ABC de situaciones administrativas (PDF) - Febrero 2018

FUNCIÓN PÚBLICA FEBRERO 2018 GUÍ A DE A DMINI S T R A C IÓN P ÚB L IC A ABC de situaciones administrativas VERSIÓN 2 os servidor nl Co es...

FUNCIÓN PÚBLICA FEBRERO 2018 GUÍ A DE A DMINI S T R A C IÓN P ÚB L IC A ABC de situaciones administrativas VERSIÓN 2 os servidor nl Co es años os rl po os an ciu d ad  Guía de Administración Pública ABC de situaciones administrativas Liliana Caballero Durán Directora Fernando A. Medina Gutiérrez - Subdirectora O F I C I A L Ángela María González Secretaria General D O C U M E N T O Claudia Hernández León Directora Jurídica Juliana Torres Quijano Director de Gestión del Conocimiento (E) - Elaborado por Mónica L. Herrera Medina Maia Borja Guerrero Angélica María Guzmán Ruth María González Luis Fernando Núñez Ernesto Andrés Fagua Departamento Administrativo de la Función Pública Francisco Javier Gómez Carrera 6 No 12-62, Bogotá, D.C., Colombia Jhonn Vicente Cuadros Conmutador: 739 5656 / 86 - Fax: 739 5657 Web: www.funcionpublica.gov.co Coordinación Editorial e mail: [email protected] Dirección de Gestión del Conocimiento Línea gratuita de atención al usuario: 018000 917770 Diseño y Diagramación Oficina Asesora de Comunicaciones Bogotá, D.C., Colombia. 2  Tabla de Contenido 1. Presentación..........................................................................................................................................................5 2. Definiciones..............................................................................................................................................................6 3. Servicio activo....................................................................................................................................................7 4. Licencias............................................................................................................................................................................8 - P Ú B L I C A 4.1 No remuneradas...........................................................................................................................................................8 4.2 Remuneradas.............................................................................................................................................................. 13 5. Permisos....................................................................................................................................................................25 F U N C I Ó N 5.1 Permiso remunerado................................................................................................................................................ 25 5.2 Permiso sindical......................................................................................................................................................... 27 5.3 Permiso de lactancia................................................................................................................................................ 28 - 5.4 Permiso académico compensado......................................................................................................................... 29 5.5 Permiso para ejercer la docencia universitaria.................................................................................................................. 29 6. Comisión....................................................................................................................................................................30 6.1 Comisión de servicios............................................................................................................................................... 31 6.2 Comisión para adelantar estudios al interior o al exterior del país............................................................ 35 6.3 Comisión para desempeñar empleos de libre nombramiento y remoción o de periodo..................... 39 6.4 Comisión para atender invitaciones de gobiernos extranjeros o de organismos internacionales.... 40 7. Encargo..............................................................................................................................................................................41 7.1 Encargo en empleos de carrera............................................................................................................................. 41 7.2 Encargo en empleos de libre nombramiento y remoción.............................................................................. 42 3  7.3 Encargo interinstitucional....................................................................................................................................... 42 7.4 Preguntas y respuestas del encargo.................................................................................................................... 43 8. Suspensión en el ejercicio del cargo por decisión disciplinaria, fiscal o judicial......................................................................................................4 5 8.1 Suspensión en el ejercicio del cargo por decisión judicial o fiscal............................................................. 45 8.2 Suspensión en el ejercicio del cargo por decisión disciplinaria................................................................... 46 9. Periodo de prueba en empleo de carrera............................49 10. Vacaciones..............................................................................................................................................................50 - O F I C I A L 10.1 Preguntas frecuentes............................................................................................................................................. 53 10.2 Características de las vacaciones...................................................................................................................... 53 10.3 Liquidación de las vacaciones............................................................................................................................. 55 10.4 Compensación de las vacaciones...................................................................................................................... 57 D O C U M E N T O 10.5 Interrupción de las vacaciones............................................................................................................................ 60 10.6 Aplazamiento de las vacaciones....................................................................................................................... 61 10.7 Vacaciones colectivas........................................................................................................................................... 62 11. Descanso compensado.........................................................................................................63 - 12. Prestando servicio militar............................................................................................64 12.1 Preguntas frecuentes............................................................................................................................................. 65 13. Asignación de funciones...................................................................................................66 4 1. Presentación El Departamento Administrativo de la Función Pública, en ejercicio de sus competencias legales, ha elaborado el ABC de las situaciones administrativas de los empleados del sector público, teniendo en cuenta su avance legal y jurisprudencial de los últimos años. La Función Pública es la entidad rectora en materia de empleo público, por lo tanto, es trascendental difundir el marco normativo claro y actual en la materia, de manera que les permita a los servidores públicos conocer su régimen de situaciones administrativas; así mismo, les permite a las entidades tomar decisiones adecuadas y legales en el proceso de administración del personal. Este documento es una herramienta técnica que facilita la implementación de la política - de Talento Humano que hace parte, a su vez, de la dimensión "Talento humano" del P Ú B L I C A modelo integrado de planeación y gestión -MIPG, con el fin de que las entidades públicas desarrollen sus procesos de gestión estratégica con calidad e integridad del servicio para generar valor público. F U N C I Ó N Este ABC se diseñó con la finalidad de difundir los criterios de interpretación de las normas de situaciones administrativas de los empleados a la luz de lo consagrado en el Decreto 648 de 2017, modificatorio del Decreto 1083 de 2015, el cual se expidió para flexibilizar y - modernizar el empleo público. En la nueva normativa se actualizan situaciones como las licencias, los permisos, las comisiones, el encargo, las vacaciones, y se incluyen figuras nuevas como el descanso compensado para semana santa y festividades de fin de año, permiso para dictar clase, permiso académico compensado, licencia no remunerada para estudiar, comisiones de estudio de medio tiempo, encargo interinstitucional, entre otros. Esperamos que este documento sea de utilidad para las entidades públicas, los empleados públicos y los ciudadanos, y que contribuya con la toma de decisiones en el manejo del talento humano al servicio del Estado. Finalmente, es un orgullo para la Función Pública poner a disposición de todo el público el Gestor Normativo a través de la página web1 donde se podrán consultar más de tres mil conceptos emitidos por la Dirección Jurídica de la Entidad en temas de su competencia. 