التكلفة‬ ‫المادية العالية للوثائق الورقية والتي تشمل على الطبع والنشر والتسويق والتوزيع‪ ,‬باإلضافة إلى‬ ‫تكلفة الوقت الذي تستغرقه الوثائق الورقية حتى وصولها إلى المستفيدين‪ ,‬وعندما يأتي دور‬ ‫التخزين اإللكتروني بواسطة الحاسبات اإللكترونية ذات اإلمكانات الهائلة في التخزين‬ ‫‪13‬‬ ‫واالسترجاع فإننا نرى أن التكلفة قليلة مقارنة بتخزين الوثائق الورقية‪" ,‬والجدول األتي يوضح‬ ‫أهم محاور االختالف بين نظام إدارة الوثائق بالطرق التقليدية ونظام إدارة الوثائق اإللكترونية"‪:‬‬ ‫النظام اإللكتروني‬ ‫النظام التقليدي‬ ‫المحور‬ ‫م‬ ‫كل‬ ‫معلومات‬ ‫إدارة‬ ‫معلومات سهولة‬ ‫إدارة‬ ‫في‬ ‫صعوبة‬ ‫إدارة المعلومات‬ ‫‪1‬‬ ‫المؤسسات معا ً‬ ‫الوثائق‬ ‫صعوبة استخدام الوثيقة مرة سهولة استخدام الوثيقة أكثر من‬ ‫االستخدام‬ ‫‪2‬‬ ‫مرة‬ ‫أخرى‬ ‫عبر‬ ‫للوثائق‬ ‫سريع‬ ‫التدفق‬ ‫بطء إجراءات تدفق الوثائق‬ ‫االجراءات‬ ‫‪3‬‬ ‫المؤسسات‬ ‫سهولة مراقبة ومتابعة تحرك‬ ‫صعوبة مراقبة تحرك الوثائق‬ ‫المراقبة‬ ‫‪4‬‬ ‫الوثائق‬ ‫يحافظ على كيانها المادي سنوات‬ ‫سريعة التلف والتمزق‬ ‫طبيعة الوثائق‬ ‫‪5‬‬ ‫أكثر‬ ‫سريع‬ ‫بطيء‬ ‫اإلنتاج‬ ‫‪6‬‬ ‫يتم من خالل الطبع واإلجراءات‬ ‫يتم من خالل شبكة المعلومات‬ ‫التوزيع‬ ‫‪7‬‬ ‫اليدوية‬ ‫قليلة نسبيا ً‬ ‫عالية‬ ‫التكاليف‬ ‫‪8‬‬ ‫ال تحتاج أليدي عاملة كثيرة‬ ‫مكلفة‬ ‫القوى البشرية‬ ‫‪9‬‬ ‫اإلدخال مرة واحدة وإمكانية‬ ‫تكرار التدوين وتسجيل المعلومات‬ ‫‪ 10‬التكرار‬ ‫التعديل والتغيير‬ ‫نسخ إلكترونية‬ ‫نسخ ورقية‬ ‫‪ 11‬اإلعداد‬ ‫بالبريد االلكتروني‬ ‫بالبريد العادي‬ ‫‪ 12‬المراسلة‬ ‫الوصول لكل الوثائق في كل مكان‬ ‫‪ 13‬الوصول للوثائق الوصول للوثائق المتوفرة‬ ‫في العالم‬ ‫الوصول إلى كل لغات العالم‬ ‫محدودية اللغة‬ ‫‪ 14‬اللغة‬ ‫إمكانية كبيرة في التخزين والحفظ‬ ‫ضيق أماكن الحفظ والتخزين‬ ‫‪ 15‬مكان الحفظ‬ ‫تصفح وقراءة مئات وآالف‬ ‫محدود‬ ‫‪ 16‬االطالع‬ ‫الوثائق‬ ‫‪14‬‬ ‫صعوبة حفظ الكم الكبير من سهولة الحفظ بتوفير وسائل الحفظ‬ ‫‪ 17‬الحفظ‬ ‫المختلفة‬ ‫الوثائق‬ ‫وسائط إلكترونية‬ ‫بالعين المجردة على الورق‬ ‫‪ 18‬مادة القراءة‬ ‫صعوبة لتغيرات وتطوير برامج‬ ‫سهولة قراءتها‬ ‫‪ 19‬القراءة‬ ‫التشغيل‬ ‫عدم توفر التشريعات