Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 PDF

PERATURAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 6 TAHUN 2019 TENTANG PENGAWASAN KEARSIPAN DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, Menimbang :...

PERATURAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 6 TAHUN 2019 TENTANG PENGAWASAN KEARSIPAN DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, Menimbang : a. bahwa arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga negara, pemerintahan daerah, dan kegiatan yang menggunakan sumber dana negara merupakan memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam penyelenggaraan pemerintahan negara sehingga perlu dilakukan usaha penyelamatan secara terpadu, sistemik, dan komprehensif; b. bahwa dalam upaya untuk menyelamatkan arsip perlu mendorong pencipta arsip dan lembaga kearsipan untuk menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan prinsip, kaidah, standar kearsipan, dan peraturan perundang- undangan; c. bahwa Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2015 tentang Pedoman Pengawasan Kearsipan masih terdapat kekurangan dan belum menampung perkembangan penyelenggaraan kearsipan pada pencipta arsip sehingga perlu diganti;  -2- d. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, huruf b, dan huruf c, perlu menetapkan Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia tentang Pengawasan Kearsipan; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286); 3. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Kementerian sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 145 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedelapan atas Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Kementerian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 322); 4. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 1578); MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA TENTANG PENGAWASAN KEARSIPAN.  -3- BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia ini yang dimaksud dengan: 1. Pengawasan Kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. 2. Audit Kearsipan adalah proses identifikasi masalah, analisis, dan evaluasi bukti yang dilakukan secara independen, objektif dan profesional berdasarkan standar kearsipan untuk menilai kebenaran, kecermatan, kredibilitas, efektivitas, efisiensi, dan keandalan penyelenggaraan kearsipan. 3. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. 4. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 5. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 6. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 7. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 8. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.  -4- 9. Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. 10. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. 11. Arsip Nasional Republik Indonesia selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara. 12. Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip Statis dan pembinaan kearsipan. 13. Lembaga Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat dengan LKD adalah satuan kerja perangkat daerah pada Pemerintahan Daerah provinsi dan kabupaten/kota yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip Statis dan pembinaan kearsipan. 14. Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi Negeri yang selanjutnya disingkat dengan LKPTN adalah satuan kerja pada perguruan tinggi negeri yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip Statis dan pembinaan kearsipan. 15. Perguruan Tinggi adalah satuan pendidikan yang menyelenggarakan Pendidikan Tinggi. 16. Pemerintah Daerah adalah kepala daerah sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom.  -5- 17. Pemerintahan Daerah adalah penyelenggaraan urusan pemerintahan oleh Pemerintahan Daerah dan dewan perwakilan rakyat daerah menurut asas otonomi dan tugas pembantuan dengan prinsip otonomi seluas- luasnya dalam sistem dan prinsip Negara Kesatuan Republik Indonesia sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945. 18. Perangkat Daerah adalah perangkat daerah pada Pemerintahan Daerah provinsi atau kabupaten/kota. 19. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip setingkat eselon II (dua)/disetarakan untuk tingkat pusat dan setingkat eselon III (tiga)/disetarakan untuk tingkat daerah yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. 20. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. 21. Badan Usaha Milik Negara yang selanjutnya disingkat BUMN adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh negara melalui penyertaan secara langsung yang berasal dari kekayaan negara yang dipisahkan. 22. Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh Pemerintahan Daerah melalui penyertaan secara langsung yang berasal dari kekayaan daerah yang dipisahkan. 23. Badan Usaha Milik Desa, yang selanjutnya disebut BUMDes, adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh Desa melalui penyertaan secara langsung yang berasal dari kekayaan Desa yang dipisahkanguna mengelola aset, jasa pelayanan, dan usaha lainnya untuk sebesar-besarnya kesejahteraan masyarakat Desa.  -6- 24. Objek Pengawasan adalah kementerian, lembaga, Pemerintahan Daerah, Perguruan Tinggi Negeri, BUMN/BUMD/BUMDes yang mengikuti Pengawasan Kearsipan. 25. Aparat Penegak Hukum adalah Kepolisian Negara Republik Indonesia atau Kejaksaan Republik Indonesia. 25. Program Kerja Pengawasan Kearsipan Tahunan yang selanjutnya disingkat PKPKT adalah rencana kegiatan Pengawasan Kearsipan untuk jangka waktu satu tahun anggaran. 26. Laporan Audit Kearsipan Eksternal yang selanjutnya disingkat LAKE adalah laporan yang disusun berdasarkan laporan hasil audit sistem kearsipan eksternal dan/atau laporan hasil audit penyelamatan Arsip Statis pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan. 27. Laporan Audit Kearsipan Internal yang selanjutnya disingkat LAKI adalah laporan yang disusun oleh pimpinan pencipta arsip berdasarkan hasil audit sistem kearsipan internal dan/atau laporan hasil audit pengelolaan arsip aktif yang dilaksanakan di lingkungannya. 28. Laporan Hasil Monitoring Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan yang selanjutnya disingkat LHM adalah laporan yang disusun oleh Tim Pengawas Kearsipan atas hasil kegiatan monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan. 29. Laporan Hasil Pengawasan Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat LHPKN adalah laporan tahunan yang disusun oleh Kepala ANRI berdasarkan hasil pengawasan kearsipan yang menggambarkan kondisi penyelenggaraan kearsipan secara nasional. Pasal 2 Ruang lingkup Pengawasan Kearsipan terdiri atas: a. pengawasan atas pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan;  -7- b. pengawasan atas penegakan peraturan perundang- undangan di bidang kearsipan; c. pembentukan tim pengawas kearsipan; dan d. prosedur pengawasan kearsipan. BAB II PENGAWASAN ATAS PELAKSANAAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN Pasal 3 Pengawasan Atas Pelaksanaan Penyelenggaraan Kearsipan terdiri atas: a. Pengawasan Kearsipan eksternal; dan b. Pengawasan Kearsipan Internal. Bagian Kesatu Pengawasan Kearsipan Eksternal Pasal 4 Pengawasan Kearsipan eksternal terdiri atas: a. Pengawasan sistem kearsipan eksternal; dan b. Pengawasan penyelamatan Arsip Statis eksternal. Paragraf 1 Pengawasan Sistem Kearsipan Eksternal Pasal 5 Pengawasan sistem kearsipan eksternal dilaksanakan oleh: a. ANRI terhadap: 1) Majelis Permusyawaratan Rakyat, Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah, Mahkamah Agung, Mahkamah Konstitusi, Komisi Yudisial, Bank Indonesia, kementerian, badan, lembaga, TNI/POLRI, komisi, dan BUMN; 2) Pemerintahan Daerah provinsi; dan 3) Perguruan Tinggi Negeri.  -8- b. Pemerintahan Daerah provinsi terhadap: 1) pemerintahan daerah kabupaten/kota; dan 2) BUMD tingkat provinsi; dan c. Pemerintahan daerah kabupaten/kota terhadap BUMD tingkat kabupaten/kota dan BUMDes. Pasal 6 Aspek penilaian dalam pengawasan sistem kearsipan eksternal yang dilakukan oleh ANRI sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf angka 1 meliputi: a. kebijakan; b. pembinaan; c. pengelolaan Arsip Dinamis yang meliputi penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip dan penyusutan arsip; dan d. sumber daya kearsipan yang meliputi sumber daya manusia kearsipan, organisasi kearsipan, prasarana dan sarana serta pendanaan. Pasal 7 Aspek penilaian dalam pengawasan sistem kearsipan eksternal yang dilakukan oleh ANRI sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf a angka 2 dan angka 3 meliputi: a. kebijakan; b. pembinaan; c. pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang- kurangnya 10 (sepuluh) tahun; d. pengelolaan Arsip Statis yang meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, dan akses; dan e. sumber daya kearsipan yang meliputi: 1. sumber daya manusia kearsipan; 2. Organisasi Kearsipan; 3. prasarana dan sarana, termasuk namun tidak terbatas pada penggunaan teknologi, informasi, dan komunikasi; dan 4. pendanaan.  -9- Pasal 8 Aspek penilaian dalam pengawasan sistem kearsipan eksternal yang dilakukan oleh Pemerintahan Daerah provinsi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf b angka 1 meliputi: a. kebijakan; b. pembinaan; c. pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang- kurangnya 10 (sepuluh) tahun; d. pengelolaan Arsip Statis yang meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, dan akses; dan e. sumber daya kearsipan yang meliputi sumber daya manusia kearsipan, Organisasi Kearsipan, prasarana dan sarana dan pendanaan. Pasal 9 Aspek penilaian dalam pengawasan sistem kearsipan eksternal yang dilakukan oleh Pemerintahan Daerah provinsi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf b angka 2 meliputi: a. kebijakan; b. pembinaan; c. pengelolaan Arsip Dinamis yang meliputi penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip dan penyusutan arsip; dan d. sumber daya kearsipan yang meliputi sumber daya manusia kearsipan, Organisasi Kearsipan, prasarana dan sarana dan pendanaan. Pasal 10 Aspek penilaian dalam pengawasan sistem kearsipan eksternal yang dilakukan oleh Pemerintahan Daerah kabupaten/kota sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf c meliputi: a. kebijakan; b. pembinaan;  - 10 - c. pengelolaan Arsip Dinamis yang meliputi penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip dan penyusutan arsip; dan d. sumber daya kearsipan yang meliputi sumber daya manusia kearsipan, Organisasi Kearsipan, prasarana dan sarana dan pendanaan. Paragraf 2 Pengawasan Penyelamatan Arsip Statis Eksternal Pasal 11 (1) Pengawasan penyelamatan Arsip Statis eksternal dilaksanakan setelah kegiatan pengawasan sistem kearsipan eksternal selesai dilakukan. (2) Dalam hal pengawasan sistem kearsipan eksternal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) belum dilaksanakan, pelaksanaan Pengawasan penyelamatan Arsip Statis eksternal dapat dilakukan secara bersamaan dengan pengawasan sistem kearsipan eksternal. Pasal 12 Pengawasan penyelamatan Arsip Statis eksternal dilaksanakan oleh: a. ANRI terhadap: 1) Majelis Permusyawaratan Rakyat, Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah, Mahkamah Agung, Mahkamah Konstitusi, Komisi Yudisial, Bank Indonesia, kementerian, badan, lembaga, TNI/POLRI, komisi, BUMN; 2) Pemerintahan Daerah provinsi; dan 3) Perguruan Tinggi Negeri. b. Pemerintahan Daerah provinsi terhadap BUMD tingkat provinsi; dan c. Pemerintahan Daerah kabupaten/kota terhadap BUMD tingkat kabupaten/kota.  - 11 - Pasal 13 Aspek penilaian dalam pengawasan penyelamatan Arsip Statis eksternal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 meliputi: a. pengelolaan Arsip Dinamis yang berdasarkan JRA berketerangan permanen atau memiliki nilai guna kesejarahan; b. terhadap pengawasan yang dilakukan terhadap LKD Provinsi, LKD Kabupaten/Kota, dan LKPTN, ditambahkan aspek penilaian berupa pengelolaan Arsip Statis. Bagian Kedua Pengawasan Kearsipan Internal Pasal 14 (1) Pengawasan Kearsipan internal menjadi tanggung jawab Majelis Permusyawaratan Rakyat, Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah, Mahkamah Agung, Mahkamah Konstitusi, Komisi Yudisial, Bank Indonesia, kementerian, badan, lembaga, TNI/POLRI, komisi, BUMN/BUMD, Pemerintahan Daerah provinsi, kabupaten/kota dan Perguruan Tinggi Negeri pada tiap wilayah kewenangannya. (2) Pengawasan Kearsipan internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh: a. Unit Kearsipan I pada sekretariat lembaga negara terhadap: 1) seluruh Unit Pengolah setingkat eselon II pada tiap lembaga negara sesuai wilayah kewenangannya; dan/atau 2) Unit Kearsipan II pada tiap lembaga negara yang memiliki unit kearsipan berjenjang.  - 12 - b. Unit Kearsipan II terhadap Unit Kearsipan III dan Unit Pengolah di Lingkungan Unit Kearsipan III serta Unit Kearsipan dan Unit Pengolah jenjang berikutnya sesuai wilayah kewenangannya; c. Unit Kearsipan I pada Pemerintahan Daerah provinsi, kabupaten/kota terhadap seluruh perangkat daerah pada Pemerintahan Daerah provinsi, kabupaten/kota sesuai wilayah kewenangannya; dan d. Unit kearsipan I pada PTN terhadap unit pengolah dan unit kearsipan satuan kerja pada rektorat, fakultas, civitas akademika, dan unit dengan sebutan lain di lingkungan PTN. Pasal 15 Pengawasan Kearsipan internal terdiri atas: a. pengawasan sistem kearsipan internal; b. pengawasan pengelolaan arsip aktif; dan c. pengawasan penyelamatan Arsip Statis internal. Pasal 16 (1) Pelaksanaan Pengawasan Kearsipan internal dilakukan terhadap seluruh Objek Pengawasan di lingkungannya. (2) Dalam hal keterbatasan sumber daya dalam pelaksanaan Pengawasan Kearsipan internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1), jumlah Objek Pengawasan ditentukan berdasarkan metode penetapan sampel. (3) Metode penetapan sampel sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan dengan menentukan sampel secara berimbang dan merata. (4) Metode penetapan sampel sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia ini.  - 13 - Paragraf 1 Pengawasan Sistem Kearsipan Internal Pasal 17 Aspek penilaian dalam pengawasan sistem kearsipan internal meliputi: a. pengelolaan Arsip Dinamis yang meliputi penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip dan penyusutan arsip; dan b. sumber daya kearsipan yang meliputi sumber daya manusia kearsipan, dan prasarana dan sarana. Paragraf 2 Pengawasan Pengelolaan Arsip Aktif Pasal 18 Pengawasan pengelolaan arsip aktif dilaksanakan setelah kegiatan pengawasan sistem kearsipan internal selesai dilakukan. Pasal 19 Aspek penilaian dalam pengawasan pengelolaan arsip aktif meliputi pemberkasan dan penyimpanan arsip aktif yang disesuaikan dengan daftar isian pelaksanaan anggaran, daftar pelaksanaan anggaraan atau sebutan lain pada tiap instansi dan BUMN/BUMD. Paragraf 3 Pengawasan Penyelamatan Arsip Statis Internal Pasal 20 Pengawasan penyelamatan Arsip Statis internal dilaksanakan oleh: a. LKD Pemerintahan Daerah provinsi terhadap Perangkat Daerah tingkat provinsi;  - 14 - b. LKD Pemerintahan daerah kabupaten/kota terhadap Perangkat Daerah tingkat kabupaten/kota; dan c. LKPTN terhadap satuan kerja pada rektorat, fakultas, civitas akademika, dan unit dengan sebutan lain di lingkungan PTN. Pasal 21 Aspek penilaian dalam pengawasan penyelamatan Arsip Statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 meliputi pengelolaan Arsip Dinamis yang berdasarkan JRA berketerangan permanen atau memiliki nilai guna kesejarahan. Paragraf 4 Verifikasi Hasil Pengawasan Kearsipan Internal Pasal 22 (1) ANRI melaksanakan verifikasi terhadap hasil Pengawasan Kearsipan Internal yang dilakukan oleh: a. Majelis Permusyawaratan Rakyat, Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah, Mahkamah Agung, Mahkamah Konstitusi, Komisi Yudisial, Bank Indonesia, kementerian, badan, lembaga, TNI/POLRI, komisi, BUMN; b. Perguruan Tinggi Negeri; dan c. Pemerintahan Daerah provinsi. (2) LKD provinsi melaksanakan verifikasi terhadap hasil Pengawasan Kearsipan internal yang dilakukan oleh Pemerintahan Daerah kabupaten/kota dan BUMD provinsi. (3) LKD kabupaten/kota melaksanakan verifikasi terhadap hasil Pengawasan Kearsipan internal yang dilakukan oleh BUMD Kabupaten/kota.  - 15 - Bagian Ketiga Nilai Hasil Pengawasan Kearsipan Pasal 23 (1) Perolehan nilai dari hasil Pengawasan Kearsipan internal yang telah diverifikasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 ditetapkan sebagai nilai Pengawasan Kearsipan internal. (2) Penetapan nilai Pengawasan Kearsipan internal dilakukan oleh pimpinan kementerian, badan, lembaga, lembaga pemerintah nonkementerian, lembaga non struktural, pemerintahan daerah provinsi, kabupaten/kota, BUMN/BUMD, dan Perguruan Tinggi Negeri. (3) Nilai hasil Pengawasan Kearsipan internal harus dilaporkan kepada ANRI paling lambat pada akhir Agustus pada setiap tahunnya. Pasal 24 (1) Nilai hasil Pengawasan Kearsipan merupakan akumulasi nilai Pengawasan Kearsipan eksternal dan nilai Pengawasan Kearsipan internal. (2) Nilai hasil Pengawasan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berlaku ketentuan sebagai berikut: a. nilai Pengawasan Kearsipan eksternal memiliki bobot 60% (enam puluh persen). b. nilai Pengawasan Kearsipan internal memiliki bobot 40% (empat puluh persen); dan (3) Nilai hasil Pengawasan Kearsipan menjadi acuan dalam menentukan indeks kinerja penyelenggaraan kearsipan pada Objek Pengawasan. Pasal 25 Nilai dan kategori atas hasil Pengawasan Kearsipan yang diperoleh Objek Pengawasan terdiri atas:  - 16 - a. nilai > 90 – 100 (lebih dari sembilan puluh sampai dengan seratus) dengan kategori AA (sangat memuaskan); b. nilai > 80 – 90 (lebih dari delapan puluh sampai dengan sembilan puluh) dengan kategori A (memuaskan); c. nilai > 70 – 80 (lebih dari tujuh puluh sampai dengan delapan puluh) dengan kategori BB (sangat baik); d. nilai > 60 – 70 (lebih dari enam puluh sampai dengan tujuh puluh) dengan kategori B (baik); e. nilai > 50 - 60 (lebih dari lima puluh sampai dengan enam puluh) dengan kategori CC (cukup); dan f. nilai > 30 – 50 (lebih dari tiga puluh sampai dengan lima puluh) dengan kategori C (kurang); dan g. nilai 0 - 30 (nol sampai dengan tiga puluh) dengan kategori D (sangat kurang). BAB III PENGAWASAN ATAS PENEGAKAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN DI BIDANG KEARSIPAN Pasal 26 (1) Aspek pengawasan atas penegakan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan terdiri atas: a. aspek administratif; dan b. aspek pidana. (2) Pengawasan atas penegakan peraturan perundang- undangan di bidang kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan bersamaan dengan pengawasan atas pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan. Pasal 27 Hasil kegiatan pengawasan atas penegakan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan memuat rekomendasi pengenaan sanksi administratif atau sanksi pidana terhadap Objek Pengawasan atas pelanggaran yang dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.  - 17 - Bagian Kesatu Aspek Administratif Pasal 28 (1) Aspek administratif merupakan pengawasan terhadap potensi pelanggaran ketentuan dalam Pasal 19 ayat (2), Pasal 22 ayat (4), Pasal 24 ayat (4), Pasal 27 ayat (4), Pasal 48 ayat (1), Pasal 60 ayat (3), Pasal 56 ayat (1), Pasal 64 ayat (1), Pasal 40 ayat (4), Pasal 42 ayat (1), Pasal 43 ayat (1), Pasal 43 ayat (2), atau Pasal 43 ayat (3) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. (2) Pelaksanaan kegiatan penegakan peraturan perundang- undangan di bidang kearsipan pada aspek administratif dilaksanakan bersamaan dengan pelaksanaan pengawasan sistem kearsipan eksternal atau pengawasan sistem kearsipan internal. Pasal 29 Dalam hal rekomendasi yang mengandung unsur pelanggaran administratif Pasal 40 ayat (4), Pasal 42 ayat (1), dan Pasal 43 ayat (1), Pasal 43 ayat (2), atau Pasal 43 ayat (3) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan tidak ditindaklanjuti, dapat dimuat rekomendasi pengenaan sanksi administratif terhadap atasan yang bersangkutan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Bagian Kedua Aspek Pidana Pasal 30 (1) Aspek pidana merupakan pengawasan terhadap potensi pelanggaran terhadap ketentuan Pasal 81 sampai dengan Pasal 88 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.  - 18 - (2) Pelaksanaan kegiatan penegakan peraturan perundang- undangan di bidang kearsipan pada aspek pidana dilaksanakan bersamaan dengan pelaksanaan pengawasan penyelamatan Arsip Statis atau pengawasan pengawasan pengelolaan arsip aktif. Pasal 31 Dalam hal pelaksanaan Pengawasan Kearsipan ditemukan adanya dugaan pelanggaran: a. tidak menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip Dinamis yang masuk dalam kategori arsip terjaga; atau b. tidak melaksanakan pemberkasan arsip terjaga dan pelaporan arsip terjaga kepada ANRI secara berkala sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan; dapat dimuat rekomendasi perbaikan terhadap Objek Pengawasan dalam waktu paling lambat selama 6 (enam) bulan sebelum dilakukan pencantuman rekomendasi pengenaan sanksi pidana sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Pasal 32 Dalam hal selama 6 (enam) bulan Objek Pengawasan tidak melaksanakan tindak lanjut perbaikan atas rekomendasi Tim Pengawas Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31, hasil rekomendasi dapat dilaporkan kepada Aparat Penegak Hukum untuk dilakukan proses pengenaan sanksi pidana sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Pasal 33 Dalam hal pelaksanaan Pengawasan Kearsipan ditemukan adanya dugaan tindak pidana sesuai dengan ketentuan dalam Pasal 81, Pasal 82, Pasal 85, Pasal 86, Pasal 87, dan Pasal 88 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang  - 19 - Kearsipan, dapat dimuat rekomendasi kepada Aparat Penegak Hukum untuk melakukan proses pengenaan sanksi pidana sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan tentang Kearsipan dan ketentuan peraturan perundang-undangan tentang kitab undang-undang hukum acara pidana. BAB IV PEMBENTUKAN TIM PENGAWAS KEARSIPAN Bagian Kesatu Umum Pasal 34 (1) Dalam penyelenggaraan Pengawasan Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 dan Pasal 26 dibentuk Tim Pengawas Kearsipan. (2) Tim Pengawas Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bekerja sama dengan lembaga atau unit yang menyelenggarakan fungsi pengawasan sesuai dengan wilayah kewenangannya. (3) Pengawasan Kearsipan di lingkungan Pemerintahan Daerah dilaksanakan secara terkoordinasi dengan kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan dalam negeri sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Pasal 35 (1) Dalam penyelenggaraan Pengawasan Kearsipan, Tim Pengawas Kearsipan harus memiliki kompetensi Pengawasan Kearsipan. (2) Untuk memenuhi kompetensi Pengawasan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Tim Pengawas Kearsipan harus mengikuti bimbingan teknis atau pendidikan dan pelatihan Pengawasan Kearsipan.  - 20 - Pasal 36 (1) Bimbingan teknis atau pendidikan dan pelatihan Pengawasan Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 35 ayat (2) dilaksanakan oleh ANRI. (2) Lembaga negara, pemerintahan daerah, Perguruan Tinggi Negeri, dan BUMN/BUMD dapat melaksanakan bimbingan teknis atau pendidikan dan pelatihan Pengawasan Kearsipan setelah berkoordinasi dengan ANRI. Pasal 37 Tim Pengawas Kearsipan terdiri atas: a. Tim Pengawas Kearsipan eksternal; b. Tim Pengawas Kearsipan internal; dan c. Tim Pengawas Kearsipan Independen. Pasal 38 Dalam pembentukan Tim Pengawas Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37, perlu memperhitungkan jumlah Objek Pengawasan, alokasi waktu, dan sumber daya manusia yang tersedia. Pasal 39 (1) Struktur Tim Pengawas Kearsipan terdiri atas: a. pengarah; b. penanggungjawab; c. ketua tim; d. anggota. (2) Dalam rangka pembagian tugas dalam pelaksanaan operasional pengawasan kearsipan pada Objek Pengawasan, Tim Pengawas Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat terdiri dari beberapa sub tim.  - 21 - Pasal 40 (1) Struktur sub tim sebagaimana dimaksud dalam Pasal 39 ayat (2) berjumlah ganjil. (2) Struktur sub tim sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit terdiri dari satu orang ketua sub tim dan 2 (dua) orang anggota tim. (3) Sub tim sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) ditetapkan melalui surat perintah/surat tugas oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan tugas dan fungsi bidang kearsipan. Bagian Kedua Tim Pengawas Kearsipan Eksternal Pasal 41 Tim Pengawas Kearsipan eksternal terdiri atas: a. tim pengawas kearsipan pusat; b. tim pengawas kearsipan Perguruan Tinggi Negeri; dan c. tim pengawas kearsipan daerah. Paragraf 1 Tim Pengawas Kearsipan Pusat Pasal 42 (1) Tim Pengawas Kearsipan pusat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 huruf a dibentuk oleh Kepala ANRI. (2) Tim Pengawas Kearsipan pusat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memiliki tugas: a. menyusun rencana kerja audit; b. melaksanakan audit kearsipan; c. menyusun risalah hasil audit kearsipan sementara; d. menyusun laporan audit kearsipan; e. melaksanakan monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan; f. memberikan rekomendasi atas hasil Pengawasan Kearsipan;  - 22 - g. menyusun LHM; dan h. menyusun LHPKN. Pasal 43 Struktur tim pengawas kearsipan pusat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 ayat (1) terdiri atas: a. Pengarah : 1. Kepala ANRI; 2. Sekretaris Utama; atau 3. Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama yang menyelenggarakan fungsi Pengawasan Kearsipan; b. Penanggungjawab : pejabat administrator yang menyelenggarakan fungsi Pengawasan Kearsipan; c. Ketua tim : paling rendah pejabat fungsional Arsiparis Ahli Muda; d. Anggota : 1. pejabat fungsional Arsiparis; 2. Pejabat fungsional Auditor; 3. Pejabat fungsional tertentu lainnya yang setara; dan/atau 4. Pejabat Pengawas bidang pengawasan. Pasal 44 Dalam pelaksanaan Pengawasan Kearsipan, Tim Pengawas Kearsipan Pusat dapat bekerja sama dengan Badan Pemeriksa Keuangan, Inspektorat Lembaga Negara, dan inspektorat daerah, serta satuan pengawas internal di BUMN atau BUMD sesuai dengan wilayah kewenangannya.  - 23 - Paragraf 2 Tim Pengawas Kearsipan Perguruan Tinggi Negeri Pasal 45 (1) Tim Pengawas Kearsipan Perguruan Tinggi Negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 huruf b dibentuk oleh Rektor dan bertugas melaksanakan pengawasan kearsipan sesuai wilayah kewenangannya. (2) Tim Pengawas Kearsipan Perguruan Tinggi Negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memiliki tugas: a. menyusun rencana kerja audit; b. melaksanakan audit kearsipan; c. menyusun risalah hasil audit kearsipan sementara; d. menyusun laporan audit kearsipan; e. melaksanakan monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan; f. memberikan rekomendasi atas hasil Pengawasan Kearsipan; dan g. menyusun LHM. Pasal 46 Struktur Tim Pengawas Kearsipan Perguruan Tinggi Negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 45 ayat (1) terdiri atas: a. Pengarah : Rektor atau Wakil Rektor. b. Penanggungjawab : Kepala LKPTN atau Kepala Unit Kearsipan; c. Ketua tim : Pejabat Fungsional Arsiparis kategori Keahlian; e. Anggota : 1. pejabat fungsional Arsiparis; 2. Pejabat fungsional Auditor; 3. Pejabat fungsional tertentu lainnya yang setara; dan/atau 4. Pejabat Pengawas bidang pengawasan.  - 24 - Pasal 47 Dalam pelaksanaan Pengawasan Kearsipan, Tim Pengawas Kearsipan Perguruan Tinggi Negeri dapat bekerja sama dengan Inspektorat Lembaga Negara dan inspektorat daerah sesuai dengan wilayah kewenangannya. Paragraf 3 Tim Pengawas Kearsipan Daerah Pasal 48 (1) Tim Pengawas Kearsipan daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 huruf c dibentuk oleh Gubernur, dan Bupati/Walikota. (2) Tim Pengawas Kearsipan daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memiliki tugas: a. menyusun rencana kerja audit; b. melaksanakan audit kearsipan; c. menyusun risalah hasil audit kearsipan sementara; d. menyusun laporan audit kearsipan; e. melaksanakan monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan; f. memberikan rekomendasi atas hasil Pengawasan Kearsipan; dan g. menyusun LHM. Pasal 49 Struktur Tim Pengawas Kearsipan Daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 49 ayat (1) terdiri atas: a. Pengarah : Sekretaris Daerah Provinsi/ Kabupaten/Kota. b. Penanggungjawab : Kepala LKD Provinsi/ Kabupaten/Kota. c. Ketua tim : pejabat administrator bidang kearsipan, atau Arsiparis kategori keahlian. f. Anggota : 1. pejabat fungsional Arsiparis;  - 25 - 2. Pejabat fungsional Auditor pada Inspektorat daerah sesuai wilayah kewenangannya; 3. Pejabat fungsional tertentu lainnya yang setara; 4. Pejabat Pengawas bidang pengawasan; dan/atau 5. Pejabat pelaksana. Pasal 50 Dalam pelaksanaan Pengawasan Kearsipan, Tim Pengawas Kearsipan Daerah dapat bekerja sama dengan inspektorat daerah, serta satuan pengawas internal di BUMD sesuai dengan wilayah kewenangannya. Bagian Ketiga Tim Pengawas Kearsipan Internal Pasal 51 Tim Pengawas Kearsipan internal dibentuk oleh Menteri, Kepala, Ketua, Gubernur, Bupati/Walikota, Rektor atau pimpinan BUMN/ BUMD sesuai wilayah kewenangannya. Pasal 52 Struktur Tim Pengawas Kearsipan internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 51 terdiri atas: a. Pengarah : 1. sekretaris jenderal/ sekretaris utama; 2. sekretaris daerah provinsi/kabupaten/kota; 3. wakil rektor/sebutan lain yang membidangi urusan administrasi; atau 4. sekretaris perusahaan/yang setingkat;  - 26 - b. Penanggungjawab : 1. kepala biro kementerian, lembaga, badan atau komisi yang membidangi urusan kearsipan; 2. kepala LKD; provinsi/kabupaten/kota; 3. kepala arsip universitas/ pejabat yang membidangi urusan kearsipan; atau 4. pimpinan divisi perusahaan yang membidangi urusan administrasi; c. Ketua tim : 1. Pejabat administrator yang menyelenggarakan urusan kearsipan; 2. kepala unit kearsipan; atau 3. pejabat fungsional Arsiparis; d. Anggota : 1. pejabat fungsional Arsiparis; 2. Pejabat fungsional Auditor; 3. Pejabat fungsional tertentu lainnya yang setara; 4. Pejabat Pengawas bidang pengawasan; dan/atau 5. Pejabat pelaksana. Pasal 53 Dalam hal belum terpenuhinya persyaratan keanggotaan Tim Pengawas Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 43, Pasal 46, Pasal 49, dan Pasal 52, keanggotaan Tim Pengawas Kearsipan dapat berasal dari pejabat fungsional Arsiparis, pejabat fungsional Auditor atau pejabat pengawas bidang pengawasan pada lembaga, kementerian, perguruan tinggi negeri atau Pemerintahan Daerah lain yang telah mengikuti bimbingan teknis Pengawasan Kearsipan.  - 27 - Bagian Keempat Tim Pengawas Kearsipan Independen Pasal 54 (1) Dalam rangka melaksanakan pengawasan kearsipan terhadap ANRI selaku Pencipta Arsip dapat dibentuk Tim Pengawas Kearsipan Independen. (2) Tim Pengawas Kearsipan Independen sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibentuk oleh Kepala ANRI. Pasal 55 Struktur Tim Pengawas Kearsipan Independen sebagaimana dimaksud dalam Pasal 54 ayat (2) terdiri atas: a. pejabat fungsional Arsiparis paling kurang setingkat Ahli Madya dari kementerian/lembaga yang paling kurang mendapat hasil Pengawasan Kearsipan dengan kategori sangat baik; dan b. praktisi/akademisi bidang kearsipan. BAB V PROSEDUR PENGAWASAN KEARSIPAN Pasal 56 (1) Kegiatan Pengawasan Kearsipan dilakukan sesuai dengan prosedur Pengawasan Kearsipan. (2) Prosedur Pengawasan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan melalui kegiatan: a. perencanaan program; b. pelaksanaan; dan c. pelaporan. Bagian Kesatu Perencanaan Program Pasal 57 (1) Kegiatan perencanaan Program terdiri atas:  - 28 - a. perencanaan program pengawasan kearsipan nasional; dan b. perencanaan program pengawasan kearsipan instansi/lembaga. (2) Kegiatan perencanaan program sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun dalam PKPKT. Pasal 58 (1) PKPKT nasional disusun oleh ANRI dengan melibatkan instansi/lembaga, dan lembaga kearsipan. (2) PKPKT instansi/lembaga disusun oleh pimpinan instansi/lembaga atau lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya. Pasal 59 (1) Sistematika dalam penyusunan PKPKT terdiri atas: a. pendahuluan b. dasar penyusunan; c. rencana pengawasan kearsipan, yang meliputi: 1) jadwal waktu pengawasan; 2) Objek Pengawasan; 3) prioritas; 4) anggaran; 5) jenis dan metode pengawasan; dan 6) langkah kerja. d. penutup. (2) Contoh penyusunan PKPKT sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisah dari Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia ini.  - 29 - Bagian Kedua Pelaksanaan Pasal 60 Bentuk kegiatan dalam pelaksanaan Pengawasan Kearsipan terdiri atas: a. Audit Kearsipan; dan b. Monitoring. Paragraf 1 Audit Kearsipan Pasal 61 (1) Kegiatan Audit Kearsipan diawali dengan penyusunan rencana kerja audit. (2) Penyusunan rencana kerja audit sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh Tim Pengawas Kearsipan sesuai wilayah kewenangannya. (3) Contoh penyusunan rencana kerja audit sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisah dari Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia ini. Pasal 62 (1) Pelaksanaan kegiatan Audit Kearsipan pada Objek Pengawasan menggunakan instrumen audit kearsipan. (2) Instrumen audit kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. instrumen pengawasan atas pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan; dan b. instrumen penegakan peraturan perundang- undangan di bidang kearsipan. (3) Instrumen Pengawasan Atas Pelaksanaan Penyelenggaraan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a terdiri atas: a. instrumen pengawasan sistem kearsipan eksternal;  - 30 - b. instrumen pengawasan penyelamatan Arsip Statis eksternal; c. instrumen pengawasan sistem kearsipan internal; d. instrumen pengawasan pengelolaan arsip aktif; dan e. instrumen pengawasan penyelamatan Arsip Statis internal. (4) Ketentuan lebih lanjut mengenai instrumen audit kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dan ayat (3), serta tata cara penilaian ditetapkan dengan Keputusan Kepala ANRI. Paragraf 2 Monitoring Pasal 63 (1) ANRI, Pemerintahan Daerah provinsi, Pemerintahan Daerah kabupaten/kota, BUMN/BUMD, dan perguruan tinggi negeri sesuai dengan kewenangannya melaksanakan monitoring atas pelaksanaan tindak lanjut hasil Pengawasan Kearsipan. (2) Kegiatan monitoring sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan untuk mengukur tingkat perkembangan dan status tindak lanjut hasil Pengawasan Kearsipan pada Objek Pengawasan. (3) Kegiatan monitoring sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan setelah dilakukan kegiatan Audit Kearsipan. (4) Pelaksanaan kegiatan monitoring atas pelaksanaan tindak lanjut hasil Pengawasan Kearsipan menggunakan instrumen monitoring kearsipan. Pasal 64 Ketentuan lebih lanjut mengenai instrumen, tingkat perkembangan, status tindak lanjut dan tata cara penilaian kegiatan monitoring atas pelaksanaan tindak lanjut hasil Pengawasan Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 63 ditetapkan dengan Keputusan Kepala ANRI.  - 31 - Pasal 65 Pelaksanaan kegiatan monitoring dapat dilakukan melalui: a. monitoring aktif; atau b. monitoring pasif. Pasal 66 (1) Monitoring aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 65 huruf a dilaksanakan melalui pengamatan langsung (visitasi) pada Objek Pengawasan. (2) Monitoring pasif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 65 huruf b dilaksanakan melalui verifikasi bukti yang disampaikan atau wawancara Objek Pengawasan. Bagian Ketiga Pelaporan Paragraf 1 Umum Pasal 67 Penyusunan laporan hasil Pengawasan Kearsipan harus memenuhi asas penyusunan laporan yang baik yang meliputi tepat waktu, lengkap, akurat, objektif, jelas, dan ringkas. Pasal 68 Dalam kegiatan Pengawasan Kearsipan menghasilkan 4 (empat) jenis laporan yang terdiri atas: a. LAKE; b. LAKI; c. LHM; dan d. LHPKN.  - 32 - Paragraf 2 LAKE Pasal 69 (1) LAKE terdiri atas: a. LAKE yang disusun oleh Tim Pengawas Kearsipan Pusat; b. LAKE yang disusun oleh Tim Pengawas Kearsipan Perguruan Tinggi Negeri; dan c. LAKE yang disusun oleh Tim Pengawas Kearsipan daerah. (2) LAKE sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun bagi setiap Objek Pengawasan yang diawasi oleh Tim Pengawas Kearsipan. (3) LAKE ditandatangani oleh pejabat yang berwenang yang terdiri atas: a. Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama yang memiliki fungsi bidang Pengawasan Kearsipan pada ANRI, bagi LAKE yang disusun oleh Tim Pengawas Kearsipan Pusat; b. Rektor, bagi LAKE yang disusun oleh Tim Pengawas Kearsipan Perguruan Tinggi Negeri; dan c. Sekretaris Daerah provinsi, kabupaten/kota bagi LAKE yang disusun oleh Tim Pengawas Kearsipan Daerah provinsi/kabupaten/kota. Pasal 70 LAKE disampaikan kepada Objek Pengawasan sesuai wilayah kewenangannya yang terdiri atas: a. Kepala ANRI kepada Menteri, Kepala, Ketua, Gubernur, Bupati/Walikota, Rektor dan pimpinan BUMN paling lambat tanggal 31 Agustus setiap tahunnya; b. Gubernur kepada Bupati/Walikota dan pimpinan BUMD tingkat provinsi dengan tembusan kepada Menteri Dalam Negeri dan Kepala ANRI paling lambat tanggal 31 Agustus setiap tahunnya; dan  - 33 - c. Bupati/Walikota kepada pimpinan BUMD tingkat kabupaten/kota dengan tembusan kepada Gubernur dan Kepala ANRI paling lambat tanggal 31 Agustus setiap tahunnya. Pasal 71 Sistematika LAKE terdiri atas: a. BAB I Pendahuluan, terdiri atas latar belakang, dasar hukum pelaksanaan pengawasan, maksud dan tujuan, ruang lingkup, pelaksana, dan kondisi umum Objek Pengawasan; b. BAB II Uraian Hasil Pengawasan; dan c. BAB III Kesimpulan, berisi kesimpulan akhir berdasarkan nilai hasil Pengawasan Kearsipan. Paragraf 3 LAKI Pasal 72 (1) LAKI disusun oleh Tim Pengawas Kearsipan Internal bagi setiap obyek pengawasan. (2) LAKI sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh Kepala Unit Kearsipan/Kepala Lembaga Kearsipan dan Pengarah serta disampaikan kepada tiap Objek Pengawasan. Pasal 73 (1) Selain menyusun LAKI sebagaimana dimaksud dalam Pasal 72 ayat (1) Tim Pengawas Kearsipan Internal menyusun LAKI Konsolidasi. (2) LAKI konsolidasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan gabungan hasil Pengawasan Kearsipan pada seluruh Objek Pengawasan. (3) LAKI konsolidasi ditandatangani oleh Kepala Unit Kearsipan/Kepala Lembaga Kearsipan dan pengarah serta disampaikan oleh:  - 34 - a. Pimpinan LKD provinsi kepada Gubernur; b. Pimpinan LKD kabupaten/Kota kepada Bupati/Walikota; c. Pimpinan LKPTN kepada Rektor; dan d. Pimpinan unit kearsipan kepada pimpinan lembaga negara, BUMN, BUMD, organisasi kemasyarakatan atau organisasi politik. (4) Tembusan LAKI konsolidasi disampaikan kepada Kepala ANRI setiap tanggal 31 Agustus setiap tahun anggaran sebagai bahan penyusunan LHPKN. Pasal 74 Sistematika LAKI terdiri atas: a. BAB I Pendahuluan, yang terdiri atas latar belakang, dasar hukum pelaksanaan pengawasan, maksud dan tujuan, ruang lingkup, pelaksana, dan kondisi umum Objek Pengawasan; b. BAB II Uraian Hasil Pengawasan; dan c. BAB III Kesimpulan, berisi tentang kesimpulan akhir berdasarkan nilai hasil Pengawasan Kearsipan. Paragraf 4 LHM Pasal 75 LHM disusun oleh Tim Pengawas Kearsipan internal dan Tim Pengawas Kearsipan eksternal berdasarkan Risalah Hasil Monitoring Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan. Pasal 76 Sistematika LHM terdiri atas: a. BAB I Pendahuluan, berisi tentang latar belakang, dasar hukum, maksud dan tujuan, ruang lingkup (aspek), penilaian hasil Pengawasan Kearsipan, dan petugas pelaksana;  - 35 - b. BAB II Uraian Hasil Monitoring, berisi tentang uraian hasil monitoring tindak lanjut hasil Pengawasan Kearsipan; dan c. BAB III Kesimpulan, berisi tentang nilai hasil pengawasan, termasuk nilai hasil pengawasan tahun sebelumnya. Paragraf 5 LHPKN Pasal 77 LHPKN disusun oleh Tim Pengawas Kearsipan pusat berdasarkan LAKE atau LHM dan LAKI yang diterima. Pasal 78 Sistematika LHPKN terdiri atas: a. BAB I Pendahuluan, berisi tentang latar belakang, dasar hukum, maksud dan tujuan, ruang lingkup (aspek), penilaian hasil Pengawasan Kearsipan; b. BAB II Ringkasan Hasil Pengawasan Kearsipan, berisi tentang gambaran umum hasil Pengawasan Kearsipan baik berupa audit maupun monitoring tindak lanjut hasil pengawasan pada seluruh Objek Pengawasan yang dilaksanakan pada tahun berjalan; c. BAB III Pengawasan Kearsipan internal, berisi tentang ringkasan hasil pengawasan internal yang telah dilakukan oleh kementerian, lembaga, Pemerintahan Daerah BUMN/BUMD, dan perguruan tinggi negeri berdasarkan LAKI yang diterima; dan d. BAB IV Penutup, berisi tentang kesimpulan umum kondisi penyelenggaraan kearsipan, dan nilai indeks hasil Pengawasan Kearsipan.  - 36 - BAB VI KETENTUAN PERALIHAN Pasal 79 Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri dan BUMN/ BUMD pada saat berlakunya Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia ini belum melaksanakan Pengawasan Kearsipan internal harus segera melaksanakan Pengawasan Kearsipan internal di lingkungannya. Pasal 80 Pada saat Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia ini berlaku: a. Penentuan nilai hasil Pengawasan Kearsipan pada Objek Pengawasan sebelum berlakunya Pasal 24, diperoleh dari capaian nilai Pengawasan Kearsipan eksternal pada tahun terakhir; b. Nilai dan kategori hasil pengawasan kearsipan sebelum Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia ini berlaku, disesuaikan dengan ketentuan dalam Peraturan ini; dan c. Penetapan nilai hasil pengawasan pada tahun 2019 tetap mengacu pada ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2015 tentang Pedoman Pengawasan Kearsipan. BAB VII KETENTUAN PENUTUP Pasal 81 Ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 mulai berlaku setelah 2 (dua) tahun terhitung sejak Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia ini diundangkan.  - 37 - Pasal 82 Pada saat Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia ini mulai berlaku, Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2015 tentang Pedoman Pengawasan Kearsipan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 1547) dicabut dan dinyatakan tidak berlaku. Pasal 83 Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.  - 38 - Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 28 Juni 2019 KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, ttd. MUSTARI IRAWAN Diundangkan di Jakarta pada tanggal 31 Juli 2019 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd. WIDODO EKATJAHJANA BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2019 NOMOR 806  - 39 - LAMPIRAN PERATURAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 6 TAHUN 2019 TENTANG PENGAWASAN KEARSIPAN A. CONTOH PENYUSUNAN PROGRAM KERJA PENGAWASAN KEARSIPAN TAHUNAN NASIONAL PROGRAM KERJA PENGAWASAN KEARSIPAN TAHUNAN NASIONAL TAHUN 2019 A. PENDAHULUAN Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai lembaga kearsipan nasional memiliki tugas pokok menetapkan kebijakan kearsipan, menyelenggarakan pembinaan kearsipan nasional serta melestarikan dan menyediakan arsip sebagai bahan pertanggungjawaban nasional dalam rangka kehidupan kebangsaan. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyatakan bahwa penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk menjamin terciptanya arsip, ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, terwujudnya pengelolaan arsip yang andal, pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan, keselamatan dan keamanan arsip, keselamatan aset nasional dan mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional, serta meningkatkan kualitas pelayanan publik. Agar tujuan tersebut dapat tercapai, maka diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan. Untuk menjamin bahwa pencipta arsip baik di pusat maupun di daerah menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan peraturan perundang-undangan perlu dilaksanakan Pengawasan Kearsipan. B. DASAR PENYUSUNAN 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; 2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Peraturan Pelaksanaan Undang- undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; 3. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor... Tahun... tentang Pengawasan Kearsipan. C. RENCANA PENGAWASAN KEARSIPAN TAHUN 2019 Program Kerja Pengawasan Kearsipan Tahunan (PKPKT) Nasional disusun sebagai pedoman dan acuan bagi ANRI, Lembaga Kearsipan dan Unit Kearsipan dalam merencanaan dan melaksanakan kegiatan Pengawasan Kearsipan, sehingga pelaksanaan audit kearsipan dapat terlaksana secara lebih terkoordinasi dan terarah. 1. Jadwal Waktu Pengawasan Kearsipan  - 40 - Kegiatan pengawasan dilaksanakan selama delapan bulan yaitu pada bulan Januari sampai dengan November 2019 dengan alokasi waktu untuk persiapan, audit kearsipan, penyusunan laporan hasil audit dan penyusunan LHPKN. Jadwal Pengawasan Kearsipan secara umum dijelaskan sebagai berikut: No Kegiatan Pengawasan Pelaksana Waktu Output 1. Audit Kearsipan Eksternal Tim Pengawas Februari s.d 28 LAKE lingkungan Lembaga Kearsipan Agustus 2019 Negara/Pemerintah Pusat 2. Audit Kearsipan Eksternal Tim Pengawas Februari s.d 34 LAKE lingkungan Pemerintah Kearsipan Agustus 2019 Provinsi Provinsi Pusat 3. Audit Kearsipan Eksternal Tim Pengawas Februari s.d 514 LAKE di lingkungan Pemerintah Kearsipan Agustus 2019 Kabupaten/ Kabupaten/Kota Daerah Kota 4. Audit Kearsipan Internal Tim Pengawas Februari s.d 377 LAKI Kementerian/lembaga/ Kearsipan Agustus 2019 BUMN/PTN Internal 5. Audit Kearsipan Internal Tim Pengawas Februari s.d 34 LAKI di lingkungan Pemerintah Kearsipan Agustus 2019 Provinsi Internal 6. Audit Kearsipan Internal Tim Pengawas Februari s.d 514 LAKI di lingkungan Pemerintah Kearsipan Agustus 2019 Kabupaten/Kota Internal 7. Penyusunan LHPKN ANRI September s.d November 2019 8. Pengumuman Hasil ANRI November 2019 Pengawasan Kearsipan Nasional 2. Objek Pengawasan Kearsipan a. Objek Pengawasan Kearsipan pada instansi Pusat Tahun 2019 sebanyak... instansi yaitu: 1) Arsip Nasional Republik Indonesia; 2) Badan Intelijen Negara; 3) Badan Kepegawaian Negara; 4)... b. Objek Pengawasan Kearsipan pada lembaga Pemerintahan Daerah provinsi sebanyak... Provinsi yang dilaksanakan melalui: 1) Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Aceh; 2) Badan Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara; 3) Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat; 4)... c. Objek Pengawasan lembaga kearsipan kabupaten/kota terdiri dari... kabupaten/kota d. Selain Objek Pengawasan yang dilakukan oleh ANRI dan Pemerintah Provinsi, diharapkan agar setiap pemerintah provinsi melaksanakan audit kearsipan internal yang dilakukan oleh lembaga kearsipan provinsi terhadap Perangkat Daerah/penyelenggara pemerintahan provinsi. Masing-masing provinsi melakukan audit internal berdasarkan jumlah Perangkat Daerah/penyelenggara  - 41 - Pemerintahan Daerah di masing-masing provinsi tersebut. Selanjutnya audit internal dilakukan oleh lembaga kearsipan kabupaten/kota terhadap Perangkat Daerah/penyelenggara pemerintahan kabupaten/kota. Diharapkan ada... kabupaten/kota yang melakukan Pengawasan Kearsipan internal. 3. Prioritas Fokus prioritas yang menjadi sasaran Pengawasan Kearsipan pada pencipta arsip adalah pada pemenuhan 4 (empat) instrumen dasar yaitu Klasifikasi Arsip, Tata Naskah Dinas, Jadwal Retensi Arsip, dan Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip baik dari segi ketaatan terhadap pengaturan maupun dalam implementasinya tersedianya daftar arsip sebagai hasil dari kegiatan pengelolaan arsip. Sedangkan bagi lembaga kearsipan selain audit terhadap pemenuhan 4 (empat) instrumen dasar, juga pada pengelolaan Arsip Statis. Selain audit juga dilaksanakan monitoring atas tindak lanjut hasil rekomendasi pengawasan tahun 2019 bagi instansi yang sudah di audit tahun 2018. 4. Anggaran Pengawasan Kearsipan a. Anggaran yang dialokasikan untuk kegiatan Pengawasan Kearsipan Eksternal oleh ANRI dibebankan kepada ANRI. b. Alokasi untuk Pengawasan Kearsipan Eksternal oleh Provinsi akan diupayakan melalui Anggaran Dekonsentrasi dari ANRI. c. Alokasi untuk Pengawasan Kearsipan Internal dibebankan kepada anggaran masing-masing Kementerian /Lembaga/BUMN /Pemerintah Provinsi/Kabupaten/Kota. 5. Jenis dan Metode Pengawasan Kearsipan a. Pengawasan oleh ANRI Pengawasan yang dilaksanakan adalah Pengawasan Kearsipan Eksternal dengan metode pengawasan yang dilaksanakan adalah Audit Kearsipan. Untuk melaksanakan audit ini mempergunakan instrumen pengawasan berupa Formulir A dan Formulir B, Wawancara dan Verifikasi Lapangan. b. Pengawasan Kearsipan oleh Provinsi Pengawasan yang dilaksanakan adalah Pengawasan Kearsipan Eksternal dengan metode pengawasan yang dilaksanakan adalah Audit Kearsipan. Untuk melaksanakan audit ini mempergunakan instrumen pengawasan berupa Formulir B, Wawancara dan Verifikasi Lapangan. c. Pengawasan Kearsipan Internal Pengawasan yang dilaksanakan adalah Pengawasan Kearsipan Internal dengan metode pengawasan yang dilaksanakan adalah Audit Kearsipan Internal. Untuk melaksanakan audit ini mempergunakan instrumen pengawasan berupa Formulir C/Formulir D/Formulir E, Wawancara dan Verifikasi Lapangan. 6. Langkah Kerja Adapun langkah kerja Pengawasan Kearsipan dapat disampaikan sebagai berikut: a. Persiapan Pada tahap ini disusun tim audit yang akan melaksanakan kegiatan audit kearsipan, pembuatan dan pengiriman surat kepada Objek Pengawasan Kearsipan dan koordinasi dengan Objek Pengawasan Kearsipan mengenai waktu pelaksanaan kegiatan audit. b. Penyusunan Rencana Kerja Audit (RKA) Penyusunan RKA dilaksanakan oleh masing-masing Ketua Tim dalam rangka memberikan panduan dalam pelaksanaan audit nantinya. RKA yang telah  - 42 - disusun dikonsultasikan dengan Penanggung Jawab kemudian ditandatangani oleh Ketua Tim setelah mendapat persetujuan. RKA ini disampaikan kepada anggota tim yang lain. c. Pelaksanaan Audit Kearsipan Audit Kearsipan Eksternal terhadap Kementerian/BUMN/PTN dilaksanakan dengan melaksanakan visitasi kepada obyek pengawasaan dengan tujuan ke Unit Kearsipan dan sampling pada minimal 2 (dua) Unit Kearsipan II (bila ada) atau unit pengolah. Audit Kearsipan terhadap Eksternal terhadap Pemerintahan Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota dilaksanakan dengan melaksanakan visitasi kepada Objek Pengawasan Kearsipan dengan tujuan kepada lembaga kearsipan daerah, dan sampling pada minimal 2 (dua) SKPD. Audit Kearsipan internal dilaksanakan terhadap Unit Kearsipan II atau unit pengolah/SKPD di lingkungan Kementerian/BUMN/pemerintah Provinsi/ Kabupaten masing-masing. Adapun tahapan audit kearsipan adalah: 1) Entry meeting: Ketua Tim Audit menyampaikan kepada pejabat struktural pada Objek Pengawasan Kearsipan mengenai maksud dan tujuan kedatangan Tim Audit, serta memperkenalkan diri dan seluruh anggota tim audit, dan meminta dokumen-dokumen yang diperlukan dalam rangka audit. 