Kapitel 1. Organisationsteori: en översikt PDF

lOMoARcPSD|46467697 1 ORGANISATIONER, LEDNING OCH PROCESSER Kapitel 1. Organisationsteori: en översikt I mycket hög...

lOMoARcPSD|46467697 1 ORGANISATIONER, LEDNING OCH PROCESSER Kapitel 1. Organisationsteori: en översikt I mycket hög grad lever vi i ett organisationssamhälle. Organisationssamhället kräver en viss typ av människa och det är knappast den självständiga, originella och socialt okänsliga individen. Organisationssamhället kräver och tenderar att forma organisationsmänniskan. Denna är socialt anpasslig, sensitiv för omgivningens krav och önskemål samt villig att smälta in i de olika grupper och miljöer som finns inom organisationer. Som självständig smed eller bonde kunde man tänka, känna och handla rätt mycket som man ville då arbetsresultaten var de viktiga. Som medarbetare eller chef i en organisation handlar det om att kunna samarbeta väl och ge ett positivt intryck av sin person, vilket i sin tur kräver en viss hantering av tankesätt, attityd och känslor. Flexibilitet och anpassningsförmåga är centralt. Organisation är såldes ytterst betydelsefull i dagens näringsliv och offentliga sektor. Hur organisationen fungerar är av största betydelse för företagens konkurrensförmåga och för offentliga organisationers kapacitet att fullgöra sina uppgifter. Frågor kring organisation är därför viktigt för alla. Organisationsteori Organisationsteorin är läran om hur organisationer fungerar. Man brukar ibland dela in organisationsteorin i tre nivåer; Organisationssociologi; som relaterar organisationer till samhället i helhet, t.ex. ifråga om hur nationella kulturer eller affärssystem sätter ramar för och påverkar olika organisationer. Även hur generella framgångsrecept och moden medför att organisationer och ledningar följer tropp och gärna imiterar varandra. Organisationsteori; som fokuserar organisationen som helhet, t.ex. ifråga om mål, strategi. Lednings- och kontrollsystem, organisationers relationer. Företagskultur, organisationsstruktur. Arbetsorganisation och organisationsförändring. Organisationsbeteende; där intressent rör individer och grupper i organisationer. Viktiga teman är bl.a. grupper (team), lärande, beslutfattande, kön och etnicitet. Ledarskap, makt, etik och motivation. Organisationsteorin kännetecknas av att vara mycket rikt, varierat och snabbväxande område vilket hänger samman med den stora komplexiteten (sammansatt, invecklat). En individ är komplicerad och en organisation består av en större mängd individer. Dessa individer har en mängd relationer - uppåt, nedåt och åt sidan, inom och utom organisationen - och tillhör ofta flera olika arbetsgrupper. Organisationer består av olika avdelningar, enheter och grupper som har olika relationer till varandra och då samma individ kan ingå i olika grupper inser vi att relationerna kan vara invecklade. Det gäller inte bara individer och grupper utan även då det handlar om arbetsuppgifter, funktioner och mål. Dessa kan samverka men också kollidera. Nedladdat av Misgana Tesfamariam ([email protected])  lOMoARcPSD|46467697 2 ORGANISATIONER, LEDNING OCH PROCESSER Relationerna i organisationssammanhang är inte bara begränsade för enheter inomorganisatoriska sådana. Det är vanligt med samarbeten med andra organisationer och dessa återfinns ofta i nätverk där man har gemensamma affärer som inte regleras via marknaden utan tenderar att bygga långsiktiga relationer och gemensamma beroenden. Relationer mellan olika individer samt grupper tvärsöver organisationsgränserna bidrar till komplexitet. Som organisationsmedlem skall man maximera den genom organisationens intressen, men i nätverkssammanhang måste detta balanseras mot överväganden om vikten av ett gott samarbete och skapande av förtroende. Nätverk och samarbeten mellan organisationer bidrar också till komplexiteten och inte bra en mångfald av interna relationer utan också en uppsjö av externa relationer skall organiseras och ledas. En sak som är viktigt är den stora mångfalden av olika teman, och behovet av att hantera dessa på olika nivåer. En delvis annan sak är frågan om perspektiv i detta avseende. Komplexiteten i organisationsfenomenen och bredden i viktiga teman har bidragit till att det finns många olika teoretiska perspektiv på organisationer. Denna variation har också bidragit till det faktum att en mängd olika akademiska discipliner har intresserat sig för organisationsfenomen. Hit hör: Sociologer; som typiskt intresserar sig för samhälleliga trender och för makt- och intressentfrågor i organisationsfrågor. Ingenjörer; vars