نظام الرقابة الداخلية PDF

# الفصل الاول ## نظام الرقابة الداخلية ### 1-1 المبادئ والمفاهيم تضم الوحدات الحكومية الناجحة نظام رقابة داخلية فاعل يسهم في تحقيق اهداف تلك الوحدات اذ تستخدم الرقابة الداخلية لوقف أو الحد من المشكلات، وعليه فان الاجراءات الرقابية تصمم لمنع او اكتشاف أو تصحيح المشكلات، وفي غياب الرقابة الفعالة ق...

# الفصل الاول ## نظام الرقابة الداخلية ### 1-1 المبادئ والمفاهيم تضم الوحدات الحكومية الناجحة نظام رقابة داخلية فاعل يسهم في تحقيق اهداف تلك الوحدات اذ تستخدم الرقابة الداخلية لوقف أو الحد من المشكلات، وعليه فان الاجراءات الرقابية تصمم لمنع او اكتشاف أو تصحيح المشكلات، وفي غياب الرقابة الفعالة قد ينحرف الافراد والجماعات في تلك الوحدات بسهولة عن الاهداف والمهام المحددة. عرف تقرير لجنة اجراءات التدقيق المنبثقة عن معهد المحاسبين القانونيين الامريكي (AICPA) نظام الرقابة الداخلية بأنه « الخطة التنظيمية والوسائل والإجراءات الموضوعة من قبل الوحدة للمساعدة في تحقيق أهداف الإدارة والتأكد من سلامة وكفاءة تنفيذ الاعمال وتطبيق السياسات والمحافظة على الأموال والممتلكات ومنع واكتشاف الغش والخطأ وكذلك التأكد من صحة واكتمال السجلات المحاسبية وإعداد البيانات المالية السليمة في الوقت المحدد لها »، ومن التعريف يتضح أن الرقابة الداخلية تهدف الى تحقيق الآتي: * حماية موجودات وسجلات الوحدة الحكومية من الضياع والسرقة والاختلاس والتزوير وسوء الاستخدام * توفير الدقة والثقة في البيانات المحاسبية التي تتضمنها دفاتر وسجلات وحسابات الوحدة الحكومية * رفع الكفاءة التشغيلية أو الانتاجية للوحدة الحكومية ككل أو أقسامها وإدارتها كل على حدة. * التشجيع على السير بالسياسات الادارية في الطريق المرسوم لها. ### 1-2 أهمية الرقابة الداخلية اهتم المدققين وإدارات الوحدات الحكومية بالرقابة الداخلية للأسباب الآتية: * تعقد وتشعب نطاق الأعمال الأمر الذي جعل الإدارة تعتمد على التقارير والتحليلات لإحكام الرقابة على العمليات * يؤدي الضبط الداخلي والفحص المتأصل في الرقابة الداخلية الى التقليل من مخاطر الضغط البشري واحتمال الأخطاء والغش * صعوبة التدقيق داخل الوحدات بطريقة اقتصادية بدون الاعتماد على الرقابة الداخلية. * زيادة اهتمام الجهات الرقابية بالرقابة الداخلية للوحدات الحكومية للتحقق من التزامها باللوائح والقوانين ذات العلاقة * تتحمل الادارة مسؤولية المحافظة على موجودات الوحدة الحكومية ومنع الاخطاء واكتشاف الاختلاسات ومن ثم فأن الاحتفاظ بنظام كفوء للرقابة الداخلية أمر لا يمكن الاستغناء عنه وتعتمد عليه الادارة في الوفاء بهذه المسؤولية. ### 1-3 اقسام الرقابة الداخلية #### 1-3-1 الرقابة المحاسبية تهدف إلى حماية موجودات الوحدة الحكومية والتحقق من صحة البيانات المحاسبية المثبتة بالدفاتر والسجلات ومدى إمكانية الاعتماد عليها ، وهذا ما يختص بتحقيق الهدف الأول