Hệ Thống Xử Lý Giao Dịch PDF

## Hệ Thống Xử Lý Giao Dịch ### 7.1. Khái niệm **Hệ thống xử lý giao dịch** là hệ thống thông tin được dùng để xử lý các hoạt động kinh doanh hàng ngày của một tổ chức nhằm mục đích: - Xử lý nhanh và hiệu quả các hoạt động tác nghiệp. - Cập nhật thông tin chính xác. - Tạo tài liệu báo cáo. - Hỗ t...

## Hệ Thống Xử Lý Giao Dịch ### 7.1. Khái niệm **Hệ thống xử lý giao dịch** là hệ thống thông tin được dùng để xử lý các hoạt động kinh doanh hàng ngày của một tổ chức nhằm mục đích: - Xử lý nhanh và hiệu quả các hoạt động tác nghiệp. - Cập nhật thông tin chính xác. - Tạo tài liệu báo cáo. - Hỗ trợ ra quyết định. - Tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh. ### 7.1.1. Các đặc trưng của hệ thống xử lý giao dịch Tất cả các hệ thống xử lý giao dịch đều có những điểm chung sau đây: - Xử lý nhanh và hiệu quả một khối lượng lớn dữ liệu đầu vào và đầu ra. - Thực hiện hiệu chỉnh chính xác dữ liệu nhằm đảm bảo rằng các dữ liệu được lưu giữ trong hệ thống là chính xác và có tính cập nhật nhất. - Trong hệ thống xử lý giao dịch luôn tiềm ẩn nhiều vấn đề liên quan đến an toàn hệ thống. - Hệ thống xử lý giao dịch hỗ trợ hoạt động tác nghiệp của nhiều phòng ban bộ phận nên rủi ro xảy ra đối với những hệ thống này có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động của tổ chức. ### 7.1.2. Các hoạt động xử lý giao dịch Tất cả các hệ thống xử lý giao dịch đều thực hiện những hoạt động xử lý dữ liệu cơ bản, thể hiện bằng chu trình xử lý giao dịch sau: 1. Thu thập dữ liệu. 2. Kiểm tra dữ liệu. 3. Hiệu chỉnh dữ liệu. 4. Xử lý dữ liệu. 5. Lưu trữ dữ liệu. 6. Tạo tài liệu báo cáo ### 7.1.3. Các chế độ xử lý giao dịch Một trong những điểm cơ bản nhất để phân biệt sự khác nhau giữa các ứng dụng máy tính là cơ chế xử lý: xử lý theo lô hay xử lý theo thời gian thực. * **Xử lý theo lô (Batch Processing)**, theo đó dữ liệu được tập hợp lại và được xử lý định kỳ. * **Xử lý theo thời gian thực hay xử lý trực tuyến (OLTP - Online Transaction Processing)**, theo đó dữ liệu được xử lý ngay tại thời điểm xảy ra giao dịch. ### 7.1.4. Mục tiêu của các hệ thống xử lý giao dịch Với vai trò và vị trí quan trọng của các Hệ thống xử lý giao dịch, các tổ chức thường đặt ra các mục tiêu cụ thể cho hệ thống này như sau: - Xử lý các dữ liệu liên quan đến các giao dịch: Thu thập, xử lý, lưu trữ và tạo ra các tài liệu liên quan đến các hoạt động kinh doanh hay lặp lại, có tính chu kỳ. - Duy trì một sự chính xác cao cho các dữ liệu được thu thập và xử lý bởi hệ thống: Nhập và xử lý dữ liệu chính xác, không có lỗi là mục tiêu của bất cứ hệ thống xử lý giao dịch nào nhằm tránh lãng phí về thời gian và sức lực cho việc hiệu chỉnh dữ liệu. - Đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu và thông tin: Tất cả các dữ liệu và thông tin được lưu trữ trong các CSDL cần phải chính xác, mang tính cập nhật và phù hợp. - Đảm bảo cung cấp kịp thời các tài liệu và báo cáo: Các hệ thống xử lý giao dịch tự động hóa giúp giảm đáng kể thời gian