Planeamento de Eventos 2023-2024 PDF

Planeamento de Eventos Aurélia Rodrigues de Almeida 1. O Planeamento de Eventos SUMÁRIO 1. O Planeamento de Eventos 2. Pré-Evento 3. Evento 4. Pós-Evento 5. Avaliação 1. O Planeamento de Eventos É inquestionável que todos os eventos necessitam de planeamento (por mais simples que sejam), por...

Planeamento de Eventos Aurélia Rodrigues de Almeida 1. O Planeamento de Eventos SUMÁRIO 1. O Planeamento de Eventos 2. Pré-Evento 3. Evento 4. Pós-Evento 5. Avaliação 1. O Planeamento de Eventos É inquestionável que todos os eventos necessitam de planeamento (por mais simples que sejam), porquê? Porque é nesta fase que se definem os objetivos que se pretendem alcançar. É nesta fase que se devem estabelecer os diferentes passos. ✓ 1º Passo – Faça perguntas sobre o evento. ✓ 2º Passo – Estabeleça objetivos. ✓ 3º Passo – Faça um estudo de viabilidade. Fonte: Isidoro et. al (2014, p. 25) 1. O Planeamento de Eventos ✓ 4º Passo – Elabore um cronograma com ações de planeamento e implementação. ✓ 5º Passo – Garanta o financiamento. ✓ 6º Passo – Contrate os recursos necessários. ✓ 7º Passo – Estabeleça sistemas de controlo. ✓ 8º Passo – Garanta um bom sistema de comunicação interna e externa. ✓ 9º Passo – Promova publicamente o evento. ✓ 10º Passo – Faça uma check-list. ✓ 11º Passo – Siga o plano estabelecido. ✓ 12º Passo – Analise e avalie o evento. ✓ 13º Passo – Faça um relatório final do evento para reflexão e correção de eventuais falhas. Fonte: Isidoro et. al (2014, p. 26) 1. O Planeamento de Eventos Quem deverá ser convidado? Quais os custos? Como poderá ser promovido? Quem irá organizar? Antes de organizar um evento faça todas as questões possíveis: Quem é o público-alvo? Qual a natureza do evento? Quando irá ser organizado? Onde irá decorrer? Etc… 1. O Planeamento de Eventos A gestão do tempo é considerada um dos fatores de maior risco para a organização de um evento e considerado um dos princípios sólidos da gestão organizacional e individual. Uma boa gestão de tempo é fundamental desde a planificação do evento, até ao seu final, onde geralmente os prazos ficam apertados e surgem os maiores problemas. Fonte: Isidoro et. al (2014, p. 26) 1. O Planeamento de Eventos Tão importante como reconhecer a importância do planeamento é a sensibilização para o facto de nenhum planeamento ser perfeito ou estanque. Por mais know-how que se tenha e mesmo com muitos anos de experiência, a equipa organizadora tem de estar preparada para ajustar algumas ações perante imprevistos e fatores imponderáveis. Fonte: Isidoro et. al (2014, p. 27) 1. O Planeamento de Eventos O planeamento e a organização de um evento decorrem, em regra, em três etapas: ▪ Pré-evento – planeamento e organização ▪ Evento – Realização ▪ Pós-evento – avaliação e encerramento 2. O Pré-Evento São inúmeras as etapas do processo de planeamento na fase pré-evento. O número de etapas e a ordem pela qual são seguidas varia consoante a complexidade e as especificações do evento. Fonte: Isidoro et. al (2014, p. 28) 2. O Pré-Evento O Pré-Evento compreende a escolha da equipa organizadora, a definição do público-alvo, a escolha do local e o estudo das infra-estruturas necessárias para a realização do evento. 2. O Pré-Evento 1. Definição de Objetivos Após a identificação do propósito do evento, será necessário fragmentá-lo em várias etapas. É fundamental que os objetivos sejam percecionados e acordados por todos os envolvidos, devendo cada parte assumir um compromisso de responsabilidade para a concretização dos mesmos. 