إدارة خدمات التغذية 2023-2024 (3) كتاب PDF

 **قسم التغذية وعلوم الأطعمة** **إدارة خدمات التغذية** **إعداد** **أ.د. ريهام أبو المحاسن محمد عرفات** **أ.د.عمرو عبدالمرضي محمد** **اسم الكتاب** : **إدارة خدمات التغذية** ---------------- ------------------------------------------------------------------------------...

 **قسم التغذية وعلوم الأطعمة** **إدارة خدمات التغذية** **إعداد** **أ.د. ريهام أبو المحاسن محمد عرفات** **أ.د.عمرو عبدالمرضي محمد** **اسم الكتاب** : **إدارة خدمات التغذية** ---------------- ----------------------------------------------------------------------------------------- **المؤلفون** : **أ.د. ريهام أبو المحاسن / أ.د.م. هاني المصري** **الناشر** : جهاز نشر وتوزيع الكتاب الجامعي -- جامعة جلوان **حقوق التأليف محفوظة للمؤلفين** لا يجوز نشر أي جزء من هذا الكتاب أو اختزان مادته العلمية أو نقله على أي نحو وبأي طريقه. **المحتوي** **المقدمة** **1** ---------------------------------------------------------- --------- **الفصل الأول -- المنشآت التي تقدم خدمات التغذية** **4** **الفصل الثاني -- التنظيم الإداري لخدمات التغذية** **21** **الفصل الثالث -- قسم المشتريات** **34** **الفصل الرابع -- قسم الاستلام** **79** **الفصل الخامس -- إدارة المخازن** **113** **الفصل السادس -- إعداد-تحضير-تقديم الأغذية والمشروبات** **137** **الفصل السابع -- نظام الهاسب HACCP** **167** **المراجع** **212** **السيرة الذاتية لأساتذة المقرر** **213** **المقدمة** **إدارة التغذية** والتي تعرف أيضًا بإدارة الخدمات الغذائية، هي توفير الخيارات الغذائية للأفراد والجماعات مع الاهتمام بالحمية الغذائية من خلال الإشراف على الخدمات الغذائية. يعمل المتخصصون في إدارة النظام الغذائي والمعروفين باسم المديرين الغذائيين، في المستشفيات، مرافق الرعاية طويلة الأجل، المطاعم، كافتيريا المدارس، الجامعات، المرافق الإصلاحية وغيرها من خدمات الطعام وعادةً ما تُنفذ خطط الوجبات التي يضعها أخصائيو التغذية وخبراء التغذية فهم مسؤولون عن الإشراف على عمل العاملين في مجال تغذية الأخرين مثل الطهاة ومساعديهم. تُسمى إدارة النظام الغذائي بإدارة الخدمات الغذائية مديري الأنظمة الغذائية تختلف المتطلبات المهنية لمديري الأنظمة الغذائية باختلاف البلدان وإعدادات التوظيف، ولكنها عادة ما تتضمن بعض التعليم الرسمي) ما بعد الثانوي (أو الخبرة أثناء العمل في مجال الرعاية، التغذية، إدارة عمليات خدمات الأغذية، إدارة الموارد البشرية والصرف الصحي والسلامة الغذاء. لا تخضع إدارة النظام الغذائي عادةً للتنظيم المهني على الرغم من أن العديد من أصحاب العمل يفضلون الحصول على شهادة تطوعية. في كندا يمكن لمديري الأنظمة الغذائية ذوي التدريب المعترف به في مجالات مثل العلاج الغذائي وتخطيط القائمة وسلامة الأغذية وإنتاج الغذاء أن يصبحوا أعضاء في الجمعية الكندية لإدارة التغذية. في الولايات المتحدة، يمكن لمديري النظام الغذائي اللذين لديهم مزيج من التعليم والخبرة أن يخضعوا لامتحان شهادة تقدمه رابطة مُديري الأنظمة الغذائية والمعروف باسم امتحان اعتماد المدير الغذائي. تشمل متطلبات الأهلية لإجراء الامتحان شهادة من رابطة مديري الأنظمة الغذائية، وهي معتمدة في ذلك التغذية وإدارة خدمات الطعام وفنون الطهي وإدارة المطاعم والفنادق وإدارة الخدمات الغذائية المؤسسية أو تدريب مدير النظام الغذائي العسكري. قد يجري التدريب في مدرسة مُعينة أو من خلال التعُلم عن بُعد. يسمح اجتياز الاختبار باستخدام عنوان «مدير النظام الغذائي المُعتمد» أو «مُحترف مُعتمد في حماية الأغذية». **الفصل الأول** **المنشآت** **التي تقدم خدمات التغذية** **المنشآت التي تقدم خدمات التغذية** يمكن تقسيم المنشآت Caterers التي تقدم الأطعمة لعملائها خارج منازلهم إلى مجموعتين رئيسيتين **[أولا: المنشآت الخدمية (الاجتماعية والصحية والصناعية والعسكرية)]** وهي مؤسسات غير هادفة للربح قد تكون ملك قطاع عام أو حكومي أو ملك أفراد ويكون فيها نشاط تقديم خدمة الأغذية والمشروبات جزء من النشاط الأساسي أي نشاط ثانوي secondary activity مثل **المدارس والكليات - Schools and collage** **المدن الجامعية الطلابية - University hostess** **بيوت الشباب - Hostels** **معسكرات الشباب - Camps** **المستشفيات - Hospitals** **بيوت المسنين - Old people houses** **المصحات ودور النقاهة - Nursing home** **العاملون في المصانع والشركات** **Workers in industry and commerce** **السجون - Prisons** **الخدمات العسكرية كالبحرية والجيش والدفاع الجوى** **The services of the navy and air force army** **[ثانيا: المنشآت التجارية Commercial ]** وهي مؤسسات تهدف أساسا للربح، وقد تكون ملكية فردية أو ملكية مشتركة أو ملكية دولة ويكون فيها نشاط تقديم خدمة الأغذية والمشروبات أساسي ورئيسيmain activity مثل **الأغذية السريعة - Fast food** **المنتجعات - Resorts** **الوجبات الجاهزة - Take away** **حاملى تراخيص تقديم الوجبات - licensed house eating** **سلسلة المطاعم الشهيرة - Chain house eating** **الوجبات في الهواء الطلق - Outdoor** وقد يحدث تداخل في تصنيف بعض المنشآت نتيجة لأن بعض المنشآت قد تجمع أكثر من نشاط على سبيل المثال قد تدار بوفيهات بعض المدارس أو الجامعات أو المستشفيات أو الأماكن الحكومية التابعة للمنشآت المدعمة بهدف الحصول على ربح من تلك الخدمة وهنا فإن تقسيم تلك المنشأة يدخل تحت إطار المنشآت التجارية ويطلق عليها المنشآت تجارية تخدم قطاع مقيد **وبصفة عامة فإن المنشأة التي تقدم خدمة تغذية الجماعات نحصل منها على المزايا التالية:** 1. تعتبر ذات أهمية اجتماعية واقتصادية كبيرة حيث تساعد على أن ينتقل الأفراد من دولة إلى أخرى بحرية سواء بهدف العمل أو الاستجمام أو الاستشفاء دون تعارض رغم اختلاف جنسياتهم وعاداتهم وتقاليدهم ومعتقداتهم الدينية 2. تتيح هذه المنشآت التغذوية فرص عمل لإعداد كبيرة من العاملين مما يساعدهم على زيادة دخل الفرد وبالتالي يكون لذلك أثره الإيجابي على الدخل القومي ورفع مستوى المجتمع والدولة 3. غالبا الوجبات المقدمة من العملاء large scale تكون وجبات اقتصادية سعرها معتدل لأن غالبا تكاليفها تكون أقل مقارنة بتلك الوجبات التي تم تجهيزها على نطاق ضيق small scale. **[الخدمات التي تقدمها منشأت التغذية ]** تختلف نوع الخدمة التي تقدمها كل منشأة تبعا لنوع النشاط أو مكان المنشأة كالتالي: 1. **[المؤسسات غير الهادفة للربح welfare]** مثل المستشفيات -- المدارس -- المعسكرات -- معسكرات الجيوش -- السجون تقدم المأكولات والمشروبات للأفراد خلال قالب اجتماعي وينظم ذلك بسلطة ما 2. **[المطاعم Restaurant]** يعرف المطعم بأنه المكان المجهز والمهيأ لتقديم خدمة الطعام والشراب للضيوف خارج مكان سكنهم لأسباب عديدة مقابل ثمن معين، ويتناسب المكان مع نوع الخدمة ونوعية الطعام ودرجة وطبيعة المطعم. وهناك تعريف آخر للمطعم بانة المكان الذي يحتوى على طاولات مجهزة للآكل، حيث يجلس الشخص عليها ليستمتع بوجبته وتتم خدمته عن طريق مقدم الخدمة مقابل آجر للخدمة المقدمة.  