Antología Administración I PDF

ADMINISTRACIÓN I ANTOLOGÍA ADMINISTRACIÓN I LA PLANEACIÓN  UNIDAD IV LA PLANEACIÓN 4.1. Concepto e importancia de la 4.5.3. Naturaleza de los objetivos planeación. 4.5.4. Jerar...

ADMINISTRACIÓN I ANTOLOGÍA ADMINISTRACIÓN I LA PLANEACIÓN  UNIDAD IV LA PLANEACIÓN 4.1. Concepto e importancia de la 4.5.3. Naturaleza de los objetivos planeación. 4.5.4. Jerarquización de los objetivos 4.1.1. Definiciones de planeación 4.5.5 Clasificación de los objetivos 4.1.2. Importancia de la planeación 4.5.6. Otros tipos de objetivos 4.2. Pasos generales de la planeación. 4.5.7 Criterios para fijar objetivos 4.3. Diferencia entre planeación y plan efectivos 4.3.1 Conceptos de plan y planeación 4.6. La administración por objetivos (APO) 4.4. Tipos de planes o (MBO) 4.4.1. De acuerdo con su periodo 4.6.1. Concepto de APO 4.4.2. De acuerdo con su operatividad 4.6.2. Características de la APO 4.4.3. De acuerdo con su jerarquía 4.6.3. Inicios de la APO 4.4.4. De acuerdo con su repetitividad 4.6.4. Proceso para establecer la APO 4.5. Los objetivos 4.6.5 Beneficios y desventajas de la 4.5.1. Concepto de objetivos APO 4.5.2. Importancia de los objetivos 4.7 Principios de la planeación OBJETIVO PARTICULAR DE LA UNIDAD: El alumno comprenderá y diferenciará el concepto e importancia de la planeación. Será capaz de describir los pasos generales de la misma, su clasificación y tipos de planes; y comprenderá la utilidad de la Administración por Objetivos. (APO) ACTIVIDAD ACADEMICA DEL ALUMNO Resolverá casos prácticos en equipo relacionados con esta unidad que el profesor seleccionará de la bibliografía de consulta Se analizará y se discutirán por el equipo de trabajo designado por el profesor los PRINCIPIOS DE PLANEACION Videos relacionados con la administración por Objetivos que el profesor seleccionará y solicitará un reporte del video relacionándolo con la unidad. NIVEL TAXONOMICO 3 TIEMPO PROBABLE 15 horas  La Planeación 4.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA DE LA PLANEACION. 4.1.1 Definiciones de Planeación: Una vez analizado las definiciones de administración en la primera unidad, para efectos de definir la “planeación” existen muchas y diversas, aunque para esta unidad solo manejaremos tres y estas son: Autor Definición GEORGE R. TERRY Es una función que establece un desarrollo sistemático de programas de acción encaminados a alcanzar los   objetivos organizacionales convenidos mediante   el proceso de analizar, evolución y seleccionar entre las oportunidades que hubiesen sido previstas KOONTZ Es la selección de misiones y objetivos y de las acciones para lograrlos, requiriendo de la toma de decisiones; es decir, elegir entre futuros cursos alternos de acción. A. REYES PONCE Es fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempos y números para realizarlos. 4.1.2 Importancia de la Planeación y objetivos y de las acciones para Llevar a cabo la primera fase del lograrlos proceso administrativo para quién la aplica representa: La planeación contribuye al logro eficiente de los objetivos Permite diseñar un entorno eficaz para el desempeño de los individuos La planeación es la base del control que trabajan en grupo. Es penetrante para todos los gerentes Es la primera función ejecutiva de su porque permite la innovación índole (primacía del trabajo) Es eficiente si contribuye a las metas Implica la selección de misiones a un costo razonable. 02  La Planeación 4.2 PASOS GENERALES DE LA PLANEACIÓN Los pasos prácticos que se enlistan a son perceptibles a primera vista. Todo plan continuación son los que reflejan el proceso presenta siempre alternativas por lo que de planear. hay que reducir alternativas a fin de analizar las más promisorias apoyado en técnicas 1.- Atención a las oportunidades cuantitativas y cualitativas. (Previsión) 5.- Evaluar cursos alternativos Consiste en atender en sentido estricto las oportunidades como los problemas tanto en Tras la búsqueda de cursos alternativos las condiciones externas como internas de y el examen de sus ventajas y desventajas, la organización, es decir se requiere de un el siguiente paso es evaluar las alternativas estudio preliminar en donde se identifiquen ponderándolas contra los objetivos y las fortalezas y debilidades. Comprender qué metas tratando de obtener las ventajas y problemas debe resolver y por qué, además, desventajas, así como los riesgos que cada saber qué puede esperar para ganar alternativa ofrece. 2.- Establecer objetivos 6.- Seleccionar un curso En este paso consiste en establecer En este paso el administrador deberá objetivos para toda la empresa y tomar la decisión más adecuada con base en posteriormente para cada una de las el análisis y evaluación de las alternativas. unidades de trabajo subordinadas. Esto deben de considerarse tanto para largo 7.- Formular planes derivados como para corto plazo. Una vez tomada la decisión se requiere 3.- Desarrollar premisas de elaborar planes derivados como apoyo al plan básico. Consiste en identificar y definir las premisas decisivas de la planeación como lo son los 8.- Cuantificar los planes mediante pronósticos, (políticas gubernamentales y presupuestos sectoriales, tasas de interés, volumen de ventas, políticas de impuestos, ambiente Después de tomadas las decisiones político y social entre otras), así como los y establecidos los planes es necesario planes ya existentes en la compañía, así trasladarlos a cifras convirtiéndolos en como planes externos que afecten a la presupuestos a fin de que estas se puedan organización. cumplir por lo que cada unidad debe de asignar a cada departamento y programa 4.- Determinar cursos alternativos recursos como metas de ingresos. Consiste en buscar y examinar cursos de acción alternativos especialmente los que no 03  La Planeación Figura 4.2 Koontz Harold y Weihrich Heinz ADMINISTRACIÓN UNA PERSPECTIVA GLOBAL. Editorial Mc. Graw Hill 14ª Edición 2014. P.114 4.3 DIFERENCIA ENTRE PLANEACIÓN Y PLAN 4.3.1 Conceptos de PLAN y PLANEACION PLAN es una acción específica propuesta para ayudar a la organización al logro de sus metas. PLANEACION desde el punto de vista como un documento es el conjunto de planes que ayudan a la organización al logro de los objetivos. La diferencia está en que el plan es una herramienta para integrar una acción o acciones y la planeación es un conjunto de planes. 