1 Ver página web: http://www.funcionpublica.gov. co/eva/es/gestor- normativo. 5  2. DEFINICIONES ¿Qué son las situaciones administrativas? Son circunstancias en las que se pueden encontrar los empleados públicos frente a la Administración durante su relación laboral. ¿Cuáles son las situaciones administrativas? Los empleados vinculados regularmente a la administración pueden encontrarse en las siguientes situaciones administrativas: 1. En servicio activo - 2. En licencia O F I C I A L 3. En permiso 4. En comisión 5. En ejercicio de funciones de otro empleo por encargo 6. Suspendido o separado en el ejercicio de sus funciones D O C U M E N T O 7. En periodo de prueba en empleos de carrera 8. En vacaciones 9. En descaso compensado 10. Prestando servicio militar - ¿Cuál es el fundamento normativo de las situaciones administrativas? Las situaciones administrativas se encuentran fundamentadas en los Decretos ley 2400 y 3074 de 1968, Decreto 1045 de 1978, el Decreto 1083 de 2015 cuyo Título 5 de la Parte 2 del Libro 2 fue modificado por el Decreto 648 de 2017. Algunas situaciones tienen su origen en el Decreto ley 1228 de 1995 y las Leyes 1635 de 2013 y1822 de 2017. A continuación, presentaremos el marco legal, jurisprudencial y los principales conceptos emitidos por el Dirección Jurídica de la Función Pública en cada una de las situaciones administrativas consagradas en la normativa vigente. 6 3. SERVICIO ACTIVO Un empleado se encuentra en servicio activo cuando ejerce las funciones del empleo del cual ha tomado posesión. - P Ú B L I C A F U N C I Ó N - 7  4. LICENCIAS Esta situación administrativa permite que el empleado público se separe de sus funciones sin romper el vínculo con la entidad; por lo tanto, no podrá desempeñar otro cargo en entidades del Estado, ni celebrar contratos con el Estado, ni participar en actividades que impliquen intervención en política, ni ejercer la profesión de abogado, salvo las excepciones que contemple la ley. Las licencias se deben conferir por el nominador o su delegado, o las personas que determinen las normas internas de la entidad. Conforme a la legislación laboral vigente, aplicable a los empleados públicos, las licencias pueden ser: - O F I C I A L D O C U M E N T O 4.1 No remuneradas 4.1.1 Licencia ordinaria - Un empleado se encuentra en licencia ordinaria cuando transitoriamente se separa del ejercicio de su cargo y sin remuneración. Su duración es por sesenta (60) días hábiles al año, continuos o discontinuos, los cuales podrán prorrogarse hasta por treinta (30) días hábiles más siempre que exista justa causa justificada a juicio del nominador. Sin embargo, si la solicitud de licencia no obedece a razones de fuerza mayor o de caso fortuito, el nominador decidirá sobre la oportunidad de concederla, teniendo en cuenta las necesidades del servicio. 8 Toda solicitud de licencia ordinaria o de su prórroga, deberá elevarse por escrito al nominador, acompañada de los documentos que la justifiquen, cuando se requiera (Art. 2.2.5.5.5. del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017). Durante la licencia el empleado no pierde la calidad de servidor público. Durante las licencias ordinarias no podrá desempeñar otro cargo en entidades del Estado. A los empleados en licencia les está prohibida cualquier actividad que implique intervención en política (Parágrafo del Art. 2.2.5.5.3 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017). La licencia no puede ser revocada por el nominador que la concede, pero puede en todo caso - renunciarse por el beneficiario. P Ú B L I C A El tiempo de la licencia ordinaria y de su prórroga no es computable para ningún efecto como tiempo de servicio. F U N C I Ó N Durante ese tiempo la entidad deberá seguir pagando los aportes al Sistema de Seguridad Social, en la proporción que por ley le corresponde. Al vencerse cualquiera de las licencias o su prórroga el empleado debe - reincorporarse al ejercicio de sus funciones. Si no las reasume incurrirá en abandono del cargo. 9  4.1.1.1 Preguntas frecuentes Pregunta Respuesta De acuerdo con lo previsto en el artículo 2.2.5.5.5 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017, los términos de ¿Los términos de la licencia ordinaria se la licencia ordinaria se computan en días hábiles. La licencia se 1. entienden en días concederá al empleado hasta por sesenta (60) días hábiles al hábiles o se computan año, continuos o discontinuos, los cuales podrán prorrogarse como días calendario? hasta por treinta (30) días hábiles más siempre que exista justa causa justificada a juicio del nominador - O F I C I A L Dado que durante el término de la licencia ordinaria el empleado público no pierde su calidad de servidor público, no resulta procedente que durante dicho término desempeñe ¿Es viable otorgar otro cargo en entidades del Estado o suscriba contratos con D O C U M E N T O una licencia ordinaria para desempeñar un el Estado por estar expresamente prohibido. El empleado de 2. empleo en periodo de carrera que supere un concurso de méritos para ocupar otro prueba sin perder los empleo de carrera deberá solicitar a la administración que derechos de carrera? se declare la vacancia de su empleo titular mientras supera el periodo de prueba en el otro cargo, de conformidad con lo - dispuesto en el artículo 31, numeral 5 de la Ley 909 de 2004. Como quiera que la licencia ordinaria no comporta un retiro definitivo del servicio ni rompe la relación laboral, se mantiene ¿Se deben reconocer vigente la obligación del empleador de efectuar los aportes y pagar los aportes al Sistema General al Sistema General de Seguridad Social de acuerdo a los 3. de Seguridad Social porcentajes estipulados en la ley; el cual para el caso de la en Salud y Pensión al salud la norma ha fijado como aporte para el empleador el 8.5 empleado que está en % y para el trabajador el 4 % del ingreso laboral del afiliado. licencia ordinaria? Para el caso de la pensión le corresponde al empleador el 12 % y al trabajador el 4 %. 1 0 4.1.2 Licencia no remunerada para adelantar estudios Un empleado se encuentra en licencia no remunerada para adelantar estudios cuando transitoriamente se separa del ejercicio de su cargo por solicitud propia y sin remuneración, con el fin de cursar estudios de educación formal y para el trabajo y el desarrollo humano. Esta no podrá ser superior a doce (12) meses, prorrogable hasta por dos (2) veces. El nominador la otorgará siempre y cuando no se afecte el servicio y el empleado cumpla las siguientes condiciones: 1. Llevar por lo menos un (1) año de servicio continuo en la entidad. 2. Acreditar nivel sobresaliente en la calificación de servicios - correspondiente al último año de servicio. P Ú B L I C A 3. Acreditar la duración del programa académico, y 4. Adjuntar copia de la matrícula durante el tiempo que dure la licencia. (Art. 2.2.5.5.6 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017) F U N C I Ó N Las solicitudes de licencia no remunerada para adelantar estudios o su prórroga, deberán elevarse por escrito al nominador o su delegado, acompañada de los documentos establecidos para el efecto (Art. 2.2.5.5.6. del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017). - Durante la licencia no remunerada para adelantar estudios o su prórroga el empleado no pierde la calidad de servidor público y, por tanto, no podrá desempeñar otro cargo en entidades del Estado. A los empleados en licencia les está prohibida cualquier actividad que implique intervención en política (Parágrafo del Art. 2.2.5.5.3 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017). La licencia no puede ser revocada por el nominador que la concede, pero puede en todo caso renunciarse por el beneficiario (Parágrafo del Art. 2.2.5.5.6. del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017). 