Registros y Tipos de Compras

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Questions and Answers

¿Qué tipo de documentación debe ser registrada como Compra Documentada?

Factura de compra (correct)

Reporte de personal

Análisis de mercado

Plan de ventas

¿Cuál es un método correcto para asegurar que cada factura fue auditada?

Guardar las facturas en una carpeta digital

Hacer fotocopia de las facturas

Informar verbalmente al colaborador

Marcar cada factura con un signo Delta encerrado en un círculo (correct)

Al realizar auditorias, ¿qué aspecto es esencial para detectar facturas faltantes?

Conocer el presupuesto de la tienda

Contar el inventario en la tienda

Preguntar al proveedor sobre las facturas

Hacer un seguimiento por fecha de las facturas encontradas vs. las esperadas (correct)

¿Qué debe hacerse con las notas de crédito y las transferencias de mercadería?

Auditar e ingresar como crédito Signup and view all the answers

¿Qué se debe evitar al registrar información basada en la memoria del colaborador?

Hacer ajustes basados en recuerdos sin documentación Signup and view all the answers

¿Cómo se debe organizar la documentación de compras?

Por fecha, por proveedor o producto Signup and view all the answers

¿Qué información debe consultarse con el colaborador referente a los documentos de compras?

La documentación completa requerida Signup and view all the answers

¿Qué se debe hacer con las compras obtenidas por medios digitales?

Guardarlas en una ruta accesible para validaciones futuras Signup and view all the answers

Cuál es la importancia de obtener documentos de compras en el registro de compras?

Permite determinar con exactitud las ventas de productos. Signup and view all the answers

Qué tipo de compras incluye la definición de compras mencionada?

Todos los documentos de entrada de mercadería. Signup and view all the answers

Qué debes hacer si no puedes obtener el 100% de la facturación de los colaboradores?

Convencer amablemente a los colaboradores para obtener toda la información. Signup and view all the answers

Cuál de las siguientes no es una variable a considerar al realizar compras?

La relación que mantienes con los clientes. Signup and view all the answers

Qué tipo de compras requiere seguimiento especial durante la auditoría?

Compras por medios digitales y no documentadas. Signup and view all the answers

Qué se recomienda hacer antes de comenzar la revisión de las facturas?

Determinar las fechas que cubre la auditoría anterior. Signup and view all the answers

Cuál es el propósito de establecer una buena relación con el propietario o gerente?

Para que confíen en la solicitud de documentación de compras. Signup and view all the answers

Qué acción podría facilitar el proceso de obtención de documentos de compras?

Ser amable y mostrar seguridad en las solicitudes. Signup and view all the answers

¿Qué se debe hacer si se omite alguna compra en el periodo anterior?

Incluirla mediante ajuste factura omitida. Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes fechas es la más relevante para el auditor al revisar documentos de compra?

Fecha de entrada o recibido en el local Signup and view all the answers

Al verificar los documentos de compra, ¿qué se debe hacer con los ítems considerados para el estudio?

Marcarlos con un 'visto'. Signup and view all the answers

¿Qué productos deben ser excluidos al considerar compras provenientes de supermercados?

Productos que sean marcas propias de estos. Signup and view all the answers

¿Qué simboliza un delta circulado en la esquina inferior derecha del documento?

El documento ha sido completamente revisado y registrado. Signup and view all the answers

¿Cuál es la primera acción a realizar una vez obtenidos todos los documentos de compra?

Iniciar verificación y registro de la información. Signup and view all the answers

Durante la verificación de un documento de compra, ¿qué debe hacerse con las unidades de cada ítem identificado?

Registrar la cantidad en la pantalla de compras. Signup and view all the answers

¿Cuál es la responsabilidad del Auditor de Campo en relación a la documentación?

Conocer, interpretar y leer la documentación correspondiente. Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes situaciones puede llevar a ventas negativas?

Registro de créditos superiores a la mercadería ingresada. Signup and view all the answers

¿Qué tipo de devolución no debe ser registrada si tiene más de 2 períodos de antigüedad?

Mercadería usada por el dueño del establecimiento. Signup and view all the answers

¿Qué documentación se considera como crédito?

Transferencias a otros establecimientos. Signup and view all the answers

¿Dónde se deben registrar las facturas de compra?

En el área designada del establecimiento auditado. Signup and view all the answers

¿Cuándo se puede sacar un documento de compra del establecimiento?

Con autorización expresa del dueño en casos especiales. Signup and view all the answers

¿Qué acción se debe tomar si faltan documentos de compra durante una auditoría?

Registrar la falta como ajuste en los registros. Signup and view all the answers

¿Cuál es una razón para realizar ajustes en los registros de inventario?

Mercadería omitida en el inventario anterior. Signup and view all the answers

¿Qué debe hacerse si se compran productos que son de exclusividad del consumo del colaborador?

Solo se deben indicar en la boleta. Signup and view all the answers

¿Qué se debe hacer con las compras omitidas en el período anterior?

Se registran como un ajuste de compras del período actual. Signup and view all the answers

¿Qué acción se debe tomar con las facturas omitidas con más de 2 períodos de antigüedad?

Deben ser ignoradas, pero reportadas al AS o QCTE. Signup and view all the answers

¿Qué ocurre al registrar una cantidad en el Campo del ajuste EOP?

Se incrementa el inventario anterior. Signup and view all the answers

Si un ítem se registra de manera incorrecta y no existe, ¿cuál es el primer paso para corregirlo?

