دورة إدارة المكاتب المتقدمة PDF

‫دورة تأهيلية في اإلدارة‬ ‫المكتبية المتقدمة‬ ‫‪Training course in Advanced office‬‬ ‫‪management‬‬ ‫إعداد وتقديم‪:‬‬ ‫أ‪ /‬أسماء المطيري‬  ‫الفهرس‬...

‫دورة تأهيلية في اإلدارة‬ ‫المكتبية المتقدمة‬ ‫‪Training course in Advanced office‬‬ ‫‪management‬‬ ‫إعداد وتقديم‪:‬‬ ‫أ‪ /‬أسماء المطيري‬  ‫الفهرس‬ ‫المحتويات‬ ‫الفهرس ‪1......................................................................................................................‬‬ ‫اإلدارة المكتبية وأهمية إدارة المكاتب ‪2.....................................................................................‬‬ ‫عالقة اإلدارة المكتبية بالوظائف األخرى ‪4..................................................................................‬‬ ‫المفاهيم والممارسات اإلدارية المتعلقة باإلدارة المكتبية ‪6.................................................................‬‬ ‫أنواع وتصنيفات إدارة المكاتب ‪9.............................................................................................‬‬ ‫مواقف إدارة المكاتب المتنوعة ‪11...........................................................................................‬‬ ‫الطبيعة الجديدة والمتغيرات الحديثة لوظيفة إدارة المكاتب ‪19.............................................................‬‬ ‫مهارات االتصال الفعال ‪21....................................................................................................‬‬ ‫التواصل الشفهي والمكتوب ‪29...............................................................................................‬‬ ‫التغلب على معوقات االتصال في بيئة اإلدارة المكتبية ‪37..................................................................‬‬ ‫مهارات التعامل مع الهاتف ‪40...............................................................................................‬‬ ‫طرق وأساليب التعامل مع وسائل التواصل االجتماعي ‪45.................................................................‬‬ ‫الشخصيات اإلنسانية وطرق التعامل مع األنماط المختلفة في بيئة العمل ‪49..............................................‬‬ ‫مهارات التعامل مع الرؤساء والمرؤوسين والعاملين والجمهور ‪54......................................................‬‬ ‫ممارسة مهارات التعامل مع المواقف المختلفة مع تعدد المدراء ‪60.......................................................‬‬ ‫فنون فهم وقراءة لغة الجسد ‪66.............................................................................................‬‬ ‫مهارات كتابة التقارير والمراسالت والمكاتبات الرسمية ‪70...............................................................‬‬ ‫مهارات تنظيم اللقاءات واالجتماعات والمؤتمرات ‪76......................................................................‬‬ ‫األساليب المختلفة والحديثة في الفهرسة والمحفوظات ‪81.................................................................‬‬ ‫مهارات اإلدارة المكتبية االلكترونية واالرشفة الذكية ‪91...................................................................‬‬ ‫استخدام أساليب القراءة السريعة وتدوين المالحظات ‪101................................................................‬‬ ‫إدارة الوقت وتنظيم أولويات المكتب ‪109...................................................................................‬‬ ‫مهارات التغلب على ضغوط العمل المكتبي ‪113............................................................................‬‬ ‫إدارة المكاتب وحل المشكالت المكتبية الصعبة واتخاذ القرارات ‪117.....................................................‬‬ ‫المراجع ‪123..................................................................................................................‬‬ ‫‪1‬‬  ‫اإلدارة المكتبية وأهمية إدارة المكاتب‬ ‫تعريف اإلدارة المكتبية‪:‬‬ ‫تعتبر اإلدارة من أبرز األنشطة في أي نظام اقتصادي وهي العنصر الجوهري الذي تعتمد عليه‬ ‫المجتمعات في سبيل تحقيق أهدافها القومية وفى سبيل تقدمها‪ ،‬ويمكن استخدام اإلدارة في عدة‬ ‫أوجه مختلفة من أوجه الحياة‪ ،‬من أهم هذه األوجه هو استخدام اإلدارة في تنظيم المكاتب‪ ،‬أي ما‬ ‫يطلق عليه باإلدارة المكتبية‪.‬وتهدف اإلدارة المكتبية إلى تنمية الكفاية اإلنتاجية ومن المتفق عليه‬ ‫أن هناك عدة أمور معينة ينبغي دراستها والعناية بتوفيرها لتنمية الكفاية اإلنتاجية سواء في المصنع‬ ‫أو المكتب أو أي مجاالت أخرى من مجاالت اإلدارة‪.‬‬ ‫وفي أي منظمة أو مشروع مهما كان نوعه أو حجمه توجد الكثير من األنشطة والخدمات المساعدة‬ ‫التي تتعلق بتصنيف وحفظ الملفات ومعالجة البريد الصادر والوارد وكتابة الرسائل والمذكرات‬ ‫وأعمال الطباعة والنسخ وكل ما يتعلق بترتيب وتصميم المكاتب‪.‬كل هذه األعمال وغيرها تستمد‬ ‫أهميتها من ضرورتها لمختلف األنشطة األخرى للمنظمة أو المشروع‪.‬‬ ‫ويعتبر القيام باألعمال السابقة وإدارتها بأفضل ما يمكن عنصرا مهما مساعدا يخفف عن كاهل‬ ‫المديرين وباقي العاملين في المنظمة االهتمام باألعمال األخرى الفرعية التي قد تشغلهم عن‬ ‫التفرغ الكامل ألداء عملهم الفني التخصصي على أكمل وجه‪.‬وهذا ما يطلق عليه باإلدارة المكتبية‬ ‫أو إدارة المكاتب أو إدارة السكرتارية‪...‬إلخ حيث تختلف التسمية من بلد إلى أخر ومن منظمة‬ ‫إلى أخرى وكذلك قد توجد كقسم وليس إدارة في بعض المنظمات الصغيرة يقوم ببعض األعمال‬ ‫التي ذكرت سابقا‪.‬‬ ‫ويمكن تعريف اإلدارة المكتبية بأنها "التخطيط والتنظيم والتوجيه واإلشراف والرقابة والمتابعة‬ ‫لألعمال المكتبية التي تهدف إلى إدارة ورقابة األفراد والطرق والموارد واآلالت للحصول على‬ ‫أفضل النتائج الممكنة بأعلى جودة وبأقل تكلفة ممكنة"‪.‬كما تعرف األعمال المكتبية بأنها "مجموعة‬ ‫العمليات الضرورية ألداء الوظائف اإلدارية المختلفة‪ ،‬والتي ال تســتطيع اإلدارات واألقسام في‬ ‫المنظمة تنفيذ مهامها والوصول إلى تحقيق أهدافها بدونها"‪.‬كما يقصد باألعمال المكتبية جميع‬ ‫األعمال التي تجري في المكتب بشكل متكرر وروتيني‪ ،‬وبما يلبي احتياجات أداء الوظائف‪ ،‬مثل‬ ‫استقبال المعلومات ومعالجتها وحفظها بغرض توفير خدمات التزويد بها لألفراد العاملين في‬ ‫المنظمة وخارجها‪ ،‬والقيام باالتصاالت اإلدارية بغرض تيسير إنجاز المهام‪ ،‬والرفع من مستوى‬ ‫األداء اإلداري وكفاءته‪.