Tecnologías en la Recepción Documental

La Informatización de las Mesas de Partes

• La recepción documental se contempló con soporte informático para informatizar las mesas de partes.
• La norma planteaba que las entidades deberían encaminarse a sustituir el libro por una máquina que utiliza tecnología electrónica para grabar la información.

Uso de Servicios Públicos y Percepción de los Ciudadanos

• Existe un alto porcentaje de ciudadanos que tiene una percepción negativa en el uso de los servicios que brindan las entidades públicas.
• La demora en los tiempos de respuesta a un trámite y el uso de plataformas no resulta amigable en todos los casos.

Derecho a la Petición Administrativa

• La Ley del Procedimiento Administrativo General faculta al administrado a solicitar a las entidades ejercer su derecho a la petición administrativa por medios remotos como fax o correo electrónico.
• Las entidades facilitan el empleo de medios de comunicación remotos cuando cuenten con sistemas de transmisión de datos a distancia.

Creación de Mesas de Partes Virtuales

• Se crearon Mesas de Partes Virtuales en diferentes instituciones, como la Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria, la SBN, COFOPRI, SENACE, Migraciones, SUNARP, y la Defensoría del Pueblo.
• Estas resoluciones establecen disposiciones relativas al registro de la documentación ingresada a través de la Mesa de Partes Virtual.

Requisitos para la Mesa de Partes Virtual

• La Mesa de Partes Virtual requiere una casilla de correo electrónico con capacidad suficiente y medidas adecuadas de protección de la información.
• Es necesario superar las situaciones que frenan la consolidación de un modelo con reglas uniformes de MPV compatible con el estado de derecho y el consenso regional.

Garantías para el Ciudadano

• El ciudadano tiene derecho a dirigir por vía electrónica todo tipo de escritos, recursos, reclamaciones y quejas a los Gobiernos y las Administraciones Públicas.
• El ciudadano está apto para presentar ante el Gobierno o las Administraciones Públicas las resoluciones administrativas en soporte electrónico, así como los documentos administrativos electrónicos en las mismas condiciones que si fueran documentos en papel.

Recepción Documental

• Cada entidad de la Administración Pública tiene una unidad general de recepción documental, también conocida como mesa de partes, que registra el ingreso y salida de documentos.
• En caso de que la entidad brinde servicios en varios inmuebles, se puede abrir un registro auxiliar en cada local que reporta al registro principal.
• La unidad de recepción documental lleva un registro de los escritos presentados y documentos emitidos, indicando la fecha, naturaleza, remitente y destinatario.

Registro Electrónico

• El registro electrónico es una herramienta que permite la recepción de documentos las 24 horas del día, durante todos los días del año.
• Una de las ventajas del registro electrónico es que es permanente y permite interactuar con el administrado, acceder al expediente y hacer seguimiento virtual.
• El registro electrónico debe ser equivalente funcionalmente a los modos tradicionales de relacionarse con la Administración Pública.

Actuación Administrativa Automatizada

• La actuación administrativa automatizada es la declaración de voluntad, juicio, conocimiento o deseo realizada por una Administración Pública mediante el empleo de un sistema de información adecuadamente programado.
• La actuación administrativa automatizada se adopta en el caso concreto sin necesidad de intervención de una persona física.

Principios Rectores

• La Ley de Gobierno Digital se rige por los principios rectores, incluyendo la equivalencia funcional y el derecho a copia sellada de los documentos presentados.
• La copia sellada se le facilitará en medios físicos o electrónicos dependiendo del medio escogido para el inicio del procedimiento o realización de la solicitud.

Cargos

• En los sistemas de administración electrónica, se han establecido dos tipos de cargos: la copia autenticada e integra del documento presentado y un recibo electrónico con el número de expediente asignado y demás datos para identificar el expediente.

Obligatoriedad de la notificación electrónica

• La tendencia a la obligatoriedad de la notificación electrónica se encuentra bajo dos modelos:
  • El primero establece la obligatoriedad del uso de la notificación electrónica en función de determinadas entidades para todos aquellos administrados que se vinculen con ellas en sus procedimientos ( ejemplo: Sistema peruano).
  • El segundo modelo establece la obligatoriedad en función de las particularidades del administrado que se vincula con cualquier entidad (ejemplo: Sistema español).

Características del primer modelo

• La obligatoriedad se establece en función de una o más de las entidades públicas.
• Todas las personas que tengan que relacionarse con ella, deben hacerlo de modo electrónico.
• Riesgo de tratar como iguales a todos los administrados-usuarios de esa entidad, cuando en la realidad no son por grado de conocimiento tecnológico, edad, idioma, disponibilidad de tiempo, ubicación del domicilio físico, etc.

Características del segundo modelo

• La norma identifica a aquellos colectivos de ciudadanos que se asume que cuentan con las condiciones económicas y de conocimiento para relacionarse electrónicamente con todas las autoridades gubernamentales.
• La normativa les impone el deber de relacionarse electrónicamente con la autoridad.
• El resto de ciudadanos tiene el derecho a elegir relacionarse o no electrónicamente con la autoridad.

Deberes del administrado

• Mantener el domicilio actualizado en el RENIEC para que la administración realice notificaciones válidas.
• Comunicar de manera expresa, cierta e indubitable, el domicilio distinto a la administración.
• Mantener el domicilio señalado en el expediente permanentemente actualizado bajo presunción que ese dato en el expediente sigue siendo válido aunque se haya mudado.
• Realizar las acciones necesarias para permitir la notificación correctamente practicada en el domicilio señalado.

Notificación en el entorno de la Administración Electrónica

• La responsabilidad por la corrección del acto compete a la autoridad que lo dicta, pero la LPAG desdobla este tema en la responsabilidad propiamente dicha y en la operación material de notificar.
• La notificación se puede realizar de dos maneras:
  • Notificación directa o auto notificación: realizada por los propios órganos del ente en cuestión.
  • Notificación indirecta o heteronotificación: realizada mediante terceros ajenos, como pueden ser terceros contratados, entidades públicas con las cuales se ha convenido esta delegación de actividad o por intermedio de los organismos del Ministerio del Interior.
• La entidad responsable tiene el deber de supervisar la acción, de constatar su efectividad y de evidenciar en el expediente esta acción.