Registros y Tipos de Compras

Registros de Compras

• Los documentos de compra son cruciales para determinar las ventas.
• Se deben recopilar facturas, guías de despacho, notas de ventas, transferencias, compras por WhatsApp, aplicaciones, etc.
• Se debe crear una buena relación con el propietario, gerente o encargado del establecimiento para obtener la información completa.

Tipos de Compras

• Compras directas: Al fabricante o distribuidor autorizado
• Compras indirectas: De distribuidores, mayoristas u otros

Revisión de Facturas

• Las compras se toman para períodos mensuales (30 días).
• Revisar las compras realizadas por medios digitales como WhatsApp, aplicaciones, páginas web y correos electrónicos.

Procedimientos para la Revisión de Facturas

• Determinar fechas: De la auditoría anterior hasta la actual
• Seguimiento: de los volúmenes de las compras documentadas vs. las no documentadas.
• Identificar proveedores: Todos los proveedores de mercadería deben ser identificados.
• Archivar información: Registrar información en el formato 185 para facilitar el acceso.
• Ajustes: Utilizar el calendario para realizar ajustes más precisos en las compras.
• Registrar compras documentadas: Registrar todas las facturas, notas de venta, notas de crédito, registros diarios de compra, compra de medios digitales como compras documentadas.
• Registrar ajustes: Registrar las compras obtenidas por medios digitales como ajustes.
• Marcar documentos: Marcar físicamente cada factura o registro para asegurar su revisión.
• Gestionar créditos: Gestionar créditos para las devoluciones y transferencias de mercadería. Consultar la documentación con el colaborador.
• Ordenar documentos: Ordenar la documentación por fecha, proveedor o producto.
• Seguimiento de facturas: Realizar un seguimiento por fecha de las facturas encontradas vs. las esperadas.
• Calidad y profesionalismo: Mostrar alta calidad y profesionalismo en la recopilación de información.
• Supervisión: La calidad del trabajo será medida y evaluada por el jefe directo.
• Facturas omitidas: Incluir las facturas omitidas del período anterior a través de un ajuste.
• Documentación adaptable: La documentación puede variar según el tipo de negocio.
• Productos exclusivos: Excluir los productos de marcas propias de los supermercados y automercados.

Verificación de Documentos de Compra

• La información a considerar en los documentos de compra son:

  • Fecha de entrada: Es el punto de partida para la verificación.
  • Productos contenidos: Identificar los productos en estudio.
  • Cantidad de unidades de compra: Verificar y registrar la cantidad de unidades de compra de cada producto.

• Marcar documentos: Marcar los documentos con un delta circulado para identificar su revisión.

• Gestionar créditos: Asegurar que los créditos correspondan al período de estudio para evitar ventas negativas.

• Devoluciones: Solo registrar las devoluciones del período actual.

Documentación como Crédito

• Mercadería devuelta: Mercadería devuelta al fabricante o mayorista.
• Mercadería cambiada: Mercadería cambiada por otra.
• Transferencia: Transferencia a otros establecimientos.

Mercadería Consumida

• No se considera como crédito o devolución la mercadería consumida por el dueño del establecimiento.
• Excepción: Se debe registrar la compra de productos exclusivamente para consumo del colaborador, solo en la boleta.

Área de Trabajo

• Los documentos de compra son propiedad del establecimiento.
• No se permite sacar los documentos fuera del área del establecimiento.

Ajustes

• Motivos para realizar ajustes:
  • Falta de documentos de compra.
  • Omisión de documentación.
  • Mercadería omitida en el inventario anterior.
  • Error del auditor en la visita anterior.

Tipos de Ajustes

• Sin documento: Registrar la información de compras sin la documentación para precisar el número de documentos faltantes y las cantidades de compras realizadas.
• Factura omitida (FO o NOP): Registrar las compras omitidas del período anterior como ajustes del período actual.
• Stock omitido EOP: Registrar el Stock omitido para incrementar el inventario anterior.
• Transferencia de item CEP: Ajustar los datos del período anterior en los ítems correctos del período actual.

Procedimiento para el ajuste CEP

• Identificar el ítem erróneo o inexistente.
• Aplicar un crédito por la cantidad del inventario previo.
• Dar de alta el ítem correcto si no existe.
• Transferir la cantidad del inventario anterior del ítem erróneo al correcto.
• Registrar inventario, compras y ventas en el ítem correcto.
• Agregar un comentario al ítem correcto y al erróneo para justificar los cambios.

Este cuestionario aborda los registros de compras y su importancia en la determinación de ventas. Se discutirá sobre los tipos de compras y los procedimientos para la revisión de facturas. Además, aprenderás cómo recopilar información de manera efectiva y clasificar proveedores.