Методы и инструменты бережливых технологий PDF

**Методы и инструменты бережливых технологий, используемые при реализации оптимизационных проектов в образовательных организациях** Бережливые технологии обладают широким спектром методов и инструментов, направленных на выявление и устранение потерь в деятельности организации. Прямое **перенесение...

**Методы и инструменты бережливых технологий, используемые при реализации оптимизационных проектов в образовательных организациях** Бережливые технологии обладают широким спектром методов и инструментов, направленных на выявление и устранение потерь в деятельности организации. Прямое **перенесение их на систему образования не всегда возможно**, поэтому необходима адаптация с учетом специфики каждого конкретного процесса (административного, педагогического, учебно-вспомогательного, обслуживающего), рабочего места, временного ресурса и прочих факторов, влияющих на результаты внедрения. **Слайд** Система образования не допускает быстрых кардинальных преобразований и стремительных изменений. Организовать процесс постепенного улучшения деятельности образовательной организации позволяет использование концепции **КАЙДЗЕН**. Само слово «Кайдзен» является составным, и включает в себя два других -- «Кай» (изменение) и «Дзен» (хороший, к лучшему). Впервые описал данную концепцию Масааки. В концепции Кайдзен акцент делается на «**человеческий фактор**» -- на то, что люди постоянно должны изыскивать возможности для улучшения своей деятельности. Все это приводит к созданию тотальной системы вовлечения работников в процессы создания ценностей в соответствии с целями организации и обеспечивает переход на новый, более качественный уровень. **Суть философии кайдзен** заключается в том, что если сотрудник делает маленькие шаги по улучшению процесса каждый день, то он постоянно совершенствуется и достигает больших результатов. Использование этой концепции в образовании предполагает непрерывное совершенствование методов работы и личной эффективности сотрудников и обучающихся. Как правило, благодаря небольшим постоянным преобразованиям достигается положительная динамика эффективности процессов без значительных затрат. **Слайд** 1 **Фокусирование на потребителях** предполагает, что **удовлетворение потребностей** заказчиков поставлено **на первое место**. 2 **Непрерывные изменения** рассматриваются как **поиск путей совершенствования**, не прекращающийся после того как было внедрено очередное улучшение, а продолжающийся постоянно. 3 **Открытое признание проблем** должно рассматриваться и приниматься как стимул для развития. **Решение проблем** осуществляется более **эффективно**, когда сотрудники **воплощают свои идеи**, а не чужие. **Идея работника**, направленная на усовершенствование текущих процессов, получила название **кайдзен-предложение**. Поэтому отличительной особенностью кайдзен является **создание атмосферы**, которая поощряет подачу работниками предложений, направленных на совершенствование. Число внесенных кайдзен-предложений может быть важным критерием оценки работы образовательной организации и каждого отдельного сотрудника. Работа кайдзен-групп, как правило, осуществляется следующим образом: \- **выявляются проблемы и определяются** те из них, которые будут решаться в ближайшее время. Как правило, **приоритет отдают** либо тем, которые **чаще встречаются**, либо тем, которые **вызывают возникновение большего количества проблем**; \- **собирается необходимая информация**, анализируется текущее состояние и разрабатывается план усовершенствований; \- **внедряются улучшения**; \- **проверяются и оцениваются результаты**, вносятся корректировки; \- узаконивается новая процедура, т.е. **разрабатывается новый стандарт**. 4 Предотвращение рецидивов возникновения проблемной ситуации вызывает необходимость выявления и **устранения коренной причины проблемы**, а не внешних признаков ее проявления. Поэтому выстраивая деятельность образовательной организации, необходимо, чтобы качественное выполнение как можно раньше было встроено в процесс. **Контроль не создает качество**, он только лишь позволяет выявлять отклонение от стандарта. 5 **Стандартизация** предполагает, что каждое **усовершенствование закрепляется** стандартом, определяющим наилучший способ сделать работу, и **гарантирует определенный уровень качества процесса**. Стандарт является **обязательным для исполнения** всеми сотрудниками образовательной организации. Мы уже говорили, что одной из наиболее часто встречающихся проблем при внедрении чего-либо нового становится **сопротивление коллектива нововведениям**. Любые перемены страшат людей, радикальные или революционные способы достижения поставленных целей часто неуспешны, потому что усиливают этот страх. Однако маленькие шаги Кайдзен смягчают отрицательную реакцию работников, и позволяют им осознать, что усовершенствования делают работу удобнее. Внедрение философии «Кайдзен» вызывает изменение мышления сотрудников. Несмотря на то, что **кайдзен** в первую очередь рассматривается как система, способствующая улучшению отдельных бизнес-процессов в организации, философия вполне **может применяться и в повседневной жизни**. У любого человека есть те сферы, которые нуждаются в улучшении, поэтому техники кайдзен **можно адаптировать и под решение личных задач**. **Слайд** Эффективным средством визуализации и организации информации, упрощающим поиск коренной причины проблемы и обоснование принятия решений, является **причинно-следственная диаграмма Исикавы**. Целью использования данного метода является установление зависимости между следствием и его потенциальными причинами, он также позволяет определить и структурировать факторы, влияющие на процесс. Внешне диаграмма напоминает скелет рыбы, поэтому ее также называют «рыбья кость». **В голове рыбы** записывается **основная проблема**. Горизонтально проводится хребет рыбы. **Основные причины**, которые предопределили возникновение проблемы, располагают как **большие кости скелета** и подписывают. Когда профессор математики Исикава построил эту диаграмму, у него было пять возможных факторов возникновения проблемы, далее с развитием теории появился шестой. **Слайд** В качестве **коренных причин** возникновения проблемы, как правило, рассматриваются следующие факторы: \- **люди** (дефицит кадров, уровень образования и квалификация, состояние здоровья, уровень владения современными методами обучения и технологиями, морально-психологический климат в коллективе и т.д.); \- **техника, оборудование и инструмент** (обеспеченность, соответствие требованиям образовательных стандартов, уровень износа, специфика ремонта, обслуживания и ухода и т.д.); \- **материалы и комплектующие** (качество материалов, обеспеченность, характер и условия их хранения, доступность для использования и иное); \- **технологии и методы** (методы обучения и образовательные технологии, соответствие их требованиям образовательных стандартов, организационная и методическая поддержка применения методов обучения и образовательных технологий и т.