Resumen de la Administracion - PDF

 RESUMEN DE LA ADMINISTRACIÓN JAZMIN AGUDO ADMINISTRACION DE LA ORGANIZACIÓN 1/Concepto de Administración: Proceso de llevar a cabo actividades de forma eficiente, mediante el uso de personas para conseguir una serie de objeti...

 RESUMEN DE LA ADMINISTRACIÓN JAZMIN AGUDO ADMINISTRACION DE LA ORGANIZACIÓN 1/Concepto de Administración: Proceso de llevar a cabo actividades de forma eficiente, mediante el uso de personas para conseguir una serie de objetivos. De esta definición se puede extraer los siguientes aspectos: 2/La administración como un proceso: todo administrador debe pensar primero que es lo que quiere o tiene que hacer, luego hacerlo y a continuación verificar y controlar que lo que se ha hecho coincida con lo pensado. Está compuesto por 3 fases o etapas: PLANAMIENTO: especificar los objetivos que se quieren conseguir y decidir con anticipación las acciones adecuadas que se deben ejecutar para el cumplimiento de los mismos. DIRECCION: Tiene que ver con hacer realidad lo planeado, y de dirigir y motivar a los empleados para que se logren los objetivos. CONTROL: Consiste en controlar que la ejecución de las tareas se haya realizado según lo planeado, permitiendo así poder determinar los posibles errores de planificación. 3/La administración como un sistema: La administración desde el enfoque sistemático permite observar que las etapas mencionadas anteriormente Podrían ser ubicadas dentro de un marco de un universo mayor llamado Administración donde el resultado de cada fase tiene la función de condicionar a otra. 4/Necesidad e importancia La administración es importante ya que sin ella los miembros que la integran actuarían por cuenta propia y sus esfuerzos no tendrían armonización ni coordinación. Podría ser explicada a través de los tres puntos siguientes: ✓ ALCANZAR OBJETIVO COORDINAR Y ARMONIZAR LOGRAR EFICIENCIA Y EFICACIA MATRIZ BCG 6/Cambios en la cultura del administrador: Quien tiene hoy en día el rol de administrar las organizaciones, tienen un desafío de adecuar el pensamiento tradicional de su función, para adecuarlo a los nuevos modos de un accionar moderno, es decir, tendrán que modificar su cultura para adecuarla a los nuevos ambientes desarrollar las fases de planeamiento, dirección y control a la luz de los nuevos ambientes. ▪ LA CREATIVIDAD: Es la capacidad del administrador de imaginar respuestas a problemas que se le presentan a diario en su organización, deberá estar presente en todas las fases que integran el proceso, planear dirigir y controlar. ▪ NECESIDAD DE CAMBIOS EN LA CULTURA DEL ADMINISTRADOR: Hoy se hace necesario que los administradores se planteen la necesidad de cambios en sus estilos culturales de gestión, ya que podrían ser contrarios a las nuevas orientaciones señaladas por el campo académico, político, económico y social. 7/Impacto y costos ambientales que genera la organización: IMPACTO AMBIENTAL: Un impacto ambiental puede definirse como una actividad que produce una alteración en el medioambiente o en algunos componentes de los mismos. ▪ Favorables: Si el efecto se traduce en un beneficio para el medioambiente ▪ Desfavorable: Si se materializa en un prejuicio para el medio ambiente. Contaminación. EL COSTO MEDIOAMBIENTAL: La reducción de costos es uno de los factores a la hora de considerar una mejora del comportamiento medioambiental en la administración de las organizaciones. Pueden ser clasificados en dos tipos de costos: ▪ Costos Medioambientales internos: Incluye a todos aquellos costos que generan un impacto de tipo económico o financiero en la organización. ▪ Costos Medioambientales externos: Puede producir un costo ocasionado por una consecuencia de una cultura organizacional mal arraigada. 9/Administración para generar la ventaja competitiva: La ventaja competitiva consiste en ser mejor que los competidores cuando se trata de hacer cosas valiosas para los clientes. Una organización logra una ventaja competitiva al adoptar enfoques de su administración que generen satisfacción a los clientes a través de cuatro caminos básicos. ▪ COMPETITIVIDAD EN COSTO: Consiste en orientar la administración de la empresa hacia los objetivos de una manera de poder disminuir y mantener bajos los costos de sus productos (Bienes  y Servicios), para así poder lograr una ventaja competitiva frente a los competidores, ofreciendo precios atractivos a los clientes. ▪ COMPETITIVIDAD EN CALIDAD: Generalizando, es posible afirmar que el cliente formula su juicio en base a la calidad de los bienes y servicios que