AGENDA, PULONG, KATITIKAN NG PULONG PDF

1 PANIMULANG PANALANGIN  2 MAGANDANG TANGHALI SA LAHAT! ANG AGENDA AGENDA Plano o gawain na kailangang mangyari bago, habang at pagkatapos ng i...

1 PANIMULANG PANALANGIN  2 MAGANDANG TANGHALI SA LAHAT! ANG AGENDA AGENDA Plano o gawain na kailangang mangyari bago, habang at pagkatapos ng isang pagpupulong Listahan ng mga Nagmula sa salitang pag-uusapan at latin na agere na dapat talakayin sa nangangahulugang isang pagpupulong. gagawin.  5 Verizon Business (nasa The Perfect Meeting Agenda, 2016) Mga dahilan ng pagkasayang ng oras sa pagpupulong ng isang organisasyon. Di-organisado Walang malinaw na layunin Di preparadong agenda  Certified General 6 Accountants of Ontario (nasa How to conduct a meeting, 2012) Hakbangin upang maging organisado ang pagpupulong Pagbibigay ng agenda sa mga kalahok bago ang naturang pagkikita. Kalakip ang mga dokumento ng ulat na ihaharap sa pulong MGA KONSIDERASYON SA PAGDISENYO NG AGENDA  8 MGA KONSIDERASYON SA PAGDISENYO NG AGENDA Sa artikulong How to Design an Agenda for an Effective Meeting, nagpanukala si Swarts (2015) ng mga konsiderasyong dapat tandaan sa pagdidisenyo ng isang agenda. Ayon sa artikuong ito, kailangang isaalang-alang ang mga sumusunod: Saloobin ng mga kasamahan (pagkokonsidera sa kanilang mga pangangailangan at hinaing) Paksang mahalaga sa buong grupo (Masisiguro lamang ang aktibong pakikibahagi ng mga kalahok kung sila ay bahagi mismo ng pinag-uusapang paksa)  9 MGA KONSIDERASYON SA PAGDISENYO NG AGENDA Estrukturang patanong ng mga paksa (nakakapanghamon ng isipan, nag-iimbita ang isang tanong ng aktibong partisipasyon ng mga kalahok) Layunin ng bawat paksa (dapat maging malinaw sa bawat kalahok ang layunin ng paksa) Oras na ilalaan sa bawat paksa (Nakadepende ang haba ng oras sa halaga ng paksa)  10 MGA HAKBANG SA PAGBUO NG AGENDA Mga mungkahing hakbang sa pagsulat ng agenda para sa isang pagpupulong: Alamin ang layunin ng pagpupulong (Magagawa lamang ang isang akmang agenda kung malinaw sa gumagawa nito ang layunin ng pulong nagagawin) Sulatin ang agenda tatlo o higit pang araw bago ang pagpupulong (Upang magkaroon ng sapat na panahon na maibahagi sa mga kalahok bago magsimula ang pagpupulong)  11 MGA HAKBANG SA PAGBUO NG AGENDA Simulan sa mga simpleng detalye (petsa, oras, lugar, at ang mga inaasahang kalahok) Magtalaga lamang ng hindi hihigit sa limang paksa para sa agenda (maaaring magdulot ng pagkabagot o information overload kung masyadong mahaba ang tatalakayin) Ilagay ang nakalaang oras para sa bawat paksa (upang magabayan ang mga kalahok sa ilalaang oras sa bawat isyu)  12 MGA HAKBANG SA PAGBUO NG AGENDA Isama ang ibang kakailanganing impormasyon para sa pagpupulong (mga ispesipikong detalye, mga kalakip na dokumento at iba pa. ANG PULONG  (Certified General PULONG Accountants, 2012) Ipinatatawag ang ganitong pagtitipon kung may sapat na dami ng mga paksa na dapat pag-usapan Pag-uusap ukol sa isang komon na Pagtitipon ng dalawa layunin para sa o higit pang pangkalahatang indibidwal. kapakanan.  15 ANG PULONG Para masabing balido ang isang pulong, dapat na matupad ang mga sumusunod na kondisyon. Ang nagpapatawag ng isang pulong ay may awtoridad para gawin ito. Ang pagbatid na magkakaroon ng pulong ay nakuha ng mga inaasahang kalahok. Ang quorum ay nakadalo. Ang alituntunin o regulasyon ng organisasyon ay nasunod.  16 MGA HAKBANG SA PAGSASAGAWA NG PULONG Narito ang mga hakbang sa pagsasagawa ng isang pulong ayon kay Walsh (1995) batay sa kanyang aklat na The Meeting Manual: Pagbubukas ng Pulong (Opisyal na idedeklara ng chairperson ang pagsisimula ng pagpupulong. Paumanhin (Ipinapabatid ng Chairperson ang pangalan ng mga opisyal na pinadalhan ng pabatid ngunit hindi nakadalo) Adapsyon sa katitikan ng nakaraang pulong (Pagbasa o pagbibigay ng kopya sa mga kalahok ng katitikan ng nakaraang pulong.  