д.); \- **контроль** (формы, периодичность и порядок проведения текущего контроля знаний и промежуточной аттестации, внутренний контроль деятельности, прозрачность процедур внутреннего контроля, наличие или отсутствие системы обратной связи по итогам контроля и другое); \- **факторы среды** (климатические условия). По каждому фактору команда выявляет **причины возникновения** проблемы, по направлению с наибольшим количеством причин команда начинает работать в первую очередь. При этом **фактору «люди» уделяется особое внимание**, так как люди редко совершают намеренные ошибки и нельзя допустить «назначения» виновного, подразумевается, что человек сам по себе не виноват -- виновата система. **Слайд Центральная кость**: Долгая подготовка к занятию по изобразительной деятельности **Основные кости (категории причин):** **Недостаток ресурсов:** **Материалы:** Недостаток необходимых материалов (краски, бумаги, кистей и т.д.), низкое качество материалов, неудобное хранение материалов. **Оборудование:** неисправность оборудования (например, проектора), отсутствие необходимого оборудования (например, специальных столов), нехватка места для работы. **Финансирование:** Недостаточное финансирование на закупку материалов и оборудования. **Организационные проблемы:** **Планирование:** недостаточно детальное планирование занятия, неэффективное распределение времени на подготовку. **Инструкции:** Нечеткие или непонятные инструкции по подготовке к занятию. **Координация:** Плохая координация между воспитателями, недостаток помощи со стороны младшего воспитателя. **Проблемы с персоналом:** **Нехватка времени у воспитателя**: большая рабочая нагрузка, недостаточно времени для подготовки к занятиям. **Недостаток опыта**: недостаточный опыт работы с детьми, неумение эффективно организовать подготовку. **Мотивация:** Низкая мотивация преподавателя к тщательной подготовке. **Проблемы с учебным процессом:** **Сложность темы**: Слишком сложная тема занятия для уровня подготовки детей. **Неподходящие методики**: Использование неэффективных методик преподавания. **Нехватка времени на занятии**: недостаточно времени для реализации запланированного на занятии. **Дополнительные кости** (подробные причины в каждой категории): (Примеры, могут быть изменены в зависимости от конкретной ситуации) **Под "недостатком материалов":** заказ материалов занимает слишком много времени, заявка на материалы оформлена неправильно. **Под "неисправностью оборудования":** отсутствие сервисного обслуживания (заправки принтера), неправильное использование оборудования. **Под «недостаточно детальным планированием»** подразумевается: отсутствие четкого плана подготовки, неучтенное время на подготовку отдельных элементов занятия. **Под «нехваткой времени у воспитателя»** подразумевается: перегрузка другими обязанностями, неэффективное управление временем. **Под "сложностью темы":** несоответствие темы возрасту и уровню подготовки детей, недостаточное количество иллюстративного материала. Эта диаграмма **поможет систематизировать причины** долгой подготовки к занятиям и определить ключевые проблемы, требующие решения. Важно помнить, что это лишь пример, и его нужно адаптировать под конкретную ситуацию в вашей группе. **Слайд** Работа с диаграммой Исикавы включает в себя **несколько этапов**: 1 **Определение проблемы** (она записывается в голове «рыбы»). 2 **Выявление всех факторов**, влияющих на результат. На этом этапе важно привлечь к работе специалистов, чтобы рассмотреть все возможные факторы, которые могли оказать влияние на возникновение проблемы. 3 **Группировка и ранжирование факторов** по смысловым блокам и уровням влияния на проблему (причины первого, второго и третьего уровня) и отображение их на диаграмме. 4 **Анализ построенной диаграммы**: выявление и исключение из рассмотрения факторов, на которые невозможно повлиять; выявление малозначимых причин и факторов; установление наиболее значимых факторов возникновения проблемы (как правило, это ответвление «рыбьей кости» с наибольшим количеством выявленных причин). 5 **Проверка полученных результатов на практике** с применением иных методов анализа (анкетирование, моделирование ситуаций и др.). **Слайд** Возможен более простой вариант использования причинно-следственной диаграммы.  **Слайд Метод решения проблем «Одна за одной»** --- это универсальный метод, позволяющий решать любые проблемы. **Суть метода** заключается в том, чтобы **выявить проблему, найти ее первопричину, решить проблему** и на основе правильных выводов **создать определенный стандарт**, который позволит в дальнейшем минимизировать риск повторного возникновения проблемы. **Алгоритм использования** метода решения проблем «Одна за одной» Основой метода является **алгоритмизация процесса решения проблемы**: **Слайд 1 шаг - обнаружение и фиксация проблемы**. Задача этого этапа -- **выявить и зафиксировать проблему**. **Переходить к решению проблемы** на данном этапе **не следует**, потому что первоначальное определение проблемы может быть неточным, неполным и даже неверным. Фиксация и отслеживание решения нескольких проблем образовательной организации возможно с помощью таблицы (Таблица)  **Слайд** **2 шаг - описание проблемы**. Выявленная проблема должна быть описана таким образом, чтобы быть **понятной всем членам рабочей группы**. В формулировке проблемы не должно содержаться оценочных суждений и обвинений кого-либо, в ней не должно предлагаться решение. Полное описание проблемы дает ответы на вопросы: **Кто? Что? Где? Когда? Сколько?** **Слайд** ПРИМЕР ОПТИМИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА УБОРКИ ОБОРУДОВАНИЯ ПОСЛЕ ЛЫЖНОЙ ПОДГОТОВКИ В ДОО **Описание проблемы** У воспитанников старшей группы остается мало времени на прогулку после занятия физкультурой на улице **Суть проблемы**: у детей остается мало времени на прогулку после занятий физкультуры на лыжах **Слайд 3 шаг - поиск коренной причины проблемы**. На данном шаге применяется **правило «5 Почему?»,** которое заключается в неоднократном последовательном обращении вопроса «Почему?» **к каждому последующему ответу**, что позволяет установить коренную причину проблемы. 1\. **Почему у воспитанников старшей группы на прогулке остаётся на 15 минут меньше свободного времени после занятий физкультурой на лыжах**? Потому что общее время прогулки сокращено на 15 минут из-за задержки после катания на лыжах. 2\. **Почему время прогулки сократилось на 15 минут из-за задержки после занятий лыжным спортом?** Потому что детям потребовалось больше времени, чем планировалось, чтобы убрать лыжный инвентарь. **3. Почему детям потребовалось больше времени на уборку лыж?