والثاني من أهداف الرقابة الداخلية ويضمن تحقيق الاتي: * التأكد من تنفيذ العمليات طبقا لترخيص أو تفويض عام أو محدد من قبل الادارة * التأكد من تسجيل العمليات على وفق المعايير المحاسبية المعتمدة وبطريقة تساعد على تحديد مسؤولية الحفاظ عن الأصول * التأكد من حيازة الموجودات أو التصرف بها على وفق ترخيص أو اعتماد من قبل الادارة. * التأكد من الموجودات المثبتة بالسجلات هي الموجودات الموجودة فعلا بالوحدة واتخاذ الاجراءات اللازمة حال حدوث اختلافات بينهما #### 2-3-1 الرقابة الادارية تهدف إلى تحقيق الكفاية الإنتاجية القصوى وضمان تنفيذ السياسات الإدارية على وفق الخطط الموضوعة ويتم ذلك عن طريق إدارة التدقيق الداخلي ، وهى ما يختص بتحقيق الهدفان الثالث والرابع من أهداف الرقابة الداخلية ، ويضمن نظام الرقابة الادارية تحقيق الأهداف الاتية: * تحقيق كفاءة العمليات * تنفيذ السياسات والاجراءات الادارية . * الموازنات التخطيطية * التكاليف المعيارية * الرسوم البيانية * التقارير الدورية * دراسة الوقت والحركة #### 3-1-1 الضبط الداخلي يقصد به تنظيم خطوات العمل وتحديد المسؤوليات بين العاملين في الوحدة الحكومية ، ويمكن تحقيق الضبط الداخلي من خلال مجموعة القواعد الاتية: * لا ينبغي أن يكون شخص محدد مسؤولاً عن عملية معينة بالكامل من بدايتها الى نهايتها. * إجراء الجرد المادي للموجودات من قبل لجان مشكلة لهذا الغرض. * تناوب الأفراد على الوظيفة المعينة أو العمل المعين كلما كان ذلك ممكناً عملياً لاكتشاف الاخطاء أو عدم الانتظام أو القصور * أن يحصل كل فرد في الوحدة على إجازة سنوية على أن يقوم شخص آخر بعمله خلال تغيبه * لا يعهد لأي شخص بأعمال تزيد عن مسؤولياته بأكثر مما هو مسموح به في الخريطة التنظيمية * فصل حيازة الموجودات عن السجلات الخاصة بحركة تلك الموجودات * اعتماد تدفق العمل ، بمعنى أن الانتهاء من مهمة أحد الأشخاص تكون بمثابة اشارة البدء لمهمة شخص آخر * عدم السماح لأي موظف بالاحتفاظ بأكثر من عهدة أو بأكثر من نوع من الموجودات القابلة للاحلال ، ومن تطبيقات هذه القاعدة الفصل بين مهام أمين الصندوق الرئيس وأمين صندوق المصروفات النثرية ### 1-4 مقومات نظام الرقابة الداخلية الفعال #### 1-4-1 وجود خطة تنظيمية سليمة يجب أن يكون للوحدات الحكومية خطة تنظيمية سليمة تتناسب مع حجم وطبيعة نشاطها وتكفل تحديد الاختصاصات والمسئوليات بدقة ووضوح وأن تكون مرنة لمواجهة أي تطورات أو تعديلات في المستقبل #### 1-4-2 دقة توزيع العمل وتحديد المسئوليات يجب أن يكون توزيع العمل بين الإدارات المختلفة وفي داخل الإدارة ذاتها توزيعاً دقيقاً ، وبدون أي تداخل أو تعارض فيما بينها ويتم ذلك بتقسيم الاختصاصات والمسؤوليات بحيث لا يشترك نفس الشخص في مراجعة نفس العمل الذى قام به بدون تدخل من شخص آخر حتى نضمن وجود ضبط ذاتي أثناء تنفيذ العملية وبذلك نقلل من فرص حدوث الغش او الاخطاء #### 1-4-3 حسن اختيار العاملين