وقد تطورت الفكرة في الوقت الحالي حيث يتم أعداد الطعام ويتم نقلة إلى المكان الذي يتفق علية بين الطرفين (إدارة المطعم والضيف طالب الخدمة) فيتم خدمة الطعام هنالك من قبل موظفين المطعم وغالبا ما يكون هذا النوع من الخدمة في المناسبات العامة والخاصة. وهناك أنواع كثيرة من المطاعم وتصنيفات مختلفة ومتعددة، حيث يتم تصنيفها في عالم صناعة المطاعم على حسب قائمة الطعام ونوعها آو طريقة التحضير آو الأسعار. كما آن طريقة تقديم الطعام إلي الزبائن يساعد على تحديد نوع المطعم أيضا وفى الوقت الحاضر انتشرت المطاعم وتنوعت وتعددت و أصبحت موردا اقتصاديا كبيرا للمستثمر وخدمة للضيوف، وهى بذلك تساهم في توفير الراحة والسعادة وتوفير الغذاء الصحي المتكامل للضيف وبالمكان والوقت المناسب ومن أهم هذه المطاعم ما يلي: **1- المطاعم التقليدية (العالمية) : Classic Restaurants** هذه المطاعم قليلة وقليل من الناس يرتادها وتعتمد على رغبات الضيوف والحالة المادية لهم والرغبة في الدفع للتمتع بالخدمات الراقية التي تقدمها وهى مطاعم قديمة وتمتاز بخدماتها التقليدية وتكون ديكوراتها وتجهيزاتها أنيقة جدا ويمتاز الطعام بانة فاخر ويوظف بها اشهر الطهاة وتقدم الطعام التقليدي للبلد وتكون غالية الثمن مثل مطاعم المشويات. وتكون الخدمة فيها أما مباشرة على الصحن أو على العربة المتنقلة ويحتاج في هذه الحالة إن يكون فريق العمل مدربا تدريب جيد وذو كفاءة وخبرة في ممارسة العمل للمحافظة على كسب رضا الضيوف. **2- مطاعم الخدمة السريعة:** آخذت مطاعم الخدمات السريعة تنتشر بسرعة كبيرة في العالم ومعظم الناس الذين يتناولون الطعام خارج البيت يقصدون مثل هذه الأنواع من المطاعم وتكون الخدمة فيها سريعة ومحدودة والأسعار معقولة والطعام لذيذ وتنقسم إلى: **أ- الكافيتريات: Cafeterias** تتضمن الكافيتريات كاونتر وبعض الطاولات وقوائم الطعام بسيطة و أسعار مناسبة والخدمة محدودة، وتتميز هذه المطاعم بديكور بسيط وجميل والخدمة سريعة وعلى الصحن مباشرة وتقدم مأكولات لا تحتاج إلى تحضيرات كبيرة أو مهارات فائقة كالسندوتشات والمشروبات الغازية والساخنة وتنتشر في الكليات والمدارس والشركات والمصانع \... الخ. **ب- مطاعم الخدمات الذاتية: self service restaurants**  يتركز وجود مثل هذه المطاعم في المدن الكبيرة وبالقرب من المحلات داخل الشركات والمصانع الكبيرة والطرق الخارجية حيث تقدم هذه المطاعم الطعام البارد والحار ويكون الطعام مجهز مسبقا وموضوع على موائد عرض ومغطى بواجهة زجاجية يدخل الضيف إلى المطعم ويجد قائمة الطعام مثبتة على الجدار ويوجد في بداية الكاونتر صحون خدمة بالإضافة إلى الأطباق والشوك والسكاكين فيحمل الصحن ويتجه إلى الكاونتر ويأخذ الطعام الذي يفضله حتى يصل إلى نهاية الكاونتر يحاسب على الطعام الموجود في الصحن وبعد دفع الحساب يذهب للجلوس في المكان المخصص لذلك ويكون الأثاث بسيط. وتكون هذه المطاعم مزدحمة في فترات الإفطار والغذاء للموظفين. **ت -- سلاسل مطاعم الخدمة السريعة: Fast Food Restaurants** انتشرت هذه المطاعم بسرعة كبيرة في العالم مثل مطاعم (ماكدونالدز و برجر كينج و البيك و كود و كنتاكي \...\...\... الخ). واغلب انواع هذه المطاعم تملكها شركات عالمية كما فى السلاسل الفندقية وتعطى امتيازات او عقود ادارية الى مستثمرين محليين وتتميز هذه المطاعم ببساطة ديكوراتها وجودة طعامها الذى يحمل نفس الطعم فى كل فروع المطاعم الموجودة فى كل العالم. الخدمة في هذه المطاعم محدودة و الاسعار دائما تكون رخيصة والضيف فيها لا يستغرق بقائه اكثر من وقت تناوله الطعام ويمتاز اثاثة بالبساطة لان هذه المطاعم تعمل بسرعة دوران عالية وتقدم هذه المطاعم خدمات سريعة الى لراكبي السيارات بدون الترجل من السيارة كما يوجد في غالبية هذه المطاعم خدمة التوصيل المجاني. **3- المطاعم المتخصصة Specialty restaurants:**  4- **مطاعم الطرقات:** وهى مطاعم تكون موجودة على الطرق السريعة ( **Highwa** ) لخدمة المسافرين على الطرق و فى الغالب تقدم الوجبات السريعة وبالطبع يكون بها موقف سيارات و أحيانا ورش لإجراء الصيانة والنظافة والغسيل. 5- **مطاعم الآكلات النباتية: Vegetarian Restaurant** وهى المطاعم التي تقدم الوجبات النباتية فقط وهى وجبات مكوناتها الأساسية الخضراوات والفواكه ولا تحتوى على إي نوع من اللحوم والأسماك والبيض. 6- **مطاعم الآكلات المحمولة :** وهى مطاعم تقدم الآكلات السريعة ولكن بنظام ( Take away ) إي بتم طلب الأصناف من قائمة الطعام ويتم الحساب عليها من ثم تقدم الوجبات مغلفة ومزودة بأدوات الخدمة البلاستيكية سواء شوك آو ملاعق آو سكاكين ليتناولها الضيف خارج المطعم. 7 -- **مطاعم الإعاشة :** وهى مطاعم تكون موجودة بالمدن الجامعية ومعسكرات الجيش ومعسكرات الكشافة ودار المسنين \...\...\... الخ وهى تقدم الخدمة للمقيمين بتلك الأماكن.  8- **مطاعم خدمات النقل ( الجوى والبحري والأرضي ) :** **أ -- خدمات الطعام في مؤسسات الطيران :** بدأت حوالي عام 1926 م وتطور تقديم خدمة الطعام إلى عام 1973 م حيث بدء بتقديم الوجبة الكاملة وفى عام 1974 م حيث استحدث أسلوب سينمائي لتدريب العاملين بالطيران على إعداد تلك الوجبات بالإضافة إلى التدريب الاعتيادي كل ذلك من اجل تطوير مستوى تقديم الطعام **ب- تموين القطارات السكك الحديدية Railway catering :** تقدم الوجبات في القطارات في مطعم آما الوجبات السريعة مثل الساندويتشات فيتم شرائها من بوفية القطار ومن محددات خدمة الطعام هو أن المطبخ صغير جدا بالإضافة إلى حركة القطار تسبب عائق عمل طاقم المطبخ **ج -- التموين البحري at Sea Catering :** ويشمل التموين البحري للبواخر الصغيرة والمتوسطة والكبيرة و العملاقة ، وتراعى البواخر وخاصة السياحية منها المحافظة على تقديم طعام من الدرجة الأولى لركابها حتى آن بعض شركات النقل البحري يعرف بجودة طعامها. **هندسة المطعم:** من الأهمية ذكر ان التخطيط السليم عند مراحل إنشاء آي مشروع سواء كان فندق آو مطعم سوف يجنب الإدارة لاحقا متاعب عديدة ويسهل عملها ويجعل المشروع مربحا اقتصاديا ومريحا للزائرين. لذا فهندسة وتصميم المطاعم مسالة أساسية ومهمة عند إنشاء المطاعم الكبيرة بخدمتها المتشعبة والنشاطات والتسهيلات التي تضمها تحتاج إلى مهارة عالية وتخصص دقيق لإكمالها بدون أخطاء فنية يعانى منها المستثمر والإدارة لاحقا عند إداراتها للمشروع. هندسة المطاعم تخصص ينفرد به مهندسون ومصممون لهم خبرة طويلة في وضع هندسة الفنادق بصورة عامة والمطاعم بصورة خاصة، وان بعض الدول تمنح حق الإدارة لشركات عالمية متخصصة في مجال الإدارة الفندقية مثل شركة شيراتون العالمية أو شركة هيلتون، ماريوت \.... الخ ولهذه الشركات أقسام متخصصة تضم مهندسين ومصممين فندقيين لهم خبرة طويلة في إنشاء وتصميم الفنادق والمطاعم ولذلك تلجا بعض الدول التي ليس لديها خبرة في هذا المجال إلى الاستعانة بمثل هذه الشركات في الأشراف على مراحل تنفيذ مشاريع الفنادق والمطاعم ضمن مواصفات وقياسات عالمية خاصة. **[أهم الأمور التي يجب آن تأخذ بعين الاعتبار عند تصميم المطعم هي ما يلي:]** [ **الموقع.**] 1. المسافة بين مراكز الإنتاج ( المطابخ ) ومراكز البيع آو تقديم الخدمة 2. حجم المخازن قياسا بمركز الإنتاج ومراكز البيع. 3. قياس الممرات بين مراكز الإنتاج ومراكز البيع. 4. التهوية السليمة في المطبخ وتأثيرها على المطعم. 5. مرونة الحركة داخل المطبخ والمطعم. 6. الاختيار السليم للديكور بشكل عام والإنارة ، الأثاث ، الألوان ، الزوايا. 7. قرب وبعد مناطق الاستلام والتجهيز عن المناطق الأخرى. 8. دخول وخروج العاملين ومناطق تبديل الملابس ومناطق راحة العاملين. 9. الاختيار السليم لمناطق غسل الصحون وتهيئة مستلزمات التشغيل. **نموذج مطعم خدمة ذاتية مع الأقسام المساندة** **الفصل الثاني** **التنظيم الإداري** **لخدمات التغذية** **التنظيم الإداري لخدمات التغذية** **أهمية التنظيم الإداري لخدمات التغذية** الهدف من تحديد الهيكل التنظيم الإداري لخدمات التغذية هو ضمان إعداد الكميات المناسبة من الأصناف المطلوبة بأعلى جودة في الوقت المناسب لعدد معين من الضيوف وذلك بالاستخدام الأمثل للخدمات والمعدات والعاملين. ومن العوامل المؤثرة على الهيكل التنظيمي ما يلي: 1. قائمة الطعام المراد إعدادها 2. عدد الوجبات والأصناف المراد إعدادها 3. النظام المتبع في تجهيزها وتقديمها سواء كان الهيكل بسيط أو متعدد التخصصات **فتحدد العمالة اللازمة وفقا لطبيعة المنشأة التغذوية والتي تهدف أساسا إلى الوصول لرضاء عملائها وإشباع ميولهم ورغباتهم وتوفير احتياجاتهم الغذائية** - فالفنادق والمطاعم السياحية تختلف احتياجات عملائها سواء كانوا أفراد أو رحلات جماعية أو تابعين لهيئات معينة أو ضيوف في حفلات مختلفة المستويات - أما المدارس فتحدد قوائم الوجبات وفقا للاحتياجات الغذائية المناسبة لأعمارهم - مرضى المستشفيات تتفاوت حالاتهم الصحية وبالتالي تختلف الوجبات المناسبة لكل منهم. - أما مطاعم الوجبات السريعة فإن قوائمها تعتمد على وجبات سهلة التجهيز منخفضة التكاليف إلا أنها تختلف وفقا للمنطقة التي تتواجد بها وكذلك نوعية المأكولات المتخصصة في إعدادها. - نظام القائمة المحددة والتي