2) Tim Audit melaksanakan audit dengan menggunakan Formulir yang sesuai. Formulir dipergunakan sebagai panduan dalam wawancara dan pengamatan langsung. Selama proses audit berlangsung tim audit harus mendokumentasikan serta mengumpulkan bukti yang mendukung kondisi faktual yang ada. 3) Exit meeting: diakhir hari audit Ketua Tim menyampaikan risalah (ringkasan hasil Pengawasan Kearsipan sementara) secara tertulis yang intinya mengenai hal-hal yang menjadi temuan dan dimintakan persetujuan kepada Kepala Unit Kearsipan atau Kepala Lembaga Kearsipan atau Kepala Unit Pengolah. d. Penilaian Hasil Audit Kearsipan Tim Audit melaksanakan penilaian kemudian disampaikan kepada penanggungjawab untuk dilaksanakan verifikasi dan persetujuan. e. Penyusunan Laporan Audit Kearsipan Eksternal Berdasarkan RHAS dan hasil penilaian yang sudah disetujui penanggungjawab, Tim Audit menyusun Konsep LAKE untuk kemudian dibahas dalam rapat Tim Pengawas Kearsipan untuk finalisasi LAKE. LAKE disampaikan kepada yang berwenang (termasuk kepada Kepala ANRI) paling lambat 31 Agustus 2019. f. Penyusunan Laporan Audit Kearsipan Internal Berdasarkan RHAS Ketua Tim menyusun Konsep LAKI bersama-sama dengan penanggungjawab dan pengarah. LAKI disampaikan kepada yang berwenang (termasuk kepada Kepala ANRI) paling lambat 31 Agustus 2019. g. Penyusunan Laporan Hasil Pengawasan Kearsipan Nasional Atas dasar LAKE yang telah disusun, serta berdasarkan LAKI yang diterima ANRI dari instansi pusat maupaun daerah, disusun Laporan Hasil Pengawasan Kearsipan Nasional yang menggambarkan kondisi penyelenggaraan kearsipan secara nasional berdasarkan kelompoknya yaitu untuk Tahun 2019 adalah pada  - 43 - kelompok Lembaga Pemerintah Non Kementerian, Pemerintah Provinsi dan Pemerintah Kabupaten/Kota. C. PENUTUP Demikian Program Kerja Pengawasan Kearsipan Tahunan Nasional Tahun 2019 ini disusun untuk dapat dijadikan sebagai pedoman dalam pelaksanaan perencanaan dan pelaksanaan kegiatan Pengawasan Kearsipan tahun 2019. Jakarta, Februari 2019 Kepala Pusat Akreditasi Kearsipan, XXXXXXXXX  - 44 - B. CONTOH PENYUSUNAN PROGRAM KERJA PENGAWASAN KEARSIPAN TAHUNAN INSTANSI/LEMBAGA PROGRAM KERJA PENGAWASAN KEARSIPAN TAHUNAN KEMENTERIAN XX TAHUN 2019 A. PENDAHULUAN Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyatakan bahwa penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk menjamin terciptanya arsip, ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, terwujudnya pengelolaan arsip yang andal, pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan, keselamatan dan keamanan arsip, keselamatan aset nasional dan mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional, serta meningkatkan kualitas pelayanan publik. Agar tujuan tersebut dapat tercapai, maka diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan. Untuk menjamin bahwa pencipta arsip baik di pusat maupun di daerah menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan peraturan perundang-undangan perlu dilaksanakan Pengawasan Kearsipan. B. DASAR PENYUSUNAN 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; 2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Peraturan Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; 3. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor... Tahun... tentang Pengawasan Kearsipan. C. PROGRAM KERJA PENGAWASAN KEARSIPAN TAHUNAN TAHUN 2019 Program Kerja Pengawasan Kearsipan Tahunan (PKPKT) disusun sebagai pedoman dan acuan bagi dalam melaksanakan kegiatan Pengawasan Kearsipan, sehingga pelaksanaan Pengawasan Kearsipan dapat terlaksana secara lebih terarah dan terkoordinasi dengan baik. Adapun PKPKT Kementerian XX Tahun 2019 dapat disampaikan sebagai berikut: 1. Jadwal Waktu Pengawasan Kegiatan pengawasan dilaksanakan selama delapan bulan yaitu pada bulan Januari sampai dengan Agustus 20XX dengan alokasi waktu untuk persiapan, audit kearsipan dan penyusunan laporan hasil audit. No Kegiatan Waktu Output Pelaksana 1. Penyusunan PKPKT Januari 2019 PKPKT Bagian Arsip 2. Pengawasan Internal a. Audit Februari – Mei RHAS Tim Pengawas kearsipan 10 Unit Kearsipan Kearsipan II Internal b. Audit kearsipan 5 Unit Pengolah lingkungan Juni – Juli LAKI Sekretariat Jenderal  - 45 - c. Penyusunan LAKI 4. Penyampaian LAKI Agustus Bagian Arsip 2. Objek Pengawasan Objek Pengawasan Kearsipan internal pada Kementerian XX dilaksanakan pda sebanyak 15 Objek Pengawasan yang terdiri dari: a. Unit Kearsipan II pada: 1) Direktorat Jenderal A 2) Direktorat Jenderal B 3) Direktorat Jenderal C 4) Direktorat Jenderal D 5) Direktorat Jenderal E b. Unit Kearsipan III pada: 1) Kanwil Direktorat Jenderal A 2) Kanwil Direktorat Jenderal B 3) Kanwil Direktorat Jenderal C 4) Kanwil Direktorat Jenderal D 5) Kanwil Direktorat Jenderal E c. Unit Pengolah di lingkungan Sekretariat Jenderal yaitu: 1) Biro Perencanaan 2) Biro Keuangan 3) Biro Perlengkapan 4) Biro Humas dan Protokol 5) Biro Kepegawaian 3. Prioritas Prioritas yang menjadi sasaran audit kearsipan internal adalah kepatuhan SKPD dalam melaksanakan/mengimplementasikan 4 (empat) instrumen dasar yaitu Klasifikasi Arsip, Tata Naskah Dinas, Jadwal Retensi Arsip, dan Klasfikasi Keamanan dan Akses Arsip yang telah ditetapkan berdasarkan Peraturan Menteri XX. 4. Anggaran Anggaran yang dialokasikan untuk kegiatan Pengawasan Kearsipan sebesar Rp.150.000.000,- untuk membiayai belanja bahan, perjalanan dinas dan pencetakan laporan. 5. Jenis dan Metode Pengawasan Pengawasan yang dilaksanakan adalah Pengawasan Kearsipan Internal dengan metode pengawasan yang dilaksanakan adalah Audit Kearsipan. Untuk melaksanakan audit ini mempergunakan instrumen pengawasan berupa Formulir A dan Formulir B, Wawancara dan Verifikasi Lapangan. 6. Langkah Kerja Adapun langkah kerja pengawasan dapat disampaikan sebagai berikut: a. Persiapan Pada tahap ini disusun tim audit yang akan melaksanakan kegiatan audit kearsipan, pembuatan dan pengiriman surat kepada Objek Pengawasan dan koordinasi dengan Objek Pengawasan mengenai waktu pelaksanaan kegiatan audit.  - 46 - b. Penyusunan Rencana Kerja Audit (RKA) Penyusunan RKA dilaksanakan oleh masing-masing Ketua Tim dalam rangka memberikan panduan dalam pelaksanaan audit nantinya. RKA yang telah disusun dikonsultasikan dengan Penanggung Jawab kemudian ditandatangani oleh Ketua Tim setelah mendapat persetujuan. RKA ini disampaikan kepada anggota tim yang lain. c. Pelaksanaan Audit Kearsipan Audit kearsipan eksternal dilaksanakan dengan melaksanakan visitasi kepada Objek Pengawasan selama 3 (tiga) hari kerja dengan tujuan ke Unit Kearsipan II pada dengan sampling dilaksanakan terhadap minimal 2 unit pengolah dilingkungan kewenangannya. Pada hari terakhir dilaksankan exit meeting dengan menyampaikan risalah hasil audit kearsipan sementara. d. Penilaian Hasil Audit Kearsipan Tim Audit melaksanakan penilaian kemudian disampaikan kepada penanggungjawab untuk dilaksanakan verifikasi dan persetujuan. e. Penyusunan Laporan Audit Kearsipan Internal Berdasarkan RHAS dan hasil penilaian yang sudah disetujui penanggungjawab, Tim Audit menyusun Konsep LAKI untuk kemudian dibahas dalam rapat Tim Pengawas Kearsipan untuk finalisasi LAKI. C. PENUTUP Demikian Program Kerja Pengawasan Kearsipan Tahunan Kementerian XX Tahun 2019 ini disusun untuk dapat dijadikan sebagai pedoman dalam pelaksanaan kegiatan pengawasan pada tahun 2019. Jakarta, Januari 2019 Kepala Biro/Sekretaris Jenderal xxxxxxxxxx  - 47 - C. CONTOH PENYUSUNAN RENCANA KERJA AUDIT KEARSIPAN RENCANA KERJA AUDIT KEARSIPAN 1. Sasaran Sasaran audit kearsipan adalah untuk menilai apakah pencipta arsip telah melaksanakan penyelenggaraan kearsipan sesuai dengan peraturan perundang-undangan bidang kearsipan. Nama Objek Pengawasan : Pemerintah Provinsi xxxxxxx melalui Badan Kearsipan Provinsi xxxxx Alamat : Jl. xxxxxxxxxxx Masa Audit : 2018 2. Ruang Lingkup Ruang Lingkup Pengawasan Kearsipan Eksternal adalah: a.... b.... 3. Metodologi Metodologi audit kearsipan eksternal adalah: a. Penentuan Waktu Pelaksanaan audit kearsipan direncanakan selama 11 hari kerja dengan pembagian waktu sebagai berikut: 1). Persiapan audit (1 hari kerja tanggal 19 Agustus 2019) dipergunakan untuk mengumpulkan bahan dan referensi keperluan audit kearsipan serta rapat tim pengawas. 2). Verifikasi lapangan dan wawancara (4 hari kerja tanggal 29 Agustus s/d 1 September 2019) 3). Penyusunan Laporan (5 hari kerja) b. Bukti yang akan diuji Untuk mendapatkan keyakinan yang memadai mengenai penyelenggaraan kearsipan perlu menetapkan bukti-bukti yang akan diuji yaitu: 1. Kebijakan kearsipan yang ditetapkan pada Pencipta Arsip antara lain: a. Tata Naskah Dinas b. Pengurusan Naskah Dinas c. Klasifikasi Arsip d. Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis e. Jadwal Retensi Arsip f. Pengelolaan Arsip Aktif g. Pengelolaan Arsip Inaktif h. Layanan Arsip Dinamis i. Penyusutan Arsip j. Pengelolaan Arsip Vital k. Pemeliharaan Arsip Dinamis l. Akuisisi Arsip m. Pengelolaan Arsip Statis  - 48 - n. Preservasi Arsip Statis o. Layanan dan Akses Arsip Statis 2. Rencana Kerja Tahunan Tahun 2018 3. Daftar Arsip Inaktif Tahun 2018 4. Daftar Arsip Aktif Tahun 2018 5. Berita Acara Pemindahan Arsip 6. Berita Acara Pemusnahan Arsip 5 tahun terakhir 7. Berita Acara Penyerahan Arsip 5 tahun terakhir 8. Daftar Arsip Statis 9. Inventaris 10. Guide 11. Struktur Organisasi 12. Sertifikat kompetensi c. Sampling Sampling dilaksanakan terhadap SKPD dan Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten/Kota sebanyak 4 instansi dengan maksud untuk menilai hasil pembinaan yang dilaksanakan oleh unit kearsipan terhadap SKPD dan LKD di lingkungannya. d. Standar peraturan perundang-undangan Dalam audit ini, standar peraturan perundangan yang dipergunakan adalah: 1. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. 2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang Peraturan Pelaksanaan UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. 3. Keputusan Kepala ANRI Nomor 12 Tahun 2000 tentang Standar Penyimpanan Fisik Arsip. 4. Peraturan Kepala ANRI Nomor 06 Tahun 2005 tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan, dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara. 5. Peraturan Kepala ANRI Nomor 17 Tahun 2011 tentang Pedoman Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis. 6. Peraturan Kepala ANRI Nomor 26 Tahun 2011 tentang Tata cara penyediaan Arsip Dinamis sebagai Informasi Publik. 7. Peraturan Bersama Kepala ANRI dan Kepala BKN Nomor 08 Tahun 2012 dan Nomor 15 Tahun 2012 tentang Pedoman Retensi Arsip Kepegawaian PNS dan Pejabat Negara. 8. Peraturan Kepala ANRI Nomor 09 Tahun 2012 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Asset Negara/Daerah. 9. Peraturan Kepala ANRI Nomor 19 tahun 2012 tentang Pedoman Klasifikasi Arsip. 10. Peraturan Kepala ANRI Nomor 25 Tahun 2012 tentang Pedoman Pemusnahan Arsip. 11. Peraturan Kepala ANRI Nomor 06 tahun 2013 tentang Pedoman Retensi Arsip Keuangan. 12. Peraturan Kepala ANRI Nomor 2 tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas. 13. Peraturan Kepala ANRI tentang Pedoman Retensi Arsip sesuai urusan.  - 49 - 4. Alokasi Sumber Daya Untuk melaksanakan kegiatan ini diperlukan sumber daya yang memadai yaitu : a. SDM sebanyak 3 orang untuk melaksanakan audit yaitu : 1............ (Ketua Tim) 2............ (anggota) 3............ (anggota) b. Bahan Referensi c. Bahan dan Sarana Kerja berupa formulir pengawasan dan komputer. d. Pendanaan untuk biaya perjalanan, foto copy dan pencetakan laporan. Jakarta, Agustus 2019 Disetujui oleh, Dibuat oleh, Penanggungjawab, Ketua Tim Audit, (.................) (...................)  - 50 - D. Metode Penetapan Sampel Besarnya sampel didapatkan dengan menggunakan metode Slovin dengan rumus sebagai berikut: dimana: n adalah jumlah sampel N adalah jumlah unit pengolah pada suatu instansi d adalah derajat kesalahan (derajat kesalahan di ambil sebesar 10% dengan tingkat keyakinan sebesar 90%) Proportional sampling atau sampling berimbang, yaitu dalam menentukan sampel, peneliti mengambil wakil-wakil dari tiap-tiap kelompok yang ada dalam populasi yang jumlahnya disesuaikan dengan jumlah anggota subjek yang ada di dalam masing-masing kelompok tersebut. Besarnya sampel menurut jumlah unit pengolah dapat dilihat pada Tabel di bawah ini: Jumlah Jumlah Jumlah Jumlah Unit Sampel Unit Sampel Unit Sampel Unit Sampel Pengolah Pengolah Pengolah Pengolah 1 1 226 69 451 82 676 87 2 2 227 69 452 82 677 87 3 3 228 70 453 82 678 87 4 4 229 70 454 82 679 87 5 5 230 70 455 82 680 87 6 6 231 70 456 82 681 87 7 7 232 70 457 82 682 87 8 7 233 70 458 82 683 87 9 8 234 70 459 82 684 87 10 9 235 70 460 82 685 87 11 10 236 70 461 82 686 87 12 11 237 70 462 82 687 87 13 12 238 70 463 82 688 87 14 12 239 71 464 82 689 87 15 13 240 71 465 82 690 87 16 14 241 71 466 82 691 87 17 15 242 71 467 82 692 87 18 15 243 71 468 82 693 87  - 51 - Jumlah Jumlah Jumlah Jumlah Unit Sampel Unit Sampel Unit Sampel Unit Sampel Pengolah Pengolah Pengolah Pengolah 19 16 244 71 469 82 694 87 20 17 245 71 470 82 695 87 21 17 246 71 471 82 696 87 22 18 247 71 472 83 697 87 23 19 248 71 473 83 698 87 24 19 249 71 474 83 699 87 25 20 250 71 475 83 700 88 26 21 251 72 476 83 701 88 27 21 252 72 477 83 702 88 28 22 253 72 478 83 703 88 29 22 254 72 479 83 704 88 30 23 255 72 480 83 705 88 31 24 256 72 481 83 706 88 32 24 257 72 482 83 707 88 33 25 258 72 483 83 708 88 34 25 259 72 484 83 709 88 35 26 260 72 485 83 710 88 36 26 261 72 486 83 711 88 37 27 262 72 487 83 712 88 38 28 263 72 488 83 713 88 39 28 264 73 489 83 714 88 40 29 265 73 490 83 715 88 41 29 266 73 491 83 716 88 42 30 267 73 492 83 717 88 43 30 268 73 493 83 718 88 44 31 269 73 494 83 719 88 45 31 270 73 495 83 720 88 46 32 271 73 496 83 721 88 47 32 272 73 497 83 722 88 48 32 273 73 498 83 723 88 49 33 274 73 499 83 724 88 50 33 275 73 500 83 725 88 51 34 276 73 501 83 726 88 52 34 277 73 502 83 727 88 53 35 278 74 503 83 728 88 54 35 279 74 504 83 729 88 55 35 280 74 505 83 730 88 56 36 281 74 506 83 731 88 57 36 282 74 507 84 732 88 58 37 283 74 508 84 733 88 59 37 284 74 509 84 734 88 60 38 285 74 510 84 735 88 61 38 286 74 511 84 736 88 62 38 287 74 512 84 737 88 63 39 288 74 513 84 738 88 64 39 289 74 514 84 739 88 65 39 290 74 515 84 740 88  - 52 - Jumlah Jumlah Jumlah Jumlah Unit Sampel Unit Sampel Unit Sampel Unit Sampel Pengolah Pengolah Pengolah Pengolah 66 40 291 74 516 84 741 88 67 40 292 74 517 84 742 88 68 40 293 75 518 84 743 88 69 41 294 75 519 84 744 88 70 41 295 75 520 84 745 88 71 42 296 75 521 84 746 88 72 42 297 75 522 84 747 88 73 42 298 75 523 84 748 88 74 43 299 75 524 84 749 88 75 43 300 75 525 84 750 88 76 43 301 75 526 84 751 88 77 44 302 75 527 84 752 88 78 44 303 75 528 84 753 88 79 44 304 75 529 84 754 88 80 44 305 75 530 84 755 88 81 45 306 75 531 84 756 88 82 45 307 75 532 84 757 88 83 45 308 75 533 84 758 88 84 46 309 76 534 84 759 88 85 46 310 76 535 84 760 88 86 46 311 76 536 84 761 88 87 47 312 76 537 84 762 88 88 47 313 76 538 84 763 88 89 47 314 76 539 84 764 88 90 47 315 76 540 84 765 88 91 48 316 76 541 84 766 88 92 48 317 76 542 84 767 88 93 48 318 76 543 84 768 88 94 48 319 76 544 84 769 88 95 49 320 76 545 84 770 89 96 49 321 76 546 85 771 89 97 49 322 76 547 85 772 89 98 49 323 76 548 85 773 89 99 50 324 76 549 85 774 89 100 50 325 76 550 85 775 89 101 50 326 77 551 85 776 89 102 50 327 77 552 85 777 89 103 51 328 77 553 85 778 89 104 51 329 77 554 85 779 89 105 51 330 77 555 85 780 89 106 51 331 77 556 85 781 89 107 52 332 77 557 85 782 89 108 52 333 77 558 85 783 89 109 52 334 77 559 85 784 89 110 52 335 77 560 85 785 89 111 53 336 77 561 85 786 89 112 53 337 77 562 85 787 89  - 53 - Jumlah Jumlah Jumlah Jumlah Unit Sampel Unit Sampel Unit Sampel Unit Sampel Pengolah Pengolah Pengolah Pengolah 113 53 338 77 563 85 788 89 114 53 339 77 564 85 789 89 115 53 340 77 565 85 790 89 116 54 341 77 566 85 791 89 117 54 342 77 567 85 792 89 118 54 343 77 568 85 793 89 119 54 344 77 569 85 794 89 120 55 345 78 570 85 795 89 121 55 346 78 571 85 796 89 122 55 347 78 572 85 797 89 123 55 348 78 573 85 798 89 124 55 349 78 574 85 799 89 125 56 350 78 575 85 800 89 126 56 351 78 576 85 801 89 127 56 352 78 577 85 802 89 128 56 353 78 578 85 803 89 129 56 354 78 579 85 804 89 130 57 355 78 580 85 805 89 131 57 356 78 581 85 806 89 132 57 357 78 582 85 807 89 133 57 358 78 583 85 808 89 134 57 359 78 584 85 809 89 135 57 360 78 585 85 810 89 136 58 361 78 586 85 811 89 137 58 362 78 587 85 812 89 138 58 363 78 588 85 813 89 139 58 364 78 589 85 814 89 140 58 365 78 590 86 815 89 141 59 366 79 591 86 816 89 142 59 367 79 592 86 817 89 143 59 368 79 593 86 818 89 144 59 369 79 594 86 819 89 145 59 370 79 595 86 820 89 146 59 371 79 596 86 821 89 147 60 372 79 597 86 822 89 148 60 373 79 598 86 823 89 149 60 374 79 599 86 824 89 150 60 375 79 600 86 825 89 151 60 376 79 601 86 826 89 152 60 377 79 602 86 827 89 153 60 378 79 603 86 828 89 154 61 379 79 604 86 829 89 155 61 380 79 605 86 830 89 156 61 381 79 606 86 831 89 157 61 382 79 607 86 832 89 158 61 383 79 608 86 833 89 159 61 384 79 609 86 834 89  - 54 - Jumlah Jumlah Jumlah Jumlah Unit Sampel Unit Sampel Unit Sampel Unit Sampel Pengolah Pengolah Pengolah Pengolah 160 62 385 79 610 86 835 89 161 62 386 79 611 86 836 89 162 62 387 79 612 86 837 89 163 62 388 80 613 86 838 89 164 62 389 80 614 86 839 89 165 62 390 80 615 86 840 89 166 62 391 80 616 86 841 89 167 63 392 80 617 86 842 89 168 63 393 80 618 86 843 89 169 63 394 80 619 86 844 89 170 63 395 80 620 86 845 89 171 63 396 80 621 86 846 89 172 63 397 80 622 86 847 89 173 63 398 80 623 86 848 89 174 64 399 80 624 86 849 89 175 64