ووضعهم في المكان المناسب اختيار العاملين على أساس تحليل شامل للوظائف المختلفة وتحديد المؤهلات العلمية المطلوبة لها ثم وضعهم في الوظائف التي تتناسب مع استعدادهم وتأهيلهم ولكي تضمن الوحدة الحكومية تنفيذ هذا المبدأ يجب أن تقوم بعمل دورات تدريبية للعاملين بها على وفق سياسة مرسومة تمكنهم من أداء أعمالهم بكفاءة ودقة #### 1-4-4 وجود نظام محاسبي سليم يتضمن هذا النظام تصميم السجلات والدفاتر المستخدمة وتحديد المستندات اللازمة وخط سيرها في المراحل المختلفة لأداء عمليات ووضع دليل مبوب للحسابات ، وهناك مجموعة من الأسس العامة التي يجب أخذها بنظر الاعتبار عند اعداد النظام المحاسبي على اختلاف طبيعة نشاط الوحدة الحكومية وحجم عملياتها وهي: * أن يكون تصميم المستندات والسجلات والدفاتر واضحاً بسيطاً وبما يضمن سهولة فهم مستخدميها. * أن يخدم المستند أو السجل غرضاً نافعاً من الأغراض التي تريد الإدارة تحقيقها * أن يؤخذ في الحسبان عند تصميم المستندات كافة الاستخدامات المتوقعة. * اعداد المستند الواحد من عدة صور حتى يمكن إرسال صورة إلى كل من الإدارات المختصة. * أن يعد المستند بحيث يمكن تحقيق الرقابة في المراحل المختلفة التي يمر بها كأن تخصص فيه عدة خانات لتوقيع الموظف الذي حرره والموظف الذى المكلف بالمراجعة والموظف الذي اعتمده * أن يعتمد النظام المحاسبي على مجموعة من الدورات المستندية التي تربط المستند من بدء اعداده لحين إثباته بالدفاتر وتحكم الرقابة عليه في كافة المراحل التي يمر بها. * أن يتوافر في الدفاتر نوع من الرقابة الذاتية كإعداد موازين مراجعة في فترات زمنيه متقاربه واستخدام الحسابات الإجمالية * أن يحتوى النظام المحاسبي على دليل مبوب للحسابات بما يكفل السرعة في التعرف على الحسابات وتسجيل العمليات في الدفاتر. #### 1-4-5 وجود نظام دقيق للتأكد من تنفيذ الإجراءات الموضوعة يقصد بذلك التأكد من أن الإجراءات المرسومة لتنفيذ كل عملية من العمليات تنجز طبقاً لدورتها المحددة وتتابعها الصحيح ويتم ذلك عادة عن طريق تجميع هذه الإجراءات ضمن التعليمات الخاصة بكل عملية مثل لوائح المشتريات والمبيعات والمخازن والخزينة .. الخ. #### 1-4-6 وجود تدقيق داخلي وتقويم الأداء يهدف التدقيق الداخلي الى التأكد من دقة العمل الذي تم انجازه ، إذ أن الموظف الذي يعلم أن هناك من يراجع عمله لابد وأن يؤدى هذا العمل بدقة وإتقان لأن العامل النفسي له أثر كبير في هذا الصدد ، أما تقويم الأداء فيعنى التحقق من الالتزام بمستويات الأداء الموضوعة ثم تحديد الانحرافات عنها والبحث عن أسبابها ووسائل علاجها. #### 1-4-7 اتخاذ الإجراءات الوقائية الكافية تستوجب الرقابة الداخلية السليمة اتخاذ كافة الإجراءات الوقائية الضرورية للمحافظة على الموجودات أو الأصول من السرقة أو الضياع أو التلف وذلك باستخدام الأقفال وإحكام غلق الأبواب وتشديد الحراسة عليها وترتيب المخازن والتفتيش الدوري عليها ، كذلك التأمين عليها