Mesyuarat dan Peranannya

Podcast

Play an AI-generated podcast conversation about this lesson

Questions and Answers

Apakah salah satu tujuan utama mengadakan mesyuarat?

Mempercepat penyelesaian masalah dan keputusan (correct)

Meningkatkan tahap produktiviti pekerja

Menjalankan aktiviti yang menguntungkan syarikat

Mengumpul maklumat mengenai persaingan dalam industri

Manakah antara perkara berikut tidak termasuk dalam proses pramesyuarat?

Menyediakan senarai agenda mesyuarat

Memastikan kelengkapan kemudahan di tempat mesyuarat

Menerbitkan minit mesyuarat untuk disemak (correct)

Menghantar jemputan kepada ahli mesyuarat

Apakah peranan utama setiausaha dalam pelaksanaan mesyuarat?

Memastikan mesyuarat berjalan mengikut masa yang ditetapkan

Membentangkan kertas kerja dan maklumat berkaitan topik

Mengatur perjalanan mesyuarat dan menguruskan penganjuran

Mencatat minit mesyuarat dan tindakan susulan (correct)

Apakah tindakan utama yang perlu dilakukan dalam fasa pascamesyuarat?

Memeriksa dan mengesahkan minit mesyuarat (C) Signup and view all the answers

Apakah ciri utama mesyuarat yang tidak begitu formal?

Semua ahli mempunyai hak untuk bersuara dan berkongsi idea (A) Signup and view all the answers

Apakah peranan utama seorang Setiausaha dalam sesuatu mesyuarat?

Menyediakan dan mengedarkan minit mesyuarat (D) Signup and view all the answers

Apakah peranan utama Pengerusi dalam sesebuah mesyuarat?

Membuat keputusan akhir dan bertanggungjawab dalam menyelesaikan masalah (C) Signup and view all the answers

Apakah fungsi utama Mesyuarat Arahan?

Membuat keputusan yang mengikat semua ahli mesyuarat (C) Signup and view all the answers

Apakah peranan penting yang dimainkan oleh Ahli Mesyuarat dalam sesebuah mesyuarat?

Memberi pandangan dan pendapat untuk membantu membuat keputusan (D) Signup and view all the answers

Apakah prinsip asas yang harus diterapkan semasa merumuskan mesyuarat?

Menghormati pendapat semua pihak dan memastikan maklumat yang lengkap (A) Signup and view all the answers

Apakah ciri utama mesyuarat demokratik?

Keputusan dibuat secara kolektif, mengambil kira majoriti. (A) Signup and view all the answers

Manakah jenis mesyuarat yang sesuai untuk membuat keputusan penting dalam sesebuah organisasi?

Mesyuarat penetapan keputusan (A) Signup and view all the answers

Apakah jenis mesyuarat yang sesuai untuk membentangkan laporan kemajuan setiap jabatan dalam sebuah organisasi?

Mesyuarat bulanan (A) Signup and view all the answers

Manakah antara berikut yang bukan ciri-ciri minit mesyuarat yang baik?

Minit mesyuarat mestilah mengandungi semua maklumat yang tidak berkaitan. (A) Signup and view all the answers

Apakah yang dimaksudkan dengan 'laras bahasa' dalam konteks pengurusan mesyuarat?

Bahasa yang menggunakan frasa-frasa formal dan teknikal. (B) Signup and view all the answers

Study Notes

Pengurusan Mesyuarat

Bab 10
Tajuk utama: Definisi Konsep, Tujuan Mesyuarat, Proses Pengendalian Mesyuarat, Jenis-jenis Mesyuarat, Peranan dan Bidang Tugas, Penulisan Minit Mesyuarat, Bahasa dalam Pengurusan Mesyuarat

Definisi Konsep

Perundingan untuk membincangkan sesuatu bagi mencapai keputusan dan memudahkan urusan lain berjalan lancar.
Satu perhimpunan kumpulan bagi sesebuah pertubuhan yang menggabungkan idea untuk mencapai sesuatu matlamat.

Tujuan Mesyuarat

Menjimatkan masa dan mempercepat persiapan kerja.
Menyelaraskan pembahagian tugas lebih sistematik.
Menyampaikan maklumat terkini kepada kakitangan.
Menggalakkan percambahan idea.
Menyelesaikan konflik dalam sesebuah organisasi.

Proses Mengendalikan Mesyuarat

Terdapat tiga proses: Pramesyuarat, Pelaksanaan Mesyuarat, dan Pascamesyuarat.

Pramesyuarat

Menetapkan agenda mesyuarat.
Menentukan tarikh, masa, dan tempat berlangsungnya mesyuarat.
Memastikan persediaan kemudahan yang akan digunakan dalam mesyuarat.
Mengedarkan surat kepada ahli yang terlibat.

Pelaksanaan Mesyuarat

Setiap individu yang menghadiri mesyuarat terlibat sepenuhnya dalam proses pelaksanaan mesyuarat.
Mereka memainkan peranan penting untuk menentukan keberkesanan sesuatu mesyuarat.
Individu yang terlibat: Pengerusi, Setiausaha, Ahli mesyuarat.

Pascamesyuarat

Setiausaha menyediakan draf minit mesyuarat untuk kelulusan pengerusi (perlu dikemukakan 3 hari selepas mesyuarat).
Minit mesyuarat yang diluluskan diedarkan kepada ahli mesyuarat dalam tempoh 1 minggu selepas mesyuarat.
Ahli mesyuarat dikehendaki melaksanakan tugas sebagaimana tercatat dalam minit mesyuarat.