يتم فيها طهو أصناف محددة بكميات كبيرة والتي يأكل فيها جميع العملاء أو الضيوف غالبا في وقت واحد. - أو تتبع نظام القائمة الاختيارية والتي يختار منها العملاء وجباتهم من قوائم متنوعة ومتعددة الأصناف ويتناولون وجباتهم في أوقات مختلفة. - أو تتبع نظام الوجبات السريعة. فإنه يجب أن يؤخذ في الاعتبار أنه في جميع النظم فإنه يوجد أعمال كثيرة ومتنوعة يجب عملها بالمطبخ ويستمر العمل بها حتى موعد تقديم جميع المأكولات إلى العميل على ان تكون على أعلى درجة من الجودة وهذا يتطلب أن يتم تقسيم العمل بالمطبخ ليس فقط على أساس أقسام المطبخ ولكن على مراحل التجهيز والإعداد في حال تقديم الأعداد الكبيرة من الوجبات. فيتم تجهيز بعض مكوناتها أثناء اليوم لحين استخدامها لإعداد الأصناف لتقديمها للعميل أو النزيل وهذا النظام يعرف باللغة الإنجليزية every thing put in place وهو يشمل تحضير الخامات اللازمة وغسيلها وتجهيزها والذى يمكن أن يكون تقطيع، تقشير، فرم وضع في المريناد وكذلك يشمل تحضير الأدوات والأواني وتشغيل الأجهزة وتجهيزها للعمل. وهذا النظام يتطلب توافر: - مطبخ التجهيز المبدئ preparing kitchen - ومطبخ يقوم بالتجهيز النهائي والتقديم finishing kitchen يعمل به عدد محدود من العاملين المهرة. فيتم تنظيف وتقطيع الأسماك واللحوم والخضروات والبطاطس والعجائن وغيرها ثم تبريدها في ثلاجات مخصصة لذلك وقبل التقديم مباشرة يتم تحميرها أو سلقها أو شيها تبعا لرغبة العميل أوحاله النزيل. وقد ثبت نجاح سير العمل بهذا النظام لعدة سنوات في حالة تجهيز مطبخ الإعداد النهائي بوحدات تبريد كبيرة Refrigerated cabinets لحفظ الخامات الغذائية والأغذية سابقة التجهيز بجانب الأدوات المساعدة على الإعداد السريع المطاعم التي تقدم قائمة أصناف محددة مثل شرائح اللحم المشوي يمكنها الاستعانة بعدد محدود من العاملين لخدمة عدد كبير من العملاء بدرجة عالية من المهارة والكفاءة والسرعة -- حيث يتم تجهيز شرائح اللحم وتتبيلها وحفظها في المبردات -- وقبل التقديم مباشرة يتم شيها وتقديمها ساخنة في وقت قصير وبذلك يسير العمل بنظام ومرونة دون توقف. والمنشآت التي تقوم بإعداد وجبات في آن واحد لعدد كبير من الهيئات مثل المدارس والمستشفيات أو المصانع أو خطوط الطيران فإنه يتم وضع نظام لتوزيع العمل على العاملين مع توافر الإمكانيات المساعدة على سرعة الإعداد والتخزين والتقديم النهائي وهذا يساعد على تتابع العمل وإنجازه تحت الشروط الصحية **[تتابع مراحل عمليات انتاج الغذاء]** ويجب مراعاة أن هذا النظام يتطلب معدات تجهيز وأجهزة حفظ وأفران تسخين وعمالة. لذا يجب توزيع العمل والوقت بالمطبخ بأفضل نمط للحصول على أفضل النتائج حيث تعتمد خطة تنظيم العمل على نوع الأصناف المراد إعدادها وطبخها وتقديمها وكيفية الاستفادة الكاملة بكل جزء في المطبخ وبالعمالة والمعدات في نفس الوقت. ويجب أن يكون كل طباخ أو عامل بالمطبخ على علم ودراية بما عليه عمله وكيف يؤديه ومتى يقوم به. وقد يتكون المطبخ من عدة أقسام مثل قسم الصلصات، قسم المشويات، قسم الأسماك، قسم الخضروات، قسم العجائن، مخازن حفظ المأكولات. قسم وجبات العاملين ويحدد لكل قسم مشرف يعاونه مساعد ومتدربين تبعا لحجم ومهام كل قسم ويرأسهم جميعا مشرف رئيس المطبخ وفيما يلي استعراض لهيئة المطبخ ببعض المنشآت التي تقدم التغذية الجماعية لعملائها ويتضح منها تأثر التشكيل بالهدف الذي تسعى المنشأة لتحقيقه من خدمتهم **[الهيكل التنظيمي للمطعم :]** يعتمد الهيكل التنظيمي لاي مطعم على **العديد من العوامل التي تحدد نوع الهيكل التنظيمي و**عدد الموظفين والمهارات المطلوبة وتسلسل المسؤوليات ومن هذه العوامل 1. هندسة المطعم ودرجته 2. نوع المطعم وحجمه (مطعم مستقل آو داخل فندق)  - فمن الطبيعي أن هيئة المطبخ تختلف تبعا لحجم وطبيعة المنشآت فهيئة مطبخ تتكون من 100طباخ بأحد الفنادق الكبرى -يعدون لوجبات الغدا والعشاء لعدد 300 ضيف بنظام قائمة حسب الطلب A la cart menu ويحضرون لحفلات مدعو بها 1000ضيف بجانب خدمة الأدوار بالفنادق -- لابد أن تختلف عن هيئة مطبخ لمطعم به 300مائدة لتقديم وجبة الغذاء - هيئة مطبخ لكافتريا بها 30 مقعد تتكون من رئيس المطبخ ومساعد ومراقب ومتدربين بالإضافة إلى عمال النظافة هيئة مطبخ لمطعم يقدم من 60 -200 وجبة يوميا تتكون من رئيس الطهاة وثلاث طباخين : - الأول يختص بالأصناف الباردة والمثلجة والحلويات - الثانى يختص بالأسماك واللحوم والدواجن - الثالث يختص بالشوربات وأصناف البيض والعجائن والخضروات ويساعد كل طباخ عامل ومتدرب. - هيئة الطبخ لإعداد وجبات العاملين بالمصنع تتكون من رئيس الطهاة ويحدد مسئول لإعداد الأطباق الرئيسية ومسئول عن العجائن ومسئول مخازن المأكولات ويساعدهم طباخين وعمال - عموما فإن الأقسام الرئيسية للمطبخ الكبير يمكن إيجازها فيما يلي: 1. **قسم الحار** ويضم قسم الصلصات قسم اللحوم والأسماك والطيور قسم الحساء 2. **قسم الخضروات** 3. **قسم حفظ المأكولات** 4. **قسم الحلويات والمثلجات** 5. **قسم المشويات** 6. **قسم خدمة الغرف** 7. **قسم تجهيز اللحوم والاسماك والدواجن** 8. **قسم النظافة وغسيل الأواني وحفظها** ويمكن دمج أو حذف بعض الأقسام غير الضرورية حسب طبيعة كل منشأة تغذوية. وفيما يلى نموذج للهيكل التنظيمي للمطبخ حسب الوظائف **يتكون فريق العاملين القائمين على تغذية المرضى بالمستشفيات من** 1. مدير وحدة التغذية catering manager وهو مسئول عن - تخطيط قوائم الوجبات الغذائية ويساعده أخصائيين تغذية من حيث النوع والكمية وطريقة الطهى بما يتناسب مع احتياجات المريض الغذائية ووفقا للحالة الصحية والجنس والسن. - الإشراف على تقديم الوجبات الغذائية بجودة عالية بعد تحضيرها بعناية للمحافظة على قيمتها الغذائية - توافر كافة نواحي الأمان والشروط الصحية أثناء العمل وتقديم الأغذية للمرضى - وضع المكونات ومواصفات الوجبات التي تقدم لبعض المرضى وفقا لحمية أو نظام غذائى معين special diet dish 2. مراقبي سلامة الأغذية وهم عادة أطباء بيطرين ومهندسين زراعيين للكشف عن جودة اللحوم والدواجن والأسماك والبيض والألبان والخضروات والفواكه وغيرها من الأغذية الواردة إلى المستشفى لتغذية المرضى 3. رئيس الطباخين head chef ويساعده طباخين cooks وذلك لتنفيذ وإعداد الوجبات التي يتم تحديدها يوميا وفقا لعدد وحالة المرضى المطلوب تقديم وجبات إليهم 4. العمالة المساعدة ويقصد بهم عمال النظافة بالمطبخ وغسيل أواني الطهي وصواني تقديم الوجبات. 5. عمالة التغذية حيث يقوموا بنقل صواني الطعام على تروليات إلى غرف المرضى لتقديمها إليهم ثم إعادة تجميعها بعد الانتهاء من تناولها. **تحديد الاحتياج من الأفراد للخدمة داخل منشأت التغذية** ولتحديد أفراد طاقم الخدمة اللازم توافره للعمل في خدمة الأغذية فإنه يجب أن يراعى عاملين أساسيين: 1. عدد الأفراد اللازمين 2. المؤهل والخبرات الواجب توافرها في هؤلاء العاملين ففي مجال خدمة الأغذية بالمستشفيات على سبيل المثال يمكن حساب هذه الاحتياجات بالاعتماد على عدة أسس منها : 1. حساب طاقم الخدمة على أساس عدد المرضى -- حيث يخصص عامل لكل 8 مرضى بنسبة 1:8 2. حساب طاقم الخدمة وفقا للمهام وغالبا ما تكون بنسبة 1,6 لكل وظيفة لتلافى حالات التغيب للإجازات والحالات المرضية أو المأموريات 3. حساب طاقم الخدمة وفقا لوقت تقديم كل وجبات **وفيما يلى توضيح لكيفية حساب العمالة وفقا للمهام :** فإذا كان بالمستشفى 100 سرير وفقا لنسبة 1عامل :8مرضى فإن 100÷ =12,5 عامل أسبوعيا. فإن إجمالي ساعات العمل الإسبوعية للعامل 8×5 =40 ساعة اذا 12,5 عامل ×40 ساعة = 500 ساعمل إسبوعيا إذا كان الأحتياج إلى عامل كل 5 أيام فإننا نحتاج إلى 1.4 عامل للعمل لمدة 7 أيام (7×1÷5) بواقع 56 ساعة (7أيام ×8ساعات يوميا) أي 500 ساعة أسبوعيا ÷56 ساعة يعملها العامل أسبوعيا =8.93 عامل يوميا ويكون إجمالي ساعات العمل =8.93عامل ×8ساعات عمل يوميا =71,4 ساعة عمل يوميا وقد اتفق على أ نسبة تواجد العمالة في كل موقع هو 1.6 بدلا من 1.4 لتلافى الغياب في حالات المرض أو الإجازات أو المأموريات وبذلك فإن إضافة 0.2 شخص (1.6 -- 1.4) إضافي لكل 8 ساعات يعادل زيادة مقدارها 1,6 ساعة في اليوم وهذا الأحتياج يكون صحيحا إن كان