ضد أخطار السرقة والحريق والتأمين على اصحاب الذمة ضد خيانة الأمانة .. الخ ### 1-5 تقييم نظام الرقابة الداخلية عرف معهد المدققين الداخليين الأمريكي عملية التقييم الذاتي لنظام الرقابة الداخلية على انه عملية من خلالها يتم اختبار وتقييم فاعلية نظام الرقابة الداخلية بهدف الحصول على تأكيد معقول بأن كافة الأهداف التشغيلية قد تم تحقيقها) ، وقبل البدء بعملية تقييم نظام الرقابة الداخلية يجب العمل على تحديد المتطلبات الاساس لتطبيق هذا التقييم من حيث: * تحديد الهدف من عملية التقييم. * تحديد دور الإدارة في عملية التقييم. * تقييم ثقافة الوحدة. * تحديد إطار الرقابة. * تحديد درجة أتمتة عمليات التطبيق. * اختيار مركز العمل الذي يُعد المركز الأولي في التطبيق. * تصميم إستراتيجية التطبيق. * تطبيق الإستراتيجية. ### 1 - 5 - 1 مزايا تقييم نظام الرقابة الداخلية هناك مجموعة من المزايا التي توفرها عملية تقييم نظام الرقابة الداخلية من أهمها الأتي :- * مساعدة الموظفين الرئيسيين في كافة المستويات الإدارية في الفهم السليم لواجباتهم ومسؤولياتهم تجاه تفعيل الرقابة وإدارة المخاطر * زيادة فاعلية الإجراءات التصحيحية اللازمة لمعالجة نقاط الخلل في نظام الرقابة الداخلية لاسيما وان الذي يقوم بتصميم نظام الرقابة الداخلية هو الشخص المطلوب منه اتخاذ الإجراءات التصحيحية. * يغطي التقييم الجوانب الهامة مما يساعد الخبراء وفرق العمل الذين ينصب اهتمامهم على المخاطر الهامة والضوابط الرقابية. * العمل على تحسين الاتصال بين كافة المستويات الإدارية * مساعدة الأفراد على عملية التحليل ورفع تقارير عن نظام الرقابة الداخلية . * زيادة الوعي داخل الوحدة الحكومية حول فهم أهدافها ودور نظام الرقابة الداخلية في تحقيق الأهداف. * حث الأفراد على تصميم وبناء عمليات الرقابة والتحسين المستمر لهذه العمليات * يساعد التقييم الذاتي لنظام الرقابة الداخلية في تقييم الضوابط غير الملموسة والتي يوجد صعوبة كبيرة في تقييمها من خلال التدقيق التقليدي. ### 1- 5 - 2 وضع التوصيات عن نتائج تقييم نظام الرقابة الداخلية إن النتاج النهائي لأي عملية تقييم هو معرفة مقدار الإخفاق بالنظام ومن ثم يتم وضع توصيات لغرض معالجة حالات الضعف بالنظام التي نتج عنها هذا القصور. ### 1-5-3 متابعة تنفيذ التوصيات وهي مرحلة مهمة من عملية التقويم والتي يتم بموجبها تحول عملية التقويم من بعدها النظري إلى بعد تطبيقي ، إذ يتم معالجة الإخفاقات الناتجة عن ضعف نظام الرقابة الداخلية من خلال تطبيق التوصيات التي تم وضعها لمعالجة تلك الإخفاقات. ### 1- تقييم رقابة أنظمة العمل تبدأ عملية بناء نظام الرقابة على أنظمة العمل بتحديد الأهداف الرقابية لنظام العمل ، ويفضل المدراء الأهداف الرقابية على المخاطر لان الأهداف الرقابية ايجابية والمخاطر سلبية ، وان تصميم نظام الرقابية الداخلية في معظمه يعتمد على الحس العام فأن كان لدينا مستوى كبير من التعرض للخطر