Hệ thống thông tin trong tổ chức PDF

CHƯƠNG 2 HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC 1  Nội dung Giới thiệu HTTT dựa trên máy tính Các mô hình biểu diễn HTTT Phân loại HTTT dựa trên máy tính Vai trò HTTTQL trong tổ chức Hiệu quả kinh tế của HTTTQL 2  HTTT DỰA TRÊN MÁY TÍNH  Hệ thống thông...

CHƯƠNG 2 HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC 1  Nội dung Giới thiệu HTTT dựa trên máy tính Các mô hình biểu diễn HTTT Phân loại HTTT dựa trên máy tính Vai trò HTTTQL trong tổ chức Hiệu quả kinh tế của HTTTQL 2  HTTT DỰA TRÊN MÁY TÍNH  Hệ thống thông tin  Hệ thống thông tin dựa trên máy tính  Lịch sử phát triển của HTTT 3  Hệ thống thông tin  HTTT (Information System- IS) là một hệ thống gồm các yếu tố có quan hệ với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối dữ liệu và thông tin và cung cấp cơ chế phản hồi để đạt được mục tiêu định trước. Phản hồi Đầu vào Xử lý Đầu ra 4  HTTT (tiếp) Thu thập và nhập dữ liệu thô chưa qua xử lý vào hệ thống Nhập dữ liệu: thủ công, bán thủ công, tự động hóa Đầu vào Tính chính xác của dữ liệu đầu vào là yếu tố quan trọng nhất để đảm bảo đầu ra như mong muốn Chuyển đổi dữ liệu đầu vào thành thông tin đầu ra hữu ích Xử lý Gồm: tính toán, so sánh, lọc, tổng hợp, … Thực hiện thủ công hoặc nhờ trợ giúp của máy tính Các tài liệu và báo cáo Đầu ra Đầu ra của HT này có thể là đầu vào của HT khác Các thiết bị đầu ra: máy in, màn hình,… Thông tin Kết quả đầu ra được sử dụng để thực hiện thay đổi đối với các hoạt động nhập dữ liệu và xử lý của HT phản hồi 5  HTTT dựa trên máy tính  HTTT dựa trên máy tính (Computer Based Information System – CBIS) là hệ thống:  Tích hợp các yếu tố phần cứng, phần mềm, CSDL, viễn thông, con người và các thủ tục  Nhiệm vụ: thu thập, xử lý, lưu trữ và biến đổi dữ liệu thành thông tin 6  HTTT dựa trên máy tính (tiếp) Các thiết bị Phần cứng máy tính (Computer Hardware) Nhóm người quản lý, vận Các thủ tục Phần mềm (Procedure) Chiến lược, (Computer Software) hành và bảo chính sách, Phần mềm trì HT phương Hệ thống Nhóm người pháp, quy Phần mềm sử dụng HT tắc liên Ứng dụng quan đến sử dụng Con người (People) HTTT Cơ sở dữ liệu (Database) Viễn thông và mạng máy tính tập hợp có Mạng máy tính (Telecommunication tổ chức dữ and Computer Network) Mạng viễn liệu và thông thông tin 7  Lịch sử phát triển HTTT Những năm 50-60 Các HT xử lý dữ liệu điện tử Xử lý giao dịch, lưu trữ, ứng dụng kế toán. Những năm 60-70 Các HTTT quản lý ra đời Cung cấp các báo cáo quản lý chuẩn mực, định kỳ, hỗ trợ quá trình ra quyết định Những năm 70-80 HTTT hỗ trợ ra quyết định ra đời Cung cấp những thông tin và giao diện hỏi đáp, hỗ trợ quá trình ra quyết định Nhiều loại HTTT mới ra đời trong đó có các HTTT hỗ trợ Những năm 80-90 lãnh đạo, hệ chuyên gia, HTTT quản lý chiến lược Cung cấp các thông tin tư vấn, hỗ trợ lãnh dạo cấp cao ra quyết định Những năm 90-nay Các HTTT tích hợp Tạo cơ hội mới