Implementasi Pengelolaan Data PDF

Pengelolaan Data BAB VI. IMPLEMENTASI PENGELOLAAN DATA 6.1 Uraian Materi Dalam implementasi pengelolaan data, seorang pranata komputer terlebih dahulu harus menyusun rencana layanan pengelolaan data yang akan disediakan. Rencana...

Pengelolaan Data BAB VI. IMPLEMENTASI PENGELOLAAN DATA 6.1 Uraian Materi Dalam implementasi pengelolaan data, seorang pranata komputer terlebih dahulu harus menyusun rencana layanan pengelolaan data yang akan disediakan. Rencana layanan tersebut perlu disusun ke dalam katalog layanan untuk memastikan bahwa semua layanan yang aktif saat ini tercantum dalam katalog yang mutakhir, lengkap dan akurat, serta tersedia untuk personil yang mempunyai otorisasi. Selain itu daftar solusi terhadap berbagai permasalahan pengelolaan data juga perlu disusun untuk menjamin pemenuhan service level agreement (SLA), mengurangi dampak dari gangguan layanan pengelolaan data, serta memulihkan layanan seperti sebelum terjadinya permasalahan. Daftar solusi tersebut sebaiknya dikelola ke dalam pengelolaan pengetahuan (knowledge management) untuk memastikan bahwa pengetahuan tersebut tersedia dan dapat diakses pada saat dibutuhkan serta meningkatkan efisiensi dengan mengurangi pengulangan proses pembentukan pengetahuan yang sama. Supervisi terhadap unit atau personil yang mengelola layanan harus dilakukan secara berkala untuk memastikan bahwa operasional layanan berjalan dengan baik. Selain itu wawasan tentang pengelolaan data juga harus terus ditingkatkan. Peningkatan tersebut dapat dilakukan melalui berbagai sosialisasi baik kepada pegawai di internal instansi maupun kepada pengguna layanan data di eksternal instansi. Seluruh proses dan tahapan dalam pengelolaan data perlu dimonitor dan dievaluasi secara berkala. Evaluasi tersebut secara umum bertujuan untuk meningkatkan performa pengelolaan data di instansi. Berbagai insight baru serta value dari data harus dapat diidentifikasi dan dimanfaatkan untuk dapat mendukung tercapainya tujuan dari instansi terkait. a. Rencana Layanan Pengelolaan Data Menyusun rencana kegiatan layanan pengelolaan data adalah membuat studi kelayakan tentang proses layanan data yang diselenggarakan oleh instansi. 42 Pengelolaan Data Tahapan yang perlu dilakukan beserta output yang dihasilkan terlihat pada tabel berikut ini. Tabel 6. Langkah Penyusunan Rencana Layanan Pengelolaan Data No Langkah Output 1 Melakukan kajian yang lengkap Dokumen rencana kegiatan mengenai layanan pengelolaan data layanan pengelolaan data yang dilaksanakan atau selayaknya dibuat dalam bentuk dilaksanakan di instansi proposal/kajian dengan outline: § Pendahuluan (latar belakang/dasar hukum 2 Melakukan analisis kebutuhan pelaksanaan layanan) layanan, waktu yang dibutuhkan dan § Pembahasan (jenis-jenis jumlah tenaga pelaksana serta layanan pengelolaan data kebutuhan biaya jika diperlukan beserta deskripsi dari setiap jenis layanan, SOP layanan, analisis kebutuhan waktu, tenaga pelaksana, dan/atau biaya) § Penutup (kesimpulan). 43 Pengelolaan Data b. Penyusunan Solusi Permasalahan Pengelolaan Data Menyusun alternatif solusi permasalahan pengelolaan data adalah kegiatan menyediakan pilihan skenario jalan keluar yang dapat ditempuh oleh instansi/petugas pengelolaan data apabila mereka dihadapkan pada permasalahan terkait pengelolaan data. Inventarisasi permasalahan pengelolaan data dapat diperoleh dari pengaduan pengguna layanan, best practice pengelolaan data ataupun dari expert judgement. Tahapan yang perlu dilakukan beserta output yang dihasilkan terlihat pada tabel berikut ini. Tabel 7. Langkah-Langkah Penyusunan Alternatif Solusi Permasalahan Pengelolaan Data No Langkah Output 1 Menginventarisir permasalahan Daftar masalah beserta pengelolaan data deskripsinya 2 Merancang alternatif skenario solusi Daftar alternatif skenario yang dapat ditempuh