كل عامل يعمل 8 ساعات يوميا إلا أنه عند خصم فترات الراحة (15 دقيقة ×فترتان = 30 دقيقة فتكون ساعات العمل الفعلية 7.5 ساعة بدلا من 8 ساعات يوميا وبذلك تكون العمالة الفعلية المطلوبة يوميا 71,4 ساعة عمل يوميا ÷7.5 ساعة عمل يوميا = 9.52 عامل يوميا ويمكن الاستعانة بالعمالة المؤقتة أو اليومية وهذا يقلل الاحتياج من الأفراد العاملين لكن لايقلل ساعات العمل اليومية المراد إنجازها ولحساب الاحتياج وفقا لزمن تقديم كل وجبة : 100 سرير بالمستشفى ×3 وجبات يوميا لكل سرير =300وجبة /يوم 300وجبة ×14 دقيقة لكل وجبة لكل سرير = 4200 دقيقة/يوم 4200 دقيقة ÷60 = 70 ساعة /يوم ×7أيام +490ساعة أسبوعيا هذا النظام في حساب ساعات العمل يتم اتباعه في حالة المستشفيات الكبيرة التي تقدم خدمة لعدد كبير من المرضى ,أما حالة المستشفيات الصغيرة فإنه يعتمد على نسبة عامل لكل 8مرضى. **اختيار العاملون في خدمات التغذية** إن تشغيل العمالة المؤهلة عمليا وذوي الخبرة يضمن انتظام العمل في جميع مراحله وخطواته وعادة ما يكتسب العاملين في المطابخ أو المطاعم الخبرة من خلال أكثر من وسيلة: 1. **[الدراسة النظرية:]** فيتم دراسة النواحي المرتبطة بالمطبخ وطريقة تنظيمه وطريقة إعداد الطعام وفن خدمة وتقديم الطعام بالمطعم وذلك في بعض الجهات العلمية مثل الكليات ومعاهد السياحة والفنادق المنتشرة في جمهورية مصر العربية. 2. **[الدراسة العملية]:** وذلك من خلال التطبيقات العملية سواء الحصص العملية داخل كليات ومعاهد الفنادق أو في مواقع العمل المتخصصة بالمنشآت التغذوية والتي تعمل على تنمية قدرات المتدربين بها. 3. **[التدريب المرحلي]:** ويقصد به التدريب لفترة محدودة لتؤهله إلى الترقي لوظيفة أعلى عن طريق تنمية المهارات المتعلقة بالوظيفة الجديدة 4. **[التدريب الدوري]:** ويقصد به تنمية مهارات العاملين في نفس الوظيفة التي يشغلونها تحت إشراف مستويات الإدارة العليا 5. **[تبادل الزيارات الداخلية أو البعثات الخارجية]:** بهدف المراسلة الأكاديمية أو التدريب العملي لرفع مستوى الأداء. 6. **[زيارة المعارض المتخصصة]** في عرض الحديث من معدات وأجهزة المطابخ 7. **[حضور المؤتمرات والندوات الغذائية]**: والاطلاع على المطبوعات المتخصصة لرفع المستوى الفكري والمهارى للعاملين في هذا المجال. **الفصل الثالث** **قسم المشتريات** تختص ادارة الموارد بشراء مستلزمات المؤسسة من المواد والامدادات اللازمة لعمليات التشغيل، والعمل علي سلامتها وفحصها للتأكد من مطابقتها للمواصفات المطلوبة، والتأكد من انه تم تخزينها بصورة جيدة ، وصرفها الي الجهات المستفيدة منها ، فضلا عن مراقبة المخزون من هذه الواد والامدادات بصفة مستمرة والقيام بعمليات الجرد الدوري المفاجئ لها ومطابقة الرصيد الدفتري لهذه المواد والامدادات بالموجود الفعلي منها ، علاوة علي القيام بمراقبة الممتلكات الموجودة في المؤسسة. ومنها **قسم المشتريات:** **الشراء** الشراء هو النشاط المسؤول عن شراء وتوفير المواد من سلع وخدمات بجودة تتطابق مع المواصفات المطلوبة والمحددة سلفاً لتؤدي الغرض المطلوب منها، وبكمية لا تقل او تزيد عن الكميات التي تحددها احتياجات العمل والتشغيل ومستلزمات الانتاج، وبسعر مناسب يتم الحصول عليه باتباع طرق الشراء الصحيحة، وباختيار أفضل المصادر الممكنة للتوريد في الوقت المناسب الذي تحدده احتياجات العمل والعملاء، وبما يضمن عدم توقف العمل والانتاج. **وظيفة الشراء** في اغلب المؤسسات لا تعتبر عملية الشراء هدفا في حد ذاتها بل وسيلة لتحقيق الأهداف التي وجدت من أجلها المؤسسة ، سواء كانت تلك المؤسسة إنتاجية أو خدمية ، فوظيفة الشراء من الوظائف الهامة في أي مؤسسة ، ولها مركز مميز على الهيكل التنظيمي ، ويمكن تعريف وظيفة الشراء على انها إحدى وظائف المؤسسة المسئولة عن توفير احتياجات المؤسسة من المواد والسلع والخدمات ومن مستلزمات الإنتاج المختلفة وفقا لسياسات محددة ، وتخطيط مسبق ، وبما يخدم جميع انشطة المؤسسة ويؤدي إلى تحقيق الأهداف التي وجدت من اجلها المؤسسة وذلك بالكمية الصحيحة والجودة المناسبة والسعر الصحيح وفي الوقت المناسب وبالمكان الصحيح وذلك بالتنسيق مع الإدارات الأخرى ووفقا للسياسات الخاصة بالشراء وبما يحقق الميزة التنافسية للمؤسسة.ومع تطور المفاهيم الادارية اصبحت وظيفة الشراء تشمل بمعناها الواسع جميع الانشطة والعمليات المنحصرة من مرحلة التفكير في الشراء ومن ثم تحديد الحاجة وحتى مرحلة التسليم وفحص السلع المشتراة على اختلاف أنواعها وفـق تنظيم مسؤول يضمن اعتبارات الجودة والكمية والسعر والمصدر والوقت وحفظها في الأم الأماكن المناسبة (المستودعات). وبذلك تكون وظيفة الشراء قد شملت أنشطة اخرى مثل نشاط الأبحاث الضرورية قبل عمليات الشراء لتكمل النشاطات الفعلية. **أهداف الشراء:** - **التأكد من صحة تقدير الحاجة إلى الشراء** - **التأكد من صحة المواصفات المطلوبة مع الأخذ بالاعتبار المستويات الواجب شراؤها.** - **اختيار مصادر التوريد والتفاوض معهم إن لزم الامر للوصول إلى السعر العادل** - **البدء في عملية الشراء ومن ثم المتابعة حتى الاستلام.** - **ترتيب الشحن والبوالص اللازمة.** **أهمية وظيفة الشراء** ان القيام بوظيفة الشراء وانجاز العملية الشرائية بكفاءة يؤدي إلى زيادة ربحية المؤسسة وذلك من خلال تخفيض تكاليف المواد الاولية الداخلة بالإنتاج وهذا يقابله بصورة متساوية ارتفاع في هامش الربح الناتج عن عملية البيع، فأي تخفيض تحققه وظيفة الشراء في قيمة المواد الداخلة في الإنتاج سوف يؤدي الى مضاعفة القيمة التي سوف تتحقق من خلال العمليات الإنتاجية وهذا يؤدي إلى ارتفاع قيمة الأرباح. ان كفاءة وظيفة الشراء تؤدي إلى انخفاض تكلفة الأصول المتمثلة بتكلفة رأس المال من خلال تكلفة الأموال المخصصة لشراء البضائع وذلك عند الشراء بالكمية الاقتصادية المناسبة وتقليل فترة الاحتفاظ بالمخزون وتخفيض تكاليف التخزين كما أن توفير المواد ذات جودة عالية تؤدي إلى تخفيض التكاليف. **من اهم مهام الشراء الرئيسية:** - تامين احتياجات المؤسسة من المواد والمستلزمات اللازمة لعمليات التشغيل بصفة مستمرة. - العمل على توزيع نشاط الشراء في القسم علي اساس اصناف المواد والمستلزمات المطلوب شرائها. - اجراء الدراسات اللازمة عن توافر المواد والمستلزمات التي تحتاجها المؤسسة في الاسواق المحلية والخارجية والاحتفاظ بعناوين مورديها واسعارها واعداد دليل الموردين. - اصدار اوامر الشراء اللازمة لتامين المواد والمستلزمات من السوق المحلية والخارجية وتضمينها نوع الصنف المطلوب والسعر المعياري والكمية المطلوب تأمينها. - متابعة طلبات الشراء الي ان يتم استلامها. - التنسيق مع قسم المخازن. 1. التخطيط والرقابة 2. تنظيم خطة العمل 3. مسئوليات العاملين 4. تقييم العمل 1. يكون لمدير المشتريات كل السلطات والمسئوليات الخاصة بعمليات الشراء بصرف النظر عن حجم هذه الإدارة حيث يتم عن طريقه تخطيط البرامج القصيرة والبعيدة المدى وتنفيذها بعد العرض علي الإدارة العليا. **[طرق الشراء ]** تلجا ادارة المؤسسات الي اتباع إحدى الطرق التالية لإجراء عمليات الشراء **الطرق القانونية للشراء** - **الشراء بالمناقصة العامة** - **الشراء بالمناقصة المحلية** - **الشراء بالممارسة** - **الشراء بالأمر المباشر** **[ويكون إجراء المناقصة العامة كالآتي:]** 1. تشكيل لجنة بقرار من مجلس الإدارة قبل طرح أي مناقصة لوضع مواصفات تفصيلية عن كل صنف أو عمل ويجب أن تحرر اللجنة محاضر تدون فيها المواصفات للرجوع اليها عند الاقتناء، وكل نقص او خطأ في المواصفات يترتب علية خسارة يعرض أعضاء هذه اللجنة للمسائلة القانونية. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. تتولى اللجنة تحرير محضر تثبت فية عدد مظاريف العطاءات الواردة بطريق البريد أو التى سلمها أصحابها للجمعية بموجب إيصالات بعد فحص المظاريف والتأكد من سلامة أختامها وتعطى أرقام مسلسلة ثم تعرض بالتتابع. 12- يجوز لرئيس مجلس الإدارة النظر فى التجاوز عن تأخير ورود العطاءات التى ترد بطريق البريد قبل إنتهاء لجنة فتح المظاريف من عملها وبشرط أن يكون التأخير خارجا عن إرادة صاحب العطاء وأن يكون العرض المتأخر فى صالح الجمعية. 