Conducción de Reuniones - Past Paper PDF

Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... Conducción de reuniones Caso práctico Cecilia continúa desarrollando su labor profesional y...

Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... Conducción de reuniones Caso práctico Cecilia continúa desarrollando su labor profesional y adquiriendo, cada vez más, experiencia en el trabajo con niños/as en el Centro de Educación Infantil en que está contratada como Técnica Superior en Educación Infantil (TSEI). Este desarrollo del trabajo, junto a su personalidad, la va situando, cada vez más, como una persona capaz y con habilidades suficientes como para asumir puestos de mayor responsabilidad, coordinación de proyectos, etc. ISFTIC. Uso Educativo - Esta valoración positiva, tanto por parte de la dirección, como nc. Procedencia. por parte de los/as compañeros/as, hace que, durante el desarrollo del curso, recaigan sobre ella la elaboración y desarrollo de un proyecto educativo que engloba a todos los niveles del centro y en el que participan, de forma obligada por la dirección, todos los/as educadores/as. Ahora, Cecilia deberá poner en práctica sus conocimientos sobre cómo funciona un grupo y, especialmente, en el grupo de trabajo y en lo que a reuniones respecta, puesto que deberá conseguir que el equipo funcione para que se produzca el correcto desarrollo del proyecto y la obtención de resultados positivos. Materiales formativos de FP Online propiedad del Ministerio de Educación y Formación profesional. Aviso Legal. 1 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... 1.- La discusión. Técnicas para el intercambio de información. Caso práctico Cecilia necesita obtener información de padres, compañeros y compañeras de trabajo, niños del centro de educación infantil, equipo directivo, equipo multidisciplinar, entorno social, etc. Sin esta información no sería capaz de realizar una adecuada labor de coordinación y desempeñar su labor profesional de modo eficiente. ISFTIC. Uso Educativo - nc. Procedencia. Pero también necesita técnicas para la intervención, para la toma de conclusiones y que otras personas integrantes de los diferentes colectivos o grupos con los que interactúa en su entorno laboral aporten ideas y colaboren en la resolución de problemas. ¿Qué es la discusión como técnica para la comunicación? La discusión es el análisis exhaustivo que hacen dos o más personas en forma de diálogo sobre un tema específico. Se trata de un diálogo en el que las personas que intervienen sostienen y defienden opiniones o criterios distintos. Vamos a enfrentarnos a la reunión y deberemos, según la intención de nuestra intervención y de la reunión en concreto, usar las técnicas más adecuadas para organizar y dirigir la discusión y el intercambio de información que se producirá durante el desarrollo de la misma. Dentro del epígrafe Técnicas de discusión o intercambio de información se haya un conjunto de técnicas basadas en la interacción entre los diferentes integrantes de un grupo, normalmente con una finalidad productiva, que se usarán para conseguir una correcta evolución del grupo hacia su objetivo común. Para conseguir el objetivo propuesto o cubrir la finalidad principal del grupo, se utilizan medios como la discusión, la confrontación de opiniones, el análisis, la libre expresión de ideas y opiniones, la solicitud de informes a personas expertas, etc. Existen gran cantidad de técnicas o medios para llevar al grupo al objetivo que lo fundamenta, para conseguir cubrir su finalidad principal. 2 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... Para saber más A continuación te mostramos algunas de las técnicas más utilizadas en la dinámica de grupos de discusión. En el siguiente enlace puedes encontrarlas con ejemplos y consejos muy interesantes, pero puedes encontrar también algunas más que no tratamos en este tema pero puede resultar muy interesante que las conozcas para tu mejor preparación. Técnicas de Grupo. 3 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... 1.1.- La asamblea. ¿Qué es la asamblea? La asamblea es una de las formas de discusión o intercambio de información del grupo completo. Cumple con diferentes funciones y, si se prepara adecuadamente y se dirige de forma adecuada, es uno de los medios más adecuados para proporcionar información oficial o de relevancia al grupo, así como confirmar el compromiso respecto a Rastrojo (D ES). CC by. acciones o actividades que se han organizado o se tienen intención de Procedencia. programar y realizar. ¿Qué objetivos de la asamblea podemos señalar? Como objetivos de la asamblea podemos señalar: 1. Participar activamente en la toma de decisiones respecto a un tema/problema. 2. Expresar libremente ideas y opiniones. 3. Aprender a asumir las implicaciones que surjan de la temática que se trata. 4. Compartir responsabilidades habiendo asumido el tema/problema como un objetivo común. Estará formada por un auditorio donde se encuentran la mayoría de miembros del grupo y una mesa directiva, donde se encuentran los coordinadores de la asamblea. Las personas que forman la mesa directiva son las encargadas de transmitir el orden del día a las que forman el auditorio. En la asamblea se utilizan las disertaciones, los paneles, los debates y los simposios como métodos (quizás los más conocidos) para dirigirla. ¿Qué pasos sigue la asamblea? Las asambleas se desarrollan siguiendo los siguientes pasos o reglas: El grupo cuenta con una dirección (generalmente elegida por él mismo), compuesta por personas expertas, que son las encargadas de poner a disposición del auditorio el material específico, trasladar la información y dotarse de las herramientas necesarias para el desarrollo de la misma. La función de moderador o moderadora recaerá sobre una persona elegida por el grupo o por la dirección. La información debe transmitirse de forma activa al auditorio, de forma que se fomente la participación y el debate. Las conclusiones generales y el discurrir de los trabajos y debates se anotarán en un acta. De esta forma quedarán recogidos y servirán de punto de partida para futuras asambleas o para que las partes integrantes actúen en función de lo tratado en asamblea. 4 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... Autoevaluación Señala la afirmación correcta de entre las que se proponen: La Asamblea es una reunión formal donde las deliberaciones y conclusiones se recogen en un acta de asamblea. La función de moderador o moderadora es optativa a decisión de la dirección. La Asamblea son reuniones de trabajo articuladas en grupos, previas a la puesta en común conjunta de las conclusiones. Correcto, la Asamblea es una reunión formal del grupo completo en el que se articula la figura de una persona moderadora, encargada de dirigir el ritmo de las intervenciones y donde se recoge en un acta todo lo que en ella sucede, se dice y se acuerda. Incorrecto No es correcto Solución 1. Opción correcta 2. Incorrecto 3. Incorrecto 5 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... 1.2.