‬‬ ‫أهمية اإلدارة المكتبية للمنظمة ووظائفها األخرى‪:‬‬ ‫على الرغم من تقدم التكنولوجيا السريع واحالل اآلالت محل معظم األعمال اإلدارية المكتبية‪ ،‬إال‬ ‫أن أعداد العاملين في اإلدارة المكتبية قد ازداد مع ازدياد اآلالت ولم يقل أهمية عنها‪ ،‬ولقد برزت‬ ‫أهمية العمل المكتبي كنشاط أساسي مطلوب في أداء جميع أنشطة المنظمة؛ فلم يقتصر مجال‬ ‫االعمال المكتبية على استالم البيانات والمعلومات من الداخل أو الخارج وتســجيلها وتصنيفها‬ ‫وحفظها فقط؛ بل تعددت وتوســعت لتشــمل كافة أنواع الخدمات اإلدارية التي تســاعد المنظمة‬ ‫في تحقيق أهدافها‪ ،‬مثــل‪ :‬المحافظة على ممتلكات المنظمة والخدمات المكتبية األخرى من توفير‬ ‫األجهزة والمعدات واألدوات المكتبية‪ ،‬وتحرير المكاتبات ونسخها وطباعتها ‪.‬كما وتتضح أهميتها‬ ‫في النقاط التالية‪:‬‬ ‫‪ ‬كبر حجم المنظمات وزيادة تعقيدها‪ ،‬مما تطلب خدمات تنسيقية أكبر‪ ،‬وبالتالي زيادة‬ ‫االعتماد على السجالت والتقارير‪.‬‬ ‫‪ ‬كثرة المنظمات ذات الطابع المعتمد على الخدمات المكتبية كشركات التأمين والبنوك‬ ‫ومكاتب السياحة‪.‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪ ‬ارتباط واتصال المنظمات بعضها ببعض من ناحية وارتباطها باألجهزة الحكومية من‬ ‫ناحية أخرى أدى إلى زيادة أعداد العاملين في اإلدارة المكتبية لتنسيق عمليات االتصال‬ ‫بصورة ذات كفاءة وفاعلية عالية‪.‬‬ ‫‪ ‬االستعانة باإلدارة المكتبية في تطبيق المبادئ التي تساعد في تقليل احتماالت عدم التأكد‬ ‫في اتخاذ القرارات وفي تطوير أدوات وطرق جديدة لجمع وتحليل المعلومات‪.‬‬ ‫أهداف اإلدارة المكتبية‪:‬‬ ‫تنطلق أهداف اإلدارة المكتبية بما يتماشى مع األهداف الخاصة بالمنظمة‪ ،‬إذ تهدف إلى تلبية‬ ‫احتياجات اإلدارات المختلفة في سعيها نحو تحقيق األهداف‪.‬وتتضح أهداف اإلدارة المكتبية فيما‬ ‫يلي‪:‬‬ ‫‪ ‬إنشاء نظام متكامل للمعلومات والمحافظة على تدفقها بشكل مستمر والعمل على توثيقها‬ ‫بشكل علمي ومنطقي لتسهيل الرجوع إليها عند الحاجة واالستفادة منها مستقبال‪.‬‬ ‫‪ ‬إنشاء شبكة اتصاالت فعالة تربط جميع األفراد في الوحدات اإلدارية مع بعضهم البعض‬ ‫وتربط المنظمة بالبيئة الخارجية‪.‬‬ ‫‪ ‬االستفادة من التسهيالت الكبيرة التي وفرتها التقنيات المكتبية في إنجاز العمل وما يتطلبه‬ ‫ذلك من ضرورة ضمان كفاءة االستخدام‪ ،‬وتوفير مستلزماتها والحفاظ عليها‪.‬‬ ‫‪ ‬إدارة األعمال المكتبية وتنظيمها بما يحقق كفاءة األداء من خالل تبسيط اإلجراءات‬ ‫المعتمدة في العمل المكتبي والتخلص من تعقيد العمل المكتبي وااللتزام بالمدة الزمنية‬ ‫الالزمة لإلنجاز وإدارة النماذج وصيانتها‪.‬‬ ‫‪ ‬تهيئة البيئة المادية المناسبة للعمل المكتبي وتوفير جو عمل مريح وصحي يحفز على‬ ‫أداء العمل من خالل توفير كافة األدوات والتجهيزات والمستلزمات الضرورية إلنجاز‬ ‫العمل‪.‬‬ ‫‪3‬‬  ‫عالقة اإلدارة المكتبية بالوظائف األخرى‬ ‫تمثل األعمال المكتبية وظيفة مهمة من الوظائف المساعدة للمنظمة يتم ممارستها إلى جانب‬ ‫األعمال المتعلقة بالوظائف األساسية فيها‪.‬فمن خالل األعمال المكتبية يتم تقديم الخدمات‬ ‫للعمالء عبر أنشطة تكاملية تهدف إلى تزويد القائمين على تلك الوظائف بالمعلومات الالزمة‬ ‫بالقدر المناسب والوقت المناسب‪ ،‬كما تساعد االعمال المكتبية على تحقيق االتصال الفعال بين‬ ‫كافة أفراد المنظمة‪ ،‬وما ينتج عن ذلك من تسهيل ألداء وظائف المنظمة األخرى وبالتالي توفير‬ ‫الدعم الالزم للوصول إلى األهداف المعنية‪.‬‬ ‫وال يمكن تصور أداء الوظائف األساسية للمنظمة دون أداء األعمال المكتبية‪.‬فجميع العمليات‬ ‫واإلجراءات الالزمة لتقديم الخدمات تتم عن طريق أعمال االتصاالت في المكتب‪ ،‬وأعمال‬ ‫إدارة الوثائق وبدعم من التقنيات المكتبية‪ ،‬وما توفره من أنظمة وتجهيزات وبرامج تساعد في‬ ‫كفاءة أداء األعمال‪.‬وترتبط اإلدارة المكتبية بوظائف "التخطيط – التنظيم – التوظيف ‪ -‬التوجيه‬ ‫– التنسيق – الرقابة" ارتباطا وثيقا يمكن توضيحه فيما يلي‪:‬‬ ‫‪ ‬وظيفة التخطيط‪:‬‬ ‫يعرف التخطيط على انه التفكير المنظم الذي يسبق تنفيذ أي عمل‪.‬وتقوم اإلدارة المكتبية ومن‬ ‫خالل ممارستها لمجموعة من الوظائف التي تستمدها من الوظائف األساسية لإلدارة بالقيام‬ ‫بوضع الخطط الالزمة؛ بهدف استغالل اإلمكانات المادية والبشرية المتاحة لتحقيق األهداف‬ ‫المطلوبة‪.‬ويعد المدير في اإلدارة المكتبية مسؤوال عن إعداد كافة الخطط التنفيذية لألعمال‬ ‫المكتبية؛ حيث يقوم بإعداد هذه الخطط واإلشراف على تنفيذها‪ ،‬ومثال ذلك خطة التصنيف‬ ‫والترميز الخاصة بالوثائق‪ ،‬وخطة التدريب على األنظمة الجديدة وغيرها‪.‬وتساعد هذه الخطط‬ ‫على تحديد األسلوب المتبع إلنجاز األعمال خاصة الروتينية المتكررة‪ ،‬واالحتياجات المتعلقة بها‬ ‫من أجل الحصول على النتائج نفسها في كل مرة يتكرر فيها العمل‪ ،‬وتحقيق الثبات‬ ‫واالستمرارية في مستويات اإلنجاز‪.‬مع الحرص على تحقيق المرونة لمقابلة المستجدات التي‬ ‫قد تطرأ عند التنفيذ‪ ،‬كما يتطلب أن تكون الخطط واضحة ومفهومة بالنسبة لجميع األفراد‬ ‫الملزمين بتنفيذها‪.‬تتميز خطط األنشطة في اإلدارة المكتبية بأنها خطط تفصيلية تعكس‬ ‫السياسات واألهداف التنظيمية‪.‬‬ ‫‪ ‬وظيفة التنظيم‪:‬‬ ‫يعنى بالتنظيم ترتيب وتجميع األنشطة واألعمال في وحدات متشابهة وتوزيع السلطات‬ ‫والمسؤوليات والصالحيات على هذه الوحدات‪.‬وتنطلق عملية تنظيم األعمال المكتبية من الخطط‬ ‫واألهداف التي تم تحديدها باعتبارها المرشد للعملية‪.‬وتبدأ بتحديد النشاطات واألعمال المكتبية‬ ‫من خالل حصر األنشطة الضرورية لتحقيق األهداف التنظيمية المحددة بتقديم الخدمات المساندة‬ ‫لجميع الوحدات اإلدارية‪.‬وذلك بإعداد قائمة بالمهام الواجب إنجازها على اختالف أنواعها‪:‬‬ ‫المستمرة‪ ،‬الروتينية‪ ،‬غير المتكررة‪ ،‬وغيرها‪.‬وتحديد التجهيزات المكتبية واألدوات الالزمة‬ ‫إلنجاز العمل‪ ،‬ومن ثم تصنيف األنشطة بحسب طبيعة عملها‪ ،‬ووضعها في مجموعات بناء على‬ ‫أوجه التشابه فيما بينها‪ ،‬أو بحسب تكاملها مع األعمال األخرى‪.‬‬ ‫‪ ‬وظيفة التوظيف‪:‬‬ ‫يقصد بالتوظيف وضع الشخص المناسب في العمل المناسب‪ ،‬وتمارس عملية التوظيف في اإلدارة‬ ‫المكتبية بهدف تلبية احتياجات األنشطة المكتبية من األفراد ‪ ،‬ووضع خطة الموارد البشرية للتأكد‬ ‫من تغطية احتياجات الوحدات اإلدارية المسؤولة عن تقديم الخدمات المكتبية من األفراد‪ ،‬حيث‬ ‫يقوم المدير في اإلدارة المكتبية بتحليل خطط األنشطة المعتمدة لتحديد المهارات المطلوب توفرها‬ ‫والوظائف المرتبطة بها‪ ،‬وبناء عليه يتم تحديد احتياجات العمل من األفراد‪ ،‬ومن ثم مقارنة هذه‬ ‫االحتياجات باألفراد الموجودين الممارسين للعمل المكتبي والمرشحين لسد هذه االحتياجات‪،‬‬ ‫‪4‬‬ ‫عندها يصبح من الممكن تحديد عدد األفراد الذين سيتم تعيينهم والمؤهالت والمهارات التي يجب‬ ‫أن يمتلكوها‪ ،‬مع وضع خطط التدريب والتطوير لألفراد القدامى والجدد لرفع كفاءة األداء‪.