فأننا بحاجة إلى مراقبته. #### 1-6-1 مفهوم الرقابة على أنظمة العمل إن الرقابة الأكثر تنفيذاً في الوحدات الحكومية تلك التي تحكم معالجة المعاملات وتراقب الإجراءات والمعلومات والاتصالات ، وتقسم تلك الإجراءات الرقابية إلى نوعين: * الرقابة على النظام نفسه * الرقابة على معالجة المعاملات الافرادية ويأتي توضيح مصطلح النظام هو النشاط المستخدم من قبل الوحدة للقيا <start_of_image> Перейти в режим редактирования м بجزء من عملها ضمن نشاط معين تم انجازه ، والرقابة على النظام هي تلك الرقابة المصممة لضمان تحقيق أهداف النظام والمعايير والامتثال لها ، أما الرقابة على معالجة المعاملات فهي ضرورية لضمان إن المعالجة تتوافق مع المعايير التي قام النظام بوصفها. ### 1 - 6 - 2 أهداف رقابة معالجة المعاملات * دقة البيانات * اكتمال البيانات * توقيت البيانات * إجازة البيانات (ترخيص الاعتماد على تلك البيانات) * المعالجة على وفق المبادئ المحاسبية المقبولة * الامتثال لسياسات وإجراءات عمل الوحدة * الدليل الداعم الفعال * الرقابة الكفؤة والمتسمة بالكفاية #### 1-6-3- إجراءات الرقابة على معالجة المعاملات ##### 1-6-3-1 أنواع الضوابط الرقابية * الضوابط الوقائية: يتم من خلالها اكتشاف الأخطاء قبل حدوثها ومن الأمثلة عليها الفصل بين الوظائف المتعارضة ، الإشراف المباشر من قبل المسئولين ، أجهزة الإنذار الخاصة بالسرقة ، أرقام سرية للدخول إلى أنظمة الحاسوب) * الضوابط الكاشفة : يتم من خلالها اكتشاف الأخطاء والانحرافات عند وقوعها ومن الأمثلة على تلك الضوابط إجراء المطابقات بين الحسابات ، المصادقات لتعزيز الأرصدة ، الجرد الفعلي ، كاميرات مراقبة) * الضوابط التصحيحية : تعمل على التأكد من إن الإجراءات التصحيحية للانحرافات قد تم تنفيذها ومن الأمثلة عليها وجود) أنظمة وإجراءات لمعالجة الأخطاء التي تم اكتشافها ، وجود خطة طوارئ * الضوابط الرادعة : تشكل رادعاً للأفراد منعاً لقيامهم بأي انحرافات او تجاوزات وأمثلة ذلك لائحة الإجراءات، وضع إجراءات على مناطق معينة بعدم الدخول إليها). #### 1-6-3- 2 الأهمية النسبية من محددات الرقابة أهمية المعاملات فكلما زادت الأهمية للعنصر محل الرقابة كلما تطلب ذلك مزيداً من الرقابة ، وهناك بعض المعايير الأساسية المستخدمة في تحديد الأهمية النسبية ومن أهمها : * درجة المحافظة على الموظفين في الوحدة * الميزة التنافسية * سرعة الخدمة * إجراءات السلامة #### 1-6-3-3 الحساسية المعاملات الحساسة هي المعاملات التي يجب إن تحظى باهتمام رقابي اكبر حيث إنها تخص أطراف ذات علاقة مهمة مثل العملاء أو الموظفين أو لاعتبارات قانونية أو سياسية أو تنظيمية #### 1-6-3-4- كفاءة التكاليف تتم من خلالها المفاضلة بين الكلفة والمنفعة المتعلقة بوضع ضوابط رقابية خاصة بالخطر وهناك صعوبة في جمع المعلومات اللازمة حول الكلفة والمنفعة وذلك لعدة أسباب منها: * تتداخل الرقابة بالإجراءات التشغيلية