BAB 10 Pengurusan Mesyuarat PDF

BAB 10 PENGURUSAN MESYUARAT  TOPIK UTAMA DEFINISI KONSEP TUJUAN MESYUARAT PROSES PENGENDALIAN MESYUARAT JENIS-JENIS MESYUARAT PERANAN DAN BIDANG TUGAS PENULISAN MINIT MESYUARAT BAHASA DALAM PENGURUSAN MESYUARAT  DEFINISI KONSEP Perundingan untuk membinc...

BAB 10 PENGURUSAN MESYUARAT  TOPIK UTAMA DEFINISI KONSEP TUJUAN MESYUARAT PROSES PENGENDALIAN MESYUARAT JENIS-JENIS MESYUARAT PERANAN DAN BIDANG TUGAS PENULISAN MINIT MESYUARAT BAHASA DALAM PENGURUSAN MESYUARAT  DEFINISI KONSEP Perundingan untuk membincangkan sesuatu dalam mencapai keputusan dan membolehkan urusan lain berjalan lancar. Satu perhimpunan kumpulan bagi sesebuah pertubuhan yang menggabungkan idea untuk mencapai sesuatu matlamat. *TUJUAN MESYUARAT Tujuan utama mengadakan sesuatu mesyuarat ialah: 1. Menjimatkan masa dan mempercepat persiapan kerja 2. Menyelaraskan pembahagian tugas dengan lebih sistematik 3. Menyampaikan informasi terkini kepada kakitangan. 4. Menggalakkan percambahan idea 5. Menyelesaikan konflik dalam sesebuah organisasi *PROSES MENGENDALIKAN MESYUARAT Terdapat tiga proses untuk mengendalikan mesyuarat, iaitu: 1. Pramesyuarat 2. Pelaksanaan mesyuarat 3. Pascamesyuarat  Pramesyuarat Perkara-perkara yang perlu dilakukan semasa proses pramesyuarat: 1. Menetapkan agenda mesyuarat 2. Menentukan tarikh, masa, tempat berlangsungnya mesyuarat 3. Memastikan persediaan kemudahan yang akan digunakan dalam mesyuarat 4. Mengedarkan surat kepada ahli yang terlibat  Pelaksanaan Mesyuarat Setiap individu yang menghadiri sesuatu mesyuarat terlibat sepenuhnya dalam proses pelaksanaan mesyuarat. Mereka memainkan peranan penting untuk menentukan keberkesanan sesuatu mesyuarat. Individu yang terlibat dalam pelaksanaan mesyuarat ialah 1. pengerusi 2. setiausaha 3. ahli mesyuarat  Pascamesyuarat Perkara-perkara yang perlu dilakukan semasa proses pascamesyuarat: 1. Setiausaha bertugas menyediakan draf minit mesyuarat untuk kelulusan pengerusi (perlu dikemukakan 3 hari selepas mesyuarat) 2. Minit mesyuarat yang telah diluluskan hendaklah diedarkan kepada ahli mesyuarat dalam tempoh 1 minggu selepas mesyuarat. 3. Ahli mesyuarat dikehendaki melaksanakan tugas sebagaimana tercatat dalam minit mesyuarat  CARA PENGENDALIAN MESYUARAT Tidak begitu formal dan memberikan pendapat. Reaksi spontan dibenarkan untuk mengembangkan idea. Menentukan had waktu perbincangan Maklumat perlu dibentangkan satu persatu oleh pengerusi. Dapatkan persetujuan dan komitmen ahli.  Reaksi atau maklum balas diperdengarkan Penjelasan diperlukan sekiranya ada kemusykilan. Kenal pasti dan sahkan kewujudan masalah- masalah terlebih dahulu. Kaji dengan teliti satu persatu untuk mendapatkan pandangan terbuka. Rumuskan pandangan-pandangan dan buat keputusan. Teliti semua cadangan tindakan. MERUMUSKAN MESYUARAT Rakamkan pendapat-pendapat utama bagi sesuatu perkara yang dibangkitkan. Jelaskan kesan baik dan buruk yang dijangkakan atas sesuatu tindakan. Tetapkan idea yang dominan untuk jadi rumusan. Utamakan reaksi-reaksi penting kepada maklumat-maklumat yang diberikan.  