‬‬ ‫‪ ‬وظيفة التنسيق‪:‬‬ ‫التنسيق هو العملية التي تهدف إلى توحيد الجهود وتكاملها وضمان تدفق العمل بسالسة‪.‬ويمارس‬ ‫المدير في اإلدارة المكتبية التنسيق؛ إذ يعد وظيفة أساسية من وظائف اإلدارة تهدف إلى تسهيل‬ ‫أداء العمل بشكل مستمر ودائم‪ ،‬وتقديم الخدمات المكتبية المساندة بانسيابية‪ ،‬والعمل على تكامل‬ ‫الجهود وتتابعها للمحافظة على تدفق العمل عبر الوحدات اإلدارية المسؤول عنها‪ ،‬ومعالجة‬ ‫المشكالت التي قد تحدث‪.‬وهذا يتطلب من المدير أن يكون موجود في مكان العمل‪ ،‬ومطلع على‬ ‫كافة مجريات األمور‪ ،‬عن طريق فتح قنوات االتصال مع األفراد المكلفين بتنفيذ األنشطة المكتبية‬ ‫المختلفة؛ لمعرفة المستجدات أوال بأول ومحاولة حل الخالفات التي تقع‪ ،‬ومعرفة أسبابها الحقيقية‪،‬‬ ‫ومن ثم إيجاد الحلول المناسبة؛ لضمان االلتزام بتنفيذ الخطط كما هو مقرر‪.‬‬ ‫‪ ‬وظيفة التوجيه‪:‬‬ ‫يعني التوجيه القيام بإعطاء اإلرشادات والتوضيحات واألوامر لألفراد؛ بغرض تحقيق األهداف‪،‬‬ ‫ويكون المدير في اإلدارة المكتبية مسؤوال عن توجيه األفراد وتحفيزهم وإرشادهم ألداء األعمال‬ ‫المكتبية بكفاءة وفعالية؛ تضمن تقديم خدمات مكتبية ذات مستوى عال من الجودة‪.‬وترتكز وظيفة‬ ‫التوجيه في كثير من جوانبها على العالقات اإلنسانية‪ ،‬ومهارات القيادة التي يمارسها المدير لبناء‬ ‫عالقات طيبة مع األفراد الذين يعمل معهم‪ ،‬وخلق البيئة المشجعة للعمل‪.‬وما يتطلبه ذلك من‬ ‫تفويض للمهام لألفراد بما يالئم احتياجات العمل‪ ،‬ومتابعتهم‪ ،‬وإصدار األوامر الواضحة والمحددة‬ ‫بما يضمن القيام بأداء المهام على أكمل وجه وبدون تأخير‪.‬‬ ‫‪ ‬وظيفة الرقابة‪:‬‬ ‫يقصد بالرقابة متابعة العمل ومقارنة الخطط بالنتائج الفعلية‪.‬في عملية الرقابة يتم قياس األداء‬ ‫عبر معايير ومؤشرات األداء المعتمدة في الخطة‪ ،‬ومن ثم قياس الفروق بين النتائج الفعلية والنتائج‬ ‫المخطط لها‪ ،‬ومعرفة أسباب الفروق ‪ -‬إن وجدت ‪ -‬والعمل على معالجتها‪.‬وهناك ارتباط وثيق‬ ‫بين التخطيط والرقابة؛ إذ تعنى الرقابة بقياس مدى كفاءة الخطط‪ ،‬وبناء على التقارير الرقابية يتم‬ ‫إعداد الخطط المستقبلية؛ لالستفادة من التجارب السابقة‪.‬وتتحقق عملية الرقابة على األنشطة‬ ‫المكتبية من خالل مراحل عدة‪ ،‬تبدأ فعليا من التخطيط؛ إذ يتم إعداد معايير ومؤشرات األداء التي‬ ‫تمثل أدوات قياس كمية أو نوعية تحدد نوع األداء المطلوب لبلوغ األهداف المحددة‪ ،‬وهي إلى‬ ‫جانب مساهمتها في تسهيل مهمة المدير في اإلدارة المكتبية على مراقبة األداء تساعد األفراد‬ ‫المكلفين بالمهام من معرفة طريقة أداء العمل الصحيح‪ ،‬والذي على أساسه سيتم تقييم عملهم‪.‬‬ ‫‪5‬‬  ‫المفاهيم والممارسات اإلدارية المتعلقة باإلدارة المكتبية‬ ‫مفهوم مدير المكتب أو السكرتير‪:‬‬ ‫هو الموظف الذي يقوم بمساعدة المنظمة واإلدارة العليا في أعمال الدعم والمساندة المكتبية من‬ ‫ترتيب األعمال وتسجيل المعلومات وحفظ األسرار وتنظيم الوقت لضمان سير العمل في المنظمة‬ ‫بسهولة ويسر‪.‬ويجدر التنويه هنا بالفرق بين السكرتير والطابع أو "الكاتب"‪ ،‬فوظيفة مدير المكتب‬ ‫او السكرتير تعتبر أشمل وأوسع حيث إن الطباعة جزء من عمل مدير المكتب الذي يمارسه‪.‬كما‬ ‫أن الطابع ليس لديه إلمام بأعمال مدير المكتب حتى األساسية منها كتنظيم المواعيد واالجتماعات‪،‬‬ ‫فالطابع فقط ملم بأعمال الطباعة وإدخال البيانات‪.‬لذلك يمكن هنا أن نضع قاعدة عامة وهي‪ :‬أن‬ ‫كل مدير مكتب أو سكرتير طابع‪ ،‬وليس كل طابع مدير مكتب أو سكرتير‪.‬‬ ‫الصفات الواجب توافرها في مدير المكتب‪:‬‬ ‫ككل الوظائف األخرى تتطلب وظيفة مدير المكتب أن يتحلى صاحبها بصفات تعينه على أداء‬ ‫هذه الوظيفة على أكمل وجه‪ ،‬ويمكن تقسيم هذه الصفات إلى شخصية‪ ،‬علمية‪ ،‬عملية‪.‬‬ ‫‪ ‬الصفات الشخصية‪:‬‬ ‫أن يكون صادقا أمينا يحفظ أسرار المؤسسة‪.‬‬ ‫‪.1‬‬ ‫أن يتميز باللباقة وحسن التصرف‬ ‫‪.2‬‬ ‫أن يتصف بالذكاء وقوة الذاكرة‬ ‫‪.3‬‬ ‫أن يتصف بالطالقة في التعبير وحسن االستماع‬ ‫‪.4‬‬ ‫أن يكون قوي الثقة بالنفس‬ ‫‪.5‬‬ ‫أن يهتم بالمظهر الحسن‬ ‫‪.6‬‬ ‫‪ ‬الصفات العلمية‪:‬‬ ‫أن يكون حاصال على شهادة تؤهله ألعمال السكرتارية‬ ‫‪.1‬‬ ‫أن يكون واسع االطالع على ما يجد في مجال عمله‬ ‫‪.2‬‬ ‫أن يكون ملما باألنظمة والقوانين المرعية في المؤسسة‬ ‫‪.3‬‬ ‫أن يكون قادرا على التعبير بلغة صحيحة باإلضافة إلى اللغة االنجليزية‬ ‫‪.4‬‬ ‫‪ ‬الصفات العملية‪:‬‬ ‫أن يكون ملما بما يلي‪ :‬الطباعة – اإلمالء – النسخ والتصوير – استعمال الهاتف – معالجة‬ ‫المعلومات – استعمال جميع األجهزة المكتبية الموجودة في المؤسسة‪.‬‬ ‫األسس العامة لنجاح مدير المكتب‪:‬‬ ‫كتمان االسرار التي يطلع عليها بحكم عمله‬ ‫‪-‬‬ ‫اإلخالص في أداء العمل وعدم بحث شؤون عمله مع الغرباء‬ ‫‪-‬‬ ‫حسن المظهر دون التكلف‬ ‫‪-‬‬ ‫استشارة الرئيس في النقاط الغامضة وعدم المغامرة بارتكاب األخطاء‬ ‫‪-‬‬ ‫التشاور والتخطيط لألعمال اليومية مع الرئيس لتكون أكثر فاعلية وتوفر الوقت والجهد‬ ‫‪-‬‬ ‫المعرفة التامة بنظام وسياسة المنظمة الداخلية والخارجية وعالقاتها بالجهات األخرى‬ ‫‪-‬‬ ‫تدريب الذاكرة على جميع ما يطلب منه مع االعتماد على جداول العمل اليومي والمفكرات‬ ‫‪-‬‬ ‫الهدوء واالتزان وضبط النفس مهما تعقدت األمور‬ ‫‪-‬‬ ‫قوة الشخصية دون الغطرسة والتعالي‬ ‫‪-‬‬ ‫تثقيف النفس باستمرار ومتابعة مجريات األحداث بصورة مستمرة‬ ‫‪-‬‬ ‫‪6‬‬ ‫‪ -‬على اطالع ومعرفة بالجهات التي يمكن اللجوء لها للحصول على المعلومات والبيانات‬ ‫لألعمال المكتبية المطلوبة‬ ‫‪ -‬أداء األعمال في الوقت المحدد له‪.‬‬ ‫األساليب التنظيمية لألعمال المكتبية‪:‬‬ ‫في اإلدارة المكتبية يتخذ القائمين على عملية تنظيم األنشطة فيما يتعلق بتحديد أسلوب تقديم‬ ‫الخدمات المكتبية في المنظمة‪.‬وهناك أسلوبين يمكن العمل بهما في تنظيم العمل المكتبي وهي‬ ‫األسلوب المركزي واألسلوب الالمركزي‪.‬‬ ‫‪ ‬المركزي‪ :‬يعني إيجاد وحدة إدارية متخصصة لتقديم خدماتها إلى كل الوحدات اإلدارية‬ ‫في المنظمة‪ ،‬مثل مركز االتصاالت اإلدارية الذي يقوم بكافة أعمال االتصاالت الصادرة‬ ‫والواردة في المنظمة‪.‬‬ ‫‪ ‬الالمركزي‪ :‬يعني أن تقوم كل وحدة إدارية في المنظمة بأداء األنشطة المكتبية الخاصة‬ ‫بها‪.‬‬ ‫‪ ‬يمكن الخلط بين األسلوبين باختيار أسلوب الالمركزية تحت إشراف مركزي‪ ،‬ويكون‬ ‫هذا الخلط بما يحقق مزايا كال األسلوبين ويلبي احتياجات العمل‪.‬‬ ‫وفي الجانب العملي نجد أن المسؤولين عن تنظيم العمل المكتبي مطالبون باتخاذ القرارات المتعلقة‬ ‫بتوزيع السلطات والمسؤوليات على المستويات اإلدارية‪ ،‬وفقا لعوامل واعتبارات محددة تحدد‬ ‫األسلوب المناسب الذي يتم اعتماده‪ ،‬ومن أهم هذه العوامل‪:‬‬ ‫‪ ‬حجم المنظمة والمرحلة التي تمر بها‪ ،‬فكلما كانت المنظمة صغيرة الحجم وحديثة التكوين‬ ‫يفضل اتباع األسلوب المركزي‪ ،‬ومع توسع أعمالها وتنوعها تتجه نحو الالمركزية‬ ‫لتسهيل انجاز العمل‪.