cho việc phối hợp, đổi mới hoạt dộng kinh doanh 8  Các tiêu chuẩn đánh giá HTTT  Tính đầy đủ về chức năng  Tính thân thiện, dễ dàng  Tính an toàn và bền vững  Tính thích nghi và mềm dẻo  Tính dễ bảo trì  Khả năng hoạt động 9  CÁC MÔ HÌNH BIỂU DIỄN HTTT  Mô hình logic  Mô hình vật lý ngoài  Mô hình vật lý trong 10  Ba mô hình biểu diễn HTTT Mô tả HT làm gì, dữ liệu cần thu thập, xử lý cần thực hiện, kho chứa kết quả, thông tin do HT sản sinh Ko quan tâm đến phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm và thời điểm xử lý dữ liệu Chú ý đến khía cạnh nhìn thấy được của HT: vật mang dữ liệu, vật mang kết quả, hình thức của đầu vào, đầu ra, phương tiện thao tác với HT, … Chú ý đến thời điểm xảy ra các hoạt động xử lý dữ liệu Liên quan đến khía cạnh vật lý của HT: loại thiết bị, dung lượng kho dữ liệu, tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của chương trình và ngôn ngữ thể Ví dụ về các mô hình vật lý ngoài hiện. 11  HTTT theo ba mô hình Ví dụ về các mô hình vật lý trong 12  PHÂN LOẠI HTTT DỰA TRÊN MÁY TÍNH  Phân loại HTTT theo phạm vi hoạt động  Phân loại HTTT theo lĩnh vực hoạt động  Phân loại HTTT theo mục đích và đối tượng phục vụ  Phân loại HTTT theo lĩnh vực chức năng 13  Phân loại HTTT theo phạm vi hoạt động  Nhóm các HTTT hỗ trợ hoạt động nội bộ tổ chức (Intraorganizational Systems): hỗ trợ thu thập và xử lý thông tin phục vụ quản trị nội bộ tổ chức doanh nghiệp.  Nhóm HTTT hỗ trợ hoạt động giữa các tổ chức (Interorganizational Systems): giúp các tổ chức tiếp cận và trao đổi giao dịch với khách hàng, nhà cung cấp, các bạn hàng và các đối thủ thông qua hệ thống mạng máy tính và truyền thông. 14 Phân loại HTTT theo phạm vi hoạt động (tiếp) 15  Phân loại HTTT theo lĩnh vực hoạt động  Nhóm các HTTT hỗ trợ hoạt động tác nghiệp (Operations Support Systems): tập trung vào việc xử lý các dữ liệu phát sinh trong các hoạt động nghiệp vụ, cung cấp nhiều sản phẩm thông tin khác nhau (tuy nhiên chưa phải những thông tin chuyên biệt sử dụng ngay cho các nhà quản lý).  Nhóm các HTTT hỗ trợ quản lý (Managament Support Systems): cung cấp thông tin hỗ trợ các nhà quản lý ra quyết định hiệu quả. 16  Phân loại TT theo lĩnh vực hoạt động (tiếp) HTTT hỗ trợ hoạt động tác nghiệp HTTT hỗ trợ quản lý Tên HT Chức năng Tên HT Chức năng HTTT xử lý giao dịch Xử lý các giao dịch HTTT quản lý Cung cấp các báo cáo (TPS) nghiệp vụ (Management chuẩn mực, định kỳ Information Systems- cho các nhà quản lý MIS) HTTT kiểm soát các Kiểm soát các quá HTTT trợ giúp ra Hỗ trợ quá trình ra quá trình (Process trình công nghiệp quyết định (DSS) quyết định thông qua Conttrol Systems – giao diện đối thoại PCS) Hệ thống hỗ trợ công Hỗ trợ công tác của HTTT trợ giúp lãnh Cung cấp những tác trong tổ chức nhóm làm việc đạo (ESS) thông tin đúng dạng (Enterprise cho cán bộ lãnh đạo. Collaboration Systems - ECS). 