Ejecución de la Auditoría PDF

Casa Otro EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA In document Auditorias Internas de Calidad (página 36-45) 6 El proceso de la auditoría EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA Para la ejecución de la auditoría resultan críticas las siguientes acti- vidades: REUNIÓN INICIAL. TRABAJO DE CAMPO. REUNIÓN DEL EQUI...

Casa Otro EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA In document Auditorias Internas de Calidad (página 36-45) 6 El proceso de la auditoría EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA Para la ejecución de la auditoría resultan críticas las siguientes acti- vidades: REUNIÓN INICIAL. TRABAJO DE CAMPO. REUNIÓN DEL EQUIPO AUDITOR. Reunión inicial La ejecución de la auditoría debe comenzar con una breve reunión entre el equipo auditor y los auditados. El objetivo de la misma según la norma ISO 10011-1 es: Presentar a los miembros del equipo auditor. Recordar los objetivos y el alcance de la auditoría. Resumir los métodos y procedimientos que se utilizarán en la auditoría. Establecer el método de comunicación entre el equipo auditor y los auditados. Confirmar disponibilidad de medios e instalaciones. Confirmar fechas y horas de la reunión final y cualquier otra que se haya establecido en el programa de auditoría. Una pequeña y mediana empresa puede pensar que la reunión ini- cial no va con ellos. Así es. Tal como está concebida en la norma ISO 10011, y si no somos capaces nuevamente de interpretar, la reunión inicial en una empresa digamos por ejemplo de 20 trabajadores ¿qué sentido tiene? Pues en los procedimientos de auditoría interna de las pequeñas y medianas empresas no se reproduzca la norma tal cual, o en su caso déjese abierta la posibilidad de desarrollar tan sólo aquellas actividades que sean de interés, como por ejemplo la presentación de auditores (si hemos subcontratado la actividad), el recordatorio del alcance (si fuera Descargar necesario) y tal vez fijar en este momento ahora "Auditorias el progra- Internas de..." ma de la auditoría. No obstante, la recomendación es que la reunión inicial, por peque- ña que sea la empresa, se realice, aun cuando sólo sea para dar por ini- ciada la auditoría, intentando formalizar al máximo la auditoría y evi- denciar que es una actividad distinta de la que habitualmente puedan estar realizando los miembros del equipo auditor. La reunión inicial además, si la empresa es pequeña y el programa de auditoría no se ha realizado durante la fase de planificación de la misma, puede ser el momento adecuado para preparar el programa de la auditoría. La reunión inicial en estos casos no tiene por qué prolon- garse más de 10 minutos. Trabajo de campo Ahora viene el trabajo más importante del auditor. La comproba- ción de que lo establecido en los procedimientos se está ejecutando. EL PROCESO DE LA AUDITORIA 27 En la norma ISO 10011-1 a esta actividad se la denomina “recogi- da de evidencias”. Todas las actividades anteriores son preparatorias de este aspecto crítico de la auditoría y donde obtendremos los frutos de una concien- zuda preparación, sobre todo del estudio documental. En este momento la lista de comprobación será de gran utilidad para ir anotando los puntos de la auditoría que se van cubriendo, así como para indicar o referenciar en la misma las evidencias consulta- das y los resultados obtenidos. Nos servirá igualmente para poder ir anotando que otra información está vinculada a la que estamos exami- nando, debemos ver cuándo la misma pueda estar dispersa en varios departamentos. Fuentes de información La herramienta que el auditor utilizará en esta fase es la informa- ción. Las fuentes de información a través de las cuales el auditor toma- rá las evidencias serán alguna de las siguientes: – Observación directa. – Examen físico. – Entrevista con los auditados. – Registros. – Confirmación. a) Observación directa A través de la observación directa el auditor examina la actividad que está auditando y comprueba que la misma se ejecuta según el pro- cedimiento de referencia. En esta observación directa el auditor utili- zará todos sus sentidos y, evidentemente, cuanto mayor conocimiento tenga de los procesos y productos de la empresa mejor podrá enjuiciar las actividades que audite. El auditor no debe limitarse a analizar registros; utilizará cualquier fuente de información para desarrollar sus investigaciones. La pregunta que puede surgir en este momento es la siguiente: ¿y si el auditor observa que alguna actividad no se está ejecutando según los procedimientos pero la