Apuntes GPI GENERALES PDF

Apuntes GPI ~ todos los temas ~ Proyecto: Esfuerzo temporal para crear un producto, servicio o resultado único. Características: temporal, resultado único, desarrollo progresivo. Dirección de Proyectos: Proceso de planificar, dirigir y controlar el de...

Apuntes GPI ~ todos los temas ~ Proyecto: Esfuerzo temporal para crear un producto, servicio o resultado único. Características: temporal, resultado único, desarrollo progresivo. Dirección de Proyectos: Proceso de planificar, dirigir y controlar el desarrollo de un proyecto. Grupos de procesos: ○ iniciación, ○ planificación, ○ ejecución, ○ seguimiento y control, ○ cierre. Proyectos, Programas y Portafolio: Proyecto: esfuerzo temporal para crear algo único. Programa: grupo de proyectos relacionados administrados de forma coordinada. Portafolio: conjunto de proyectos y programas para cumplir objetivos estratégicos. Oficina de Gestión de Proyectos: Entidad responsable de la dirección centralizada y coordinada de proyectos. Funciones: gestionar recursos, desarrollar metodologías, supervisar cumplimiento de normas, coordinar comunicación. Director de Proyecto: Persona asignada para alcanzar los objetivos del proyecto. Características: conocimiento, desempeño, competencias personales. Factores Ambientales de la Empresa: Procesos, estructura y cultura de la organización. Normas de la industria, infraestructura, recursos humanos, condiciones de mercado, etc. Ciclo de Vida del Proyecto Fases del Proyecto: Un proyecto se divide en fases donde se realizan tareas específicas, se espera un entregable y se realizan controles adecuados. Las fases pueden ser: ○ Secuencial: Cada fase ocurre después de completar la anterior. ○ Superposición: Una fase se inicia antes de que termine la anterior.  ○ Iterativa: Se planifica una fase y la siguiente se hace a partir de los resultados de la anterior. Ciclo de Vida del Producto Cascada: Incluye análisis de requisitos, especificación de requisitos, diseño preliminar, diseño detallado, codificación y pruebas, e implantación. Incremental: Similar a la cascada, pero se repite varias veces. Iterativo: Se repiten las fases de análisis, especificación, diseño, codificación y pruebas, e implantación. Interesados (Stakeholders) Definición: Personas u organizaciones que participan activamente en el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados por el proyecto. Ejemplos: Director del proyecto, cliente/usuario, organización ejecutante, miembros del equipo del proyecto, patrocinador, gerentes funcionales, oficina de gestión de proyectos. Influencias de la Organización Tipos de Estructura Organizativa:  ○ Funcional: Autoridad del director del proyecto es baja, personal asignado al proyecto es ninguno, dedicación del director del proyecto es parcial. ○ Matricial Débil: Autoridad del director del proyecto es media, personal asignado al proyecto es 40%-60%, dedicación del director del proyecto es parcial. ○ Matricial Equilibrada: Autoridad del director del proyecto es media, personal asignado al proyecto es 40%-60%, dedicación del director del proyecto es parcial. ○ Matricial Fuerte: Autoridad del director del proyecto es alta, personal asignado al proyecto es 85%-100%, dedicación del director del proyecto es total. ○ Orientada a Proyectos: Autoridad del director del proyecto es alta, personal asignado al proyecto es 85%-100%, dedicación del director del proyecto es total. Conceptos Básicos Dirección de Proyectos: Aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para cumplir con los requisitos del proyecto. Proceso: Conjunto de acciones y actividades interrelacionadas para obtener un producto, resultado o servicio predefinido. Tipos de Procesos: ○ Procesos de Dirección de Proyectos: Aseguran el avance eficaz del proyecto. ○ Procesos Orientados a Productos: Especifican y crean el producto. Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos 1. Iniciación: Definir un nuevo proyecto o fase, obtener autorización y recursos necesarios. 2. Planificación: Establecer el alcance, objetivos y pasos para realizar el proyecto. 3. Ejecución: Completar el trabajo definido en el plan. 4. Seguimiento y Control: Monitorear, analizar y regular el progreso del proyecto. 5. Cierre: Finalizar todas las actividades del proyecto. Claves para el Éxito del Proyecto Seleccionar los procesos adecuados. Reutilizar enfoques adaptables. Mantener una comunicación adecuada con los interesados. Cumplir con los requisitos y equilibrar restricciones de alcance, tiempo, costos y calidad. Información del Proyecto Datos de Desempeño: Mediciones directas de las actividades del proyecto.  