Analyze Computer System and Network Requirements PDF

**KOD DAN NAMA PROGRAM of* : ? **TAJUK :** **ANALYZE COMPUTER SYSTEM AND NETWORK RQUIREMENTS** **MATLAMAT :** **Kursus ini merupakan aktiviti pra-pembelian yang melibatkan penentuan spesifikasi, semakan harga dan terma dan syarat kontrak yang ditawarkan oleh pembekal. Objektif aktiviti ini adalah...

**KOD DAN NAMA PROGRAM of* : ? **TAJUK :** **ANALYZE COMPUTER SYSTEM AND NETWORK RQUIREMENTS** **MATLAMAT :** **Kursus ini merupakan aktiviti pra-pembelian yang melibatkan penentuan spesifikasi, semakan harga dan terma dan syarat kontrak yang ditawarkan oleh pembekal. Objektif aktiviti ini adalah untuk mengenal pasti produk atau item yang paling sesuai yang memenuhi keperluan dan keperluan syarikat. Produk/item tersebut kemudiannya dicadangkan kepada jabatan pembelian untuk tindakan selanjutnya mengikut prosedur pembelian syarikat.** **SINOPSIS :** Kursus ini direka bentuk untuk menentukan spesifikasi item, memperoleh sebut harga daripada pembekal, menyediakan cadangan permintaan pembelian, mengesahkan item yang diterima dan merekodkan item tersebut sebagai aset syarikat mengikut SOP syarikat. **HASIL PEMBELAJARAN:** Pada akhir kursus ini, pelajar sepatutnya dapat:- 1. Menerangkan konsep asas pengurusan projek dan perolehan asas sistem komputer dan rangkaian (C2, PLO1, LOD1) 2. Melaksanakan aktiviti perolehan sistem komputer dan rangkaian berdasarkan keperluan standard perolehan. (P4, PLO2, LOD3a) 3. Menunjukkan laporan aktiviti perolehan rangkaian dalam projek yang diberikan melalui pembentangan kumpulan. (A3, PLO9, LOD3f) 2. MELAKSANAAKAN AKTIVITI PEROLEHAN 1. Tugas-tugas permintaan untuk Cadangan/ Sebutharga (RFP/RFQ) 1. *Pengenalpastian pembekal* ***Pengenalpastian pembekal** adalah langkah penting dalam proses RFP (Request for Proposal) atau RFQ (Request for Quotation). Ia melibatkan mengenal pasti pembekal yang berpotensi untuk memenuhi keperluan perkhidmatan atau produk yang diperlukan. Berikut adalah langkah-langkah dalam pengenalpastian pembekal:* 1. *Menentukan Kriteria Pemilihan* a. *Kelayakan Pembekal* i. *Pengalaman dalam menyediakan perkhidmatan/produk yang diminta* ii. *Reputasi syarikat. (Contoh, ulasan pelanggan atau rekod prestasi).* b. *Kapasiti dan Keupayaan* iii. *Keupayaan memenuhi jumlah, kualiti dan tempoh penghantaran* c. *Kestabilan Kewangan* iv. *Bukti kestabilan kewangan untuk memastikan kebolehpercayaan* d. *Pematuhan Undang-Undang* v. *Lesen, Pendaftaran dan pematuhan kepada undang-undang yang berkaitan* 2. *Mencari Sumber pembekal* e. *Pangkalan data dalaman* vi. *Gunakan rekod pembekal sedia ada yang telah bekerjasama dengan organisasi sebelum ini.* f. *Carian pasaran terbuka* vii. *Lakukan kajian pasaran untuk mencari pembekal baru melalui laman web, media sosial, atau direktori industri.* g. *Rujukan dan rangkaian* viii. *Dapatkan rujukan daripada pihak lain yang pernah bekerjasama dengan pembekal.* h. *Pameran atau acara Industri* ix. *Menghadiri pameran perdagangan atau acara untuk mengenali pembekal berpotensi.