Gestión de proyectos (PDF) - Fases, Innovación, Design Thinking

-​ ¿Qué es un business case? El Business Case es una herramienta que permite justificar la inversión en un proyecto o actividad. Este permite tomar decisiones importantes en relación a un proyecto como avalar el inicio, detenerlo o concluirlo. Un business case debe contener(debe ser deseable, viable...

-​ ¿Qué es un business case? El Business Case es una herramienta que permite justificar la inversión en un proyecto o actividad. Este permite tomar decisiones importantes en relación a un proyecto como avalar el inicio, detenerlo o concluirlo. Un business case debe contener(debe ser deseable, viable y alcanzable) -​ ¿Cuáles son las fases importantes del business case? Beneficios, resultados, estrategia, riesgos principales, viabilidad del proyecto, calendario, opciones de negocio, evaluación de inversión. -​ ¿Cuál es la fortaleza del foda dentro del business case? Fortalezas: Identificar las fortalezas de la empresa o proyecto, como los recursos, habilidades, capacidades y ventajas competitivas. Debilidades: Identificar las debilidades de la empresa o proyecto, como las áreas en las que la empresa o proyecto no tiene recursos suficientes o habilidades necesarias. Oportunidades: Identificar las oportunidades que se presentan en el entorno externo y que pueden ser aprovechadas por la empresa o proyecto. Amenazas: Identificar las amenazas que pueden afectar negativamente a la empresa o proyecto, como cambios en la industria, la competencia o la economía. -​ ¿Cuántos pasos hay para generar un business case, y escríbalos? Son 7. Detallar el proyecto y sus objetivos. Definir bien el alcance del proyecto. Calcular bien la fecha estimada de la implementación del proyecto. Mencionar los precedentes y/o problemas a solucionar. Evaluar las métricas: VAN, TIR, TCO, flujo de caja y ROI. Estimar riesgos y crear una estrategia para disminuirlos. Planear una estrategia para presentar y comunicar el proyecto. -​ ¿Cuáles son las características de una innovación de proyecto? Exploración de nuevas ideas. Identificación de nuevas oportunidades para mejorar la eficiencia. Mejor calidad en los productos. Rentabilidad en los proyectos. Mejora en algo ya existente o la creación de algo nuevo. -​ ¿Cuáles son los factores de innovación de proyectos? Competencia en el mercado. Mejora de la eficiencia. Adaptarse a cambios con relación a las preferencias de los clientes. Necesidad de resolver problemas. Avances tecnológicos. Mejora continua. Colaboración y creatividad. Gestión de riesgos. -​ ¿Cuáles son las características de la ley de la difusión de la información? Rezagados. Innovadores. Adoptantes tempranos. Mayoría tardía. Mayoría temprana. -​ ¿Cuales son los elementos de la difusión de la información? Innovación Canales de Comunicación Tiempo Sistema Social Tasa de adopción -​ ¿ La metodología del design thinking se basa en? El usuario. El problema. -​ ¿El business case es un instrumento de gestión para los profesionales de IT, que apoya la definición y clarifica si un proyecto añade o no valor a la organización? Verdadero -​ ¿Cuáles son las características básicas en la entrega de valor en metodologías ágiles? Proporcionar resultados tangibles que son útiles para el cliente de manera continua. Maximizar el impacto del trabajo realizado en el menor tiempo posible, asegurando que todos los entregables cumplan con las necesidades de los stakeholders. -​ ¿Que es un POA? Plan organizacional anual. Documento empresarial en el cual se detallan las actividades, proyectos, objetivos, y metas que una empresa quiere o debe realizar a lo largo de un año. Este debe estar alineado con el plan estratégico de la empresa. Este debe ser corto, concreto y sencillo. Contiene estadísticas e indicadores anuales, actividades para alcanzar las metas planteadas, responsables de las actividades, recursos necesarios, cronograma de actividades. -​ ¿Cuáles son los 4 pasos que engloban el design thinking? Definición del problema. Investigación y comprensión del usuario. La ideación. Prototipos y pruebas. -​ ¿Cuál es el concepto del design thinking? Es un proceso iterativo el cual se basa en la empatía, la colaboración, la experimentación y la toma de decisiones basada en datos. -​ ¿Cuáles son las características principales del pensamiento divergente? Generación de Ideas: Es importante considerar la cantidad y no la