17  Phân loại HTTT theo mục đích và đối tượng phục vụ  Hệ chuyên gia (ES)  HT quản lý tri thức (Knowledge Management Systems)  HTTT chiến lược (Strategic Information Systems – SIS)  HTTT nghiệp vụ (Business Information Systems – BIS)  HTTT tích hợp (Intergated Information Systems – IIS) 18  Phân loại HTTT theo mục đích và đối tượng phục vụ (tiếp) Tên HTTT Chức năng Hệ chuyên gia Cung cấp các dịch vụ tư vấn chuyên môn và hoạt động như một nhà tư vấn HT quản lý tri thức Hỗ trợ quá trình tạo mới, tổ chức và phân phối tri thức nghiệp vụ tới các thành viên và bộ phận trongtổ chức HTTT chiến lược Cung cấp cho tổ chức các sản phẩm và dịch vụ chiến lược giúp tổ chức đạt được được các lợi thế cạnh tranh HTTT nghiệp vụ Hỗ trợ các hoạt động tác nghiệp và quản lý trong các lĩnh vực chức năng điển hình của tổ chức HTTT tích hợp Tích hợp nhiều vai trò khác nhau trong HT và có khả năng cung cấp TT, hỗ trợ ra quyết định ở nhiều mức quản lý khác nhau trong nhiều lĩnh vực khác nhau 19  Phân loại HTTT theo lĩnh vực chức năng  HTTT bán hàng và Marketing:  quản lý phát triển sản phẩm mới  Phân phối, định giá sản phẩm và hiệu quả khuyến mại hàng hóa  dự báo bán hàng hóa và sản phẩm  HTTT tài chính, kế toán:  Quản lý, kiểm soát và kiểm toán các nguồn lực tài chính của tổ chức  HTTT kinh doanh và tác nghiệp  Quản lý, kiểm soát và kiểm toán các nguồn lực kinh doanh và tác nghiệp của tổ chức  HTTT quản trị nguồn nhân lực  Quản lý, kiểm soát và kiểm toán các nguồn nhân lực của tổ chức 20  VAI TRÒ CỦA HTTT TRONG TỔ CHỨC  Hỗ trợ các hoạt động tác nghiệp của tổ chức  Hỗ trợ hoạt động quản lý của tổ chức  Hỗ trợ tạo ra các lợi thế cạnh tranh của tổ chức 21  Vai trò gia tăng giá trị của HTTT  Các cách gia tăng giá trị cho tổ chức:  Cải tiến sản phẩm  Cải tiến các quy trình nghiệp vụ liên quan đến việc sản xuất và nâng cao chất lượng sản phẩm  Hỗ trợ cho các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định  HTTT gia tăng cho các quá trình nghiệp vụ  Chi phí nhân công giảm  Hiệu quả tăng do thực hiện nhanh và thuận tiện hơn  Các quá trình hoạt động nghiệp vụ và các HTTT có quan hệ chặt chẽ với nhau  HTTT gia tăng giá trị cho các sản phẩm  Nâng cao hoặc bổ sung đặc tính mới cho sản phẩm  Cải tiến hình thức cung cấp sản phẩm đến khách hàng (vd ATM)  HTTT giá tăng giá trị cho chất lượng sản phẩm  Đổi mới và nâng cao chất lượng các quá trình nghiệp vụ và sản phẩm (vd: JIT)  Cải tiến chất lượng thông qua việc thu thập thông tin phản hồi, thiết kế và thực hiện cải tiến sản phẩm. 22  Các HTTT gia tăng giá trị cho các quá trình nghiệp vụ Kiếm soát mức Kiểm soát mức Lập kế hoạch tác nghiệp quản lý Câu hỏi liên quan Đơn đặt hàng này có Hàng tồn kho của Có cần đưa hợp lệ không? công ty có nhiều quá thêm/hay gỡ bỏ Công ty có còn đủ hay ít quá hay không? một dây truyền sản hàng trong kho Thanh toán của xuất mới/hiện có không? khách hàng có kịp hay không? thời hay không? HTTT gia tăng giá HT xử lý giao dịch HTTT quản lý MIS HTTT trợ giúp ra trị TPS là chủ yếu quyết định DSS Có thể thêm HTTT trợ giúp ra quyết định DSS 23  Vai trò chiến lược của HTTT trong môi trường cạnh tranh  Các HTTT chiến lược thường đem đến sự thay đổi đối với tổ chức, đối với các sản phẩm, dịch vụ và các thủ tục nghiệp vụ  Các câu hỏi khi quyết định chọn loại hình HTTT chiến lược nào?  