misma no cae dentro del ámbito de la audi- toría? ¿Debe ampliar el ámbito de la auditoría e investigar? Una situa- ción típica podría ser por ejemplo una auditoría donde el ámbito había quedado referido a los equipos de inspección, evaluando el requisito 4.11 de la norma ISO 9001, y cuando el auditor pasa por el almacén de producto terminado comprueba que hay productos sin identificar. No existe respuesta. La ampliación del ámbito en ese momento podría suponer en primer lugar necesitar más tiempo, no tener en ese momento disponibles a los responsables del área donde hemos identi- ficado la no conformidad o “pillar por sorpresa” al auditado. Tal vez la mejor solución sería identificar esa circunstancia en el informe final y que la dirección decidiera si auditaba rápidamente el área o departamento donde se han identificado deficiencias. b) Examen físico Podría ser considerado una modalidad de la observación directa, pero hemos querido diferenciarlo. El auditor puede necesitar comprobar personalmente que un pro- ducto/servicio cumple determinados requisitos, garantizándose de esta manera que un control o una actividad se ha realizado según lo previsto. Ejemplo de esta actividad puede ser volver a inspeccionar, el propio auditor o la persona responsable, un material aceptado (o rechazado). Una recomendación: No utilizar esta fuente de información nada más que cuando existan poderosas razones para no confiar en otros métodos, pues genera mucha desconfianza. c) Entrevista con los auditados La auditoría es un ejercicio de comunicación. La información que suministran los auditados es otra fuente de información importante. En la auditoría de la calidad la relación con los auditados es vital. A tra- vés de la entrevista el auditor podrá entender mejor el sistema y segu- ro que es capaz de identificar el sistema informal (si es que existe, que casi siempre existe). Podrá además llegar a conocer el grado de conocimiento de las pautas escritas por parte de las personas, podrá identificar sesgos, etc. EL PROCESO DE LA AUDITORIA 29 La consulta de registros no es suficiente. No es el mismo hecho, ni por tanto sus consecuencias, no disponer de las pautas escritas de eje- cución de una determinada actividad, que no existan esas pautas o que no se entiendan. El auditor debe intentar descubrir e identificar fiel- mente los hechos y a través de la entrevista puede profundizar en el nivel de investigación hasta descubrirlos. El auditor deberá observar determinadas pautas en relación con esta fuente de información que por su importancia son tratadas en el capítulo 8. Pero, en cualquier caso, la información obtenida a través de la en- trevista debe ser tratada con mucha cautela, y desde luego la recomen- dación a los auditores es que no documenten ninguna no conformidad basada exclusivamente en la información obtenida a través de la entre- vista, salvo que esa información evidencie un incumplimiento directo del responsable del área auditada (o de su personal) y exista un reco- nocimiento expreso del citado responsable. Es decir, que al auditor no se le ocurra identificar una no conformi- dad en el área de ventas en base a que el director de producción le ha dicho que el director de ventas no hace –o hace– determinada actividad. En relación con la entrevista y la comunicación verbal, los audito- res deberían tener siempre presente el siguiente texto: “Sé que usted cree que comprende lo que cree que yo dije, pero no estoy seguro de si usted se da cuenta de que lo que usted oyó no es lo que yo quise decir”. d) Registros La información que contienen los registros es normalmente la fuente de información más objetiva y por tanto la que más suele gus- tar a los auditores. Cuando el número de registros que el auditor debe evaluar es muy numeroso necesitará tal vez utilizar técnicas de muestreo estadístico, que por la complejidad e importancia que puede tener será tratado en capítulo aparte. No obstante, y para soslayar las dificultades que presenta el mues- treo estadístico, suele ser muy frecuente en las auditorías de la ca- lidad la sustitución del muestreo estadístico por el “muestreo selecti- vo”, en ocasiones, aunque sin base matemática, más preciso, basado en la experiencia, intuición etc. del auditor y otras circunstancias. Se suele hablar de la “suerte del auditor”, que siempre selecciona aquellos registros que evidencian incumplimientos de procedimientos. La verdad es que funciona. Esto del muestreo estadístico o selectivo es un poco como aquel médico que hace analíticas al paciente y no encuentra, a pesar de todo, el origen de la