04  La Planeación 4.4. TIPOS DE PLANES 4.4.1 De acuerdo con su PERIODO Corto plazo Cuando es menor o igual a un año Mediano plazo Cuando es de un año a tres años Largo plazo Cuando es de tres a cinco años 4.4.2 De acuerdo con su OPERATIVIDAD Propósitos o misiones Se le conoce como normativa Objetivos porque los planes que la integran Metas NORMATIVA establecen guías o lineamientos Políticas a seguir y son la base para Normas ó Reglas acción. Estándares Estrategias Estos planes se distinguen Tácticas porque establecen lineamientos Métodos OPERATIVA de operación sobre una actividad Procedimientos o función en un determinado Sistemas periodo de tiempo. Programas Presupuestos 4.4.3 De acuerdo con su JERARQUIA De conformidad con este criterio se clasifica de la manera siguiente: Pronósticos o misiones Objetivos Metas Políticas Estrategias Tácticas Normas ó Reglas Estándar Métodos Procedimientos Sistemas Programas Presupuestos 05  La Planeación a) Propósito e) Políticas El propósito de una organización es Son declaraciones amplias y generales su papel primario, tal como lo define la de acciones esperadas que sirve como guía sociedad en que opera. En otras palabras, para la toma de decisiones administrativas los propósitos son los fines esenciales o o para supervisar las acciones de los directrices que definen la razón de ser, subordinados. naturaleza y carácter de cualquier grupo social. En su acepción más sencilla, una política es un enunciado que señala criterios guías b) Misión para tomar decisiones. La misión de una organización es su Una política es: finalidad específica, que la distingue de otras de su tipo. Se trata de un concepto más Una decisión que se aplica a todas las limitado que el de propósito. La misión es la situaciones similares. finalidad más amplia que una organización escoge para sí misma. Una orientación clara hacia dónde deben dirigirse todas las actividades c) Objetivos de un mismo tipo. Son los fines que persigue una organización La manera consiste en tratar a la en términos generales gente. d) Meta Un lineamiento que facilita las decisiones en actividades rutinarias. Son los fines que persigue una organización en términos precisos por cada actividad Lo que la dirección desea que se haga en cada situación definida. Las políticas ayudan a evitar la lentitud, defectos, y, sobre todo, pérdida de tiempo en las principales actividades y procesos de la organización. Formulación de políticas Una política bien formulada ayuda a llevar a cabo la acción administrativa, el gerente de una empresa, para poder planear eficientemente, debe tener procedimientos para hacerlo, políticas adecuadas. Las políticas son las limitaciones o posibilidades que se pueden seguir en la 06  La Planeación De acuerdo con el autor G. R. Terry, seis son las consideraciones en la formulación de políticas: 1. El uso de una política debe ayudar, a lograr un objetivo y debe formularse partiendo de hechos, no de decisiones personales ni de decisiones oportunistas. acción administrativa, y, sobre todo, ayuda 2. Una política debe permitir su a mantener estas acciones dentro de los interpretación, no debe prescribir un limites que marcan los planes. procedimiento detallado. Hay que iniciar que las buenas políticas 3. El pensamiento del que formula, como tienden a ser amplias, dejan lugar para el las ideas del contenido de la política, criterio, pero no implican una interpretación deben estar condicionados por las compleja en todo organismo social (las sugerencias y relaciones de quienes políticas deben de ser consistentes), ningún serán afectados por la política. organismo deberá contar con dos clases de políticas que indiquen cosas contrarias. Otra 4. Siempre que sea necesario cubrir consideración a la que hay que presentar condiciones anticipadas, deberán atención en la formulación de políticas, es la establecerse políticas, pero hay que de establecer un suficiente numero de ellas tener cuidado de evitar políticas que para que cubran las áreas que se consideran se empleen rara vez, si es que se importantes. practican. En algunas empresas, los miembros 5. Cada política debe ser expresado, con del consejo administrativo y los miembros una redacción definida y precisa que de alto nivel son los que establecen las sea completamente entendida, por políticas generales. En ocasiones estas son todos los miembros de la empresa. elaboradas y propuestas por especialistas de los diseños de la empresa, quienes 6. Todas las políticas deben conformarse deberán estudiar y, en su caso, adoptar las con base en factores externos tales que consideran procedentes. Sin embargo, como leyes o reglamentos. muchas políticas que tratan con los niveles de organización intermedia e inferior Clases y ejemplos de políticas son formuladas por los gerentes en sus respectivas áreas. Es posible una clasificación de las políticas, tomando en cuenta sus características, Quien formula la política, sigue tanto incluyendo factores, tales como: propósitos, el propósito general que se intenta y las usos, temas, fuentes, zona de influencia, necesidades, como las exigencias de la función, frecuencia de aplicación y si es situación de la cual es responsable. escrita o no. 07  La Planeación Las políticas, según los motivos, se EXPOSICIÓN DE LA POLÍTICA pueden dividir en: a) Todo proceso de selección de personal a) Políticas externas: incluyen aquellas se iniciará con la elaboración del que se originan, para hacer frente correspondiente “Requerimiento de a diversos controles y solicitudes Personal”, el mismo que deberá estar de fuerzas ajenas a la empresa, firmada por el Gerente y vicepresidente tales como, gobierno, cámaras, del área. Esto se aplicará para todos asociaciones y sindicatos. los casos de vacantes, reemplazos y creación de nuevos puestos. El b) Políticas internas: incluyen las Presidente Ejecutivo aprobará los indicadas por los gerentes en requerimientos de personal, en base cualquier nivel administrativo, con el a la documentación que justifique la fin de contar con las orientaciones decisión. En el caso de creaciones, necesarias, para su propósito