consumen. Por eso para tener una ventaja en calidad, las empresas deberán ser capaces de obtener una excelencia en sus productos. ▪ COMPETITIVIDAD EN VELOCIDAD: Muchas veces un buen servicio carece de valor cuando no es oportuno o llega en un tiempo que para entonces ya es inútil o poco aprovechable para el usuario. Por ello se hace necesario que la empresa tenga una capacidad en velocidad frente a los productos que ofrece. ▪ COMPETITIVIDAD EN INVASIÓN: La innovación implica la introducción de “Nuevos” bienes y servicios al mercado permitirá otorgar a la empresa un poder de mercado, pero temporal, que le producirá beneficios extraordinarios hasta que la imitación de las otras empresas restablezca el equilibrio. 10/Administración de calidad: Las normas ISO promueven la adaptación de un sistema de administración orientado a procesos para la búsqueda de la calidad en la satisfacción de necesidades y expectativas del usuario. ▪ CONCEPTO DE CALIDAD: Desde una aceptación vulgar, es decir que un objeto o servicio tiene calidad equivale a afirmar que posee una cualidad que lo apartan de lo común, que de algún modo lo hacen más excelentes y que le dan una cierta distinción respecto a los demás. ▪ CONCEPTO DE CALIDAD: DE LAS NORMAS ISO: Calidad es la facultad de un conjunto de características inherentes de un producto, sistema o procesos para cumplir los requisitos de los clientes. >Objetivos para la calidad de clase mundial: ▪ PROPORCIONAR UN SERVICIO BÁSICO: El cliente de un servicio espera competencia, responsabilidad, respeto por lo prometido y explicaciones. ▪ CONFIABILIDAD: La confianza es algo que para construirse necesita de tiempo y conductas determinadas, pero para perderlo solo basta poco tiempo y una sola conducta equivocada. ▪ ESCUCHAR A LOS CLIENTES: Es importante aprender de los clientes para lo cual es necesario desarrollar un sistema de información sobre la fidelidad de la clientela y la calidad del servicio. ▪ ESCUCHAR A LOS EMPLEADOS: Es importante conocer que piensa los empleados. Los que están en contacto con el cliente, los que ven y saben cómo se deteriora el servicio a través de quejas o reclamos. ▪ PONERSE EN LUGAR DEL CLIENTE: Si no se es justo con el cliente, este puede no volver nunca y además comentar lo que ha vivido provocando así un deterioro en la organización. ▪ SUPERAR LAS EXPECTATIVAS DEL CLIENTE: Las organizaciones deberán generar confianza al cliente, es importante destacar que un cliente busca un bien para satisfacer necesidades y expectativas. Unidad 6 / MODELO DE FUNCIONAMIENTO definición modelo: puede expresarse como la representación simplificada de la realidad. Es considerado como un ejemplar propuesto y seguido por una o varias personas para ejecutar una cosa. Tipos: Concepto: El modelo de funcionamiento de una organización constituye un instrumento a través del cual la organización puede hacer real el logro de sus fines, es un medio muy importante del que se vale para su sustentabilidad y logro de objetivos. Distinción entre organización, modelo de funcionamiento y organigrama: Lo trascendente es la organización, lo circunstancial es su modelo de funcionamiento, y el organigrama es la expresión gráfica de una posición estática del modelo. Primero nace la organización y luego se crea una forma de funcionamiento circunstancial y acorde a sus fines. Lo trascendente es la organización, lo circunstancial es su modelo orgánico de funcionamiento, y el organigrama es la expresión gráfica de una posición estática del modelo. 1/Concepto: El modelo de funcionamiento de una organización se puede definir como, un conjunto de partes vinculadas a través de un sistema de relaciones, formando un todo armónico y coordinado.  2/Elementos componentes: UNIDADES ORGANIZATIVAS: conjunto de funciones y tareas homogéneas, que cierran un proceso, desarrolladas por un grupo de personas bajo la dirección de un responsable. Definimos como Unidad Organizativa a cada uno de los Centros, Departamentos, Institutos, Servicios, Secciones, Vicerrectorados, etc. ORGANIZACIÓN PARTE O UNIDAD ORGANIZATIVA Municipalidad Dirección de Tránsito Restorán División Cocina Empresa de Transporte Taller mecánico Gobierno Provincia de Salta Ministerio de Justicia.. Está compuesta por 3 elementos: el proceso (tareas y funciones), las personas (empleados que desarrollan las tareas) y el responsable (jefe, director, etc.) En una “municipalidad podríamos señalar que una de sus unidades organizativas es “La dirección de tránsito” ▪ El Proceso o Subproceso: Son las tareas y funciones que se llevan