Projekat, životni ciklus i tipovi organizacija PDF

Projekat, životni ciklus i oblasti znanja  Šta je projekat? Projekat je privremeni poduhvat preduzet da bi se stvorio jedinstveni proizvod, usluga ili rezultat. Projekti imaju jasno definisan početak i kraj, kao i specifične ciljeve koje treba postići. Projekti se razlikuju od operacija koje su...

Projekat, životni ciklus i oblasti znanja  Šta je projekat? Projekat je privremeni poduhvat preduzet da bi se stvorio jedinstveni proizvod, usluga ili rezultat. Projekti imaju jasno definisan početak i kraj, kao i specifične ciljeve koje treba postići. Projekti se razlikuju od operacija koje su kontinuirane i ponavljajuće. Privremenost: Projekti imaju određeni vremenski okvir sa početkom i krajem. Jedinstvenost: Svaki projekat proizvodi jedinstveni ishod, bilo da je to proizvod, usluga ili rezultat. Progresivna elaboracija: Projekti se razvijaju i definišu u fazama, sa sve većom preciznošću kako se rad odvija. Ciljevi: Projekti su usmereni ka postizanju specifičnih ciljeva i zadovoljenju potreba zainteresovanih strana.  Projekti i operativne aktivnosti Projekti su privremeni i jedinstveni poduhvati sa jasno definisanim ciljevima i vremenskim okvirom, dok su operacije kontinuirane i ponavljajuće aktivnosti usmerene na održavanje i optimizaciju postojećih sistema. Glavne razlike između projekata i operacija su: Privremenost vs. kontinuitet: Projekti: Privremeni su i imaju jasno definisan početak i kraj. Operacije: Kontinuirane su i ponavljajuće, bez definisanog kraja. Jedinstvenost vs. ponavljanje: Projekti: Proizvode jedinstveni ishod, bilo da je to proizvod, usluga ili rezultat. Operacije: Proizvode ponavljajuće ishode i često se sastoje od rutinskih aktivnosti. Ciljevi: Projekti: Usmereni su ka postizanju specifičnih ciljeva i zadovoljenju potreba zainteresovanih strana. Operacije: Usmerene su na održavanje i optimizaciju postojećih sistema i procesa. Progresivna elaboracija vs. standardizacija: Projekti: Razvijaju se i definišu u fazama, sa sve većom preciznošću kako se rad odvija. Operacije: Standardizovane su i stabilne, sa jasno definisanim procedurama i pravilima. Resursi: Projekti: Često zahtevaju specifične resurse koji se angažuju samo za trajanje projekta. Operacije: Koriste stalne resurse koji su kontinuirano angažovani.  Upravljanje projektima Upravljanje projektima, prema Project Management Institute (PMI), je primena znanja, veština, alata i tehnika na projektnim aktivnostima kako bi se ispunili zahtevi projekta. Upravljanje projektima se ostvaruje kroz primenu i integraciju odgovarajućih procesa upravljanja projektima, koji su grupisani u pet procesnih grupa: iniciranje, planiranje, izvršenje, praćenje i kontrola, i zatvaranje. Primena znanja i veština Alati i tehnike Procesne grupe Zahtevi projekta Integracija procesa  Gvozdeni trougao VREME Obim: Definiše šta Vreme: Odnosi se Troškovi: Odnosi se Kvalitet: Iako nije će biti isporučeno u na vremenski okvir u na budžet potreban direktno prikazan u KVALITET okviru projekta, kojem projekat treba za realizaciju trouglu, kvalitet je uključujući sve da bude završen. projekta, uključujući implicitno povezan zadatke, ciljeve i Uključuje rokove za sve resurse, sa sva tri faktora. rezultate. Promene završetak zadataka i materijale i radnu Promene u obimu, u obimu mogu isporuku rezultata. snagu. Povećanje vremenu ili uticati na vreme i Produženje vremena troškova može troškovima mogu troškove projekta. može povećati zahtevati smanjenje uticati na kvalitet OPSEG TROŠKOVI troškove. obima ili produženje isporučenih vremena. rezultata.  