Pengawasan Kearsipan di Indonesia

Aspek penilaian dalam pengawasan sistem kearsipan eksternal dilakukan oleh Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota.

Tim yang bertugas mengawasi sistem kearsipan di suatu daerah.

Tim yang bertugas mengawasi sistem kearsipan di lembaga atau organisasi.

Posisi pimpinan dalam Tim Pengawas Kearsipan Internal yang bertanggung jawab atas kesukesan pengawasan.

Posisi penting dalam Tim Pengawas Kearsipan Internal yang memimpin dan mengelola tim.

Posisi dalam Tim Pengawas Kearsipan Internal yang memberikan arah dan bimbingan kepada tim.

Anggota Tim Pengawas Kearsipan Internal yang memiliki keahlian di bidang kearsipan dan audit.

Anggota Tim Pengawas Kearsipan Internal yang memiliki keahlian di bidang tertentu.

Tim yang bertugas mengawasi sistem kearsipan di tingkat lembaga.

Laporan yang disusun oleh Tim Pengawas Kearsipan Pusat, Perguruan Tinggi Negeri, atau Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota.

LAKE ditandatangani oleh pejabat yang berwenang seperti Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama, Rektor, atau Sekretaris Daerah provinsi.

LAKE disampaikan kepada Objek Pengawasan sesuai wilayah kewenangannya seperti Menteri, Kepala, Ketua, Gubernur, Bupati/Walikota, Rektor dan pimpinan BUMN.

LAKI disusun oleh Tim Pengawas Kearsipan Internal bagi setiap obyek pengawasan.

LAKI ditandatangani oleh Kepala Unit Kearsipan/Kepala Lembaga Kearsipan dan Pengarah.

Tim Pengawas Kearsipan Internal juga menyusun LAKI Konsolidasi yang merupakan gabungan hasil Pengawasan Kearsipan pada seluruh Objek Pengawasan.

Sistematika LAKE terdiri atas: Pendahuluan, Uraian Hasil Pengawasan, dan Kesimpulan.

Sistematika LAKI terdiri atas: Pendahuluan, Uraian Hasil Pengawasan, dan Kesimpulan. LAKI Konsolidasi merupakan gabungan dari LAKI.

ANRI bertanggung jawab dalam menetapkan kebijakan kearsipan, membina kearsipan nasional, melestarikan dan menyediakan arsip untuk pertanggungjawaban nasional.

Tujuan utama penyelenggaraan kearsipan adalah menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya.

Pengawasan Kearsipan bertujuan untuk memastikan bahwa pencipta arsip baik di pusat maupun di daerah menjalankan kearsipan sesuai dengan peraturan.

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan merupakan dasar hukum utama dalam penyelenggaraan kearsipan di Indonesia.

Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 merupakan peraturan yang mengatur pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia merupakan peraturan yang mengatur lebih spesifik tentang kearsipan.

Program Kerja Pengawasan Kearsipan Tahunan Nasional dirumuskan sebagai panduan dalam pelaksanaan pengawasan kearsipan di seluruh Indonesia.

Penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan merupakan kunci untuk mencapai tujuan kearsipan.

Audit kearsipan yang dilakukan oleh tim dari luar organisasi atau lembaga, seperti ANRI, untuk mengevaluasi sistem kearsipan di Kementerian/BUMN/PTN atau Pemerintah Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota.

Audit kearsipan yang dilakukan oleh tim internal suatu organisasi atau lembaga untuk mengevaluasi sistem kearsipan di unit kearsipan mereka.

Pertemuan awal Tim Audit dengan pejabat struktural Objek Pengawasan, yang bertujuan untuk menjelaskan tujuan audit, memperkenalkan anggota tim, dan meminta dokumen-dokumen yang diperlukan.

Pertemuan akhir Tim Audit dengan pejabat struktural Objek Pengawasan, yang bertujuan untuk menyampaikan ringkasan hasil pengawasan kearsipan secara tertulis.

Proses penilaian hasil audit kearsipan oleh Tim Audit, yang kemudian disetujui oleh penanggung jawab.

Laporan Audit Kearsipan Eksternal yang disusun berdasarkan hasil penilaian dan disetujui oleh penanggung jawab.

Tahapan pelaksanaan audit kearsipan yang dilakukan dengan menggunakan Formulir yang sesuai sebagai panduan untuk wawancara dan pengamatan langsung.

Tim Audit mendokumentasikan dan mengumpulkan bukti yang mendukung kondisi faktual selama proses audit berlangsung.

Program Kerja Pengawasan Kearsipan Tahunan (PKPKT) Nasional merupakan pedoman dan acuan bagi ANRI, Lembaga Kearsipan dan Unit Kearsipan dalam merencakan dan melaksanakan kegiatan Pengawasan Kearsipan.

Laporan Hasil Audit Kearsipan Nasional (LHPKN) disusun oleh ANRI dan berisi rangkuman hasil audit kearsipan di seluruh Indonesia.

LAKE adalah Laporan Hasil Audit Kearsipan yang disusun oleh Tim Pengawas Kearsipan Pusat, Perguruan Tinggi Negeri, atau Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota.

LAKI adalah Laporan Hasil Audit Kearsipan Internal yang disusun oleh Tim Pengawas Kearsipan Internal bagi setiap obyek pengawasan.

Jadwal waktu pengawasan kearsipan untuk tahun 2019 diatur secara terperinci dalam PKPKT Nasional.

Kegiatan pengawasan kearsipan tahun 2019 direncanakan berlangsung selama delapan bulan, dimulai bulan Januari hingga November.