** Потому что уборка лыжного инвентаря бала беспорядочной и неорганизованной: дети мешали друг другу, не все знали, куда и как ставить лыжи. **4. Почему уборка лыж была неупорядоченной и неорганизованной?** Потому что не было чётко установленного порядка, не было достаточного количества мест для хранения, не было помощи педагогов в организации процесса. **5. Почему не было чёткого порядка уборки, достаточного количества мест и помощи воспитателей?** Потому что не были продуманы и отработаны детали организации уборки лыж после занятий: не был разработан план, не было проведено инструктажное совещание, не были распределены обязанности между воспитателями. **Возможная основная причина**: недостаточная подготовка и организация места для хранения лыжного инвентаря, отсутствие четкого плана действий и распределения обязанностей между педагогами. **Дальнейшие действия**: необходимо разработать и внедрить четкий алгоритм уборки лыжного инвентаря, провести инструктаж с детьми о порядке действий, обеспечить достаточное количество мест для хранения, распределить обязанности между педагогами для оказания помощи детям. Возможно, потребуется дополнительное время для уборки лыж в расписании. **Количество повторений вопроса** подобрано опытным путем, и обычно оказывается достаточным для выявления коренной причины. Однако иногда возникает необходимость спросить «Почему?» в шестой раз, а иногда можно ограничиться четырьмя вопросами. При поиске ответа на вопрос «Почему?» необходимо **выявлять и исключать** те факторы, которые являются лишь **внешними признаками проблемной ситуации**, а не ее источником. В результате таких действий удается выявить процесс, который нуждается в улучшении. **Слайд** **4 шаг. Выбор способа решения проблемы**. Как правило, существует несколько альтернативных способов решения проблемы, из которых нужно выбирать тот, который дает наилучший результат и обеспечен необходимыми ресурсами для реализации. На этом шаге, в том числе, принимаются **решения о том, какие методы и инструменты**, имеющиеся в арсенале бережливого производства, **могут быть использованы** для решения проблемы образовательной организации. УЧЕБНЫЙ ПРИМЕР ОПТИМИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА УБОРКИ ОБОРУДОВАНИЯ ДЛЯ ЛЫЖНОЙ ПОДГОТОВКИ В рассматриваемой ситуации было выделено 4 основных способа устранения коренной причины проблемы  **Слайд 5 шаг - разработка и реализация мероприятий по решению проблемы**. На этом шаге **разрабатывается план действий** по решению проблемы. Он может быть представлен в виде плана мероприятий либо в виде дорожной карты на основе использования диаграммы Ганта. Диаграмма Ганта дает возможность отслеживать динамику достижения ожидаемого результата и оперативно принимать необходимые корректирующие решения. **Слайд Примечания:** Даты - примерные и требуют уточнения в соответствии с реальными возможностями ДОУ. Продолжительность задач может варьироваться. В колонке "Ответственный" следует указать конкретных лиц. Колонка "Статус" должна обновляться в процессе реализации проекта. Важно включить в план этапы контроля и корректировки. **6 шаг. Отслеживание результата**. Данный этап направлен на **поэтапное отслеживание динамики достижения ожидаемого результата** и, при необходимости, внесение необходимых корректив в план действий. **7 шаг. Создание стандарта (изменение стандарта)**. Для окончательного исключения причины проблемы необходимо создать стандарт (внести изменения в действующий стандарт). Стандарт, как наиболее эффективный способ выполнения работ, обеспечивает сохранение определенного уровня качества процесса и ориентирует на улучшения. В образовательной организации, как в любой другой, на рабочем месте руководителя, педагогического работника, специалиста всегда есть **источники потерь**. **Например,** скопление бумажных и электронных документов, несущих бесполезную, устаревшую информацию, которые занимают много места в рабочей зоне; обилие предметов, не используемых в образовательном процессе, но хранящихся в рабочих кабинетах. Кроме того, потери связаны с ошибками при работе: неправильно введенные данные; утеря информации или документации; недостоверная информация в документе; хаотичная организация системы папок в компьютере, шкафу. Устранить такие потери помогут м**етодика оптимизации рабочего места --- система 5С и методы визуального контроля (визуализация).** **Слайд** **Система 5С (ГОСТ Р 56906-2016)** --- позволяет организовать рабочее время и пространство так, чтобы обеспечить эффективное и безопасное выполнение работ. Система получила название **от первых букв** составляющих ее действий: «сортируй», «соблюдай порядок», «содержи в чистоте», «стандартизируй», «совершенствуй». Использование этой системы позволяет быстро освободиться от скопившегося хлама и предотвратить его образование в дальнейшем, а также создать в образовательной организации оптимальную среду для выполнения трудовых функций, поддержания чистоты и порядка, точности и пунктуальности, обеспечивает экономию времени и пространства, повышение производительности труда. **Слайд** Применение этой системы в образовательной организации способствует росту качества образования, сокращению времени на выполнение поручений и заданий, снижению потерь и ошибок работников, росту удовлетворенности сотрудников и улучшению психологического климата, делает рабочие процессы управляемыми и прозрачными. **Слайд Шаг первый этой системы «Сортировка»** направлен на **освобождение рабочей зоны от ненужных предметов**. Все предметы, находящиеся в учебном кабинете (на рабочем месте) разделяются на три категории: нужные, нужные редко и ненужные. В зависимости от частоты использования принимается решение о необходимости дальнейшего хранения того или иного предмета. То, что имеет **высокую частоту** использования, рекомендуется хранить на рабочем столе или близко в рабочей зоне. Предметы, имеющие **среднюю частоту** использования (раз в месяц или раз в несколько месяцев) хранятся на среднем расстоянии в рабочей зоне или вне рабочей зоны на известном расстоянии. **Ненужные предметы**, которые не использовались в течение последнего года, удаляются. Так как принять решение об удалении предметов не всегда легко, рекомендуется создать **зону карантина**, в которой временно будут храниться те объекты, решение относительно которых пока не принято. Также при реализации этого шага используется метод красных ярлыков, которыми помечаются проблемные зоны (требующие ремонта, списания и пр.).  **Слайд Второй шаг «Соблюдение порядка»** призван обеспечить рациональное размещение предметов, надежный и безопасный доступ к ним, создать визуализацию, для того чтобы брать и возвращать предметы на место было легко. При реализации этого шага используют следующие правила размещения предметов: 1 Каждый предмет должен иметь свое место. 2 Должен быть определен необходимый запас каждого вида предметов. 