Pastikan maklumat-maklumat lengkap dan objektif. Data atau maklumat yang tidak diberi semasa mesyuarat perlu diminta kemudian. Catatkan semua alternatif tindakan dan yang dipilih atas dasar-dasar tertentu bagi menyelesaikan sesuatu masalah. Pastikan jentera pentadbiran yang dicadangkan untuk mengatasi sesuatu masalah. Catatkan pendirian semua pihak ( menyokong / menentang) dan asas-asas pendirian itu. Pastikan tindak balas yang diterima jika ada.  PERANAN DAN BIDANG TUGAS Setiap individu yang menghadiri mesyuarat memainkan peranan penting mengikut bidang tugas. Peranan dan bidang tugas yang akan dibincangkan ialah: 1. Pengerusi 2. Setiausaha 3. Ahli mesyuarat  Pengerusi Mengendali dan mengawal mesyuarat Mempunyai kebolehan membuat perubahan dan bertanggungjawab dalam menyelesaikan masalah Mempengerusikan semua jenis mesyuarat Memastikan kesempurnaan, tatatertib, dan perjalanan semua jenis mesyuarat Mempunyai kuasa undi pemutus sekiranya tidak mencapai kata sepakat  *Setiausaha Berbincang dengan pengerusi tentang agenda sesuatu mesyuarat Bertanggungjawab mengedar dan menyimpan surat, mengendalikan sistem fail Berkemahiran dan peka terhadap persekitaran, mahir mencatat dan cepat bertindak. Menyiapkan minit mesyuarat  Ahli Mesyuarat Ahli mesyuarat memainkan peranan paling penting dalam sesebuah mesyuarat kerana ahli yang menentukan keputusan mesyuarat Memberi pandangan dan pendapat secara ringkas dan relevan Mencatat idea-idea penting apabila ahli lain memberi pendapat Menghormati masa yang diperuntukkan oleh pengerusi Menghormati ahli mesyuarat lain (tidak mencelah atau memonopoli perbincangan)  JENIS-JENIS MESYUARAT *Sulaiman Masri (1997) mengemukakan 5 jenis mesyuarat iaitu: 1. Mesyuarat arahan 2. Mesyuarat penasihat 3. Mesyuarat campuran 4. Mesyuarat demokratik 5. Mesyuarat penerangan  Mesyuarat arahan – Memberi kuasa sepenuhnya kepada seorang ketua untuk mengagihkan sesuatu tugas kepada ahli mesyuarat (ketua bertanggungjawab dalam setiap perancangan pengurusan) Mesyuarat penasihat – Memberi kuasa kepada sesebuah badan bebas untuk membuat keputusan. Jika tidak bersetuju, keputusan diambil daripada kumpulan majoriti  Mesyuarat demokratik – Keputusan mesyuarat dibuat secara kolektif. Persetujuan mengambil kira keputusan majoriti dan akan diumumkan oleh pengerusi Mesyuarat penerangan – Berasaskan keputusan yang dibuat secara peribadi atau tiada sebarang keputusan. Mesyuarat campuran – Mesyuarat yang mempunyai lebih dari satu agenda. Biasanya berbentuk taklimat dan keputusan berdasarkan undian  JENIS-JENIS MESYUARAT *Cragan dan Wright (1999) mengemukakan 4 jenis mesyuarat iaitu: 1. Mesyuarat pagi Isnin / Ahad 2. Mesyuarat bulanan 3. Mesyuarat menetap keputusan 4. Mesyuarat perancangan  Mesyuarat Pagi Isnin / Ahad – Mesyuarat untuk memberikan arahan kerja, dimulakan dengan mengulas kejadian atau peristiwa yang berlaku sepanjang minggu, dan seterusnya memberikan jadual kerja baru Mesyuarat Bulanan – Mesyuarat rasmi sesebuah organisasi. Dijalankan untuk mendengar pembentangan laporan setiap bahagian dalam sesebuah organisasi  Mesyuarat Penetapan Keputusan – Diadakan untuk membuat keputusan bagi sesebuah organisasi atau jabatan Mesyuarat Perancangan – Diadakan untuk merancang aktiviti sesebuah jabatan atau