13- يجب على رئيس لجنة البت أن يقرأ إسم مقدم العطاء والأسعار وجملتها ليسمعها الحاضرون من مقدمى العطاءات أو مندوبيهم ثم يثبت على العطاء جملته بالتفقيط وقيمة التأمين المؤقت المقدم ويوقع مع باقى أعضاء اللجنة على العطاء ومظروفه وعلى كل ورقة من أوراقه. 14- إذا ورد عطاء وحيد عن بعض أو كل الأعمال وكان مستوفيا للشروط يجوز إذا رأى مجلس الإدارة أو اللجنة التنفيذية وفقا لحدود السلطات المخولة لكل منهم انه ليست هناك فائدة ترجى من إعادة المناقصة وأن العطاء الوحيد المقدم مناسب ومطابق للشروط وأن حاجة وحالة العمل لا تسمح بإعادة المناقصة فيكون من سلطاتهم قبول العطاء. 15- يستبعد العطاء الغير مصحوب بالتأمين المؤقت فيما عدا العطاءات المقدمة من الجمعيات التعاونية المؤسسة طبقا لقوانين ج.م.ع. اأو الجمعيات والمؤسسات المشهرة طبقا لأحكام قانون 89 لسنة 1998، فتنظر العطاءات المقدمة منها غير المصحوبة بتأمين مؤقت إذا كانت مقدمة عن توريدات أو مقاولات داخلة فى أعمالها. 16- يجب مراجعة العطاءات قبل تفريغها مراجعة تفصيلية حسابية مع التوقيع بما يفيد حدوث هذه المراجعة. 17- يكلف أحد أعضاء الجمعية بتفريغ العطاءات ووضع الأسعار على مستوى واحد للمقارنة وتدوين جميع الملاحظات والاشتراطات التى يقدمها أصحاب العطاءات ويلتزم هؤلاء بالمحافظة على العطاءات وسريتها. 18- يذكر بكشف التفريغ أمام كل صنف سعر أخر شراء له وتاريخه للنظر فى ملائمة الأسعار. 19- تتولى اللجنة مراجعة العينات المقدمة من أصحاب العطاءات وتوقع على الكشف الذى دونت بة العينات عند ورودها. 20- يجب على لجنة البت الاسترشاد بأسعار السوق السابق التعامل بها فى عمليات شراء مماثلة وعلى لجنة البت إذا رأت إلغاء مناقصة او إعادتها لارتفاع الأسعار أن تثبت فى محضرها ما أتخذته من إجراء للوقوف على أسعار السوق ويكون تقدير ذلك مسئولية اللجنة. 21- إذا تساوت الأسعار بين عطاءين او أكثر يجوز تجزئة المقادير المعلن عن شرائها بين مقدميها ما لم يكن فى غير صالح العمل. 22- إذا اشترط مقدم العطاء الأقل سعرا مددا بعيدة للتوريد تخل بصالح العمل يتم شراء الكمية التى تلزم لاحتياجات الجمعية من المورد مقدم أنسب العطاءات التالية. 23- تدون اللجنة ملاحظاتها فى محضر يرفق بأوراق المناقصة مقترنة بتوصياتها بعد التوقيع عليها من الأعضاء ثم ترفع لمجلس الإدارة للاعتماد فى حدود سلطات الاختصاص. 24- إذا اختلف أعضاء اللجنة فى الرأى فيجب إثبات اوجه الخلاف فى المحضر ليكون تحت نظر السلطة المختصة أثناء الاعتماد نتيجة المناقصة. 25- عند قبول العطاء يرسل أمر التوريد الى من رسا علية العطاء وفى ظرف أسبوع على الأكثر من تاريخ أستلام التوريد يقوم الورد بإيداع التأمين النهائى وقدرة 10% من قيمة الأصناف المتعاقد عليها، كما يجب ان يشمل أمر التوريد المدة المقررة للتوريد. 26- إذا تأخر الراسى عليه العطاء عن توريد أصناف بدل الأصناف المرفوضة أو لم يورد فى المواعيد المحددة، جاز للجمعية أن تقوم بالشراء على حسابه بمعرفة لجنة خاصة تشكل لهذا الغرض بعد إخطاره بخطاب موصى عليه وتطبق عليه الغرامات المنصوص عليها فى العقد. 27- عندما يتم التوريد، تشكل لجنة مكونة ممن سيكون فى عهدته الأصناف الموردة (فى حالة تسلمها كعهدة شخصية) وأمين المخزن وأحد الفنيين لفحص الأصناف ويحرر عنها محضر فحص بالقبول أو الرفض مع بيان الأسباب وإخطار المتعهد فى حالة الرفض. 28- يجب أن تكون المستندات المؤيدة للصرف مستوفاة حيث تشمل أوراق المناقصة وأوامر التوريد والفواتير ومحضر الفحص والاستلام. **إلغاء المناقصة العامة:** بعد النشر عنها وقبل البت فيها إذا أستغنى عنها ويكون بقرار من مجلس الإدارة أو اللجنة التنفيذية وذلك وفقاً لحدود السلطات المخولة لكل منهم ويجوز لسلطة الاعتماد بناء على توصيات لجنة البت إلغاء المناقصة فى الحالات الآتية: 1. إذا تقدم عطاء وحيد أو لم يبق بعد استبعاد العطاءات إلا عطاء واحد 2. إذا اقترنت العطاءات كلها او أكثرها بتحفظات. 3. كانت قيمة العطاء الأقل تزيد كثيرا على القيمة السوقية. 4. إذا رؤى إلغاء المناقصة قبل الموعد المحدد لفتح المظاريف فيرد ثمن كراسة الشروط لمن إشتراها عند الطلب بشرط أن يعيد المستندات التى بيعت، أما إذا ألغيت بعد إنتهاء الميعاد المذكور فلا يرد الثمن إلا لمن تقدموا بها، وإذا كان الإلغاء بسبب عدم مطابقة المواصفات أو الشروط فلا يرد الثمن. **المناقصة المحلية المحدودة:** 1- هى التى يقتصر الإشتراك فيها على عدد محدود من المنشآت أو الشركات المحلية أو الخارجية المتخصصة أو الأفراد المعروفين بحسن السمعة والإمتياز والكفاءة فى النواحى الفنية والمقدرة المالية ومدرج أسمائهم فى سجلات أو كشوف يعتمدها المدير التنفيذى للجمعية (إن وجد) أو رئيس مجلس الإدارة. 2- وتسرى عليها جميع الأحكام المنظمة للمناقصة العامة فيما عدا الدعوة الى الإشتراك فيها والتى تتم فى هذه الحالة بموجب خطابات موصى عليها أو بأى وسيلة أخرى تثبت وصول الدعوة الى جهات المشتركين. **[وإجراءاتها كالتالي :-]** 1. تقوم اللجنه بطلب عروض أسعار للأصناف المطلوبه فيما لايقل عن ثلاثة عروض أسعار من جهات مختلفه. 2. تحديد ميعاد لإجتماع اللجنه لإختيار أنسب العروض والبت فيه. 3. عمل محضر بت موضح به إسم الجهه التي تم إختيار عرضها وأسباب الإختيار ورفعه إلى مجلس الإداره. **[ويجب أن تتضمن شروط المناقصات المحدودة الإشتراطات الآتية:]** أ- أن يقدم كل عطاء تأمين إبتدائى لا يقل عن 2% من مجموع قيمة العطاء ب- أن يؤدى صاحب العطاء المقبول تأميناً نهائيا لا يقل عن 10% من مجموع عطاءه فى مدة لا تتجاوز سبعة أيام من تاريخ اليوم التالى لأخطاره بقبول العطاء عن طريق أمر التوريد. ج- إذا تم رفض بعض الأصناف ولم تورد الأصناف البديلة المطلوبة فى المدة المحددة فتحصل أرضية بواقع 2% من الثمن الكلى للأصناف المرفوضة عن كل أسبوع أو جزء من أسبوع، وفى نهاية الإسبوع الثانى من التأخير تباع هذه الأصناف لحساب المورد مع خصم جميع المصروفات من ثمن البيع. كما تبقى الأصناف المرفوضة تحت مسئولية المورد فيما يختص بالفقد أو التلف أو الحريق لحين تسلمها بمعرفته أو التصرف فيها. **الشراء بالممارسة:** 1. الممارسة هى أن تقوم لجنة المشتريات بدعوة الموردين فى مقر الجمعية فى حضور اللجنة على أن يقوم كل مورد بعرض أقل الأسعار التى يمكن تخفيضها عن العرض المقدم منه. 2. يكون تشكيل لجنة الممارسة من أعضاء مجلس الإدارة أو الجمعية العمومية ممن تتناسب خبراتهم الفنية والمالية والقانونية مع أهمية العملية ونوعها ويمكن الإستعانة بمن تراهم من خارج الجمعية. 3. تكون توصيات لجنة الممارسة مسببة ويجب عليها أن تحرر محضرا تفصل فيه ما قامت به من إجراءات وعليها أن تحصل على إقرارات موقعة من الموردين أو المقاولين الذين مارسته مبينا بها أسعارهم وشروطهم وترجع اللجنة قبل التعاقد إلى مجلس الإدارة لإعتماد محضر الممارسة. 4. يجوز عند الضرورة تفويض لجنة الممارسة بالتعاقد مباشرة دون الرجوع الى مجلس الإدارة للإعتماد، وفى هذه الحالة يجب أن يكون التفويض كتابة وصادراً من السلطة المذكورة وأن يرفق بالمحضر مع مستندات الشراء والمخالصات وأن يحصل التأمين الإبتدائى والنهائى. 5. إذا كان تسليم الأصناف أو الأعمال التى تتم بالممارسة تستغرق فترة من الوقت تزيد عن عشرة أيام يجب أن يحرر عقد مع المورد أو المقاول إن كان من القطاع الخاص متضمنا جميع الإشتراطات التى تحفظ حقوق الجمعية. وأما إذا كانت الفترة تقل عن عشرة أيام وجب أخذ تعهد على المتعهد أوالمقاول يضمن فيه تنفيذ التزاماته فى الوقت المحدد وتحتفظ الجمعية فيه بحقها فى الرجوع بالتعويضات عما قد يلحقها من ضرر ويجب أن تتضمن:- **شروط الممارسة الإشتراطات الآتية:-** 1. أن يقدم كل عطاء تزيد قيمته عن 1000 جنيه تأمين مؤقت لا يقل عن 2% من مجموع قيمة العطاء. 2. أن يؤدى صاحب العطاء المقبول تأميناً نهائياُ لا يقل عن 5% من مجموع عطائه فى مدة لا تتجاوز سبعة أيام من تاريخ اليوم لإخطاره بقبول العطاء. **وفى حالة الشراء بالممارسة يجب مراعاة ما يلى:** 1. أن تقوم اللجنة بتحرير محضر تبين فيه ما قامت به من إجراءات. 2. الحصول على إقرارات موقعة من التجار والمتعهدين الذين تمت ممارستهم مبينا بها الأسعار والشروط. 3. يتضمن العرض فقرة توضح أنه آخر سعر يمكن التقدم به وهو نهائى. 