Guide : La Transformation Digitale des Mairies PDF

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ID2SON Guide : la transformation digitale des Mairies Guide p.1  Guide : la transformation digitale des Mairies Introduction INTRODUCTI À l’ère du digital, de nombreuses Pour répondre à ces enjeux, une nouvelle transformations s’opèrent au sein de tous réforme a récemment été actée. Celle- les secteurs d’activité et les Mairies n’y ci concerne la diffusion des actes des échappent pas. Certaines ont perçu depuis collectivités. Elle exige la fin de la publication longtemps les bénéfices de la digitalisation des actes sur papier afin de miser sur la et du numérique dans les processus internes digitalisation de la communication. et de la relation établie entre élus et citoyens. L’objectif du gouvernement est de L’accès à l’information devient si rapide moderniser, simplifier, clarifier et qu’il est difficile pour les citoyens d’accepter harmoniser les règles et les formalités qui d’attendre pour avoir une réponse à leurs régissent la publication, l’entrée en vigueur questions. La population qui fréquente et la conservation des actes. les mairies est de plus en plus jeune et habituée à l’usage du numérique : d’où Découvrez dans notre guide, les mesures l’importance de leur donner accès à de prises par le gouvernement, les avantages l’information par le biais du digital. Les de la digitalisation et les solutions citoyens doivent pouvoir accéder aux permettant d’être conforme à cette nouvelle documents d’information de manière réglementation. autonome, intuitive et permanente. En effet, certains documents légaux comme un certificat d’urbanisme par exemple, doit être à disposition des habitants 24h/24. p.2  Guide : la transformation digitale des Mairies Les mesures de l’affichage légal MESURES I L’affichage légal digitalisé est devenu un sujet important pour les communes. Depuis le 1er juillet 2022, les mesures évoluent pour toutes les collectivités et l’affichage légal numérique devient obligatoire. Faisons un tour d’horizon des nouvelles réformes prises par le gouvernement. 1. Publication électronique de l’affichage légal obligatoire À compter du 1er juillet 2022, la publication des actes sous forme électronique devient obligatoire. L’article L. 21 31-1 du CGCT prévoit que les actes validés par les communes de plus de 3 500 habitants doivent être publiés sous format électronique et non plus sous format papier. Pour les communes de moins de 3 500 habitants, elles peuvent choisir entre : l’affichage, la publication papier et la publication électronique. Ce choix est libre et délibéré par le conseil municipal. p.3  Guide : la transformation digitale des Mairies 2. Nouveau registre des délibérations et actes du maire Désormais, les délibérations et actes du maire devront être inscrits par ordre de date sur un registre papier et à titre complémentaire, en format numérique sous les conditions fixées par le décret n°2021-1311 du 7 octobre 2021. Quels sont les actes impactés par la réforme ? Actes règlementaires : Actes individuels : Délibérations du conseil municipal Permis de construire ou de Arrêtés du maire démolir PLU Arrêtés de non-opposition Règlements de police aux déclarations préalables de Règlements intérieurs des services publics travaux Permis d’aménager Actes ni règlementaires, ni individuels : Arrêté de péril Classement d’une route en voie de grande circulation La création d’une ZAC... 3. Réforme de l’affichage du compte-rendu et des délibérations Le compte-rendu de la séance du Conseil Municipal n’a, dorénavant, plus besoin d’être affiché. Toutefois, l’article L.2121-25 du CGCT impose l’affichage de la liste des délibérations examinées par le conseil municipal. Dans un délai de 8 jours, la liste doit être obligatoirement affichée à la mairie mais aussi mise en ligne sur le site internet de la commune (s’il existe). Si la commune ne dispose pas de site internet, un simple affichage dans la Mairie suffit. p.4  Guide : la transformation digitale des Mairies 4. Affichage des actes administratifs supprimés Cette mesure supprime l’obligation d’afficher et de communiquer sur papier les actes administratifs. Cette loi ne concerne pas les communes de moins de 3 500 habitants, puisque les actes réglementaires et les décisions ni réglementaires, ni individuelles, sont rendus publiques, soit par affichage, soit sous publication papier ou numériquement. Quant aux collectivités territoriales de 3 500 habitants et plus, elles n’auront plus l’obligation de publier leurs délibérations au recueil des actes administratifs (RAA). Elles peuvent désormais décider librement des modalités pratiques de la publicité de leurs actes sous forme électronique. 5. Modalités de publicité et de conservation du procès verbal Le procès-verbal doit être publié dans un délai d’une semaine suivant son approbation, lors de la séance suivante, de manière permanente et gratuite sur le site internet de la commune (s’il existe) et un exemplaire sur papier est mis à disposition du public. Le procès-verbal est arrêté au commencement de la séance suivante. Des obligations en termes de contenus sont également ajoutées dans l’article L-2121-15 du code général des collectivités territoriales. 