3 Ящики для хранения инструмента и канцелярских принадлежностей не должны быть глубокими. 4 Размеры мест хранения должны соответствовать размерам и форме хранимых в них предметов. 5 Запрещается хранение предметов навалом. 6 Предметы должны быть размещены так, чтобы их можно было взять и положить на место за 10 секунд. 7 На поиск электронных документов должно требоваться не больше 5 кликов. 8 К часто используемым предметам должен быть обеспечен свободный доступ. 9 Размещение предметов должно быть безопасным. 10 При складировании тяжелые предметы необходимо размещать ниже легких. 11 Место для хранения должно быть точно установлено (иметь надписи). 12 Необходимо возвращать предметы на место после их использования. 13 Рабочий инструмент хранят по видам и размерам. 14 Для облегчения пользования инструментом применяют метод теней (метод оконтуривания, метод трафаретов). 15 Хранение должно обеспечивать защиту от пыли, грязи и ржавчины. 16 Необходимо периодически проверять запасы на предмет повреждений, загрязнений, срока годности и срока хранения. **Слайд Четыре правила расположения вещей** То есть, предметы (документы) рекомендуется располагать таким образом, чтобы используемое постоянно и часто находилось так, чтобы его можно было быстро взять и легко положить назад, а также сократить количество перемещений сотрудников во время работы. Редко используемые предметы, рекомендуется убрать в специально организованную зону. Личные вещи сотрудников организации должны храниться в специально отведенных местах. Место, отведенное для хранения личных вещей, должно располагаться таким образом, чтобы не мешать выполнению основной трудовой деятельности. При хранении предметов на рабочем месте/пространстве могут использоваться различные инструменты метода визуализации (в соответствии с ГОСТ Р 56907): оконтуривание, маркировка, разметка, цветовое кодирование и другие. Маркировка проходов и мест потенциальной опасности производится согласно ГОСТ Р 12.4.026. **Слайд** Размещение материалов для подготовки к занятиям в методическом кабинете ДОО **Слайд** **Шаг третий «Содержание в чистоте или Систематическая уборка»** предполагает **регулярную проверку** рабочего места для поддержания порядка, а также **контроль исправности** оборудования и устранение неполадок. На данном шаге необходимо выявить и устранить источники загрязнения. В процессе проведения систематической уборки **выявляются источники загрязнений** и принимаются меры по их устранению. В целях обеспечения и поддержания чистоты на рабочих местах (пространствах) **рекомендуется разработка правил**, инструкций, регламентов, определяющих объекты, периодичность и методы уборки. **Слайд** **Шаг четвертый «Стандартизация»** обеспечивает фиксацию достижений и предотвращает возвращение к существующему ранее хаосу. Решения, найденные на предыдущих этапах, фиксируются в виде **стандарта рабочего места**. Средством стандартизации могут стать **фотографии рабочего места «до» и «после»** введения новых правил, различные обозначения, **информационные стенды**, указания, **краткие инструкции, памятки и схемы**. При введении в образовательной организации нового стандарта, необходимо позаботиться о том, чтобы он был понятен тем, кому он адресован. Наличие стандарта позволяет **обеспечить качество и безопасность** проводимых работ, своевременно выявить и проанализировать проблемы, **ускоряет адаптацию** новых сотрудников. Стандарт **является основанием** для организации процессов внутриорганизационного контроля. **Слайд Для контроля качества разработанных стандартов** достаточно показать их тому сотруднику, который не видел его ранее, но в дальнейшем будет использовать его в своей работе. Если сотрудник смог понять суть необходимых действий **за 10 секунд**, то стандарт можно считать эффективным, в противном случае --- необходимо организовать его доработку. **Слайд** **Шаг 5 «Совершенствование»** имеет своей целью создание условий для постоянного улучшения достигнутых результатов и может включать в **себя закрепление зон ответственности** за каждым сотрудником образовательной организации, **выработку у работников правильных привычек**, **закрепление навыков соблюдения правил**. Данный шаг должен стать логичным переходом от процессов оптимизации на рабочем месте к внешним процессам, в которых данное рабочее место участвует. **Из опыта образовательных организаций Нижегородской области.** В детском саду №1 «Ласточка» города Бор **рабочее место воспитателя** организовано с использованием системы 5С, внедрение которой позволило решить следующие задачи: \- создание условий для эффективного выполнения операций на рабочем месте; \- улучшение условий труда, повышение уровня вовлеченности педагогов в процесс оптимизации рабочего пространства; \- сокращение выявленных потерь, связанных с организацией рабочего места и пространства в целом. Для выполнения поставленных целей был применен **алгоритм,** основанный на решении следующих задач: 1\. Обучить системе 5С коллектив; 2\. Выявить наиболее типичные потери на рабочих местах; 3\. Разработать стандарты рабочих мест сотрудников с учетом специфики их работы, минимизирующие возникновение потерь; 4\. Внедрить стандарты рабочих мест сотрудников; 5.Создать условия для непрерывных улучшений. Создание системы на рабочих местах начали с кабинетов администрации и специалистов. После оптимизации рабочего пространства делопроизводителя и администрации резко сократилось количество документов, а оставшаяся документация была структурирована и организована в соответствии с требованиями 5С. Наглядные пособия, учебные материалы и оборудование были размещены в соответствии с разработанными стандартами. Организация развивающей предметно-пространственной среды в группах проходила по центрам двигательной активности, с учетом основной образовательной программы. Книжки в группе расположили в маркированных разным цветом (по тематике) коробках. По траектории движения двери нанесли пунктир, который предупреждает ребят, что находиться за чертой опасно: открывшаяся дверь может стукнуть.  