organisasi. PENULISAN MINIT MESYUARAT Tajuk Keterangan tajuk Kehadiran Aluan pengerusi Pengesahan minit mesyuarat Agenda yang dibincangkan Hal-hal lain Penyataan penangguhan mesyuarat Lampiran (jika ada)  CIRI-CIRI MINIT MESYUARAT YANG BAIK Semua fakta yang dicatatkan mestilah benar dan tepat. Fakta dan keterangan sama dengan keputusan mesyuarat. Tiada bahan atau perkara yang tertinggal atau ditokok tambah. Padat, lengkap, ringkas dan mudah diikuti. Catatan perlu diikuti dengan nota yang menunjukkan tindakan lanjut. BAHASA DALAM PENGURUSAN MESYUARAT Minit mesyuarat menggunakan laras bahasa yang ditandai oleh struktur ayat dan ungkapan khusus serta gaya bahasa tersendiri. Bahasa dalam pengurusan mesyuarat boleh dikelaskan kepada 3 bahagian, iaitu: 1. Tindakan terhadap minit mesyuarat 2. Perbincangan 3. Ketetapan  Tindakan Terhadap Minit Mesyuarat Meminda atau membetulkan dan kemudian mengesahkan. *Perkataan yang digunakan ialah 1. meminda 2. mengesahkan 3. membetulkan  Perbincangan Ungkapan khusus waktu perbincangan ialah mengesyorkan, mengusulkan, dan mempertimbangkan. Contoh : Mesyuarat mengusulkan pihak berkenaan mengambil tindakan dengan kadar yang segera.  Ketetapan Bermaksud sesuatu tindakan yang diambil oleh ahli mesyuarat tentang sesuatu perkara setelah selesai perbincangan. Ketetapan dinyatakan dalam bentuk positif dan negatif Positif : bersetuju, memperakukan, menerima Negatif: menolak  ASPEK UTAMA DALAM PENGURUSAN MESYUARAT Terdapat 5 aspek utama dalam pengurusan mesyuarat, iaitu: 1. Penguasaan masa. 2. Memahami tradisi. 3. Produktiviti. 4. Kepuasan hati ahli-ahli mesyuarat. 5. Kata sepakat  Penguasaan Masa Hal-hal berkaitan penguasaan / pengurusan masa sangat penting dalam sesebuah mesyuarat seperti: 1. Pemberitahuan agenda mesyuarat awal. 2. Mesyuarat diadakan pada masa yang sesuai. 3. Mula dan tamatkan mesyuarat tepat pada waktunya. 4. Pastikan kerja-kerja yang dirancang boleh diselesaikan dalam masa yang ditetapkan.  Memahami Tradisi Setiap organisasi mempunyai tradisi tersendiri berkaitan dengan pengurusan mesyuarat. Setiap individu terikat kepada tradisi sesebuah organisasi. Contoh tradisi mesyuarat ialah seperti: 1. Adanya jamuan sebelum, semasa atau selepas mesyuarat. 2. Pengamalan ritual tertentu seperti bacaan doa. 3. Pengamalan masa mesyuarat terhad (cth: mesyuarat 1 jam sahaja).  Produktiviti Perlu diingat, perkara paling penting yang menentukan kejayaan sesebuah pengurusan mesyuarat ialah hasil dari mesyuarat itu sendiri. Produktiviti bermaksud ahli mesyuarat mesti produktif semasa mesyuarat dan selepas mesyuarat (kerja yang perlu dilaksanakan).  Kepuasan Hati Ahli Mesyuarat Kita boleh merapatkan jurang kepuasan hati setiap ahli mesyuarat dengan memastikan semua ahli mesyuarat mendapat peluang yang seadilnya untuk 1. menyuarakan pendapat 2. menentukan keputusan (secara demokratik)  Kata Sepakat Kata sepakat / persetujuan setiap ahli mesyuarat sangat penting. Sekiranya terdapat percanggahan idea, keputusan boleh dilakukan dengan cara undian (demokratik). Undi majoriti adalah muktamad.  RUJUKAN UTAMA ASMAH HAJI OMAR (1997) CRAGAN, & WRIGHT (1999) OMARDIN HAJI SHAARI (2002) SULAIMAN MASRI (1997)