1 1  El tiempo de la licencia no remunerada para adelantar estudios y de su prórroga no es computable para ningún efecto como tiempo de servicio (Art. 2.2.5.5.7 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017). Durante ese tiempo la entidad deberá seguir pagando los aportes al Sistema de Seguridad Social, en la proporción que por ley le corresponde (Art. 2.2.5.5.7 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017). Al vencerse cualquiera de las licencias o su prórroga el empleado debe reincorporarse al ejercicio de sus funciones. Si no las reasume incurrirá en abandono del cargo (Art. 2.2.11.1.9 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017). 4.1.2.1 Preguntas frecuentes - O F I C I A L Pregunta Respuesta Como quiera que la licencia no remunerada para adelantar D O C U M E N T O ¿Se deben reconocer estudios no comporta un retiro definitivo del servicio ni rompen y pagar los aportes la relación laboral, se mantiene vigente la obligación del al Sistema General de Seguridad Social empleador de efectuar los aportes al sistema, de acuerdo a los 1. en Salud y Pensión al porcentajes estipulados en la ley; el cual para el caso de la salud empleado que está en la norma ha fijado como aporte para el empleador el 8.5 % y licencia no remunerada - para el trabajador el 4 % del ingreso laboral del afiliado. Para para adelantar estudios? el caso de la pensión le corresponde al empleador el 12 % y al trabajador el 4 %. ¿El otorgamiento de una licencia no remunerada El nominador otorgará la licencia no remunerada para adelantar para adelantar estudios a favor de un empleado estudios siempre y cuando no se afecte el servicio y el empleado 2. público es facultativo cumpla con las condiciones señaladas en el artículo 2.2.5.5.6 del de la entidad o es Decreto 1083 de 2015, modificado por el 648 de 2017. considerado un derecho a favor del empleado? 1 2 4.2 Remuneradas 4.2.1 Licencia de maternidad Es una situación administrativa en virtud de la cual se brinda a la madre un receso remunerado para que se recupere del parto y le dedique al recién llegado el cuidado y la atención requerida (Art. 2.2.5.5.10 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017). Las condiciones para el reconocimiento de la licencia de maternidad se encuentran establecidas en el artículo 236 del Código Sustantivo del Trabajo modificado por el artículo 1 de la Ley 1822 del 20172 que aumenta el disfrute de la licencia de maternidad a dieciocho (18) semanas remuneradas con el - salario que devengue al entrar a disfrutar del descanso, las cuales podrán P Ú B L I C A distribuirse de la siguiente manera: F U N C I Ó N La trabajadora podrá iniciar dos (2) semanas antes de la fecha de parto y disfrutar de dieciséis (16) semanas en el posparto. Obligatoriamente la trabajadora debe iniciar la licencia de maternidad por - lo menos una (1) semana antes de la fecha de parto, caso en el cual, tendrá diecisiete (17) semanas en el posparto. Si, el parto se da y aún no ha iniciado el descanso remunerado, se contabilizarán dieciocho (18) semanas a partir del nacimiento. En caso excepcional que la trabajadora no hubiere disfrutado de las dieciocho (18) semanas de la licencia de maternidad a que tiene derecho, habrá lugar al pago de las semanas que no disfrutó de la licencia. 2 Por medio de la cual se incentiva la adecuada atención y cuidado de la primera infancia, se modifican los artículos 236 y 239 del Código Sustantivo del Trabajo y se dictan otras disposiciones. 1 3  Cuando se trate del nacimiento de niños prematuros, la licencia de maternidad sumará a las dieciocho (18) semanas legales, la diferencia entre la fecha gestacional y el nacimiento a término; en este caso la trabajadora deberá anexar al certificado de nacido vivo una certificación expedida por el médico tratante en la cual se identifique la diferencia entre la edad gestacional y el nacimiento a término, a fin de determinar en cuántas semanas se debe ampliar la licencia de maternidad. Cuando se trate de madres con parto múltiple, la licencia se ampliará en dos (2) semanas adicionales a las dieciocho (18) semanas ya establecidas. Para tener derecho a la licencia de maternidad, la trabajadora debe presentar al empleador un certificado médico, en el cual conste: a) El - estado de embarazo de la trabajadora, b) La indicación del día probable del O F I C I A L parto, y c) La indicación del día desde el cual debe empezar la licencia. Las garantías establecidas para la madre biológica, se extenderán a la madre adoptante, o al padre que quede a cargo del recién nacido sin el D O C U M E N T O apoyo de la madre, sea por enfermedad o muerte, asimilando la fecha del parto a la de la entrega oficial del menor que se ha adoptado, o del que adquiere custodia justo después del nacimiento. De conformidad con el artículo 239 del Código Sustantivo de Trabajo, - modificado por el artículo 2 de la Ley 1822 de 2017, ninguna trabajadora podrá ser despedida por motivo de embarazo o lactancia sin la autorización previa del Ministerio del Trabajo que avale una justa causa. Se presume el despido efectuado por motivo de embarazo o lactancia, cuando este haya tenido lugar dentro del período de embarazo y/o dentro de los tres meses posteriores al parto. Cuando hubiere lugar a un despido sin previa autorización de las autoridades competentes, la trabajadora tendrá derecho al pago adicional de una indemnización igual a sesenta días (60) días de trabajo, fuera de las indemnizaciones y prestaciones a que hubiere lugar de acuerdo con su contrato de trabajo. 1 4  El trámite para el reconocimiento de la licencia de maternidad a cargo del Sistema General de Seguridad Social en Salud se debe adelantar directamente por el empleador ante la EPS de conformidad con el artículo 121 del Decreto Ley 019 de 2012). La licencia de maternidad no interrumpe el tiempo de servicio. La duración de la licencia por maternidad será el término fijado por la ley, sin que el mismo pueda ser aumentado o disminuido por la servidora o el empleador. 4.2.1.1 Preguntas frecuentes - P Ú B L I C A Pregunta Respuesta No resulta procedente que la empleada renuncie al disfrute de su ¿Es procedente que la licencia de maternidad para incorporarse al ejercicio de su cargo, por F U N C I Ó N empleada renuncie a cuanto es un beneficio mínimo laboral irrenunciable que no solo se unos días de su licencia 1. otorga en favor de la trabajadora, sino que tiene también como fin de maternidad para reintegrarse antes a su proteger al niño recién nacido y garantizarle el cuidado y amor por empleo? parte de la madre, lo cual tiene incidencia en su desarrollo armónico - e integral y en el ejercicio pleno de sus derechos. En este caso se calcula la diferencia entre la fecha gestacional y ¿Qué ocurre en caso de 2. el nacimiento a término y se suman a las dieciocho (18) semanas un parto prematuro? establecidas por la ley. En este caso se calcula la diferencia entre la fecha gestacional y el ¿Qué ocurre en caso de 3. nacimiento a término, se suman a las dieciocho (18) semanas y se un parto múltiple? amplía la licencia en dos (2) semanas más. En este evento el tiempo de la licencia de maternidad que la madre ¿Qué ocurre en caso de 4. no hubiere alcanzado a disfrutar, será disfrutado por el padre y debe la muerte de la madre? ser concedida por el empleador. 