17 MGA HAKBANG SA PAGSASAGAWA NG PULONG Paglilinaw mula sa katitikan ng nakaraang pulong (kung may paksa na nais balikan sa nakaraang pulong) Pagtalakay sa mga liham (kung may mga ipinadalang liham para sa pagpupulong) Pagtalakay sa mga ulat (para maipakita na mayroong nagawang ulat para sa pulong na isasagawa) Pagtalakay sa Agenda (pagtalakay sa pangunahing paksa ng agenda, ito ang pinakasentro ng pagsasagawa ng pulong) Pagtalakay sa paksang di-nakasulat sa agenda (kung tapos na pag-usapan ang paksa, magtatanong ang Chairperson kung may mga isyu pang nais pag-usapan)  18 MGA HAKBANG SA PAGSASAGAWA NG PULONG Pagtatapos ng pulong (Pagwawakas ng Chairperson sa isinagawang pulong) ANG KATITIKAN NG PULONG KATITIKAN (Sylvester, 2015 & CGA, 2012) NG PULONG Bagama’t hindi ito verbatim na pagtala sa mga nangyari o nasabi sa pulong, ang mga itinatalang aytem ay may sapat na deskripsyon upang madaling matukoy ang pinagmulan nito at mga naging konsiderasyon kaakibat ng tala Opisyal na rekord ng Tala ng mga pulong ng isang napagdesisyunan at organisasyon, mga pahayag sa korporasyon o isang pulong. asosasyon.  21 ANG KATITIKAN NG PULONG Ilang mga bagay na hindi na kailangan pang isama sa katitikan ng pulong ang mga sumusunod: Ang mosyon na nailatag ngunit hindi sinusugan. Ang mosyon para sa pagbabago na sinusugan, ngunit hindi sinang-ayunan. Ang mosyon para sa pagbabago ngunit hindi pinayagan ng opisyal na tagapamahala. Ang bilang ng boto ng sumang-ayon at di-sumang-ayon sa isang mosyon. Ang pamamaraan ng pagboto ng mga kalahok, maliban kung hihilingin ng isang kalahok na itala ang paraan ng kanyang pagboto  22 ANG KATITIKAN NG PULONG Ayong kay Sylvester (2015), kung hindi gagawin ang katitikan ng pulong, makikitang hindi pare-pareho ang rekoleksyon ng mga kalahok sa mga naganap. Maaari ring magkaiba-iba na sila ng ideya sa mga napagkasunduan. Kung walang katitikan, ang mga mahahalagang tungkuling nalatag at kailangang matapos ay posibleng hindi matupad dahil nakalimutan. Ilan ito sa mga dahilan kung bakit magalagang isagawa ang pagsulat ng katitikan.  23 MGA DAPAT TANDAAN SA PAGSULAT NG KATITIKAN Upang hindi masayang ang oras at maayos na maisulat ang katitikan ng pulong, mahalagang isaalang-alang ang mga tanong na inihayag ni Lyn Gaertner-Johnston (2006) sa kanyang artikulong Tips for Writing Meeting Minutes. Ayon sa artikulo, dapat masagot ang mga sumusunod na katanungan: Kailan ang pagpupulong? Sino-sino ang mga dumalo? Sino-sino ang mga hindi nakadalo? (Isama kung kinakailangan) Ano-ano ang mga paksang tinalakay? Ano ang mga napagpasyahan? Ano ang mga napagkasunduan? Kanino nakatalaga ang mga tungkuling dapat matapos, at kailan ito dapat maisagawa? Mayroon bang kasunod na kaugnay (follow up) na pulong? Kung mayroon, kailan, saan at bakit kailangan?  24 MGA DAPAT TANDAAN SA PAGSULAT NG KATITIKAN Sa pagtatalang ito, mahalagang tandaan na: 1. Dapat isulat ang katitikan sa loob ng 48 oras upang maipabatid sa mga may nakatalang tungkulin ang kanilang mga gagawin, at upang malamanng mga di-nakadalo ang mga naganap, 2. Dapat gumamit ng mga positibong salita, at 3. Huwag nang isama ang anomang impormasyong magdudulot ng kahihiyan sa sino mang kalahok.  25 PORMAT NG KATITIKAN NG PULONG Walang istandar na pormat para sa pagsulat ng katitikan ng pulong, subalit mahalagang isama ang mga sumusunod na detalye: petsa, oras at alokasyon ng pulong; aytem sa agenda; desisyon; mga napagkasunduan; pangalan ng mga taong nagtaas ng mosyon at mga sumusog; pangalan ng opisyal na tagapamahala o chairperson; at ang pangalan ng kalihim.  26 Questions? May Katanungan?  27 Mga paalala: 1. Maghanda para sa maikling pagsusulit bukas (Dec. 11, 2024) Questions? 2. Isama sa rebyuhin ang kahulugan ng Agenda at Katitikan ng Pulong 3. Ang pasahan ng panukalang proyekto ay sa January 09, 2025 (No extensions)