calidad. Ambiente Colaborativo: La clave principal es la colaboración para enriquecer las diferentes propuestas. Libertad Creativa: Se debe ser original y explorar varias vías. Perspectivas Nuevas: Incentivar al equipo para tener diferentes puntos de vista -​ ¿Cuáles son las técnicas de pensamiento divergente? Preguntas Provocadoras: puentear preguntas desafiantes que rompan el paradigma. Brainstorming (lluvia de ideas): Todos los participantes deben colaborar. Mapas mentales: Visualizar conexiones y ampliar su contexto. Scamper: Método para reinterpretar un problema (Sustituir, Combinar, Adaptar, Modificar,Proponer otros usos, Eliminar, Reordenar). Analogía: Se trata de una inspiración en contextos diferentes para aplicar soluciones similares. -​ ¿Qué es el pensamiento convergente? En design thinking el pensamiento convergente es complementario al pensamiento divergente, el cual se encarga de enfocarse en analizar y filtrar las ideas más enfocadas en solucionar un problema y/o necesidad. -​ ¿Cuáles son las técnicas del pensamiento convergente? Votación por prioridades. Prototipado rapido. Analisis FODA. Matrices de decisión enfocadas en costos, viabilidad e impacto al usuario. Mapa de afinidad para agrupar ideas relacionadas y encontrar soluciones viables. -​ ¿Cual es el objetivo de un MVP? Permitir a los desarrolladores o emprendedores obtener una retroalimentación temprana del mercado con el menor costo y esfuerzo, para tomar acciones de mejora o a su vez abandonar la idea en función de los comentarios del mercado. Un mvp es una versión simplificada de un producto o servicio que se lanza al mercado con el objetivo de obtener retroalimentación temprana y validar si la idea es viable antes de invertir grandes cantidades de tiempo y recursos en el desarrollo del producto final. ¿Escriba una épica y dos features? Epica: Proyecto FoodFitPro: Generación de planes alimenticios con IA Feature: Gestión de usuarios Feature: Generación de Planes alimenticios con IA ¿Cual es la estructura que debe colocar para poner un poa en el backlog? Epic->Feature->HU/Issue(prio 0)->Task ¿Por qué es importante que el cliente esté involucrado en la creación de las hu? Centrada en el valor del usuario: Al describir las HU desde la perspectiva del usuario, el equipo se enfoca en entregar valor real y mejorar la experiencia del producto. Facilita la comprensión: Una HU bien escrita es fácil de entender tanto para desarrolladores como para el cliente, ya que describe claramente la necesidad sin tecnicismos innecesarios. Mejora la priorización: Si la historia refleja claramente un beneficio para el usuario, es más fácil priorizar las funcionalidades más importantes. Alineación con metodologías ágiles: En marcos ágiles como Scrum, las HU siguen la estructura:​ "Como [tipo de usuario], quiero [acción] para [beneficio]", lo que permite mantener la perspectiva del usuario siempre presente. Facilita la validación y aceptación: Si una HU se basa en la necesidad del usuario, es más fácil para el cliente verificar si se ha cumplido correctamente. ¿Que es SCAMPER? Herramienta para reinterpretar el problema, (Sustituir, Combinar, Adaptar, Modificar,Proponer otros usos, Eliminar, Reordenar). Nombre una herramienta de gestión de equipos y sus características Monday.com 1.​ Interfaz visual y personalizable ○​ Tableros dinámicos con vistas de tabla, kanban, Gantt, calendario, etc. ○​ Posibilidad de personalizar columnas, etiquetas y flujos de trabajo. 2.​ Gestión de proyectos y tareas ○​ Asignación de tareas con fechas de vencimiento y responsables. ○​ Dependencias entre tareas y seguimiento del progreso. ○​ Automatización de procesos para reducir tareas repetitivas. 3.​ Automatizaciones sin código ○​ Notificaciones automáticas y recordatorios. ○​ Integraciones con herramientas externas (Slack, Gmail, Zoom, etc.). 4.​ Colaboración en equipo ○​ Comentarios en tareas y etiquetado de compañeros. ○​ Compartición de archivos y documentación en cada tarea. 5.​ Informes y análisis en tiempo real ○​ Dashboards personalizables con métricas clave. ○​ Seguimiento del rendimiento y carga de trabajo. 6.