Informes de Desempeño: Estado de los entregables, implementación de solicitudes de cambio, etc. —- Gestión de la Integración del Proyecto La gestión de la integración del proyecto incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de la dirección de proyectos. Principales Procesos 1. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto: Crear un documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase y documentar los requisitos iniciales de los interesados. 2. Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto: Documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes. 3. Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto: Ejecutar el trabajo definido en el plan para cumplir con los objetivos del proyecto. 4. Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto: Realizar seguimiento, revisar y regular el avance para cumplir con los objetivos de desempeño definidos en el plan. 5. Realizar el Control Integrado de Cambios: Revisar todas las solicitudes de cambio y gestionar los cambios en los entregables, activos de la organización, documentos del proyecto y el plan. 6. Cerrar el Proyecto o Fase: Finalizar todas las actividades en todos los grupos de procesos para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto (ACP) Objetivo: Crear un documento que autoriza formalmente el proyecto. Requisitos: Documentar los requisitos iniciales de los interesados y establecer una relación de cooperación entre la organización ejecutante y la solicitante. Participación: El director del proyecto debe participar en la redacción del ACP para tener autoridad en la asignación de recursos. Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto  Objetivo: Documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los procesos de ejecución, seguimiento, control y cierre. Entradas: Acta de Constitución del Proyecto, salidas de los procesos de planificación, factores ambientales de la empresa y activos de los procesos de la organización. Herramientas: Juicio de expertos y técnicas de facilitación. Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto Objetivo: Ejecutar el trabajo definido en el plan para cumplir con los objetivos del proyecto. Actividades: Crear entregables, reunir y dirigir al equipo, gestionar recursos, implementar normas planificadas y establecer canales de comunicación. Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto Objetivo: Monitorear, analizar y regular el avance del proyecto para ver el cumplimiento del mismo en relación al plan inicial. Actividades: Comparar el desempeño real con el plan, evaluar el desempeño, identificar y gestionar riesgos, y proporcionar información para mantener el estado y las proyecciones.  Realizar el Control Integrado de Cambios Objetivo: Revisar todas las solicitudes de cambios, aprobarlas y gestionar los cambios a los entregables, activos de los procesos de la organización, documentos del proyecto y el plan de dirección del proyecto. Actividades: Revisar, analizar y aprobar las solicitudes de cambio, gestionar los cambios aprobados y mantener la integridad de las líneas base. Cerrar el Proyecto o Fase Objetivo: Finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos de la dirección de proyectos para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo. Actividades: Revisar toda la información anterior, asegurar que todo el trabajo está completo y se han alcanzado los objetivos, y documentar las razones en caso de que un proceso se dé por terminado antes de su culminación. —- Gestión de los Interesados del Proyecto Identificar a los interesados: ○ Entradas: Acta de constitución del proyecto, documentos de adquisiciones, factores ambientales de la empresa, activos de los procesos de la organización. ○ Herramientas y técnicas: Análisis de los interesados, juicio de expertos, reuniones. ○ Salidas: Registro de interesados. Planificar la gestión de los interesados: ○ Entradas: Plan para la dirección del proyecto, registro de interesados, factores ambientales de la empresa, activos de los procesos de la organización. ○ Herramientas y técnicas: Juicio de expertos, reuniones, técnicas analíticas. ○ Salidas: Plan de gestión de los interesados, actualizaciones a los documentos del proyecto. Gestionar la participación de los interesados: ○ Entradas: Plan de gestión de los interesados, plan de gestión de las comunicaciones, registro de cambios, activos de los procesos de la organización. ○ Herramientas y técnicas: Método de comunicación, habilidades