وبالتالي من الصعب تتبعها ضمن الإجراءات. * قد تضم الأنظمة مئات الإجراءات الرقابية وفي العديد من الحالات لا يوجد إجراء رقابي وحيد يتم التعامل مع المنفعة المتأتية منه. * تخدم الإجراءات الرقابية العديد من الأنشطة * إن الكلفة التشغيلية صعبة التقدير إذ إن الرقابة مصممة للوقاية من المخاطر وان احتساب كلفة تأثير الضوابط الرقابية في الخطر صعبة للغاية. * لا ينظر إلى الكلفة كمحدد لوضع ضابط رقابي إذا كان تصنيف اثر الخطر كارثي. ### 1- الحاكمية هناك حقيقتان حول الحاكمية المؤسسية هما ليس هناك وصف متفق عليه للحاكمية المؤسسية وليس هناك منهجية واحدة لعمل الحاكمية المؤسسية لدى كافة الوحدات الحكومية ، وتتمثل الحاكمية بمجموعتين: * اعضاء مجلس الادارة * المدراء العامون في الوحدة الحكومية . ان سياسات الحاكمية المؤسسية صممت لتحقيق الاهداف الآتية :- * تأكيد امتثال الوحدة الحكومية للقوانين والتشريعات * تأكيد امتثال الوحدة الحكومية مع اجراءات المحاسبة المقبولة * تأكيد فاعلية نظام الرقابة الداخلية. * الافصاح عن المعلومات للمساهمين في الوحدة الحكومية بشكل يمكنهم من تقييم ادائهم. * ادارة المخاطر بكفاءة. ### 1- خرائط الانسياب إن خرائط الانسياب هي تقنية تحليلية تستخدم لوصف بعض مظاهر النظام بشكل واضح وموجز ومنطقي حيث تشمل مخطط تدفق المستندات والنظم والبرامج ، كما ان هذه الخرائط تستخدم مجموعة محددة (معيارية) من الرموز لوصف إجراءات معالجة العمليات المستخدمة من قبل الوحدة وتشتمل على الاتي: * خرائط تدفق المستندات ان خرائط تدفق المستندات تعني تدفق المستندات والمعلومات بين مواقع المسؤولية داخل الوحدة فهي تتابع المستندات من بدايتها حتى نهايتها مشيرة إلى موقع المستند الأصلي وموضحة توزيع النسخ الأخرى للمستند الأصلي وتحدد الغرض الذي من اجله تستخدم المستندات وموقعها النهائي وكل شيء يحدث عند تدفقها خلال النظام. * مخططات سير النظام الحاسوبي هذه المخططات تصور حركة البيانات المعالجة في النظام الحاسوبي مستخدمة ثلاث مكونات تمثل المدخلات والمعالجة والمخرجات والغرض منها عرض العلاقة بين تلك المكونات. * مخطط سير البرنامج يوضح هذا المخطط النتاج المنطقي للعمليات التي يجب أن ينفذها الحاسب أثناء تنفيذ البرنامج أي يمثل جزءاً من إحدى العمليات في مخطط سير النظم ويستخدم هذا المخطط في إعداده أربعة رموز هي الإدخ <start_of_image> Schematic ### 1- اطار الرقابة الداخلية على وفق المخاطر اصدرت لجنة دعم المنظمات (COSO) في مايس / ۲۰۱۳ الاطار المتكامل للرقابة الداخلية بما في ذلك العناصر والمبادئ المتعلقة به وذلك ضمن نسختها المحدثة والذي يمثل نموذجاً شاملاً وعاماً يمكن ان يطبق على شتى انواع وصنوف الوحدات سواء كانت ربحية ام غير ربحية كما يطبق على الوحدات الحكومية وفي كل المجالات مع مراعاة الاختلافات والفروقات بين وحدة وأخرى ، وقد تضمن الاطار العناصر الاساسية للاطار الاصلي الصادر عام ۱۹۹۲ وهي (بيئة الر