Prediktivni životni ciklus, poznat i kao "vodopad" ili "tradicionalni" pristup, karakteriše se detaljnim planiranjem i definisanjem svih faza projekta unapred. Planiranje unapred: Svi zahtevi i aktivnosti se definišu na Prediktivni početku projekta. Fiksni obim: Obim projekta je jasno definisan i ne menja se životni tokom realizacije. Sekvencijalne faze: Projektne faze se sprovode redosledom, ciklus - jedna za drugom. vodopad Kontrola promena: Promene su strogo kontrolisane i zahtevaju formalne procedure za odobrenje. Stabilno okruženje: Najbolje se koristi u stabilnim okruženjima gde su zahtevi jasni i malo je verovatno da će se menjati.  Adaptivni životni ciklus, poznat i kao "agilni" pristup, karakteriše se iterativnim i inkrementalnim razvojem, gde se projektni zahtevi i rešenja razvijaju kroz saradnju timova i zainteresovanih strana. Iterativni razvoj: Projekat se razvija kroz ponovljene cikluse Adaptivni (iteracije), gde se rezultati revidiraju i unapređuju. Fleksibilan obim: Obim projekta može se menjati tokom realizacije životni na osnovu povratnih informacija i novih zahteva. Saradnja i komunikacija: Visok nivo saradnje između timova i ciklus - zainteresovanih strana. Brza reakcija na promene: Promene se prihvataju i integrišu brzo i agilni efikasno. Dinamično okruženje: Najbolje se koristi u dinamičnim okruženjima gde su zahtevi nejasni ili se često menjaju.  Autoritet projektnog Uloga projektnog Dostupnost i obim Administrativno osoblje na Struktura projekta Kontrola budžeta menadžera menadžera resursa projektu Veoma malo ili uopšte nije Organska ili jednostavna Nizak Delimična kontrola Mali Vlasnik uključeno Funkcionalna (centralizovana) Nizak Delimična kontrola Mali Funkcionalni menadžer Delimično Multidivizionalna Mali Delimična kontrola Mali Funkcionalni menadžer Delimično Jaka matrična forma Umeren do visok Potpuna kontrola Umeren do visok Projektni menadžer U potpunosti Slaba matrična forma Nizak Delimična kontrola Nizak Funkcionalni menadžer Delimično Projektni menadžer i funkcionalni Uravnotežena matrična Nizak do umeren Delimična kontrola Nizak do umeren Delimično menadžer Projektno-orijentisana Visok do skoro potpun Potpuna kontrola Visok do potpun Projekt menadžer U potpunosti Potpuna ili delimična Virtuelna Nizak do umeren Nizak do umeren Mešano U potpunosti ili delimično kontrola Hibridna Mešano Mešano Mešano Mešano Mešano PMO (Kancelarija za upravljanje Visok do potpun Potpuna kontrola Visok do potpun Projektni menadžer U potpunosti projektima) Organizacione forme  Kancelarija za upravljanje projektima – tzv. PMO (Project Management Office) 1. Podržavajući PMO ima savetodavnu ulogu, pružajući šablone, obuke, istorijske informacije i najbolje prakse. 2. Kontrolni PMO upravlja projektom kroz specifične metodologije upravljanja projektima koje projektni menadžer mora koristiti, kao što su okviri, alati, obrasci i šabloni, i okviri za upravljanje. Ovaj tip PMO-a postavlja pravila i metodologije koje projekt menadžer mora da koristi, ali projekt menadžer i dalje upravlja projektom. 3. Direktivni PMO direktno upravlja projektom. Projekt menadžer je deo PMO-a i dodeljuje se projektima isključivo kroz PMO.  Ključni pokretači uspeha projekta 1. Visoka zrelost upravljanja ostvarivanjem koristi (benefit Realization Management - BRM). 