y el de deberá además contarse con la sus subordinados en la administración autorización del Directorio de la empresa. b) En caso de que se genere una c) Políticas originadas: cobran vacante, se dará preferencia al existencia por la exigencia de un caso personal estable de la Compañía, que excepcional, que hace que el gerente se ajuste al perfil del cargo, mediante pida a su superior instrucciones un concurso interno. En caso de respecto al manejo de dicho caso. declararse desierto el concurso debido a que no existe personal que cumpla Otra clasificación de la política es, por las con el perfil requerido, se buscarán funciones administrativas de la empresa: fuentes de reclutamiento externo. política de ventas, producción, finanzas, etc. c) No se podrá realizar ninguna A continuación, se presentan uno contratación de personal que no haya ejemplos de políticas: cumplido con el proceso de selección POLÍTICAS DE SELECCIÓN Y Evaluación de las políticas CONTRATACIÓN DE PERSONAL (Manual de políticas de la Empresa Pacifictel. S.A 2006) Las políticas se hacen obsoletas y, para mantener su efectividad, deben evaluarse PROPÓSITO: Establecer las normas periódicamente, reacomodarlas y volverlas aplicables a las actividades de selección a enunciar, con base en las oportunidades y contratación del recurso humano que y condiciones que existan. La prueba permitan escoger personas idóneas, que se final de lo adecuado de una política, son ajusten a los requerimientos de la Compañía los buenos resultados que ayudan al y a los perfiles establecidos para alcanzar gerente a lograr su verdadera función. La sus objetivos estratégicos y asegurar su evaluación de políticas como parte de una futuro desarrollo auditoria administrativa, se lleva a cabo mediante entrevistas con los gerentes y sus 08  La Planeación subordinados, para saber de la relación de h) Normas o Reglas las políticas y sus prácticas, la cual es un enfoque practico; otro es determinar lo útil Estos planes explican detalladamente que realmente sea la política, hallando la las acciones o no acciones específicas que frecuencia con que se aplica y la confianza se requieren, sin permitir discrecionalidad que los gerentes tienen de ella. alguna. En el plan general es conveniente recabar i) Estándar opiniones, tanto a favor como en contra de una política existente, procurando obtener Es un plan que establece una unidad de hechos, analizarlos y aplicar el criterio en medida del nivel de logro esperado. forma mas imparcial posible. j) Métodos f) Estratégicas Es un plan que prescribe el curso de Es la determinación de los cursos de acción acción para cumplir una tarea. y asignación de los recursos necesarios a mediano y largo plazo de una empresa en k) Procedimientos función a los objetivos básicos En estas actividades participan g) Tácticas generalmente personas de diferentes departamentos, áreas o secciones, por lo que Es la determinación de los cursos de acción se hace necesario estandarizar su realización y asignación de los recursos necesarios a para efectuarlas con mayor efectividad. A corto plazo de una empresa en función a las este propósito están encaminados los planes metas preestablecidas. denominados procedimientos. 09  La Planeación Un procedimiento está plasmado por escrito bajo dos formas: 1. A través de una descripción detallada. 2. A través de un diagrama. Procedimiento: Trámite de una solicitud de Puesto: Solicitante permiso para faltar Número Operación Formatos Descripción 1. Prepara la solicitud Solicitud de Cuando alguna persona desea pedir permiso para permiso faltar al trabajo, llena en original y dos copias una solicitud de permiso, la cual representa con por lo menos 24 horas de anticipación al auxiliar de personal. 2. Conocer el resultado de solicitud Primera copia de la El resultado de su petición lo conoce mediante la solicitud primera copia de la solicitud Características e importancia de los condiciones temporales. procedimientos: El problema estriba esencialmente en Como todos los planes, los procedimientos mantener el equilibrio adecuado, entre la deben basarse en hechos concretos, estabilidad y la flexibilidad del procedimiento. sobre una situación en particular y no en suposiciones o deseos. Podemos deducir de lo anteriormente expuesto, la importancia que tienen los En cada caso hay que tomar en cuenta, procedimientos en la operación de todo los elementos humanos, tipo de trabajo, organismo social. De aquí que la importancia materiales y el objetivo. que el estudio y el mejoramiento de los procedimientos sea importante. Los pasos de un procedimiento deben ser sucesivos, complementarios y en conjunto, tender a alcanzar las metas deseadas, cada paso debe estar justificado, debe llenar una necesidad precisa y guardar la debida relación, con los demás pasos del procedimiento. Un procedimiento debe ser estable y, sin embargo, flexible. Por estable debe entenderse la firmeza del curso establecido, el cual solo sufrirá cambios cuando se presenten modificaciones fundamentales en los factores, que afectan la operación del procedimiento. Por flexible debe entenderse, la necesidad de un procedimiento, para poder enfrentarse a una crisis o emergencia, a demandas especiales o a los ajustes para 10  La Planeación Objetivos de su estudio a) Eliminar operaciones, combinándolas Existe la tendencia de que los entre sí o bien suprimirlas. procedimientos permanezcan una vez que se han iniciado en una empresa. Por lo b) Cambiar la colocación de las común, se agregan nuevos procedimientos operaciones, para lograr mayor a los ya existentes, en vez de volver a eficiencia. trabajar o modificar los ya existentes o de eliminar los que ya no se necesitan, como c) Eliminar envíos innecesarios o reducir resultado de cambios y en vista de los al mínimo para ahorro de tiempo. requisitos corrientes. Los resultados son los que continúan algunos procedimientos d) Eliminar las demoras con el fin de inútiles y se permite que existan muchas ahorrar tiempo. duplicaciones de esfuerzos, que resulta costosa. e) Centralizar las inspecciones para considerar el control interno. La solución es revisar periódicamente, todos los procedimientos dentro de la f) Eliminar (amontonamiento, difícil empresa y