intressen normalt kretsar kring arbetsorganisationen, dvs. hur arbetsprocesser struktureras och arbetsuppgifter specificeras. Ekonomer (nationalekonomer); vilka i regel fokuserar på kostnader och effektivitet ifråga om olika sätt att organisera verksamheter. Företagsekonomer; med inriktning på ekonomistyrning arbetar organisationsfenomen ifråga om beteendemässiga aspekter på olika kontrollsystem. Psykologer; vilka intresserar sig för individ- och smågruppsfenomen. Ledarskap, motivation, beslutfattande är exempel på typiska psykologämnen. Antropologer betonar kulturfenomen; vila är kollektiva och gemensamma dör en viss grupp. Gruppen kan vara en nation, en socialklass, en yrkesgrupp, en organisation eller en del av en sådan. För en antropolog är idéer och ideal om ledarskap främst en social fråga där ledarskap främst blir uttryck för kulturella föreställningar. Pedagoger; framhåller utbildningsfrågor men är också intresserade av bredare teman såsom kompetens, kompetensutveckling och lärande i organisationer. Statsvetare; intresserar sig för offentliga organisationer, både kommunala och statliga sådana. Managementforskare; de intresserar sig för t.ex. strategi- och ledningsfrågor på ett mer övergripande plan inom organisationer och ofta med en önskan att lansera idéer och recept för framgång och effektivitet. Numera är organisationsteori ett område som integrerar impulser från en mängd olika traditionella discipliner och har sin särart. Nedladdat av Misgana Tesfamariam ([email protected])  lOMoARcPSD|46467697 3 ORGANISATIONER, LEDNING OCH PROCESSER Organisationsteori är ett område som lämpar sig bättre för individer med ett intresse för det sociala sammanhanget och för tänkande med inslag av intuition och fantasi, än för de som föredrar analytisk tänkande och ytterst noggranna sammanhang. Om mål för och i organisationer Ofta framhålls målen som centrala för organisationer. Mål är dock alltid komplicerat i organisationer. Olika grupper kan ha grundligt olika mål men även i de fall där man kanske på ett övergripande plan säger sig dela samma mål, kan detta tolkas väldigt olika och skapa konflikter. Via strategier, styrsystem, företagskultur och ledarskap försöker ledningen balansera organisationen och skapa viss samsyn och jämkning. Men framgång varierar alltid och ledningens syn på ”organisationens bästa” är ofta ifrågasatt av olika grupper inom en organisation. För många företag ger konkurrensen på marknaden ett visst tryck på effektivitet även om de flesta företag inte opererar på någon renodlad marknad utan söker finna någon nisch där konkurrensen är begränsad och man inte behöver slita ut sig. Trycket kan slå igenom på organisationen som helhet medan andra delar knappast är direkt konkurrensutsatta. I en hel del offentliga organisationer är dock effektivitetstrycket generellt svagt. Det gäller särskilt inom verksamhet med oklara mål eller svårigheter att genomföra dessa. Hit hör sjukvård, kriminalvård, polisväsende, socialt arbete, delvis skola med mera. De officiella målen i själva verket har relativt liten betydelse för organisationen. Detta hänger samman med att målen är oklara och svåra att genomföra. Det är dessutom svårt att fastslå om målen har genomförts eller inte. Mätningar och källor i dessa organisationer är svaga, på grund av bland annat ekonomiska skäl. Till den inre drivkrafterna hör att maximera så mycket resurser och tilltalande arbetsvillkor som möjligt för den egna enheten, att bevara ro och harmoni, undvika synliga konflikter och skandaler samt att ge ett intryck av modernitet och rationalitet. Det senare görs genom att ta emot nya idéer och modeller för organisationer och arbetssätt som av dominerande eliter definieras som de rätt och ser bra ut i massmedia. Viktigare än att skapa ett bra resultat är att skapa en verksamhet där det ser ut som om det fungerar bra, där lugn och ordning råder och där man svarar an mot sociala definierade standards för hur det bör vara med alla formella regelverk och strukturer; budgetar, personalavdelning, ledarskapskurser, formellt behörig personal, olika regelverk, jämställdhetsplaner och kommittéer med mera. I dessa hänseenden kan det enkla bedömas om en organisationsledning lever upp till dominerande normer. Om sedan resultaten är svaga kan vara svårare att fastslå och spelar därmed inte så stor roll. Men även i fall där det med tiden blivit uppenbart att verksamheten fungerar dåligt verkar drivkraften att ta målen på allvar inte särskilt viktiga. Formella fel kan ibland orsaka sanktioner eller till och med uppsägningar, men oförmåga