a cabo en ella. Funciones y tareas Viales ▪ Las Personas: Son los empleados que desarrollan distintas tareas y funciones. Policías de control y la organización de tránsito. ▪ El responsable: Son los administradores de cada unidad organizativa. Director de Tránsito. ▪ Puesto de Trabajo: Es el conjunto de tareas y funciones que desarrolla una persona dentro de una unidad organizativa. LAS RELACIONES: los modos en que se vincularan todas y cada una de las unidades organizativas, permitiendo así lograr un conjunto armónico, en el que cada miembro está relacionado de una y otra forma con todos los otros miembros. Tipos de relaciones: Existen varios tipos de relaciones: ▪ Relación de línea: relación de persona a persona, son las que definen niveles jerárquicos de autoridad en un modelo de funcionamiento. ▪ Relación asesora “Staff”: Este tipo de relación no define nivel jerárquico de autoridad, ya que su misión es la de brindar el apoyo a las unidades de línea. ▪ Relación Funcional: Esta relación otorga a una persona o unidad organizativa una facultad  de autoridad sobre una función o grupo de funciones, pueden estar ubicadas en cualquier nivel jerárquico de autoridad. 3/Clases de unidades Organizativas: ▪ UNIDAD DE LÍNEA: Son todas aquellas unidades que se encuentran vinculadas por las relaciones de autoridad de línea. Sin ellas no podría existir el modelo de funcionamiento UNIDAD DE ASESORA: Se encuentran vinculadas por las relaciones autoridad asesora a una unidad de línea para poder aconsejarla. Sin ellas si podría existir el modelo de funcionamiento. UNIDAD DE SERVICIO: tiene como misión prestar servicio o apoyo especial a todas las otras unidades de línea. Se puede situar en cada unidad, o en una sola unidad de servicio. Sin ellas si podría existir el modelo de funcionamiento. UNIDAD 7: PRINCIPIOS BASICOS DEL DISEÑO DE MODELOS 1/ Principios relevantes DIVISIÓN DE TRABAJO: implica reconocer que la actividad global del oro. debe sub dividirse en tareas menores, de modo de poder asignarlos a las unidades organizativas, y posteriormente a personas diferentes para su realización. INTEGRACIÓN DE TAREAS: realizar tareas o actividades, y ser capaz de unirlas y asociarlas a un resultado para hacer posible la misión global. UNIDAD DE MANDO: Su objetivo es evitar que surjan conflictos de competencias, normas contradictorias, dificultades de coordinación o duplicidad de ordenes en las unidades organizativas y el modelo de funcionamiento NIVEL JERÁRQUICO: Es importante tener presente los niveles de jerarquía a la hora de diseñar el modelo de funcionamiento. Permitirá identificar cuáles son las unidades organizativas a las que deberemos obedecer y cuáles será a las que podremos gobernar.  TRAMO DE CONTROL: Se llama tramo de control al número de subordinados que dependen de un jefe o superior. Tramos Cortos: Si se opta por el camino de tramos cortos el modelo podrá adquirir un diseño más vertical o piramidal por el hecho de contener mayor cantidad de niveles jerárquicos. Tramos Amplios: Si se opta por el camino de tramos cortos el modelo podrá adquirir un diseño más horizontal por el hecho de contener menor cantidad de niveles jerárquicos. DELEGACIÓN: Significa la asignación de autoridad y responsabilidad, para la toma de decisiones, a un subordinado de algún nivel jerárquico inferior. 2/Criterios de división e integración del trabajo: El trabajo global que pretende alcanzar la organización tiene que ser subdivido con criterios compatibles a su dimensión y objetivos que persigue, esto también se expresa con el nombre de “Departamentalizar la organización en unidades más pequeñas”. DIVISIÓN POR FUNCIONES: Consiste en la agrupación de las actividades de una organización según la función desarrollada por la unid organizativa. Los trabajos están divididos y agrupados de acuerdo a su patrón de función u habilidades. del oro, producción, finanzas, contabilidad… DIVISIÓN POR PROCESOS: Consiste en la agrupación de las tareas tomando como referencia los  procesos de fabricación y/o las secuencias de operaciones necesarias para la producción de un bien o servicio DIVISIÓN POR PRODUCTOS: En donde todas las funciones que son necesarias para la producción de algún servicio, están integradas bajo una unidad organizativa. Depto. DIVISIÓN POR CLIENTES: En donde la división es realizada en base a la topología y características de los clientes. Ej. Universidades, hospitales DIVISIÓN POR ZONAS GEOGRÁFICAS: En donde la creación de las unidades organizativas es realizada teniendo en cuenta el área geográfica en donde esta se desenvuelve. Ej. Sucursales de bancos o supermercados DIVISIÓN POR TIEMPO: En donde la división y la agrupación del trabajo es realizada tomando como referencia el patrón del tiempo.  