cerciorarse si son necesarios los fluidez de tramites, etc.). acuerdos, con las presentes condiciones de operación. g) Eliminar el zigzagueo (es el retorno de un paso a su punto de partida antes Existen los objetivos para el estudio de de seguir adelante). los procedimientos, tales como: 11  La Planeación Pasos que seguir para el estudio de l) Sistema procedimientos Son planes que conjunta procedimientos Un importante desarrollo en los diversos homogéneos sobre una actividad o función. esfuerzos, para lograr la mejoría en la ejecución de un trabajo, es el estudio de m) Programas procedimientos, y se lleva a cabo bajo los siguientes lineamientos: Son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de a) Seleccionar el trabajo o procedimiento tareas, pasos a seguir, recursos por emplear que se va a analizar. y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción dado. b) Registrar todos los datos relativos al procedimiento, mediante la Clases de programas preparación de diagramas. Los programas difieren ampliamente c) Examinar críticamente los datos del de su contenido, propósito y periodo que procedimiento, teniendo en cuenta: cubren. Esta ultima característica ha ganado que, como, quien, donde, cundo y por importancia, por lo que puede darse la que. siguiente clasificación: d) Desarrollar el procedimiento más a) Programas a largo plazo: por lo adecuado, según los objetivos y general estos programas son amplios, políticas de la empresa. la mayoría, aunque no todos ellos, no son matemáticos se da importancia e) Implantar el procedimiento a periodos específicos. Puesto que propuesto, y mantenerlo actualizado, toda planeación se refiere al futuro estableciendo los controles adecuado y este se mide en tiempo, es natural usar porciones de tiempo como diferenciales de un programa. La practica generalmente aceptada, es considerar cualquier plan que cubra periodos de dos años o menos, como de corto plazo y de cinco años o más como de largo plazo. b) Programas a corto plazo: por lo general estos programas, son de poca amplitud, abarca periodos de dos años o menos. En este tipo de programas, debe disponerse fácilmente de la información necesaria que indique los progresos corrientes y la dirección correcta. 12  La Planeación Formulación de programas Los programas varían mucho en cuanto a tipo y formato, normalmente proporcionan un diagrama de las acciones que se emprenderán, las instalaciones que se incluirán, los compromisos y las suposiciones implicadas y las áreas hacia las cuales deberán dirigirse los esfuerzos. Ejemplo de un programa Etapas Tiempo Control Tiempo en semanas Actividades 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1 Investigaciones de funciones E R * Elaboración manual organización E R 2 investigación de actividades E R * Elaboración manual procedimi- E entos R 3 Implantación E R E= Tiempo estimado. R= Tiempo real. La formulación de un programa puede incluir objetivos, normas de actuación, políticas, procedimientos y métodos, pero no necesariamente tiene que incluir todas estas categorías de planes. Los programas trazan las acciones que deben emprenderse, por quién, cuándo y dónde. Las suposiciones, las obligaciones y el área que van a ser afectadas, son fijadas por un programa. Limitaciones La práctica es incremento que considera grandes sectores de una empresa para el análisis administrativo, en vez de componentes aislados, ha subrayado el uso de programas. Sin embargo, la programación debe ajustarse a: 13  La Planeación a) Objetivos establecidos: hay que recordar que el motivo principal, son los objetivos y fijados y que los programas deben coadyuvar a su consecución. b) Recursos del organismo social: es decir, hay que tomar en cuenta para programar los recursos humanos, financieros y técnicos. Ventajas de los programas c) Naturaleza de las operaciones: el responsable de programar debe estar Cuando están bien preparados, los enterado perfectamente de que es programas pueden convertirse en elementos lo que la empresa esta haciendo, de gran valor para todo administrador. Si como lo hace, cuánto cuesta y cuánto se usan, obligan a este a ponderar todas tiempo lleva hacerlo. las alternativas posibles y a dedicar sus esfuerzos a los problemas más importantes. d) Las condiciones técnicas: los programadores, dada su condición Las ventajas de trabajar con un programa de especialistas, deben rodearse son: de un equipo de diversos expertos que colaboren comunicándole los 1. Proporcionar un plan a seguir. avances técnicos que se encuentran estrechamente relacionados con las 2. Sirve para coordinar las operaciones actividades de las empresas. de diversos departamentos, dentro de un organismo. 3. Son la base para un buen control, pues una vez que el administrador haya determinado las etapas que deben realizarse y el tiempo, pueden utilizarse estos datos para medir el proceso alcanzado. 4. Facilita la delegación de funciones. Cuando un director aprueba un programa, establece los limites para delegar tareas en los ejecutivos. 5. Sirve para evitar cualquier repetición en el trabajo y dan a cada uno de los ejecutivos, una guía precisa y segura para cumplir con sus actividades. 14  La Planeación n) Presupuestos de cada unidad a las ganancias de la empresa. Es la formulación de resultados esperados expresada en términos numéricos. Presupuesto de efectivos es un pronóstico de cuánto dinero se Tipos de presupuestos: dispondrá y cuánto se necesitará para cubrir sus gastos. Puede revelar déficit Presupuesto de ingresos, el cual o superávit en el flujo de efectivo. proyecta las ventas futuras. Presupuesto de gastos de capital, por Presupuesto de egreso, éste presenta ellos se pronostica las inversiones en una lista de las principales actividades propiedades y otros activos fijos. que realiza una unidad para alcanzar sus metas y se asigna una cantidad Presupuesto fijo, en este tipo de monetaria a cada una de esas presupuesto se supone un nivel fijo de actividades. ventas o de producción. Presupuesto de ganancias, después Presupuesto variable, elaborado de determinar los ingresos y egresos, tomando en cuenta los costos que es factible determinar la contribución varían en función del volumen. 