4. الحصول على إقرار من المتعهد يضمن فيه مطابقة الأصناف للمواصفات الفنية التى تم على أساسها الشراء وتحمله كل مسئولية تنتج عن عدم المطابقة عند الفحص الفنى. 5. فى الحالات التى تحتاج الى فحص الأصناف المشتراه فحصا فنيا لا يتيسر إجراؤه وقت الشراء يصرف للمورد فى هذه الحالة 80% من الثمن إذا كان المورد قد إشترط السداد عند الشراء. 6. إذا كان تسليم الأصناف والأعمال يستغرق فترة من الوقت تزيد عن عشرة أيام فيجوز أن يحرر عقد مع المتعهدين متضمنا كافة الإشتراطات التى تحفظ حقوق الجمعية مع تحصيل تأمين نهائى. **المشكلات المرتبطة بالعطاءات ومعيقات العمل** من المعروف أن العملية الشرائية تمر في ثلاث مراحل رئيسية وهي : أ‌- مرحلة ما قبل طرح العطاء. ب‌- مرحلة الدراسة الفنية وإصدار قرار الشراء وتبليغ المتعهد. ت‌- مرحلة ما بعد إصدار القرار وتبلغ المتعهد لحين توريد اللوازم والبدء بالاستفادة منها من قبل الجهة الطالبة. وسوف نقوم بتقسيم المشكلات والمعيقات إلى ثلاثة أقسام وحسب المراحل المبينة أعلاه وكما يلي: **أولاً:- المرحلة الأولى:-** حيث وجدت أن المشاكل والمعيقات الرئيسية هي كما يلي: 1 - عدم الدقة في وضع المواصفات الفنية أو الاعتماد على مواصفات معدة من جهات أخرى مما قد يؤدي إلى وجود مشاكل ومعيقات أثناء طرح العطاء من حيث عدم فهم هذه المواصفات من قبل المناقصين وما يترتب على ذلك من تقديم عروض للوازم ذات مواصفات قديمة أو لا تلائم الدائرة المستفيدة وبالتالي شراء لوازم لا تؤدي الغرض المطلوب تماما وهذا الأمر ينطبق بشكل واضح على الأجهزة. 2 - عدم الدقة في وضع الشروط الخاصة والعامة الأمر الذي يؤدي أحياناً إلى إغفال شرط أو شروط مهمة أو صياغة شرط قد يؤدي في نهاية الأمر الى عدم فهم هذه الشروط من قبل المناقصين وما يترتب على ذلك من إلحاق خسائر بالمؤسسة كان من الممكن عدم وقوعها لو كانت الشروط دقيقة وتلبي احتياجات الدائرة المستفيدة كأن يتم مثلاً إغفال شرط يتعلق بالغرامات. 3- رصد مخصصات مالية أقل من الحاجة الفعلية للدائرة المستفيدة وما يترتب على ذلك من شراء كميات أقل من الحاجة الفعلية وما يترتب على ذلك من تدني مستوى الانتاج. 5- تأخر الجهات الطالبة في إرسال طلبات الشراء وطرح العطاءات مما قد يؤدي إلى تأخر إنجاز العملية الشرائية ووقوع الدائرة الطالبة في مشكلة تداخل السنوات المالية وضياع المخصصات المرصودة بشكل كامل. 6- عدم الدقة في تقدير الاحتياجات أو تقدير قيمة الاحتياجات مما يؤدي إلى تكرار عملية الشراء لنفس المادة الأمر الذي يؤدي إلى ضياع فرصة الحصول على سعر اقل في حال شراء الكميات مرة واحدة. 7- عدم إلمام بعض العاملين في وحدات الشراء بالانظمة والتعليمات الخاصة بالشراء المعمول بها في المؤسسة الأمر الذي يؤدي إلى تجاوزات غير مقصودة على النظام وما يترتب على ذلك من إلحاق الخسائر والإرباكات في العمل وتعطل العملية الشرائية. 8- عدم دراية بعض المناقصين بالانظمة والتعليمات المعمول بها في المؤسسة والمتعلقة بالمشتريات بالإضافة إلى جهلهم في الإجراءات وعدم الدقة في قراءة الشروط والمواصفات المطلوبة الأمر الذي يؤدي إلى تقديم عروض غير مطابقة أو فيها غموض مما يستدعي توجيه الاستفسارات لتوضيح العرض وفي أحيان كثيرة يؤدي عدم الدقة والجهل في الأنظمة إلى تقديم العرض غير مغطى بتأمين الدخول المطلوب الأمر الذي يتطلب ويستوجب استبعاد العرض. **ثانياً- مشكلات ومعيقات العملية الشرائية أثناء مرحلة دراسة العطاء واتخاذ قرار الشراء وتبلغ المتعهد:** 1- في بعض الأحيان تكون اللجان الفنية الدارسة للعطاء ليست بالمستوى المطلوب أو ليس لديها خبرة كافية في دراسة وتحليل العروض من النواحي الفنية. 2- عدم تفرغ اللجان الفنية بشكل تام أو تأخرهم في مباشرة الدراسة أو انقطاعهم عن الدراسة الفنية لفترات طويلة مما يؤدي إلى تأخر انجاز العملية الشرائية وما يترتب على ذلك من مشاكل ومعيقات 3- عدم الدقة في بعض الأحيان بدراسة العروض المقدمة مما يؤدي إلى الإحالة على عروض غير مطابقة أو الإحالة على عروض أعلى سعرا مما يفتح المجال للاعتراضات التي بدورها تعيق انجاز العملية الشرائية ضمن الوقت المحدد. 4- عدم الإلمام التام من قبل اللجان الفنية بنظام اللوازم والتعليمات الصادرة بموجبه يؤدي إلى وقوع أخطاء في الإحالة وإعاقة العملية الشرائية 5- الوقوع في بعض الأخطاء في صياغة قرارات الإحالة الأمر الذي يوجب إصدار ملاحق قرارات لتصويت هذه الأخطاء وما يترتب على ذلك من إرباكات للمؤسسة والمتعهد. **ثالثاً- مشكلات ومعيقات العمل في مرحلة ما بعد تبلغ المتعهد لقرار الإحالة وتوريد اللوازم واستعمالها.** 1- تأخر المتعهد في توريد اللوازم في الموعد المحدد مما يترتب على ذلك من تضييع فرص الاستفادة الكاملة من هذه اللوازم والمشاكل المترتبة على ذلك ولجوء إلى الشراء المباشر لتغطية الحاجة لهذه اللوازم. 2- توريد لوازم غير مطابقة للمواصفات المطلوبة بشكل تام الأمر الذي يجبر المؤسسة تحت ضغط الحاجة إلى قبول هذه اللوازم وإجراء تخفيض بالسعر وهذا الأمر يضر أحيانا بالمؤسسة. 3- عدم تخزين اللوازم في ظروف تخزين مناسبة مما يؤدي إلى التأثر في جودة هذه اللوازم أو إتلافها. 4- شراء لوازم تزيد عن الحاجة يؤدي إلى تكديسها في المستودعات وتشكل لوازم راكدة. **الشراء بالأمر المباشر** يكون استخدامه فى أضيق الحدود وفى الحالات المستعجلة وفى حدود السلطات المخولة طبقاً للائحة الداخلية. يجوز الشراء أو تنيفيذ أعمال من غير مناقصة محلية أو ممارسة فى الأحوال التى لا يتيسر معها طرح المناقصة أو إجراء الممارسة ويشترط أن تكون هناك أسباب ومبررات تدعو الى ذلك مثل عدم وجود أكثر من مورد لصنف معين، تقوم لجنة المشتريات بالشراء بالعرض الوحيد عن طريق الإسناد المباشر وفى هذه الحالة يجب موافقة رئيس مجلس الإدارة أو أمين الصندوق أو اللجنة التنفيذية وفق السلطات المخولة لكل منها لتقدير المبررات التى تدعو الى ذلك على أن تذكر اللجنة فى محضر البت المقدم لمجلس الإدارة أنه لا يوجد آخرين لنفس الصنف بالمنطقة. ولكل طريقة من هذه الطرق السالفة الذكر للشراء المحددات العامة التي تجري بها -- يعتبر قانون 89 لسنة 1998 وتعديلاته هو المنوط بذلك 1. **مسئوليات ما قبل الشراء** 2. **مسئوليات اثناء الشراء** 3. **مسئوليات بعد الشراء** **أولا مسئوليات قبل الشراء** 1. معرفة احتياجات وحدات المنشأة سواء الاحتياجات المنتظمة أو المتغيرة من خلال تلك الوحدات أو مستويات المخزون 2. اجراء النشاطات البحثية لتجميع البيانات عن السوق والمواد والخامات والأسعار للمساعدة في وضع الخطة الحالية واعجاج الخطط المستقبلية للشراء. 3. الاحتفاظ بالسجلات والوثائق التي توضح كل ما يتعلق بالموردين وبالموارد السابق الحصول عليها واية بيانات ومعلومات تساعد في العملية المستقبلية للشراء. 1. تحديد احتياجات المنشأة من ناحية الكم والكيف والزمان والمكان بدقة تامة ووضوح. 2. القيام بعمل تنسيق بين الاحتياجات ووجود الكميات التي تتفق مع المخزون والمختزن من حيث السعة والإمكانيات التخزينية 3. وضع نقاط معيارية يمكن من خلالها التوصل إلى افضل الموردين الذين يحققون ما تسعى اليه المنشأة من أهداف 4. اجراء متابعة للموردين لضمان استمرارية الأداء في المنشأة من خلال التزام الموردين بالمواعيد المحددة للاستلام بالجودة والنوعية المطلوبة - إذا كانت الكميات المشتراه كبيره - إذا كانت هناك حاجة للاتصال المباشر - إذا اريد إلغاء العمولات ومن ثم تخفيض تكلفة الشراء - توفير فرصة الاختيار والمفاضلة بين الأصناف المتشابهة والتي تؤدى نفس الغرض حيث يحتفظ الموزع بكميات من الأصناف المتشابهة والمتماثلة. - فرصة شراء أكثر من صنف من الموزع ونقلها مرة واحدة - الحصول على الخدمات الائتمانية مثل الدفع بالأجل - إمكانية شراء كميات صغيرة - الاستفادة من الخصم عند شراء كمية - الاقتصاد في تكاليف الشراء (أوامر الشراء -- النقل \...