Mesyuarat dan Peranannya

Pengurusan Mesyuarat

• Bab 10
• Tajuk utama: Definisi Konsep, Tujuan Mesyuarat, Proses Pengendalian Mesyuarat, Jenis-jenis Mesyuarat, Peranan dan Bidang Tugas, Penulisan Minit Mesyuarat, Bahasa dalam Pengurusan Mesyuarat

Definisi Konsep

• Perundingan untuk membincangkan sesuatu bagi mencapai keputusan dan memudahkan urusan lain berjalan lancar.
• Satu perhimpunan kumpulan bagi sesebuah pertubuhan yang menggabungkan idea untuk mencapai sesuatu matlamat.

Tujuan Mesyuarat

• Menjimatkan masa dan mempercepat persiapan kerja.
• Menyelaraskan pembahagian tugas lebih sistematik.
• Menyampaikan maklumat terkini kepada kakitangan.
• Menggalakkan percambahan idea.
• Menyelesaikan konflik dalam sesebuah organisasi.

Proses Mengendalikan Mesyuarat

• Terdapat tiga proses: Pramesyuarat, Pelaksanaan Mesyuarat, dan Pascamesyuarat.

Pramesyuarat

• Menetapkan agenda mesyuarat.
• Menentukan tarikh, masa, dan tempat berlangsungnya mesyuarat.
• Memastikan persediaan kemudahan yang akan digunakan dalam mesyuarat.
• Mengedarkan surat kepada ahli yang terlibat.

Pelaksanaan Mesyuarat

• Setiap individu yang menghadiri mesyuarat terlibat sepenuhnya dalam proses pelaksanaan mesyuarat.
• Mereka memainkan peranan penting untuk menentukan keberkesanan sesuatu mesyuarat.
• Individu yang terlibat: Pengerusi, Setiausaha, Ahli mesyuarat.

Pascamesyuarat

• Setiausaha menyediakan draf minit mesyuarat untuk kelulusan pengerusi (perlu dikemukakan 3 hari selepas mesyuarat).
• Minit mesyuarat yang diluluskan diedarkan kepada ahli mesyuarat dalam tempoh 1 minggu selepas mesyuarat.
• Ahli mesyuarat dikehendaki melaksanakan tugas sebagaimana tercatat dalam minit mesyuarat.

Cara Pengendalian Mesyuarat

• Tidak begitu formal dan membenarkan pendapat spontan.
• Reaksi spontan dibenarkan untuk mengembangkan idea.
• Had masa perbincangan ditentukan.
• Maklumat dibentangkan satu persatu oleh pengerusi.
• Dapatkan persetujuan dan komitmen ahli.
• Reaksi atau maklum balas perlu diperdengarkan.
• Penjelasan diperlukan sekiranya ada kemusykilan.
• Kenalpasti dan sahkan kewujudan masalah terlebih dahulu.
• Kaji dengan teliti satu persatu untuk mendapatkan pandangan terbuka serta rumuskan pandangan dan buat keputusan.
• Teliti semua cadangan tindakan.

Merumuskan Mesyuarat

• Rakamkan pendapat-pendapat utama bagi sesuatu perkara yang dibangkitkan.
• Jelaskan kesan baik dan buruk yang dijangkakan atas sesuatu tindakan.
• Tetapkan idea dominan untuk rumusan.
• Utamakan reaksi dan maklumat yang diberikan.

Penulisan Minit Mesyuarat

• Tajuk, Keterangan Tajuk, Kehadiran, Aluan pengerusi
• Pengesahan minit mesyuarat, Agenda yang dibincangkan, Hal-hal lain
• Penyataan penangguhan mesyuarat, Lampiran (jika ada)

Ciri-ciri Minit Mesyuarat Yang Baik

• Semua fakta dicatatkan mestilah benar dan tepat.
• Fakta dan keterangan sama dengan keputusan mesyuarat.
• Tidak ada bahan atau perkara yang tertinggal atau ditokok tambah.
• Padat, lengkap, ringkas dan mudah diikuti.
• Catatan perlu diikuti dengan nota yang menunjukkan tindakan lanjut.

Bahasa dalam Pengurusan Mesyuarat

• Minit mesyuarat – menggunakan laras bahasa yang ditandai struktur ayat dan ungkapan khusus.
• Bahasa dalam pengurusan mesyuarat boleh diklasifikasikan kepada 3 bahagian: Tindakan terhadap minit mesyuarat, Perbincangan, Ketetapan

Tindakan Terhadap Minit Mesyuarat

• Meminda atau membetulkan dan kemudian mengesahkan.
• Penggunaan perkataan: meminda, mengesahkan, membetulkan.

Perbincangan

• Ungkapan khusus waktu perbincangan: mengesyorkan, mengusulkan, mempertimbangkan.
• Contoh: Mesyuarat mengusulkan pihak berkenaan mengambil tindakan segera.

Ketetapan

• Bermaksud tindakan yang diambil oleh ahli mesyuarat tentang sesuatu perkara setelah selesai perbincangan.
• Ketetapan dinyatakan dalam bentuk positif dan negatif.
• Positif: bersetuju, memperakukan, menerima.
• Negatif: menolak.

Aspek Utama dalam Pengurusan Mesyuarat

• 5 aspek utama: Penguasaan masa, Memahami tradisi, Produktiviti, Kepuasan hati ahli mesyuarat, Kata sepakat

Penguasaan Masa

• Hal berkaitan pengurusan masa seperti berikut: Pemberitahuan agenda mesyuarat awal, Mesyuarat diadakan pada masa yang sesuai, Mula dan tamatkan mesyuarat tepat pada waktunya, Pastikan kerja dirancang siap dalam masa ditetapkan.

Memahami Tradisi

• Setiap organisasi mempunyai tradisi tersendiri dalam pengurusan mesyuarat.
• Contoh tradisi: Adanya jamuan sebelum/semasa/selepas mesyuarat, Pengamalan ritual tertentu (seperti bacaan doa), Pengamalan masa mesyuarat terhad (Contoh: 1 jam sahaja).

Produktiviti

• Perkara paling penting yang menentukan kejayaan sesuatu pengurusan mesyuarat ialah hasil dari mesyuarat tersebut.
• Produktiviti bermaksud ahli mesyuarat mesti produktif semasa dan selepas mesyuarat (kerja yang perlu dilaksanakan).

Kepuasan Hati Ahli Mesyuarat

• Merapatkan jurang kepuasan hati ahli mesyuarat dengan memastikan semua ahli mendapat peluang yang seadilnya untuk menyuarakan pendapat dan menentukan keputusan (secara demokratik).

Kata Sepakat

• Persetujuan setiap ahli mesyuarat sangat penting.
• Sekiranya terdapat percanggahan idea, keputusan boleh diambil melalui cara undian (demokratik).
• Undi majoriti adalah muktamad.

Jenis-jenis mesyuarat

• (Sulaiman Masri, 1997) mengemukakan 5 jenis mesyuarat: Arahan, Penasihat, Campuran, Demokratik, Penerangan.
• (Cragan & Wright, 1999) mengemukakan 4 jenis mesyuarat: Pagi Isnin/Ahad, Bulanan, Penetapan Keputusan, Perancangan.

Rujukan Utama

• Asmah Haji Omar (1997)
• Cragan & Wright (1999)
• Omardin Haji Shaari (2002)
• Sulaiman Masri (1997)