2. O Pré-Evento 1. Definição de Objetivos (Exemplo - evento realizado como trabalho prático – 2023/2024) ✓ Permitir aos alunos a aplicação prática dos conceitos teóricos, facilitando a compreensão e retenção dos conhecimentos adquiridos em sala de aula. ✓ Desenvolver competências práticas, como resolução de problemas, tomada de decisões e trabalho em equipa. ✓ Estimular a criatividade e a inovação, permitindo que os alunos experimentem e testem soluções práticas. ✓ … 2. O Pré-Evento 2. Verificação e Análise do Orçamento ✓ O orçamento deverá ser discutido com a direção da empresa para se chegar a um valor adequado. ✓ A verba deverá ser distribuída entre as atividades escolhidas, garantindo que se poderão atingir os resultados esperados. ✓ Caso não se disponha da verba necessária tem de ser analisada a participação ou não no evento, tendo em conta os objetivos que se pretendem atingir. 2. O Pré-Evento 3. Definição do Tema O tema é a linha orientadora do evento, servindo de base a todas as decisões da organização, devendo por isso ser: Claro na linguagem que utiliza Anunciado com antecedência Actual e de grande interesse É fundamental que os envolvidos na organização do evento conheçam o tema do evento e entendam o seu significado, para que possam desenvolver todas as atividades com um único alvo. 2. O Pré-Evento 4. Definição do Público-alvo ✓ Decidir quais as empresas e profissionais, de que segmentos, de que regiões geográficas e com que perfil de consumo serão convidados a participar. ✓ Tanto no caso das empresas como dos consumidores, a definição e o conhecimento do perfil do público-alvo deverá corresponder às expectativas traçadas no evento. 2. O Pré-Evento 5. Definição da data ✓ Verificar se a data do evento não vai coincidir com a realização de outros eventos na região escolhida. ✓ Em eventos ao ar livre, é necessário ter cuidado na escolha da época do ano para a sua realização. 2. O Pré-Evento 6. Escolha dos horários ✓ A escolha do horário está relacionada com o tipo de evento. ✓ Prever a possibilidade de eventuais atrasos relativos aos horário impresso no programa/convite. ✓ Deixar para o fim a atração mais importante. 2. O Pré-Evento 7. Escolha do local A escolha do local do evento é um dos factores que contribui significativamente para o seu sucesso. ✓ Adequar o local ao tipo de evento e ao público-alvo. ✓ Analisar as condições físicas do local (estacionamento, equipamentos, sala, limpeza do local, acomodações, segurança). ✓ Analisar a localização geográfica (facilidade de acesso, alojamento, restauração). 2. O Pré-Evento 8. Venda de “quotas” do evento (Patrocínio) Quem organiza eventos necessita de patrocínios, mas existem sempre empresas interessadas em associar o seu nome a um evento de prestígio para ganharem maior visibilidade no mercado, sobretudo junto do público-alvo desse evento específico. Para se poderem vender as “quotas” do evento é necessário que o vendedor saiba exactamente quais os objectivos estratégicos do evento e se estes se adaptam às necessidades do candidato a patrocinador. 2. O Pré-Evento 9. Articulação de todos os envolvidos Definição das responsabilidades de cada um Elaboração do Cronograma de Actividades 2. O Pré-Evento 9. Articulação de todos os envolvidos EXEMPLO: CRONOGRAMA DO EVENTO NATAL COM VOZ Tarefa Responsável Outubro Novembro Dezembro semana 3 semana 4 semana 5 semana 1 semana 2 semana 3 semana 4 semana 5 semana 1 2. O Pré-Evento 10. Contratação de Serviços de Terceiros ✓ Quando o local não dispõe dos serviços necessários poderão ter de se contratar serviços como: catering, equipamentos, rececionistas, transporte, serviços de filmagem e fotografia, de acordo com as necessidades específicas de cada evento. ✓ É importante comprovar a qualidade destes serviços, por exemplo, solicitando fotos e catálogos e/ou referências a clientes anteriores. 