الكافية لها‬ ‫سهولة توفرها في المؤسسات‬ ‫‪ 20‬التشريعات‬ ‫سهولة البحث من خالل محركات‬ ‫صعوبة البحث‬ ‫‪ 21‬البحث‬ ‫البحث اإللكتروني‬ ‫سهلة النقل وال تستغرق وقتا ً‬ ‫تستغرق وقتا ً‬ ‫‪ 22‬النقل والتبادل‬ ‫ثواني معدودة‬ ‫يستغرق من دقائق إلى ساعات‬ ‫‪ 23‬االسترجاع‬ ‫يتبين لنا من خالل المقارنة السابقة أن بنية الوثيقة اإللكترونية تختلف اختالفا ً جذريا ً عن‬ ‫الوثيقة الورقية‪.‬ذلك أن محتوى الوثيقة التقليدية يسجل على وسط ورقي في أغلب األحيان‪,‬‬ ‫ويستخدم الموثق رموزاً معينة للداللة على مضمون الوثيقة كاألحرف األبجدية والصور‪ ,‬مما‬ ‫ي سمح بقراءة الوثيقة مباشرة دون وسيط‪ ,‬في حين أن محتوى الوثيقة اإللكترونية يتم تسجيله‬ ‫برموز إلكترونية األرقام الثنائية‪ ,‬ولذلك ال يمكن قراءة الوثيقة اإللكترونية دون وسيط‪ ,‬والبد من‬ ‫فك ترميزها إلظهاره على شاشة الحاسب اإللكتروني ليتمكن اإلنسان من قرائتها‪.‬‬ ‫كما تتبين لنا الصلة بين محتوى الوثيقة ووسط التخزين‪ ,‬ذلك أن الوثيقة الورقية مرتبطة‬ ‫بصورة مطلقة بوسط التخزين الورق‪ ,‬وال يمكن لمحتوها أن يكون منفصال عن هذا الوسيط‪,‬‬ ‫بينما يسجل محتوى الوثيقة اإللكترونية على وسيط إلكتروني محدد (قرص صلب‪ ,‬أو مرن‪ ,‬أو‬ ‫قرص ضوئي‪ ,‬أو شريط مغناطيسي)‪ ,‬ولكنه غير مقيد بالوسيط الذي تم تسجيله عليه ألول مرة‪,‬‬ ‫فهو يستطيع أن ينتقل من أداة تخزين إلكترونية إلى أخرى‪.‬‬ ‫‪15‬‬  ‫المحور الثالث‪ :‬أمن المعلومات لنظام إدارة الوثائق اإللكترونية‪:‬‬ ‫تأمين الوثائق والبيانات في نظام إدارة الوثائق اإللكترونية‪ :‬يتم تأمين المستندات والبيانات في‬ ‫النظم اإللكترونية بأكثر من طريقة وذلك لزيادة التأكيد ولضمان تأمينها ضد جميع احتماالت‬ ‫التلف‪ ,‬أو الفقد‪ ,‬أو الكوارث فنجد منها التأمين على مستوى الزمان‪ ,‬المكان‪ ,‬الوسيط المادي‬ ‫النوعي وهي كما يلي‪:‬‬ ‫‪ -‬التأمين على مستوى الزمان‪" :‬وفيه يتم عمل نسخ احتياطية من جميع البيانات بمستويات‬ ‫تأمين مختلفة على فترات محددة فمنها النسخ االحتياطي على مستوى اليوم الواحد‪ ,‬ومنها‬ ‫على مستوى األسبوع‪ ,‬ومنها على مستوى الشهر‪ ,‬ومنها على المستوى اللحظي"‪.