eller ovilja att åstadkomma några bra prestationer leder sällan till sådana konsekvenser, något som troligen bidrar till polisens och skolans dåliga nyheter. Nedladdat av Misgana Tesfamariam ([email protected])  lOMoARcPSD|46467697 4 ORGANISATIONER, LEDNING OCH PROCESSER Organisationers officiella mål kan ibland motiveras av att man producerar en vacker yta, som gör att det ser bra ut på håll. Men ofta kan det vackra konkurrera med sådant som leder till faktiska resultat som resurser, tid och uppmärksamhet. I dagens värld är det mycket vikt på att organisationer ska se bra och strukturerade i de som granskar organisationen utifrån, t.ex. kunder, politiker, massmedia, myndigheter, arbetssökande med mera. Därför lägger företag mycket vikt på fin layouter, fina lokaler med mera. Organisationsstruktur och organiseringsprocesser Som framgår är mål och organisationsstruktur kopplade till varandra. Hur organisationer struktureras påverkar hur mål definieras och vilka delmål som vägleder olika enheter. Organisationsstruktur innebär i sig ett sätt att strukturera och kontrollera verksamheter. Men organisationsstruktur ger bara en viss ram åt styrning och kontroll. I alla organisationer finns en mångfald av olika sätt att löpande organisera verksamheten. Det handlar om organisationsprocesser lika mycket eller mer än om stabila auktoritets- och relationsmönster. Organisationsprocesser kan handla om att skapa, återskapa, tydliggöra eller modifiera struktur. Företagskulturer kan bidra till att organisationer blir bättre på att utnyttja kunskap i hela organisationer – över projekt och enheter. Detta kan ske dels genom att man har en viss gemenskap och därmed en viss vilja att hjälpa andra – även om detta kan gå ut över den egna arbetsuppgiften och stjäla tid från den egna enhetens arbete - dels genom att man har en diss gemensam förståelse för verksamheten, något som kan underlätta tänkande. Organisationsprocessen är den viktigaste delen om vad organisation handlar om. Mål och struktur ger vissa ingångsvärden i sammanhanget, men i stort sett blir dessa sedan föremål för tolkande och omtolkande. Värderingar, tankesätt, konflikter, maktkamper, intresseomsättningar, fragmentering och suboptimering med mera är alla viktiga delar i en organisation, och kräver chefer. Professionella och andra medarbetare som hela tiden deltar i organisationsprocesser. Organisering: ledning och vardagshandlande Ledningen är givetvis en central del i allt organiserande. Hur huvudmän (ägare eller offentliga organisation, politiska sammansatta organ), via styrelse och företagsledning anger vissa ramar för och ställer krav på verksamhetens övergripande inriktning och resultat, är en viktig bestämmelse. Inom dessa centralt placerade aktörer finns en dynamik där olika intressen kan konkurrera, men via denna påverkas sedan aktörer i övrigt. Dessa är tänkt att agera i förhållande till mål, direktiv och krav uppifrån, men som det tidigare förklarat kan mycket hända på vägen mellan policy nivån och den produktion som är verksamhetens kärna. Ledningen och andra kan agera opportunistiskt – och därmed maximera sina egna intressen – eller helt enkelt uppfatta och förhålla sig till verksamhetens bästa på andra sätt än vad huvudmännen kanske hade tänkt. Nedladdat av Misgana Tesfamariam ([email protected])  lOMoARcPSD|46467697 5 ORGANISATIONER, LEDNING OCH PROCESSER Strategier tar hänsyn till alltid starkt organisationens nätverk och marknaden. Styrning och kontroll har likasom allt annat både en formell, strukturell sida och en mer informell, outtalad dylik. Via organisationsstruktur som fokuserar beteenden, via arbetsorganisation, befattningsbeskrivningar, procedurer för arbetsprocesser och resultatkontroll specificeras vad chefer och personal skall göra och man söker fastställa hur presentationerna skall se ut. Resultatstyrning är starkt motiverande men leder ofta till suboptimering, och det som inte mäts riskerar att bli nonchalerat. Ju hårdare man betonar (mätbara) resultat, desto mera av annat av värde blir marginaliserat. Styrning och kontroll är ofta svårt. Olika verksamheter är mer eller mindre lämpliga för olika styrningsformer. Men i det flesta sammanhang finns en mix av olika styrmedel vilka alltid nyttjas, om än på olika sätt och i olika utsträckning: designad organisationsstruktur, prestationskontroll, företagskulturer, rekrytering av rätt personal, ledarskap, motivationssystem med mera. Ibland går dessa hand i hand men det förekommer att dessa strider mot varandra. Detta hänger samman med att organisationer alltid är kompromisser