interpersonales, habilidades de gestión. ○ Salidas: Registro de incidentes, solicitudes de cambio, actualizaciones al plan para la dirección del proyecto, actualizaciones a los documentos del proyecto, actualizaciones a los activos de los procesos de la organización. Controlar la participación de los interesados: ○ Entradas: Plan para la dirección del proyecto, registro de incidentes, datos de desempeño del trabajo, documentos del proyecto. ○ Herramientas y técnicas: Sistemas de gestión de la información, juicio de expertos, reuniones. ○ Salidas: Información de desempeño del trabajo, solicitudes de cambio, actualizaciones al plan para la dirección del proyecto, actualizaciones a los documentos del proyecto, actualizaciones a los activos de los procesos de la organización. —- Gestión del Alcance del Proyecto Ideas Básicas Objetivo Principal: Definir y controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto. Procesos Necesarios: Garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido para completarlo con éxito. Procesos de Gestión del Alcance Planificar la Gestión del Alcance: Crear un plan que documente cómo se va a definir, validar y controlar el alcance del proyecto.Proporciona una guía y dirección sobre cómo gestionar el alcance a lo largo del proceso Recopilar Requisitos: definir y documentar las necesidades de los interesados para cumplir con los objetivos del proyecto. Los interesados deben participar activamente en la definición de los requisitos, los cuales incluyen las condiciones que el proyecto debe cumplir, así como las necesidades del patrocinador, del cliente y de otros interesados. Estos requisitos deben recopilarse y analizarse con un nivel de detalle que permita su inclusión en la línea base de gestión del alcance. Además, es necesario medir los requisitos una vez iniciado el proyecto, ya que constituyen la base de la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT). La planificación del costo y del cronograma se basa en estos requisitos. Definir el Alcance: Desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto. Describe los límites del producto, servicio o resultado mediante la especificación de cuáles de los requisitos recopilados serán incluidos y cuáles excluidos del alcance. Puede que ciertos requisitos detectados en Recopilar Requisitos no se puedan incluir en el proyecto. En este Proceso se seleccionan aquellos requisitos definitivos a incluir en el proyecto. El enunciado se prepara a partir de los entregables principales, los supuestos y las restricciones existentes.  El enunciado se redacta de forma iterativa según se incorpora más información al proyecto Crear la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT): Subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y manejables. Es una descomposición jerárquica del alcance total del trabajo a realizar por el equipo del proyecto para cumplir con los objetivos y crear los entregables. organiza y define el alcance total del proyecto y representa el trabajo especificado en el enunciado del alcance del proyecto aprobado y vigente. El trabajo está contenido en el nivel más bajo de la EDT, denominados Paquetes de Trabajo (PT). Un Paquete de Trabajo se puede utilizar para agrupar las actividades donde el trabajo es programado y estimado, seguido y controlado. Verificar el Alcance: Formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se han completado. Los entregables verificados se revisan con el cliente o patrocinador para asegurar su satisfacción y aceptación formal. Todos los entregables verificados constituyen la base de la validación del proyecto completo. Validar el Alcance difiere del proceso de Control de Calidad ya que el primero acepta los entregables y el segundo corrobora su cumplimiento El proceso de Control de Calidad se lleva a cabo antes del proceso de Verificar el Alcance. Controlar el Alcance: Monitorear el estado del alcance del proyecto y gestionar cambios en la línea base del alcance. Permite mantener la línea base del alcance a lo largo del proyecto.  