1 5  Pregunta Respuesta La trabajadora tiene derecho a un descanso remunerado entre dos ¿Qué ocurre en caso de 5. (2) a cuatro (4) semanas, según el artículo 237 del Código Sustantivo aborto o parto fallido? del Trabajo. La protección consiste en la presunción de que el despido es ilegal, cuando ha tenido lugar dentro del periodo del embarazo dentro de los tres (3) meses posteriores al parto y sin autorización. En este caso, ¿Cuál es la protección que se da a la mujer por habrá lugar al pago de una indemnización equivalente a sesenta días 6. motivo de embarazo o (60) de salario. lactancia? Por otra parte, tiene derecho al reconocimiento y pago de dieciocho (18) semanas como descanso remunerado. - O F I C I A L ¿Resulta procedente el Conforme al artículo 24 parágrafo 1° de la Ley 1551 de 2012, las reconocimiento y pago concejalas tienen derecho a percibir honorarios por las sesiones que de honorarios a una 7. se realicen durante su licencia de maternidad por expresa disposición concejala durante el disfrute de su licencia de legal, en razón a que el legislador contempló como justa causa su D O C U M E N T O maternidad? inasistencia a las sesiones del Concejo Municipal. Teniendo en cuenta la vacancia temporal de un empleo, corresponde a la Administración como primera medida verificar dentro de la planta ¿Cómo se provee un empleo durante el de personal la existencia de empleados con derechos de carrera que 8. - disfrute de la licencia de cumplan con los requisitos y el perfil para ser encargados en dichos maternidad de su titular? empleos; en caso negativo, la ley brinda la posibilidad de efectuar nombramientos provisionales o vincular personal supernumerario. La empleada que supera un concurso de méritos para proveer un cargo de carrera administrativa tiene derecho a disfrutar plenamente ¿Qué sucede con el de su licencia de maternidad; por consiguiente, y dado que son más periodo de prueba de de veinte (20) días de ausencia de la empleada, la Entidad debe 9. una trabajadora que se le concede una licencia de interrumpir el periodo de prueba y realizar una evaluación parcial al maternidad? mismo, en los términos del artículo 2.2.8.2.2 del Decreto 1083 de 2015; así mismo, una vez, la empleada se reintegre continuará con el tiempo que falta para culminar el periodo de prueba. 1 6 4.2.2 Licencia de paternidad Es una situación administrativa que le permite al padre compartir con su recién nacido (a), con el objetivo primordial de privilegiar los derechos del menor, es decir, que lo perseguido por el legislador es garantizar la efectividad de los derechos que son inherentes a la misma circunstancia del nacimiento (Art. 2.2.5.5.10 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017). La licencia de paternidad está regulada en el artículo 1° parágrafo 2° de la Ley 1822 del 2017, que establece lo siguiente: El esposo o compañero permanente tendrá derecho a ocho (8) días hábiles de licencia remunerada de paternidad. - P Ú B L I C A La licencia remunerada de paternidad opera por los hijos nacidos del cónyuge o de la compañera. La licencia remunerada de paternidad será a cargo de la EPS para lo cual, F U N C I Ó N se requerirá que el padre haya estado cotizando efectivamente durante las semanas previas al reconocimiento de la licencia remunerada de paternidad. El único soporte válido para el otorgamiento de la licencia remunerada de - paternidad es el Registro Civil de Nacimiento, el cual deberá presentarse a la EPS a más tardar dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de nacimiento del menor. El trámite para el reconocimiento de la licencia de paternidad a cargo del Sistema General de Seguridad Social en Salud se debe adelantar directamente por el empleador ante la EPS (Art. 121 del Decreto Ley 019 de 2012). La licencia de paternidad no interrumpe el tiempo de servicio. La duración de la licencia por paternidad será por término el fijado por la ley, sin que el mismo pueda ser aumentado o disminuido por el servidor o el empleador. 1 7  4.2.2.1 Preguntas frecuentes Pregunta Respuesta ¿Cuál autoridad es la La licencia de paternidad estará a cargo de la E.P.S a la cual se competente para realizar encuentre afiliado, para lo cual deberá presentar a la misma el 1. el reconocimiento y registro civil de nacimiento a más tardar dentro de los treinta (30) pago de la licencia de días siguientes a la fecha del nacimiento del (la) menor para el paternidad? trámite respectivo. El disfrute de la licencia remunerada de paternidad debe ser en la ¿Es procedente la época inmediatamente posterior al nacimiento del hijo, por cuanto indemnización de la su sentido es procurar la compañía del padre en los primeros 2. licencia de paternidad momentos de vida del menor. Sin embargo, la norma no consagra cuando la misma no fue la posibilidad de indemnizar los días correspondientes a la licencia disfrutada? de paternidad cuando la misma no hubiere podido ser disfrutada. Cuando se disfruta de la licencia de paternidad el empleado se - O F I C I A L ¿Es procedente el separa transitoriamente en el ejercicio de su cargo, tiempo en el reconocer la prima cual no se ejercen las funciones propias del empleo. Como quiera por coordinación de un que el porcentaje por coordinación no es inherente al cargo o 3. grupo interno de trabajo al empleado, sino que es un beneficio salarial establecido para mientras el empleado quienes ejerzan funciones de coordinación y supervisión de grupos D O C U M E N T O disfruta de la licencia internos de trabajo se considera que durante el disfrute de la de paternidad? licencia de paternidad el empleado designado coordinador de un grupo, no tendrá derecho a percibir dicho beneficio. El empleado que supera un concurso de méritos para proveer un cargo de carrera administrativa tiene derecho a disfrutar - ¿Es viable disfrutar de plenamente de su licencia de paternidad; caso en el cual, como la licencia de paternidad 4. es un término inferior a veinte (20) días, el periodo de prueba no durante el periodo de se debe interrumpir, ni tampoco realizar evaluaciones parciales, prueba? conforme a las disposiciones previstas en el artículo 2.2.8.2.2 del Decreto 1083 de 2015. De acuerdo con lo señalado en el Decreto Ley 1045 de 1978, la licencia de paternidad constituye causal para proceder a ¿Es procedente interrumpir las vacaciones, permitiendo el goce de este beneficio interrumpir las al padre y al recién nacido. Cabe agregar, que la interrupción 5. vacaciones teniendo de vacaciones procede cuando ya se hubiere iniciado el goce de como causal la licencia las vacaciones, la cual debe ser decretada mediante resolución por paternidad? motivada, dando al beneficiario el derecho a reanudarlas por el tiempo que falte para completar su disfrute y desde la fecha que oportunamente se señale para tal fin. 1 8 4.2.3 Licencia por enfermedad Es la licencia que se autoriza cuando el servidor se encuentra en incapacidad mediante acto administrativo motivado, de oficio o a solitud de parte, previa certificación expedida por autoridad competente (Art. 2.2.5.5.11 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017). Se entiende por incapacidad, el estado de inhabilidad física o mental de un trabajador, que le impide desempeñar en forma temporal o permanente su profesión u oficio habitual. Una vez conferida la incapacidad, el empleado está en la obligación de informar a la entidad allegando copia de la respectiva certificación expedida por la autoridad competente. - P Ú B L I C A Cuando la licencia por enfermedad general sea igual o inferior a dos (2) días se remunerará con el 100 % del salario que perciba el servidor. A partir del tercer día la licencia por enfermedad genera vacancia temporal en el empleo y se remunerará de conformidad con las normas de Seguridad F U N C I Ó N Social en Salud. El parágrafo 1° del artículo 3.2.1.10 del Decreto 780 de 2016 establece - que los dos (2) primeros días de incapacidad originada por enfermedad general serán a cargo de los respectivos empleadores, y de las Entidades Promotoras de Salud a partir del tercer (3) día y hasta el día noventa (90) se reconocerán las dos terceras partes del sueldo y, la mitad del mismo por los noventa (90) días siguientes, es decir hasta el día ciento ochenta (180). Cuando se trate de incapacidades originadas por enfermedad laboral, la Administradora de Riesgos Laborales - ARL asumirá el 100 % de la incapacidad contado a partir del día siguiente de ocurrido el accidente de trabajo o la enfermedad diagnosticada como laboral y hasta el día ciento ochenta (180) (Literal a. del artículo 18 del Decreto Ley 3135 de 1968). La licencia por enfermedad no interrumpe el tiempo de servicio. 1 9  Cuando la incapacidad exceda de ciento ochenta (180) días, el empleado será retirado del servicio, y tendrá derecho a las prestaciones económicas y asistenciales a las que hubiere lugar. El trámite para el reconocimiento de la licencia por enfermedad a cargo del Sistema General de Seguridad Social en Salud se debe adelantar directamente por el empleador ante la EPS (Art. 121 del Decreto Ley 019 de 2012). La duración de la licencia por enfermedad será por término que se determine en el certificado médico de incapacidad, sin que el mismo pueda ser aumentado o disminuido por el servidor o el empleador. 