2. Nizak nivo odstupanja od opsega 3. Česta upotreba standardizovanih praksi upravljanja rizikom 4. Česta upotreba standardizovanih praksi angažovanja zainteresovanih strana 5. Visoka organizaciona agilnost 6. Visok učinak kancelarije za upravljanje projektima (PMO) specifične za odeljenje/regionalne/divizijske 7. Visoka zrelost upravljanja projektima 8. Ukupni učinak PMO-a za celo preduzeće 9. Korišćena metrika uspeha upravljanja projektom: Kvalitet rada 10. Korišćena metrika uspeha upravljanja projektom: pridržavanje rasporeda  Procenat ispitanika koji navode svaku veštinu moći koja je od ključnog značaja da im pomogne da ostvare organizacione ciljeve. Project Management Institute 2023: Pulse of the Profession 2023 Zrelost upravljanja realizacijom beneficija (BRM), zrelost upravljanja projektima i organizaciona agilnost: organizacije koje daju prednost veštinama (power skills) u odnosu na one koje to ne čine Veštine i uspeh projekta: organizacije koje daju prioritet veštinama Procesi upravljanja projektima 1. Inicijacija 2. Planiranje 3. Realizacija (izvršenje) 4. Praćenje i kontrola 5. Zatvaranje  Oblasti znanja u okviru upravljanja projektima 1. Upravljanje integrisanjem projekta 2. Upravljanje obimom projekta 3. Upravljanje rasporedom 4. Upravljanje troškovima 5. Upravljanje kvalitetom 6. Upravljanje resursima 7. Upravljanje komunikacijama 8. Upravljanje rizikom 9. Upravljanje nabavkom 10. Upravljanje stejkholderima Baza znanja iz upravljanja projektima (Project Management Body of Knowledge) PMI PMBOK Guide 6h edition – najpoznatiji i široko prihvaćen standard Opisuje norme, metode, procese i praksu Ne podrazumeva se uniformna primena na sve projekte !!! 10 oblasti znanja, 5 grupa procesa, 47 procesa Opis svakog procesa: ulazi, alati i tehnike, izlazi  Baza znanja iz upravljanja projektima (Project Management Body of Knowledge) PMI PMBOK Guide 7h edition PMI Process Groups: A Practice Guide 12 principa 8 domena projektnih performansi Proširena lista modela, metoda i dokumenata Detaljno se analizira primena različitih pristupa u različitim tipovima projekata Procesi i oblasti znanja 1. Inicijacija projekta Izbor projektnog menadžera Analiza organizacione kulture Prikupljanje informacija o procesima, procedurama i prethodnim projektima Analiza projekata i njihovo raščlanjivanje na manje faze i projekte Razumevanje poslovnog slučaja i plana upravljanja koristima Utvrđivanje inicijalnih zahteva, pretpostavki, rizika, ograničenja i postojećih ugovora Ocena izvodljivosti projekta u odnosu na data ograničenja Kreiranje merljivih ciljeva i mera uspeha Razvoj Project Charter-a Identifikacija stejkholdera, i utvrđivanje njihovih očekivanja i uicaja Zahtevi za promenama Razvoj pretpostavki Priprema registra stejkholdera 2. Planiranje projekta Definisanje i Određivanje tima koji Definisanje pristupa Kreiranje opsega Procena “šta kupiti” i Kreiranje WBS-a i Kreiranje liste prioritetizacija će pripremati plan upravljanju projektima zahteva projekta nabavki za projekat projekta WBS šifarnika aktivnosti Utvrđivanje Utvrđivanje kritičnog Procena trajanja Procena zahteva za Kreiranje mrežnog standarda kvaliteta, Priprema budžeta Priprema rasporeda procesa i metrika puta projekta aktivnosti i troškova resursima plana Identifikacija rizika, Definisanje uloga Plan komunikacija i kvalitativna i Definisanje strategije Kreiranje planova za Finalizacija svih članova tima i uključivanje kvantitativna analiza Iteracije i korekcije nabavki i pratećih upravljanje pratećih planova njihovih odgovornosti stejkholdera rizika, planiranje dokumenata promenama upravljanja odgovora na rizike Zahtevi za Dobijanje formalnog Razvoj plana