4.4.4 De acuerdo con su Repetitividad Los planes organizacionales de conformidad con este criterio suelen dividirse en: Reglas a) PLANES PERMANENTES: Que son aquellos que se usan una Métodos y otra vez porque se centran en situaciones organizacionales que ocurren en forma repetitiva. Aquí b) PLANES DE USO UNICO: Estos podemos agrupar los siguientes son los que se usan por una sola vez planes: algunas veces debido a que se centran en el tratamiento de situaciones Políticas relativamente únicas dentro de la organización. En esta división se Procedimientos agrupan los siguientes planes: Sistemas Programas Normas Estándares Objetivos Presupuestos 15  La Planeación 4.5 LOS OBJETIVOS 4.5.1 Concepto de objetivos Es un fin hacia donde se canaliza y Las organizaciones y administradores se orientan todas las actividades tienen múltiples objetivos que un organizacionales e individuales momento pueden incompatibles. 4.5.2 Importancia de los Objetivos Los objetivos individuales deben de subordinarse a los objetivos Dentro del proceso administrativo los organizacionales objetivos son importantes debido: Los objetivos deben de ser Orientan las actividades de la consistentes, alcanzables y realistas empresa. Los objetivos deben de estar fijados Ayudan a tomar decisiones. por escrito en forma clara, sencilla y precisa Permiten establecer normas, estándares, y estrategias 4.5.4 Jerarquización de objetivos Aumenta la eficiencia. Los objetivos forman una jerarquía que va desde el propósito general hasta los Sirve de base para la evaluación de la objetivos individuales específicos lo anterior consistencia en el desempeño de las      se jerarquizan de la manera siguiente: actividades. 1. Propósito socioeconómico de la 4.5.3 Naturaleza de los objetivos sociedad. Los objetivos enuncian resultados 2. Misión o propósito de la empresa. finales 3. Objetivos generales de la organización Los objetivos generales deben de a largo plazo apoyarse en subobjetivos 4. Objetivos generales más específicos por área de resultados a corto plazo 5. Objetivos divisionales 6. Objetivos departamentales y de unidades 7. Objetivos individuales 16  La Planeación Proceso de establecer objetivos dentro de la jerarquía organizacional 4.5.5 Clasificación de los objetivos Categoría Importancia Finalidad Función Periodo Institucionales Institucionales Producción A corto plazo Finanzas Mercadotecnia Organizacionales Secundarios Social Recursos Humanos Control de calidad A mediano Generales Económicos Sistemas de información plazo Desempeño Individuales Desarrollo A largo plazo personal 17  La Planeación a) Los objetivos organizacionales son de la organización encaminados a las aquellos que reflejan los fines formales áreas o departamentos. de la organización y se establecen para ayudar a la empresa a alcanzar e) Los objetivos de acuerdo con sus propósitos primordiales para los su finalidad como lo son el de que fue creada. Servicio, Social y Económico están encaminados a definir lo que se b) Los objetivos individuales son los pretende lograr como empresa de una fines que persigue cada uno de los manera genérica. miembros de la organización como resultado de sus actividades dentro f) Los objetivos de desarrollo personal de la organización. están enfocados a resolver problemas o aspiraciones de tipo personal para c) Los objetivos institucionales conseguir una superación dentro de generales son aquellos que se un grupo o medio social. formulan en función de la dimensión de la influencia de la empresa o g) Los objetivos de desempeño alcances de las posibilidades reales personal se enfocan a resolver de ejecución. problemas de aspiraciones de tipo personal relacionados con la d) Los objetivos secundarios están en productividad eficacia y eficiencia función de la importancia de los fines individual. 4.5.6 Otros tipos de objetivos. 1. OBJETIVOS DE INOVACION: Esta clasificación de los objetivos se refiere a aquellos que son propuestos por primera vez y que nunca se han manejado dentro de la empresa. 2. OBJETIVOS DE RUTINA: Este objetivo son los que comúnmente se manejan en la empresa. 3. OBJETIVO PARA SOLUCIONAR ALGUN PROBLEMA ESPECIFICO: Esta clasificación de los objetivos se establece para resolver los problemas especiales que tenga la empresa para 18  La Planeación resolver problemas especiales o específicos 3. Desarrollar en conjunto los objetivos que tenga la empresa en determinado con una visión de un todo. momento. 4. Establecer una jerarquía de los Para establecer los objetivos hay que objetivos. seguir la siguiente guía 5. Qué el objetivo sea claro utilizando el 1. Establecer con precisión el QUÉ (causa lenguaje ordinario. material él PORQUE causa final). 6. Al redactarse debe pensarse que 2. Determinar las tendencias pueda ser alcanzable y realista. ambientales. 4.5.7 Criterios para fijar objetivos efectivos Los programas de mayor efectividad deberán satisfacer ciertos criterios aceptados comúnmente. Específicos y realistas. Los objetivos deben ser específicos deben estar asentados en términos de lo que debe hacerse y cuando deben complementarse. En el mayor grado posible, deben estar cuantificados, es decir, deben establecer explícitamente el volumen de dinero y de ventas, recuperación sobre la inversión, unidades de producción y todos aquellos aspectos relativos. Por ejemplo: Inadecuado Conveniente Aumentar las ventas durante 20X0 Aumentar las ventas en 10% en cada región, durante 20X0 19  La Planeación Cuando no es posible la cuantificación, deben utilizarse índices cualitativos, teniendo cuidado de enviar declaraciones generales y vagas de los resultados que se desean. Por ejemplo: Inadecuado Conveniente Mejorar la calidad de los empleados de la Contratar solo aquel personal que oficina que se contraten en 20X0 demuestre capacidad pasando las pruebas de eficiencia y aptitudes, durante 20X0 Los objetivos nunca deben asentarse como actividades, sino siempre como resultados finales. Por ejemplo: Actividad Resultado Efectuar cinco sesiones de adiestramiento Para el 1 de septiembre, tener tres para cirujanos, uno por día. cirujanos competentes que practiquen el procedimiento quirúrgico XY. Por otro lado, los objetivos también deben ser realistas, es decir, deben ser posibles de lograr. 