- El Brainstorming o lluvia de ideas. Vemos que podemos utilizar diferentes formas de discusión entre las que deberemos elegir a la hora de planificar una reunión o, caso de ser invitado a participar en alguna, conocer su funcionamiento. ¿Qué es el Brainstorming? El Brainstorming, se refiere a una actividad genérica englobada en el ámbito de lo creativo, fundamentado en la generación de ideas, tanto de forma individual como en grupo. En esta técnica, utilizada en grupo, los participantes intervienen aportando ideas o soluciones a un problema, dando su aportación personal con absoluta libertad. El coordinador o coordinadora expone una situación o problema y los diferentes miembros del grupo aportan ideas en busca de soluciones. ISFTIC. Uso Educativo - nc. Son sesiones planificadas donde se explican las reglas de Procedencia. funcionamiento a los miembros del grupo que participan en la sesión y donde se busca la espontaneidad y libertad en la exposición de las ideas, obteniendo el mayor número de posibles soluciones al problema, de las que partir para obtener la solución definitiva o mejor posible. Una vez explicado el problema, los participantes inician una lluvia de ideas en la que se irán exponiendo, sin restricciones, todas las posibles soluciones que se irán anotando a la vista del grupo. Estas ideas provocarán, casi con seguridad, la generación de nuevas ideas o soluciones, produciéndose una retroalimentación dentro del grupo. Una vez que ya no hay nuevas ideas para aportar, el grupo pasa a estudiar las ideas propuestas con el fin de decidir la solución más eficaz. Esta discusión se puede realizar por comisiones, tanto repartiendo el problema en diferentes apartados, como haciendo la discusión completa en diferentes comisiones para luego poner en común los resultados de cada una de ellas y llegar a un consenso final. El Brainstorming nos ofrece muchas potencialidades y se muestra como una técnica altamente productiva. Esta técnica favorece el desarrollo de la creatividad del grupo, el descubrimiento de conceptos nuevos y soluciones para los problemas, contribuye a superar el conformismo y anima al grupo a actuar. ¿Cuáles son las ventajas del Brainstorming? Las principales ventajas que podemos extraer de ella son: Se obtiene un número alto de ideas en poco tiempo y con pocos recursos. Se consigue el mayor número de alternativas o soluciones para abordar el problema. Es una técnica que facilita la participación de todos los miembros del grupo. Estimula la creatividad del grupo y de sus miembros. Facilita y favorece la cohesión del grupo. Promueve la cooperación entre los miembros del grupo a través del intercambio de 6 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... ideas y de la selección de la mejor solución. Favorece el respeto hacia las ideas de otras personas. Para saber más Modelo de ficha de Brainstorming o lluvia de ideas en educación. Modelo de ficha de Brainstorming o lluvia de ideas en educación. 7 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... 1.3.- Los corrillos. Quizás sea una de las técnicas más habituales en ámbitos educativos. ¿Qué son los corrillos? Los corrillos consisten en dividir al grupo en subgrupos pequeños, con lo que se facilita la discusión. El coordinador o coordinadora prepara las preguntas sobre el tema que se va a tratar y las entrega a los diferentes subgrupos escritas, en tarjetas, de forma oral, etc. ISFTIC. Uso Educativo - nc. Procedencia. Cada subgrupo deberá discutir sobre el tema en cuestión, siguiendo la guía de las preguntas propuestas por el coordinador o coordinadora y con el fin de llegar a conclusiones. Posteriormente, cuando se ponen en común los informes de cada subgrupo, se llega a la conclusión final. ¿Para qué se utiliza esta técnica? Facilitar a los miembros del grupo la posibilidad de informar sobre sus intereses, necesidades, sugerencias, inquietudes y puntos de vista. Fomentar la intervención de los participantes durante su intervención en el pequeño grupo. Alentar y propiciar la división del trabajo y la responsabilidad. Autoevaluación Señala la respuesta correcta. Los corrillos son la forma ideal para la realización de una lluvia de ideas, puesto que facilitan la participación: No. Sí. En ocasiones, para grupos pequeños. Muy bien. La lluvia de ideas o Brainstorming es una técnica ideal para utilizar con el gran grupo, mientras que los corrillos lo que facilitan es la discusión inicial sobre un problema en pequeños grupos para una posterior puesta en común con el gran grupo, donde se llegará a las conclusiones finales y toma de decisión. Incorrecto 8 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... No es correcto Solución 1. Opción correcta 2. Incorrecto 3. Incorrecto 9 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... 1.4.- El cuchicheo. Si analizamos las técnicas que hemos visto hasta ahora, observamos que hemos desarrollado un recorrido que nos lleva de técnicas para intervención con grupos más numerosos a grupos más pequeños durante la discusión de los problemas y la búsqueda de soluciones. Pues bien, bajamos un peldaño más y analizamos ahora una técnica que se realiza por parejas. ISFTIC. Uso Educativo - nc. ¿Qué es el cuchicheo? Procedencia. En la técnica del cuchicheo se realiza una presentación, dividiendo al grupo en parejas que discutirán sobre el tema propuesto y tendrán que llegar a una solución. Para conseguirlo deberán dialogar en voz baja, evitando molestar a los demás compañeros y sin realizar traspaso de información u opiniones a otras parejas de discusión. Para que la técnica sea eficaz deberemos: Plantear al grupo una pregunta concreta que evite que la discusión se desvíe del tema. La conclusión o solución que aporte cada pareja deberá de haberse tomado por unanimidad de ambos participantes de la pareja. Se acotará un tiempo determinado para la discusión, variable en función de la dificultad del tema a tratar y la pregunta planteada. Pasado el tiempo de discusión la pareja expondrá la conclusión a que ha llegado. ¿Para qué es útil esta técnica? Esta técnica es útil para conocer lo que piensan los diferentes miembros del grupo sobre una cuestión concreta y sin verse influenciados por la opinión de la mayoría. Se utiliza para proponer actividades de grupo como viajes, talleres, visitas, etc. A su vez permite comprobar el grado de aceptación de estas actividades entre los miembros del grupo, lo que nos permitirá elegir las de mayor consenso. Autoevaluación Señala la respuesta correcta. El cuchicheo es especialmente útil para: Debatir y obtener ideas múltiples sobre un tema en concreto. Para conocer los diferentes puntos de vista de los miembros de grupo sobre una cuestión concreta. Lo mejor para conocer los puntos de vista individuales sería una exposición secuencial del punto de vista de cada uno al resto del grupo. 10 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... Incorrecto Correcto. La técnica del cuchicheo es de las más eficaces para conocer el punto de vista, lo que piensan los diferentes miembros del grupo sobre un tema concreto y resulta más eficaz que la simple expresión individual del pensamiento al no verse influenciado por lo que piensa el resto del grupo. Esto es así al verse obligada la pareja a poner en común lo que realmente han deliberado. No es correcto Solución 1. Incorrecto 2. Opción correcta 3. Incorrecto 11 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... 1.5.- El debate. ¿Qué es un debate? Ya sabes que un debate es una situación en la que discute, por parte de un grupo más o menos numeroso, sobre un tema. Para nosotros, el debate como técnica es aquella en la que todo el grupo discute sobre una situación, acontecimiento o tema concreto que resulte importante, polémico o simplemente interesante. ISFTIC. Uso Educativo - nc. Procedencia. Generalmente se lleva a cabo después de la realización de una actividad de interés general y de amplia participación (acudir a una exposición, asistencia a una obra de teatro, ver una película,...) o de tener conocimiento de un problema importante y que afecta al grupo como tal o a sus miembros en particular. Para la realización del debate se cuenta con un moderador o moderadora que es la persona encargada de abrir el foro, explicar el tema o temas a tratar y regule la participación y el intercambio de opiniones. Esta persona deberá tomar anotaciones de las participaciones de los diferentes miembros del grupo para sacar conclusiones. ¿Qué ventajas presenta el debate? El debate presenta las siguientes ventajas: Permite la expresión libre de todos los miembros del grupo. Facilita que se amplíe la información a todos los miembros del grupo. Tiene una función enriquecedora, ya que permite contrastar la visión de cada uno con la de los demás miembros del grupo. Podemos utilizar el debate para solucionar problemas, para sensibilizar al grupo sobre una cuestión concreta, para llegar a la toma de decisiones con amplio consenso y para solventar situaciones que requieran de una decisión que vaya contra una anterior tomada por el grupo. Buscaremos que el debate sea productivo y útil para el grupo para lo que, durante la planificación y el desarrollo del mismo, cuidaremos de que las personas participantes tengan derecho a participar obteniendo turnos de palabra por parte de la persona moderadora. También se regulará un tiempo limitado para cada exposición, intentando no apartarnos del tema, evitando las referencias personales e intentando que no se produzcan diálogos entre personas participantes. Si no conseguimos mantener un cierto orden y nivel de participación durante el desarrollo del debate, esta técnica no será efectiva. Para saber más 12 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... El debate es una de las técnicas más utilizadas en la dinámica de grupos. En el siguiente enlace te mostramos una visión general del debate que puede resultar útil en la organización de actividades en el aula. Debate. El debate en el aula. 13 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... 