إلخ - اتساق وتوافق مواصفات الجودة في كل الطلبية. - المورد هو المصدر الوحيد وبالتالي يسهل الرجوع إليه - المورد يمنح تسهيلات لا يمنحها غيره. - الكمية لا يمكن تجزئتها. - - إذكاء روح التنافس بين الموردين - تحقيق المرونة والحصول على الأصناف في أي وقت - ضمان التدفق المستمر - منع سيطرة وتحكم المورد الوحيد - عدم تعرض المورد الوحيد للخطر إذا فكرت المنشأة في تغيير السياسات - توفر الإمكانات الفنية والمالية والبحثية - الحصول على الكميات الكبيرة المطلوبة دون أي مشكلة - تأمين الأصناف المطلوبة خلال فترة زمنية قصيرة - إعطاء قدر أكبر من الاهتمام بالمشترى - القدرة على تعديل الخطط الإنتاجية بسرعة وفقا لرغبات العملاء - الاتصال المباشر بين الإدارة والعملاء 1. **أولا الشراء بالأمر المباشر:** هو أبسط أنواع الشراء وغالبا ما تتبعه المنشأت الصغيرة الحجم التي تحتاج إلى كميات محدودة من المواد الغذائية حيث يقوم الشخص المسئول عن الشراء من المنشأة بشراء احتياجاتها المختلفة بشكل مباشر من الأسواق وتعتبر هذه الطريقة من أفضل طرق الشراء إذا توافر في هذا الشخص الأمانة والخبرة بالمواد المشتراه حيث يقوم بنفسه باختيار الأصناف ويتأكد من جودتها أما في المنشأت الكبيرة يكون استخدامه في أضيق الحدود وفى الحالات المستعجلة وفى حدود السلطات المخولة طبقاً للائحة الداخلية. يجوز الشراء أو تنفيذ أعمال من غير مناقصة محلية أو ممارسة فى الأحوال التى لا يتيسر معها طرح المناقصة أو إجراء الممارسة ويشترط أن تكون هناك أسباب ومبررات تدعو الى ذلك مثل عدم وجود أكثر من مورد لصنف معين، تقوم لجنة المشتريات بالشراء بالعرض الوحيد عن طريق الإسناد المباشر وفى هذه الحالة يجب موافقة رئيس مجلس الإدارة أو أمين الصندوق أو اللجنة التنفيذية وفق السلطات المخولة لكل منها لتقدير المبررات التى تدعو الى ذلك على أن تذكر اللجنة فى محضر البت المقدم لمجلس الإدارة أنه لا يوجد آخرين لنفس الصنف بالمنطقة. 1. ضمان استمرارية التوريد دون التأثر بتقلبات السوق 2. ثبات أسعار التوريد والذي على أساسه تم تحديد أسعار البيع عبارة عن مزاولة النشاط الشرائي بأن تقوم لجنة المشتريات بدعوة الموردين فى مقر الجمعية فى حضور \"لجنة الممارسة\" على أن يقوم كل مورد بعرض أقل الأسعار التى يمكن تخفيضها عن العرض المقدم منه. وتتم الممارسة مع التجار للأصناف التي يغلب عليها صفة الاحتكار بحيث يكون عدد الموردين لهذه الأصناف قليل جدا والصفة التي تميز الممارسة هو أن سعر أي مورد تنافسي يكون معلوما للموردين المتنافسين الأخرين ومن ثم تستفيد المنشأة من هذا التنافس 1. 2. 3. 4. **[وفى حالة الشراء بالممارسة يجب مراعاة ما يلى:]** إذا كان تسليم الأصناف والأعمال يستغرق فترة من الوقت تزيد عن عشرة أيام فيجوز أن يحرر عقد مع المتعهدين متضمنا كافة الاشتراطات التى تحفظ حقوق الجمعية مع تحصيل تأمين نهائي 1. **عامة ب- محلية ت- محدودة** 1. 2. 3. **المناقصة المحدودة** هي مناقصة تتم لتوريد أصناف معينة والمتقدمين لهذه المناقصة يتم دعوتهم من قبل المنشأة وجميع الإجراءات المتبعة في المناقصة المحدودة هي نفس الإجراءات التي تتبع في المناقصة العامة. وتعمل المنافسة بين الموردين كقوة ضاغطة تفرض مطالبها وشروطها على المتنافسين ليقدم كل منهم أفضل ما عنده، ومن ثم عندما يكون موضوع شراء المنشأة هو الحافز بالنسبة للموردين في السوق، سيحاول كل منهم أن يفوز بها وهنا ستكون المنشأة هي الفائزة بنتائج هذا التنافس. **عقود الشراء** - **العقود محددة المدة - العقود محددة الكمية** تقوم على تحديد المدة الزمنية للتعاقد وليس على تحديد الكمية وتستخدم هذه العقود إذا اتسم برنامج الأداء في المنشأة بالتغير وعدم الثبات مما يؤدى إلى تغير الكميات من احتياجات المنشأة وعليه فهي تضمن للمنشأة أنواع محددة دون تحديد للكميات والجدير بالذكر انه لابد من تحديد حد أقصى للكمية وحد أدنى لها يتفق عليهما قبل بدء التوريد بمعنى المنشأة مثلا ستحتاج إلى 1000 كيلو جرام كحد و700 كيلوجرام كحد أدنى من صنف معين ويجب ان يكون الشخص المسئول عن ال catering على وعى تام بالقوانين الصحيحة في كل أنشطة الاعمال المرتبطة بالشراء والبيع في المنشأة وأن يكون لديه معلومات فنية لضمان أن الموارد يفي باحتياجات المنشأة. **ثانيا: العقود المحددة الكمية** تستخدم الكميات هذه العقود مع برنامج الأداء المستمر والمحدد بجداول تحدد الكميات اللازمة من المواد والخامات والأصناف وفقا لمواعيد زمنية محدودة سلفا ،وتستفيد المنشأة المشترية من هذه العقود حيث لا تعطل جزء من راس مالها في مخزون حيث تقوم بسداد ثمن ما يورد فقط طبقا للبرنامج الزمنى مع ضمان التعاقد على كامل الكمية. وبالنسبة للمورد فإنه سيضمن تسويق كمية محددة من أصنافه خلال مدة محدودة، وقد يدفعه ذلك إلى اتباعه وسائل الإنتاج الكبير ويحصل على مزاياه بنود العقد بين المنشأة والمورد يعتبر العقد بين المنشاة والمورد هو المستند القانوني الذى يحمل في طياته الاتفاق بيم الطرفين لذا فهو يحتاج إلى دقة في صياغته وذلك لتغطية كافة المجالات المحتملة للنزاع مع المورد ولذا فإن هناك قسمان هامان في عقد الشراء هما: - **[الأحوال العامة:]** ويعنى به فترة العقد -مكان التوصيل -- التاريخ -- عنوان الفاتورة -- طريقة الدفع -- نظام الإيداع -- المنتجات غير المتاحة. - **[توصيف المنتج]**: وفيه يعطى توصيفا مفصلا للأصناف التي يتم التعاقد عليها. **ومن هنا يجب أن يحتوي العقد على مجموعة مختلفة من البنود تتمثل في الأتى** 1. بيانات المورد وتشمل اسم المورد او اسم الهيئة الموردة 2. عنوان الهيئة أو المورد 3. مدة العقد 4. مواصفات كل صنف من الأصناف المطلوب شراؤها 5. مكان التسليم 6. التحكيم في حالة المنازعات والمحكمة المختصة 7. الشروط الجزائية في حالة إخلال أحد الطرفين 8. الإجراءات المتبعة في حالة الرغبة بأنها التعاقد 9. شروط التنازل للغير عن العقد (إن وجدت) **الشروط التي يجب وضعها أمام الموردين في عقود الشراء** 1. يقوم المورد بتوريد مبلغ يحدده المنشأة بصفة تأمين ابتدائي 2. يكمل التأمين الابتدائي إلى مبلغ يتفق عليه خلال عشرة أيام من تاريخ إخطار المورد بقبول عطائه وطلب التأمين. 3. يتم دفع التأمين المطلوب إما نقدا او بشيك مصرفي أو خطاب ضمان 4. أن يلتزم المورد بتوريد الكميات المطلوبة في الميعاد الذى يحدد طبقا الشروط الموضوعة والمتفق عليها 5. أن يلتزم المورد بتوريد الأصناف المطلوبة طبقا للمواصفات والشروط الموضوعة والمتفق عليها. 6. يجب أن تصحب البضاعة الفواتير الخاصة بها من أصل وصورة ويحتفظ المورد بالصورة بعد التوقيع عليها من لجنة الاستلام 7. يتم استلام البضاعة بمعرفة لجنة الاستلام المشكلة لهذا الغرض ويتعين توقيع اللجنة على أصل وصورة الفواتير بما يفيد قبولها للأصناف المودة. 8. في حالة الاعتراض على قبول الأصناف الموردة كلها لعدم مطابقتها للمواصفات المطلوبة تجرى التعديلات اللازمة على أصل وصور الفواتير بحضور المورد أو من ينوب عنه. 9. في حالة عدم قيام المورد بتوريد الأصناف المطلوبة طبقا للمواصفات والشروط المحددة يكون لإدارة المنشأة الحق في قبولها بعد إجراء الخصم المناسب الذى تراه مناسبا بمقارنة مستوى ما تم توريده مع مستوى الصفات المطلوبة. 10. إذا لم يقم المورد بتوريد الأصناف المطلوبة منه في المواعيد المحددة أولم يقم باستبدال الأصناف المرفوضة يكون لإدارة المنشأة حق الشراء من السوق علي حساب المورد مع الإحتفاظ في توقيع غرامات التأخير المقررة والمصاريف الإدارية بواقع 5% 11. إذا تكرر من المورد أي تقصير إهمال في المواعيد المحددة أو توريد الخامات طبقا للمواصفات المطلوبة تقوم إدارة المنشأة بعمل إنذار للمورد توطئة لفسخ العقد، 12. يتم سداد مستحقات المورد شهريا أو نصف شهريا على أن يقدم هو كشف حساب للأصناف الموردة في اليوم الأول من كل شهر وتتم هذه الاستحقاقات في خلال أسبوع من تاريخ تقديم كشف الحساب 13. يجب على المورد أداء المبالغ التي تخصم من تأمينه لأي سبب كان في مدة سبعة أيام من تاريخ إخطاره 14. تصرف التأمينات النهائية إلى أصحابها عند انتهاء العقد بناءا على طلب مقدم من المورد بعد قيامها بالوفاء بجميع التزاماته. **التخطيط لشراء الخامات الغذائية** **عند التخطيط للشراء يجب مراعاة النقاط التالية :** 1. **معدل دوران الأصناف المختلفة** 2. **سياسية الخصم عند الشراء بالجملة** 3. **حجم أماكن التخزين والسعة الإجمالية لها** 4. **المسافة بين المورد والمنشأة** **فالشراء بكميات تزيد عن الحاجة الفعلية من شأنه التسبب فيما يلى :** 1. زيادة تكاليف التخزين 2. استخدام أيدي عاملة أكثر لمواجهة عمليات