dolencia, frente a aquel otro que utiliza la analítica para corroborar su diagnóstico. e) Confirmación Aunque perfectamente podría ser considerada una fuente de infor- mación de las enumeradas anteriormente porque la obtendremos me- diante la información verbal que nos den los auditados o mediante registros, hemos querido resaltarla como fuente de información porque el auditor a lo largo de la auditoría normalmente debe confirmar infor- mación obtenida en otras áreas/departamentos. Esta confirmación puede ser tanto de fuentes internas como exter- nas. Por ejemplo, confirmar con un cliente que no ha tenido ningún problema con un determinado pedido, o que no ha formulado queja alguna, podría ser un ejemplo claro de confirmación externa. No obstante, la confirmación externa debe ser también cuidadosa- mente seleccionada al igual que hemos comentado con el examen físi- co por la desconfianza o mala imagen que puede generar, en este caso, en los clientes. Pero ahí está para utilizar cuando sea preciso. Técnicas de investigación Se suele hablar de investigación horizontal y vertical para referir- se a la forma de investigar las actividades según que se evalúe una acti- vidad en varias muestras (investigación horizontal), o bien tomando una o varias muestras se evalúen todas las actividades que han produ- cido el resultado (investigación vertical). Por ejemplo, si estamos auditando el proceso de soldadura y utili- zamos la investigación horizontal, podríamos seleccionar 23 muestras y evaluar si en todas ellas se ha realizado por un soldador cualificado o cualquier otro aspecto que el auditor considere. EL PROCESO DE LA AUDITORÍA 31 ción de la unión que se va a soldar, el control de la temperatura, la cali- ficación del soldador, la calificación del procedimiento de soldadura, el ensayo no destructivo, etc., estaríamos utilizando la técnica de in- vestigación vertical. Normalmente siempre se utilizan conjuntamente ambas técnicas. Incidencias durante la auditoría Una cuestión que preocupa mucho a los auditores noveles es la posible negativa de los auditados a mostrar documentos, papeles o cualquier otra información que solicite el auditor. Evidentemente, los auditados deben tener una actitud positiva hacia la auditoría y mos- trarse colaboradores en todo momento. Entre otras cosas porque la auditoría ha sido encargada por la dirección. Deben mostrar todo aque- llo que el auditor solicite. Para ello, la designación como auditores sirve entre otras cosas para dotarles de la autoridad necesaria. Sin embargo puede ocurrir, aunque no es lo habitual, que el equi- po auditor note una actitud hostil. Mientras tan sólo estemos en el terreno de las actitudes, con situaciones difíciles los auditores deben convivir y su madurez y experiencia les dirá cómo sobrellevarlo o hasta incluso cómo eliminarlas. Sin embargo, si esa actitud hostil so- brepasa los límites de las actitudes y llega a hacer imposible las tareas de investigación – insistimos en que no suele ser lo habitual ni mucho menos–, el auditor lo comunicará al auditor jefe, quien probablemen- te haga saber al auditado las dificultades que están teniendo los audi- tores y en caso necesario, si la situación persiste, poner fin en este momento a la auditoría, emitiendo el informe final y dejando constan- cia clara de lo sucedido para que quien tenga la autoridad necesaria haga lo que considere oportuno. Cuestión distinta puede ser el acceso a documentos confidenciales. En principio, la designación como auditor y el establecimiento del ámbi- to de la auditoría confieren al auditor autoridad para analizar cualquier información. En todo caso, la reunión inicial es un buen momento tam- bién para aclarar estas cuestiones. No obstante, si el asunto no se hubie- ra tratado y se suscitara a lo largo de la auditoría, deberíamos solicitar autorización al cliente de la auditoría (no olvidemos que es la alta direc- ción de la empresa), quien debería tomar la decisión oportuna. El audi- tor jefe decidiría si la auditoría continúa (dejando pendiente ese punto) o si procede parar en ese momento hasta que la decisión se tome. Ampliación del ámbito de la auditoría Puede ocurrir que durante la ejecución de la auditoría el auditor observe deficiencias en áreas o procesos que no están dentro del ámbi- to de la auditoría que se está ejecutando. Puede ser un ejemplo muy claro que el auditor tenga que auditar el laboratorio de control de cali- dad y que observe, mientras pasa por el almacén de materias primas para ir al laboratorio, que existen materiales sin ningún tipo de identi- ficación, lo