1.6.- La mesa redonda. ¿En qué consiste la mesa redonda? Consiste en un grupo de personas reducido que se reúne para estudiar una tema, tratar un asunto o resolver un problema concreto. El problema se aborda mediante la discusión, de forma informal, pero con la presencia de una persona encargada de moderar las intervenciones si fuese necesario. Se pretende que la conversación se produzca de forma natural entre los integrantes de la mesa redonda y que los participantes puedan discutir libremente, aportando diferentes visiones sobre el problema o asunto a tratar. Cada participante expondrá su punto de vista y escuchará el de los demás, abriéndose así una discusión que debe llevar a deducir unas recomendaciones o acuerdos sobre el tema discutido o tratado. Es conveniente establecer un tiempo máximo de duración que podría estar entre los 60-90 minutos, aunque dependiendo del tema y de los integrantes de la mesa, este tiempo podría ser mayor. ¿Para qué es útil la mesa redonda? La mesa redonda, como técnica de discusión, es útil para reflexionar sobre un tema y para enfocar la discusión hacia distintos puntos de vista y presenta una serie de ventajas, como: Facilita la participación de todos los miembros de la mesa. ITE. Licencia educativa no comercial. Procedencia. Permite el intercambio fluido de ideas mediante la discusión entre los miembros de la mesa. ITE. Licencia educativa no comercial. Procedencia. Autoevaluación ¿Es verdadero o falso? 14 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... La mesa redonda consiste en un grupo de personas reducido que se reúne para estudiar una tema, tratar un asunto o resolver un problema concreto. Verdadero Falso Verdadero 15 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... 1.7.- Otras técnicas de discusión. ¿Qué otras técnicas de discusión podemos encontrar? Evidentemente, existen otras muchas técnicas de discusión que podemos utilizar, así como múltiples variaciones y adaptaciones de las que hemos visto hasta ahora. Vemos en este apartado, de forma muy rápida, algunas de ellas. Sirius. Uso educativo no comercial. Procedencia. Panel. Un grupo de personas expertas en una materia se reúnen ante un grupo para dialogar sobre un tema determinado, contestando a las respuestas del grupo bajo la dirección de una persona que ejerce el papel de moderadora. Los integrantes del Panel (de 4 a 6 personas) tratan de desarrollar a través de la conversación todos los aspectos posibles del tema, para que el auditorio obtenga así una visión relativamente completa acerca del mismo. Philips 66. Un grupo numeroso se divide, para discutir sobre un tema, en grupos de seis personas que disponen de 6 minutos para realizar las deliberaciones y llegar a una conclusión. Las conclusiones de cada grupo se pondrán, por parte de la persona que ejerce la coordinación en la pizarra para que todos los miembros del grupo puedan verlas. En ese momento será el gran grupo el que debatirá, partiendo de las soluciones expuestas por los diferentes grupos. Simposio. Consiste en un conjunto de charlas, presentaciones o exposiciones sobre diferentes temas y expuestas por personas especialistas en los mismo que tratan de integrar una visión completa del tema central. Los tiempos de las charlas se establecen previamente y se controlan, no durando, generalmente, más de 20 ó 30 minutos. El Simposio es útil para obtener información autorizada y ordenada sobre los diversos aspectos de un mismo tema, puesto que los expositores no defienden "posiciones" (como en la Mesa Redonda), sino que "suman" información al aportar los conocimientos propios de su especialización. Estudio de casos. Consiste en analizar un caso concreto que puede tener varias soluciones, conclusiones o alternativas y se desarrolla pasando por una fase preliminar (presentación del caso), fase eclosiva (exposición de opiniones, impresiones, alternativas,...), fase de análisis y fase de conceptualización. Es muy importante que no olvidemos que, cuando afrontemos la dirección o coordinación de cualquier técnica de discusión de las aquí expuestas, debemos preparar bien el caso a tratar, conocer la técnica que vamos a utilizar (a ser posible haberla experimentado antes, tanto en el rol de coordinación como en el de participante), animar a la participación, formular preguntas adecuadas evitando dar opiniones propias y juicios de valor. Una correcta dirección de las técnicas nos facilitará la obtención de conclusiones y nos permitirá una correcta toma de decisiones y una mayor cohesión en el grupo 16 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... Para saber más En el siguiente enlace encontrarás información sobre la mayoría de las técnicas de discusión y su aplicación práctica. Técnicas de discusión de grupos Autoevaluación Relaciona cada técnica de discusión con la característica que le corresponde: a. Grupo de personas reducido reunidas para tratar un Panel tema y extraer conclusiones. b. Subgrupos de 6 personas con un tiempo limitado Phillips 66 para deliberar y extraer conclusiones. Mesa c. Todo el grupo discute sobre una situación, problema redonda o tema de interés. d. Expertos dialogando ante un grupo de personas que Debate pueden realizar preguntas. Enviar 17 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... 2.- La reunión como trabajo en grupo. Caso práctico Cecilia necesita conocer, con más detalle, como funcionan las reuniones, qué tipo de reuniones existen y cómo se pueden organizar y dinamizar para obtener de ellas el máximo resultado. Ella ha podido experimentar que, cuando debate o analiza en grupo situaciones complicadas, problemas o novedades, se consiguen mejores resultados finales, de mayor Sirius. Uso educativo-nc. calidad y más productivos. Procedencia. Una vez más, es el análisis de su propia experiencia lo que le hace ver la importancia de ampliar conocimientos sobre el funcionamiento de los grupos y las relaciones internas de los mismos, esta vez, con aplicación directa a las reuniones y, específicamente, a las reuniones de trabajo. Cecilia necesita adquirir conocimientos más específicos sobre el grupo y las reuniones, su funcionamiento, estructura, etc. A lo largo de esta unidad vamos a adentrarnos en una de las vertientes del funcionamiento en grupo que nos vamos a encontrar, constantemente, en nuestra vida diaria, tanto en su lado más personal, como en el profesional: las reuniones. El trabajo en grupo va adquiriendo un nivel de importancia y desarrollo que nos lleva, de un modo directo, a vernos inmersos en un universo de reuniones con las que intentamos dar forma y sentido a ese trabajo en grupo. Vamos a estudiar la reunión como actividad que se realiza colectivamente con un propósito determinado y en un momento, tanto temporal como espacial, preestablecido. Para empezar, vamos a definir reunión. ¿Qué es una reunión? Ezequiel Ander-Egg define reunión como "una actividad que se genera en una situación de grupo, en un momento y espacio determinados y que tiene un objetivo específico." Vemos en esta definición como quedan recogidos los tres elementos básicos que 18 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... caracterizan