فصل 4 PDF

Okay, here is the converted text from the images, formatted in markdown. I've done my best to transcribe the text accurately, maintain the structure, and convert mathematical formulas to LaTeX format. ## الباب الثاني ### تمهيد **الفصل الرابع: التخطيط الإداري** العملية الإدارية لا تتم في فراغ وإن...

Okay, here is the converted text from the images, formatted in markdown. I've done my best to transcribe the text accurately, maintain the structure, and convert mathematical formulas to LaTeX format. ## الباب الثاني ### تمهيد **الفصل الرابع: التخطيط الإداري** العملية الإدارية لا تتم في فراغ وإنما في إطار منظمة من المنظمات من خلال الجهود الجماعية التي تضمها أية منظمة لتحقيق أهداف تلك المنظمة والمساهمة في تحقيق أهداف أعضائها، وذلك في بيئة معينة لها مؤشراتها المباشرة وغير المباشرة على المنظمة. ويمكن توضيح الإطار الشامل للعملية الإدارية في النقاط التالية: أولاً: أن المنظمة عبارة عن عملية هيكلية يتفاعل فيها الأفراد من أجل تحقيق أهداف معينة وفى نفس الوقت يسعى الأفراد إلى تحقيق أهدافهم الخاصة من خلال تحقيق أهداف التنظيم حيث أن تحقيق أهداف التنظيم يؤدى إلى إشباع أهداف الفرد، وعلى هذا فإن العملية الإدارية يجب أن تبدأ بتحديد الأهداف ويجب أن تنتهى بتقييم مدى كفاءة المنظمة في تحقيق تلك الأهداف، فالمنظمة تحتوى على هدف واحد على الأقل يعمل على تحقيقه كل أفراد التنظيم، وهذا الهدف هو المحور الأساسي الذي تدور عليه كل الجهود الإنسانية داخل هذا التنظيم، مع ملاحظة أن كل الأهداف الفرعية يجب أن تتحدد وتتكامل مع هذا الهدف لعام. وترجع أهمية تحديد أهداف المنظمة إلى أثرها المباشر في عملية التوجيه حيث أن تحديد الهدف لا يمدنا فقط بالطريقة الصحيحة للعمل ولكنه أيضاً يوضح الهدف من وراء هذا العمل، كما أن تحديد الأهداف بوضوح يعد دعامة أساسية لتوفير الأسس اللازمة لحذف بعض الأعمال التى قد لا تسهم في إنجاز الأهداف المحددة، وبالإضافة إلى ذلك فإن تحديد الأهداف يعد أساساً للتعاون والسعى وراء روح معنوية أفضل ووسيلة لوضع معايير رقابية على أساس موضوعي. ثانياً: أن المنظمة في سعيها لتحقيق أهداف لابد لها أن تستعين بقدر مناسب من الموارد والإمكانيات المتاحة فى البيئة أو فى البيئات المجاورة التي تعيش فيها سواء فى صورة موارد بشرية أو إمكانيات مادية في شكل مواد ### الباب الثاني **الفصل الرابع: التخطيط الإداري** خام، آلات، أموال، وقد تتأثر قدرة الأداء على توجيه تلك الموارد والإمكانيات وعوامل متعددة منها ما قد يخرج تماماً عن إرادة المنظمين مثل التطور الفنى والحالة السياسية والقيم الاجتماعية السائدة. ثالثا: يتم تحويل الموارد البشرية والإمكانيات المادية إلى خدمات أو بضائع عن طريق القيام بالعملية الإدارية التى سبق أن أشرنا إليها، أى باضطلاع الإدارة بالوظائف الإدارية الخمسة وهى: التخطيط والتنظيم والتوظيف والتوجيه