4.2.3.1 Preguntas frecuentes - O F I C I A L Pregunta Respuesta La dotación, el subsidio de alimentación y el auxilio de transporte tienen como finalidad D O C U M E N T O ser utilizados por el empleado en el ejercicio ¿Es procedente reconocer de sus funciones; por lo tanto, y como durante la dotación, el subsidio de la licencia por enfermedad se presenta una 1. alimentación y el auxilio de transporte durante la licencia interrupción en el servicio, no habrá lugar - por enfermedad? al reconocimiento de dichos emolumentos por cuanto durante el término que dure la incapacidad el empleado no presta sus servicios. La licencia por enfermedad se otorga al empleado en virtud de una incapacidad médica expedida por la EPS a la cual se ¿Es viable interrumpir una licencia por enfermedad en encuentre afiliado; razón por la cual, no es 2. virtud del otorgamiento de procedente que la entidad la interrumpa una licencia por luto? como consecuencia de una licencia por luto, por cuanto dicha competencia se encuentra atribuida al respectivo Sistema de Salud. 2 0  Pregunta Respuesta El tiempo que el empleado se encuentra en incapacidad y que no exceda de ciento ochenta días (180), deberá ser tenido en cuenta para ¿Se debe reconocer la bonificación por servicios efectos de la liquidación de la bonificación por 3. prestados luego de los ciento servicios prestados; por otra parte, el tiempo ochenta días (180) días de que sobrepase de ciento ochenta días (180) incapacidad? no podrá ser tenido en cuenta como tiempo de servicios para efectos del reconocimiento de ningún elemento salarial. ¿Se deben reconocer La incapacidad que exceda de ciento ochenta las vacaciones, prima de días (180) días interrumpe el tiempo de servicios - vacaciones y bonificación 4. para efectos del reconocimiento de vacaciones, P Ú B L I C A especial por recreación luego de los ciento ochenta días prima de vacaciones y bonificación especial de (180) días de incapacidad? recreación. F U N C I Ó N Tendrá derecho a percibir las cesantías mientras ¿Se deben reconocer las el empleado se encuentre en incapacidad y - cesantías luego de los ciento 5. una vez superado el término de los de ciento ochenta días (180) días de incapacidad? ochenta días (180) días y hasta tanto se defina su situación laboral. 2 1  4.2.4 Licencia por luto La licencia por luto es una situación administrativa regulada por la Ley 1635 de 2013 en la que se busca que el servidor público cuente con un tiempo prudencial que le permita volver a retomar sus actividades laborales, entendiendo el duelo como la pena, el sufrimiento y el desamparo emocional causado por la muerte o la pérdida de un ser querido. La licencia por luto es remunerada y se concede a los servidores públicos por cinco (5) días hábiles en caso del fallecimiento de su cónyuge, compañero (a) permanente o de un familiar hasta el segundo grado de consanguinidad (hijos, padres, hermanos, abuelos y nietos), primero de afinidad (suegros) y segundo civil (padre adoptante, hijo adoptivo, hermano adoptivo). - La justificación de la ausencia del empleado deberá presentarse al Jefe de O F I C I A L Personal o quien haga sus veces dentro de los treinta (30) días siguientes a la ocurrencia del hecho, adjuntando copia del certificado de defunción expedido por la autoridad competente, además de los siguientes documentos: D O C U M E N T O En caso de relación de parentesco por consanguinidad: copia del Certificado de Registro Civil en donde se constate la relación vinculante entre el empleado y la persona fallecida. - En caso de relación cónyuge: copia del certificado de matrimonio civil o religioso. En caso de compañera o compañero permanente: declaración que haga el servidor público ante la autoridad, la cual se entenderá hecha bajo la gravedad del juramento, donde se manifieste la convivencia que tenían el empleado con la persona fallecida, según la normatividad vigente. En caso de parentesco por afinidad: copia del certificado de matrimonio civil o religioso (cónyuges), o por declaración que haga el servidor público ante la autoridad, la cual se entenderá hecha bajo la gravedad del juramento (compañeros(as) permanentes) y copia del Registro 2 2  Civil en la que conste la relación del cónyuge, compañero o compañera permanente con la persona fallecida. En caso de parentesco civil: copia del Registro Civil donde conste el parentesco del empleado con la persona adoptada fallecida. La licencia por luto no interrumpe el tiempo de servicio. Esta licencia interrumpe las vacaciones, la licencia ordinaria y la licencia no remunerada para adelantar estudios, si el empleado se encuentra en estas situaciones administrativas. Una vez cumplida la misma, se reanudarán las diferentes situaciones administrativas en la que se encontraba el servidor. (Art. 2.2.5.5.16 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017) - P Ú B L I C A 4.2.4.1 Preguntas frecuentes F U N C I Ó N Pregunta Respuesta Conforme lo establece el artículo 47 del - Código Civil hay afinidad legítima con los hijos ¿La licencia por luto aplica en el caso de habidos por la pareja en anterior matrimonio; 1. muerte del hijastro de por lo tanto, el hijastro está en primer grado de un servidor público? afinidad razón por la cual, resulta procedente conceder la licencia por luto. Conforme el artículo 123 de la Constitución ¿Los contratistas de prestación de servicios Política los contratistas no tienen la calidad de 3. tienen derecho a la servidores públicos, razón por la cual la Entidad licencia por luto? no puede otorgarles licencia por luto. 2 3  4.2.5 Licencia para actividades deportivas La licencia para actividades deportivas se concederá a los servidores públicos que sean seleccionados para representar al país en competiciones o eventos deportivos internacionales en calidad de deportistas, dirigentes, personal técnico y auxiliar, científico y de juzgamiento. Se encuentra regulada en el artículo 29 del Decreto Ley 1228 de 1995, el Decreto 515 de 1986 y el Artículo 2.2.5.5.8 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017. La solicitud deberá efectuarse a través del Departamento Administrativo del Deporte, la Recreación, la Actividad Física y el Aprovechamiento del Tiempo Libre "Coldeportes", en la que se hará expresa manifestación sobre el hecho de la escogencia y con la indicación del tiempo requerido - para asistir al evento. O F I C I A L Estas licencias se concederán por el tiempo solicitado por “Coldeportes”, Liga o Federación Deportiva correspondiente; no obstante, si por motivo D O C U M E N T O de los resultados de la competición, la delegación termina su actuación antes del total de tiempo previsto, el término de la licencia será reducido proporcionalmente. La licencia para actividades deportivas no interrumpe el tiempo de servicio - (Art. 2.2.5.5.9 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017) y genera exención de tasas e impuestos de salida del país. 2 4 5. PERMISOS 5.1 Permiso remunerado El permiso es una situación administrativa en la cual se puede encontrar el empleado público, que se encuentra regulada en el artículo 2.2.5.5.17 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017. En virtud de esta situación administrativa, el empleado puede solicitar por escrito permiso remunerado hasta por tres (3) días hábiles cuando medie justa causa. Corresponde al nominador o a su delegado la facultad de autorizar o negar los permisos. - Cuando la causa del permiso sea una calamidad doméstica el empleado P Ú B L I C A deberá informar inmediatamente la situación y, una vez se reincorpore al ejercicio de sus funciones, justificar ante el nominador o su delegado el motivo que la originó con los soportes necesarios para demostrarla, quien determinará si existió mérito suficiente para la ausencia laboral. F U N C I Ó N De no existir mérito suficiente se procederá a descontar los salarios por el día o días no laborados. - Cuando un ministro o un director de departamento administrativo deba salir del país en fines de semana o días festivos y no medie una situación administrativa, deberá solicitar previamente el respectivo permiso remunerado y se procederá al nombramiento de un ministro o director encargado. La Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único, consagra como derechos de todo servidor público en el artículo 33: “6. Obtener permisos y licencias en los casos previstos en la Ley”. El doctor Diego Younes Moreno en su libro de Derecho Administrativo laboral, novena edición, señala sobre el permiso lo siguiente: 2 5  1. Es también otra situación administrativa que persigue la desvinculación transitoria, muy transitoria, por cierto, de la prestación de las funciones por parte del empleado, sin que ello le ocasione desmedro de su salario, como si ocurre con la licencia. Por medio de esta situación administrativa se busca que los servidores públicos puedan atender apremiantes circunstancias de orden personal o familiar. 