Hiện nay các HTTT được sử dụng ntn trong ngành? Tổ chức nào đang dẫn đầu ứng dụng CNTT? Xu thế phát triển của ngành? Có cần thay đổi cách thức hoạt động KD?  Nếu đưa TT mới vào sử dụng sẽ có các cơ hội chiến lược nào? Các HTTT mới sẽ đem lại giá trị gia tăng lớn nhất ở giai đoạn nào?  Kế hoạch chiến lược KD hiện nay? Có khớp với chiến lược các dịch vụ thông tin hiện thời?  Có đủ điều kiện về công nghệ và vốn để phát triển một HTTT chiến lược? 24  HIỆU QUẢ KINH TẾ CỦA HTTTQL  Lợi ích của HTTT  Chi phí cho HTTT  Đánh giá hiệu quả kinh tế của HTTT 25  Lợi ích kinh tế của HTTT  Giá thành thông tin = ∑ các khoản chi để tạo ra thông tin  Giá trị của một HTTT là sự thể hiện bằng tiền tập hợp những rủi ro mà tổ chức tránh được và những cơ hội thuận lợi mà tổ chức có được nhờ HTTT.  Nếu gọi A1, A2,... An là thiệt hại của các rủi ro. P1, P2,...Pn là xác xuất xảy ra các rủi ro R1, R2,..., Rn là tỷ lệ giảm bớt các rủi ro tránh được nhờ HTTT Thì lợi ích do tránh được rủi ro là: PR   A i Pi R i  Nếu gọi C1, C2,... Cn là lợi ích tận dụng được cơ hội thứ i (i = 1,2,...n). P1, P2,...Pn là xác xuất xảy ra các cơ hội R1, R2,..., Rn là tỷ lệ tận dụng các cơ hội của HTTT Thì lợi ích tận dụng cơ hội của HTTT là: CR  C i Pi R i  Vậy, lợi ích hàng năm của HTTT là: CR - PR 26  Lợi ích kinh tế của HTTT (tiếp)  Phương pháp chuyên gia: dựa vào ý kiến đánh giá của các chuyên gia để ước lượng lợi ích gián tiếp như sau:  Nếu Pt(i) là là lợi ích trực tiếp của HTTT năm thứ i thì lợi ích gián tiếp Pg(i) là: Pg(i)=a.Pt(i).m  Trong đó:  a là tỉ lệ % của Pg(i) đối với Pt(i). Theo kinh nghiệm của nhiều tổ chức thì a nằm trong khoảng 0,3 – 0,5.  m là hệ số chất lượng của HTTT theo đánh giá của các chuyên gia. m = 1 nếu có trên 90% chuyên gia đánh giá cao HTTT, m = 0,5 nếu có từ 50% - 90% chuyên gia đánh giá tốt về HTTT và m=0 nếu có dưới 50% chuyên gia cho rằng HTTT hoạt động tốt. 27  Chi phí cho HTTT Chi phí c đ nh Chi phí xây dựng và cài đặt hệ thống Chi phí bi n đ i Chi phí vận hành hệ thống 28  Chi phí cố định  Chi phí cố định cho HTTT gồm các khoản mục sau:  CPttk: chi phí phân tích và thiết kế  Cxd: chi phí xây dựng (thực hiện)  Cmm: chi phí máy móc tin học  Ccđ: chi phí cài đặt hệ thống  Ctbpv: Chi trang bị phục vụ  Ccđk: Chi phí cố định khác  Vậy: CPCĐ = CPttk + Cxd+Cmm+Ccđ+Ctbpv+Ccđk 29  Chi phí biến động  là các khoản chi để khai thác và vận hành hệ thống, gồm các khoản chi thường xuyên và đột xuất trong thời gian khai thác. Đây là chi phí theo thời gian vì vậy sẽ được tính theo các kì, chủ yếu là năm. Nó gồm các khoản mục sau:  Ctl: chi phí thù lao nhân lực  Cđv: chi phí đầu vào, văn phòng phẩm,...  