toda reunión, que serían los que hacen alusión a que es una actividad, a su carácter concreto en el espacio y el tiempo y en lo referente a objetivos. Una reunión es una actividad. Lo es porque toda reunión supone una interacción, comunicación y participación, además se da en una situación de grupo, ya que una reunión puede producirse sin necesidad de que exista un grupo, pero si tiene que existir, al menos, una situación de grupo. Una reunión tiene un espacio y tiempo determinado. Cada reunión tiene una definición concreta en lo referente a espacio y tiempo y, una vez cumplidos los propósitos de la reunión o finalizado su tiempo, esta termina y los participantes se separan. Una reunión busca conseguir un objetivo específico. Las reuniones deben tener objetivos claros y definidos previamente. Olvidar este elemento o aspecto nos lleva a reuniones sin sentido que no consiguen nada útil y que no llegan a conclusiones o toma de decisiones. Autoevaluación Elige la opción correcta. Una reunión es: Una situación de grupo en un sitio determinado. Es una actividad de un grupo que se realiza con un espacio y tiempo definidos y un objetivo. Una excusa para estar junto a otras personas. Incorrecto Correcto. Las reuniones vienen definidas desde el punto de vista que son una actividad que se produce en una situación de grupo, una actividad de grupo, que se realiza en un espacio y tiempo definidos, un lugar, una hora de inicio y fin, etc y que tiene un objetivo (o varios) preestablecidos. No es correcto Solución 19 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... 1. Incorrecto 2. Opción correcta 3. Incorrecto 20 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... 2.1.- Tipos de reuniones y su función. Estudiamos la reuniones con el objetivo de poseer más y mejores estrategias en el desarrollo de nuestra actividad profesional, por lo que nos vamos a centrar en las reuniones de trabajo, no obstante, podemos decir que existen diferentes tipos de reuniones y de clasificaciones (en función del número de participantes en la reunión, de las características del grupo que se reúne, etc). ¿Cuáles son los tipos de reuniones? Sirius. Uso educativo-nc. Procedencia. Nosotros, vamos a estudiar los diferentes tipos de reuniones clasificadas en función de sus objetivos, donde nos encontramos con la siguiente clasificación: Tipos de reuniones Son las que se realizan con el grupo de amigos y el objetivo es encontrarse con los otros, estar juntos, conversar, etc. El motivo de que se Reuniones amistosas. produzcan es la amistad y no hay reglas preestablecidas, sino que se actúa de forma espontánea. Tienen como finalidad la adquisición de conocimientos, habilidades, conductas y Reuniones formativas. capacidades. También pueden tener el propósito de ayudar a la adquisición de ciertas actitudes o para crear opinión. Tienen como finalidad transmitir y/o recibir Reuniones informativas. información. La información se completa con la realización de preguntas y sus respuestas. Tienen la finalidad de estudiar o analizar propuestas o soluciones a problemas que se Reuniones consultivo-deliberativas. plantean. En este tipo de reuniones se busca la toma de decisiones. 21 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... También conocidas como reuniones de estrategia o de negociación, tienen la finalidad de llevar a un punto de encuentro a las partes Reuniones para llegar a un acuerdo que están opuestas o en desacuerdo. Hay un o reuniones de negociación. interés por encontrar un acuerdo para superar una situación conflictiva o para que el grupo siga funcionando. Se realizan para analizar el funcionamiento del grupo y tienen la finalidad de sensibilizar a sus miembros sobre los fenómenos que ocurren en el interior o sobre alguno de sus problemas o conflictos. En estas reuniones interesan más Reuniones centradas sobre el grupo. las relaciones interpersonales que el contenido que se trata y, para su realización, se utilizan técnicas de dinámica de grupos con la intervención de una persona como animadora, realizando las funciones de coordinación de la reunión. Tienen la finalidad de tomar decisiones y/o resolver problemas. Este tipo de reuniones son una herramienta muy importante para realizar Reuniones de trabajo. una gestión participativa dentro de una organización, ya que implica procedimientos de análisis, por una parte, y de participación, por otra. Tienen similitud con las de recogida de información y, en algunos aspectos, con las de trabajo. Su finalidad es que los participantes Reuniones para intercambiar expresen su opinión, sus conocimientos y experiencias o puntos de vista en experiencias en torno a un tema o problema, torno a un tema o problema. de forma que resulte provechoso para el resto de los participantes. Se trata de conseguir un enriquecimiento común sobre la base de la experiencia propia. Son, quizás, las menos frecuentes y su Reuniones creativas o para generar finalidad es proponer ideas. En este tipo de ideas. reuniones se utilizan técnicas específicas de mayor complejidad. La gente se reúne para plantear problemas o cuestiones existenciales, tales como el sentido Reuniones de significación. de la vida o de la muerte. Son reuniones de reflexión en las que hay intercambio de 22 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... experiencias y suelen producirse en un ambiente de amistad o fraternidad. Como hemos comentado, vamos a centrarnos en las reuniones de trabajo, objetivo de estudio de este apartado, pero no olvidaremos que, muchos de los aspectos que vamos a estudiar o que ya hemos estudiado en los apartados anteriores, son de aplicación a cualquier de los tipos de reuniones que hemos presentado. Nuestra participación como animador en una reunión o como miembro del grupo, puede mejorar si tenemos en cuenta estos factores, con lo que ayudaremos al desarrollo de reuniones más eficaces. Autoevaluación Señala que tipo de reunión es una herramienta eficaz para realizar una gestión participativa en una organización: Reuniones de significación. Reuniones centradas sobre el grupo. Reuniones de trabajo. No es correcto Incorrecto Muy bien. Las reuniones en el equipo de trabajo requieren análisis y participación, lo que las convierte en unas herramientas eficaces para realizar una gestión participativa de la organización o grupo de trabajo. 23 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... Solución 1. Incorrecto 2. Incorrecto 3. Opción correcta 24 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... 2.2.- Las reuniones de trabajo. Como hemos apuntado, vamos a centrarnos, de alguna forma, en las reuniones de trabajo como objetivo de este apartado. Sin embargo, los conocimientos que aquí veremos podrán ser adaptados a casi cualquier tipo de reunión en las que participemos, tanto como simples miembros del grupo de reunión, como si ejercemos funciones de coordinación. En nuestra sociedad las reuniones son constantes y se producen en todos Kristian Seculick. Uso los ámbitos sociales, formativos o laborales, por lo que merece la pena educativo no comercial. pararnos a estudiar los medios, procedimientos y técnicas para que las Procedencia. reuniones sean productivas y se desarrollen en ambientes gratificantes. ¿Cómo alcanzar los propósitos de una reunión de trabajo? Para alcanzar los propósitos de una reunión de trabajo es necesario lograr un grado adecuado de participación, eficacia, productividad, integración y creatividad en el grupo de trabajo, con el fin de facilitar la toma de decisiones y la resolución de problemas. Participación. Se utilizan técnicas con el objetivo de que todos los miembros del grupo participen activamente e intervengan en el proceso de toma de decisiones. Eficacia. La complejidad de las cuestiones que nos ocupan nos llevan a una exigencia de organización de modo que puedan aprovecharse al máximo las potencialidades de cada uno de los miembros del grupo, así como la potencialidad de la concurrencia simultánea de las mismas en el trabajo conjunto. Productividad. La reuniones de trabajo tienen que ser