والرقابة. فالتخطيط يمد المنظمة بالهدف المحدد والخطط البديلة لتحقيق الهدف واتخاذ القرار السليم فيما يتعلق بخطة العمل. أما بالنسبة للتنظيم فإن المهمة الأساسية له هى حشد الإمكانيات البشرية والمادية وتحديد أوجه النشاط بتحديد علاقات السلطة والمسئولية وكل ذلك في صورة هيكل تنظيمي. أما وظيفة التوظيف فإنها تهتم بتحديد مصادر القوى العاملة وتحديد كمية العمالة والاختيار والتعيين وينتج عنها توفير العنصر البشرى المناسب للمنظمة. كما تهتم وظيفة التوجيه بالتنسيق بين الجهود المختلفة ورفع كفاءة العنصر البشرى وتحفيزه بما يمكنه من الأداء الفعال. ثم تأتى وظيفة الرقابة سواء من قبل الأداء أو بعد الأداء بهدف إجراء الأعمال التصحيحية اللازمة والتعديلات الواجب إجراؤها على الخطة. رابعاً: ينتج عن الوظائف الإدارية المختلفة العناصر الآتية بترتب الوظائف السابق ذكرها التخطيط: خطة عمل، التنظيم: هيكل تنظيمي، التوظيف: العنصر البشرى المناسب، التوجيه: الأداء الفعل، الرقابة: الأعمال التصحيحية. خامساً: وبالنسبة لمخرجات التنظيم فإنها تتمثل فى تحقيق أهداف المنظمة من ناحية، وتحقيق الأهداف الاقتصادية التى يتطلع إليها المجتمع من خلال المنظمات المختلفة من ناحية أخرى، وكلا النوعين سواء تحقيق أهداف المنظمة وتحقيق الأهداف الاقتصادية سوف يسهم بالضرورة فى تحقيق أهداف الأفراد العاملين بالمنظمة. Here is a description of the image, converted into a table. | **المدخلات** | **العمليات** | | | | :----------------------- | :---------------------------------------------------------------------------------------------- | :------------------------------ | :-------------------------- | | الأهداف التنظيمية | | | | | الأهداف الفردية للعاملين بالمنظمة | | | | | الموارد إنسانية | **التخطيط** | | **المخرجات** | | موارد اقتصادية | **التنظيم** | حشد الموارد أوجه النشاط السلطة والمسئولية | | | عوامل بيئية | **التوظيف** | تحديد المصادركية العمالة الاختيار والتعيين | تحقيق الهدف | | | **التوجيه** | | دراسة البدائل | | | **الرقابة** | | اتخاذ القرارات | | | | | الخطة | | | | تحديد الهدف | الهيكل التنظيمي | | | | دراسة البدائل | العنصر البشري | | | | اتخاذ القرارات | الأداء الفعال | | | | | أعمال تخصصية | | | | | | ونظراً لأهمية تلك العمليات لدارسي الإدارة لذلك سوف نهتم يتناول كل منها تفصيلاً على حدة في الفصول التالية. ### الباب الثاني **الفصل الرابع: التخطيط الإداري** هناك بعض الاختلافات بين علماء الإدارة والمشتغلين بها فيما يتعلق بتحديد وظائف الإدارة، ألا أن هناك محاولات قد ظهرت لتحديد تلك الوظائف في ظل مفهوم الإدارة الحديثة، فنجد أن "فايول" قد حدد خمس وظائف للإدارة وهي: (التخطيط - التنظيم - القيادة - التنسيق - الرقابة). إلا أن علماء الإدارة يرون أنه من غير المتيسر فى الحياة العلمية تقسيم كل الوظائف الإدارية بدقة إلى مجموعات إذ أن وظائف الإدارة تميل