‬‬ ‫‪ -‬التأمين على مستوى المكان‪" :‬وفيه يتم عمل نسخ احتياطية من البيانات على مستوى الزمان‬ ‫واختيار هذة المستويات وليكن على مستوى اليوم أو االسبوع أو الشهر‪ ,‬ثم حفظ هذا‬ ‫المستوى التأميني الزمني وحفظ نسخ منها في أكثر من مكان‪.‬حيث يمكن االحتفاظ بنسخة‬ ‫احتياطية في مكان العمل‪ ,‬ونسخة أخرى في المقر الرئيسي للمؤسسة‪ ,‬ونسخ موزعة على‬ ‫فروع المؤسسة في األقاليم"‪.‬‬ ‫‪ -‬التأمين على مستوى الوسيط المادي‪" :‬وفيه يتم عمل نسخ احتياطية من جميع البيانات على‬ ‫مستوى أكثر من وسيط مادي‪ ,‬كأن يتم عمل نسخ احتياطية في نفس القرص الصلب في‬ ‫الجهاز الذي يتم تشغيل البيانات عليه‪.‬ونسخة أخرى على قرص صلب آخر في نفس الجهاز‪,‬‬ ‫ونسخة آخرى على اسطوانات الليزر‪ ,‬ونسخة آخرى على الشرائط الممغنطة"‪.‬‬ ‫‪ -‬التأمين على مستوى النوعي‪" :‬وفيه يتم عمل نسخ احتياطية من جميع البيانات إما بشكل‬ ‫تلقائي حيث يتم برمجة الحاسب بعمل نسخ احتياطية بشكل دوري كل فترة زمنية معينة‪ ,‬أو‬ ‫أن عمل النسخ االحتياطية بواسطة مسئول إدارة النظام حيث يقوم بعمل النسخ االحتياطية‬ ‫على فترات ووسائط مختلفة‪ ,‬ويقوم بحفظها في أماكن مختلفة"‪.‬‬ ‫ومن خالل هذه اإلجراءات لتأمين المستندات والبيانات يتضح لنا أنه على اختالف نظم‬ ‫التأمين‪ ,‬إال أنه يمكن الجمع بين أكثر من طريقة من إجراءات التأمين المختلفة‪ ,‬وذلك تبعا ً لمدى‬ ‫أهمية ما يتم تشغيله من إجراءات وبيانات‪ ,‬وكذلك على قدرة المؤسسة في توفير واستخدام أكثر‬ ‫من وسيلة لتأمين النظام لديها‪.‬‬ ‫‪16‬‬  ‫الخاتمة‪:‬‬ ‫من خالل ما تم توضيحه في موضوع األرشفة اإللكترونية نستنتج التالي‪:‬‬ ‫‪ -1‬األرشيف اإللكتروني ضرورة ملحة لمؤسسات القطاعين العام والخاص‪.‬‬ ‫‪ -2‬األرشيف اإللكتروني يعمل على إدارة الملفات بشكل تفصيلي من خالل‬ ‫محتوياتها‪ ,‬بدالً من االكتفاء بمجرد حفظها‪.‬‬ ‫‪ -3‬في األرشفة اإللكترونية تتم اجراءات االتصاالت الداخلية والخارجية باستخدام‬ ‫البريد اإللكتروني (الصادر والوارد) خالل الشبكة المحلية والخارجية‪ ,‬بدالً من‬ ‫األنظمة الورقية‪.‬‬ ‫‪ -4‬تم ّكن األرشفة اإللكترونية من الوصول إلى المعلومات والوثائق بسرعة بأقل‬ ‫وقت وجهد‪.‬‬ ‫‪ -5‬تساعد األرشفة اإللكترونية على التجهيز الناجح لالجتماعات من خالل توفير‬ ‫كافة البيانات المتوقع طلبها خالل االجتماع‪ ,‬وتكون في متناول المجتمعين فور‬ ‫طلبها‪.‬‬ ‫‪17‬‬