productivas en relación a los objetivos que se proponen, produciendo soluciones y decisiones. Integración. Se busca lograr un modo de pensar y de actuar que exprese el espíritu de equipo, sin que esto signifique, en absoluto, la anulación o limitación del pensamiento, opiniones o pareceres personales. Se tratará de lograr zonas de acuerdos mínimos lo más amplias posibles que posibiliten el desarrollo adecuado del trabajo del grupo. Amistad. Mediante una correcta comunicación y un uso adecuado de la empatía, podemos mejorar el clima de amistad entre los miembros del grupo, lo que produce reuniones más gratificantes, ayuda a mejorar las relaciones y mejora el rendimiento grupal. Creatividad. Se busca la capacidad para hacer propuestas operativas y realizables, creando para ello un espacio adecuado para la creación colectiva, basada en la complementariedad de los miembros del grupo de trabajo. ¿Qué técnicas podemos utilizar para conseguir los objetivos de una reunión de trabajo? Vamos ahora a estudiar las técnicas que podemos utilizar para conseguir que estos objetivos 25 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... se cumplan en mayor grado y que el grupo de trabajo funcione al mayor nivel posible de rendimiento y las reuniones sean eficaces. Vamos a conocer la técnica de reuniones de trabajo como un conjunto de pautas de actuación que buscan el mejor funcionamiento de las reuniones del grupo de trabajo. La aplicación de la técnica de reuniones de trabajo, se desarrolla en tres fases, cada una de ellas con unas tareas específicas: 1. Antes: preparación de la reunión. Convocatoria en tiempo oportuno. Temas a tratar, orden del día o temario: elección del tema o temas y definición del objetivo de la reunión Preparación del material de la reunión y la documentación a aportar Contenido de la convocatoria de la reunión: fecha, hora, duración aproximada y lugar, además de los objetivos y temas a tratar Determinación de los asistentes y su número ITE. Uso educativo-nc. Procedencia. Preparación de la sala o lugar de reunión: local cómodo, bien iluminado, sin ruidos y con buena disposición del mobiliario Determinar previamente la duración de la reunión 2. Durante: desarrollo de la reunión. Acogida. Inició de la reunión Presentación de los temas a abordar. Diálogo y discusión. Animación de la reunión. Utilización del método analítico. Final de la reunión. 3. Después: actividades posteriores. Realización de lo acordado. Recogida por escrito en un acta de los temas tratados en la reunión y los acuerdos logrados Para saber más En el siguiente enlace se encuentra mas información sobre las reuniones de trabajo. ¿Qué son las reuniones de trabajo? 26 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... 2.3.- Antes de la preparación de la reunión. Puede parecer obvio, pero no es menos importante hacer hincapié en la importancia de preparar las reuniones adecuadamente, comenzando por realizar una valoración sobre si la reunión es necesaria o si se pueden conseguir los objetivos por otros medios más eficaces. Es de suma importancia esta preparación anterior y resulta de suma irresponsabilidad convocar una reunión sin saber bien lo que se va a tratar en ella. Sirius. Uso educativo no comercial. Procedencia. ¿Qué cuestiones principales debemos atender para realizar una correcta preparación de una reunión? Para realizar una correcta preparación de una reunión deberíamos atender a cuatro cuestiones principales: 1. Establecer los objetivos y motivos de la reunión. Toda reunión se realiza para algo y debe tener un objetivo definido. A veces, al plantearnos el objetivo de la reunión nos damos cuenta que ese objetivo puede cubrirse, de mejor forma, por otros medios diferentes a la reunión. Una vez establecida la necesidad de realizar la reunión deberemos definir claramente sus objetivos, lo que nos llevará a establecer el orden del día o temario de la reunión. Buena parte del éxito de una reunión se basa en que las personas que van a participar en la misma sepan de qué van a tratar. 2. Preparar el material o documentación destinado a la reunión. Además de elaborar el orden del día y hacer una convocatoria adecuada en tiempo y forma, también hay que preparar el material y documentación necesarios para el desarrollo de la reunión en consecución con los objetivos propuestos. Hay dos tipos de documentos principales en una reunión: a. Los documentos de trabajo destinados a los participantes, que habrá que entregar a los mismos con suficiente antelación como para que puedan ser estudiados o revisados. b. Los documentos que la persona encargada de la coordinación o alguna de las personas participantes han de presentar durante la reunión (gráficos, informes, presentaciones, etc) 3. Realizar la convocatoria en tiempo oportuno. Es el aviso en el que se hace saber cuándo se va a desarrollar la reunión y el orden del día de la misma y consta de: Fecha, lugar, hora y duración prevista de la reunión. Deberá determinarse facilitando la asistencia a los miembros, con un horario adecuado, así como un lugar adaptado al número de personas y que reúna las condiciones adecuadas. Orden del día, anunciando los puntos sobre los que se tomarán decisiones. Facilitaremos que se adopten decisiones y la preparación previa de la reunión por todos los participantes, haciendo que sea más fácil el desarrollo de la reunión. 4. Ayudar a crear una buena atmósfera y dinámica grupal. Es muy importante considerar 27 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... los factores del entorno físico y psicosocial antes de planificar la reunión. Debemos cuidar el espacio físico dónde vamos a celebrar a reunión y que disponga de las condiciones necesarias y adecuadas, aspectos materiales como disponer de bebidas, sillas y mesas adecuadas, elementos técnicos para las exposiciones, pizarra o rotafolios, etc. deberán ser tenidos en cuenta y resueltos con anterioridad al inicio de la reunión. Con respecto al entorno psicosocial, será muy importante hacer una planificación que nos pueda llevar a un ambiente cordial y amigable; este clima de amistad facilita la consecución de objetivos. Sería conveniente planificar la reunión teniendo en cuenta que será nuestro objetivo este ambiente amigable. Insistimos en la necesidad de planificar adecuadamente cada detalle de la reunión, teniendo siempre en cuenta el objetivo para la que se realiza. Si tenemos el objetivo u objetivos siempre presente/s, será más fácil que lleguemos a una reunión efectiva. Autoevaluación ¿Es verdadero o falso? Establecer los objetivos y motivos de la reunión. Toda reunión se realiza para algo y debe tener un objetivo definido. Verdadero Falso Verdadero Autoevaluación Selecciona la respuesta correcta para realizar una correcta preparación de una reunión. Realizar la convocatoria en cuanto se pueda. Ayudar a crear una buena atmósfera y dinámica grupal. Establecer los objetivos y motivos de la reunión si se puede. 28 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... Incorrecto Opción correcta Incorrecto Solución 1. Incorrecto 2. Opción correcta 3. Incorrecto 29 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... 2.4.- Durante la celebración de la reunión. 1ª Parte. Llegados a este punto es importante que observemos que, una reunión no es sólo un conjunto de personas que se reúnen con un propósito determinado, sino que podemos obtener mucho más que esto si entendemos lo más profundo de lo que ocurre en el funcionamiento de las mismas. ¿Qué se necesita para conseguir el logro de que las Sirius. Uso educativo no comercial. Procedencia. reuniones para que sean lo más productivas y gratificantes posibles? Para conseguir el logro de que las reuniones sean lo más productivas y gratificantes, conviene que tengamos en cuenta algunos aspectos básicos y es que no es suficiente con contar con un buen animador, coordinador o facilitador del grupo, sino que es necesario que utilicemos procedimientos adecuados, que vendrán dados desde la misma forma de iniciar la reunión y que cuidaremos durante todo el desarrollo de la misma. 