В раздевалках, в форме доступной для понимания детей, представлены алгоритмы-картинки, изображающие порядок одевания, раздевания и складывания вещей в шкафах. Подобным же образом в группах детей младшего дошкольного возраста и группах комбинированной направленности с помощью картинок показан алгоритм мытья рук. Для детей проводятся учебно-практические мероприятия, направленные на обучение и поиск путей, исключающих затраты времени на поиск, выбор и использование учебного инвентаря. **Слайд Визуальный контроль** (визуализация) (ГОСТ Р 56907-2016) --- это любое средство, **информирующее о том, как должно быть** выполнено то или иное действие. Визуализация способствует такому размещению оборудования, инструментов, дидактических средств и материалов, при котором каждый может понять является ли состояние системы нормой или отклонением. Визуализация является наиболее простым и эффективным способом передачи информации и основывается на особенностях человеческого организма, лучше воспринимающего информацию через органы зрения. Доказано, что, полученная без визуального подкрепления информация забывается довольно быстро. Использование **рисунков, таблиц, диаграмм, графиков, карт**, позволяет наиболее быстро довести информацию до сотрудников и обучающихся, существенно снизить вероятность неоднозначной ее интерпретации, а также организовать контроль их работы. Например, на разных этапах использования системы 5С могут использоваться разные подходы к визуализации, но задачей любого из них является определение того все ли в порядке в рабочей зоне: 1\. **Красные метки** используются для маркировки проблемных зон (в том числе отдельных объектов) на рабочем месте требующих исправления. Красная метка может быть нанесена в том случае, если объект, по каким-то причинам **нельзя сразу убрать** (к примеру, он слишком громоздкий или его нужно разобрать на запчасти). Также красную метку используют, если **нельзя сразу принять решение** к какой категории относится данный объект или если он требует ремонта. На каждой метке указывается, что за объект, когда повешена метка, кто повесил ее и что планируется сделать с этим объектом. 2\. Чтобы определить и зафиксировать места расположения всех объектов в виде стандарта используют **схемы размещения**. Схема размещения представляет собой графическое изображение рабочего места, на котором обозначены места расположения всего, что необходимо для ежедневной работы. УЧЕБНЫЙ ПРИМЕР. «ОПТИМИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ОРГАНИЗАЦИИ ИЗОБРАЗИТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ» Разработка схем размещения материалов и мебели **Слайд** Для исключения ошибок детей при раскладывании материалов были разработаны и нанесены на теневые планшеты схемы размещения материалов на рабочем столе при разных видах работ **Слайд** Для снижения времени поиска материала для занятия и времени уборки материала были разработаны схемы расположения учебного материала в контейнерах и схемы размещения контейнеров с материалами в местах их хранения  **Слайд** Для исключения лишних перемещений была разработана схема размещения мебели  **Слайд** 3. Вместо схемы размещения может быть использована **фотография рабочей зоны** (Рис. 48). При этом рабочая зона фотографируется в тот момент, когда все объекты расположены на своих местах и служит в роли визуального стандарта Намного проще сделать фотографию рабочего места, стеллажа и т.п., чем составить аккуратное описание в текстовом виде. **Слайд** 4. **Пиктограммы** применяют для обозначения рабочей зоны, мест хранения инвентаря и оборудования. Используемые пиктограммы могут быть разных видов: --- пиктограммы на местах хранения, обозначающие какие предметы здесь должны находиться; --- пиктограммы на предметах обозначают место, где должен находиться данный предмет; --- указатели количества показывают, сколько объектов должно храниться в данном месте. **Слайд** 5. В простых случаях вместо пиктограмм используется **цветовая маркировка**, зонирование -- выделение и разметка специальных зон для размещения предметов определенного вида, разделение рабочей зоны цветными линиями на несколько частей в зависимости от их функционального назначения. Маркировка может проводиться с помощью краски или цветного скотча.  **Слайд** 6. **Метод оконтуривания** (метод теней, метод трафаретов). Довольно часто, когда используется много видов предметов (инструментов, атрибутов, инвентаря и др.), сложно понять, где должен храниться каждый из них, есть ли он в наличии и куда его возвращать после работы. Чтобы облегчить решение этой задачи, используются щиты (стенды, полки и др.), на которые наносятся силуэты соответствующих предметов. Оконтуривание позволяет избежать хранения предметов «навалом», сократить время на их поиск. Когда нужно будет вернуть инструмент на место, контур укажет место хранения этого инструмента. **Слайд** 7. **Метод «было-стало»** предполагает размещение на рабочем месте либо на видном месте в кабинете фотографий «до» и «после» внедрения изменений, ориентирующих сотрудника образовательной организации на поддержание достигнутого уровня результатов **Слайд** 8.**Метод дорожных знаков** указывает на то, где и в каком количестве должны находиться те или иные предметы **Слайд** 9. Описать в простой и визуальной форме рабочие операции и требования к качеству их выполнения позволяют **графические рабочие инструкции**. Такие инструкции позволяют стандартизировать наиболее рациональный способ выполнения работы и обеспечить его быстрое освоение. **Слайд** 10.**Указатели и схемы** визуализирут расположение помещений в образовательной организации.  **Слайд Из опыта образовательных организаций Нижегородской области.** В детском саду №1 «Ласточка» города Бор был реализован проект по созданию системы навигации, целями которой были определены: --- разделение потоков посетителей; --- снижение временных затрат на перемещение внутри здания. Была создана система навигации «Метро». При ее разработке учитывалось то, что пользоваться ей будут не только родители, но и дети. Основной идеей проекта стало **создание схемы движения** по детскому саду в концепции линий **движения метро**, использовалась **цветовая градация** между первым и вторым этажом (красная ветка -- первый этаж, синяя ветка -- второй этаж). В рамках проекта в детском саду появились указатели в коридорах с направлениями движений, переходами с первого на второй этаж и указателями для выхода на улицу. Также была изменена нумерация всех групп и кабинетов. Теперь **номера кабинетов** на первом этаже начинаются с цифры 1, соответственно на втором --- с цифры 2. **При входе** в детский сад размещена схема движения (**информационное табло**), стилизованная под схему движения метро. Схема оснащена **светодиодными указателями**, что ускоряет поиск нужного кабинета или группы. **В коридорах** размещены указатели направления движения, цветовые кодировки, верхние подвесы, стандартизированные таблички на кабинетах, цветовая напольная маркировка. **Для детей** установлены дополнительные указатели и ростовая фигура Метроши, которая показывает направление движения до необходимых кабинетов. Кроме того, применена визуализации, направленная на **повышение безопасности** детей, родителей и сотрудников. Все разметки, указатели, граффити выполнены в едином стиле и отражены на светодиодном панно на первом этаже. Посетитель сразу ориентируется по нему, **нажав на конечную точку** своего маршрута --- кабинет специалиста. **Светодиодная дорожка** показывает самый **оптимальный маршрут движения**. Использование светодиодов ведет к экономии потребления электроэнергии и уменьшению финансовых затрат. Применение методов визуального контроля в образовательной организации позволяет сократить количество ошибок в деятельности работников и обучающихся, повышает уровень безопасности на рабочем месте, способствует росту производительности труда и качества образования без значительных материальных затрат. При организации внутренних процессов важно создать условия, которые позволят сотруднику образовательной организации не совершать лишние действия, не выполнять работу раньше положенного срока, сообщать о возникающей потребности только тогда, когда это действительно необходимо. Помочь в этом могут такие инструменты визуального контроля как канбан-доска и карточка-канбан. Канбан-доска позволяет изобразить рабочий процесс так. Чтобы сотрудники понимали, какие задачи могут подождать, а какие нужно выполнять немедленно. Она представляет из себя таблицу с несколькими столбцами, внутри которых находятся стикеры с задачами.  