إلى الامتزاج والتكامل وأن تبويب الوظائف لا غنى عنه لتحليل الوظائف وترتيبها. وفي هذا المجال لا يمكن إغفال محاولة لوثر جوليك" حيث وضع ما أسماء بأسس أو وظائف الإدارة والذي نشر عام ١٩٣٧ حيث حدد أن للإدارة سبع وظائف تكون الأولى لكل وظيفة منها كلمة "Posdcorb"، ويمكن أن نستعرض تلك الوظائف على الوجه التالي: #### 1- التخطيط الإداري نعنى بالتخطيط الإدارى دراسة واختبار وسائل تنظيم وتوجيه الموارد البشرية والمادية وتوجيهها لتحقيق هدف معين في فترة زمنية محددة وتحديد الأساليب التي تتبع لذلك مثل تحديد الأهداف، تحديد الأعمال الواجب أداؤها لتحقيق تلك الأهداف، ترتيب تلك الأعمال حسب أولويتها، تحديد الوقت السلام لانتهاء من كل عملية ، تحديد موعد البدء والانتهاء من كل عملية ، وضع وسائل التنفيذ. التخطيط من الكلمات التي تردد على كثير من ألسنة رجال السياسة والإدارة والاقتصاد والاجتماع وغيرهم، ومرجع ذلك أن للتخطيط جوانب سياسية وإدارية وأخرى اقتصادية واجتماعية. وقد تعددت تعاريف التخطيط الإداري، فمن الكتاب من يعرفه بأنه عملية إدارية تكفل البدائل والاختيار من بينها في مجال الأهداف أو السياسات أو ### الباب الثاني **الفصل الرابع: التخطيط الإداري** الإجراءات أو البرامج المرسومة، ومنهم من يعرفه بأنه يمثل مرحلة التفكير التي تسبق تنفيذ أي عمل واتخاذ القرارات الخاصة باختيار مجموعة الأهداف الواجب تحقيقها والعناصر الواجب استخدامها مادية كانت أو بشرية، وكذلك مجموعة القرارات التي توجه سير العمل والإجراءات التفصيلية التي تتبع في تنفيذ الأعمال مع وضع البرامج الزمنية اللازمة، ومنهم من يعرف التخطيط بمعناه الواسع بأنه يتمثل في اتخاذ مجموعة قرارات بقصد تحقيق أهداف معينة خلال مدة محددة. من ذلك كله نستطيع أن نقول أن التخطيط: أسلوب حياة أو طبقة عمل غايتها وضع برامج محددة تحقيقاً لأهداف معينة خلال فترة زمنية مقبلة في حدود سياسة عامة مقررة. وأن جوهر الخطة هو تحديد هدف معين مع تحديد وسائل تحقيق هذا الهدف بالنسبة لفترة زمنية مستقبلة، فللتخطيط وسائل لتحقيق غايات مرسومة تدور أساساً حول تعبئة جميع الطاقات البشرية والمادية تحقيقاً لأغراض مختلفة خلال أزمنة لاحقة. وأن الخطة بعد إقرارها تكون وثيقة ملزمة إذ تتضمن أهدافاً محددة واجبة التنفيذ. #### تعريف التخطيط الإداري: يعرفه الدكتور حسن توفيق بأنه: "عملية جمع الحقائق والمعلومات التي تساعد على تحديد الأعمال الضرورية لتحقيق النتائج والأهداف المرغوبة فيها". ويعرفه الدكتور أحمد رشيد بأنه المرحلة التي تعقب التفكير وتسبق التنفيذ وهو يقوم على دراسة الحاضر والاستفادة من الماضي مع عمل حساب المستقبل، وكلما كانت الدراسة متعمقة كلما أسهم ذلك في نجاح التخطيط. ويرى الأستاذ حامد شاكر أن التخطيط في أبسط صورة هو: العمل الذي يجيب على الأسئلة التالية: ما هو العمل ؟ وهذا يعنى إلمام كل إدارة بعملها وإلمام كل عامل فيها بعمله. ### الباب الثاني **الفصل الرابع: التخطيط الإداري** - لماذا نقوم بهذا العمل؟ أي ما الهدف منه. - كيف نقوم بهذا العمل ؟ أي تحديد برنامج زمني للتنفيذ واختيار أحسن الوسائل لأدائه وأفضل الإمكانيات اللازمة لهذا الأداء. - من يقوم بهذا العمل ؟ أي ربط كل عامل بعمل معين فتكون له فيه اختصاصات ومسئوليات. - أين يؤدى هذا العمل؟ أي تحديد مكان وزمان سير العمليات وربط أجزاء العمل بعضها بالبعض الآخر. #### عناصر التخطيط الإداري : - يتضمن التخطيط الإداري عنصرين أساسيين هما : Forecasting 1- التي: فالخطة تبدأ في العادة معتمدة على مجموعة افتراضات اجتماعية - اقتصادية - إدارية) يتوقع واضع الخطة تحقيقها مستقبلاً، وذلك بسبب الجهل بالمستقبل وعدم معرفة ما يجئ به من أحداث، فضلاً عن خضوع كافة الظروف المؤثرة على الخطة للتغيرات المستمرة، لذلك لابد للمخطط من وضع جدول زمني لتنفيذ الخطة وذلك لتقليل احتمالات الخطأ في تقدير الظروف المتغيرة وعليه كذلك وضع احتياطيات في الميزانية حتى تكفل مواجهة الظروف الطارئة. وليس التنبؤ يعنى التكهن أو التخمين أو الاجتهادات الشخصية، وإنما تعنى به التنبؤ العلمي الذي يعتمد على العلم، أي يقوم على أساس البحث وجمع الحقائق والبيانات الإحصائية التي عن طريقها يمكن حصر كافة الموارد والاحتياجات والإمكانيات البشرية والمادية التي تساعد على رسم الصورة الدقيقة للموقف الذي على أساسه يمكن التنبؤ بمعدلات النمو خلال الفترات الزمنية المحددة. ### الباب الثاني **الفصل الرابع: التخطيط الإداري** Preparation for Action الإعداد للعمل : أي اتخاذ كافة الإجراءات الواقعية الكفيلة بتنفيذ الخطة، إذ أن الخطة ليست تفكيراً نظرياً، ولكنها تعبئة لجميع الجهود والخطة توضع بقصد تحقيق غايات عملية واجبة التنفيذ، لذلك يحتاج تنفيذ الأهداف المخططة إلى اتخاذ موقف المبادأة، كما يحتاج إلى مباشرة أعمال إيجابية متنوعة وذلك على ضوء القرارات والضوابط والإجراءات التخطيطية المقررة. #### التخطيط والعملية الإدارية: التخطيط هو جزء من النشاط الإداري، إذ أن النشاط الإداري هو نشاط تخطيطي إلى أقصى درجة، فكثير من قرارات الإدارة تشمل المستقبل، وفي إطار هذا المفهوم تعد نوعاً من التخطيط، وفي إطار نفس المفهوم يكون للتخطيط وجوداً أساسياً في العملية الإدارية. وبالتالي فالتخطيط يعد من أهم أنشطة الإدارة باعتبار أنه نشاط يتضمن الاختيار من مجموعة كبرى من البدائل تتوقف عليها عملية صنع قرارات الإدارة، وبهذا يمكن أن نعتبر أن كل مرحلة في العمل الإداري هي نتاج مباشر للتخطيط، فالتنظيم والتوجيه والتدريب والرقابة كلها تتبع التخطيط وتتأثر به. فالتخطيط كعملية إدارية يسبق كافة العمليات الإدارية، وبالتالي فكفاءة العمليات الإدارية تتوقف على كفاءة التخطيط (۱). #### أهمية التخطيط الإداري: ١ - يعتبر التخطيط أول مراحل العملية الإدارية إذ يحتاج تحقيق الأعمال الإدارية ونجاحها إلى تحديد للأهداف ووسائل التنفيذ وهو ما يقوم به التخطيط. ٢ - التخطيط هو الذي يحدد أسس المتابعة والرقابة، إذ لا يعنى معنى للمتابعة والرقابة إذا لم تكن مسبوقة بتخطيط يساعد على