20  La Planeación Compatibles con la autoridad. Los objetivos de un gerente deben ser compatibles con la autoridad que se ha conferido. El aprobar para él, un objetivo que carezca de autoridad, para llevar a cabo, es auto frustrante y puede dar lugar a disputas entre gerentes. Inadecuado Conveniente Reducir el número de rechazos, en 5% Reducir el número de rechazos en 5% por parte del departamento de control de por parte de la gerencia de producción, con calidad. auxilio del jefe de control de calidad. Inicialmente este objetivo se encontraba más allá del ámbito del departamento de control, y estará mejor, dentro de la jurisdicción del gerente de producción. Otro ejemplo para indicar lo compatible de los objetivos, en relación con la autoridad es el siguiente: Inadecuado Conveniente Aumentar las ventas de las sucursales en Aumentar las ventas de la gerencia 10%, durante 20X0. regional en 10%, el cual debe reflejarse proporcionalmente a cada sucursal, durante 20X0. Condición de flexibilidad: para mantener las prioridades y coherencia adecuadas entre planes y objetivos fluctuantes de la empresa, los objetivos para la mayoría de los gerentes probablemente deban modificarse de un periodo fijado como meta a otro. Como guía general, rara vez conviene repetir, el mismo que y cuando. La razón de ello es que cuando un gerente, se ocupa la jefatura del departamento administrativo, y propone el mismo objetivo para periodos subsecuentes, conviene asegurar que este bien pensado y que no representa una perpetuación de las practicas existentes. En el mayor grado posible, los objetivos deben dar cabida a una confirmación y evaluación intermedia, durante el periodo de la meta. Son preferibles aquellos que dan lugar a una revisión trimestral o semanal, a aquellos que pueden evaluarse con toda exactitud solo después de un lapso de un año o más. Por ejemplo: Inadecuado Conveniente Constituir y equipar una nueva planta para Complementar las especificaciones el 1 de enero de 20X1 para aprobación el 1 de marzo, completar la construcción para el 1 de septiembre, instalar todo el equipo y que empiece a funcionar el 1 de enero de 20X1. 21  La Planeación En otras palabras, el objetivo debe desglosarse dentro de sus partes componentes, a fin de que sea posible verificar el progreso. Significado inequívoco. Los objetivos deben expresarse en términos que tanto el subordinado como el superior entiendan con claridad y que para ambos tengan el mismo significado. Si el subordinado interpreta los objetivos de una manera y su jefe los ve de otra, se pierde gran parte de la efectividad de la administración por objetivos. Por ejemplo: Inadecuado Conveniente Lograr el máximo de utilización posible del Lograr una utilización del equipo de equipo de la empresa. cómputo del 85% para el 1 de septiembre de 20X0, y mantener el mismo ritmo el resto del año. 4.6 LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS (APO) ó (MBO) 4.6.1 Conceptos de APO a) La administración por objetivos personal, apuntalen la planificación y el es un proceso mediante el cual control de gestión y sirvan como marco los administradores y subalternos de referencia para la administración participan y establecen de común de los recursos humanos.1 acuerdo los objetivos de la empresa y de algunas de sus áreas, efectuando d) La administración por objetivos es una revisión y evaluación constante un sistema administrativo general del avance para el logro eficiente y que integra muchas actividades efectivo del objetivo organizacional e administrativas clave en una forma individual. sistemática y se dirige de manera consciente hacia el logro eficaz b) Estrategia que permite a cada y eficiente de los objetivos de la momento analizar qué es hoy la organización y de la persona. (Koontz) empresa, dónde está ubicada en el mercado y hacia que escenario futuro e) La administración por objetivos es conviene conducirla. un programa que incorpora metas específicas, fijadas de manera c) Es un enfoque de administración participativa, para un período de que, tomando como base el modelo tiempo explícito y que se retroalimenta de sistemas, se orienta al logro de con el avance hacia las mismas (M.A resultados; de manera que dichos Carlos López)2 objetivos provoquen la motivación del 22  La Planeación 4.6.2 Características de la Administración por Objetivos 1. Existe una mayor participación de planes operacionales con énfasis en los administradores para que de la medición y el control continuando común acuerdo se fijen los objetivos con la evaluación, revisión y reciclaje para cada departamento o posición de los planes. y la interrelación de los objetivos departamentales 8. Hace énfasis en la evaluación del desempeño a través de la participación 2. Hace énfasis a objetivos a corto plazo de la dirección es el desempeño y a la motivación por lo que es un esperado de un gerente debe ser proceso por el cual los gerentes y reflejo de lo que se espera en cuanto subordinados de una organización a la realización de los objetivos de la identifican objetivos comunes. empresa; sus resultados deben ser medidos por la contribución de éstos 3. Definen las áreas de responsabilidad al éxito del negocio. de cada uno en términos de resultados esperados y emplean esos objetivos 9. Es un sistema dinámico que integra la como guías para la operación de la necesidad de la empresa de alcanzar empresa. sus objetivos de lucro y crecimiento, con la necesidad del gerente de 4. Es un método por el cual el contribuir a su propio desarrollo. administrador y su superior definen conjuntamente las metas y especifican 10. Analizado el resultado final, el las responsabilidades para cada desempeño del gerente puede posición, en función de los resultados ser evaluado objetivamente y los esperados. resultados alcanzados pueden compararse con los resultados 5. Permiten conformar los estándares esperados. de desempeño bajo los cuales los gerentes serán evaluados de una manera oficial. 6. Es una técnica de dirección de esfuerzos a través de la planeación y el control administrativo basada en el principio de que, para alcanzar resultados, la organización necesita antes definir en qué negocio está actuando y a dónde pretende llegar. 