projekta Inicijalni sastanak promenama odobrenja - baseline  3. Realizacija projekta Realizacija rada u skladu sa planom Kreiranje rezultata projekta Prikupljanje podataka o performansama rada Zahtevi za promenama Implementacija samo odobrenih promena Progresivna elaboracija – kontinualna unapređenja Praćenje procesa rada Utvrđivanje da li su plan upravljanja kvalitetom i procesi dobro definisani i efektivni Kompletiranje tima i neophodnih resursa Upravljanje ljudskim resursima Evaluacija timskih performansi i obezbeđivanje treninga za članove Team – building aktivnosti Nagrade i priznanja Registar spornih pitanja Upravljanje konfliktima Raspodela resursa po obavljenom poslu Slati i primati informacije, i obezbediti feedback Izveštaj o projektnim performansama Upravljanje očekivanjima i uključenošću stejkholdera Održavanje sastanaka Evaluacija dobavljača; pregovaranje i ugovori sa dobavljačima i ponuđačima Korišćenje i podela znanja na projektu Realizacija kontigencijskih planova Aktuelizacija projektnog plana i projektnih dokumenata  4. Praćenje i kontrola Priprema aktivnosti i preduzimanje akcija u vezi praćenja i kontrole projekta Merenje performansi u odnosu na plan (baseline) Merenje performansi u odnosu na druge metrike projektnog plana Analiza i evaluacija podataka i performansi Utvrđivanje odstupanja Analiza faktora na koje utiče promena Zahtevi za promenama Sprovođenje integrisane kontrole promena Odobrenje ili odbijanje zahteva za promenama Aktuelizacija plana upravljanja projektom i projektnih dokumenata Informisanje stejkholdera u vezi rezultata sprovedenih promena Praćenje uključenosti stejkholdera Potvrđivanje usklađenosti delova projekta Priprema projekcija (predviđanje performansi) Dobijanje saglasnosti od strane korisnika u vezi rezultata koji su iterativno pripremljeni Sprovođenje kontrole kvaliteta Sprovođenje revizije rizičnih događaja, ponovne procene i interne kontrole Upravljanje rezervama Upravljanje, evaluacija i zatvaranje nabavki Evaluacija korišćenja fizičkih resursa  5. Zatvaranje projekta ❖Potvrda da je rad završen u skladu sa zahtevima ❖Zatvaranje nabavki ❖Dobijanje finalnog odobrenja proizvoda ❖Kompletiranje i zatvaranje finansijskih elemenata projekta ❖Preuzimanje gotovog proizvoda ❖Prikupljanje povratnih informacija od strane korisnika o projektu ❖Prikaz izveštaja o performansama projekta ❖Indeksiranje i čuvanje podataka ❖Prikupljanje naučenih lekcija i aktuelizacija baze znanja  Identifikacija i analiza zainteresovanih strana (stejkholdera) Koliko je zainteresovana svaka grupa stejkholdera u pogledu očekivanih odluka i rezultata? Da li zainteresovana strana planira određene aktivnosti (programe ili projekte) i da li ima autoritet da ih sprovede? visok Održavanje Ključni zadovoljstva igrači Autoritet Minimalno Informisanje zalaganje nizak nizak Nivo interesa visok  Matrica analize stejkoldera - primer 1 2 3 4 5 6 Stejkholderi Karakteristike Interes Šta može da Šta im je Aktivnosti doprinese potrebno angažovanja zauzvrat ◼ Pravni eksperti ◼ Znanje iz oblasti ◼ Pionirski ◼ Pravni saveti ◼ Jasno ◼ Preliminarni prava slučaj službe za definisana uloga i sastanak ◼ Poverenje u pružanje naknade ◼ Uključenje u vladavinu prava i pravnih i ◼ Troškovi i inicijativni odbor pristup pravnim savetodavnih honorari ◼ Ugovor savetima za sve usluga građane ◼ Izgradnja ugleda službe ◼ Razvoj karijere Matrica analize stejkholdera 1 2 3 4 5 6 Stejkoholderi Karakteristike Interes Šta može da Šta im je Aktivnosti doprinese potrebno angažovanja zauzvrat