Tổng Quan về Kiểm Soát Nội Bộ

Tổng Quan về Kiểm Soát Nội Bộ

• Kiểm soát nội bộ là một quy trình được thiết kế bởi Ban quản trị, nhà quản lý, và nhân sự để đảm bảo việc đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo, và tuân thủ.
• Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam định nghĩa kiểm soát nội bộ là một quy trình do các cá nhân trong đơn vị thiết kế, thực hiện, duy trì để đảm bảo hợp lý việc đạt mục tiêu của đơn vị, độ tin cậy của báo cáo tài chính, hiệu quả hoạt động, và tuân thủ pháp luật.
• Theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13, kiểm soát nội bộ là việc thiết lập và tổ chức thực hiện các cơ chế, chính sách, quy trình nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật để phòng ngừa, phát hiện, và xử lý kịp thời rủi ro, đồng thời đạt được các yêu cầu đề ra.

Các Thành Phần của Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ

• Môi trường kiểm soát: Tạo ra sắc thái chung của đơn vị, ảnh hưởng đến ý thức của mọi người trong việc thực hiện nhiệm vụ kiểm soát và là nền tảng cho các thành phần khác của hệ thống.
  • Môi trường này cần phải mang giá trị đạo đức, hợp pháp, hiệu lực và hiệu quả, đồng thời tạo động lực cho nhân viên hoàn thành công việc.
  • Các yếu tố thuộc môi trường kiểm soát bao gồm: phân công quyền hạn và trách nhiệm, sự độc lập của bộ phận kiểm tra, sự tham gia của Ban quản trị, đảm bảo năng lực nhân sự, triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc, tính chính trực và giá trị đạo đức, các chính sách nguồn nhân lực, cơ cấu tổ chức.
• Đánh giá rủi ro: Là quá trình nhận diện và phân tích các rủi ro để đạt được các mục tiêu của tổ chức, từ đó quản trị rủi ro.
  • Rủi ro là những sự kiện không chắc chắn có thể xảy ra và ảnh hưởng đến việc đạt mục tiêu của tổ chức.
  • Giảm rủi ro là kiểm soát.
  • Cần nhận diện càng nhiều rủi ro càng tốt để chủ động quản lý.
  • Các bước thực hiện bao gồm: nhận diện rủi ro trong từng quy trình, đánh giá rủi ro (thiệt hại và xác suất), và đưa ra biện pháp xử lý phù hợp (tránh né, giảm thiểu, chia sẻ, chấp nhận).
  • Các loại rủi ro phổ biến: rủi ro tập trung, rủi ro pháp lý, rủi ro tuân thủ, rủi ro danh tiếng, rủi ro hoạt động, rủi ro chiến lược, rủi ro tín dụng, rủi ro thị trường, rủi ro lãi suất, rủi ro thanh khoản.
  • Yêu cầu đối với kiểm toán viên: sử dụng xét đoán chuyên môn để đánh giá quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị, và tìm hiểu lý do nếu phát hiện sai sót trọng yếu mà Ban Giám đốc không phát hiện được. Nếu không có quy trình chuẩn, cần phỏng vấn về rủi ro và cách thức giải quyết.
• Hoạt động kiểm soát: Là các chính sách và thủ tục để đảm bảo thực hiện các chỉ dẫn của nhà quản lý trong việc giảm thiểu rủi ro.
  • Các hoạt động kiểm soát chủ yếu trong đơn vị: phân chia trách nhiệm đầy đủ (bất kiêm nhiệm), phê chuẩn các nghiệp vụ, kiểm soát quá trình xử lý thông tin, kiểm soát vật chất, kiểm tra độc lập việc thực hiện, phân tích và rà soát lại việc thực hiện.
• Thông tin và truyền thông: Thông tin là tin tức cần thiết để thực thi trách nhiệm, truyền thông là việc trao đổi thông tin đến đối tượng sử dụng, cần đúng đối tượng và kịp thời.
  • Thông tin và truyền thông tạo ra báo cáo, chứa đựng các thông tin cần thiết để quản lý và kiểm soát đơn vị.
  • Sự trao đổi thông tin phải diễn ra theo nhiều hướng, và mỗi cá nhân cần hiểu rõ vai trò của mình trong hệ thống kiểm soát nội bộ.
  • Hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng trong hệ thống thông tin của đơn vị.
• Giám sát: Là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ theo thời gian, những khiếm khuyết cần được báo cáo lên cấp trên và điều chỉnh.
  • Ban Giám đốc thực hiện việc giám sát thông qua các hoạt động liên tục, đánh giá riêng biệt, hoặc kết hợp cả hai.
  • Để đạt kết quả tốt, nhà quản lý cần thực hiện giám sát thường xuyên hoặc định kỳ.
  • Giám sát thường xuyên đạt được thông qua ý kiến góp ý của khách hàng, nhà cung cấp, hoặc xem xét báo cáo hoạt động.
  • Giám sát định kỳ được thực hiện thông qua kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập.
  • Biểu hiện của hoạt động giám sát tốt: hệ thống báo cáo cho phép phát hiện sai lệch, kiểm toán nội bộ được thực hiện bởi người có trình độ chuyên môn và quyền báo cáo trực tiếp, những khiếm khuyết được phát hiện và báo cáo kịp thời, và yêu cầu các cấp quản lý báo cáo ngay về các trường hợp gian lận.