التحقق من مطابقة ما نفذ (۱) دكتور أحمد رشيد نظرية الإدارة العامة، دار المعارف ، ١٩٧٥م. ### الباب الثاني **الفصل الرابع: التخطيط الإداري** لما أريد تنفيذه، كما يساعد على تركيز الانتباه إلى الأهداف الواجب تنفيذها على النحو الذي احتوته الخطة. - التخطيط الإداري بالتبعية يساعد على بلوغ الأهداف الموضوعة اقتصادياً للجهد والنفقة. - التخطيط يحدد المسئوليات ويساعد على النهوض بمستوى الإدارة والإنتاج. - يحدد التخطيط عمليات الإدارة الأخرى كالتنفيذ والإشراف والرقابة والتوجيه والمتابعة. - يساعد التخطيط على توفير الوقت والجهد والمال إذ يستهدف المخطط عند إعداد الخطة العمل على تخفيض مصاريف الإنتاج ومنع الإسراف ، كما يستهدف استخدام كافة الموارد والإمكانيات البشرية والمادية إلى أقصى درجة ممكنة. - حيث أن التخطيط يحدد المسئوليات فى المنظمة فهو بالتبعية يساعد على تنسيق الجهود. - التخطيط باعتباره يتضمن تنبؤاً بالمستقبل فهو يتضمن القدرة على مواجهة مختلف المشاكل بغير تردد أو تقصير حيث يتضمن مجموعة طرق كبدائل ولولا وجود تلك البدائل ما كان هناك أى داع لإجراءات التخطيط. #### خطوات التخطيط الإداري : لتحديد الأهداف: - ونعنى بالهدف هنا ما نحاول الوصول إليه، ويجب أن يكون تحديد الهدف هو الخطوة الأولى عند بدء تخطيطنا للعمل، إذ ليس من المنطقي وضع الخطة لبرنامج العمل دون تحديد للأهداف ووضوح تلك الأهداف، فتحديد الأهداف يؤثر على السياسة العامة والتنظيم والموظفين. - والأهداف إما أن تكون عامة أو خاصة عاجلة أو طويلة الأجل، وفي العادة توضع تلك الأهداف في صورة متسلسلة حسب أهميتها، وأهمية تحديد الأهداف أنها توضح الطريق الذي توجد فيه الجهود وتوجه إلى تحقيق هذا ### الباب الثاني **الفصل الرابع: التخطيط الإداري** الهدف، كما أنه عن طريق تحديد الأهداف يسهل إجراء عملية التقويم فى نهاية الخطة للتعرف على مدى تحقيق تلك الأهداف من عدمه. وعند تحديد أهداف الخطة يجب أن نراعى ما يلي : - أن تكون متفقة مع احتياجات المستفيدين ورغباتهم. - أن تكون مرتبطة بالأهداف العامة للمنظمة. - أن تكون واضحة يسهل تفهمها حتى يسهل توجيه الجهود لتحقيقها. - أن يمكن تحقيقها بمجهود معقول فى حدود الإمكانيات المتاحة بشرية ومادية ومالية. #### نجمع البيانات والمعلومات ودراستها وتحليلها: إن الخطط بأنواعها تعتمد إلى درجة كبيرة على المعلومات، وهناك فرق كبير بين الخطط المبنية على المعلومات الكافية والخطط التي تقوم على التنبؤ العشوائي غير المستند إلى حقائق موضوعية، وتزداد نسبة التأكد في التخطيط مع ازدياد كمية ونوع المعلومات التي تستند إليها الخطة. ومن الضروري أن يحدد المخطط كمية المعلومات اللازمة ونوعها ومصادرها وطرق جمعها ووسائل دراستها وتحليلها. وعن طريق المعلومات والحقائق يستطيع المخطط أن يقف على صورة للجهود التي تمت خلال المرحلة الماضية والوضع الحالي ومدى المسافة بين الوضع الحالي والهدف المطلوب تحقيقه، ويتحقق ذلك عن طريق تجميع البيانات والإحصاءات ثم القيام