2- (…) es necesario que exista “justa causa” para que se pueda conceder el permiso. La expresión “justa causa” puede comprender diversas situaciones que el empleado solicitante expone al funcionario competente, para que éste las valore y conceda el permiso cuando consideré que se configura la “justa causa” Anotamos que el concepto de “justa causa” no puede reducirse, como comúnmente se piensa, a las calamidades domésticas. - 3.- Ficción jurídica. En la situación administrativa del permiso se da una O F I C I A L ficción jurídica, puesto que, no obstante que el empleado no trabaja durante el mismo, para todos los efectos legales y considera que el empleado ha prestado sus servicios. Esto quiere decir que el tiempo del permiso es D O C U M E N T O remunerado y por lo tanto si el beneficiario trabaja, por ejemplo, en jornada nocturna, no perderá el recargo correspondiente, o si lo hace por el sistema de turnos y el permiso comprende un día festivo o un domingo, no perderá la remuneración especial fijada por el Decreto 1042 de 1978 para tales casos.” - Con base en lo anterior, cuando la ley señala dentro de los derechos de los servidores públicos el de obtener permisos hasta por tres días, se refiere a los casos exista justa causa, de tal manera que la entidad deberá evaluarla y determinar si concede el permiso. La justa causa, en los términos de la Ley y la doctrina no se circunscribe a las calamidades domésticas, sino a toda circunstancia que amerite la ausencia del empleado al sitio de trabajo e implica la no prestación del servicio. 2 6 5.1.1 Preguntas frecuentes Pregunta Respuesta El permiso debe ser concedido por el nominador o su delegado, ¿Cuál es el procedimiento quien evaluará si es viable autorizarlo o negarlo. No obstante, para solicitar un permiso 1. se aclara que la norma no señala qué eventos constituyen una para asistir a una cita médica? justa causa, dejando en cabeza del nominador o su delegado la competencia para analizar y decidir en cada caso lo pertinente. En cuanto a la duración del permiso, es máximo por tres (3) días, sin que se encuentre establecido el número de veces que se puede otorgar el permiso al año o al mes; es decir, es viable ¿Cuántas veces al año se 2. que el nominador o su delegado otorgue el permiso por el tiempo puede solicitar permiso? que sea necesario, siempre que concurran las dos condiciones - P Ú B L I C A señaladas en la norma: que haya justa causa y que el nominador o su delegado lo autorice. F U N C I Ó N 5.2 Permiso sindical - Las organizaciones sindicales de servidores públicos son titulares de la garantía del permiso sindical, del cual podrán gozar los integrantes de los comités ejecutivos, directivas y subdirectivas de confederaciones y federaciones, juntas directivas, subdirectivas y comités seccionales de los sindicatos, comisiones legales o estatutarias de reclamos, y los delegados para las asambleas sindicales y la negociación colectiva (Decreto 1072 de 2015, Único Reglamentario del Sector Trabajo, Art. 2.2.2.5.1 y siguientes). El nominador o el funcionario que este delegue para el efecto, reconocerá mediante acto administrativo los permisos sindicales, de las organizaciones sindicales de primero, segundo o tercer grado, previa solicitud de las organizaciones sindicales precisando: 2 7  Permisos necesarios para el cumplimiento de su gestión Nombre de los representantes Finalidad Duración periódica y Distribución Durante el período de permiso sindical, el empleado público mantendrá los derechos salariales y prestacionales, así como los derivados de la carrera en cuyo registro se encuentre inscrito (Art. 2.2.5.5.18 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017). - O F I C I A L D O C U M E N T O 5.3 Permiso de lactancia La mujer en lactancia, una vez reincorporada a sus labores normales, tiene - derecho a que se le conceda un permiso especial durante el día para poder amamantar su hijo: dos descansos de treinta (30) minutos cada uno, durante los primeros (6) meses de edad. (Art. 238 CST). 2 8  5.4 Permiso académico compensado Al empleado público se le podrá otorgar permiso académico compensado de hasta dos (2) horas diarias o hasta cuarenta (40) horas mensuales, por dos (2) años, prorrogables por un (1) año, para adelantar programas académicos de educación superior en la modalidad de posgrado en instituciones legalmente reconocidas. El otorgamiento del permiso estará sujeto a las necesidades del servicio, a juicio del jefe del organismo. En el acto que se confiere el permiso se deberá consagrar la forma de compensación del tiempo que se utilice para adelantar los estudios, para lo cual se le podrá variar la jornada laboral del servidor dentro de los límites señalados en la ley (Art. 2.2.5.5.19 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017). - P Ú B L I C A 5.4.1 Preguntas frecuentes Pregunta Respuesta F U N C I Ó N ¿Se considera como Es potestativo de la administración a todo empleado público, un deber de la independientemente de su tipo de vinculación, otorgar permiso Administración y un académico compensado de hasta dos (2) horas diarias o hasta derecho a favor de los cuarenta (40) horas mensuales, por dos (2) años, prorrogables por - 1. empleados públicos el obtener permiso para un (1) año, para adelantar programas académicos de educación adelantar estudios superior en la modalidad de posgrado en instituciones legalmente dentro de la jornada reconocidas. El otorgamiento del permiso compensado está sujeto laboral? a las necesidades del servicio, a juicio del jefe del organismo. 5.5 Permiso para ejercer la docencia universitaria Al empleado público se le podrá otorgar permiso remunerado para ejercer la docencia universitaria en hora cátedra hasta por cinco (5) horas semanales. El otorgamiento del permiso estará sujeto a las necesidades del servicio a juicio del jefe del organismo (Art. 2.2.5.5.20 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017). 2 9  6. COMISIÓN El empleado se encuentra en comisión cuando cumple misiones, adelanta estudios, atiende determinadas actividades especiales en sede diferente a la habitual o desempeña otro empleo, previa autorización del jefe del organismo. La comisión puede otorgarse al interior del país o al exterior (Art. 2.2.5.5.20 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017). Las comisiones pueden ser de las siguientes clases: 1. De servicios 2. Para adelantar estudios 3. Para desempeñar un cargo de libre nombramiento y remoción o de periodo, cuando el nombramiento recaiga en un empleado con derechos - O F I C I A L de carrera administrativa. 4. Para atender invitaciones de gobiernos extranjeros o de organismos internacionales (Art. 2.2.5.5.21 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017). D O C U M E N T O Cuando el empleado comisionado sea un ministro o director de Departamento Administrativo, la comisión se conferirá mediante decreto ejecutivo. Las comisiones se deben conferir por el nominador respectivo o su delegado (Art. 2.2.5.5.23 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017). - El acto administrativo que confiere la comisión señalará: 1. El objetivo de la misma. 2. Si procede el reconocimiento de viáticos, cuando haya lugar al pago de los mismos. 3. La duración 4. El organismo o entidad que sufragará los viáticos o gastos de transporte, cuando a ello haya lugar. 5. Número del certificado de disponibilidad presupuestal o fuente del gasto. Este último requisito no se exigirá cuando la comisión no demande erogaciones del Tesoro (Art. 2.2.5.5.24 del Decreto1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017). 