2. O Pré-Evento 11. Elaboração do programa e conteúdo do evento “Com base no tema do evento deve definir-se o programa geral com horários, duração e conteúdo das atividades, das refeições, shows e de outras atividades que serão desenvolvidas durante todo o período de sua duração.” (Giacaglia:2003;167) Deve constar no programa do evento: ✓ Dias em que se realiza o evento, horário de início, fim e tema. ✓ Horário, início e fim de cada atividade. ✓ Oradores e descrição profissional de cada um. ✓ Salas onde será apresentada cada atividade. ✓ Horários e locais das refeições. […] 2. O Pré-Evento 12. Elaboração e envio de convites ✓ Elementos a constar: data, horário, local e tema do evento; logótipo da empresa; principais assuntos a tratar no evento, telefone para confirmação de presença… ✓ O convite deve estar nas mãos do convidado, com antecedência. ✓ O convite deve ser pessoal. ✓ Deve-se estar preparado para receber telefonemas de confirmação ✓ Com 2 dias de antecedência convém telefonar a confirmar se todos os convidados receberam o convite e se há dúvidas. O convite pode transformar-se num dos principais elementos para atrair a presença do convidado ao evento devendo, por isso, ser apelativo e criar expectativa em relação ao evento. 2. O Pré-Evento 12. Elaboração e envio de convites (qual deve ser a antecedência?) O tempo de antecedência ideal para enviar convites para um evento pode variar dependendo da natureza e da escala do evento: Eventos Formais e Grandes: Casamentos, grandes conferências, galas, etc.: É comum enviar convites com pelo menos 6 a 12 semanas de antecedência. Isso permite que os convidados organizem as suas agendas e façam os preparativos necessários. Eventos Sociais Menores: Aniversários, festas, jantares, etc.: É apropriado enviar convites com 4 a 6 semanas de antecedência. Isso dá aos convidados tempo suficiente para confirmar a sua presença e fazer planos. 2. O Pré-Evento 12. Elaboração e envio de convites (qual deve ser a antecedência?) Eventos Corporativos: Reuniões de negócios, conferências menores, seminários, etc.: Devem enviar-se os convites com pelo menos 4 a 8 semanas de antecedência. Os profissionais têm normalmente agendas préprogramadas e cheias, sendo assim necessário, haver alguma margem para poderem programas a sua agenda. Eventos Informais e Pequenos: Encontros casuais, encontros com amigos, etc.: Nestes casos, 2 a 4 semanas de antecedência são geralmente suficientes. Eventos mais informais geralmente exigem menos planeamento. 2. O Pré-Evento 12. Elaboração e envio de convites (qual deve ser a antecedência?) As indicações de antecedência são diretrizes gerais, sendo que, é importante considerar as circunstâncias específicas de cada evento e da vida dos seus convidados. Se o evento envolver viagens ou se os convidados tiverem agendas particularmente ocupadas, pode ser necessário dar mais tempo de antecedência. Além disso, os convites eletrónicos podem ser enviados com um pouco menos de tempo de antecedência em comparação com convites impressos, pois a entrega é mais rápida. 2. O Pré-Evento 13. Definição das estratégias de comunicação e marketing Definição da estratégia de divulgação do evento, dos meios de comunicação a utilizar (convites, redes sociais, imprensa, rádio, televisão, outdoors) e calendarização desta. 2. O Pré-Evento 13. Definição das estratégias de comunicação e marketing Exemplo de algumas estratégias de Marketing Redes sociais Plataformas como Facebook, Twitter, Instagram e LinkedIn. Devemos promover o evento com antecedência, criar conteúdos relacionados e interagir com os seguidores. 2. O Pré-Evento 13. Definição das estratégias de comunicação e marketing Exemplo de algumas estratégias de Marketing E-mail Marketing Enviar convites por e-mail para a lista de contatos. Isso pode incluir newsletters, atualizações e lembretes sobre o evento. Site do Evento Criar uma página dedicada ao evento. O site de fornecer informações detalhadas, como datas, horários, localização, oradores ou artistas, agenda e instruções para fazer a inscrição ou compra de bilhete. 