que puede denotar un incumplimiento de un requisito de la norma o del procedimiento interno pertinente. La pregunta que surge inmediatamente es: ¿el auditor debe parar- se ahí y auditar los almacenes? La respuesta en nuestra opinión es NO,por dos razones. La prime- ra es que ese departamento o área no ha recibido comunicación algu- na de que va a ser auditado y por tanto sería “pillado por sorpresa”. La segunda es que el auditor no ha podido estudiar la documentación apli- cable y por tanto puede no tener la información suficiente para desa- rrollar un trabajo serio. Eso no quiere decir evidentemente que el auditor “no haya visto” y que por tanto manifieste, en su informe final por ejemplo, el hecho observado para que la dirección decida si procede una auditoría urgen- te del área de almacenes. Los papeles de trabajo del auditor Durante esta fase el auditor debería ir anotando todas sus investi- gaciones, identificando las evidencias objetivas y las observaciones, así como sus consideraciones respecto a las mismas, tanto en un senti- do positivo como negativo, es decir, tanto si de las mismas va a docu- mentar una no conformidad como si va a manifestar la conformidad con los requisitos especificados. El objetivo es claro: después, con toda la información obtenida, el auditor deberá preparar un informe escrito, y confiar en la memoria es peligroso. Hemos hablado de tres conceptos en los párrafos precedentes que sin perjuicio de comentarlos mas ampliamente cuando tratemos del EL PROCESO DE LA AUDITORÍA 33 informe final es conveniente aclarar. Estos tres conceptos son: OBSERVACIÓN:es la expresión de un hecho. EVIDENCIA OBJETIVA:información cuya veracidad puede demos- trarse, basada en hechos obtenidos mediante observación, medi- da, ensayo u otros medios. NO CONFORMIDAD:incumplimiento de un requisito especificado (incluye los elementos del sistema de la calidad según la norma ISO 8402). Reunión del equipo auditor Una vez realizada la labor de campo es necesario que el equipo auditor se reúna antes de emitir el informe final y contrastar sus notas. Esta reunión puede tener un doble objetivo: Si la auditoría se desarrolla en varios días, este momento puede servir para comprobar el avance de la misma y en su caso esta- blecer las correcciones oportunas en el programa de auditoría. Cada auditor ha ido analizando una parte del ámbito de la auditoría y es momento de contrastar la información obtenida para emitir un informe conjunto y consistente. El auditor jefe debe conocer todos aquellos aspectos que él no ha podido evaluar, porque será él quien deberá presentarlo ante los auditados en la reunión final, y aunque en cualquier momento pueda dar entrada a los auditores solicitando aclaraciones o precisiones, es al final su responsabilidad. Los audi- tores deben proteger a su auditor jefe y la mejor forma de hacerlo es documentando perfectamente toda la labor de campo que hayan desarrollado y la no conformidad que hayan identificado. Es posible que el equipo auditor considere que no tiene suficiente información sobre un aspecto concreto. Ahora es también el momento de hacerlo notar a los auditados y consultar las evidencias que estimen oportunas. No tengan ni miedo ni prejuicios los auditores de hacerlo; todo lo contrario: eso les dotará de mayor autoridad, puesto que evi- denciarán un trabajo concienzudo y serio. Es el momento de preparar el informe final de auditoría. Si los audi- tores han ido documentando las no conformidades conforme las han podi- do ir detectando, la preparación del mismo no necesitará mucho tiempo. No obstante, todo lo relativo al informe final será tratado más adelante. Pero antes es altamente recomendable que el equipo auditor man- tenga una reunión con los responsables de las áreas auditadas que tra- taremos seguidamente en la denominada fase de cierre. In document Auditorias Internas de Calidad (página 36-45) OUTLINE PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA (You are here) CIERRE DE LA AUDITORÍA 7 Las no conformidades INTRODUCCIÓN EL PROCESO DE COMUNICACIÓN LAS REUNIONES INTRODUCCIÓN A LAS TÉCNICAS DE MUESTREO ÚTILES EN LA AUDITORÍA DE LA CALIDAD PLANIFICACIÓN DE LOS MÉTODOS DE MUESTREO ESTADÍSTICO EN LAS AUDITORÍAS DE LA CALIDAD SELECCIÓN PRÁCTICA DE MUESTRAS ALEATORIAS Y DE PLANES DE MUESTREO DIAGRAMA DE FLUJO Documento similar Empresa Contacto & Apoyo Sobre Nosotros Contáctenos Sitemap Feedback Legal Social Términos de Uso Linkedin Política de privacidad Facebook Twitter Pinterest Obtén nuestras aplicaciones gratuitas Escuelas Temas Idioma: Español Copyright 1library.co © 2025