* i. *Portal pembekal berdaftar* x. *Gunakan portal pembekal kerajaan atau platform pembekalan dalam talian.* 3. *Pengesahan dan penyaringan Awal* j. *Semakan Latar belakang* xi. *Tinjau latar belakang pembekal untuk memastikan mereka memenuhi kriteria awal.* k. *Penyemakan DOkumentasi* xii. *Periksa dokumen seperti sijil pendaftaran syarikat, lesen operasi, dan pensijilan kualiti (contohnya, ISO).* l. *Penilaian Keupayaan Teknikal* xiii. *Pastikan pembekal mempunyai sumber teknikal dan logistik yang mencukupi untuk memenuhi permintaan.* 4. *Penyediaan Senarai Pendek Pembekal* m. *Berdasarkan kriteria dan hasil penilaian, sediakan senarai pendek pembekal yang layak.* n. *Berikan peluang kepada pembekal dalam senarai pendek untuk menyatakan minat mereka dalam projek melalui surat niat atau pernyataan kelayakan.* 5. *Hubungan dan Komunikasi Awal* o. *Hubungi pembekal yang berpotensi untuk memberikan maklumat mengenai RFP atau RFQ.* p. *Tetapkan harapan mengenai proses pemilihan, jadual, dan keperluan.* 2. *Permohonan sebutharga daripada pembekal* ***Permohonan Sebutharga daripada Pembekal** adalah proses mengundang pembekal yang telah dikenalpasti untuk mengemukakan cadangan harga, spesifikasi, dan syarat penyampaian berdasarkan keperluan organisasi. Langkah-langkah berikut menggambarkan proses ini:* 1. *Penyediaan Dokumen SebutHarga (RFQ)* a. *Spesifikasi Keperluan* *Butiran jelas mengenai produk atau perkhidmatan yang diperlukan (contohnya, kuantiti, dimensi, standard kualiti).* b. *Syarat KOntrak* *Terma pembayaran, tempoh penghantaran, dan tanggungjawab pihak yang terlibat.* c. *Maklumat Logistik* *Lokasi penghantaran dan jadual penghantaran.* d. *Borang Sebut harga* *Format standard untuk pembekal mengisi butiran harga dan terma lain.* e. *Kriteria Penilaian* *Nyatakan kriteria yang akan digunakan untuk menilai tawaran (contohnya, harga, kualiti, keupayaan teknikal).* f. *Tarikh Akhir* *Tetapkan tarikh akhir penghantaran tawaran untuk mengelakkan kelewatan.* 2. *Penghantaran Permohonan Sebutharga* g. *Kaedah Penhantaran* i. *Gunakan platform e-mel rasmi, sistem pengurusan pembekal, atau platform e-perolehan.* ii. *Pastikan semua pembekal menerima dokumen dengan lengkap.* h. *KOmunikasi Jelas.* *Sertakan surat rasmi atau pengenalan yang menerangkan:* iii. *Tarikh akhir penghantaran.* iv. *Cara penyampaian (contohnya, format elektronik, salinan fizikal).* v. *Hubungan untuk pertanyaan lanjut.* 3. *Pengurusan Soalan daripada Pembekal* i. *Menyediakan Saluran Komunikasi* vi. *Tetapkan tempoh khusus untuk pembekal mengajukan soalan.* vii. *Gunakan sesi taklimat (contohnya, mesyuarat maya atau fizikal) untuk memberi penerangan lanjut.* j. *Jawapan yang konsisten* viii. *Berikan maklum balas yang sama kepada semua pembekal untuk memastikan ketelusan.* 4. *Penerimaan Tawaran* k. *Dokumentasi* ix. *Rekodkan setiap tawaran yang diterima, termasuk tarikh dan masa penerimaan.* l. *Pematuhan kepada Format* x. *Periksa jika tawaran mematuhi format yang diminta dan lengkap.