2. O Pré-Evento 13. Definição das estratégias de comunicação e marketing Exemplo de algumas estratégias de Marketing Parcerias e Co-Promoção Colaborar com parceiros, patrocinadores e influenciadores relevantes. Estes podem partilhar informações sobre o evento nas suas redes de contatos. Anúncios Online Usar anúncios pagos, como Google Ads, anúncios nas redes sociais e anúncios nativos em sites relevantes para direcionar os leitores para o evento. 2. O Pré-Evento 13. Definição das estratégias de comunicação e marketing Exemplo de algumas estratégias de Marketing Imprensa e Relações Públicas Enviar comunicados à imprensa e entrar em contato com jornalistas que possam estar interessados em dar cobertura ao evento. Publicidade Física Se for aplicável, usar cartazes, folhetos, banners e outdoors para promover o evento em locais estratégicos. 2. O Pré-Evento 13. Definição das estratégias de comunicação e marketing Exemplo de algumas estratégias de Marketing Marketing de influência Trabalhar com produtores de conteúdo ou influencers relevantes que possam promover o evento para as audiências pretendidas. 3. O Evento O evento diz respeito à fase de concretização. Nesta fase o instrumento mais importante é o check-list, além do acompanhamento pelo cronograma de atividades. Este é o momento da operacionalização, da coordenação eficaz para garantir o perfeito entrosamento entre todos os fornecedores. Só assim os objetivos poderão ser alcançados com sucesso. 3. O Evento Aspectos a Considerar: ✓ Receção dos participantes, imprensa, convidados e Secretaria do Evento autoridades. ✓ Prestação de informações em geral. ✓ Entrega de certificados. […] ✓ Local destinado a receber as autoridades, convidados especiais ou artistas. Sala VIP ✓ Deve preparar-se uma sala confortável para os receber, colocando à disposição café, água, snacks, etc. 3. O Evento ✓ Local reservado e concebido exclusivamente para Sala de Imprensa a imprensa. ✓ O espaço deve ter em conta a envergadura do evento para que a capacidade da sala não seja excedida. ✓ Local reservado à aparelhagem médica mínima, à Sala Médica medicação e aos profissionais de saúde, indispensáveis para o atendimento dos participantes em caso de necessidade. 3. O Evento Verificações à Infraestrutura Logística e Operacional Infra-estrutura Interna Infra-estrutura Externa ✓ Infraestrutura Física ✓ Apoio operacional externo ✓ Equipamento e ✓ No aeroporto Mobiliário ✓ Material de Receção ✓ Limpeza e Segurança Eventos de Grande ✓ Na programação social, cultural e Envergadura ✓ No hotel turística ✓ Nos serviços de transporte 4. Pós-Evento Nesta fase são desenvolvidas as tarefas finais (envio de certificados, prestação de contas aos patrocinadores…) Deverá efetuar-se uma avaliação de todo o evento e registar numa base de dados todos os elementos necessários para a realização futura de eventos similares. 4. Pós-Evento ✓ Identificação dos Pontos Fortes e Fracos do Evento Reunião com a Equipa Organizadora ✓ Avaliação do conteúdo técnico e científico dos temas abordados e da atuação dos oradores ou artistas ✓ Avaliação administrativa e qualitativa dos serviços prestados ✓ Avaliação do propostos […] alcance dos objetivos 5. Avaliação Avaliação Formativa ✓ Avaliação permanente de erros e acertos ✓ Garantia de que o orçamento disponível está adequado ✓ Responsabilizar todos os membros da organização pela sua execução Avaliação Sumativa ✓ Elaboração de relatório final que analise o desempenho e proponha recomendações para futuros eventos, tendo em conta as deficiências detetadas ✓ Possibilidade de usar o relatório como informação para a definição de estratégias de marketing “Planeamento de Eventos” Na organização de eventos, não assuma que tudo correrá pelo melhor (Lei de Murphy), e portanto tenha sempre um plano B ou de emergência. Publicitor (1999, p.494) “Planeamento de Eventos” Lei de Murphy Se alguma coisa pode dar errado, dará. E mais, dará errado da pior maneira, no pior momento e de modo que cause o maior dano possível. “Planeamento de Eventos” FIM Aurélia Rodrigues de Almeida