Projektorganisationen PDF

Projektorganisationen Projektmanagement erfordert eindeutige Regelungen, wie das jeweilige Projekt in der bestehenden Organisation (z.B. als Teil der Studienorganisation) eingebettet ist. Die Projektorganisation umfasst Regelungen zur Abwicklung von Projekten und für alle organisator...

Projektorganisationen Projektmanagement erfordert eindeutige Regelungen, wie das jeweilige Projekt in der bestehenden Organisation (z.B. als Teil der Studienorganisation) eingebettet ist. Die Projektorganisation umfasst Regelungen zur Abwicklung von Projekten und für alle organisatorischen Einheiten, die mit der Planung und Durchführung von Projekten beauftragt werden. Sinn und Zweck jeder Projektorganisation ist es, eine Regelung zu finden, Mitarbeiter verschiedener Fachbereiche oder Abteilungen in einer möglichst flachen Organisationsstruktur zusammenzufassen. Die Projektorganisation ist aufgabenbezogen und daher lediglich auf Zeit angelegt, da mit dem Erreichen der Projektziele das Projekt beendet ist. Die Funktionsfähigkeit des Projektmanagements hängt davon ab, dass alle Projektbeteiligten ihre Funktionen, ihre Verantwortung und Rechte kennen. Projekte benötigen nicht notwendigerweise eine spezifische Projektorganisation; sie können auch innerhalb vorhandener Strukturen durchgeführt werden. Tabelle 1: Vor- und Nachteile von Projektorganisation im Rahmen vorhandener Strukturen Vorteile Nachteile Gefahr, dass im Zweifel das Tagesgeschäft geringer Umstellungsaufwand, Vorrang hat und das Projekt zurückgestellt kurzer Dienstweg für Weisungen, wird oder unter Umständen im Sande verläuft. guter Informationsfluss innerhalb Projektverantwortlichkeit wird durch einer Abteilung, gleichzeitig wahrgenommene klare Verhältnisse bezüglich der Linienfunktionen verwischt. Aufgabenverteilung, Bereichsübergreifende Aspekte bei Kompetenzen und Verantwortung Entscheidungen werden nur selten berücksichtigt 2. Phasen der Projektorganisation Die meisten Projekte werden von organisierten Gruppen (z.B. SV, Vereine oder Unternehmen) gemacht, finden also im Rahmen einer Organisation statt. Konzeption: In dieser Phase wird das Projekt definiert: Welche Probleme werden angegangen, welche Ziele verfolgt das Projekt, welche Mittel und Ressourcen stehen innerhalb der Organisation zur Verfügung oder müssen von außen beschafft werden, wie kann sinnvoll und strategisch vorgegangen werden, wer ist am Projekt zu beteiligen oder einzubeziehen? Am Ende der Konzeptionsphase steht ein schriftliches Konzept, das einen Aktionsplan mit Erfolgsindikatoren, Terminen und Verantwortlichkeiten beinhaltet. Auf dieser Grundlage wird entschieden, ob das Projekt durchgeführt werden kann und soll oder ob das Konzept verworfen oder angepasst werden muss. Vorbereitung: In dieser Phase spielt Kommunikation ein große Rolle: Personen müssen gesucht, überzeugt oder informiert werden, Mittel werden mobilisiert oder angeschafft, Abmachungen werden getroffen, evtl. Verträge geschlossen und erste Ausgaben werden getätigt. Bei der Vorbereitung ist es auch wichtig, mögliche Widerständen oder Pannen zu berücksichtigen. Anhand des Konzepts kann überprüft werden, ob alles nach Plan läuft, oder ob es an bestimmten Stellen hakt und das Projektkonzept in Details nachgebessert werden muss. Von einer sorgfältigen Vorbereitung hängt die erfolgreiche Durchführung ab. Durchführung: Dies ist die heiße Phase des Projekts. Bei einer guten Vorbereitung sollten alle Personen und Mittel zu Verfügung stehen, alle Beteiligten sollten auf ihre Rolle vorbereitet sein und wissen, was zu tun ist. Verantwortlichkeiten und Kommunikationswege sind in einem finalen Aktionsplan klar strukturiert, so dass flexibel reagiert werden kann, wenn etwas schief geht. Während der Durchführung sollte dokumentiert werden, was gut geklappt hat und was nicht und ob die Beteiligten mit dem Projekt zufrieden und die Ziele erreicht worden sind. In der Durchführung ist damit bereits die Evaluation eines Projektes angelegt. Evaluation: Die Evaluation ist die finale Bewertung des Projekts. Was ist gut gelaufen? Was weniger? Wie haben die verschiedenen Beteiligten das Projekt bewertet? Sind die Projektziele erreicht worden? Ist der Aufwand dem Ergebnis angemessen? Diese Fragen zu stellen ist wichtig, um Antworten auf folgende Frage zu finden: Was kann das nächste Mal besser gemacht werden? Die Evaluation ist wichtig, um bei einem nächsten Projekt Fehler nicht zu wiederholen. Wissen und Erfahrungen aus einem Projekt müssen also in der Organisation gespeichert werden, um sie auf neue Projektkonzepte übertragen zu können. Dies nennt man auch Wissensmanagement. Monitoring (Erfolgskontrolle): Die Analyse von Schwierigkeiten, Mängeln oder Fehlern eines Projekts findet allerdings nicht erst zum Schluss statt. In allen Phasen ist es wichtig, den Verlauf und Erfolg eines Projekts kontinuierlich zu beobachten. Dieser Prozess heißt Monitoring und beginnt schon bei der Konzeption: Ist das Konzept realisierbar? Können sich alle mit ihm identifizieren? Können Fortschritte und Erfolge sinnvoll nachvollzogen werden? Muss das Konzept also verworfen oder überarbeitet werden? Ähnliche Fragen stellen sich in der Vorbereitung: Läuft alles nach Plan? Liegt das Projekt im zeitlichen Rahmen? Fallen Beteiligte oder Ressourcen aus? Können sie ersetzt werden oder müssen die Ziele und Aktivitäten des Projekts angepasst werden?