Hạn Chế Tiềm Tàng của Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ

• Hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ giúp hạn chế sai phạm, không loại bỏ hoàn toàn do các nguyên nhân như: hạn chế của con người (vô ý, bất cẩn, đãng trí, do năng lực), cố ý đánh lừa, kiểm soát ít chú ý đến hoạt động không thường xuyên, yêu cầu chi phí kiểm soát nhỏ hơn lợi ích, và lạm dụng quyền hạn.
• Điều kiện sản xuất kinh doanh thay đổi làm cho thủ tục kiểm soát không còn phù hợp.
• Các sự kiện bên ngoài (thiên tai, hỏa hoạn, thay đổi chính sách, cạnh tranh) nằm ngoài khả năng kiểm soát.
• Sự khống chế kiểm soát của người quản lý, bỏ qua các chính sách để mang lại lợi ích cá nhân.

Tìm Hiểu và Đánh Giá Kiểm Soát Nội Bộ Khi Thực Hiện Kiểm Toán

• Mục đích: hiểu biết về kiểm soát nội bộ để lập kế hoạch kiểm toán, xác định rủi ro kiểm soát, từ đó xác định phạm vi thực hiện các thủ tục kiểm toán.
• Các khái niệm:
  • Thủ tục đánh giá rủi ro: để thu thập hiểu biết về đơn vị và môi trường với kiểm soát nội bộ, nhằm xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu do gian lận hoặc nhầm lẫn.
  • Rủi ro đáng kể: rủi ro có sai sót trọng yếu cần được kiểm toán viên đặc biệt lưu ý.
  • Thử nghiệm cơ bản: thủ tục kiểm toán để phát hiện các sai sót trọng yếu ở cấp độ cơ sở dẫn liệu (kiểm tra chi tiết và thủ tục phân tích cơ bản).
  • Thử nghiệm kiểm soát: thủ tục kiểm toán để đánh giá tính hữu hiệu của hoạt động kiểm soát trong việc ngăn ngừa hoặc phát hiện sai sót trọng yếu.
  • Cơ sở dẫn liệu: các khẳng định của Ban Giám đốc đơn vị kiểm toán về các khoản mục và thông tin trình bày trong BCTC, được KTV sử dụng để xem xét loại sai sót có thể xảy ra (hiện hữu, phát sinh, quyền và nghĩa vụ, đánh giá, chính xác, đầy đủ, trình bày và công bố).
• Trình tự nghiên cứu kiểm soát nội bộ của kiểm toán viên: tìm hiểu và lập hồ sơ về sự hiểu biết kiểm soát nội bộ, đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát, thiết kế và thực hiện thử nghiệm kiểm soát, đánh giá lại rủi ro kiểm soát.
• Bước 1: Tìm hiểu và lập hồ sơ về sự hiểu biết về kiểm soát nội bộ
  • Mục đích: lập kế hoạch và đánh giá rủi ro sai sót trọng yếu trên BCTC.
  • Nội dung: đánh giá thiết kế và thực hiện của kiểm soát nội bộ.
  • Lưu ý: hiểu biết tổng quát và chú ý đến bộ phận của kiểm soát nội bộ có thể ảnh hưởng đến BCTC.
  • Phương pháp: dựa vào kinh nghiệm, phỏng vấn, kiểm tra tài liệu, quan sát, và lập hồ sơ (bản tường thuật, bảng câu hỏi, lưu đồ).
• Bước 2: Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát (chú ý đến rủi ro ảnh hưởng đến cơ sở dẫn liệu trên BCTC)
  • Nghiên cứu thông tin thu thập, xác định sai phạm tiềm tàng và thủ tục kiểm soát chủ yếu, và đánh giá sơ bộ rủi ro (định lượng hoặc định tính).
• Bước 3: Thiết kế và thực hiện thử nghiệm kiểm soát
  • Thu thập bằng chứng kiểm toán về sự hữu hiệu trong thiết kế và vận hành của hệ thống kiểm soát nội bộ.
  • Cách thức: phỏng vấn, quan sát, kiểm tra tài liệu, thực hiện lại.
• Bước 4: Đánh giá lại rủi ro kiểm soát
  • Dựa vào số lượng và chất lượng bằng chứng, sử dụng bảng hướng dẫn về tỷ lệ sai phạm có thể bỏ qua.
  • Kết quả: rủi ro kiểm soát như đánh giá ban đầu hoặc cao hơn, từ đó thực hiện các thử nghiệm cơ bản.