بدراستها وتحليلها والخروج بالنتائج والتي عن طريقها يمكن الوقوف على الحلول المتعددة لكل موضوع يشمله التخطيط أو ما نسميه البدائل التي يتم اختيار أنسبها. وما هو جدير بالذكر أن الإدارة اليوم أصبحت إلى حد كبير تعتمد على التقدم التكنولوجي في هذا الجانب بالذات، ونعنى به دراسة المعلومات وتحليلها ### الباب الثاني **الفصل الرابع: التخطيط الإداري** عن طريق الحاسبات العلمية (الكمبيوتر) مما ساعد على ضمان الدقة والسرعة على اتخاذ القرارات المناسبة. إن المعلومات من الناحية العلمية تحقق ما يسمى بتقدير الموقف تصور الإطار الفعلي المتوقع قبل وضع خطة من الخطط. والواقع أن تقدير الموقف يتم من خلال أربع خطوات وهي: - التشخيص وتحديد المشكلات. - اقتراح وسائل لمواجهة المشكلات لتحقيق الخطة. - تحليل وسائل مواجهة المشكلات تحليلاً موضوعياً ومقارنة كل وسيلة بالأخرى على ضوء الصعوبات والإمكانيات. - تقرير أسلوب المعالجة للتوصل لأنسب الأساليب الممكنة لتحقيق الخطة ومواجهة مشكلاتها. #### اختيار وسائل التنفيذ : بعد إقرار الخطة من المستوى المسئول عن هذا الإقرار (الوزارة أو الجمعية العمومية ومجلس الإدارة) يختار القادة الإداريون الوسائل التنفيذية لهذه الخطة مراعين في ذلك اختيار الوسائل التي تتفق وظروف المنظمة وإمكانياتها، على أنه يجب أن يشترك العاملون في المنظمة بالرأي في اختيار تلك الوسائل حتى تكون مسئولية كل فرد في تنفيذ الخطة واضحة. ويدخل في تحديد الوسائل تحديد العناصر البشرية وتحديد للعناصر المالية التي تستخدم في التنفيذ، ثم يتم على ضوء ذلك توزيع التنفيذ على الوحدات لمختلفة ثم إصدار القرارات والتعليمات للتنفيذ وتنسيقه في ضوء الأولويات التي تحددت مع محاولة سد احتياجات أجهزة التنفيذ حتى تصل إلى مستوى الكفاءة المطلوب. ### الباب الثاني **الفصل الرابع: التخطيط الإداري** ع التوقيت الزمني: أي تحديد الوقت اللازم لتنفيذ الأهداف المحدد وهو الأمر الذي يستوجب تحديداً لموعد البدء في التنفيذ وانتهاء منه ويتحقق ذلك بوضع جدول زمني للتنفيذ ويتوقف تحديد التوقيت الزمني للتنفيذ على طبيعة الهدف المراد تحقيقه والإمكانيات المتاحة. وقد جرت العادة على تقسيم الخطط من حيث التوقيت الزمني إلى خطط طويلة الأجل أكثر من ١٠ سنوات) وخطط متوسطة الأجل من ٥ - ١٠ سنوات) وخطط قصيرة الأجل (أقل من 5 سنوات). #### المتابعة والتقويم: لا تعتبر الخطة منتهية بمجرد وضعها أو حتى تنفيذها، بل لابد من إجراء عمليات متابعة دورية أثناء التنفيذ لمعرفة الصعوبات ومحاولة تذليلها أولاً بأول، ولابد كذلك من إجراء عمليات تقويم بعد انتهاء التنفيذ لاستخلاص دروس يستفاد بها عند وضع الخطط التالية : #### مقومات الخطط الإدارية الناجحة 1- أن توضع على أساس هدف واضح محدد. -أن تكون واضحة وبسيطة. ٢ ٣- أن تحدد المسئوليات تحديداً واضحاً. ٤- أن تكون مرنة متوازنة. ه - أن تكون واقعية ويمكن تحقيقها في حدود الإمكانيات المتاحة. I hope this is helpful! Let me know if you have any other questions.