Cara Pengendalian Mesyuarat

Tidak begitu formal dan membenarkan pendapat spontan.
Reaksi spontan dibenarkan untuk mengembangkan idea.
Had masa perbincangan ditentukan.
Maklumat dibentangkan satu persatu oleh pengerusi.
Dapatkan persetujuan dan komitmen ahli.
Reaksi atau maklum balas perlu diperdengarkan.
Penjelasan diperlukan sekiranya ada kemusykilan.
Kenalpasti dan sahkan kewujudan masalah terlebih dahulu.
Kaji dengan teliti satu persatu untuk mendapatkan pandangan terbuka serta rumuskan pandangan dan buat keputusan.
Teliti semua cadangan tindakan.

Merumuskan Mesyuarat

Rakamkan pendapat-pendapat utama bagi sesuatu perkara yang dibangkitkan.
Jelaskan kesan baik dan buruk yang dijangkakan atas sesuatu tindakan.
Tetapkan idea dominan untuk rumusan.
Utamakan reaksi dan maklumat yang diberikan.

Penulisan Minit Mesyuarat

Tajuk, Keterangan Tajuk, Kehadiran, Aluan pengerusi
Pengesahan minit mesyuarat, Agenda yang dibincangkan, Hal-hal lain
Penyataan penangguhan mesyuarat, Lampiran (jika ada)

Ciri-ciri Minit Mesyuarat Yang Baik

Semua fakta dicatatkan mestilah benar dan tepat.
Fakta dan keterangan sama dengan keputusan mesyuarat.
Tidak ada bahan atau perkara yang tertinggal atau ditokok tambah.
Padat, lengkap, ringkas dan mudah diikuti.
Catatan perlu diikuti dengan nota yang menunjukkan tindakan lanjut.

Bahasa dalam Pengurusan Mesyuarat

Minit mesyuarat – menggunakan laras bahasa yang ditandai struktur ayat dan ungkapan khusus.
Bahasa dalam pengurusan mesyuarat boleh diklasifikasikan kepada 3 bahagian: Tindakan terhadap minit mesyuarat, Perbincangan, Ketetapan

Tindakan Terhadap Minit Mesyuarat

Meminda atau membetulkan dan kemudian mengesahkan.
Penggunaan perkataan: meminda, mengesahkan, membetulkan.

Perbincangan

Ungkapan khusus waktu perbincangan: mengesyorkan, mengusulkan, mempertimbangkan.
Contoh: Mesyuarat mengusulkan pihak berkenaan mengambil tindakan segera.

Ketetapan

Bermaksud tindakan yang diambil oleh ahli mesyuarat tentang sesuatu perkara setelah selesai perbincangan.
Ketetapan dinyatakan dalam bentuk positif dan negatif.
Positif: bersetuju, memperakukan, menerima.
Negatif: menolak.

Aspek Utama dalam Pengurusan Mesyuarat

5 aspek utama: Penguasaan masa, Memahami tradisi, Produktiviti, Kepuasan hati ahli mesyuarat, Kata sepakat

Penguasaan Masa

Hal berkaitan pengurusan masa seperti berikut: Pemberitahuan agenda mesyuarat awal, Mesyuarat diadakan pada masa yang sesuai, Mula dan tamatkan mesyuarat tepat pada waktunya, Pastikan kerja dirancang siap dalam masa ditetapkan.

Memahami Tradisi

Setiap organisasi mempunyai tradisi tersendiri dalam pengurusan mesyuarat.
Contoh tradisi: Adanya jamuan sebelum/semasa/selepas mesyuarat, Pengamalan ritual tertentu (seperti bacaan doa), Pengamalan masa mesyuarat terhad (Contoh: 1 jam sahaja).

Produktiviti

Perkara paling penting yang menentukan kejayaan sesuatu pengurusan mesyuarat ialah hasil dari mesyuarat tersebut.
Produktiviti bermaksud ahli mesyuarat mesti produktif semasa dan selepas mesyuarat (kerja yang perlu dilaksanakan).

Kepuasan Hati Ahli Mesyuarat

Merapatkan jurang kepuasan hati ahli mesyuarat dengan memastikan semua ahli mendapat peluang yang seadilnya untuk menyuarakan pendapat dan menentukan keputusan (secara demokratik).

Kata Sepakat

Persetujuan setiap ahli mesyuarat sangat penting.
Sekiranya terdapat percanggahan idea, keputusan boleh diambil melalui cara undian (demokratik).
Undi majoriti adalah muktamad.

Jenis-jenis mesyuarat

(Sulaiman Masri, 1997) mengemukakan 5 jenis mesyuarat: Arahan, Penasihat, Campuran, Demokratik, Penerangan.
(Cragan & Wright, 1999) mengemukakan 4 jenis mesyuarat: Pagi Isnin/Ahad, Bulanan, Penetapan Keputusan, Perancangan.

Rujukan Utama

Asmah Haji Omar (1997)
Cragan & Wright (1999)
Omardin Haji Shaari (2002)
Sulaiman Masri (1997)

Studying That Suits You

Use AI to generate personalized quizzes and flashcards to suit your learning preferences.

Description

Kuiz ini menguji pengetahuan anda tentang pelbagai aspek mesyuarat, termasuk tujuan, proses pramesyuarat, serta peranan Setiausaha dan Pengerusi. Anda juga akan belajar mengenai jenis mesyuarat yang sesuai untuk situasi tertentu dan ciri-ciri mesyuarat yang baik.