3 0 6.1 Comisión de servicios La comisión de servicios se puede conferir al interior o al exterior del país, no constituye forma de provisión de empleos, Esta comisión es conferida para: a) Ejercer funciones del empleo en un lugar diferente a la sede del cargo. b) Cumplir misiones especiales conferidas por los superiores. c) Asistir a reuniones, conferencias o seminarios y para realizar visitas de observación que interesen a la administración y que se relacionen con el - ramo en que presten sus servicios el empleado. P Ú B L I C A Esta comisión hace parte de los deberes de todo empleado, por tanto, no puede rehusarse a su cumplimiento. F U N C I Ó N Las comisiones al exterior, se conferirán por el término estrictamente necesario para el cumplimiento de su objeto, más un (1) día de ida y otro de regreso, salvo en los casos en que quien autoriza la comisión, considere - que éstos no son suficientes para el desplazamiento al sitio donde deba cumplirse y su regreso al país, en cuyo caso podrá autorizar el término mínimo que considere necesario. La comisión de servicios al interior se otorgará hasta por el término de treinta (30) días hábiles, prorrogable por razones del servicio y por una sola vez hasta por treinta (30) días hábiles más. No estará sujeta al término antes señalado la comisión de servicio que se otorgue para cumplir funciones de inspección o vigilancia y las que por su naturaleza exijan necesariamente una duración mayor, a juicio del nominador. 3 1  Las comisiones de servicio de carácter permanente quedan prohibidas (Art. 2.2.5.5.26 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017). El objeto de la comisión debe guardar conexidad con la temática propia de la Administración Pública y, por lo tanto, no son procedentes las comisiones que tengan como objetivo asuntos ajenos a ella. El empleado en comisión de servicios en una sede diferente a la habitual tendrá derecho al reconocimiento de la remuneración mensual que corresponde al cargo que desempeña y al pago de viáticos y, además, a gastos de transporte, cuando estos últimos se causen fuera del perímetro urbano. El valor de los viáticos se establecerá de conformidad con los lineamientos y topes señalados en el decreto - anual expedido por el Gobierno Nacional. O F I C I A L Cuando la totalidad de los gastos que genere la comisión de servicios sean asumidos por otro organismo o entidad no habrá lugar al pago D O C U M E N T O de viáticos y gastos de transporte. Tampoco habrá lugar a su pago cuando la comisión de servicios se confiera dentro de la misma ciudad. Si los gastos que genera la comisión son asumidos de forma parcial por otro organismo o entidad, únicamente se reconocerá la diferencia - (Art. 2.2.5.5.27 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017). A los comisionados al exterior se les podrá suministrar pasajes, aéreos, marítimos o terrestres solo en clase económica. El Presidente de la República, el Vicepresidente de la República, los Ministros del Despacho, el Presidente del Senado de la República, el Presidente de la Cámara de Representantes, el Contralor General de la República, el Procurador General de la Nación, el Fiscal General de la Nación, los Presidentes de las Altas Cortes, el Registrador Nacional del Estado Civil, el Defensor del Pueblo, podrán viajar en primera clase. 3 2 Los Viceministros del Despacho, los Directores y Subdirectores de los Departamentos Administrativos, los miembros del Congreso, los Embajadores, los Magistrados de las Altas Cortes, los Superintendentes, los Ministros Consejeros, los Secretarios y los Consejeros Presidenciales, el Presidente de Ecopetrol S.A., el Alto Comisionado para la Paz, el Director General de la Agencia Colombiana para la Reintegración de Personas y Grupos Alzados en Armas podrán viajar en clase ejecutiva. Los Embajadores y Embajadores en Misiones Especiales podrán viajar en primera clase, previa autorización del Ministro de Relaciones Exteriores (Art. 2.2.5.5.28 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017). - P Ú B L I C A Los servidores públicos, con excepción de los ministros y directos de Departamento Administrativo, deberán presentar ante su superior inmediato y dentro de los tres (3) días siguientes a la finalización de la comisión que le haya sido conferida, un informe ejecutivo sobre las F U N C I Ó N actividades desplegadas en desarrollo de la misma. Así mismo, todas las entidades de la Rama Ejecutiva de orden nacional, deberán remitir bimestralmente al director del Departamento Administrativo - de la Presidencia de la República, la relación de las comisiones otorgadas y el valor pagado por ellas con cargo al Tesoro Público (Art. 2.2.5.5.29 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017). No se podrán expedir decretos o resoluciones para autorizar comisiones sin el cumplimiento total de los requisitos legales establecidos y su hará incurrir al empleado en falta disciplinaria. No podrán conferirse comisiones al interior ni al exterior cuyos gastos sean sufragados por particulares que tengan interés directo o indirecto en la gestión (Art. 2.2.5.5.30 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017). 3 3  6.1.1 Preguntas frecuentes Pregunta Respuesta El artículo 112 de La Ley 136 de 1994 “Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios” establece que el alcalde para salir del país deberá ¿Es viable que le sea contar con la autorización del Concejo Municipal y presentarle 1. conferida comisión de un informe previo sobre la comisión que se proponga cumplir en servicios al alcalde? el exterior. Corresponde al concejo municipal definir el monto de los viáticos que se le asignarán al alcalde para comisiones dentro del país y para las comisiones al exterior corresponde al Gobierno nacional definir el monto de los viáticos. - ¿Qué entidad es la O F I C I A L competente para La entidad responsable de reconocer y pagar los elementos reconocer los salarios y salariales y prestacionales a un empleado que es comisionado las prestaciones sociales para prestar sus servicios en otra entidad pública en virtud de un cuando se confiere D O C U M E N T O 4. convenio interadministrativo es la entidad empleadora inicial y comisión de servicios en otro organismo de la no aquella en la cual se está prestando los servicios. Para todos administración pública los efectos la entidad empleadora inicial es la responsable de en virtud de un convenio resolver las situaciones administrativas del empleado. interadministrativo? - 3 4  Comisión para adelantar estudios 6.2 al interior o al exterior del país La comisión de estudios se puede conferir al interior o al exterior del país, para que el empleado reciba formación, capacitación o perfeccionamiento en el ejercicio de las funciones propias del empleo del cual es titular, o en relación con los servicios o competencias a cargo del organismo o entidad donde se encuentre vinculado el empleado. Para el otorgamiento de la comisión de estudios, el empleado deberá cumplir los siguientes requisitos: 1. Estar vinculado en un empleo de libre nombramiento o remoción o acreditar derechos de carrera administrativa. 2. Acreditar por lo menos un (1) año continuo de servicio en la respectiva - entidad. P Ú B L I C A 3. Acreditar nivel sobresaliente en la calificación de servicios correspondiente al último año de servicio. F U N C I Ó N En efecto el artículo 38 de la Ley 909 de 2004 dispone que la evaluación del desempeño deberá tenerse en cuenta, entre otros aspectos, para conceder becas o comisiones de estudio. - Durante la comisión de estudios el empleado tendrá derecho a: 1. Percibir el salario y las prestaciones sociales que se causen durante la comisión. 2. A los pasajes aéreos, marítimos o terrestres. 3. A que el tiempo de la comisión se le cuente como servicio activo. 4. A los demás beneficios que se pacten en el convenio suscrito entre el empleado público y la entidad que otorga la comisión. 5. A ser reincorporado al servicio una vez terminada la comisión de estudios. La comisión de estudios al interior del país que se confiera dentro de la misma ciudad no dará lugar al pago de transporte. La comisión de estudios en ningún caso dará lugar al pago de viáticos. 