‬‬ ‫‪ ‬درجة تقارب وتباعد المباني الخاصة بالمنظمة‪ ،‬ورغم عدم أهمية ذلك مع استخدام تقنية‬ ‫المعلومات واالتصاالت لكن ال يزال هناك حاجة للتواصل المباشر في بعض األعمال‪.‬‬ ‫فإذا كانت مباني المنظمة متباعدة يتم االتجاه إلى أسلوب الالمركزية لتمكين األفراد من‬ ‫سرعة إنجاز العمل بدون الحاجة لالنتقال للمباني األخرى‪.‬‬ ‫‪ ‬طبيعة العمل ودرجة تعقيده‪ ،‬فكلما كان العمل ينطوي على مستويات عالية من التركيز‬ ‫ويتطلب مؤهالت وخبرات عالية يفضل أن يتم في وحدات إدارية مركزية من قبل أفراد‬ ‫متخصصين‪ ،‬في حين يتم اتباع الالمركزية للمهام البسيطة‪.‬‬ ‫‪ ‬كفاءة األفراد ومدى قدرتهم على تحمل المسؤولية‪ ،‬ذلك أن األفراد ذوي المؤهالت‬ ‫والقدرات العالية يمكنهم تحمل المسؤولية وإنجاز العمل كما هو مخطط له بدون الحاجة‬ ‫إلى االشراف المباشر‪ ،‬وبذلك يتم اتباع أسلوب الالمركزية‪ ،‬والعكس صحيح‪.‬‬ ‫‪ ‬سرية المعلومات التي يتم التعامل معها‪ ،‬فكلما اتصفت هذه المعلومات بالسرية‬ ‫والخصوصية يتم االتجاه نحو المركزية وتقليص عدد األفراد المتعاملين معها للحفاظ‬ ‫عليها ومنع تسربها‪.‬‬ ‫‪ ‬الموارد المادية المتاحة‪ ،‬فاختيار أسلوب الالمركزية يعني توزع األعمال في كافة أجزاء‬ ‫المنظمة‪ ،‬وذلك يتطلب المساحة الكافية والتجهيزات المكتبية الالزمة للعمل‪ ،‬مما يترتب‬ ‫عليه ارتفاع في التكاليف‪.‬لذا في حال وجود ميزانية محدودة فسيتم االتجاه نحو المركزية‬ ‫في أداء العمل‪.‬‬ ‫‪ ‬أساليب اإلشراف المتبعة‪ ،‬تتطلب الالمركزية نوع من الرقابة ولذلك كلما كانت الرقابة‬ ‫ضعيفة يفضل اتباع المركزية في أداء العمل‪.‬‬ ‫اإلدارة المكتبية على الخريطة التنظيمية‪:‬‬ ‫‪7‬‬ ‫يمكن تعريف الخريطة التنظيمية أو المخطط التنظيمي بأنه الهيكل التنظيمي أو الرسم البياني‬ ‫للمنظمة الذي يوضح مواقع أقسام وإدارات المنظمة ومستوياتها اإلدارة والعالقات بينها‪ ،‬وموقع‬ ‫مدير المكتب يوضح العالقة التي تربطه بالجهاز اإلداري‪ ،‬ويمكن القول أن كل عمل إشرافي‬ ‫يتطلب ضرورة وجود مدير مكتب لمعاونة المشرف في بعض المهام‪ ،‬فنجد أن مدير المكتب عادة‬ ‫ما يرتبط في الهيكل التنظيمي برؤساء األقسام أو المشرفين‪.‬‬ ‫أعمال اإلدارة المكتبية العامة‪:‬‬ ‫تمارس اإلدارة المكتبية مجموعة من الوظائف االدارية المساعدة للعمل اإلداري في كافة‬ ‫أجزاء المنظمة‪ ،‬وذلك عن طريق القيام بمجموعة من العمليات واإلجراءات باستخدام التقنيات‬ ‫المكتبية الموجودة بهدف تيسير تناقل ومعالجة المعلومات الالزمة ألداء المهام‪.‬ويمكن تصنيف‬ ‫هذه األعمال إلى أربع تصنيفات رئيسية من العمل المكتبي‪ ،‬وهي‪ :‬أعمال االتصاالت – أعمال‬ ‫إدارة الوثائق – أعمال االتصاالت اإلدارية – أعمال الدعم اإلداري‪.‬‬ ‫‪ ‬أعمال االتصاالت‪:‬‬ ‫من خالل العمل المكتبي يتم تسهيل عملية االتصاالت الداخلية والتنسيق بين األنشطة في مختلف‬ ‫اإلدارات واالقسام داخل المنظمة وتقديم الدعم الالزم لمعالجة المشكالت واتخاذ القرارات‪ ،‬وقد‬ ‫أثرت التقنية على أنماط العمل وطرق أداء األنشطة المكتبية مما أظهر نوعا جديدا من العاملين‬ ‫مثل العاملين عن بعد واألفراد المتعاونين من خارج المنظمة وغيرهم‪ ،‬فأصبح من المهم تحقيق‬ ‫مستويات تواصل فعالة والعمل على توفير بيئة اجتماعية محفزة‪.‬‬ ‫وعلى صعيد االتصاالت الخارجية تضمن أعمال االتصال في بيئة المكتب تفعيل العالقات بين‬ ‫المنظمة والمتعاملين معها والحفاظ على عالقات جيدة وتكوين سمعة طيبة‪ ،‬نظرا ألن جميع‬ ‫العمليات يتم أداؤها بواسطة األعمال المكتبية مثل التواصل مع المنظمات األخرى والموردين‬ ‫والعمالء واستقبال طلباتهم واستفساراتهم والشكاوى ومعالجتها عن طريق سلسلة من األنشطة‬ ‫المكتبية‪.‬‬ ‫‪ ‬أعمال إدارة الوثائق‪:‬‬ ‫تعد الوثائق جزء ال يتجزأ من أي منظمة‪ ،‬فالوثائق تمثل الوسيط الذي يحمل المعلومات ويتركز‬ ‫العمل المكتبي أساسا على وضع اإلجراءات الكفيلة بالمحافظة عليها وتحديد قواعد وأنظمة تداولها‪.‬‬ ‫ويمثل الدور األساسي إلدارة الوثائق في حفظ أوعية المعلومات بكل أشكالها‪ ،‬إذ تمثل المعلومات‬ ‫العنصر األساسي التي تعتمد عليه المنظمة في وظائفها‪.‬فالقرارات تعتمد في األساس على‬ ‫المعلومات وتوظيفها للخروج بأفضل قرار وتوليد األفكار والسياسات‪.‬كما أن فعالية القرار تعتمد‬ ‫على جودة وصحة المعلومات‪.‬‬ ‫‪ ‬أعمال االتصاالت اإلدارية‪:‬‬ ‫يعتبر جهاز االتصاالت اإلدارية القناة التي تنتقل من خاللها المعلومات والبيانات بين أجزاء‬ ‫المنظمة الداخلية وبينها وبين عمالئها الخارجيين‪.‬وتتكامل أعمال إدارة الوثائق وجهاز االتصاالت‬ ‫اإلدارية في سبيل تقديم خدمات المعلومات لألفراد داخل وخارج المنظمة من خالل القيام باستقبال‬ ‫المعلومات وتحليلها وحفظها وتقديمها‪ ،‬باإلضافة إلى أداء جميع الخدمات المكتبية التي تضمن‬ ‫جودة المعلومات المقدمة مثل معالجة االتصاالت الصادرة والواردة ومتابعتها‪.‬‬ ‫‪ ‬أعمال الدعم اإلداري‪:‬‬ ‫وهي األعمال والنشاطات المكتبية المساندة التي تهدف لتيسير العمل كترتيب المواعيد واستقبال‬ ‫الزوار وتنظيم االجتماعات واالشراف على الصيانة والنظافة وغير ذلك‪.‬‬ ‫‪8‬‬  ‫أنواع وتصنيفات إدارة المكاتب‬ ‫أنواع إدارة المكاتب‪:‬‬ ‫يمكن تصنيف إدارة المكتب أو السكرتارية إلى عدة أنواع حسب معيار التقسيم المستخدم‪ ،‬وهناك‬ ‫ثالثة معايير أساسية‪:‬‬ ‫‪ ‬تصنيف إدارة المكتب حسب مستوى أهمية العمل‬ ‫‪ ‬تصنيف إدارة المكتب حسب معيار الجهة التي تقدم لها الخدمات‬ ‫‪ ‬تصنيف إدارة المكتب حسب المعيار الزمني‬ ‫‪ -1‬تصنيف إدارة المكتب حسب مستوى أهمية العمل‪:‬‬ ‫تصنف إدارة المكتب أو السكرتارية في هذا التصنيف بناء على درجة أهمية وحساسية العمل‬ ‫والمستوى اإلداري الذي يرجع له إلى ثالثة أنواع‪:‬‬ ‫‪ -‬السكرتير التنفيذي أو المساعد اإلداري‪:‬‬ ‫هذا النوع يؤدي سلسلة متكاملة من مهام إدارة المكتب ألحد المسؤولين في اإلدارة العليا‪ ،‬ويعتبر‬ ‫هذا النوع من مدراء المكتب من أهم األنواع ويتسم هذا المنصب بدرجة كبيرة من الحساسية كونه‬ ‫مرتبط ارتباط وثيق بأعمال أحد المسؤولين الكبار في المنظمة‪ ،‬لذلك يتطلب غالبا نوع معين من‬ ‫الخبرات وإجادة عالية لمعظم المهارات‪.‬‬ ‫‪ -‬سكرتير الفئة (أ)‪:‬‬ ‫يمارس القائم بها نطاق غير محدود من مهام إدارة المكتب لمسؤولي اإلدارة الوسطى في المنظمة‪،‬‬ ‫وكالسكرتير التنفيذي فهو أيضا يتسم بدرجة من الحساسية كونه مرتبط بأعمال المدراء أو‬ ‫المسؤولين في اإلدارة الوسطى‪.‬‬ ‫‪ -‬سكرتير الفئة (ب)‪:‬‬ ‫يؤدي مدير المكتب من هذا النوع نطاق محدود من مهام السكرتارية في المنظمات الصغيرة أو‬ ‫لدى مشرف في منظمة كبيرة‪ ،‬وهو يختلف عن النوعين السابقين في كون نطاق المهام لديه محدود‬ ‫ويرتبط عادة بشخص واحد‪.