1. Forma de Iniciar la reunión. Es un momento crucial para la formación del ambiente grupal, siendo predecible el fracaso de una reunión en los 10-15 primeros minutos. Para conseguir un clima adecuado que favorezca el desarrollo de la reunión hay que proponerse, expresamente: Producir una pequeña distensión inicial con el fin de crear buena disposición al diálogo y al trabajo en grupo y que ayude a que se produzca el tránsito hacia la reunión. Motivar al grupo suficientemente para que exista una voluntad de trabajo y logro de objetivos de la reunión. 2. Presentación de los temas a tratar. Hay que plantear quién va a hacer la presentación de cada uno de los temas a tratar. Si lo hace el coordinador es posible que la presentación sea más clara, pero evita que el resto aprenda a presentar los temas que se deben discutir. En cualquier caso sería bueno seguir algunas recomendaciones: Clarificación: debemos ayudar a que los participantes en la reunión entiendan los contenidos y los objetivos y debemos verificar que es así haciendo las preguntas oportunas en el momento adecuado. Control: se deben establecer normas que permitan la comunicación entre todos. Durante la reunión regularemos el turno de palabra permitiendo a todo aquel que lo desee expresarse, evitando el “monopolio” de algún participante y animando y estimulando a aquellos que no participen. También es función del coordinador/animador controlar el tiempo y dosificarlo a lo largo de la reunión. Relajación: debemos intentar eliminar las tensiones, creando un clima tranquilo y de confianza, armonizando, moderando y conciliando en los conflictos. Dinamización: Animaremos al grupo a compartir, debatir y realizar las acciones necesarias para el logro de los objetivos 30 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... 3. Forma de dialogar. Una reunión es, sobre todo, diálogo y discusión o mejor dicho, discusión dialogante. Hacemos un especial hincapié en el diálogo como comunicación bidireccional, convirtiéndose en tarea de quien conduce, coordina o anima la reunión, conseguir una buena interacción-comunicación entre todos los miembros del grupo. En cuanto a los aspectos formales para el diálogo o discusión, se puede actuar de dos formas: El coordinador establece un turno de intervenciones concediendo la palabra según orden de petición. Los miembros del grupo se moderan a sí mismos, facilitando la espontaneidad. Si el grupo funciona bien y es pequeño, esta forma de dialogar es más ágil y amistosa. 4. Calidad de la comunicación. Dentro de los grupos existen barreras que dificultan la comunicación, como la falta de claridad de las expresiones, la falta de coherencia del lenguaje, la incapacidad para concretar ideas o la tendencia a criticar y reprobar las afirmaciones y conductas de otras personas. Si no superamos los obstáculos en la comunicación intragrupal, el rendimiento del grupo será bajo. Sugerimos algunas estrategias para superarlos: Crear una atmósfera favorable a la comunicación para lo que hay que saber escuchar a los otros, respetarlos en lo que tienen de diferentes, estar disponible para los otros, dar importancia al calor humano en el grupo, fomentar la sinceridad, prestar atención a los demás no haciendo otras cosas mientras ellos hablan, hablar mirando a los participantes con un tono de voz adecuado, etc… Comprender que, acerca de cada problema, no hay un solo punto de vista y que nadie es poseedor de toda la verdad, lo que nos permitirá enriquecernos con los puntos de vista de los otros. Evitar prejuicios sobre los otros y creer en sus posibilidades y potencialidades, estando dispuestos a recibir algo nuevo o diferente. Hacer preguntas interesantes relacionadas con los temas a tratar y no hacer interrupciones innecesarias o inadecuadas cuando hablan los demás participantes. Autoevaluación El inicio de la reunión es el momento de: Hacer llegar a los miembros el orden del día. Motivar al grupo para el trabajo. Ordenar las intervenciones posteriores para un mejor desarrollo de la reunión. Incorrecto Correcto. El inicio de la reunión es el momento que debemos aprovechar 31 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... para provocar distensión en el ambiente, lo que facilitará la comunicación y el momento de motivar para la realización del trabajo en grupo y la toma de decisiones. No es correcto Solución 1. Incorrecto 2. Opción correcta 3. Incorrecto 32 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... 2.5.- Durante la celebración de la reunión. 2ª Parte. Ya hemos visto los aspectos que inciden directamente sobre la calidad de la comunicación en la reunión, ahora continuamos con los factores propios a la propia reunión como tal. ¿Cuáles son los factores propios a la propia reunión como tal? 5. Calidad de las reuniones. Además de que haya una actitud dialogante SIRIUS. Uso educativo no y una buena comunicación, hay otros elementos que contribuyen a comercial. Procedencia. mejorar la calidad de las reuniones como: El estímulo: debemos mantener siempre el estímulo en los demás y conseguir que los miembros del grupo se estimulen entre sí. Evitaremos "derrotar" a los compañeros en una discusión, no se trata de una competición, sino de conseguir con el diálogo, no menospreciaremos a los más lentos o que menos intervienen y tentremos en cuenta sus aportaciones, etc. Maduración del grupo: la mayor madurez de un grupo contribuye a su mejor producción. Contribuiremos a esa madurez desde la aceptación de lo que somos, como individuos y como grupo. Evitaremos situaciones de superioridad de un individuo sobre el grupo y valoraremos todas las aportaciones, solicitándolas a los miembros. Espíritu de grupo: nos referimos ahora al nivel emocional de la relación en el grupo, lo que tiene que ver con el espíritu de grupo. Dentro del grupo hablaremos de nosotros, nos dirigiremos a todo el grupo y no a personas individuales y, sobre todo, no nos excluiremos en los momentos que toca hacer crítica al grupo o a los resultados. Escucha activa: es fundamental, durante el transcurso de las reuniones, que practiquemos una escucha activa, dejando terminar a los miembros en sus intervenciones y no dando sentado lo que quieren transmitir. Así mismo, admitiremos la discrepancia y las diferencias de pareceres, respetando las ideas y las creencias de los demás. Intervenciones constructivas: haremos propuestas y mantendremos un tono esperanzador, que permita liberar las potencialidades de los miembros. Para ello, fundamentaremos nuestras aportaciones e intentaremos basarlas en las de otros, utilizaremos argumentos, huyendo del uso de calificativos, evitaremos el uso de expresivos "no estoy..." cuando discrepemos, usaremos un lenguaje asertivo y no monopolizaremos la palabra. Son algunos ejemplos de intervenciones constructivas, pero podríamos poner muchos más. 6. Método analítico. Se presenta, probablemente, como el método más efectivo para conseguir reuniones eficaces, pero, a la vez, como el más complejo de realizar y que requiere 33 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... más experiencia para poner en práctica. Cuenta de las siguientes fases: Definición del problema: se trata de delimitar, con claridad el problema a tratar, buscando la mayor exactitud posible. Análisis del problema: juzgar el problema y averiguar por qué es así. Elaboración de soluciones: es el momento, una vez conocido el problema y delimitado, de elaborar las posibles soluciones. Toma de decisiones: continuando con el proceso, llega el momento de tomar decisiones y decidir cuál es la solución a aplicar de las posibles que encontrábamos, una vez valoradas convenientemente. Las decisiones se pueden adoptar por unanimidad, votación, consenso o por una vía intermedia. Actuación: una vez tomada la decisión hay que proceder a actuar, programando lo que se va a realizar. 7. Final de la reunión. Toda reunión hay que terminarla de forma expresa, no dejándola morir, siendo ideal que termine una vez que se han concluido todos los temas a tratar. En cualquier caso, deberemos terminarla una vez finalizado el tiempo previsto. Igualmente, se documentará lo tratado confeccionando un acta de la reunión donde queden reflejados los debates y acuerdos de la reunión. 