FILRANG_PAGSULAT-NG-ADYENDA-AT-KATITIKAN-NG-PULONG.pdf

PAGSULAT NG ADYENDA AT KATITIKAN NG PULONG ANO ANG PAGPUPULONG? - Ang pagpupulong o miting, lalo na ang business meeting ay bahagi na ng buhay ng maraming tao sa kasalukuyan. Ito ay pangkaraniwang gawain ng bawat samahan, organisasyon, kompanya, paaralan, institusyon, a...

PAGSULAT NG ADYENDA AT KATITIKAN NG PULONG ANO ANG PAGPUPULONG? - Ang pagpupulong o miting, lalo na ang business meeting ay bahagi na ng buhay ng maraming tao sa kasalukuyan. Ito ay pangkaraniwang gawain ng bawat samahan, organisasyon, kompanya, paaralan, institusyon, at iba pa. - Halos araw-araw ay may nagaganap na pulong sa opisina, lingguhang board meeting sa kompanya, seminar, at maging ang pagdaraos ng malalaking kumperensiya. - Bukod sa regular na pulong kung saan magkakaharap ang mga taong kabahagi ng miting, ginagawa na rin sa kasalukuyan, bunga na rin ng makabagong teknolohiya ang teleconference, videoconference, at online meeting sa pamamagitan ng Internet. TATLONG MAHAHALAGANG ELEMENTO NG ISANG PULONG 1. MEMORANDUM 2. ADYENDA 3. KATITIKAN NG PULONG MEMORANDUM O MEMO - Ayon kay Prof. Ma. Rovilla sudprasert (2014), ang memorandum o memo ay isang kasulatang nagbibigay kabatiran tungkol sa gagawing pulong o paalala sa isang mahalagang impormasyon, gawain, tungkulin, o utos. - Sa memo nakasaad ang layunin o pakay ng gagawing miting. - Ang pagsulat ng memo ay maituturing ding isang sining. Kadalasan ay maikli lamang na ang pangunahing layunin ay pakilusin ang isang tao sa isang tiyak na alitunting dapat isakatuparan. - Ito rin ay maaaring maglahad ng isang impormasyon tungkol sa isang mahalagang balita o pangyayari at pagbabago sa mga polisiya. TATLONG URI NG MEMORANDUM AYON SA LAYUNIN (Bargo, 2014) a. Memorandum para sa Kahilingan b. Memorandum para sa Kabatiran c. Memorandum para sa Pagtugon AGENDA O ADYENDA - Ayon kay Sudprasert (2014), ang adyenda ang nagtatakda ng mga paksang tatalakayin sa pulong. Ang pagkakaroon ng maayos at sistematikong adyenda ang isa sa mga susi ng matagumpay na pulong. Napakahalagang maisagawa ito nang maayos at maipabatid sa mga taong kabahagi bago isagawa ang pulong. Narito ang ilang kahalagahan ng pagkakaroon ng adyenda ng pulong. 1. Ito ang nagsasaad ng sumusunod na mga impormasyon: a. mga paksang tatalakayin b. mga taong tatalakay o magpapaliwanag ng mga paksa c. oras na itinakda para sa bawat paksa 2. Ito rin ang nagtatakda ng balangkas ng pulong tulad ng pagkakasunod-sunod ng mga paksang tatalakayin at kung gaano katagal pag-uusapan ang mga ito. 3. Ito ay nagsisilbing talaan o tseklist na lubhang mahalaga upang matiyak na ang lahat ng paksang tatalakayin ay kasama sa talaan. 4. Ito ay nagbibigay rin ng pagkakataon sa mga kasapi sa pulong na maging handa sa mga paksang tatalakayin o pagdedesisyunan. 5. Ito ay nakatutulong nang malaki upang manatiling nakapokus sa mga paksang tatalakayin sa pulong. MGA HAKBANG SA PAGSULAT NG ADYENDA Tulad ng paggawa ng memorandum, mayroon ding sinusunod na hakbang sa paggawa ng adyenda. Tandaan na ang mga paksang tatalakayin ay hindi lamang sa isang tao magmumula kundi manggagaling sa mga taong kasapi sa pulong. Narito ang ma hakbang na dapat isagawa sa pagsulat ng adyenda. 