Projektmanagement: Projektorganisationen

Projektorganisationen

• Projektmanagement erfordert klare Regelungen für die Einbettung des Projekts in die Organisation.
• Die Projektorganisation regelt die Abwicklung von Projekten für alle beteiligten Organisationseinheiten.
• Ziel ist es, eine Regelung zu schaffen, die Mitarbeiter verschiedener Bereiche in einer flachen Struktur vereint.
• Projektorganisationen sind aufgaben- und zeitbezogen, endend mit dem Erreichen der Projektziele.
• Die Funktionsfähigkeit hängt davon ab, dass alle Beteiligten ihre Funktionen, Rechte und Verantwortlichkeiten kennen.
• Nicht jedes Projekt benötigt eine eigene Projektorganisation; sie können auch in bestehenden Strukturen ablaufen.

Vor- und Nachteile der Projektorganisation

• Geringer Umstellungsaufwand ist ein Vorteil.
• Kurze Wege für Weisungen erleichtern die Kommunikation.
• Der Informationsfluss innerhalb einer Abteilung ist gut.
• Klare Aufgabenverteilung sowie Kompetenzen und Verantwortung sind gegeben.
• Gefahr: Tagesgeschäft könnte Vorrang haben, Projekt wird vernachlässigt.
• Projektverantwortung kann durch Linienfunktionen verschwimmen.
• Bereichsübergreifende Aspekte werden bei Entscheidungen oft nicht beachtet.

Phasen der Projektorganisation

• Projekte werden meist von organisierten Gruppen innerhalb von Organisationen durchgeführt.

Konzeption

• Diese Phase definiert das Projekt, einschließlich zu lösender Probleme, Ziele, verfügbare Mittel und beteiligte Personen.
• Am Ende steht ein schriftliches Konzept mit Aktionsplan, Erfolgsindikatoren, Terminen und Verantwortlichkeiten.
• Auf dieser Basis entschieden, wird ob durchgeführt werden kann und soll, verworfen oder muss das Konzept angepasst werden.

Vorbereitung

• Kommunikation spielt eine große Rolle.
• Es werden Personen gesucht, überzeugt oder informiert, Mittel mobilisiert und Abmachungen getroffen.
• Mögliche Widerstände oder Pannen sind zu berücksichtigen..
• Das Konzept wird geprüft und bei Bedarf nachgebessert.
• Eine sorgfältige Vorbereitung ist entscheidend für die erfolgreiche Durchführung.

Durchführung

• In dieser Phase müssen alle Personen und Mittel bereitstehen.
• Alle sind auf ihre Rolle vorbereitet und wissen, was zu tun ist.
• Verantwortlichkeiten und Kommunikationswege sind in einem Aktionsplan klar definiert.
• Der Aktionsplan ermöglicht es, dass flexibel reagiert werden kann, wenn etwas schief geht.
• Es wird dokumentiert, wie gut das Projekt läuft, ob die Beteiligten zufrieden sind und ob die Ziele erreicht werden.

Evaluation

• Die Evaluation ist die finale Bewertung des Projekts.
• Sie evaluiert, was gut und was weniger gut gelaufen ist, wie das Projekt bewertet wurde und ob die Ziele erreicht wurden.
• Sie bewertet, ob der Aufwand dem Ergebnis angemessen war.
• Die Evaluation beantwortet, was beim nächsten Mal besser gemacht werden kann.
• Wissen und Erfahrungen müssen gespeichert werden, um sie auf neue Projekte zu übertragen.
• Dies wird auch Wissensmanagement genannt.

Monitoring (Erfolgskontrolle)

• Schwierigkeiten, Mängel oder Fehler werden nicht erst am Schluss analysiert, sondern kontinuierlich in allen Phasen.
• Es wird überwacht, ob das Konzept realisierbar ist, ob sich alle damit identifizieren können und ob Fortschritte nachvollzogen werden können.
• Bei Bedarf wird das Konzept verworfen oder überarbeitet.
• In der Vorbereitung wird geprüft, ob alles nach Plan läuft, ob das Projekt im Zeitrahmen liegt und ob Beteiligte oder Ressourcen ausfallen.
• Gegebenenfalls werden Ersatzmaßnahmen ergriffen oder die Ziele und Aktivitäten angepasst.