Aula 24 - Gerência das Aquisições - GPS 2024.1 PDF

RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições Profa. Elanne Mendes RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 02 2 Conteúdo da aula Gerência das Aquisições RU...

RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições Profa. Elanne Mendes RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 02 2 Conteúdo da aula Gerência das Aquisições RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 3 Gerência das Aquisições Inclui os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 4 Gerência das Aquisições Contrato Documento legal entre um comprador e um fornecedor. Acordo mútuo que obriga o fornecedor a oferecer algo de valor (por exemplo, produtos, serviços ou resultados especificados) e obriga o comprador a fornecer uma compensação monetária ou de outro tipo. Relação legal sujeita a mediação nos tribunais. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 5 Gerência das Aquisições Anatomia de uma aquisição A aquisição é bastante intuitiva e os processos dessa área de conhecimento seguem uma ordem realmente sensata: ○ Primeiro, você planeja o que precisa contratar e, então, planeja como fará. Em seguida, envia suas exigências contratuais aos fornecedores. ○ Os fornecedores apresentam uma proposta para uma oportunidade de trabalhar com você. Você escolhe o melhor e, em seguida, assina o contrato com ele. ○ Assim que o trabalho começar, você vai acompanhá-lo para garantir que o contrato está sendo seguido. ○ Quando o trabalho estiver concluído, você encerra o contrato e preenche toda a documentação. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 6 Processos 1. Planejar o gerenciamento das aquisições 2. Conduzir as aquisições 3. Controlar as aquisições 4. Encerrar as aquisições RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 7 12.1 Planejar o gerenciamento das aquisições Processo de documentação das decisões de compras do projeto, especificando a abordagem e identificando fornecedores em potencial. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 8 12.1 Planejar o gerenciamento das aquisições Planejamento Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas 1. Plano de gerenciamento do 1. Análise de fazer ou comprar 1. Plano de gerenciamento projeto 2. Opinião especializada das aquisições 2. Documentação dos requisitos 3. Pesquisa de mercado 2. Especificação do trabalho 3. Registro dos riscos 4. Reuniões das aquisições 4. Requisitos de recursos das 3. Documentos de aquisição atividades Principal benefício: 4. Critérios para seleção de 5. Cronograma do projeto fontes 6. Estimativas de custos das Determina se deve-se 5. Decisões de fazer ou atividades adquirir ou não apoio comprar 7. Registro das partes externo e, se for o caso, 6. Solicitações de mudança interessadas o que adquirir, como fazer 7. Atualizações nos 8. Fatores ambientais da documentos do projeto empresa a aquisição, a quantidade 9. Ativos de processos necessária, e quando organizacionais efetuar a aquisição. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 9 12.1 Planejar o gerenciamento das aquisições RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 10 12.1 Planejar o gerenciamento das aquisições Entradas Plano de gerenciamento dos riscos Documentação dos requisitos Registro dos riscos Requisitos de recursos das atividades Cronograma do projeto Estimativas dos custos das atividades Registro das partes interessadas Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 11 12.1 Planejar o gerenciamento das aquisições Ferramentas e Técnicas Análise de fazer ou comprar Fazer x Comprar x Alugar. Significa determinar se você deve ou não terceirizar o trabalho ou fazê-lo você mesmo. Exemplo: Um projeto tem necessidade de uma máquina que tem preço de compra de R$ 5.000, custo operacional de R$ 400/mês e pode ser alugada por R$ 1.000/mês. Se a utilização da máquina está prevista para um ano, qual a melhor opção: comprar ou alugar? Comprar: 5.000,00 + 400,00 * 12 = 9.800,00 Alugar: 1.000,00 * 12 = 12.000,00 RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 12 12.1 Planejar o gerenciamento das aquisições Ferramentas e Técnicas Opinião especializada Pesquisa de mercado É interessante verificar as críticas de possíveis fornecedores com os quais você poder vir a trabalhar. A pesquisa de mercado inclui a análise das capacidades dos setores e fornecedores específicos. A equipe de aquisições pode se basear na avaliação dos fornecedores em contratos similares para ajudar a tomar uma decisão. Reuniões RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 13 12.1 Planejar o gerenciamento das aquisições Saídas Plano de gerenciamento das aquisições É um componente do plano de gerenciamento do projeto que descreve como a equipe do projeto adquirirá produtos e serviços fora da organização executora. Descreve como os processos de aquisição serão gerenciados, desde o desenvolvimento dos documentos de aquisições ao encerramento do contrato. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 14 12.1 Planejar o gerenciamento das aquisições Saídas Plano de gerenciamento das aquisições O plano de gerenciamento das aquisições pode incluir: Tipos de contratos a serem usados. Questões de gerenciamento dos riscos. Documentos padronizados de aquisição. Quaisquer restrições e premissas que poderiam afetar as aquisições. As datas de entrega previstas para o trabalho ou produtos contratados. Métricas de aquisições a serem usadas para gerenciar contratos e avaliar fornecedores. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 15 12.1 Planejar o gerenciamento das aquisições Saídas Especificação do trabalho das aquisições Define, para os itens que estão sendo comprados ou adquiridos, apenas a parte do escopo do projeto incluída no contrato relacionado. Descreve o item de aquisição em detalhes suficientes para permitir que possíveis fornecedores determinem se são capazes de fornecer o item. É uma lista do trabalho que será contratado. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 16 12.1 Planejar o gerenciamento das aquisições Saídas Documentos de aquisição Documentos utilizados para solicitar propostas de fornecedores em potencial. Ajuda a encontrar fornecedores que farão o trabalho. Incluem: ○ Especificação do trabalho a ser realizado. ○ Descrição da forma desejada de resposta. ○ Quaisquer cláusulas contratuais necessárias. Critérios para seleção de fontes Critérios utilizados para classificar ou avaliar as propostas dos fornecedores. Por exemplo: garantia, capacidade técnica, custos, etc. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 17 12.1 Planejar o gerenciamento das aquisições Saídas Decisões de fazer ou comprar Documentam as conclusões obtidas em relação a quais produtos, serviços ou resultados do projeto serão adquiridos fora da organização do projeto ou realizados internamente pela equipe do projeto. Solicitações de mudança Atualizações nos documentos do projeto RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 18 12.2 Conduzir as aquisições Processo de obtenção de respostas de fornecedores, seleção de um fornecedor e adjudicação de um contrato. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 19 12.2 Conduzir as aquisições Adjudicação É o ato judicial mediante o qual se declara e se estabelece que a propriedade de uma coisa (bem móvel ou bem imóvel) se transfere de seu primitivo dono (transmitente) para o credor (adquirente), que então assume sobre ela todos os direitos de domínio e posse inerentes a toda e qualquer alienação. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 20 12.2 Conduzir as aquisições Execução Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas 1. Plano de gerenciamento 1. Reunião com licitantes 1. Fornecedores selecionados das aquisições 2. Técnicas de avaliação de 2. Acordos 2. Documentos de aquisição propostas 3. Calendários dos recursos 3. Critérios para seleção de 3. Estimativas independentes 4. Solicitações de mudança fontes 4. Opinião especializada 5. Atualizações no plano de 4. Propostas de 5. Publicidade gerenciamento do projeto fornecedores 6. Técnicas analíticas 6. Atualizações nos 5. Documentos do projeto 7. Negociações das Aquisições documentos do projeto 6. Decisões de fazer ou comprar Principal benefício: 7. Especificação do trabalho das aquisições Prover o alinhamento das expectativas internas e 8. Ativos de processos externas das partes interessadas através de acordos organizacionais estabelecidos. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 21 12.2 Conduzir as aquisições RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 22 12.2 Conduzir as aquisições Entradas Plano de gerenciamento das aquisições Documentos de aquisição Pedido de Informação / Request for Information (RFI): solicitação de informações dos fornecedores sobre a capacidade de realizar o trabalho. Solicitação de Proposta / Request for Proposal (RFP): você dá a um fornecedor a oportunidade de examinar seus documentos de aquisição e escrever uma proposta de como eles fariam seu trabalho. Critérios para seleção de fontes Proposta dos fornecedores Conjunto de informações que será usado por um grupo de avaliação para selecionar um ou mais licitantes bem-sucedidos (fornecedores). RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 23 12.2 Conduzir as aquisições Entradas Documentos do projeto Decisões de fazer ou comprar Especificação do trabalho das aquisições Ativos de processos organizacionais RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 24 12.2 Conduzir as aquisições Ferramentas e Técnicas Reuniões com licitantes A melhor forma de ser justo e imparcial com todos os licitantes é se reunir com todos para que eles possam fazer perguntas. Usadas para garantir que todos os possíveis fornecedores possuem um entendimento claro e comum da aquisição. Todos os possíveis fornecedores recebem o mesmo tratamento durante essa interação inicial entre comprador e fornecedor para produzir a melhor proposta. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 25 12.2 Conduzir as aquisições Ferramentas e Técnicas Técnicas de avaliação de propostas Técnicas que utilizam alguma opinião especializada e alguma forma de critérios de avaliação. Estimativas independentes Grande parte do tempo, você não tem a experiência, dentro de sua empresa, para determinar se um fornecedor enviou a você um preço justo. É por isso que você pode solicitar a um terceiro fazer uma estimativa de quanto custaria o serviço. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 26 12.2 Conduzir as aquisições Ferramentas e Técnicas Opinião especializada Publicidade As listas existentes de fornecedores em potencial muitas vezes podem ser expandidas com a colocação de anúncios em publicações de grande circulação, como em jornais ou em publicações especializadas. Negociações das aquisições Esclarecem a estrutura, os requisitos e outros termos das compras de modo que seja possível obter um acordo mútuo antes de assinar o contrato. Podem envolver o setor jurídico da empresa. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 27 12.2 Conduzir as aquisições Ferramentas e Técnicas Técnicas analíticas Para assegurar que a necessidade possa e seja atendida, as técnicas analíticas podem ajudar as organizações a identificar o preparo do fornecedor para realização do trabalho. Ao analisar as informações de desempenhos anteriores, as equipes podem identificar as áreas de maior risco e que devem ser monitoradas de perto para assegurar o êxito do projeto. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 28 12.2 Conduzir as aquisições Saídas Fornecedores selecionados Aqueles que foram julgados como estando em uma faixa competitiva de acordo com o resultado da avaliação da proposta ou da licitação. Acordos Contratos de aquisições. Calendário dos recursos Solicitações de mudança Atualizações no plano de gerenciamento do projeto Atualizações nos documentos do projeto RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 29 12.3 Controlar as aquisições Processo de gerenciar as relações de aquisição, monitorar o desempenho do contrato e fazer mudanças e correções conforme necessário. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 30 12.3 Controlar as aquisições Monitoramento e Controle Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas 1. Plano de gerenciamento 1. Sistema de controle de 1. Informações sobre o do projeto mudanças no contrato desempenho do trabalho 2. Documentos de aquisição 2. Análise de desempenho das 2. Solicitações de mudança 3. Acordos aquisições 3. Atualizações no plano de 4. Solicitações de mudança 3. Inspeções e auditorias gerenciamento do projeto aprovadas 4. Relatórios de desempenho 4. Atualizações nos 5. Relatórios de 5. Sistemas de pagamento documentos do projeto desempenho do trabalho 6. Administração de reivindicações 5. Atualizações nos ativos de 6. Dados de desempenho 7. Sistema de gerenciamento de processos organizacionais do Trabalho registros Principal benefício: Garantia de que tanto o fornecedor quanto o comprador cumprem os requisitos de aquisição, de acordo com os termos do acordo legal. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 31 12.3 Controlar as aquisições RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 32 12.3 Controlar as aquisições Entradas Plano de gerenciamento do projeto Documentos de aquisição Acordos Solicitações de mudanças aprovadas Podem incluir modificações nos termos e condições do contrato, incluindo a especificação do trabalho da aquisição, a definição de preços e as descrições dos produtos, serviços ou resultados a serem fornecidos. Relatórios de desempenho do trabalho Dados de desempenho do trabalho RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 33 12.3 Controlar as aquisições Ferramentas e Técnicas Sistema de controle de mudanças no contrato É um conjunto de procedimentos que são instituídos para lidar com mudanças nos contratos. Inspeções e auditorias Ferramenta utilizada para que o contratante tenha certeza de que o produto entregue pelo fornecedor é adequado. É onde se verifica o produto ou serviço que está sendo produzido, para ter certeza que ele atende as necessidades e termos do contrato. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 34 12.3 Controlar as aquisições Ferramentas e Técnicas Análise de desempenho das aquisições Análise do progresso do fornecedor em oferecer o escopo do projeto e qualidade, dentro dos custos e no prazo. Pode incluir uma análise da documentação preparada pelo fornecedor e inspeções do comprador, além de auditorias de qualidade conduzidas durante a execução do trabalho pelo fornecedor. Tem como objetivo identificar sucessos ou falhas de desempenho. A maioria dos contratos define certos padrões para quão bem o fornecedor deve fazer o trabalho. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 35 12.3 Controlar as aquisições Ferramentas e Técnicas Relatórios de desempenho Utilizados para monitorar o trabalho do projeto e informar o progresso para a administração da sua empresa. Sistema de pagamentos É a forma como a empresa paga o fornecedor. Todos pagamentos devem ser feitos e documentados em total concordância com os termos do contrato. Geralmente, é estabelecido por um departamento de Contabilidade ou de Contas a Receber. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 36 12.3 Controlar as aquisições Ferramentas e Técnicas Administração e reinvindicações Quando existe uma discordância entre um contratante e um fornecedor, isto é chamado de reivindicação. A maioria dos contratos tem termos específicos que determinam exatamente como as reivindicações devem ser resolvidas. Se as partes não resolverem uma reivindicação por conta própria, talvez ela precise ser tratada de acordo com os procedimentos de resolução de disputas estabelecidos no contrato. Sistema de gerenciamento de registros RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 37 12.3 Controlar as aquisições Saídas Informações sobre o desempenho do trabalho Solicitações de mudança Atualizações no plano de gerenciamento do projeto Atualizações nos documentos do projeto Atualizações nos ativos de processos organizacionais RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 38 12.4 Encerrar as aquisições Processo de finalização de cada aquisição do projeto. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 39 12.4 Encerrar as aquisições Encerramento Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas 1. Plano de gerenciamento 1. Auditorias de aquisições 1. Aquisições encerradas do projeto 2. Negociações das aquisições 2. Atualizações nos ativos de 2. Documentos de aquisição 3. Sistema de gerenciamento processos organizacionais de registros Principal benefício: Documentação dos acordos e outros documentos relacionados, para consultas futuras. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 40 12.4 Encerrar as aquisições RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 41 12.4 Encerrar as aquisições Entradas Plano de gerenciamento do projeto Documentos de aquisição RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 42 12.4 Encerrar as aquisições Ferramentas e Técnicas Auditorias de aquisições Análise estruturada do processo de aquisições desde o processo Planejar o gerenciamento das Aquisições até processo Controlar as Aquisições. Uma vez que você encerrou o contrato, é importante revisar tudo o que aconteceu no projeto para descobrir as lições aprendidas e verificar qualquer coisa que deu certo ou errado. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 43 12.4 Encerrar as aquisições Ferramentas e Técnicas Negociações das aquisições É preciso se certificar de que todos os termos do contrato tenham sido cumpridos e que não haja pendências. Se o comprador ou o fornecedor tiver pendências na relação, elas precisam ser resolvidas. Quando todas as demais alternativas falharem, o processo judicial nos tribunais é a última opção e a menos desejada. Sistema de gerenciamento de registros RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Aquisições 44 12.4 Encerrar as aquisições Saídas Aquisições encerradas A forma de encerrar um contrato é por meio de uma notificação. O comprador apresenta ao fornecedor um aviso formal por escrito de que o contrato terminou. Os requisitos para o encerramento formal do contrato geralmente são definidos nos termos do contrato. Atualizações nos ativos de processos organizacionais Obrigada! Profa. Elanne Mendes [email protected]