‬‬ ‫‪ -2‬تصنيف إدارة المكتب حسب معيار الجهة التي تقدم لها الخدمات‪:‬‬ ‫يعتمد هذا التصنيف على نوع العمل في المنظمة ونوع الخدمات المكتبية التي تحتاجها المنظمة‬ ‫لتحقيق أهدافها‪ ،‬وبناء عليه تقسم إدارة المكاتب أو السكرتارية إلى ما يلي‪:‬‬ ‫‪ -‬السكرتارية العامة‪:‬‬ ‫هي الوحدة التي تتولى تقديم كافة أو بعض خدمات األعمال المكتبية لكافة إدارات المنظمة أو‬ ‫بعضا منها‪ ،‬ويعتبر هذا النوع من أشمل أنواع إدارة المكاتب كونه يتضمن فروع داخلية مصنفة‬ ‫حسب العمل المكتبي ويقدم أعماله للمنظمة ككل‪.‬فهو يتضمن جميع أو بعض الوحدات التالية‪:‬‬ ‫وحدة االستعالمات – وحدة الطباعة – وحدة االتصال – وحدة مراقبة العمل – وحدة خدمات‬ ‫المبنى – وحدة المحفوظات – وحدة الحركة – وحدة التعقيب – وحدة الصيانة‪.‬ويستعرض‬ ‫الجدول التالي هذه الوحدات وأمثلة على بعض أعمالها‪.‬ويجدر التنويه هنا أن المنظمات تختلف‬ ‫في تقسيم هذه الوحدات حسب حاجتها إليها ويمكن أن تستغني عن بعض الوحدات حسب توزيع‬ ‫األعمال في المنظمة‪.‬‬ ‫‪9‬‬  ‫مثال على أعمالها‬ ‫الوحدة‬ ‫‪ -‬تنظيم دخول المراجعين للمنظمة‬ ‫وحدة االستعالمات‬ ‫‪ -‬الرد على استفسارات المراجعين‬ ‫‪ -‬االشراف على تداول الملفات‬ ‫وحدة المحفوظات‬ ‫‪ -‬كافة أعمال البريد الصادر والوارد‬ ‫‪ -‬االشراف على قسم النسخ المركزي‬ ‫وحدة الطباعة‬ ‫‪ -‬القيام بجميع أعمال الطباعة‬ ‫‪ -‬االشراف على أعمال الصيانة لمرافق‬ ‫المبنى‬ ‫وحدة الصيانة‬ ‫‪ -‬االشراف على أعمال صيانة األجهزة‬ ‫االشراف على أجهزة االتصال الهاتفي‬ ‫وحدة االتصال‬ ‫‪ -‬االحتفاظ بسجالت المتعاقدين‬ ‫وحدة التعقيب‬ ‫‪ -‬استخراج اإلقامة والتأشيرات الالزمة لهم‬ ‫مراقبة حضور وانصراف الموظفين وحاالت‬ ‫وحدة مراقبة العمل‬ ‫التأخر والغياب‬ ‫‪ -‬ترتيب أعمال موظفي النظافة والسعاة‬ ‫وحدة خدمات المبنى‬ ‫‪ -‬الرقابة على نظافة المبنى‬ ‫االشراف على وسائل النقل للمنظمة وعمال‬ ‫وحدة الحركة‬ ‫النقل‬ ‫‪ -‬السكرتارية الخاصة‪:‬‬ ‫وهي وحدة تتولى تقديم خدمات األعمال المكتبية إلدارة بعينها أو شخص بعينه‪ ،‬كوحدة السكرتارية‬ ‫إلدارة الموارد البشرية‪.‬‬ ‫‪ -‬السكرتارية المتخصصة‪:‬‬ ‫وهي الوحدة التي تقدم األعمال المكتبية لنشاط تخصصي معين في منظمة ما‪.‬ومثال على ذلك‬ ‫السكرتارية الطبية – التعليمية – القانونية – الصحفية‪.‬‬ ‫‪ -3‬تصنيف إدارة المكتب حسب المعيار الزمني‪:‬‬ ‫‪ -‬سكرتارية دائمة‪:‬‬ ‫وهي عبارة عن وحدة موجودة بشكل ثابت ودائم في الهيكل التنظيمي للمنظمة تتولى القيام بالمهام‬ ‫المكتبية لمساندة اإلدارات األخرى‪.‬‬ ‫‪ -‬سكرتارية مؤقتة‪:‬‬ ‫وهي وحدة يتم انشاؤها لفترة محددة بغرض تولي مهام مكتبية مؤقتة لمساعدة إدارة أو شخص‬ ‫معين في المنظمة‪.‬كأن يكون لدى المنظمة مشروع ما سيتم تنفيذه خالل فترة زمنية (سنة على‬ ‫سبيل المثال) ويتم تكوين مجموعة من الوحدات اإلدارية الخاصة به من ضمنها وحدة السكرتارية‪،‬‬ ‫وتنتهي بانتهاء المشروع‪.‬‬ ‫‪10‬‬  ‫مواقف إدارة المكاتب المتنوعة‬ ‫أصبح االهتمام باألمور المادية للمكتب كموقعه ومبناه واالثاث المكتبي المستخدم فيه له أهمية‬ ‫كبيرة تتصل بمكانة المنظمة ومدى كفاءة خدماتها‪ ،‬كما وإن االهتمام بذلك يعني أن المنظمة تهتم‬ ‫باإلنسان الفرد العامل فيها كونها تقوم بتهيئة البيئة المادية الصالحة لعمله من خالل هذه األمور‪.‬‬ ‫مفهوم المكتب‪:‬‬ ‫يعرف المكتب على أنه المكان الذي يتم انجاز األعمال المكتبية واإلدارية المختلفة فيه‪ ،‬فهو يعتبر‬ ‫مركز مهم لتقديم الخدمات المهمة إلى كافة اإلدارات واالقسام بالدقة والسرعة الالزمة‪ ،‬وكلما‬ ‫كانت هذه الخدمات كاملة ودقيقة ويتم توفيرها في الوقت المناسب‪ ،‬ينعكس ذلك على سالمة‬ ‫القرارات اإلدارية في المنظمة‪.‬‬ ‫خصائص المكتب‪:‬‬ ‫مع التطورات الحاصلة في الحياة‪ ،‬أصبح مكتب اليوم باإلضافة إلى مهمته األساسية في تدفق‬ ‫المعلومات مطالبا بالقيام بمهام إضافية مثل التوجيه والرقابة والتنسيق للعمل المكتبي‪ ،‬ومع تغير‬ ‫المهام ظهرت خصائص جديدة يتسم ويتميز بها المكتب في العصر الحالي‪ ،‬والتي يمكن إيجازها‬ ‫فيما يلي‪:‬‬ ‫‪ -‬المكتب قناة للمعلومات‪:‬‬ ‫يقوم العمل المكتبي على تقديم خدمات المعلومات لألفراد داخل وخارج المنظمة‪ ،‬من خالل القيام‬ ‫باألنشطة المتعلقة باستقبال المعلومات وتحليلها وحفظها وتقديمها للمستفيدين‪.‬‬ ‫‪ -‬المكتب قناة لالتصاالت‪:‬‬ ‫يسهل العمل المكتبي عملية االتصاالت العادية واالدارية الداخلية والخارجية والتنسيق بين األنشطة‬ ‫في مختلف اإلدارات واالقسام داخل المنظمة‪ ،‬مما يضمن تفعيل العالقات الجيدة بين كل األطراف‪.‬‬ ‫‪ -‬المكتب مركز تقني‪:‬‬ ‫مع التطور التقني الهائل الحاصل في أنظمة المعلومات واالتصاالت ورغبة المنظمات في‬ ‫االستفادة من التسهيالت واالمكانيات التي توفرها هذه التقنيات‪ ،‬فإن مكاتب اليوم تحتوي على‬ ‫العديد من التقنيات التي تدعم أداء االفراد للعمل وانجازه كاألجهزة والنظم والبرمجيات المحوسبة‪.‬‬ ‫‪ -‬المكتب وحدة اجتماعية‪:‬‬ ‫حققت التطورات في بيئة المكتب مستويات تواصل فعالة بين العاملين نتيجة الستخدام التقنية‪،‬‬ ‫حيث أصبح من السهل التواصل المحلي والدولي وبناء عالقات إيجابية للمنظمة مع كافة األطراف‬ ‫المختلفة‪.‬‬ ‫تعريف موقع المكتب وأهميته‪:‬‬ ‫يقصد بموقع المكتب المنطقة التي يقام عليها مبنى المكتب ولهذا الموقع أهمية كبيرة من حيث‬ ‫تصريف خدمات المكتب وكذلك ممارسة أعماله المكتبية والحصول على الموظفين والعمال‬ ‫وجلبهم للعمل فيه ومن ثم سهولة وصولهم إلى المكتب بعد تعيينهم للعمل به وكذلك الحال بالنسبة‬ ‫لزبائنه ومورديه وللجمهور والمجتمع بشكل عام‪.‬‬ ‫شروط اختيار موقع المكتب‪:‬‬ ‫يعتمد قرار اختيار موقع المكتب على العديد من المتغيرات المتصلة باألسواق والمواد الخام‬ ‫والمواصالت والقوى العاملة والطاقة ومستوى المعيشة والبيئة المحلية وغير ذلك من المتغيرات‬ ‫التي ال يمكن اهمالها حتى ال تؤدي إلى فشل المنظمة في أداء رسالتها وخدماتها‪.‬وتقوم المنظمات‬ ‫باستخدام األساليب العلمية التحليلية في تقويم المتغيرات حتى يمكن التوصل للقرار الحكيم كحساب‬ ‫التكاليف ودراسة حركة المواصالت وتقييم إمكانية التوسع المستقبلي عن طريق الحسابات‬ ‫والتحليل االستراتيجي‪ ،‬وتتم سلسلة من القرارات اإلدارية التي توصل في النهاية لالختيار الصحيح‬ ‫لموقع المكتب‪ ،‬وبناء على ذلك فإن اختيار هذا المكان أو ذاك يتوقف على شروط واعتبارات‬ ‫أساسية من أهمها ما يلي‪:‬‬ ‫‪11‬‬ ‫القرب من المنظمات أو المؤسسات التي ينتفع المكتب بخدماتها ويحتاج إليها‪ ،‬فالمكتب‬ ‫‪-1‬‬ ‫يحتاج إلى تسهيالت تقوم بها منظمات خارجية كالبنوك ومكاتب البريد وشركات التأمين‬ ‫وغيرها‪ ،‬واالفضلية للموقع الذي يكون بالقرب من هذه الخدمات اختصارا للوقت والجهد‪.