Asegura que todos los cambios solicitados o acciones preventivas o correctivas se procesen a través del proceso Control Integrado de Cambios. Controlar el Alcance también gestiona los cambios que ocurren en un momento determinado y se integra con otros procesos de control. Los cambios son inevitables y por tanto es obligatorio para todo proyecto contar con algún tipo de proceso de control de cambios. Conceptos Clave Alcance del Producto: Características y funciones que definen un producto, servicio o resultado. Alcance del Proyecto: Trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las características y funciones especificadas. — La Gestión del Tiempo del Proyecto La Gestión del Tiempo del Proyecto tiene por objetivo administrar la finalización del proyecto a tiempo. Planificar la Gestión del Cronograma: Objetivo: Establecer cómo se planificará, desarrollará, gestionará y controlará el cronograma del proyecto. Ideas Básicas: Puede ser un plan formal o informal y define cómo se informará sobre las contingencias del cronograma.  Definir las Actividades: Objetivo: Identificar y documentar las acciones específicas necesarias para completar los entregables del proyecto. Ideas Básicas: Las actividades se descomponen en tareas más pequeñas y manejables. Secuenciar las Actividades: Objetivo: Identificar y documentar las relaciones entre las actividades del proyecto. Ideas Básicas: Definir la secuencia lógica de trabajo para obtener la máxima eficiencia. Estimar los Recursos de las Actividades: Objetivo: Estimar el tipo y cantidad de materiales, personas, equipos o suministros necesarios para cada actividad. Ideas Básicas: Permite estimar el costo y la duración de forma más precisa.  Estimar la Duración de las Actividades: Objetivo: Establecer la cantidad de tiempo necesario para finalizar cada actividad con los recursos estimados. Ideas Básicas: Requiere estimar la cantidad de esfuerzo y recursos necesarios. Desarrollar el Cronograma: Objetivo: Analizar el orden de las actividades, su duración, los requisitos de recursos y las restricciones para crear el cronograma del proyecto. Ideas Básicas: Es un proceso iterativo que se revisa continuamente según avanza el proyecto.  Controlar el Cronograma: Objetivo: Dar seguimiento al estado del proyecto para actualizar el avance y gestionar cambios en la línea base del cronograma. Ideas Básicas: Determinar el estado actual del cronograma y gestionar los cambios reales conforme se producen. Poner los medios para detectar desviaciones con respecto al plan y tomar las decisiones oportunas. —- Gestión de los Costos del Proyecto La Gestión de los Costos del Proyecto tiene por objetivo estimar, presupuestar y controlar los costos para completar el proyecto dentro del presupuesto aprobado. Los procesos de Gestión de los Costos interactúan entre si y con otros procesos de otras áreas de conocimiento. Cada proceso se ejecuta por lo menos una vez en cada proyecto o fase. En proyectos pequeños la estimación de costos y el presupuesto se hacen conjuntamente en un solo proceso. Se puede influir en los costos en las etapas tempranas. Desde la planificación ya se comienza a pensar en los costos 1. Planificar la Gestión de los Costos ○ Objetivo: Establecer políticas, procedimientos y documentación para planificar, gestionar, gastar y controlar los costos del proyecto. ○ 2. Estimar los Costos ○ Objetivo: Desarrollar una estimación aproximada de los recursos financieros necesarios para completar las actividades del proyecto. Es una predicción basada en la información disponible en un determinado momento. Equilibrio entre costos y riesgos (hacer o comprar, comprar o alquilar….). Se suelen expresar en unidades monetarias y algunas veces en horas, días de trabajo del personal…. Las estimaciones se refinan en el transcurso del proyecto. La exactitud aumenta según avanza el proyecto (proceso iterativo) ○ ○ 3. Determinar el Presupuesto ○ Objetivo: Sumar los costos estimados de las actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costo autorizada.  ○. 4. Controlar los Costos ○ Objetivo: El objetivo de controlar los costos del proyecto es realizar un seguimiento continuo de la situación para actualizar el presupuesto y gestionar los cambios en la línea base de costos. Esto incluye detectar desviaciones del plan, tomar medidas correctivas y minimizar riesgos. La actualización del presupuesto implica registrar los costos reales incurridos hasta la fecha, y cualquier incremento debe ser aprobado mediante el proceso de "Control Integrado de Cambios". Gran parte del esfuerzo se centra en analizar la relación entre el uso de fondos y el trabajo realizado, influir en los factores que afectan la línea base de costos, y asegurarse de que las solicitudes de cambio se gestionen adecuadamente. También es crucial que los gastos no excedan la financiación autorizada, seguir el desempeño de los costos y del trabajo, evitar cambios no aprobados, informar a los interesados sobre los cambios y sus costos, y mantener los sobrecostos dentro de límites aceptables. ○