DIVISIÓN POR SIMPLES NÚMEROS: Consiste en agrupar un determinado número de personas que van a realizar una misma tarea y ponerlas bajo la supervisión de un responsable. DIVISIÓN MATRICIAL: Las unidades están divididas y agrupadas teniendo en cuenta la funcionalidad y el proyecto que realizan, a su vez, están constituidas de tal forma que puedan ser controladas por dos responsables DIVISIÓN MIXTA: Conforman unidades organizativas en donde se utiliza conjuntamente varios de los criterios de división mencionados. UNIDAD 8: MEDIOS DE EXPRESION DEL MODELO DE FUNCIONAMIENTO 1/ Concepto de Organigrama: Es la representación gráfica del modelo de funcionamiento de una organización, ofrece una visión inmediata, estática y resumida de la forma en que se relacionan las partes del modelo de una organización, posibilitando así conocer cómo se distribuirán las personas y el trabajo. 2/Ventajas y Desventajas VENTAJAS: O Razones de su utilización Como medio de información: - Muestra una visión macro del funcionamiento de una organización, el modo en que se relaciona todas y cada una de las partes, la posición de los miembros y la delimitación de sus responsabilidades y área de trabajo. - Facilitan la orientación de los recién llegados a la organización. - Permite programar líneas de promoción o de recompensas y castigos. - Es un estándar que facilita el control y la mejora continua. - Brindan a las personas ajenas a la organización una visión general de su forma de funcionamiento. Como instrumento de análisis: - Revela posibles anomalías de una organización: Desequilibrio - Explica fallas de control internos y desequilibrios estructurales del funcionamiento. - Muestra ausencia de unidad de mando. - Permite una visión macro global de diferentes tipos de información: Presupuestos, remuneraciones, dotación de personal, etc. DESVENTAJAS: Mayormente son por la mala utilización. - Impiden presentar una información detallada del funcionamiento de un modelo. - No representan los aspectos dinámicos del modelo de funcionamiento. - Simplifica la compleja realizada de las relaciones de una organización. - No son actualizados periódicamente - Pueden generar descontento entre personas susceptibles por cuestiones de “Status”. - Favorece la rigidez, el inmovilismo, y la generación de compartimentos estancos. - No puede describir de manera detallada las misiones y funciones de las unidades organizativas. - Suponen un costo en dinero y tiempo para su diseño y mantenimiento. 3/Requisitos de un organigrama CLARIDAD: Obliga a que su diseño se oriente solo a mostrar un tipo de información que no requerirá de explicaciones adicionales para su comprensión. De igual modo que una fotografía. UNIFORMIDAD GRAFICA: Obliga a que su diseño sea uniforme en todo sentido. Las figuras o relaciones diferentes pueden generar interpretaciones diversas. ACTUALIDAD: Obliga a que cada organigrama lleve siempre “La fecha de elaboración”. Podrá impedir interpretaciones erróneas del instrumento. 4/Técnicas del diseño del organigrama Generalmente los organigramas se presentan como un conjunto de figuras geométricas enlazadas entre sí por una serie de líneas. Se pueden distinguir dos elementos. 1. Las Figuras: Tradicionalmente se identifican con rectángulos, esto no implica reconocer que existan organigramas que tengan figuras como cuadrados, círculos o triángulos. Cualquier sea el tipo de figura se recomiendan utilizar la misma en todo el desarrollo Tamaño: No existe un tamaño estándar, todo dependerá del espacio o de la necesidad propia del diseño, se recomendaría utilizar el mismo tamaño en todo el desarrollo, y en caso de faltar espacio reducir los mismo, siempre y cuando se mantenga el principio de que a un mismo nivel jerárquico se utilice igual el tamaño de figura Información: Denominación de unidades organizativas, Denominación de cargos. Nombre de personas, Cantidad o dotación de personal, Denominación de puesto de trabajo, Presupuestos asignados. 