TOPIK 3 PENGORGANISASIAN

Definisi Organisasi

• Proses penugasan dan pengelolaan sumber daya untuk melaksanakan tugas demi mencapai tujuan organisasi.

Kelebihan Organisasi

• Mewujudkan struktur kerja yang teratur.
• Menetapkan sumber daya yang diperlukan untuk setiap tugas.
• Memperjelas tanggungjawab dan peranan setiap pekerja.
• Memudahkan pelaksanaan tugas secara efisien dan logis.
• Menghindari konflik dan kekeliruan di kalangan kakitangan.
• Menjadi lebih efisien dan efektif dalam mencapai tujuan organisasi.

Unsur-unsur Struktur Organisasi

• Kepakaran: Memerlukan kepakaran dan kemahiran khusus untuk tugasan.
• Jabatan: Mewujudkan jabatan khusus untuk tugasan tertentu.
• Kuasa dan Tanggungjawab: Menetapkan kuasa dan tanggungjawab spesifik untuk pengawalan dan prestasi kerja.
• Skop Kuasa: Menentukan kawasan khusus untuk perancangan dan pengurusan tugas.
• Pusat Kuasa: Kuasa ditumpukan kepada seorang pegawai terpusat.
• Penyebaran Kuasa: Kuasa diagihkan di antara pelbagai pegawai.

Langkah-langkah dalam Organisasi

• Penyenaraian Tugas: Menjelaskan apa yang perlu dilakukan untuk setiap tugas.
• Pembahagian Tugas: Mengagihkan tugas kepada pelbagai pekerja melalui pembahagian kerja.
• Penubuhan Jabatan: Membentuk jabatan berbeza untuk pelbagai tugasan.
• Koordinasi: Menyelaraskan operasi antara pelbagai jabatan.
• Penugasan Kuasa: Memberikan hak kepada jabatan dan pekerja untuk merancang, mengurus, dan mengawal tugas.

Struktur Organisasi

Struktur Tradisional

• Struktur Rata: Sesuai untuk perniagaan kecil yang dikelola oleh seorang pemilik/pengetua.
• Fleksibiliti: Memudahkan pengambilan keputusan dengan struktur yang lebih mudah.
• Kesederhanaan: Meningkatkan komunikasi dan pengurusan dalam organisasi kecil.

Takrif Pengorganisian

• Proses menyusun dan mengagihkan sumber organisasi untuk melaksanakan tugas mencapai matlamat organisasi.

Kepentingan Pengorganisasian

• Menyusun tenaga pekerja secara sistematik.
• Memastikan pengagihan sumber antara jabatan dilakukan dengan adil.
• Mengawal tingkah laku pekerja melalui prosedur yang ditetapkan.
• Memastikan organisasi diuruskan dengan lancar dan teratur.
• Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan aktiviti kerja.
• Mengurangkan konflik tugas antara pekerja.
• Membangunkan sumber manusia melalui latihan dan pembangunan.
• Membantu merancang guna tenaga secara efisien.

Enam Elemen Utama dalam Struktur Organisasi

• Pengkhususan kerja: Pembahagian tugas yang memudahkan pengurusan.
• Jabatan: Pengumpulan dan pengelompokan manusia dalam organisasi.
• Kuasa dan tanggungjawab: Hak membuat keputusan dan melaksanakan kerja.
• Jangkauan kawalan: Bilangan staf yang melapor kepada seorang pengurus.
  • Jangkauan kawalan luas: Pengurus mempunyai ramai bawahan, kesukaran dalam bimbingan.
  • Jangkauan kawalan sempit: Pengurus mempunyai sedikit bawahan, tugas lebih ringan.
  • Jangkauan kawalan sederhana: Gabungan kedua-duanya.
• Agihan dan pemusatan: Peringkat keputusan dibuat dalam organisasi.
  • Pemusatan: Kuasa tertumpu pada peringkat atasan.
  • Agihan: Kuasa diturunkan kepada peringkat lebih rendah.
• Formalisation: Tahap standardisasi kerja yang merujuk kepada peraturan dan tatacara.

Langkah-langkah Pengorganisasian

• Menyenaraikan kerja: Menyusun setiap aktiviti yang hendak dilaksanakan.
• Membahagikan kerja: Mengagihkan tugas berdasarkan kebolehan dan kemahiran individu.
• Menubuhkan jabatan: Mewujudkan unit untuk aktiviti yang sejenis.
• Menyelaraskan kerja: Membentuk mekanisma penyelarasan antara pekerja untuk menyelesaikan masalah.
• Melaksanakan penilaian & penambahbaikan: Mengawasi keberkesanan dan membuat penyesuaian terhadap perubahan.

Reka Bentuk Organisasi

• Tradisional:
  • Struktur mudah: Sesuai untuk perniagaan kecil dengan pekerja terhad.
  • Struktur fungsian: Memudahkan pengagihan tanggungjawab berdasarkan fungsi tertentu.