8. Evaluación de la reunión. Finalmente habrá que realizar la evaluación de la reunión, lo que nos permitirá reuniones más eficaces en el futuro y un mejor conocimiento del grupo. Autoevaluación ¿Es verdadero o falso? Método analítico. Se presenta, probablemente, como el método más efectivo para conseguir reuniones eficaces, pero, a la vez, como el más complejo de realizar y que requiere más experiencia para poner en práctica. Verdadero Falso Verdadero 34 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... 2.5.1. Videoconferencias. ¿Qué es una videoconferencia? Las videoconferencias son un sistema de comunicación que se realiza entre dos o más personas, a través de dispositivos con cámara y micrófono incorporados. Con esta tecnología e Internet se establece, en tiempo real, una conversación de carácter personal o laboral, sin importar la ubicación de los participantes. Ejemplos de aplicaciones para videoconferencias: Microsoft Teams, Zoom, Webex, Google Meet, Whatsapp, etc. ¿Cuáles son las principales características de una videoconferencia? 1. Transmisión en tiempo real de vídeo y audio Las personas que estén dentro de una reunión se podrán ver y escuchar de forma instantánea, aunque esto depende de si tienen o no activadas estas funcionalidades en su configuración, es decir si tienen activado el audio o la cámara. 2. Ahorra tiempo y recursos Las videollamadas son la forma más inmediata de establecer una comunicación cara a cara con cualquier persona, ya sean colaboradores o incluso clientes. No implican gastos en viáticos y se ahorra el tiempo de traslado para llegar a la misma ubicación de los demás participantes. 3. Interfaz amigable El diseño y funciones que contiene una interfaz de videollamada suelen tener una configuración fácil de ajustar y su manejo resulta muy intuitivo. Algunos software más profesionales sí que necesitan un breve tutorial, para disfrutar de 35 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... todas sus funciones avanzadas. 4. Múltiple compatibilidad Las personas usuarias pueden entrar a la videoconferencia prácticamente desde cualquier dispositivo; ya sea un teléfono inteligente, una tablet, una laptop, un ordenador de escritorio, etc. Lo más importante es que este dispositivo tenga acceso a Internet. 5. Fácil acceso Si eres el anfitrión de un evento, debes crear una cuenta, programar tu evento y enviar la invitación a los asistentes. Por otro lado, para entrar a una videoconferencia es muy sencillo: se da click en el link de la invitación de la reunión programada a la hora indicada (en algunas aplicaciones se coloca una contraseña, que viene especificada en la invitación). 6. Requiere acceso a Internet Todos los software de videollamadas requieren conexión a Internet para funcionar o, si se trata de la red interna de una empresa, los participantes deben estar dentro de dicha red. ¿Qué funciones tiene una conferencia? Pantalla simultánea. 36 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... Compartir pantalla. Grabar sesiones. Chat integrado. Adjuntar archivos. Control de usuarios. En la siguiente presentación podemos ver como funciona una videoconferencia: ¿Cómo utilizar herramientas para realizar videoconferencias? Generalmente, estas aplicaciones deben ser descargadas al ordenador para ejecutarlas y se recomienda acceder a sus páginas oficiales. Son muchas las herramientas actuales de videoconferencias, podemos destacar: Microsoft Teams Es una plataforma unificada de comunicación y colaboración que combina chat persistente en el lugar de trabajo, reuniones de video, almacenamiento de archivos e integración de aplicaciones. 37 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... Google Meet Google Meet está integrado con Google Calendar, por lo que se puede acceder a las reuniones programadas desde el mismo calendario. Zoom Zoom es una aplicación propietaria, pero tiene una prueba gratuita al iniciar tu registro, tras lo cual tendrás disponible la opción para programar la videoconferencia: agrega el tema de la reunión y obtendrás una URL para compartir. Whatsapp Con esta aplicación es posible hacer videollamadas dentro de un grupo que ya esté previamente creado. 38 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... Facetime Aunque es una aplicación exclusiva para iOS también funciona en dispositivos Android, lo único que tienes que hacer es crear un enlace a la llamada o videoconferencia y compartirlo con quien quieras. Autoevaluación Selecciona las repuestas correctas. ¿Cuáles son las características de una videoconferencia? Fácil acceso Múltiple compatibilidad Buena resolución Interfaz amigable Mostrar retroalimentación Solución 39 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... 1. Correcto 2. Correcto 3. Incorrecto 4. Correcto 40 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... 2.6.- Tipología de los participantes en las reuniones. ¿Cuál es la tipología de los participantes en las reuniones? Ya hemos visto que un grupo es mucho más que la suma de los individuos que lo componen, sin embargo, hay aspectos en los grupos en los que se proyectan las características personales. Esto lo vemos en el rol o roles que cada miembro desempeña en el grupo. Alexey Afanasyev. Uso Son muchos los estudios que han profundizado en la importancia de los educativo no comercial. roles y su influencia sobre el grupo y su funcionamiento. De la misma Procedencia. manera, se han realizado diferentes clasificaciones de roles, siendo una de las más aceptadas la de Marton Deusthc, que diferencia los roles en tres grandes grupos: 1. Roles centrados en la tarea. 2. Roles centrados sobre el mantenimiento del grupo. 3. Roles individuales. En las reuniones, como grupo de trabajo, vamos a encontrar diferentes roles unidos a los diferentes miembros. Ya hemos visto en unidades anteriores cómo estos roles afectan al grupo y cómo podremos hacer para potenciar los roles más positivos, utilizar la figura del líder o integrar a los miembros que desempeñan roles que les llevan al aislamiento o a la situación de conflicto con el resto del grupo. Nos vamos a centrar, por su importancia para las reuniones, en el estudio de los roles facilitadores o colaboradores y los roles boicoteadores o negativos. Los roles son desempeñados de una manera más o menos espontánea pero, de la misma forma, mediante el adiestramiento y conocimiento del tema, podemos ser conscientes de nuestros roles y ser capaces de mejorarlos o corregirlos. Podemos mejorarnos en el ámbito personal con respecto a nuestra relación con el grupo. Igualmente, como animadores de grupo, debemos conocer todo lo referente a los roles de los miembros del grupo, lo que nos facilitará la realización de las funciones tendentes a que el grupo crezca o trabaje de forma productiva. Autoevaluación Señala la respuesta correcta. Los roles dependen de la personalidad de cada uno y se desarrollan de forma espontánea: 41 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... Sólo los roles individuales. Sólo los roles facilitadores son espontáneos, los boicoteadores son premeditados. Los roles pueden ser desempeñados de forma consciente mediante el adiestramiento y el conocimiento de ellos. Realmente, en una reunión, los roles están asignados previamente, no los decidimos nosotros. Incorrecto No es correcto Correcto. Los roles se desempeñan de un modo más o menos espontáneo y dependen de cada persona para cada grupo concreto, siendo diferentes los roles que desempeña un mismo individuo en grupos diferentes y en momentos diferentes. Estos roles pueden ser mejorados o modificados con un adiestramiento adecuado, lo que nos lleva a la conciencia del rol que desempeñamos y nos permitirá incidir sobre nuestros actos y modificar nuestro rol. Será una de las habilidades que deberá poseer el dinamizador de grupos en el desarrollo de su trabajo. Eso no es correcto Solución 1. Incorrecto 2. Incorrecto 3. Opción correcta 4. Incorrecto 42 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... 