thực hiện và xử lý các giao dịch nhờ vậy tổ chức có cơ hội nâng cao lợi nhuận (nhận được thanh toán của khách hàng sớm hơn, cải thiện dòng tiền của tổ chức...). - Tăng hiệu quả lao động: Sử dụng hệ thống xử lý giao dịch tự động hóa nhằm mục đích giảm nhu cầu về nhân lực xử lý giao dịch và các trang thiết bị làm việc. - Tạo ra các hình thức dịch vụ gia tăng giá trị: Đây là một trong các mục tiêu mà tổ chức đặt ra cho tất cả các hệ thống xử lý giao dịch. Ví dụ: với các hệ thống trao đổi dữ liệu điện từ EDI, các khách hàng có thể tiến hành đặt hàng qua theo con đường điện tử thay vì hình thức đặt hàng truyền thống thường rất lâu và thiếu chính xác. - Giúp xây dựng và duy trì sự tín nhiệm của khách hàng: Các hệ thống xử lý giao dịch tự động hóa thường là phương tiện để khách hàng thực hiện giao dịch của mình và chính hình thức giao dịch này sẽ đem lại sự hài lòng của khách hàng và khuyến khích sự quay lại của họ. ### 7.2. Các Ứng Dụng Xử Lý Giao Dịch Trong hoạt động kinh doanh của một tổ chức doanh nghiệp, có rất nhiều loại hình ứng dụng xử lý giao dịch khác nhau. Sau đây là hai hệ thống xử lý giao dịch điển hình trong số rất nhiều hệ thống xử lý giao dịch thường có trong một tổ chức doanh nghiệp: hệ thống xử lý đơn hàng (Hình 7-5), xử lý giao dịch mua hàng (Hình 7-6). #### 7.2.1. Hệ thống xử lý đơn hàng **Hệ thống xử lý đơn hàng** trực tuyến (Online Order Processing System), khi nhận được đơn đặt hàng (trực tiếp hoặc qua thư hay điện thoại), bộ phận bán hàng sẽ nhập thông tin vào hệ thống. Việc nhập thông tin về đơn hàng có thể được thực hiện bởi nhân viên bán hàng hoặc bằng thiết bị POS. Hệ thống xử lý giao dịch sau đó sẽ cập nhật tệp số liệu liên quan và in hóa đơn. Mỗi giao dịch bán hàng thường tương tác với nhiều tệp dữ liệu trên hệ thống máy tính: tệp khách hàng, tệp bán hàng, tệp đơn giá, hay tệp hàng tồn kho. Ngoài hóa đơn, hệ thống xử lý đơn hàng còn có thể tạo ra hàng chục báo cáo và tài liệu nghiệp vụ khác. Ví dụ: hệ thống kiểm tra tình trạng tín dụng của khách hàng và sẽ từ chối giao dịch bán hàng nếu hạn mức tín dụng bị vượt. Khi hàng được khách hàng đặt vẫn còn thì hệ thống sẽ in ra vận đơn, ngược lại khi hết hàng thì hệ thống sẽ gửi đến cho khách hàng một thông báo và xác nhận xem khách hàng có muốn chờ không. Định kỳ hoặc theo nhu cầu, hệ thống xử lý giao dịch sẽ kết xuất các báo cáo bán hàng theo khách hàng hoặc theo mặt hàng, báo cáo tồn kho, báo cáo công nợ phải thu. Hệ thống cũng sẽ tự động sinh báo cáo, trong những trường hợp có tình huống ngoại lệ: kho hết hàng hoặc khách hàng sử dụng vượt quá mức hạn mức tín dụng. #### 7.2.2. Hệ thống xử lý giao dịch mua hàng **Hệ thống xử lý giao dịch mua hàng** (Purchasing Transaction Processing System) tích hợp nhiều hoạt động tác nghiệp khác nhau trong cùng một hệ thống: kiểm soát hàng tồn kho, xử lý đơn đặt mua, nhập mua hàng hóa và theo dõi công nợ phải trả. Với hệ thống xử lý đơn mua hàng, phòng cung ứng sẽ có điều kiện để thực hiện các giao dịch mua hàng nhanh hơn và hiệu quả