2. Las líneas: Tamaño: Deben dibujarse de una sola dimensión o grosor en todo el organigrama. Deberán partir del corte de la figura superior y llegar al centro de la figura inferior, diseñadas en un alguno de 90º. Información: Brinda información en cuanto a la forma en que se vinculan todas y cada una de las unidades organizativas. El modo en que se relacionan formalmente los miembros que integran a la organización. Informan sobre las relaciones de autoridad que existen en una organización. De línea, asesora y funcional Niveles jerárquicos: Un correcto organigrama debe poseer un diseño que muestre claramente los diferentes niveles jerarquía. Será recomendable entonces, definir el mismo espacio grafico para todos los niveles jerárquicos de un organigrama manteniendo la uniformidad cuando sea posible Equilibrio Grafico: Las figuras no pueden colocarse en una forma antojadiza, debe respetarse en todo momento el principio de equilibrio gráfico.  Niveles jerárquicos: Un correcto organigrama debe poseer un diseño que muestre claramente los diferentes niveles jerarquía. Será recomendable entonces, definir el mismo espacio grafico para todos los niveles jerárquicos de un organigrama manteniendo la uniformidad cuando sea posible. Equilibrio Grafico: Las figuras no pueden colocarse en una forma antojadiza, debe respetarse en todo momento el principio de equilibrio gráfico. 5/Clases De Organigramas Por su finalidad: ▪ Informativos: Aquellos que fueron diseñados con el fin de ser puestos a disposición de todo público, deberá presentar una información general de la organización ▪ Analíticos: Aquellos que fueron diseñados con el fin de ser analizados por personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos. ▪ Formal: Aquellos que fueron creados y diseñados bajo una formalidad establecida, deberán contar con el instrumento de su aprobación. ▪ Informal: En contraposición del formal Por su disposición gráfica: ▪ Vertical: La forma más difundida y común en organigramas, en este tipo de organigrama la mayor jerarquía se encuentra situada en la parte superior y las otras unidades se ubican desde arriba hacia abajo, en orden decreciente de autoridad. ▪ Horizontal: También conocida pero menos difundida, en donde la unidad de mayor jerarquía se sitúa a la izquierda de la hoja del diseño, y las otras unidades se ubican de izquierda a derecha, en orden decreciente de autoridad  ▪ Circular: En donde la unidad organizativa de mayor jerarquía se encuentra situada en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno representa un nivel de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos. Por su área de aplicación: ▪ General: Busca representar el modelo hasta un nivel que permite ser graficado de una manera comprensible en el espacio físico elegido. ▪ Parcial: Es utilizado en grandes organizaciones como en Universidades en donde las generales no llegan a cubrir todos los departamentos, divisiones, etc.  Por el tipo de información que brindan las figuras: ▪ Denominación de unidades organizativas: La información que se incorpora a las figuras, busca denominar a la unidad organizativa. ▪ Denominación de puestos responsables: En donde las figuras llevan el nombre dado al puesto responsable de la unidad organizativa. ▪ Denominación de puestos de trabajo: Tienen como objetivo brindar información sobre la identificación de los puestos. ▪ Nombre de Personas: Se utiliza en combinación con el de tipo “Denominación de puestos responsables” para identificar a la persona. ▪ Cantidad de Personal: Tiene como finalidad informar cómo está distribuido el personal de la organización en cada unidad organizativa.  ▪ Asignación presupuestaria: Tiene como finalidad informar cómo está distribuido el capital global o financiero. ▪ Información Mixta: Producto de la combinación de dos o más tipos de informaciones ya señaladas que pueden brindar las figuras. Los manuales pueden ser definidos como la expresión formal escrita de todas las informaciones, normas e instrucciones necesarias para operar en cada una de las partes, unidades o sectores del modelo de funcionamiento adoptado. Representan verdaderas guías escritas que tienden a encaminar los esfuerzos de los miembros de la organización hacía la dirección adecuada. Unidad 10 / PLANEAMIENTO >Concepto de planeación: Es una toma de decisiones en forma anticipada que guiaran las acciones a ser desarrolladas en un escenario futuro, lo que implicara seleccionar entre diversos caminos para el logro de los objetivos. >Planeamiento: Comprende un conjunto de tareas que están contenidas en el proceso de planeamiento. >Plan: Será el resultado obtenido del “Proceso de Planeamiento”, y por lo tanto es un instrumento escrito. >Planeamiento formal e informal< ▪ Planeamiento formal: El desarrollo consiste un proceso que genera resultados que traducen en instrumentos escritos que se denominan planes. Planeamiento Informal: Es el cual no se escribe o se deja escrito