7. Hace énfasis para la inclusión de la planeación a largo plazo a través de la elaboración de planes tácticos y de 23  La Planeación 4.6.3 Inicios de la Administración por Objetivos La administración por objetivos (APO) o Ello debido a que los dirigentes de las administración por resultados constituye un empresas interpretaban como rebeldía la modelo administrativo bastante difundido apatía de los gerentes para producir los y plenamente identificado con el espíritu resultados esperados Como respuesta, las pragmático y democrático de la teoría empresas hacían más fuertes los controles neoclásica. Su aparición es reciente en y con eso se cerraba más el círculo 1954 Peter F. Drucker, considerado el vicioso: mayor control, mayor resistencia; creador de la APO, publicó un libro en el mayor resistencia, mayor control. Fue cual la caracterizó por primera vez en que entonces cuando se buscó una forma de acentuaba el autocontrol y la autodirección. equilibrar los objetivos, admitir una mayor participación descentralizar las decisiones, La APO surgió en la década de 1950, permitir el autocontrol y la auto evaluación, cuando la empresa privada norteamericana proporcionando mayor libertad y flexibilidad estaba sufriendo fuertes presiones. Desde en los controles. la intervención keynesiana durante la depresión que siguió a la crisis de 1929, el La administración por objetivos surgió capitalismo sufrió sucesivamente mayores como método de evaluación y control sobre injerencias y controles gubernamentales, el desempeño de áreas y organizaciones en pues se llegó a creer que las decisiones crecimiento rápido. Inicialmente constituyó nacionales no podían depender de la acción un criterio financiero de evaluación y de de los empresarios. control. El empresario de la década de 1950 estaba Como criterio financiero fue válido, pero en a disgusto porque había pérdida de sus el enfoque global de la empresa trajo como márgenes de ganancias y de la necesidad consecuencia una distorsión profesional, de reducir gastos, y se concentraba más en pues los criterios de ganancia y de costo no los resultados que en esfuerzos superfluos son suficientes para explicar la organización y dispersos. La presión económica de la social y humana. La respuesta de los niveles época generó dentro de las empresas una medios e inferiores de la organización a ese “administración por presión”, pero la presión criterio fue de descontento y apatía, lo cual ejercida sobre los gerentes no condujo a ocasionó conflictos entre los funcionarios de mejores resultados. nivel medio e inferior y la alta dirección. 24  La Planeación Fue entonces cuando comenzaron a surgir las ideas de descentralización y administración por resultados. El único modo que encontró la dirección para revertir el proceso antes descrito fue la descentralización de las decisiones y la fijación de objetivos para cada área clave: cada cual escogería “cómo” alcanzar los resultados. Se eliminaron los órganos de staff, quedando a cargo de cada división la creación de los “servicios que se necesitaran para alcanzar los objetivos”, lo que fortaleció la posición de autoridad de cada jefe operativo. 4.6.4 Proceso para establecer la administración por objetivos 1. Establecimiento preliminar de Determinar quién es responsable de objetivos en la cúspide. obtener los resultados deseados. Los altos funcionarios determinan con 4. Establecer los objetivos de los anticipación el propósito o la misión subordinados y las metas más importantes para un periodo determinado. Solicitud inteligente del superior de las metas de los subordinados Las metas son tentativas y sujetas a modificación como objetivos 5. Determinar en forma precisa el grupo verificables y desarrollados por los y la jerarquización de los objetivos. subordinados. 6. Establecer   un compromiso formal del Se establecen mediciones de los cumplimiento   del proceso. logros. 7. Proporcionar autonomía amplia para 2. Precisar las funciones el desarrollo y elección de todos organizacionales los medios que permitan lograr los objetivos. Generar una participación efectiva de los administradores y subalternos en 8. Establecer una revisión permanente la fijación de los objetivos. del avance y evaluaciones del desempeño en relación con los 3. Aclaración de los objetivos objetivos establecidos. subordinados 25  La Planeación 4.6.5 Beneficios y desventajas de la administración por objetivos Beneficios Desventajas Mejor administración: facilita la Incapacidad de enseñar la filosofía planeación, la asignación y el control de la administración por objetivos, de recursos. que se basa en el autocontrol y la autodirección Aclara la organización: funciones y estructuras. Incapacidad de dar lineamientos a quienes establecen las metas: metas Permite a los individuos saber que se corporativas específicas; instalaciones espera de ellos. y premisas de planeación. Compromisos personales con Dificultad para establecer metas: las metas: aportes personales, la bajo presión para los resultados autoridad ha de controlar su propio económicos de corto plazo. destino. Énfasis en las metas de corto plazo: Controles eficaces: la norma de podría ser a expensas de las metas la medición debe ser una meta de largo plazo. comprobable. Peligro de inflexibilidad: frente a los Perspectiva internacional: Motivación objetivos y políticas corporativos para innovar en 3M revisados. Impulso a proyectos personales Uso de cifras cuantificables cuando para que los empleados elevan su no sea apropiado desempeño. Incapacidad de utilizar los objetivos Facilitación del desarrollo de en forma constructiva. ideas aplicables al mejoramiento de actividades tanto en áreas Se puede presentar una resistencia al administrativas como operativas. cambio. Evaluación equitativa considerando Se requiere de bastante tiempo y la contribución de los proyectos de esfuerzo para dominar la técnica para innovación y en controles específicos. el establecimiento del proceso de la administración por objetivos. Contribuye a mejorar la comunicación formal entre todos los niveles. Se corre el riesgo de complicar los métodos de control y coordinación de los objetivos si no se domina el proceso. 