Первый столбец посвящен глобальным целям. Задачи «в работе» --- это те задачи, которые можно начать выполнять. Чем выше в столбце задача, тем выше ее приоритет, то есть начинать нужно с самой верхней. Последний столбец содержит стикеры с выполненными задачами. Карточки необходимо перемещать слева направо, не «перескакивая» через колонки. Можно использовать и более сложный вариант канбан-доски. Например, колонку «в работе» можно разделить на несколько дополнительных столбцов в зависимости от этапов проекта. Канбан-доска имеет множество преимуществ. Она позволяет: 1\) визуализировать работу, увидеть весь рабочий процесс целиком; 2\) разбить процесс работы на этапы и расположить задачи по стадиям их выполнения; 3\) ограничить количество задач, выполняемых каждым сотрудником; 4\) легко измерять время работы; 5\) обеспечить фокусирование сотрудников на работе и на выполнении поставленных задач; 6\) постоянно улучшать работу за счет внимания к мелочам. Канбан-доска --- гибкий инструмент, и каждая образовательная организация может адаптировать ее под себя. Так, под колонками с задачами, которые необходимо выполнить, можно цифрой указывать максимальное количество задач, которое не может быть превышено. Если возникает важная задача в тот момент, когда количество задач уже максимально, то необходимо как можно скорее завершить хотя бы одну из имеющихся задач. Данное правило помогает избежать переносов и откладывания работы «на потом». Дополнительную информацию может нести и цвет стикера. Например, он может говорить о важности или срочности задачи или о направлении действий. В образовательных организациях канбан-доска может быть использована не только при реализации «бережливых» проектов, но и для визуализации потока любой интеллектуальной деятельности (проведения оперативных совещаний у директора; планирования деятельности в методическом объединении педагогов; планирования работы отдельного сотрудника, распределения обязанностей в проектах и др.), что позволяет сокращать незавершенное количество решаемых задач, обеспечивать процесс «вытягивания» работы. Благодаря этому задачи будут выполняться именно тогда, когда это нужно и в соответствии с расставленными приоритетами. Карточка-канбан --- представляет собой карточку, на которой содержится вся информация, необходимая для «запуска» определенных действий в процессе. Канбан-карточки могут быть использованы образовательными организациями для оперативного восполнения запасов (например, бланков документов, моющих средств, комплектующих, материалов и др.). В этом случае определяется размер страхового запаса, так называемая «точка заказа», и когда запас достигнет данного уровня, инициируется заказ новой закупки. Из опыта образовательных организаций Нижегородской области В корпоративном университете «Группа ГАЗ» широко используются карточки-канбан для восполнения запасов бланков документов. При этом контроль запасов бланков осуществляется с использованием метода визуализации, а заказ на изготовление необходимого объема бланков осуществляется при помощи карточки-канбан. Красная зона --- минимальный (страховой) запас. Желтая зона --- средний запас. Зеленая зона --- максимальный запас. Когда красная зона появляется в зоне видимости, сотрудник, ответственный за восполнения запасов удостоверений передает карточкуканбан в отдел снабжения для восполнения запасов бланков. **Стандартизация** (ГОСТ Р 56908-2016) -- метод, позволяющий обеспечить воспроизводимость лучшего на данный времени способа выполнения работы путем его закрепления. Создание стандарта предполагает представление эталонных алгоритмов в виде последовательности простых, однозначно трактуемых действий. Можно выделить следующие преимущества стандартизации процессов образовательной организации: \- способствует значительному снижению ошибок в процессе выполнения работы, \- обеспечивает требуемый уровень безопасности и качества, сокращает потери, стабилизирует процессы образовательной организации, \- позволяет быстро выявлять отклонения, \- создает условия для постоянного совершенствования, \- служит базой и инструментом при обучении сотрудников образовательной организации, \- может являться основой для обмена опытом и тиражирования лучших практик. Разрабатывая стандарт образовательной организации для какого-либо процесса необходимо обеспечить его соответствие следующим критериям: \- краткость и лаконичность --- формулировка действий должна быть в простой и понятной, не следует включать в стандарт лишнюю информацию, непосредственно не относящуюся к описываемому процессу; \- наглядность --- включение в содержательную часть стандарта рисунков, схем, визуальных алгоритмов содействует наиболее простому восприятию и запоминанию положений стандарта; \- полнота описания --- описание порядка осуществления каждой операции должно быть последовательным и достаточно подробным, включать в себя указания на оборудование и инструменты, места их расположения, а также содержать другие справочные данные и необходимую информацию; \- согласование с исполнителями и руководством должно быть проведено до утверждения стандарта и введение его в действие. Это позволит выявить несоответствие на этапе разработки и апробации стандарта, а не во время его применения; \- удобство использования --- для каждого стандарта должна быть подобрана наиболее удобная для использования на рабочем месте форма представления (инструкция, алгоритм, фотография, инфографика и др.) УЧЕБНЫЙ ПРИМЕР 2. «ОПТИМИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ОРГАНИЗАЦИИ ИЗОБРАЗИТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ» Создание алгоритмов Необходимость оптимизации организации занятий в МКДОУ Починковский детский сад №8 потребовала создания алгоритмов-инструкций по подготовке к занятию для воспитанников детского сада. Ниже представлена разработанная сотрудниками детского сада инструкция. Инструкция по подготовке и уборке учебного материала для изобразительной деятельности (рисование красками) Подготовка к занятию: 1.1. При подготовке к занятию по рисованию, дежурные: \- берут органайзеры, подвозят их по очереди к центру изобразительной деятельности и останавливаются в специально отведенном месте, где хранится учебный материал; \- берут красный контейнер и ставят его на органайзер; \- везут органайзеры к рабочим столам. 