nada, se comparten poco o nada los objetivos con otras personas de la organización >Proceso de planeamiento ▪ Necesidad de la planeación: Es la percepción de una necesidad de actuar, una necesidad de provocar una situación favorable para evitar una desfavorable para la organización Proactivas: Aquellas que son capaces de percibir con suficiente anticipación las oportunidades Reactivas: Todo lo opuesto a las proactivas, enfrentándose a los problemas cuando realmente se les presentan. ▪ Definición de objetivos tentativos: Consiste en definir la situación futura que, implica fijar objetivos, se denominan tentativos, porque su carácter es provisional. ▪ Análisis situacional interno y externo: Consiste en tratar de conocer con mayor precisión posible las condiciones actuales de la organización. ▪ Establecimiento premisas: Las premisas son suposiciones sobre el ambiente futuro en el que los planes han de ejecutarse. ▪ Formulación de líneas de acción alternativas: Para conseguir algún objetivo, en principio, existen diversas alternativas. ▪ Selección de la mejor alternativa posible: Se deberá selecciona un curso de acción que se supone será el mejor de los posibles definido en la etapa anterior ▪ Especificación y asignación de objetivos definidos: Seleccionado el o el mejor curso de acción, se estará en condiciones de especificar los objetivos que ahora se consideran definitivos. ▪ Incorporación del sistema de control: Es necesario comprender que los resultados del proceso de planeamiento, ser incorporaran como entradas del sistema de control de una organización. >Resultados de los planes >Los planes: El resultado del proceso de planeamiento se materializa en los planes, es decir, se materializan en un documento escrito que especifica los cursos de acción que la organización seguirá >Clasificación de planes: Tipos de planes según el grado de detalle: ▪ Objetivos: Son la razón de ser de la planificación, describen metas hacia donde las acciones y los esfuerzos de las personas estarán dirigidos. ▪ Reglas: Es una norma que implica orden para realizar o no alguna acción, tiene una característica de rigidez. ▪ Política: Constituyen un marco de referencia que guían el pensamiento en la toma de decisiones de los miembros. ▪ Procedimientos: Son una serie cronológica de acciones o pasos necesarios que sirven de guía para llevar a cabo una determinada tarea, función u objetivo. ▪ Presupuestos: Este tipo de plan se expresa en términos numéricos. Establecen numéricamente, tanto los objetivos concretos como los límites en los que debe moverse las actividades de una organización o parte de ella. ▪ Estrategia: Este tipo de plan busca definir a priori la posición y orientación que deberá adoptar en el futuro la organización teniendo en cuenta el entorno interno y externo Tipos de planes según su uso: ▪ Planes de una sola utilización: Son aquellos planes como los de “Presupuestos” que no tienen el carácter de ser utilizado para un nuevo periodo futuro. ▪ Planes de utilización permanente: Son aquellos planes como “Políticas” que tienen carácter permanente por que pueden ser utilizados por varios periodos. Tipos de planes según el horizonte de planificación: En función del marco temporal puede ser: ▪ Planes a largo plazo: Aquellos planes que incluyen un periodo que supera los tres y cinco años. ▪ Planes a corto plazo: Aquellos planes que oscilan entre meses y un año.  ▪ Planes a medio plazo: Aquellos planes que se sitúa entre los dos extremos Tipos de planes según la amplitud de enfoque o niveles: ▪ Nivel Estratégico: Es el más elevado, establecen los grandes objetivos y las líneas de acción de la organización. ▪ Nivel Táctico: Tienen como objetivo traducir las metas amplias de la planificación estratégica, en metas intermedias que estarán a cargo las unidades organizativas. ▪ Nivel Operativo: Comprende la planificación de las actividades y operaciones que se desarrollaran día a día, semana a semana, o cliente a cliente, y por lo tanto su horizonte temporal será de “Corto Plazo”. >Planeamiento como un sistema Considerando los tres niveles de planeamiento explicados en el punto anterior, se podría explicar el planeamiento como un sistema en donde los resultados o salidas de cada sub-sistema representan entradas de los otros sub-sistema. >Los objetivos Son la razón de ser de la planificación, describen metas hacia donde las acciones y los esfuerzos de las personas estarán dirigidos. Características básicas Ser medible: El objetivo debe tratar de expresar de una forma clara y concreta que es lo que se