​ Integraciones con otras herramientas ○​ Compatible con Google Drive, Microsoft Teams, Dropbox, Jira, Salesforce y más. ○​ API disponible para desarrolladores. ​ Modelo de desarrollo de equipos​ Existe un modelo muy conocido dentro de la formación de los equipos, el cual nos brinda una total expectativa de en que puntos se debe fortalecer y apoyar a los diferentes integrantes de cada célula y/o área de trabajo. En el modelo de TUCKMAN existen 5 etapas a considerar para fortalecer a los equipos. Forming (formación): -​ Miembros de equipo deben conocerse y eliminar la incertidumbre -​ El líder del equipo debe proporcionar la dirección y sus objetivos Storming (Tormenta)->mas importante que resolver: -​ Es cuando surgen conflictos por diferentes opiniones en los equipos de trabajo -​ Se debe solventar los desafíos de comunicación y liderazgo -​ una de las claves es fomentar la comunicación y resolver conflictos Norming (Normalización): -​ Es importante establecer normas y reglamentos de trabajo -​ Optimizar la comunicación y enfocarse en objetivos en comunicación -​ Mejora la colaboración y la confianza entre los miembros del equipo Performing (Desempeño) -​ El equipo empieza a funcionar de manera efectiva y autónoma -​ es lograr un alto desempeño y compromiso -​ se puede tomar decisiones estratégicas y en confianza Adjourning (Disolución) -​ En ciertas ocasiones cuando los equipos son temporales al momento de finalizar el proyecto se disuelve el mismo -​ Se puede realizar una evaluación de logros y conocimientos. Claves para el desarrollo de equipos efectivos -​ Fomentar la confianza y el respeto -​ Definir roles y objetivos claros -​ Promover la comunicación abierta -​ Gestionar los conflictos de manera constructiva -​ Fomentar la capacitación y el aprendizaje -​ Motivar y reconocer el desempeño Herramientas para fortalecer los equipos -​ Evaluaciones 360, desempeño del equipo -​ Metodologías ágiles, mejora la organización y flexibilidad -​ Reuniones periódicas, mediante la retroalimentación y daily para fomentar el alineamiento. -​ Team building, actividades que fortalecen la cohesión del equipo Feedback y conversaciones difíciles -cierre del proyecto y evaluación -​ Feedback  -​ El feedback y las conversaciones difíciles son fundamentales para la gestión de equipos y esto se aplica cuando existe un cierre de proyecto para obtener una evaluación y mejorar. -​ pasos para aplicar un feedback de manera efectiva -​ ser especifico -​ ser constructivo -​ equilibrado -​ basado en hechos reales -​ Oportuno -​ Ejemplo: En la presentación que existió el día de hoy se pudo evidenciar que algunos temas no quedaron cubiertos en su totalidad así que podrías mencionar lo siguiente o agregar estos puntos para eliminar la incertidumbre dentro del equipo -​ Conversaciones difíciles -​ Una conversación difícil se puede manejar durante cualquier etapa del proyecto pero comúnmente se lo realiza en el cierre del proyecto, aquí algunos tips. -​ Preparar puntos clave -​ crear un ambiente seguro, ayuda al momento de la conversación -​ utilizar una comunicación asertiva, ideas claras sin agresividad y tampoco de manera perspectivas -​ Escucha efectiva, ayuda a mejorar la explicación de la otra persona sin ninguna interrupción -​ Busca soluciones en conjunto. -​ Cierre del proyecto y evaluación -​ Es importante comprender que dentro del cierre del proyecto y la evaluación no solo se trata de entregar los resultados, sino también analizar el desempeño del equipo -​ Revisión de entregables -​ Documentación de aprendizajes, se lo realiza en la retroalimentación lo que salió bien y lo que debemos mejorar. -​ Evaluación del equipo, de lo realiza en la Retrospectiva para identificar fortalezas y debilidades -​ Reconocimientos y agradecimientos, es con el objetivo de generar una mejor motivación Pensamiento divergente. -​ Permite expandir la generación de varias ideas fomentando la creatividad, se aplican diferentes enfoques sin ningún tipo de restricción independientemente de su viabilidad inicial. Características Pensamiento Convergente.  -​ Enfoque en la solución: Priorizar las ideas más relevantes para tener un mejor control y manejo de todo el conjunto de ideas principales. -​ evaluación crítica: se debe analizar la factibilidad, impacto alineación con las necesidades del usuario. -​ reducción de opciones: aplicar un refinamiento de todas las ideas para eliminar desperdicios. -​ toma de decisiones: elaborar un plan para implementar y desarrollar un prototipo enfocado en la solución que elija el equipo. Fases del prototipo -​ Prototipo -​ Funcional -​ Simplificado -​ Características -​ Usuario -​ Experimentar el valor -​ Proporcionar comentarios de mejora