1.2. Дежурные начинают движение: \- первая пара дежурных двигается по направлению к столам против часовой стрелки и начинает накрывать 1 ряд; \- вторая пара дежурных двигается против часовой стрелки и накрывают 2 ряд. 1.3. Дежурные накрывают столы, раскладывая принадлежности на теневые планшеты в соответствии с изображением силуэтов. 1.4. Первые дежурные раскладывают из красного контейнера: краски (карандаши), стаканчики для воды. 1.5. Вторые дежурные раскладывают из красного контейнера: палитры, губки, подставки, кисточки. 1.6. Дежурные отвозят органайзеры в назначенное место (уголок ИЗО) Окончание занятия: 1.1. После окончания занятия, дежурные берут органайзеры и везут их к рабочим столам: \- первая пара дежурных двигается по направлению к столам против часовой стрелки к первому ряду и начинает убирать учебный материал в контейнеры в том же порядке, что и раскладывали; \- вторая пара дежурных двигается против часовой стрелки и убирает учебный материал в том же порядке, что и раскладывали во 2 ряду. (При сборе загрязненных материалов используют отдельный контейнер) 1.2. Дежурные везут органайзеры в уголок изобразительной деятельности и ставят контейнеры с учебным материалом в шкаф в соответствии со схемой. 1.3. Органайзеры убирают в уголок ИЗО. Особое место в образовательных организациях отводится визуальным стандартам, которые позволяют осваивать порядок выполнения операций процесса без обилия текстового описания, посредством схем и наглядных алгоритмов. Пример визуального стандарта представлен на рисунке 61. В образовательной организации могут быть использованы стандарты разработки и оформления рабочих программ, учебных планов, методических указаний по выполнению лабораторных и практических работ, инструкционных карт для обучающихся, разработки расписания учебных занятий, распределения аудиторного фонда, подготовки отчетов, подготовки ответов на запросы и т.д., а также стандарты пользования учебным оборудованием (интерактивная доска, документкамера, мультимедийным проектором и др.), организационной техникой (компьютер, принтер, копировальный аппарат, факс, сканер и другие), инструментом в технологических мастерских, средствами кондиционирования и другими приборами.  В рамках информатизации образовательной деятельности могут быть разработаны стандарты и инструкции по составлению электронных документов, использованию информационных систем (в том числе по работе с электронным дневником), создание и работа с документами в формате Word, Exele, PowerPoint и других. В обслуживающих и вспомогательных процессах образовательных организаций могут быть востребованы стандарты, регламентирующие использование кухонного оборудования (электрической мясорубке, пищеварочном электрическом котле, электрической сковороде, пароконвекторе); стандарты по обслуживанию сетей образовательной организации (электрических, сантехнических, телефонных, телекоммуникационых), в том числе ситуативных стандарты (например, в случае экстренного отключения ГВС или отопления). Таким образом, стандартизация --- это уникальный метод, который позволяет представить в виде определенного алгоритма абсолютно любой как простой, так и сложный процесс образовательной организации и заложить в него средства визуального контроля. Стандартизированная работа (standard work) -- относится к инструментам высшего уровня системы стандартизации, анализа и осмысления потерь в ходе операции (процесса). Он представляет собой точное измерение и документационное описание действий каждого сотрудника, вовлеченного в процесс, и отображает самый рациональный способ выполнения повторяющихся процедур, основанный на движениях человека. Ключевыми параметрами стандартизированной работы являются: время такта (скорость, с которой должна производиться единица продукции, чтобы соответствовать темпу потребления), рабочая последовательность (порядок работ, которому следует работник при выполнении ручных операций, включая передвижения и ожидания), межоперационный запас (минимально востребованный объем запасов, который нужно хранить на каждом рабочем месте для поддержания равномерного хода процесса). Стандартизированная работа может применяться для любых операций, повторяющихся циклично. Например, в образовательной организации стандартизированная работа может быть использована при организации работы столовой (пищеблока в детском саду), библиотеки, кадровой службы и др. **Система JIT** (Just-In-Time --- точно вовремя) --- система управления материалами в производстве, при которой компоненты с предыдущей операции (или от внешнего поставщика) доставляются именно в тот момент, когда они требуются, но не раньше. Данная система ведет к резкому сокращению объема незавершенного производства, материалов и готовой продукции на складах. Система «точно вовремя» предполагает специфический подход к выбору и оцениванию поставщиков, основанный на работе с узким кругом поставщиков, отбираемых по их способности гарантировать поставку «точно вовремя» комплектующих изделий высокого качества. **Из опыта образовательных организаций Нижегородской области** Детские сады, как и иные образовательные организации, работают в сфере закупок по ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» от 18.07.2011 №223-ФЗ. Оценка поставщиков осуществляется по следующим критериям: 1.Качество поставляемой продукции. 2\. Перекуп продукции у поставщиков, имеющих свою безукоризненную репутацию по ГОСТ. 3.Своевременная поставка продукции --- точно в сроки, указанные в договоре. 4\. Поставка продукции по ценам указанным в бюллетене цен мониторинга Нижегородской области. В детском саду №1 «Ласточка» города Бор был проведен отбор, в ходе которого из 10 поставщиков осталось 5 организаций, с которыми заключены договора. С ними установились долговременные отношения (на протяжении последних 6 лет нареканий к ним по факту нарушения сроков поставки товаров и его качеству не было). Установившиеся долговременные отношения привели к тому, что поставщики добавили в свой ассортимент товары, востребованные детским садом (например, ООО Октябрь сначала поставляло только фрукты, а сейчас поставляют также крупы, сухофрукты, консервы). Теперь необходимая продукция доставляется в детский сад именно тогда, когда она необходима и в нужном объеме. Мы уже говорили, что при организации потока создания ценности рекомендуется использование стратегии вытягивания, направленной на уменьшение размера партии и формирование потока единичных изделий. Поток единичных изделий --- метод работы, при котором в процессе работа выполняется не более чем над одной единицей изделия (услуги). Реализация потока единичных изделий осуществляется с помощью производственных ячеек. **Производственные ячейки** --- компоновка рабочих мест или сотрудников во взаимосвязи в пределах ограниченного рабочего пространства таким образом, чтобы обработка осуществлялась в соответствии с технологическим процессом без перерывов. Расположение рабочих мест согласно последовательности операций в форме латинской буквы «U» --- U-образные производственные ячейки (Рис. 62) позволяет сократить перемещения работника, поскольку расположение последней операции работы происходит в непосредственной близости от начальной стадии, поэтому не нужно далеко ходить, чтобы начать выполнение следующего технологического цикла. U-образная линия облегчает связь между участниками процесса, потому что они находятся достаточно близко друг к другу --- таким образом, облегчается работа в команде. Гибкость в распределении обязанностей увеличивается, потому что работники могут обращаться не только к смежным рабочим местам, но также и к местам, размещенным на противоположной стороне. Рис. 62. Пример U-образного размещения рабочих мест В образовании U-образное размещение рабочих мест может быть востребовано при организации работы столовой (пищеблока), при размещении оборудования и рабочих мест в кабинетах технологии, в учебных мастерских и приемной комиссии. Кроме того, использование производственных ячеек при организации работы обучающихся на учебных занятиях (например, при организации обучения по технологии «БиС» («Биоинформатика и синергетика»), где основу размещения обучающихся на занятии составляет матрица посадочных мест) позволяет педагогу вовлекать в процесс познания практически всех детей группы. При этом если на обычном занятии качество управления составляет не более 20-25%, на занятии с применением производственных ячеек (матрицы посадочных мест) качество управления увеличивается, по меньшей мере, в три раза \[12\]. Обеспечить определенный уровень качества выполняемых операций позволяет использование программы «Пять «НЕ»: НЕ создавать условия для появления дефектов. НЕ передавать дефектную продукцию на следующую стадию. НЕ принимать дефектную продукцию с предыдущей стадии. НЕ изменять технологические режимы. НЕ повторять ошибок. Внедрение этой системы в образовательных организациях может быть связано с некоторыми сложностями, потому что вызывает необходимость трансформации установившихся привычек и способов работы сотрудников. Однако, со временем она становится частью корпоративной культуры и обеспечивает точность и качество выполнения работ. На управление качеством и отсутствие дефектов ориентирована и система бездефектного производства. Ведущая идея данной системы заключается в создании таких условий на рабочем месте, чтобы брак (дефекты) не могли возникать, а случайные ошибки не отражались на качестве. Речь идет о встраивании качества в процесс, что достигается благодаря использованию следующих инструментов: 1\. Автономизация --- привнесение человеческого интеллекта в автоматы, способные самостоятельно обнаруживать первый дефект, после чего сразу остановиться и сигнализировать о том, что возникла проблема. 2\. Поиск коренной причины --- поиск причины возникновения дефекта. 3\. Контроль у источника ошибок --- перенос контроля с готовой продукции на процесс. **Из опыта образовательных организаций Нижегородской области.** В школе №79 им. им. Н.А. Зайцева г. Нижнего Новгорода в рамках решения проблемы оперативной подготовки отчетов было установлено, что коренной проблемой больших затрат времени является неэффективная система информирования работников о событиях. Несмотря на то, что школа не первый год работает в режиме электронного журнала, система оповещения работников была традиционной: вывешивание объявлений в учительской, обход секретарем кабинетов или обзвон сотрудников для сообщения оперативной информации. Было принято пересмотреть подходы к информированию сотрудников и реализованы следующие мероприятия: \- на одном из облачных сервисов создан электронный методический кабинет, где среди прочего размещаются анонсы событий; \- объявления размещают и на площадке электронного журнала и настроили его так, чтобы учитель мог в него войти только после того, как прочтет новое сообщение; \- создана группу для педагогов, учеников и их родителей в одном из мессенджеров, а также странички школы в социальных сетях «ВКонтакте» и Facebook (и для продвижения, и для информационного оповещения). Система информирования, выстроенная таким образом, стала гарантией того, что важную новость никто не пропустит \[10\]. 4\. Организационная и операционная стандартизация --- доступное описание правильного выполнения критичных и важных с точки зрения качества операций. **Из опыта образовательных организаций Нижегородской области** В МАДОУ детский сад №13 «Дельфинчик» г.о.г. Бор был реализован проект по оптимизации времени планирования образовательного процесса. При проведении картирования процесса были выявлены проблемы, связанные с длительным поиском и переработкой информации, несогласованностью межфункциональных связей, большими временными затратами на подбор дидактического и наглядного материала, переносом сроков сдачи документации. Создание в детском саду общего информационного банка и локальной сети позволило сделать все виды информации, необходимой для планирования образовательного процесса на разных уровнях, доступной всем работникам образовательного учреждения на своих рабочих местах. Была разработана понятная и удобная структура хранилища, в которой вся информация разбита на смысловые блоки, каждый из которых содержит определенные разделы.  Реализация этих мероприятий позволила существенно сократить перемещения сотрудников по учреждению, а также снизить время, затрачиваемое на разработку планирования образовательного процесса с 9 месяцев до 6 месяцев. В настоящий момент сотрудники детского сада разрабатывают дельнейшие возможности оптимизации этого процесса. **Практическое задание**. Выберите направление оптимизационного проекта. Сформулируйте тему проекта и название оптимизируемого процесса. Выберите, какие инструменты бережливых технологий могут быть использованы для диагностики и устранения потерь процесса. Аргументируйте свое решение. Приведите пример использования одного из инструментов для оптимизации выбранного процесса **Наименование инструмента** **Определение возможностей его использования («+» или «-»)** ------------------------------------ -------------------------------------------------------------- Карта потока создания ценности Диаграмма «Спагетти» Хронометраж Фотография рабочего дня Диаграмма Исикавы Пять вопросов «Почему?» Диаграмма Ганта Канбан доска Карточка канбан Инструменты системы 5С Красные ярлыки Визуализация Стандарты Стандартизированная работа Инструменты системы JIT Производственные ячейки Система бездефектного производ