Cđtt: chi phí tiền điện, truyền thông  Cbtsc: chi phí bảo trì, sửa chữa  Cbđk: chi phí biến động khác  Vậy chi phí biến động năm thứ i sẽ là: CPBĐ(i)=Ctl(i) + Cđv(i) + Cđtt(i) + Cbtsc(i) + Cbđk(i) 30  Đánh giá hiệu quả kinh tế của HTTT  Hiệu quả tương đối và hiệu quả tuyệt đối của HTTT được tính như các loại đầu tư khác.  Gọi n là số năm sử dụng HTTT và chuyển hết về giá trị tiền tệ theo thời gian tưong lai thì tổng chi phí sẽ là: TCP =CPCĐ(1+Lãi suất)n + + CPBĐ(i)(1+Lãi suất)n-i  Tổng thu nhập sẽ là: TTN =  TN(i)(1+Lãi suất) n-i  Để xây dựng HTTT có hiệu quả thì TTN > TCP. 31  Các phương pháp đánh giá hiệu quả của HTTT Phương pháp phân tích điểm cân bằng chi phí Phương pháp phân tích tiền dư Phương pháp kinh nghiệm Phương pháp so sánh 32  Phương pháp phân tích điểm cân bằng chi phí  Phương pháp này so sánh chi phí của việc dùng hệ thống cũ so với việc dùng hệ thống mới. Điểm cân bằng là điểm mà tại đó chi phí cho hệ thống mới bằng chi phí cho hệ thống cũ.  Ở các nước phát triển một HTTT thường tồn tại từ 3-5 năm, ở Việt Nam, nó tồn tại khoảng 4-6 năm. 33  Phương pháp phân tích tiền dư Kỳ Tiền dư HS ước lượng Tiền dư ước lượng 1 -100,000 8.877 -87,700 2 -80,000 0.769 -61,520 3 50,000 0.675 33,750 4 131,000 0.592 77,552 5 150,000 0.519 79,850 Cộng 41,932  Phương pháp này xem xét mối liên hệ giữa chi phí tích luỹ và lợi ích tích luỹ. Hiệu của chúng là tiền dư trong kì. Tổ chức cố định tỉ suất sinh lợi nhuận. Nếu tổng tiền dư ước lượng là dương thì việc đầu tư này là thoả đáng 34  Phương pháp kinh nghiệm  Phương pháp này dựa trên ý kiến các chuyên gia hoặc những người có khả năng đánh giá hệ thống thông tin. Đối với người sử dụng thì anh ta chấp nhận trả bao nhiêu.  James J. Ganagher đã thử nghiệm và kết luận là hầu như toàn bộ các nhà quản lý chấp nhận cách thức này vì họ cho rằng chỉ có họ mới ước lượng được hợp lý giá trị bằng tiền của HTTTQL.  Cần chú ý những điểm sau đây:  Người tham gia có xu hướng ước lượng cao lên.  Giá trị ước lượng cho HTTT tăng theo cấp độ trách nhiệm của nhà quản lý. 35  Phương pháp so sánh  Phương pháp này là đem so sánh HTTT cần phải xem xét với HTTT tương tự hoặc một HTTT trừu tượng được chọn làm mẫu. Tư tưởng của phương pháp này là giả sử ta có hệ thống B là vật chuẩn và chúng ta cần đánh giá hệ thống A thì phải đặt ra hai câu hỏi:  Giá trị của hệ thống B là gì?  Hệ thống A có giá trị lớn hơn hay bé hơn giá trị của hệ thống A.  Việc trả lời câu hỏi 2 bao giờ cũng dễ hơn câu hỏi 1 và dễ hơn câu hỏi trực tiếp về giá trị của hệ thống A.  Cách tiếp cận này có thể sử dụng để xác định phương án lợi nhất và đảm bảo rằng hệ thống được xem xét có đủ lý do để biện minh cho các chi tiêu của nó. 36  KẾT LUẬN  Khái niệm, cách phân loại, mô hình của HTTT trong tổ chức  Vai trò gia tăng giá trị và vai trò chiến lược của HTTT  Các phương pháp đánh giá hiệu quả kinh tế của HTTT 37