43 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... 2.7.- Roles facilitadores o colaboradores. Ya conocemos los roles y vamos a centrarnos en los roles de grupo desde el punto de vista concreto de las reuniones. Esto nos lleva al estudio de los roles facilitadores o colaboradores que son aquellos que ayudan en la tarea y el buen funcionamiento del grupo. ¿Cuáles son los principales roles facilitadores o colaboradores? Los desempeñan, prácticamente, todos los miembros del grupo y los principales son: El iniciador: Tiene iniciativas, sugiere y propone ideas, procedimientos, temas para la discusión. Hace propuestas y sugerencias. El alentador: Es el que estimula al grupo para una actividad mayor o Diego Cervo. Uso educativo no de más calidad. Es entusiasta, amistoso, buen compañero y comercial. Procedencia. solidario, reconoce los aportes de los otros, aceptando sus contribuciones. El activador: Impulsa al grupo hacia la adopción de decisiones, induce a la acción y al cumplimiento de lo propuesto. Busca concretar, sobre todo cuando se pierde el tiempo y la discusión se enreda. El opinante: Propone ideas aportando su punto de vista, opinión y sugerencia sobre el tema que se trata. El interrogador: Hace preguntas, busca orientación, pide aclaraciones o solicita información autorizada y la presentación de datos. El informante: Es una fuente de información para el grupo, dispone de más datos para el tratamiento de los temas y toma de decisiones. Da información y expone experiencias. El compendiador: Reúne ideas, sugerencias y comentarios. Es la persona capaz de sintetizar, en el momento oportuno, el trabajo que se está realizando en la reunión. El integrador o coordinador: Aclara las relaciones entre las diversas ideas y aportaciones, extrae ideas claves de las diferentes contribuciones y las integra en un todo significativo. Articula e integra las propuestas de diversos miembros o subgrupos. El orientador: Ayuda a que el grupo no pierda su dirección respecto de sus objetivos, haciendo notar los puntos en que el grupo se aparta del tema u objetivo. El evaluador: Somete el logro del grupo a evaluación o pone en duda la factibilidad, la lógica, los hechos o el procedimiento de una sugerencia o de algún aspecto que 44 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... discute el grupo. Ayuda a valorar la viabilidad de las propuestas o decisiones. El conciliador-armonizador: Distrae el clima para aliviar tensiones producidas por situaciones de conflicto, sabe hacer bromas o tiene ocurrencias en momentos oportunos, busca los puntos comunes que existen entre los que tienen posiciones encontradas y trata de armonizar las diferencias. El transigente: En situación de conflicto en la que se ven involucradas sus opiniones, cede su posición totalmente o en parte para ponerse de acuerdo con el grupo o para que su funcionamiento sea más armonioso. El técnico en procedimientos: Acelera la actividad grupal haciendo cosas prácticas y tareas rutinarias como distribuir sillas, organizar el espacio, etc. El registrador: Anota todo lo que se va tratando, sugerencias, ideas, acuerdos y decisiones del grupo. Actúa como secretario y redacta las actas de las reuniones. El facilitador: Intenta mantener abiertas las vías de comunicación alentando la participación de otros o regulando las comunicaciones (por ejemplo, el tiempo de intervención ante intervenciones demasiado extensas). El seguidor pasivo: Sin hablar, participa del grupo, acepta las propuestas de los otros escuchando las discusiones y decisiones grupales. Suelen ser personas tímidas pero que están verdaderamente interesadas en las tareas y vida del grupo. Autoevaluación Relaciona cada rol con el rasgo que lo caracteriza: Rol del transigente a. Expone experiencias y facilita datos Rol del seguidor pasivo b. Personas tímidas que siguen al grupo Rol del informante c. Pone en duda el logro del grupo Rol del evaluador d. Cede su posición por el bien del grupo Enviar 45 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... 2.8.- Roles boicoteadores o negativos. En la situación opuesta a los roles que hemos visto en el punto anterior, nos encontramos ahora con roles negativos o boicoteadores, que dificultan la labor del grupo, llegando a provocar, incluso, su disolución. ¿Qué son los roles boicoteadores o negativos? Son aquellos que perturban el buen funcionamiento del grupo y obstaculizan el trabajo en las reuniones. Suelen manifestar la búsqueda de intereses personales, pero lo más frecuente en estos roles negativos son conductas y comportamientos que expresan problemas de personalidad Diego Cervo. Uso educativo no (agresividad, competitividad, etc) o falta de capacidad (les lleva a hacer comercial. Procedencia. comentarios irrelevantes). Tienen un significado emocional negativo para el funcionamiento del grupo. El dominador: quiere que todos se plieguen a sus exigencias, manipulando al grupo o a alguno de sus miembros mediante el chantaje, la astucia, la adulación o el miedo. Intenta manipular al grupo para llevarlo en la dirección que desea, pero haciendo creer que es decisión del grupo. El negativista u obstructor: lleva la contraria a todo el mundo, adoptando una actitud negativa respecto de las cuestiones que se tratan. Discuten por tonterías o nimiedades. El desertor: se mantiene al margen de lo que se dice y lo que se hace, no participa y cuchichea con otros. Cuando interviene expresa lo que a él le interesa, aunque no esté relacionado con el tema. El agresor: aquel que, de manera permanente, manifiesta hostilidad al grupo o a sus miembros, critica o censura menoscabando a los otros y siente envidia de los que hacen buenas aportaciones. Es uno de los roles más negativos en el grupo, puesto que perturba su funcionamiento, deteriora las relaciones interpersonales y atenta contra la cohesión del grupo. El obstinado: ignora el punto de vista de los demás y es incapaz de cualquier retroalimentación con los otros, manteniendo, sistemáticamente, inamovible su punto de vista. El charlatán: habla de todo, aunque esté fuera de tema y no deja intervenir a los demás. Le gusta utilizar el grupo como auditorio o habla sin saber bien lo que dice con el objetivo de hacerse notar. Interrumpe y, a veces, se embarca en monólogos interminables. El sabelotodo: creen que los saben todo y son irritantes para el grupo a causa de su petulancia. Se manifiestan como los únicos capacitados y hablan de todo como si fueran expertos. 46 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... El pasota: es el que no se interesa en nada y no le importa nada. No participa en nada, ningún tema le interesa y es indiferente. El de ideas fijas: tiene manías que repite sin cesar, es monotemático e incapaz de salir de las dos o tres ideas que maneja, mostrándose impasible ante las propuestas que puedan hacer los demás. El conferenciante: aprovecha cualquier oportunidad para expresar sus sentimientos o ideas, sin importarle el interés para el grupo. Lo que pretende es llamar la atención hacia su persona. Autoevaluación Relaciona cada rol con el rasgo que lo caracteriza: Rol del obstinado a. No participa Rol del sabelotodo b. Es petulante Rol del desertor c. Pretende llamar la atención a su persona Rol del d. Incapaz de la retroalimentación con los conferenciante otros Enviar Para saber más En el siguiente enlace encontrarás información sobre cómo hacer reuniones eficaces en el ámbito de los negocios y la empresa. Podrás ver una aplicación práctica de lo estudiado en el tema. Reuniones eficaces. 47 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... Anexo.- Licencia de Recursos. Ningún recurso de fuentes externas que requiera citar explícitamente sus datos de licencia ha sido usado en esta unidad, por lo que este anexo queda vacío. Todos los recursos utilizados, de fuentes internas, se acogen al Aviso Legal de la plataforma. 48 de 49 07/09/2023, 12:50 Conducción de reuniones http://localhost:51235/temp_print_dirs/eXeTempPrintDir_wQ8SSp/E... 49 de 49 07/09/2023, 12:50