hơn. Với một hệ thống xử lý đơn mua hàng, tổ chức sẽ có rất nhiều dữ liệu về các sản phẩm và dịch vụ của nhà cung cấp, có điều kiện để so sánh giá cả các sản phẩm và dịch vụ trên mạng Internet. Sau khi đã chọn được nhà cung cấp hợp lý nhất, có thể các hệ thống máy tính của nhà cung cấp có kết nối với hệ thống của tổ chức và như vậy đơn hàng thậm chí có thể được gửi qua hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử, nhờ đó giảm chi phí và thời gian mua hàng. Mỗi tổ chức có một chính sách và quy định, thủ tục riêng trong việc mua sắm: có thể rất linh hoạt và đơn giản hóa quy trình các bước (đặc biệt đối với những mặt hàng ít giá trị), có thể bắt buộc phải qua các bước như mô tả trong Hình 7-6. ### 7.3. Vấn Đề Kiểm Soát Và Quản Lý Hệ Thống Xử Lý Giao Dịch **Hệ thống xử lý giao dịch** là hệ thống xương sống của các HTTT của tổ chức doanh nghiệp. Hệ thống thông tin loại này thực hiện thu thập và xử lý các dữ kiện liên quan đến các hoạt động nghiệp vụ lõi (mua hàng, bán hàng, sản xuất, thanh toán những khoản phải thu, phải trả, trả lương nhân viên ...), liên quan đến nhiều đối tượng khác nhau trong hoặc có liên hệ với doanh nghiệp (nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp...). Dữ liệu do các hệ thống xử lý giao dịch cung cấp được sử dụng làm dữ liệu đầu vào cho các HTTT quản lý, hỗ trợ ra quyết định... Các luồng dữ liệu giao dịch của một tổ chức được ví như những mạch máu để nuôi dưỡng tổ chức. Chính vậy nên việc kiểm soát và quản lý các hệ thống loại này là hết sức cần thiết. Hoạt động hoàn hảo, liên tục của các hệ thống xử lý giao dịch trong một tổ chức là một sự đảm bảo căn bản cho sự suôn sẻ của hoạt động sản xuất - kinh doanh, bảo toàn được vốn, có được lợi nhuận và hỗ trợ được các hoạt động của tổ chức. Các tổ chức thận trọng thường thiết lập bộ các quy định về các thủ tục dự phòng cho trường hợp khẩn cấp, khi mà các hệ thống xử lý giao dịch bị ngưng trệ hoạt động, dù bị ngưng trệ trong khoảng thời gian dài hay ngắn. Đó là những thủ tục đảm bảo duy trì xử lý các giao dịch cốt lõi, trong trường hợp có sự cố đối với hệ thống xử lý giao dịch. Việc lập kế hoạch khôi phục hệ thống xử lý giao dịch sau thảm họa, sự cố là rất cần thiết. Chương 20 của giáo trình sẽ đề cập chi tiết hơn về vấn đề này. ### Từ khóa Chương 7 - Hệ thống xử lý đơn hàng trực tuyến - Hệ thống xử lý giao dịch - Hệ thống xử lý giao dịch mua hàng - Hiệu chỉnh dữ liệu - Kiểm tra dữ liệu - Lưu trữ dữ liệu - Thu thập dữ liệu - Xử lý dữ liệu - Xử lý theo lô - Xử lý theo thời gian thực ### Câu hỏi ôn tập Chương 7 1. Hệ thống xử lý giao dịch là gì? Hệ thống xử lý giao dịch phân biệt với các HTTT khác như thế nào? 2. Hãy cho ví dụ về một hệ thống xử lý giao dịch trực tuyến trong ngành ngân hàng. Nêu một vài yếu tố đầu vào và đầu ra của hệ thống đó. 3. Hãy nêu các đặc trưng của hệ thống xử lý giao dịch. Hãy cho ví dụ về rủi ro liên quan đến an toàn của hệ thống xử lý giao dịch trực tuyến. 4. Hãy nêu các hoạt động cơ bản của hệ thống xử lý giao dịch. Hãy cho