* m. *Confidential* xi. *Pastikan semua maklumat tawaran disimpan dengan rahsia untuk menjaga kerahsiaan* 5. *Penyusunan dan Penilaian Awal* n. *Pengurusan Data* xii. *Susun tawaran mengikut kategori seperti harga, spesifikasi, atau syarat penghantaran.* o. *Penilaian Pematuhan* xiii. *Saring tawaran yang tidak memenuhi keperluan asas.* 3. *Analisis RFP/RFQ* ***Analisis RFP (Request for Proposal) atau RFQ (Request for Quotation)** adalah langkah kritikal untuk memilih pembekal yang sesuai berdasarkan tawaran yang diterima. Analisis ini memastikan keputusan dibuat secara objektif berdasarkan kriteria yang jelas dan telus. Berikut adalah langkah-langkah terperinci dalam analisis RFP/RFQ:* 1. *Penerimaan dan penyusunan Tawaran* a. *Dokumentasi Tawaran* i. *Rekod semua tawaran yang diterima, termasuk tarikh dan masa penerimaan.* b. *Pengelasan Tawaran* ii. *Susun tawaran mengikut kategori seperti jenis produk/perkhidmatan atau pembekal.* 2. *Semakan Kepatuhan* c. *Pematuhan Dokumen* iii. *Periksa sama ada pembekal telah memberikan semua dokumen yang diminta (contoh: surat tawaran, borang sebutharga, sijil pendaftaran).* d. *Kesesuaian dengan spesifikasi* iv. *Pastikan tawaran memenuhi spesifikasi teknikal atau keperluan fungsi yang ditetapkan dalam RFP/RFQ.* e. *Pematuhan Undang-undang dan Peraturan* v. *Pastikan pembekal mematuhi syarat undang-undang seperti lesen sah dan pensijilan.* 3. *Penilaian berdasarkan Kriteria* f. *Kriteria Teknikal* vi. *Semak keupayaan pembekal untuk menyediakan perkhidmatan atau produk yang memenuhi keperluan.* vii. *Analisis jangka hayat produk, bahan yang digunakan, atau ciri teknikal lain.* g. *Kriteria Harga* viii. *Bandingkan harga yang ditawarkan, termasuk kos tambahan seperti penghantaran, pemasangan, atau penyelenggaraan.* ix. *Pastikan harga adalah kompetitif dan dalam anggaran.* h. *Kriteria Operasi* x. *Nilai keupayaan pembekal untuk memenuhi jadual penghantaran dan komitmen masa.* i. *Reputasi pembekal* xi. *Pertimbangkan pengalaman, rujukan, dan rekod prestasi pembekal.* j. *Jaminan dan Sokongan* xii. *Semak terma jaminan, perkhidmatan selepas jualan, dan polisi pemulangan atau penggantian.* 4. *Penggunaan Alat Penilaian* k. *Matriks Penilaian* xiii. *Buat jadual perbandingan menggunakan kriteria utama.* xiv. *Berikan skor kepada setiap tawaran berdasarkan pencapaian mereka dalam setiap kategori.* l. *Pemberat Kriteria* xv. *Tetapkan pemberat kepada kriteria berdasarkan kepentingannya (contoh: harga 40%, kualiti 30%, masa penghantaran 20%, dan perkhidmatan sokongan 10%).* 5. *Pengesahan dan Rundingan* m. *Rundingan* xvi. *Sekiranya tawaran terbaik memerlukan penyesuaian, rundingkan harga, masa penghantaran, atau terma lain.* n. *Pengesahan Maklumat* xvii. *Hubungi pembekal untuk mendapatkan penjelasan lanjut jika terdapat kekeliruan atau maklumat tidak lengkap.