26  La Planeación 4.7 PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN Agrupación Principio Descripción del principio de principios De contribución El propósito de cualquier plan y de todos los al objetivo planes de apoyo es promover el cumplimiento de los objetivos empresariales. De objetivos Para que los objetivos tengan significado para las personas deben de ser claros, alcanzables y verificables Propósito y naturaleza de De primicia de La planeación con lógica antecede a todas las los planes la planeación demás funciones administrativas. De eficiencia de La eficiencia de un plan se mide por la cantidad los planes con que contribuye al propósito y objetivos, ya que se compensa con los costos requeridas para formular y operar y consecuencias no buscadas. De premisas de Mientras más minuciosa sea la forma en que las planeación personas encargadas de la tarea de planeación comprendan y convengan usar las premisas consistentes de planeación, más coordinada será la planeación de la empresa. De la estructura Mientras las estrategias y políticas se comprendan Estructura de de estrategias con más claridad y mejor se instrumenten en la planes políticas práctica, más consistente y eficaz será la estructura de los planes de la empresa. Del factor Al elegir entre varias alternativas, mientras mayor limitante sea la precisión con que las personas puedan reconocer y resolver los factores que limitan o sean críticos para lograr la meta deseada, mayor será la facilidad y precisión con la que puedan elegir la alternativa más favorable. 27  La Planeación Agrupación Principio Descripción del principio de principios De compromiso La planeación lógica debería en el futuro abarcar el lapso que fuera necesario para pronosticar tan bien como sea posible, mediante una serie de acciones, el cumplimiento de los compromisos que participan en una decisión que se tomó el día de hoy. De flexibilidad Integrar la flexibilidad a los planes reducirá el Proceso de la peligro de las pérdidas en que se incurrió a través planeación de eventos inesperados, pero es preciso ponderar el costo de ser flexible contra todas sus ventajas. Del cambio de Mientras las decisiones de planeación ruta comprometan más a las personas en la trayectoria futura, más importante será verificar los eventos de manera periódica y trazar de nuevo los planes según sea necesario para mantener una ruta hacia la meta deseada. Previsibilidad Las acciones que se vayan a realizar deben de estar orientada hacia el futuro. Objetividad Toda la planeación deberá de estar encaminada a un punto de vista objetivo. Proceso de la planeación Medición Todo lo que se haga en la planeación hay que tratar de cuantificarlo y no dejarlo a lo cualitativo. Unidad Todos los planes que se realizan deben de orientarse y coordinarse hacia un mismo fin. 28  La Planeación CASO PRÁCTICO Planeación en Júpiter, S.A. de C.V. el personal de la empresa le había brindado con anterioridad. Observo que Júpiter, S.A. Waldo Weber, gerente general de Júpiter, había estado perdiendo participación en el S.A., comento: “La planeación constituye mercado durante los últimos tres años. aquí la clave, todo lo que hacemos en esta empresa lo planeamos cuidadosamente.” Lucia le dijo a Weber: “Tal vez sea una Al escuchar, la licenciada Lucia Lemus, pregunta obvia, pero deseo saber en su consultora en administración, tomaba nota. opinión: ¿por qué razón ha ocurrido, que la A Lucia se le había pedido que realizara una competencia los está superando?” auditoria administrativa de la empresa. Su primera tarea se aboco en llevar a cabo una Weber: “Esto podría parecer como una sesión de preguntas y respuestas con Waldo excusa, pero nuestros dos competidores Weber, gerente general. más fuertes han tenido dos grandes oportunidades durante los últimos tres años. ¿Podría describirme cual es el tipo de Tales empresas experimentaron respecto planeación que se realiza en la empresa? a las ideas sobre nuevos productos y Pregunto Lucia. tuvieron acierto. Su buena suerte fue para nosotros una desgracia. Pero yo considero Waldo Weber respondió: “Nosotros que nos recuperaremos. Nuestra empresa consideramos conveniente que se fijen es sólida y nuestros productos están objetivos medibles para cada uno de los probados y son confiables. No debemos administradores para el siguiente año. Esto arriesgar a la empresa con ideas que la se respalda con presupuestos detallados pudieran llevar al fracaso. Cuando usted para cada departamento. Nuestras políticas planea cuidadosamente, sabe que el futuro y procedimientos son comunicados a cada es demasiado incierto para asumir riesgos uno de los jefes de departamento y a todos innecesarios.” los empleados.” Mientras tomaba una carpeta, Weber dijo, “todo se encuentra Preguntas aquí. Nuestros manuales de procedimientos y de políticas pueden consultarse en toda la 1. ¿Tiene la empresa Júpiter, S.A. un empresa. Puedo llegar a afirmar que ya se problema de planeación? Razone su haya pensado en todas las contingencias respuesta. que un administrador o empleado pudiera afrontar, teniendo una respuesta para ello. 2. ¿Qué curso de acción usted La empresa Júpiter se enorgullece de poseer recomendaría, que deba tomar la una operatividad eficiente. En realidad, gerencia general? Y ¿por qué? nuestra forma de plantación detallada ha sido sin duda de gran ayuda”. 3. De acuerdo con sus respuestas, cuál sería la razón por la que la Lucia Lemus tomo diversas notas empresa está siendo superada por la adicionales, reviso algunos documentos que competencia. 29  Bibliografía 1. Koontz Harold y Weihrich Heinz ADMINISTRACIÓN UNA PERSPECTIVA GLOBAL. Editorial Mc. Graw Hill 14ª Edición 2014. 2. Idalberto Chiavenato. ADMINISTRACIÓN EN LOS NUEVOS TIEMPOS. 1º Edición. Colombia 2002 3. Terry George & Franklin. PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÒN. Editorial CECSA. 20ª. Edición México. 2004 4. Münch Galindo/ García Martínez FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN Editorial Trillas. 8ª edición 2015. Imágenes 1. https://www.freepik.es/ 2. https://www.pexels.com/es-es/ Notas al final i. www.unamos apuntes ii. Juan Manuel Benavente Borbolla, Administración por Objetivos  Integrado: MA José Arturo Viramontes Pérez Actualizado: MAN. Socorro del Rocío Ortega Reyes Dra. Silvia Mata Zamores Diseñado: Daniela Regis Rivas