untuk masing- pemecahan masalah beserta masing permasalahan pengelolaan deskripsinya data yang telah berhasil diidentifikasi c. Supervisi Pengelolaan Data Melakukan supervisi pengelolaan data adalah kegiatan pemeriksaan kesesuaian pelaksanaan prosedur pengelolaan data yang telah ditetapkan dengan pelaksanaan yang dilakukan oleh petugas pengelola data. Supervisi dilaksanakan terhadap jenis-jenis layanan pengelola data dan durasi waktu yang ditugaskan sesuai yang dituangkan pada surat tugas. Tahapan yang perlu dilakukan beserta output yang dihasilkan terlihat pada tabel berikut ini. Tabel 8. Langkah-Langkah Supervisi Pengelolaan Data No Langkah Output 44 Pengelolaan Data 1 Mengidentifikasi area Area pengelolaan data yang akan pengelolaan data yang disupervisi akan disupervisi 2 Menelaah SOP SOP pengelolaan data pada area dimaksud pengelolaan data pada area dimaksud 3 Melakukan pengawasan Hasil temuan pengawasan dan dan pemeriksaan pemeriksaan kesesuaian SOP dengan yang kesesuaian SOP dengan dilakukan petugas yang dilakukan petugas 4 Mendokumentasikan Dokumentasi dalam bentuk laporan dengan hasil pengawasan dan disertai surat tugas pemeriksaan d. Sosialisasi Pengelolaan Data Sosialisasi pengelolaan data bertujuan untuk menyebarluaskan pengetahuan tentang pengelolaan data baik kepada instansi pemerintah, BUMN/BUMD, swasta, maupun masyarakat. Kegiatan ini dapat dilakukan secara daring ataupun luring. Sebelum melakukan sosialisasi pengelolaan data, perlu disusun terlebih dahulu bahan sosialisasi dalam bentuk bahan paparan, leaflet, pamflet, dan dokumen lain yang mendukung sosialisasi tentang pengelolaan data. 45 Pengelolaan Data e. Evaluasi Pelaksanaan Pengelolaan Data Melakukan evaluasi pelaksanaan pengelolaan data adalah kegiatan penilaian terhadap kinerja pengelolaan data pada suatu instansi dalam periode waktu tertentu. Kegiatan evaluasi ini bertujuan untuk melakukan inventarisasi masalah yang timbul untuk kemudian dicarikan solusi atas masalah tersebut. Selain itu evaluasi juga berguna untuk mengidentifikasi adanya kemungkinan perbaikan proses bisnis untuk meningkatkan kualitas layanan pengelolaan data. Tahapan yang perlu dilakukan beserta output yang dihasilkan terlihat pada tabel berikut ini. Tabel 9. Langkah Evaluasi Pelaksanaan Pengelolaan Data No Langkah Output 1 Evaluasi pelaksanaan Dokumen evaluasi dengan outline: pengelolaan data § Pendahuluan (latar belakang, tujuan, cakupan dan periode pelaksanaan evaluasi) § Pembahasan/uraian (analisis proses pengelolaan data yang sedang berjalan; pembahasan evaluasi dan kinerja pengelolaan data yang sedang berjalan) § Penutup (kesimpulan, saran dan rekomendasi perbaikan) 6.2 Rangkuman § Rencana layanan pengelolaan data harus diawali dengan kajian dan analisis lengkap terkait kebutuhan layanan di instansi. 46 Pengelolaan Data § Daftar layanan pengelolaan data dikelola dalam suatu katalog layanan yang mutakhir, lengkap dan akurat, serta tersedia untuk personil yang mempunyai otorisasi. § Alternatif solusi permasalahan pengelolaan data dapat disimpan ke dalam knowledge management. § Supervisi pengelolaan data adalah kegiatan pemeriksaan kesesuaian pelaksanaan prosedur pengelolaan data yang telah ditetapkan dengan pelaksanaan yang dilakukan oleh petugas pengelola data. § Sosialisasi pengelolaan data bertujuan untuk menyebarluaskan pengetahuan tentang pengelolaan data baik kepada instansi pemerintah, BUMN/BUMD, swasta, maupun masyarakat. 6.3 Soal Latihan a. Apakah yang dimaksud dengan katalog layanan pengelolaan data, serta apa saja syarat dari katalog layanan yang baik? b. Bahan sosialisasi pengelolaan data dapat berbentuk apa saja? c. Jelaskan mengenai dokumen evaluasi pelaksanaan pengelolaan data. 47 Pengelolaan Data 6.4 Contoh Kasus Buatlah contoh template untuk menginventarisasi permasalahan layanan pengelolaan data pada instansi Anda. 48