mellan olika krav: man vill ha kompetent men inte för dyr personal, man vill vara kostnadseffektiv men också kvalitativ, vara leveranssäker men också säkerställa att de gör rätt saker på rätt sätt och inte ställa till det. Organisationer är komplexa, bökiga men spännande och kräver sin ledning, sina professionella och övriga medarbetare för att kunna fungera. Med olika styr- och kontrollformer följer olika slags motivationer. Olika drivkrafter kan vara mer eller mindre i centrum. Om verksamheten kan mätas väl – t.ex. visst säljarbete samt för divisionsledningar som kan jämföras utifrån likartade förutsättningar – blir resultatkontroll oftast viktigt. Det kan motivera instrumentella belöningar, som t.ex. delvis resultatbetingad lön. I sammanhang där det är svårt att mäta resultat – exempelvis långsiktiga FoU-projekt eller polisverksamhet – blir det ofta viktigt att nedtona instrumentella belöningar och istället satsa på inre motivation. I regel finns inte sällan en blandning av att motivera folk. Just arbetsmoral är ofta en nyckeldimension i arbetet som är delvis underskattad i mycket konventionellt motivationsstänkande, där instrumentell och inre motivation framhålls. Ledarskap kan ses som ett flexibelt, individuellt sätt att hantera variation och osäkerhet samt via en individuell position balansera för andra styrningssätt. Chefers arbete handlar ju bara delvis om ledarskap. Att hantera relationer uppåt och åt sidorna är nog så viktigt. Chefer är viktiga i organisationsprocesser när det gäller att påverka motivation, samarbetsrelationer, hur team fungerar med mera. Lärande är centralt i organisationer på en mängd olika sätt. Det gäller t.ex. utvecklande och kvalificerande av medarbetares individuella kapaciteter. Lärande behöver inte alltid handla om utbildning, det kan så väl vara feedback på ett arbete. Lärande beror på vad det är för organisation. Lärande är naturligtvis nära förknippat med organisationsförändringar. När man lär sig något nytt kan det behövas ändring i organisationen. En allt mer uppmärksammad fråga i organisations- och ledningssammanhang är kön. Kön handlar för många om jämställdhet och ses som en fråga om att skala lika möjligheter. Kön kan användas för att förstå företagskulturen och organisationsstrukturer. Nedladdat av Misgana Tesfamariam ([email protected])  lOMoARcPSD|46467697 6 ORGANISATIONER, LEDNING OCH PROCESSER Kunskapsintressen Att jobba med organisation medför krav på att ha kunskap inom området då det inte finns någon specifik manual att kolla på. Att jobba med organisation handlar om att se på allt med öppna ögon och vara en god lyssnare. Förutom att ha en tekniskt organiserad organisation är det också viktigt att ha en aning om vad som händer i organisationen för att kunna förmedla ett bra arbete. Det är viktigt att kunna vara uppmärksam på organisationens mörka sida. Den tyske filosofen Habermas hävdar att olika vetenskaper domineras av olika intressen, tekniska, praktiska och emancipatoriska kunskapsintressen; Tekniskt kunskapsintresse Handlar om att skapa och tillhandahålla resurser för människans överlevnad. Det är en fråga om att få till stånd kontroll över naturen och över de individer och sociala sammanhang som ekonomiskt ska utnyttjas. o förändring av naturen till mänskliga nyttigheter o kunskap som möjliggör applikationer inom produktion och spridning av "saker" o utveckla kunskap, information och metoder för att hålla objektiva eller objektifierade processer under kontroll Historiskt-hermeneutiska kunskapsintresse Handlar om språk, kommunikation och kultur. Här handlar det om att förstå vad som händer, att lära sig tolka processer och förhållandenför att få en bra inblick i dessa. Allmän insiktsfullhet blir idealt. Kunskapens uppgift är inte att ge recept utan det handlar om att göra svårbegripliga lite tydligare och få idéer kring hur vi kan förstå världen. Det kan text vara att förstå olika företags- eller nationella kulturer. o utveckling av språk och interpersonell (= hur människor förhåller sig till varandra) förståelse o mellanmänsklig förståelse: inom ramen för en viss kultur; mellan kulturer; mellan historiska epoker o avståndet mellan traditioner avses att överbryggas Frigörande (Emancipatoriskt) kunskapsintresse Vilket kan sägas ge inspiration till kritisk reflektion och befrielse från olika slags låsningar och begränsningar. o reflektion över och ifrågasättande av aktuella förhållanden Alla kunskapsintressen är nödvändiga. Än mer huvudsakligt är kanske strävan att förstå vad som pågår. Nedladdat av Misgana Tesfamariam ([email protected])