华南新材料创新园有限公司费用请款报销管理规定 PDF

# 费用请款、报销管理规定 ## 第一章 目的 - 为了加强华南新材料创新园有限公司(以下简称公司)的日常费用支出管理,提高日常费用支出的管理效率,特制定本管理制度。 ## 第二章 范围 - 本制度适用于所有华新园全体员工。 - 本制度适用于华新园员工发生的请款及日常类费用支出。 ## 第三章 总则 - 公司一切请款及日...

# 费用请款、报销管理规定 ## 第一章 目的 - 为了加强华南新材料创新园有限公司(以下简称公司)的日常费用支出管理,提高日常费用支出的管理效率,特制定本管理制度。 ## 第二章 范围 - 本制度适用于所有华新园全体员工。 - 本制度适用于华新园员工发生的请款及日常类费用支出。 ## 第三章 总则 - 公司一切请款及日常类费用支出必须按先申请,后办理的原则进行,对未进行申请审批的一切请款及日常类费用不予办理,特殊情况必须经总经理批准。 - 日常费用类支出包括个人日常费用支出和部门日常费用支出。 - 个人日常费用支出指员工个人发生的因工作开展所必须的费用，包括差旅费、业务费、培训费等。 - 部门日常费用支出指部门日常发生的因工作开展需要而支出各项费用,包括办公费、中介费、会议费、租赁费、车辆费用、团队建设费、福利费等。 - 请款是指公司员工因个人或部门日常费用开支需要而发生的提前借支资金的行为，即无发票，先付款。 - 报销是指公司员工在个人或部门日常费用开支发生之后，根据相关的经济业务发生单据，线上填写报销单据进行付款或冲账行为，即先有发票，再进行付款。冲账指公司员工在请款之后，及时拿发票回来冲销的行为。 ## 第四章 职责 ### 4.1 请款人、报销人的职责 - 根据日常费用支出的需要，按要求进行请款和报销，对请款、报销的真实性、合理性负责。 - 保管好日常费用支出的各项原始凭据，承担原始凭据遗失的相关责任。 - 及时归还借款或报销，承担延迟报销的相关后果。 ### 4.2 部门负责人的职责 - 审核本部门人员的请款、报销单据，对本部门人员请款、报销的真实性、合理性负连带责任。 - 按照请款、报销的时效性要求，督促本部门人员及时归还借款、及时报销。 ### 4.3 财务部门的职责 - 对请款、报销单据的合理性、规范性、完整性进行审核，并及时入账。 - 及时监督请款人、报销人的还款及报销情况，督促请款人、报销人及时还款和报销，对逾期报销的行为进行后续处理。 - 做好与各部门人员的沟通，做好请款、报销相关制度的宣传和培训工作。 ## 第五章 作业规范 ### 5.1 请款规范 #### 5.1.1 员工请款的基本原则 - 员工因日常发生的出差及业务招待等活动需要请款的，可以在云之家提交申请，在业务发生后及时冲账。 - 各级员工应合理确定请款金额并严格按照请款的金额要求进行请款。 - 公司员工在请款时，应坚持“前款不清、后款不借”的原则。在原借款尚未偿还的情况下，一律不允许增加新的借款。 #### 5.1.2 请款单附件 - 日常费用类支出的请款，若涉及与第三方签订合同或其它佐证材料的，请款人需将已经签订的合同或佐证材料复印件作为请款单附件附于请款单后。 #### 5.1.3请款项目的审批 - 请款项目应严格按照公司的审批流程进行审批，审批流程应清晰、完整，在所有审批环节审批完以后，财务部门才能安排付款。 ### 5.2 报销规范 #### 5.2.1 报销总体要求 - 公司所有员工的日常费用类支出消费应体现经济效益原则，严禁铺张浪费或不必要的消费 - 公司所有员工在日常费用类支出发生以后，应妥善保管业务发生的有效报销凭证并凭有效报销凭证进行报销。 - 所有的经济活动报销应真实、合法、完整，不允许虚构业务活动骗取报销资金的行为，不允许夸大业务发生金额骗取报销资金的行为。对于虚构和夸大业务活动骗取报销资金的行为，除当次报销金额不准报销外，还处以当次报销金额 100% 且不低于 200 元人民币的罚款，同时视情况，结合公司《廉洁自律管理规定》及《员工奖惩制度》进行处理。 #### 5.2.2 报销附件的要求 - 公司员工发生的所有日常费用类支出，均应走费用审批并配齐附件进行报销。报销单附件应能真实、完整反映费用支出的实际情况。 - 公司员工发生的出租车费、公交车费、地铁车费、停车费、路桥费等消费支出,报销时，应在报销时注明费用支出的具体情况。其中出租车费、公交车费、地铁车费、路桥费等 交通支出需注明起讫地点,停车费支出需注明车牌号和停车地点。 - 公司员工因公司业务需要发生的快递费支出，原则上需通过公司签约的快递公司由公司统一进行月结支付。特殊情况不能通过签约快递公司支付的,应在报销时提供快递费发票和快递公司运单作为报销的有效凭证。员工因收到到付快递必须通过现金进行支付的,报销时同样需要提供快递费发票和快递公司运单作为报销的有效凭证。 - 公司员工发生的培训费、租赁费、中介费等费用支出,如果涉及与第三方签订相关合同的,报销时需将合同复印件作为附件附于报销单后。 - 公司员工发生的业务招待费、住宿费等个人日常费用支出,报销时需附“报销说明”,详细说明费用支出的具体情况。 #### 5.2.3 报销发票的要求 - 所有日常费用类支出，须取得正规、合法的发票或取得带有财政部门监制章的正规收据，不可用白条、不合要求的收据顶替发票或正规收据。 - 公司员工应妥善保管好发票 #### 5.2.4 无票费用的处理 - 所有日常费用类支出，须取得正规、合法的发票或取得带有财政部门监制章的正规收据,如确实无发票的费用支出，需提前和总经理请示，向财务部报备才可支出。报销时，财务做账作无票费用处理。 #### 5.2.5 报销费用承担 - 报销人员在填写报销单据时必须注明费用承担部门或承担人，费用承担人为其所在的部门。 #### 5.2.6 冲账及款项的支付 - 公司员工可以凭审批完以后的报销单冲账,在员工尚有借款未冲销的情况下,其报销款的支付方式默认为“冲账”即冲销前期借款,不允许员工在有借款的情况下,报销时支取现金。 ### 5.3 报账时间 #### 5.3.1 报备时间 - 经办人于每个工作日下午 16:30 前将付款单据移交至财务部报备。 #### 5.3.2 付款时间 - 员工报销：每周五下午支付上周五至本周四所收集的报销单据,节假日顺延。 - 对外付款：财务部将在次日完成前一天报备的付款单据。月末最后 2 个工作日不对外付款,特殊情况需总经理审批。 #### 5.3.3 发票使用时间 - 当年发票需要当年报销，跨年发票不再进行报销。 #### 5.3.4 冲账时间 - 当年借款必须在当年取得发票进行冲账或还款 #### 5.3.5 审批流程 - 线上线下审批流：经办人→部门负责人→财务会计→财务经理→副总经理→总经理。 ## 第六章 操作流程 ### 6.1 注册金蝶云账号并修改密码 #### 6.1.1 注册金蝶云账号 - 经办人提供姓名、性别、手机号、银行账号、开户行等信息至财务部，财务部将在2个工作日内开通账号以及相关权限。 #### 6.1.2 修改金蝶云密码 - 经办人登录网址：https://gkjt.ik3cloud.com/K3cloud/html5/,选择金蝶云星空账号→输入用户名(经办人姓名)→选择忘记密码→输入提供给财务部的手机号,获取验证码后进行填写→修改密码(密码需要 8-20 位,包含数字、字母、特殊符号)。 #### 6.1.3 激活账号 - 经办人登录上述网址：https://gkjt.ik3cloud.com/K3cloud/html5/,选择金蝶云星空账号 →输入用户名(经办人姓名)→输入已经设置好的密码→获取手机验证码并输入→登录。 #### 6.1.4 下载客户端 - 从网页上登录后,左键点击右上角头像→下载中心→GUI客户端(x86),将客户端保存到指定的位置。 ### 6.2 请款操作 #### 6.2.1 操作界面 - 登录金蝶云星空客户端系统→点击右上角所有功能→选择员工服务(人人)→请款单(点击后即是新增界面)。 #### 6.2.2 填写并保存 * 填写顺序 * 申请组织(需要哪个公司付款,选择哪个公司)→带\*号为必填项(包含申请日期、申请人、申请部门)→请款用于购买(写清楚请款用途)→备用金类型(和往来单位类型保持一致性)→结算方式→预计还款日期→往来单位类型→往来单位→开户银行→账户名称→银行账号→费用项目→申请金额→备注。 * 填写要求 * “申请组织”和“费用承担组织”保持一致,需要哪个公司付款,选择哪个公司。 * “请款用于购买”若是后期能拿发票进行冲账的,填写具体事情;若是没有发票的,请提前和财务部沟通。 * “备用金类型”和“往来单位类型”保持一致。若是将金额汇款至公司员工,则备用金类型选择“员工备用金”,往来单位类型选择“员工”;若是将金额汇款至供应商,则备用金类型选择“产品劳务类”,往来单位类型选择“供应商”。若是系统上无所需供应商,请用文字的形式将供应商的开户银行、账户名称、银行账号等信息发送至财务部同事,进行新增供应商。 * “结算方式”,常用的是“电汇”,指通过银行转账,“三方协议”指通过系统划扣。 * “费用项目”、“费用编码”根据每年初财务部出具的当年费用预算情况表对应数据进行填写。 #### 6.2.3 上传附件 - 选项→附件。 * 上传附件包含: * OA签报 * 合同 * 协议 * 明细单据等真实、合法资料。 #### 6.2.4 提交流程 - 点击“提交”,流程一旦提交不能修改,由下一步审核人进行驳回,特殊情况请咨询财务部相关同事。 #### 6.2.5 查询审批流程 - 关联查询→工作流流程图。 * 工作流流程图中： * 绿色箭头表示已经审批通过 * 黑色箭头表示未处理。 #### 6.2.6 打印支付证明单 - 打开已经走完流程的单据,选项→套打→预览 * 打印之前，需要设置打印套打模板。选项→套打→套打设置→对应套打模板(全都选择“请款单”)。 * 打印出请款单之后，用页尾夹将请款单、相关附件整理夹好后，提交至财务部。 * 非A4纸张,需要粘贴到票据粘贴单上。票据粘贴单请到人力行政部领取。 ### 6.3 报销操作 #### 6.3.1 操作界面 - 登录金蝶云星空客户端系统→点击右上角所有功能→选择员工服务(人人)→费用报销单(点击后即是新增界面)。 #### 6.3.2 填写和保存 * 填写顺序 * 基本信息 * 单据类型(统一选择华新园报销类型) * 申请组织(需要哪个公司付款,选择哪个公司) * 带\*号为必填项(包含申请日期、申请人、申请部门) * 事由(和发票上的内容尽量保持一致) * 往来单位类型 * 往来单位 * 支付类型。 * 付款信息 * 结算方式 * 开户银行账户名称 * 银行账号。 * 明细信息 * 费用项目 * 发票类型 * 费用金额 * 税额 * 备注 * 费用编码。 * 填写要求 * “单据类型”选择华新园类型,下面的明细信息才能出来“费用编码”。 * “申请组织”和“费用承担组织”保持一致,需要哪个公司付款,选择哪个公司。 * “事由”和发票上的内容尽量保持一致。 * 若是将金额汇款至公司员工,则往来单位类型选择“员工”;若是将金额汇款至供应商,则往来单位类型选择“供应商”。若是系统上无所需供应商,请用语句的形式将供应商的开户银行、账户名称、银行账号等信息发送至财务部同事,进行新增供应商。 * “支付类型”通常情况下选择“日常款项”,特殊情况请咨询财务部。 * 发票类型、费用金额、税额、申请报销金额的联系 * 发票类型按照发票上的抬头填写。发票上的抬头为增值税专用发票,发票类型填写增值税发票,需要填写：费用金额、税额,费用金额 + 税额 = 申请报销金额;发票上的抬头为增值税普通发票,发票类型填写普通发票,需要填写：费用金额,费用金额 = 申请报销基恩;若是收据,发票类型填写其他。 * 特殊情况：普通发票若是滴滴服务的,需要填写：费用金额、税额,费用金额 + 税额 = 申请报销金额。 * 税费能够抵扣,那就填写税额;如果税费不能够抵扣,就不填写税额。税费能够抵扣的情况有以下几种,一是增值税专用发票,二是普通发票(专指滴滴开具的运输服务),三是机票、火车票、高铁票。 #### 6.3.3 上传附件 - 选项→附件。 * 上传附件包含: * OA签报 * 合同 * 协议 * 发票 * 明细单据等真实、合法资料。 #### 6.3.4 提交流程 - 点击“提交”,流程一旦提交不能修改,由下一步审核人进行驳回,特殊情况请咨询财务部相关同事。 #### 6.3.5 查询审批流程 - 关联查询→工作流流程图。 * 工作流流程图中 * 绿色箭头表示已经审批通过 * 黑色箭头表示未处理。 #### 6.3.6 打印支付证明单 - 打开已经走完流程的单据,选项→套打→预览 * 打印之前,需要设置打印套打模板。选项→套打→套打设置→对应套打模板(全都选择“支付证明单(华南新材料)”)。 * 打印出支付证明单之后，用页尾夹将支付证明单、相关附件整理夹好后，提交至财务部。 * 非A4纸张,需要粘贴到票据粘贴单上。票据粘贴单 请到人力行政部领取 #### 6.4 冲账操作 - 发票回来后,需要及时进行冲账操作，“请款单列表” →找到对应的果据有双击→下推→点击费用报销单→单据类型(选择华新园类型)→进入费用报销单界面。后续操作参照—————第十五条报销操作。 ## 第七章附则 - 本制度的解释、修订由公司财务部负责 - 本制度自 2022 年 11 月 1 日起开始施行。