6. Télétransmission du contrôle de légalité Depuis le 1er juillet 2022, le contrôle de légalité pourra s’effectuer par voie électronique, via un dispositif de télétransmission ayant fait l’objet d’une homologation dans des conditions fixées par arrêté du ministre de l’Intérieur. Pour les communes de plus de 50 000 habitants, la télétransmission est obligatoire. Source : textes de loi du gouvernement. p.5  Guide : la transformation digitale des Mairies AVANTAGES Quels sont les avantages de la digitalisation des mairies ? Moderniser la ville Favoriser l’interaction et l’engagement des citoyens Ces nouvelles technologies de pointe donnent à la mairie un La digitalisation des mairies favorise aspect ludique et interactif. Ainsi, l’interaction entre les citoyens et le digital est une excellente manière les services publics et améliore de moderniser et rendre attractif le naturellement leur satisfaction. service public auprès des citoyens. Via des bornes tactiles par exemple, cela permet de développer la citoyenneté participative. Ils auront l’occasion de donner leur avis, leurs besoins ou leurs idées et se sentiront ainsi écoutés. Fluidifie le trafic et la disponibilité Le digital permet de fluidifier le trafic en Mairie. Des écrans peuvent les orienter vers un étage, un guichet ou service mais aussi des Valoriser les activités bornes tactiles leur permettant de se renseigner ou de remplir leurs communales démarches administratives par exemple. Qu’ils soient visiteurs, citoyens ou habitants, vous leur donner la De plus, des totems installés à possibilité de s’informer sur les l’extérieur peuvent donner accès activités de votre commune. à de l’information 24/24h. Les solutions numériques permettent Administratif ou culturel, cela de réduire le temps passé par les permet de donner de la visibilité à agents à accompagner les citoyens. vos activités ! p.6  Guide : la transformation digitale des Mairies S Dynamiser la communication Répondre à une logique RSE L’affichage digital donne l’occasion La digitalisation entre dans de modifier en temps réel les une logique de protection de contenus qui sont diffusés de l’environnement. manière instantanée. Au revoir les flyers en papier Les informations peuvent être imprimés en milliers d’exemplaires, communiquées et la variété des le digital prend le relai. Les bornes contenus sur les écrans ou bornes tactiles sont des solutions conçues tactiles permettent de susciter pour être conformes aux lois l’intérêt des citoyens. écologiques et pour être durable dans le temps. SOLUTIONS Quelles solutions vous permettent d’être conforme ? Vous l’aurez compris, les nouvelles mesures consistent à rendre de nombreuses informations consultables au format numérique. Pour être en conformité avec ces réformes, plusieurs possibilités s’offrent à vous. Diffusez votre affichage légal sur votre site internet Pour dématérialiser la diffusion de vos actes, vous pouvez faire le choix de les intégrer directement sur le site internet de votre commune. L’avantage est qu’il est accessible à tous, en temps réel, 24h/24 et depuis n’importe quel endroit. Contrairement aux supports imprimés, il vous permet de mettre à disposition un grand nombre d’informations et de réaliser des mises à jour autant de fois que vous le souhaitez. Vous pouvez ainsi partager les actualités de votre commune, les comptes- rendus municipaux, les évènements culturels, les règles de sécurité routière et bien plus encore. p.7  Guide : la transformation digitale des Mairies Les packs Affichage Légal Pack borne tactile * Pack pad extérieur * LEGENDS FLASH 32’’, 43’’ et 55’’ 32’’, 43’’ et 55’’ Je découvre le produit Je découvre le produit Facilitez l’accès aux démarches administratives pour les citoyens en choisissant cette solution interactive pour votre mairie. Vous pouvez gérer à distance vos contenus mis à disposition. Pour ajouter vos fichiers et diffuser vos contenus, il suffit d’un clic ! Les avantages : Dématérialiser l’affichage des documents légaux Rendre les citoyens autonomes Moderniser votre mairie Piloter à distance via une interface d’administration Consultation simple et intuitive pour les citoyens * Comprend Borne, écran, licence plateforme, personnalisation des boutons selon le secteur d’activités + services (casse occulte & DEEE, livraison, installation, paramétrage, maintenance & accompagnement, monitoring et formation) p.8  Guide : la transformation digitale des Mairies Option PMR Pour faciliter l’usage aux personnes à mobilité réduite, des bornes spécialisées existent. Elles sont conçues de manière à ce que l’accès à la borne en fauteuil roulant, par exemple, soit facilité. De plus, son écran est incliné pour qu’ils profitent d’une lecture parfaite. Je découvre le produit Pack borne tactile * * Comprend Borne, écran, licence plateforme, personnalisation HOLMES des boutons selon le secteur d’activités + services (casse occulte & DEEE, livraison, installation, paramétrage, maintenance & accompagnement, monitoring et formation) 32’’ Les fonctionnalités de la solution Affichage Légal Importer des documents Permettre la Diffuser du contenu aux formats de fichiers les consultation (lorsque l’écran est inutilisé plus répandus : PDF, jpg, de liens internet plus de 5 minutes, une png, mp4. vidéo de votre choix se lance automatiquement). Organisation de vos Permettre à vos utilisateurs Favoriser la navigation contenus en les classant ou non de télécharger les pour tous via des fonctions par catégories directement documents pdf grâce à un d’accessibilité numérique. depuis la plateforme. téléchargement par QR code. p.9  Guide : la transformation digitale des Mairies Pourquoi choisir ID2SON ? CHOISIR Spécialiste de l’audiovisuel, ID2SON accompagne les Mairies dans leur transformation numérique. Grâce à des solutions innovantes et performantes, nous vous facilitons la mise en œuvre et la gestion de votre communication auprès de vos citoyens. Un service après-vente En cas de besoin, vous pouvez également faire appel à notre service après-vente directement depuis votre espace client ID2SON. Adaptabilité et conception sur-mesure pour le Secteur public Une solution tout-en-un adaptée à votre En tant qu’expert en affichage dynamique, Mairie nous savons nous adapter à chaque type de projet. Pour les projets les plus complexes, Donner accès à l’information auprès de vos notre bureau d’étude saura parfaitement citoyens devient un jeu d’enfant grâce à s’adapter à vos besoins pour répondre aux une solution simple et efficace. II suffit de exigences gouvernementales. configurer dans une plateforme les contenus que vous souhaitez mettre à disposition pour qu’ils se diffusent sur votre borne tactile ! Formation initiale et continue Une formation personnalisée est dispensée Installation et paramétrage par nos chargés d’expérience client afin que vous puissiez être autonome sur votre Notre équipe de déploiement se charge solution. Tout au long de l’année, si vous avez d’assurer la bonne installation de vos une question ou vous avez besoin de former équipements. Ils sont en relation directe avec un nouveau collaborateur, vous pouvez nos techniciens professionnels présents sur faire appel à nos chargés d’expérience client site et pour installer vos solutions. grâce à notre service d’accompagnement. Ils nous font confiance p.10  Guide : la transformation digitale des Mairies R Conclusion CONCLUSION Le sujet de la transformation numérique La numérisation vous apporte de nombreux concerne tous les secteurs d’activité et les avantages. En seulement quelques clics, Mairies, elles aussi, doivent s’adapter. Site vous pouvez diffuser, mettre à disposition internet de la commune, bornes tactiles à des contenus et même proposer des l’intérieur de la Mairie ou panneaux LED à démarches administratives directement sur l’extérieur : certaines communes n’ont pas place via une borne tactile : un gain de attendu les mesures du gouvernement pour temps considérable pour le traitement se digitaliser. interne. Depuis le 1er juillet 2022, de nombreuses Vous vous offrez une meilleure accessibilité mesures ont été imposées aux Mairies et une meilleure communication, qu’elle pour faciliter leur transition digitale. Elles soit interne ou externe. Longtemps jugé doivent ainsi obligatoirement rendre public comme un secteur d’activité vieillissant, c’est l’affichage de documents légaux, et ce, de l’occasion de moderniser votre établissement manière numérique. et de le rendre ludique ! Le but de cette digitalisation est de pouvoir Chères Mairies, vous souhaitez vous aussi facilement communiquer avec l’ensemble passer au numérique ? Contactez-nous ! des citoyens, de différents âges et classes sociales. En effet, simplifier l’accès à ID2SON est spécialiste en parcours citoyens l’information encourage la citoyenneté et propose un large panel de solutions participative où tout le monde peut se faire digitales pour répondre aux exigences entendre et donner ses opinions. gouvernementales concernant l’affichage légale. Ces nouvelles mesures s’insèrent dans une logique de protection de l’environnement. Nos conseillers se feront le plaisir de vous Plus besoin d’imprimer des milliers de accompagner dans votre transformation prospectus, le digital œuvre pour le digitale ! développement durable. Vous avez une question ? Contactez dès maintenant nos experts Nous contacter en cliquant sur le bouton ci-dessous. p.11  ID2SON est une agence B2B, spécialiste en audiovisuel Notre mission ? Vous accompagner dans l’amélioration de l’expérience de vos citoyens afin de renforcer la proximité, d’optimiser vos processus internes et d’accroître votre visibilité grâce à des solutions performantes. En utilisant des outils et des contenus innovants, nous simplifions la mise en œuvre et la gestion de votre communication, ce qui a pour effet de fluidifier l’ensemble de vos interactions avec votre public cible. Un parcours citoyen bien conçu engendre de nombreux avantages positifs pour votre Mairie. Discutons-en ensemble ! 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