‬‬ ‫القرب من مراكز تجمع عمالء المنظمة والمتعاملين معها‪ ،‬أي السوق التي تقدم له الخدمة‬ ‫‪-2‬‬ ‫المطلوبة بالسرعة والكفاءة المناسبتين‪.‬‬ ‫القرب من وسائل المواصالت التي تعتبر ذات أهمية كبيرة في توصيل خدمات المكتب‬ ‫‪-3‬‬ ‫وسهولة الوصول إليه وقربه من وسائل الترفيه والعمران‪.‬‬ ‫إمكانية التوسع في المستقبل‪ ،‬فيجب مراعاة احتماالت التوسع كنتيجة لزيادة الطلب على‬ ‫‪-4‬‬ ‫الخدمات وتطور اساليبها وأجهزتها‪.‬‬ ‫سهولة الحصول على العمال المالئمين من ذوي القدرات والتخصصات المناسبة القريبين‬ ‫‪-5‬‬ ‫من موقع المكتب‪.‬‬ ‫اعتدال تكلفة العوامل المؤثرة على اختيار الموقع‪ ،‬كتكاليف الكهرباء وااليجار والماء‪.‬‬ ‫‪-6‬‬ ‫مبنى المكتب‪:‬‬ ‫هو المبنى الذي يضم المكاتب التي تمارس فيها الخدمات واألعمال المكتبية ومن الضروري أن‬ ‫يتالءم هذا المبنى مع العمليات التي تجري داخل المنظمة ويكون في المكان الصحيح ألعمالها‬ ‫وعملياتها‪.‬‬ ‫تصميم مبنى المكتب‪:‬‬ ‫إن المقصود هنا كيفية وضع ورسم الخريطة التي تظهر مواقع اإلدارات واالقسام المختلفة في‬ ‫المنظمة وترتيبه ا وتحديد أماكن العاملين واألثاث واآلالت واألدوات المكتبية داخل كل قسم أو‬ ‫إدارة بالطريقة التي تساعد في تهيئة الظروف المناسبة للعمل‪.‬ويتطلب تصميم المبنى أن يتم‬ ‫التخطيط له بشكل جماعي بين المهندس المعماري واخصائيو الديكور والفنيين ورجال اإلدارة في‬ ‫المنظمة‪ ،‬ويعتبر الدور األكبر في التصميم لرجال اإلدارة لضمان تصميمه بطريقة مالءمة لسير‬ ‫العمل في المنظمة‪.‬وهناك عدة اعتبارات يجب مراعاتها عند تصميم المبنى‪:‬‬ ‫‪ -‬المكان الذي تشغله كل وحدة من وحدات العمل وعالقتها بالوحدات األخرى‪.‬‬ ‫‪ -‬الترتيب الداخلي للوحدات من حيث المكاتب واألدوات واآلالت‪.‬‬ ‫‪ -‬العوامل الشكلية كمساحة وسعة القاعات‪ ،‬ولون الجدران ‪،‬واالضاءة وغيرها‪.‬‬ ‫‪ -‬القيود المفروضة على التصميم كالمساحة الكلية واالرتفاع وقوانين البناء والتشييد‬ ‫وغيرها‪.‬‬ ‫المبادئ العملية للتصميم الداخلي للمبنى‪:‬‬ ‫هناك عدة مبادئ يجب مراعاتها لتضمن للمنظمة أن يكون خط سير العمل فيها أكثر كفاءة وبأقل‬ ‫تكلفة ومجهود ووقت وهي كالتالي‪:‬‬ ‫‪ -‬يجب أن يكون تسلسل إجراءات العمل في اتجاه واحد‪ ،‬أي تنساب إجراءات العمل من‬ ‫موظف آلخر ومن قسم آلخر في خط وظيفي واحد مستقيم‪.‬‬ ‫‪ -‬يجب أن يحقق التصميم سهولة في اإلشراف والرقابة على العاملين‪ ،‬ألن الرقابة تتأثر‬ ‫بعدة عوامل منها وضع المشرف أو الرئيس بالنسبة للعاملين‪ ،‬ومدى تجمعهم أو تفرقهم‬ ‫في المبنى‪.‬‬ ‫‪ -‬يجب أن تكون هناك مرونة في التصميم وإمكانية التعديل عليه بسرعة وبأقل التكاليف‪،‬‬ ‫وذلك لمواجهة التغييرات المستقبلية بنجاح كالتوسع في العمل أو زيادة وتقليل العاملين أو‬ ‫تطوير إجراءات العمل‪.‬‬ ‫‪ -‬يجب االستغالل الكامل للمساحة المقررة لكل مكتب‪ ،‬ألن الزيادة في المساحة تزيد من‬ ‫تكاليف االيجار والنظافة والصيانة‪.‬‬ ‫‪12‬‬ ‫يجب التنسيق والموازنة بين التجهيزات المكتبية والعاملين‪ ،‬أي يكون العاملين قريبون‬ ‫‪-‬‬ ‫بقدر اإلمكان من أدوات ومعدات العمل المكتبي التي يحتاجون إليها في عملهم‪.‬‬ ‫يجب أن يساهم تصميم المبنى في راحة ورضا العاملين‪ ،‬ألن البيئة المهيئة للعمل لها أثر‬ ‫‪-‬‬ ‫كبير في رفع الروح المعنوية وزيادة اإلنتاجية والحد من التسيب والتسرب الوظيفي‪.‬‬ ‫يجب أن يترك انطباعا جيدا لدى الزوار والجمهور الخارجيين‪ ،‬حيث أن تصميم المبنى‬ ‫‪-‬‬ ‫ونظافته وصيانته تؤثر على فعالية برنامج العالقات العامة للمنظمة ويضيف مكانة محلية‬ ‫عظيمة لها‪.‬‬ ‫يجب أن يتبع تصميم المبنى قوانين األمن والسالمة التي تعتبر متطلب أساسي يجب توفيره‬ ‫‪-‬‬ ‫ليتمكن الموظفين من القيام بأعمالهم المكتبية بأمان والحد من اإلصابات والمخاطر التي‬ ‫يمكن أن تصيبهم‪.‬ومن مظاهر األمن والسالمة‪:‬‬ ‫أ‪ -‬إزالة كافة أشكال الخطر سواء المتعلقة باألجهزة أو األدوات كسالمة التوصيالت‬ ‫الكهربائية‪.‬‬ ‫ب‪ -‬السيطرة على المناطق الخطرة وتحديدها مثل أجهزة التهوية والعزل والحراسة‬ ‫والمراقبة‪.‬‬ ‫ت‪ -‬تصميم المرافق بشكل مستوي للحد من االنزالق والحوادث‪.‬‬ ‫ث‪ -‬تطبيق مفهوم (الوصول الشامل) الذي يضمن إمكانية استخدام جميع المرافق في‬ ‫المنظمة من جميع الموظفين والعمالء بمن فيهم ذوي االحتياجات الخاصة‪.‬‬ ‫ج‪ -‬تزويد المبنى بأجهزة الكشف عن الحرائق واالنذار المبكر وصيانتها باستمرار‬ ‫للتأكد من صالحيتها‪.‬‬ ‫ح‪ -‬توفير مخارج طوارئ مناسبة لحجم المنظمة وعدد موظفيها مع وضع إرشادات‬ ‫لتوضيح أماكنها‪.‬‬ ‫خ‪ -‬توفير اإلسعافات األولية والمسعفين المؤهلين للتواجد في كل األوقات حسب‬ ‫الحاجة‪.‬‬ ‫مواقع اإلدارات داخل المكتب‪:‬‬ ‫من األمور التي يجب مراعاتها عند تصميم وتخطيط المكاتب هو مواقع اإلدارات واالقسام‪ ،‬ويعتمد‬ ‫اختيار مواقعها في المقام األول على طبيعة العمل وعالقة اإلدارات ببعضها‪ ،‬حيث ان تصميم‬ ‫المبنى المبني على األساس الوظيفي يساعد في زيادة انتاجيتها‪ ،‬والنقاط التالية يمكن أن توضح‬ ‫الترتيب المناسب لمعظم أنواع اإلدارات‪.‬‬ ‫‪ -‬اإلدارات المرتبطة مع بعضها في العمل‪:‬‬ ‫يجب االخذ بعين االعتبار درجة العالقة بين اإلدارات‪ ،‬إذ ان اإلدارات التي تتشابه في‬ ‫طبيعة عملها أو التي تؤدي مهام متكاملة فيما بينها يجب وضعها متجاورة من اجل تقليل‬ ‫الوقت الالزم للتنقل بينها‪.‬‬ ‫‪ -‬اإلدارات ذات الطبيعة المختلفة‪:‬‬ ‫بعض اإلدارات تتطلب احتياجات معينة ألداء العمل‪ ،‬مثل اإلدارات التي تحتاج إلى هدوء‬ ‫وتركيز ذهني كبير يتم وضعها بعيدا عن مصادر الضوضاء والمواقع التي تكون مليئة‬ ‫بالزوار‪.‬‬ ‫‪ -‬اإلدارات كثيرة الزوار‪:‬‬ ‫اإلدارات التي تتعامل مع الجمهور بشكل مباشر من المفضل أن يكون موقعها بالقرب من‬ ‫المدخل وفي أماكن يسهل الوصول إليها من قبل العمالء دون إحداث ازعاج لبقية‬ ‫اإلدارات‪.‬‬ ‫‪ -‬اإلدارات سيئة المظهر‪:‬‬ ‫‪13‬‬ ‫ويقصد بها اإلدارات التي ال يمكن أن تكون مرتبة أو نظيفة دائما بحسب طبيعة عملها‬ ‫مثل أماكن تسليم البضائع والمخازن والمطابخ المركزية‪ ،‬ومن األفضل وضع هذه‬ ‫اإلدارات بعيدا عن مواقع العمالء واإلدارات كثيرة الزوار‪.‬‬ ‫‪ -‬اإلدارات ذات الخدمات المركزية‪:‬‬ ‫وهي اإلدارات التي تقدم خدمات لكافة األقسام األخرى كغرف الملفات ووحدات معالجة‬ ‫البيانات‪.‬يمكن وضعها في مركز ومنتصف المنظمة أو في موقع مالئم بالقرب من‬ ‫اإلدارات التي تستخدمها بشكل كبير‪.‬‬ ‫العوامل الطبيعية المؤثرة على العمل المكتبي‪:‬‬ ‫يقصد بالعوامل الطبيعية هي العوامل الموجودة في الطبيعية التي قد يكون لها تأثير على بيئة‬ ‫العمل‪ ،‬ومن المهم مراعاة هذه العوامل أثناء تصميم المبنى إذ أن لها آثارا ظاهرة على إنتاجية‬ ‫العاملين‪ ،‬ومن أهم هذه العوامل ما يلي‪:‬‬ ‫أوالً‪ :‬الضوء واالضاءة‪:‬‬ ‫الضوء هو النور الطبيعي المستمد من الشمس واإلضاءة هي اإلنارة الصناعية‪ ،‬ويعتبر هذا العامل‬ ‫مهم كونه يسهل الرؤية‪ ،‬وسهولة الرؤية ترجع للعديد من األمور‪:‬‬ ‫‪ -‬القوة المالئمة لإلضاءة واتجاهاتها‪.