Aplicar un crédito por la cantidad del inventario del ítem incorrecto. Signup and view all the answers

¿Qué se debe hacer si se encuentra un negativo en la verificación de un ítem?

Ajustar el inventario anterior si hay certeza de que no se compró. Signup and view all the answers

¿Cuál es el procedimiento correcto para registrar un ítem correcto tras identificar uno erróneo?

Registrar un comentario justificativo en ambos ítems. Signup and view all the answers

¿Qué efecto tiene aplicar un ajuste TI en el inventario?

Incrementa el inventario anterior. Signup and view all the answers

Cuando se transfiere la cantidad de inventario de un ítem erróneo a uno correcto, ¿qué opción debe seleccionarse?

Ajuste Mayorista CEP Signup and view all the answers

Study Notes

Registros de Compras

Los documentos de compra son cruciales para determinar las ventas.
Se deben recopilar facturas, guías de despacho, notas de ventas, transferencias, compras por WhatsApp, aplicaciones, etc.
Se debe crear una buena relación con el propietario, gerente o encargado del establecimiento para obtener la información completa.

Tipos de Compras

Compras directas: Al fabricante o distribuidor autorizado
Compras indirectas: De distribuidores, mayoristas u otros

Revisión de Facturas

Las compras se toman para períodos mensuales (30 días).
Revisar las compras realizadas por medios digitales como WhatsApp, aplicaciones, páginas web y correos electrónicos.

Procedimientos para la Revisión de Facturas

Determinar fechas: De la auditoría anterior hasta la actual
Seguimiento: de los volúmenes de las compras documentadas vs. las no documentadas.
Identificar proveedores: Todos los proveedores de mercadería deben ser identificados.
Archivar información: Registrar información en el formato 185 para facilitar el acceso.
Ajustes: Utilizar el calendario para realizar ajustes más precisos en las compras.
Registrar compras documentadas: Registrar todas las facturas, notas de venta, notas de crédito, registros diarios de compra, compra de medios digitales como compras documentadas.
Registrar ajustes: Registrar las compras obtenidas por medios digitales como ajustes.
Marcar documentos: Marcar físicamente cada factura o registro para asegurar su revisión.
Gestionar créditos: Gestionar créditos para las devoluciones y transferencias de mercadería. Consultar la documentación con el colaborador.
Ordenar documentos: Ordenar la documentación por fecha, proveedor o producto.
Seguimiento de facturas: Realizar un seguimiento por fecha de las facturas encontradas vs. las esperadas.
Calidad y profesionalismo: Mostrar alta calidad y profesionalismo en la recopilación de información.
Supervisión: La calidad del trabajo será medida y evaluada por el jefe directo.
Facturas omitidas: Incluir las facturas omitidas del período anterior a través de un ajuste.
Documentación adaptable: La documentación puede variar según el tipo de negocio.
Productos exclusivos: Excluir los productos de marcas propias de los supermercados y automercados.

Verificación de Documentos de Compra

La información a considerar en los documentos de compra son:
- Fecha de entrada: Es el punto de partida para la verificación.
- Productos contenidos: Identificar los productos en estudio.
- Cantidad de unidades de compra: Verificar y registrar la cantidad de unidades de compra de cada producto.
Marcar documentos: Marcar los documentos con un delta circulado para identificar su revisión.
Gestionar créditos: Asegurar que los créditos correspondan al período de estudio para evitar ventas negativas.
Devoluciones: Solo registrar las devoluciones del período actual.

Documentación como Crédito

Mercadería devuelta: Mercadería devuelta al fabricante o mayorista.
Mercadería cambiada: Mercadería cambiada por otra.
Transferencia: Transferencia a otros establecimientos.

Mercadería Consumida

No se considera como crédito o devolución la mercadería consumida por el dueño del establecimiento.
Excepción: Se debe registrar la compra de productos exclusivamente para consumo del colaborador, solo en la boleta.

Área de Trabajo

Los documentos de compra son propiedad del establecimiento.
No se permite sacar los documentos fuera del área del establecimiento.

Ajustes

Motivos para realizar ajustes:
- Falta de documentos de compra.
- Omisión de documentación.
- Mercadería omitida en el inventario anterior.
- Error del auditor en la visita anterior.

Tipos de Ajustes

Sin documento: Registrar la información de compras sin la documentación para precisar el número de documentos faltantes y las cantidades de compras realizadas.
Factura omitida (FO o NOP): Registrar las compras omitidas del período anterior como ajustes del período actual.
Stock omitido EOP: Registrar el Stock omitido para incrementar el inventario anterior.
Transferencia de item CEP: Ajustar los datos del período anterior en los ítems correctos del período actual.

Procedimiento para el ajuste CEP

Identificar el ítem erróneo o inexistente.
Aplicar un crédito por la cantidad del inventario previo.
Dar de alta el ítem correcto si no existe.
Transferir la cantidad del inventario anterior del ítem erróneo al correcto.
Registrar inventario, compras y ventas en el ítem correcto.
Agregar un comentario al ítem correcto y al erróneo para justificar los cambios.

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Description

Este cuestionario aborda los registros de compras y su importancia en la determinación de ventas. Se discutirá sobre los tipos de compras y los procedimientos para la revisión de facturas. Además, aprenderás cómo recopilar información de manera efectiva y clasificar proveedores.