3 5  Esta comisión no incluirá el pago de inscripción, matrícula y derechos de grado, salvo en casos excepcionales que determine el jefe del organismo, de acuerdo con las necesidades del servicio (Art. 2.2.5.5.32 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017). Las comisiones de estudios al interior del país, podrán concederse en dedicación de tiempo completo o por medio tiempo. El empleado público al que se le confiera comisión de estudios al interior o al exterior deberá suscribir convenio mediante el cual se comprometa a: 1. Prestar sus servicios a la entidad que otorga la comisión o a cualquier otra entidad del Estado, por el doble del tiempo de duración de la comisión. - O F I C I A L 2. Suscribir póliza de garantía de cumplimiento que ampare la obligación anterior, por el término señalado y un (1) mes más, y por el ciento por ciento (100 %) del valor total de los gastos en que haya incurrido la entidad con ocasión de la comisión de estudios y los salarios y prestaciones sociales D O C U M E N T O que el servidor pueda devengar durante el tiempo que dure la comisión, cuando es de tiempo completo. 3. Suscribir póliza de garantía de cumplimiento que ampare la obligación anterior, por el término señalado en el aparte anterior y un (1) mes más, y por el cincuenta (50 %) del valor total de los gastos en que haya incurrido la - entidad con ocasión de la comisión de estudios y los salarios y prestaciones sociales que el servidor pueda devengar durante la comisión, cuando esta es de medio tiempo. 4. Reintegrarse al servicio una vez termine la comisión (Art. 2.2.5.5.33 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017). La duración de la comisión de estudios al interior o al exterior no podrá ser mayor de doce (12) meses, prorrogable por un término igual hasta por dos (2) veces, siempre que se trate de obtener título académico y previa comprobación del buen rendimiento del comisionado, acreditado con los certificados del respectivo centro académico. 3 6 Si se trata de obtener título académico de especialización científica o médica, la prórroga a que se refiere el presente artículo podrá otorgarse hasta por tres (3) veces, bajo las mismas condiciones contempladas en el inciso anterior. Al vencimiento de la comisión el empleado deberá reintegrarse al servicio, de no hacerlo deberá devolver a la cuenta del Tesoro Nacional el valor total de las sumas giradas por la entidad otorgante, junto con sus respectivos intereses liquidados a la tasa de interés bancario, sin perjuicio de las demás acciones previstas, cuando se hubiere otorgado beca a través del ICETEX. De no hacerlo la entidad deberá hacer efectiva la póliza de cumplimiento. Si el empleado comisionado se retira del servicio antes de dar cumplimiento a la totalidad del tiempo estipulado en el convenio, deberá reintegrar a la cuenta del Tesoro Nacional la parte de las sumas pagadas por la entidad, correspondiente - al tiempo de servicio que le falte por prestar, incluidos los intereses a que haya P Ú B L I C A lugar. De no hacerlo la entidad deberá hacer efectiva la póliza de cumplimiento. La suscripción del convenio no implica fuero de inamovilidad del servicio, ni desconocimiento de los deberes y obligaciones que le asisten al servidor frente a la F U N C I Ó N entidad (Art. 2.2.5.5.35 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017). La comisión de estudios podrá ser terminada en cualquier momento cuando, por cualquier medio, aparezca demostrado que el rendimiento en el estudio, - la asistencia o la disciplina no son satisfactorios, o se han incumplido las obligaciones pactadas. En este caso, el empleado deberá reintegrarse a sus funciones en el plazo que le sea señalado y prestar sus servicios por el doble del tiempo de duración de la comisión, so pena de hacerse efectiva la garantía, lo anterior sin perjuicio de las sanciones disciplinarias a que haya lugar (Art. 2.2.5.5.36 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017). El empleo vacante temporalmente porque su titular se encuentra en comisión de estudios podrá proveerse mediante encargo o, de no ser posible, por nombramiento provisional, cuando se trate de empleos de carrera, siempre y cuando existan sobrantes no utilizados en el monto global para pago de sueldos en la ley de apropiaciones iniciales del respectivo organismo (Art. 2.2.5.5.37 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017). 3 7  Al vencimiento de la comisión y en el término que señale el convenio, el comisionado deberá presentar los respectivos soportes y certificaciones que acrediten los estudios adelantados (Art. 2.2.5.5.38 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017). Las comisiones se deben conferir por el nominador respectivo o su delegado, salvo las comisiones de estudios al exterior de los empleados públicos de las entidades del sector central y de las Entidades Descentralizadas, que reciban o no aportes del Presupuesto Nacional, las cuales serán conferidas mediante resolución motivada suscrita por el ministro o director del Departamento Administrativo del sector correspondiente. Las comisiones de estudio o de servicio al exterior que se otorguen a servidores públicos pertenecientes a Entidades Descentralizadas que no - reciban aportes del Presupuesto Nacional o a Instituciones Financieras O F I C I A L Nacionalizadas, deberán ser autorizadas previamente por la Junta o Consejo Directivo o Superior, con el voto favorable de su presidente. Toda comisión de estudios o de servicios fuera del país, que se vaya a D O C U M E N T O conferir a empleados de la Rama Ejecutiva del orden nacional, con o sin cargo al erario público, requerirá de la previa autorización del director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. Las comisiones de estudio y de servicio al exterior de los superintendentes, - gerentes, directores, presidentes o rectores de entidades centralizadas y descentralizadas de la Rama Ejecutiva del orden nacional, cuyo nombramiento sea de competencia del presidente de la República, serán conferidas por el ministro o director de departamento administrativo cabeza de sector (Art. 2.2.5.5.23 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017). 6.2.1 Preguntas frecuentes Pregunta Respuesta No es procedente el otorgamiento de una comisión de ¿Es viable otorgar comisión de estudios al estudios a un empleado de período, toda vez que esta clase 1. exterior a un empleado de de comisiones se pueden conferir a los empleados de libre período? nombramiento y remoción y a los de carrera administrativa. 3 8  Comisión para desempeñar empleos de libre 6.3 nombramiento y remoción o de periodo La comisión para desempeñar un empleo de libre nombramiento y remoción o de periodo es una situación administrativa que concede la entidad cuando un empleado que ostenta derechos de carrera es nombrado en un cargo de libre nombramiento y remoción o de periodo en la misma entidad o en otra, con el único fin de preservarle los derechos inherentes a la carrera administrativa. La respectiva comisión para el ejercicio del empleo, la otorga el jefe de la entidad a la cual esté vinculado el empleado mediante acto administrativo motivado. De acuerdo con lo previsto en el artículo 26 de la Ley 909 de 2004 esta comisión se otorga hasta por el término de tres (3) años, en periodos continuos - o discontinuos, pudiendo ser prorrogado por un término igual. P Ú B L I C A Es decir, esta comisión o la suma de ellas no podrá ser superior a seis (6) años, so pena de ser desvinculado del cargo de carrera administrativa en forma automática. F U N C I Ó N Las características de la comisión para desempeñar cargos de libre nombramiento y remoción o de período son las siguientes: - Se concede exclusivamente a empleados de carrera administrativa. Es un derecho del empleado de carrera que ha obtenido evaluación del desempeño sobresaliente que se le conceda la comisión para desempeñar empleo de libre nombramiento y remoción en el cual ha sido nombrado. Es facultativo de la autoridad otorgarle la comisión a los empleados de carrera administrativa que obtengan evaluación del desempeño satisfactoria. El término de la comisión será el que se exprese en el acto administrativo que la confiere. No implica pérdida de los derechos de carrera. Se producirá el retiro de la carrera administrativa y la pérdida de los derechos de la misma, cuando el empleado tome posesión de un cargo de libre nombramiento y remoción sin haber mediado la comisión respectiva. 3 9  Esta comisión permite ejercer un nuevo cargo (libre nombramiento y remoción o período) sin perder la condición de empleado de carrera, pero en todo lo demás existe un cambio de régimen jurídico. Quiere ello decir, que el régimen de obligaciones, derechos, deberes, remuneración y de prestaciones sociales ya no será el que rige