‬‬ ‫‪ -‬وجود خلفية ال تحدث بريق أو انعكاس ضوئي واضح‪.‬‬ ‫‪ -‬تناسب اإلضاءة مع األلوان المستخدمة في المبنى‪.‬‬ ‫‪ -‬التوزيع السليم لإلضاءة‪.‬‬ ‫إيجابيات اإلضاءة الجيدة‪:‬‬ ‫زيادة اإلنتاجية‪ ،‬فالتغيير من أوضاع اإلضاءة السيئة إلى الجيدة من المؤكد أن يعمل على‬ ‫‪-‬‬ ‫تحفيز العاملين للعمل كون البيئة الضوئية جيدة‪.‬‬ ‫زيادة جودة العمل‪ ،‬حيث ان دقة وضبط األعمال يمكن تحسينها إلى حد كبير عن طريق‬ ‫‪-‬‬ ‫وضع إضاءة مقبولة‪ ،‬كجودة الكتابة التي ستختلف في حال كانت اإلضاءة ضعيفة وسيئة‪.‬‬ ‫تقليل جهد العين‪ ،‬إذ أن أداء االعمال المكتبية لوقت طويل تحت إضاءة سيئة يؤدي إلى‬ ‫‪-‬‬ ‫إجهاد العين بالطبع وذلك قد يؤثر على الدماغ واالعصاب مما يؤثر على سرعة انجاز‬ ‫العمل وكمية اإلنتاج‪.‬‬ ‫تعطي صورة إيجابية للمنظمة‪ ،‬فاهتمامها باإلضاءة قد يعطي انطباع باهتمامها بالعاملين‬ ‫‪-‬‬ ‫والعمالء والبيئة أيضا‪.‬‬ ‫ثانياً‪ :‬األلوان‪:‬‬ ‫من الطبيعي أن االنسان يتأثر كثيرا باأللوان ونجد أن لها اهتمام كبير في مجال علم النفس وعلم‬ ‫االجتماع ودراسة النفس البشرية كون األلوان تؤثر على االنفعاالت النفسية‪ ،‬باإلضافة إلى انها‬ ‫تتيح الكثير من اإلمكانيات لجعل العمل المكتبي باعثا للراحة والسرور وتجعله جذابا‪.‬‬ ‫يعتقد المختصون أن األلوان يمكن أن يكون لها تأثيرات ترتبط بالحرارة كالتالي‪:‬‬ ‫‪ -1‬األحمر يشير للحرارة الشديدة‪.‬‬ ‫‪ -2‬البرتقالي واالصفر والبني تشير للدفء‪.‬‬ ‫‪ -3‬األزرق واالخضر يشيران للبرودة‪.‬‬ ‫‪ -4‬البنفسجي يعتبر متعادل التأثير‪.‬‬ ‫وبناء على هذه الروابط‪ ،‬ينصح المختصين باستخدام األلوان التي تبعث على الدفء في البلدان‬ ‫ذات المناخ البارد‪ ،‬كما أنهم ينصحون باستخدام األلوان التي تبعث على البرودة في البلدان ذات‬ ‫المناخ الحار‪.‬كما أن األلوان لها تأثيرات نفسية كالتالي‪:‬‬ ‫‪ -1‬األبيض رمز الهدنة والسالم‪.‬‬ ‫‪ -2‬األحمر مثير ومحفز للعمل والنشاط‪.‬‬ ‫‪14‬‬  ‫‪ -3‬األزرق يرمز للتسامح واإلخاء‪.‬‬ ‫‪ -4‬األخضر يبعث في النفس الشعور بالراحة والهدوء‪.‬‬ ‫‪ -5‬األسود واأللوان الداكنة تولد الشعور بالنعاس والملل والكآبة‪.‬‬ ‫ويقوم اللون في التصميم المعماري المكتبي بدور مهام خاصة عند عكس اإلضاءة عليه سواء على‬ ‫الجدران أو االسقف أو االرضيات أو األثاث المستخدم‪.‬لذلك استخدام اللون واالضاءة سويا يتيح‬ ‫فرصة لخلق ظروف عمل مناسبة تريح العين وتحدث التأثير النفسي المطلوب للعمل‪.‬‬ ‫ثالثاً‪ :‬الضوضاء‪:‬‬ ‫من المعروف ان للضوضاء اثر في زيادة الجهد غير الضروري الذي يبذله العاملون لتخليص‬ ‫انتباههم من اثارها وتركيزه على ما يقومون به من عمل‪ ،‬باإلضافة إلى ذلك أن األثر المباشر‬ ‫للضوضاء يؤدي إلى استنزاف الطاقة العصبية للعامل وزيادة التوتر لديهم‪.‬كما أنه عند زيادة‬ ‫الضوضاء يرتفع معدل األخطاء وتهبط معنويات العاملين لعدم شعورهم بالراحة‪.‬ويمكن التخلص‬ ‫من الضوضاء من خالل‪:‬‬ ‫‪ -1‬التخلص من الضوضاء من مصدرها‪ :‬عن طريق استخدام االت ال صوت لها وقواعد‬ ‫تمتص الصوت مع صيانتها على الدوام‪.‬‬ ‫‪ -2‬استخدام غرف عازلة للصوت من الداخل‪ :‬بتغطية الجدران واالسقف واالرضيات بمواد‬ ‫عازلة للصوت حيث تمتصه وال تعكسه‪.‬‬ ‫‪ -3‬عزل مصادر الضوضاء‪ :‬كاآلالت الكاتبة والحاسبات اآللية وآالت الطباعة والنسخ‬ ‫وغيرها من األمور التي تصدر ضوضاء مزعجه يمكن عزلها في قاعات خاصة‪.‬‬ ‫‪ -4‬التنظيم الداخلي الصحيح للمكاتب‪ :‬ترتيب وتنظيم المكاتب يمكن أن يقلل إلى حد كبير من‬ ‫تنقالت العاملين بين المكاتب وبالتالي يقلل من الضوضاء الناتجة عن االفراد خالل‬ ‫تحركهم‪.‬‬ ‫رابعا ً‪ :‬التهوية‪:‬‬ ‫ال شك أن تعرض العاملين في المكتب إلى درجة حرارة غير مالئمة يؤثر على صحتهم وكفاءتهم‬ ‫بالعمل‪ ،‬وتختلف درجة الحرارة المطلوبة من مكتب إلى اخر وفقا لمدى احتمال العاملين ونوع‬ ‫المالبس وحاالتهم الصحية ووسائل التهوية الموجودة في المبنى‪.‬‬ ‫إن التحكم في التهوية باستخدام نظم مركزية للتهوية والتكييف والتنقية يساعد على‪:‬‬ ‫‪ -‬تحريك الهواء وتغييره باستمرار حتى يصبح متجدد على الدوام‪.‬‬ ‫‪ -‬تنقية الهواء من الشوائب كالغبار والدخان واالوساخ‪.‬‬ ‫‪ -‬الحفاظ على درجة حرارة معتدلة ومريحة للعمل‪.‬‬ ‫‪ -‬الحفاظ على مستويات معتدلة من الرطوبة‪.‬‬ ‫إنشاء مساحة عمل خضراء‪:‬‬ ‫من أهم األمور التي يجب مراعاتها عند تصميم المكاتب هو تجميلها بما يتناسب مع العمل‪.‬حيث‬ ‫إن تجميل المكاتب بالزهور ونباتات الزينة واللوحات التشكيلية ال تقتصر على جمال منظرها بل‬ ‫تعدت ذلك إلى أهمية تواجدها ضمن بيئة العمل المكتبية‪ ،‬ويعد تجميل المكاتب بالزهور والنباتات‬ ‫واللوحات أحد العناصر التي اخذت حيزا من االهتمام وشكلت أحد مكونات المكاتب الحديثة‪ ،‬وذلك‬ ‫لدورها في خلق بيئة عمل مناسبة للموظفين والعمالء‪ ،‬على أن يكون استخدامها بشكل مناسب‬ ‫وبدون إفراط‪ ،‬وأن يتم اختيارها بعناية وبما يتناسب مع طبيعة عمل المكتب والمساحة المخصصة‬ ‫له‪ ،‬إذ يمكن استخدام النباتات الكبيرة أو اللوحات الكبيرة في األماكن الفسيحة كقاعات المؤتمرات‬ ‫والصاالت الكبيرة‪ ،‬ومراعاة توفير مساحة كافية ألداء األعمال وعدم وضعها في األماكن الضيقة‬ ‫كردهة المصاعد أو زوايا المكاتب الصغيرة‪ ،‬حتى ال تعيق عمل الموظف‪.‬باإلضافة إلى أنه‬ ‫لتطبيق مبدأ مساحة العمل الخضراء‪ ،‬من المهم أن يكون التصميم صديقا للبيئة وتعزز المنظمة‬ ‫الوعي واالهتمام البيئي لموظفيها في العمل‪.‬‬ ‫‪15‬‬  ‫األثاث المكتبي‪:‬‬ ‫يتكون األثاث المكتبي من جميع القطع التي يمكن استعمالها للعمل المكتبي كالمكاتب والطاوالت‬ ‫والمقاعد والدواليب وغيرها من قطع األثاث التي تساعد على أداء العمل‪ ،‬ومن المهم أن يخصص‬ ‫لكل عامل مكتب ومقعد الستعماله الخاص‪ ،‬وبجانب ذلك القطع األخرى في القاعة التي قد يكون‬ ‫استعمالها مشتركا بين جميع العاملين في القاعة نفسها‪.‬ويجب مراعاة العوامل التالية عند اختيار‬ ‫األثاث المكتبي‪:‬‬ ‫‪ ‬مالءمة األثاث للعمل‪:‬‬ ‫أي مراعاة الغرض األساسي من المكتب واالثاث فيه‪ ،‬فمساحة سطح الطاولة مثال يجب أن تكون‬ ‫كافية ليعمل عليها الموظف بجانب استعمالها لوضح ما قد يحتاج إليه من أدوات مرتبطة بعمله‪.‬‬ ‫‪ ‬مراعاة وحدة التصميم‪:‬‬ ‫أي يكون تصميم األثاث موحدا بنمط وشكل واحد بقدر اإلمكان‪ ،‬مما يساعد على حسن مظهره‬ ‫ويضفي عليه طابع الرسمية كونه أثاث مكتبي عملي‪ ،‬باإلضافة إلى أنه يساعد في االقتصاد في‬ ‫مساحة المبنى وسهولة الصيانة ورخص التكلفة عند طلب كميات كبيرة متماثلة‪.‬‬ ‫‪ ‬جودة األثاث‪:‬‬ ‫من المهم أن يتسم األثاث المكتبي بالجودة العالية والمتانة التي تجعله يعيش لفترة طويله مما يقلل‬ ‫تكاليف تغيير األثاث على المنظمة‪ ،‬باإلضافة إلى أنه سيتحمل عمليات النقل التي قد تتم له بصفة‬ ‫مستمرة‪.