التخزين 3. احتمال تلف أو انتهاء صلاحية بعض الأصناف 4. تجميد أموال المنشأة في صورة مخزون سلعي **كما أن الشراء بكميات تقل عن الحاجة يؤثر على تكلفة الإنتاج لعدة أسباب** 1. اضطراب عمليات التشغيل نتيجة نقص المواد الخام 2. زيادة تكلفة الإنتاج نتيجة الشراء السريع العشوائي لسد حاجة التشغيل 3. انخفاض الإيرادات نتيجة عدم توافر بعض المنتجات شراء الخامات الغذائية تنقسم مشتريات الخدمات الغذائية إلى: أولا: مجموعة الأصناف القابلة للتخزين بالمخازن ثانيا: مجموعة الأصناف القابلة للتخزين في الثلاجات ثالثا: مجموعة الأصناف المشتراة للاستخدام المباشر **وعند تحديد الكميات المطلوب شراؤها يجب أن تراعى ما يلي:** - مدى توافر بعض أو جزء من هذه المواد في مخازن المنشأة - الحجم الاقتصادي للطلبية مع اعتبار نفقة النقل وغيرها من الاعتبارات المؤثرة في الكمية - متوسط الاستهلاك اليومي من الخامات المطلوب شراؤها **[مشتريات الأغذية اليومية ]** وتكون من الأصناف سريعة التلف -- والتي يفضل ان تقدم طازجة -- كاللحوم والأسماك والزبد والكريمة والخضر والفاكهة والخبز وغيرها ويجب أن يتناسب حجم مشتريات هذه المواد مع الاحتياجات اليومية للمطبخ وقد تخزن لمدة يومين أو ثلاثة على الأكثر. **[مشتريات الأغذية للتخزين ]** وتتمثل في المأكولات المحفوظة أو المعلبة ومواد البقالة (المواد الجافة) كالسكر والأرز والمكرونة وغيرها وكذلك اللحوم المجمدة والأسماك المجمدة ويمكن أن تكون مدة التخزين شهر أو أكثر حسب حالة السوق وامكانيات المؤسسة المالية. مشتريات المشروبات وتشمل المياه المعدنية والمياه الغازية والعصائر ويتم تحديد الكميات المطلوبة في ضوء حجم المبيعات التي تم التنبؤ بها وأيضا حجم المخزون المتوفر. +---------+---------+---------+---------+---------+---------+---------+ | رقم | | | | | | | | الطلب | | | | | | | | تاريخ | | | | | | | | الطلب | | | | | | | | | | | | | | | | اسم | | | | | | | | المورد | | | | | | | | تاريخ | | | | | | | | التسليم | | | | | | | | | | | | | | | | عنوان | | | | | | | | المورد | | | | | | | +=========+=========+=========+=========+=========+=========+=========+ | اسم | رقم | الوحدة | الكمية | سعر | إجمالي | | | الصنف | الصنف | | المطلوب | الوحدة | السعر | | | | | | ة | | | | +---------+---------+---------+---------+---------+---------+---------+ | | | | | | | | +---------+---------+---------+---------+---------+---------+---------+ | | | | | | | | +---------+---------+---------+---------+---------+---------+---------+ | | | | | | | | +---------+---------+---------+---------+---------+---------+---------+ | | | | | | | | +---------+---------+---------+---------+---------+---------+---------+ | | | | | | | | +---------+---------+---------+---------+---------+---------+---------+ | | | | | | | | +---------+---------+---------+---------+---------+---------+---------+ | | | | | | | | +---------+---------+---------+---------+---------+---------+---------+ | الأصناف | | | | | | | | الموضحة | | | | | | | | عالية | | | | | | | | تم | | | | | | | | طلبها | | | | | | | | نظرا | | | | | | | | لأن | | | | | | | | رصيدها | | | | | | | | قد وصل | | | | | | | | لحد | | | | | | | | الطلب | | | | | | | | | | | | | | | | أمين | | | | | | | | المخزن | | | | | | | | يعتمد | | | | | | | +---------+---------+---------+---------+---------+---------+---------+ **مكونات العملية الشرائية للخامات الغذائية:** **تتمثل مكونات العملية الشرائية في:** **الجودة الكمية** **السعر الزمان** **المكان** **أولا الجودة** ترتبط الجودة المناسبة لمشتريات الخامات الغذائية بتوافر ثلاث عناصر رئيسية أساسية هي: - - **Perishable Products** الصنف الكميات ------------- ---------------------- ------------------- ------------------------- المحتاج اليها المطبخ الموجودة بالمخازن المطلوب طلبها من المورد سبانخ 10 كيلو 3كيلو 7كيلو خس 20 واحدة 5وحدات 15 وحدة طماطم 15 كيلو 1كيلو 14 كيلو فراخ مذبوحة 10 وحدات لا يوجد 10 وحدات **تحديد الكميات المشتراه من المواد القابلة للتخزين (غير سريعة التلف)** لتحديد الكميات المطلوب شراؤها من المنتجات القابلة للتخزين يستخدم عادة نظام إدارة المخزون بنظام الحد الأدنى /والحد الأعلى ويعتمد هذا النظام على أن السلع القابلة للتخزين تكون غالبا غالية الثمن أو تكون مطلوبة بكثرة للإستخدام المتكرر. لذا فإن تبنى الحد الأدنى /الأعلى المخزون السلعي يساعد المديرين لتحديد توقيت شراء البنود السلعية المختلفة والكمية اللازم شراؤها من كل نوعية. **الحد الأدنى :** هو حد الأمان أو حد السلامة -- أي أنه عدد الوحدات من كل بند سلعي الواجب بقائها دائما في المخزون ( المخزن) أما الحد الأعلى فهو الحد الأقصى لعدد الوحدات من كل بند سلعي يسمح بتخزينها او يمكن للمخزن قبولها أو استيعابها. ومن اهم العوامل التي تحدد توقيت شراء الكميات المطلوبة من كل بند هو معدل الاستخدام usage rate بمعنى استهلاك هذا البند السلعي أثناء عمليات التشغيل \"عدد الوحدات المشتراه من أي بند سلعي والتي استخدمت خلال فترة الطلب. **ثالثا: السعر** يعتبر السعر المناسب من وجهة نظر المنشأة هو السعر التي يتمكن بمقتضاه القائمون على الشراء من الحصول على هذا الصنف بالكميات المناسبة والجودة وفى الزمان والمكان المناسبين دون إسراف او إساءة استخدام أموال المنشأة مع الأخذ في الاعتبار تكاليف النقل والمناولة والتخزين.وتقوم وحدة المشتريات بالمنشأة بعدة فعاليات تصل من خلالها إلى السعر المناسب والذى تأمن من خلاله وصولها للأصناف بتكاليف اقتصادية   **الفصل الرابع** **قسم الاستلام** **والدورة المستندية** **أولا: الضوابط الخاصة بمواصفات مكان الاستلام** - تتوقف كفاءة الاستلام على العديد من الاعتبارات المختلفة ومنها عند تصميم مكان الاستلام يجب أن تقع منطقة الاستلام في الجهة الخلفية من المنشأة حتى تكون بعيدة عن الاختلاط بالنزلاء والمارة وعادة ما تسمى هذه المنطقة (Back Area) ولنفس السبب فهي أيضا دائما مهملة من حيث النظافة ، ويعد ذلك خطأ فادحا حيث أن معظم المخاطر تدخل من الأبواب الخلفية فلابد من الحفاظ على نظافتها وصيانتها باستمرار وأن يكون موقع غرفة تجميع القمامة بعيدة ومفصولة تماما عن منطقة الاستلام، وأن يكون الطريق المؤدي إليها لا يمر بمنطقة الاستلام. 1. الطاقة التشغيلية: إن مساحة منطقة التسلم في منشأة تخدم 500 نزيل تختلف عن مساحتها في منشأة تخدم 2000 نزيل 2. موقع المنشأة: يقصد به المحافظة التي توجد به المنشأة فلو ثبتنا الطاقة التشغيلية لمنشأتين أحدهما في القاهرة والثانية في مرسى علم، فسوف نجد أن اختلاف الموقع يؤثر على مساحة منطقة التسلم، فنظرا لبعد الموقع عن بؤرة الموردين يستلزم ذلك بناء منطقة تسلم أكبر نسبيا، حيث أن المنشأة ستقوم بتسلم كميات كبيرة يمكن تخزينها، أما في القاهرة، فإن المورد متوافر وقريب. أضف إلى ذلك سعر الأرض فهو عامل يؤخذ في الاعتبار 3. طبيعة التشغيل فلنأخذ مثالا ونثبت العامل أ وب سنجد في مدينة أسوان مثلا فندقين (الموقع واحد) والطاقة التشغيلية واحدة (كلاهما 70 غرفة مثلا) ولكن أحدهما ثابت والأخر عائم، وهنا ستختلف قطعا منطقة التسلم في كليهما **ث - أرضيات منطقة التسلم (رصيف التسلم)** - تصمم منطقة الاستلام على شكل -رصيف- بارتفاع 75سم- سم لحماية الأغذية من التلوث بعوادم سيارات النقل وعرض 250سم وبالطول المناسب الذي يسمح بانسياب العمل كما يجب أن تكون أرضية - رصيف - الاستلام صلبة وقوية التحمل وملساء لتكون سهلة التنظيف، وغير زلقة، وبها ميول تجاه بقع الصرف، وتتوفر هذه الصفات في أرضيات \" السور ناجا / الموزاييك / الكون كريت / الإيبوكس / الرخام \" - يؤخذ في الاعتبار أنه كلما قلت أبعاد البلاطة (طول ×عرض) زادت قوة تحملها، بشرط جودة سقى الفواصل بمواد قوية ومضادة للميكروبات أن يكون المكان مزود بنظام صرف صحي جيد للمياه عن طريق طرنشات مصنوعة من مواد غير قابلة للصدأ أو التآكل وملساء ب