quiere alcanzar. Ser realizable: El objetivo debe establecerse con la finalidad de poder ser alcanzado. Ser flexible: El objetivo debe poder ser modificado si surgen acontecimientos no previstos. >Jerarquía de objetivo: Los objetivos de una organización no tienen la misma jerarquía en todo su modelo de funcionamiento, se van desagregando”. >Ventajas y desventajas de la planeación Ventajas - Evita decisiones precipitadas y que todo se convierta en algo “Urgente”. - Hace posible el CONTROL, ya que, sin un plan previo, el control no tiene sentido. - Reduce las duplicaciones y superposiciones de esfuerzos. - Representa la guía para hacer posible la coordinación y armonización de los esfuerzos individuales. - Facilita la delegación de tareas y decisiones. Desventajas - El tiempo: La planificación requiere de tiempo para elaborar una planificación con la velocidad y oportunidad. - La rigidez: La presencia de una planificación tiende a reducir la flexibilidad de las acciones, de la iniciativa y de la capacidad de las personas de orientarse a soluciones distintas. - Restricción de la iniciativa: Esta desventaja está asociada al grado de flexibilidad y detalle con que sean elaborados los planes. - Costos: Toda planificación ocasiona un costo en términos de tiempo y dinero. >Control: >Naturaleza del control: El control es el proceso, el instrumento o el medio para que un administrador pueda saber de manera oportuna si la acción de la organización se viene realizando según lo previsto, es decir, según lo planeado. >Conceptos básicos: El control es básicamente un conjunto de actividades que brindan información para permitir la corrección oportuna de las desviaciones del lo planeado. >Proceso de control: Etapas de control ▪ Establecer normas de control, estándares o indicadores de desempeño: Se hace necesario establecer unos estándares de control, ya que funcionaran como paramentos de comparación para evaluar el desempeño real. ▪ Medir el desempeño real: Una vez establecido los estándares, se requerirá de algunos medios de información para permitir medir el desempeño real, los cuales derivan de las siguientes fuentes. - Información escrita: Aquellas echas por escritura, ya sea manual o por ordenadores.  - Información oral: Aquellas que pueden ser realizada de una forma oral al final de cada jornada entre un superior y sus colaboradores. - Observación personal: Es básicamente es observar personalmente lo que los empleados y clientes pasan y sienten dentro de una organización ▪ Comprar entre estándares y desempeño real: Es la comparación entre el desempeño real de la organización con los estándares que han sido planeados. Identificar desviaciones y analizar sus causas: No solo deberá identificar las desviaciones, sino que deberán definir cuales se consideran aceptables y cuáles no, para así de esta forma tomar una medida correctiva eficiente. ▪ Tomar medidas correctivas: Tiene que ver con tomar medidas correctivas de una forma oportuna sobre las desviaciones que se consideraban no aceptables. >Principios de un control efectivo Armonizar con los planes: Es necesario que el control responda con los estándares proyectados, como así también a las características planeadas. Oportunidad del control: Debe ser oportuno, es decir, debe ser capaz de señalar las desviaciones en un momento en el que todavía sea posible aplicar las acciones correctivas. Economía del control: Tiene la idea de que los controles generen beneficios superiores a los costos que los mismos ocasionan para quedar constituido. Comprensible y aceptable: Es importante que los miembros de una organización entiendan con claridad el propósito del sistema de control. Objetivo: Que el control sea objetivo, puede llegar a permitir la disminución de las suspicacias del personal involucrado en los controles. Consistente con la cultura de la organización: Las particularidades. conocimientos, destrezas y habilidades de los miembros, deberán tenerse presentes para poder hacer coherentes los sistemas de control. Orientado a puntos críticos o estratégicos de control: Tiene que ver con prestar mayor atención y dedicar más tiempo y recursos a los factores necesarios, para el cumplimiento de los objetivos o estándares perseguidos. Preciso: El control debe generar acciones correctivas precisas, ser la base para que la organización reaccione oportunamente para corregir las desviaciones. >Control y mejora continua: Control y mejora continua: Cuando tratamos de ejercer el control, la mejora ocurre de forma natural; así mismo cuando tramos de efectuar la mejora comprendemos de forma natural la importancia del control. >instrumentos de control: Son métodos o herramientas que permiten, expresar mejor o de modo más ordenado datos o informaciones de manera de poder por ejemplo separar lo relevante de lo irrelevante Diagrama de Pareto: Es una gráfica para organizar datos de forma que estos queden en orden descendente, de izquierda a derecha y separados por barras. Permite, pues, asignar un orden de prioridades.  