* o. *Lawatan Tapak (Jika Perlu)* xviii. *Lakukan pemeriksaan fizikal ke kemudahan pembekal untuk memastikan keupayaan mereka* 6. *Pemilihan dan Cadangan* p. *Laporan Analisis* xix. *Ringkasan setiap tawaran* xx. *Penilaian perbandingan* xxi. *Cadangan pembekal terbaik dengan justifikasi* q. *Kelulusan* xxii. *Serahkan laporan untuk kelulusan oleh pihak yang berautoriti sebelum memuktamadkan pemilihan.* 4. *Rundingan harga* *Rundingan harga adalah proses penting dalam perolehan untuk memastikan organisasi mendapatkan nilai terbaik dari segi kos, kualiti, dan terma perjanjian. Berikut adalah langkah-langkah terperinci dalam menjalankan rundingan harga dengan pembekal:* 1. Persediaan sebelum rundingan a. Pengumpulan data i. Analisis tawaran harga pembekal dan bandingkan dengan anggaran dalaman, tawaran pembekal lain, atau harga pasaran. b. Penetapan Objektif ii. Tentukan matlamat utama rundingan, seperti :- 1. Harga yang lebih rendah 2. Terma pembayaran yang lebihbaik 3. Penambahan nilai (COntoh : Penghantaran percuma) c. Pengenalpastian Had maksimum/Minimum iii. Tentukan harga maksimum yang boleh diterima dan tahap minimum yang anda inginkan. d. Mengkaji profit pembekal iv. Fahami kekuatan, kelemahan, dan strategi pembekal. 2. Strategi rundingan e. Pendekatan kolaboratif v. Pastikan rundingan adalah menang-menang (win-win), di mana kedua-dua pihak mendapat faedah. f. Strategi Penyampaian vi. Mulakan dengan hujah yang kukuh, seperti: 4. Tawaran pembekal lain yang lebih kompetitif. 5. Bajet organisasi. 6. Volume pembelian yang besar (jika relevan). g. Penetapan priority vii. Jika harga tidak boleh dirunding, fokus pada aspek lain seperti: 7. Syarat pembayaran (contohnya, pembayaran ansuran). 8. Kos penghantaran atau perkhidmatan tambahan. 3. Pelaksanaan rundingan h. Komunikasi Jelas viii. Nyatakan keperluan dengan jelas, dan elakkan kekeliruan. i. Pendengar Aktif ix. Dengar dengan teliti tawaran balas daripada pembekal, dan fahami pandangan mereka. j. Gunakan Bukti x. Tunjukkan data atau bukti yang menyokong kedudukan anda (contoh: kajian harga pasaran). k. Kawalan Emosi xi. Kekalkan sikap profesional walaupun berdepan situasi tegang. l. Fleksibiliti xii. Bersedia untuk membuat kompromi jika ia masih memberikan nilai kepada organisasi. 4. Rekod dan kelulusan m. Dokumentasi xiii. Rekod semua terma dan perubahan yang dipersetujui. n. Semakan dalaman xiv. Jika perubahan besar dicadangkan, dapatkan kelulusan daripada pihak pengurusan sebelum memuktamadkan perjanjian. o. Kontrak atau perjanjian Sementara xv. Sediakan dokumen yang merangkumi terma harga baharu untuk pengesahan kedua-dua pihak. 5. Penilaian Akhir p. Nilai keseluruhan xvi. Pastikan harga yang dirunding memberikan nilai yang optimum, termasuk kualiti dan terma tambahan. q. Hubungan Jangka Panjang xvii. Kekalkan hubungan positif dengan pembekal untuk rundingan masa hadapan. 6. Petua untuk Rundingan berkesan r. Tahu Bila untuk berhenti xviii. Jika pembekal tidak bersedia untuk berkompromi, bersiap sedia untuk mencari alternatif. s. Elakkan terlalu focus kepada harga xix. Pastikan harga rendah tidak mengorbankan kualiti atau perkhidmatan. t. Gunakan Kuasa Volume xx. Runding harga berdasarkan kuantiti besar, jika relevan.