‬‬ ‫‪ ‬المحافظة على أدوات العمل‪:‬‬ ‫عند اختيار قطع األثاث المكتبي التخزينية‪ ،‬يجب أن تتسم بإمكانيتها في حفظ أدوات العمل‬ ‫كالمستندات والوثائق التي من المفضل أن يتم حفظها في ادراج خاصة‪ ،‬كما أن الوثائق السرية‬ ‫تتطلب ادراج سرية أو خزائن حديدية ذات اقفال تساعد في الحفاظ على سريتها‪.‬‬ ‫‪ ‬سهولة التنظيف‪:‬‬ ‫أي تصميم أثاث المكتب بطريقة مبسطة ليس فيها تعقيد أو زخرفة حتى يمكن تنظيفها والعناية بها‬ ‫بسهولة‪ ،‬فعلى سبيل المثال وجود أرجل للمكتب ترفعه عن األرض قليال يساعد في تنظيف المنطقة‬ ‫التي تقع تحته‪.‬‬ ‫‪ ‬اعتبارات المكانة‪:‬‬ ‫تتضمن اختيار مكاتب المستويات اإلدارية المختلفة‪ ،‬فمثال مكانة الرئيس وأهمية القرارات التي‬ ‫يتخذها واالنطباع المعين على الزائرين قد يبرر اختيار نوع معين من المكاتب يختلف عن مكاتب‬ ‫المرؤوسين‪.‬‬ ‫‪ ‬اعتبارات التكلفة‪:‬‬ ‫ال يقصد بذلك أن يتم اختيار األثاث المكتبي األقل تكلفة واالبتعاد عن األثاث غالي الثمن‪ ،‬فقد‬ ‫يكون الرخيص ذو نوعية رديئة تكلف المنظمة تغييره بعد فترة قصيرة من الزمن‪ ،‬لذلك من المهم‬ ‫مراعاة اختيار األثاث الجيد من ناحية الجودة والتكلفة معا‪.‬‬ ‫المعدات واألدوات المكتبية‪:‬‬ ‫تتضمن األدوات المكتبية الحديثة الكثير من المعدات التي لها استخدامات مختلفة والتي تمثل تطورا‬ ‫هاما في عالم األعمال المكتبية‪.‬وتعتبر هذه األدوات من أبسطها (خرامة الورق) إلى أعقدها‬ ‫(الحاسب االلي) ضرورية في إتمام مهام اإلدارة المكتبية بأقصى كفاءة ممكنة وبأسرع وقت‪.‬لذلك‬ ‫يجب مراعاة قواعد معينة عند تجهيز المكاتب بهذه األدوات‪.‬‬ ‫‪ -‬الموازنة بين فائدة األدوات فيما يتعلق بكفاءة وسرعة األداء وبين ما يترتب على‬ ‫استخدامها من توفير في األيدي العاملة‪.‬أي هل من الممكن أن فائدة هذه األداة قد تغني‬ ‫عن العاملين أم تتطلب المزيد منهم لتشغيلها‪.‬‬ ‫‪16‬‬ ‫‪ -‬إمكانية تدريب األفراد على األدوات المكتبية ليكون باستطاعتهم العمل عليها في سبيل‬ ‫تسهيل أعمالهم‪.‬أما إذا كان من الصعب تدريب االفراد عليها فلن يكون لها فائدة في‬ ‫المكتب‪.‬‬ ‫‪ -‬إمكانية صيانة األدوات واآلالت بكفاءة‪ ،‬وخاصة فيما يتعلق بتوافر قطع الغيار لها‪.‬مثل‬ ‫بعض الطابعات القديمة ال يمكن أن نجد لها قطع غيار حاليا في السوق فعند حصول عطل‬ ‫فيها ال يمكن إصالحها‪.‬‬ ‫‪ -‬دراسة موقف األدوات بالنسبة للمستقبل‪ ،‬أي هل يمكن لآلالت ان تستمر مدة طويلة أو قد‬ ‫يحل محلها آالت من نوع آخر في المستقبل مما ينهي الحاجة لها‪.‬‬ ‫أنواع المكاتب‪:‬‬ ‫‪.1‬المكاتب المفتوحة‪:‬‬ ‫هذا النوع من التصميم عبارة عن قاعة كبيرة تضم عددا من إدارات المكتب وال يفصل بينها جدار‬ ‫أو حواجز عالية‪ ،‬ولكن عادة ما يتم فصل األقسام في المكاتب المفتوحة عن بعضها عن طريق‬ ‫ترك مساحات كممرات بين األقسام أو باستخدام حواجز غير مرتفعة كثيرا يسهل تحريكها أو‬ ‫تركيبها أو فكها إذا لزم األمر‪.‬تستخدم دواليب الحفظ في بعض األحيان كفواصل بين اإلدارات‬ ‫لضمان استقاللية اإلدارات وخصوصيتها‪.‬ومن األمثلة على المكاتب المفتوحة نجد أنها تكون‬ ‫غالبا في البنوك وشركات التأمين ومكاتب شركات الطيران‪...‬إلخ‬ ‫ويراعى عند استخدام المكاتب المفتوحة ما يلي‪:‬‬ ‫‪ ‬فصل األقسام في المكتب المفتوح عن بعضها‪ ،‬وذلك لالستفادة من مزايا األقسام المتمثلة‬ ‫في تسهيل إشراف رئيس كل قسم على موظفي قسمه وفي تقوية روح التعاون والتنسيق‬ ‫بين أفراد القسم الواحد‪.‬‬ ‫‪ ‬يخصص المكتب المفتوح لموظفي إدارة واحدة أو قسم واحد أو لموظفي عدد من اإلدارات‬ ‫واألقسام مرتبطة األعمال‪.‬‬ ‫‪ ‬تخصيص قاعات خاصة للمباحثات وإبرام العقود واالتفاقيات‪.‬‬ ‫مزايا المكتب المفتوح‪:‬‬ ‫توفير في المساحة المتاحة للمكتب وذلك بتوفير مساحة الممرات والجدران والفواصل‬ ‫‪‬‬ ‫الدائمة‪ ،‬واالستعمال الجماعي لآلالت‪.‬‬ ‫سهولة اإلشراف والرقابة على الموظفين ألن المشرف يكون موجودا في مكان واحد مع‬ ‫‪‬‬ ‫موظفيه‪.‬‬ ‫سهولة إجراء أي تعديالت أو تغيرات على المكتب كزيادة أو إنقاص المساحة لمواجهة‬ ‫‪‬‬ ‫كافة التغيرات الممكنة دون الحاجة لهدم الجدران أو الفواصل‪.‬‬ ‫سهولة االتصال بين الموظفين وتخفيض تكلفتها نظرا لوجودهم في موقع واحد وهذا يؤدي‬ ‫‪‬‬ ‫إلى ما يلي‪:‬‬ ‫أ‪.‬سهولة إنجاز األعمال‬ ‫ب‪.‬تجنب االعتماد على المراسلين‬ ‫ت‪.‬تجنب ابتعاد الموظفين عن مكانهم‬ ‫ث‪.‬تقليل المكالمات الهاتفية‬ ‫ج‪.‬تقليل تبادل المذكرات الداخلية بين الموظفين‬ ‫تحقيق مستوى مناسب موحد من التكييف واإلضاءة والتهوية لجميع العاملين‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫سرعة سير تدفق العمل بين الموظفين واألقسام بسبب المسافات القصيرة بينهم وعدم‬ ‫‪‬‬ ‫وجود عوائق تعترض تدفق سير العمل‪.‬‬ ‫تشجيع الموظفين على االحتفاظ دائما بمكاتبهم نظيفة ومرتبة ألنها مكشوفة وواضحة‬ ‫‪‬‬ ‫للجميع‪.‬‬ ‫‪17‬‬  ‫عيوب المكتب المفتوح‪:‬‬ ‫‪ ‬إن وجود اإلدارات واألقسام مجتمعة في مكان واحد ينتج عنه الضوضاء والضجيج نظرا‬ ‫لكثرة الزوار واألحاديث الجانبية بين الموظفين وازدياد الضوضاء من استخدام اآلالت‬ ‫وهذا يمنع الموظفين من التركيز على األعمال التي تتطلب تركيزا وحذرا مثل‪ :‬التخطيط‬ ‫وأعمال الحسابات واألبحاث والدراسات وكتابة التقارير وغير ذلك‪.‬‬ ‫‪ ‬انعدام الخصوصية والسرية ألن وجود موظفي القسم في مكان واحد يضع قيودا على‬ ‫بعض األعمال التي تتطلب طبيعتها الخصوصية والسرية فهي ال توفر الخصوصية لكبار‬ ‫الموظفين وال تعطيهم الهيئة والوقار وهي أيضا ال توفر السرية الضرورية لعقد الصفقات‬ ‫التجارية كالمناقصات‪.‬‬ ‫‪ ‬بسبب العدد الكبير من الموظفين في مكتب واحد قد تحدث بعض المشاكل بين الموظفين‬ ‫وذلك الختالفهم في اتجاهاتهم وميولهم ورغباتهم خاصة بالنسبة للتدفئة والتهوية والتكييف‬ ‫وفتح النوافذ أو الستائر‪.‬‬ ‫‪.2‬المكاتب الخاصة‪:‬‬ ‫يعتبر المكتب الخاص بأنه‪ :‬المكان الذي يخصص لموظف يعمل بعيدا عن اآلخرين أو لعدد قليل‬ ‫من الموظفين لممارسة األعمال المكتبية ضمن غرفة خاصة تحدها الجدران الثابتة‪.‬‬ ‫مزايا المكتب الخاص‪:‬‬ ‫‪ ‬توفير جو من الخصوصية للمديرين وكبار الموظفين الذين يحتاجون هذا النوع من‬ ‫المكاتب بسبب اللقاءات الشخصية للمراجعين والزوار الذين يتعاملون مع المكتب‪.‬‬ ‫‪ ‬المحافظة على سرية األعمال‪.‬‬ ‫‪ ‬يتيح التركيز على األعمال‪.‬‬ ‫عيوب المكتب الخاص‪:‬‬ ‫إن المكتب الخاص يأخذ جزء كبيرا من المساحة المتاحة للمكتب‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫صعوبة اإلشراف والرقابة على الموظفين من قبل رؤسائهم‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫تعتبر عديمة المرونة لمواجهة الظروف المستجدة‪ ،‬أي يصعب تغييرها وفقا للظروف‪.‬‬