1. Magpadala ng memo na maaaring nakasulat sa papel o kaya naman ay isang e-mail na nagsasaad na magkakaroon ng pulong tungkol sa isang tiyak na paksa o layunin sa ganitong araw, oras, at lugar. 2. lahad sa memo na kailangan nilang lagdaan ito bilang katibayan ng kanilang pagdalo o kung e-mail naman, kinakailangang magpadala sila ng kanilang tugon. Ipaliwanag din sa memo na sa mga dadalo, mangyaring ipadala o ibigay sa gagawa ng adyenda ang kanilang concerns o paksang tatalakayin at maging ang bilang ng minutong kanilang kailangan upang pag-usapan ito. 3.. Gumawa ng balangkas ng ma paksang tatalakayin kapag ang lahat ng ma adyenda o paksa ay napadala o nalikom na. Higit na magging sistematiko kung ang talaan ng adyenda ay nakalatag sa talahanayan o naka-table format kung saan makikita ang adyenda o paksa, taong magpapaliwanag, at oras kung gaano ito katagal pag-uusapan. Ang taong naatasang gumawa ng adyenda ay kailangang maging matalino at mapanuri kung ang mga isinumiteng adyenda o paksa ay may kaugnayan sa layunin ng pulong. Kung sakaling ito ay malayo sa paksang pag-uusapan, ipagbigay-alam sa taong hagpadala nito na ito ay maaaring talakayin sa susunod na pulong. 4. Ipadala ang sipi ng adyenda sa mga taong dadalo, mga dalava o isang araw bago ang pulong. Bilang paalala ay muling ilagay rito ang layunin ng pulong, at kung kailan at saan ito gaganapin. 5. Sundin ang nasabing adyenda sa pagsasagawa ng pulong. MGA DAPAT TANDAAN SA PAGGAMIT NG ADYENDA 1.Tiyaking ang bawat dadalo sa pulong ay nakatanggap ng sipi ng mga adyenda 2.Talakayin sa unang bahagi ng pulong ang higit na mahahalagang paksa. 3.Manatili sa iskedyul ng agenda ngunit maging flexible kung kinakailangan. 4.Magsimula at magwakas sa itinakdang oras na nakalagay sa sipi ng adyenda. 5.Ihanda ang mga kakailanganing dokumento kasama ng adyenda. KATITIKAN NG PULONG - Opisyal na tala ng isang pulong. Ito ay kalimitang isinasagawa nang pormal, obhetibo, at komprehensibo o nagtataglay ng lahat ng mahahalagang detalyeng tinalakay sa pulong. - Ito ay nagsisilbing opisyal at legal na kasulatan ng samahan, kompanya, o organisasyong maaaring magamit bilang “PRIMA FACIE EVIDENCE” sa mga legal na usapin o sanggunian para sa susunod na mga pagpaplano at pagkilos. MAHAHALAGANG BAHAGI NG KATITIKAN NG PULONG 1.Heading 2.Mga Kalahok o dumalo 3.Pagbasa at Pagpapatibay ng nagdaang katitikan ng pulong 4.Action items o usaping napagkasunduan 5.Pabalita o patalastas 6.Iskedyull ng susunod na pulong 7.Pagtatapos 8.Lagda MGA DAPAT GAWIN NG TAONG NAATASANG KUMUHA NG KATITIKAN NG PULONG 1. Hangga’t maaari ay hindi participant sa nasabing pulong 2. Umupo malapit sa tagapanguna o presider ng pulong 3. May sipi ng mga pangalan ng mga taong dadalo sa pulong 4. Handa sa mga sipi ng adyenda at katitikan ng nakaraang pulong 5. Nakapokus o nakatuon lamang sa nakatalang adyenda 6. Tiyaking ang katitikan ng pulong na ginagawa ay nagtataglay ng tumpak at kompletong heading 7. Gumamit ng recorder kung kinakailangan 8. Itala ang mga mosyon o pormal na suhestiyon nang maayos 9. Itala ang lahat ng paksa at isyung napagdesisyunan ng koponan. 10. Isulat o isaayos agad ang mga datos ng katitikan pagkatapos ng pulong. TATLONG URI O ESTILO NG PAGSULAT NG KATITIKAN NG PULONG A. Ulat ng Katitikan B. Salaysay ng Katitikan C. Resolusyon ng Katitikan