Diagrama de Gantt: Es una popular herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total Determinado Diagrama causa efecto Punto de equilibrio: Es un instrumento grafico o analítico que busca determinar en qué nivel, los costos, se igualan con sus ingresos totales, de manera que en dicho nivel no se generen ni perdidas ni ganancias. Unidad 7 / DIRECCION Y LIDERAZGO >Naturaleza de la dirección > Concepto y procesos relevantes: Se puede definir a la dirección como un proceso de influencia en las personas para lograr que contribuyan a alcanzar los objetivos de una organización. >Variables que inciden en el desempeño individual: Pero para ellos, se deberá tener en cuentas algunas variables que inciden en el desempeño individual de las personas. Atributos Personales: La capacidad, conocimientos y habilidades en torno al ambiente de trabajo. Esfuerzo laboral: La voluntad y calidad con que se brinda el cumplimiento de sus responsabilidades Apoyo organizacional: Aquellas oportunidades que le ofrece la organización, para facilitar el cumplimiento de sus responsabilidades. >Liderazgo El liderazgo es el conjunto de capacidades que una persona tiene para influir en la mente de las  personas o en un grupo de personas, haciendo que este equipo trabaje con entusiasmo, en el logro de metas y objetivos organizacionales. Distinción entre el liderazgo y dirección: La diferencia radica en que el liderazgo motiva a los seguidores, mientras que la dirección se limitar a fijar pautas, objetivos, etc. El liderazgo es tan solo uno de los componentes de un concepto más amplio llamado “DIRECCION”. El liderazgo en las normas ISO 9000:2000: Los líderes establecen unidad de propósito y dirección a la organización: Ellos deberían crear y mantener un ambiente interno, en el cual el personal pueda llegar a involucrarse totalmente en la consecución de los objetivos de la organización. El Liderazgo y la motivación: Todos los miembros no tienen la misma voluntad de actuar a favor de la organización. comprender la motivación de los empleados se podría apreciar mejor lo que los mismos piensan y entender el porqué actúan como lo hacen. Poder y Liderazgo: El poder es central para la realización de un liderazgo eficaz. La capacidad de influir sobre otras personas dependerá de la cuta de poder que posea el líder. Se hace necesario hacer mención sobre las fuentes de poder: Autoridad Formal (Aquella que surge de la organización formal. El jefe.) Control sobre recompensas Control sobre castigos Características personales (del líder que atraen a sus colaboradores), Pericia Autoridad Formal También denominado poder legitimo, es la que surge de la organización formal, de la autoridad que posee un superior sobre un subordinado o colaborador, por ejemplo el Director de Tránsito de una municipalidad le da instrucciones a los policías de Tránsito de cómo organizar la circulación de vehículos durante un determinado evento deportivo. Control sobre las recompensas, está Fuente de poder También denominada "poder de recompensas, implica que el lider que tiene el control de las recompensas puede influir con mayor Facilidad en sus colaboradores pero También puede ser una Fuente de injusticias, cuando las recompensas están orientadas por subjetividades. Control sobre castigos También denominada "poder de coerción", significa que el lider se reserva el control de los castigos o sanciones a su colaboradores, lo que hace que estos traten de cumplir para evitar los mismos. Características personales También denominada "poder referente", Tiene que ver con las características personales de un líder que atraen a sus colaboradores, éstos pueden llegar a cumplir con determinadas acciones por admiración o por simpatía personal Pericia un líder que cuenta con cierta experiencia, con determinadas conocimientos y/o habilidades. especiales, genera una mayor influencia hacia sus colaboradores, y las personas buscan cumplir por que sienten confianza por sus conocimientos y experiencias, creen que pueden aprender de él o alcanzar el nivel de conocimientos y habilidades que perciben del líder