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Questions and Answers
¿Cuál es la principal característica que define a un documento electrónico desde un punto de vista archivístico?
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¿Cuáles son los componentes característicos de un documento electrónico?
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¿Por qué es importante la conservación a largo plazo de documentos electrónicos?
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¿Qué autor definió las características del documento electrónico en un artículo de 2003?
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¿Cuál es el propósito principal de la tramitación administrativa de documentos?
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¿Qué es lo que determina la vigencia de los valores administrativo e histórico de un documento?
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¿Qué es lo que se manifiesta plenamente cuando un documento ha perdido su vigencia y su consulta tiene una finalidad cultural o científica casi exclusiva?
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¿Qué revista publicó el artículo de Alejandro Delgado Gómez sobre la conservación a largo plazo de documentos electrónicos?
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¿Cuál es la principal diferencia entre la gestión de documentos electrónicos y la gestión de documentos en papel?
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¿Cuál es el propósito principal de la gestión documental en el nivel organizacional?
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¿Qué es lo que se deben considerar al momento de crear y capturar documentos electrónicos?
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¿Por qué es importante la gestión activa de los documentos electrónicos?
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¿Cuál es el objetivo principal de la gestión de documentos electrónicos en el nivel de gestión documental?
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¿Qué es lo que se requiere para asegurar la autenticidad de los documentos electrónicos?
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¿Por qué es importante la conservación de los documentos electrónicos a largo plazo?
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¿Qué es lo que se debe considerar al momento de migrar documentos electrónicos entre plataformas tecnológicas?
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¿Cuál es el objetivo principal de la selección de formatos en la Gestión de Documentos Electrónicos?
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¿Qué es lo que debe asegurar el archivero en cuanto a la conservación de conjuntos documentales?
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¿Qué debe hacer un sistema de Electronic Records Management?
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¿Por qué es importante la autenticidad y confiabilidad de los documentos electrónicos?
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¿Qué debe hacer un sistema de Electronic Records Management en cuanto a la autenticidad de los documentos electrónicos?
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¿Cuál es el objetivo de la selección y disposición de conjuntos documentales?
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¿Qué debe hacer el archivero en cuanto a la transferencia de conjuntos documentales?
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¿Qué es lo que debe permitir un sistema de Electronic Records Management?
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¿Cuál es el objetivo principal de la gestión de documentos electrónicos en el nivel organizacional?
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¿Qué es lo que se requiere para asegurar la autenticidad de los documentos electrónicos?
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¿Por qué es importante la conservación a largo plazo de documentos electrónicos?
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¿Qué es lo que se debe considerar al momento de crear y capturar documentos electrónicos?
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¿Cuál es el objetivo principal de la selección de formatos en la Gestión de Documentos Electrónicos?
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¿Qué es lo que se debe considerar al momento de migrar documentos electrónicos entre plataformas tecnológicas?
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¿Cuál es el nivel de gestión que se enfoca en la creación y captura de documentos electrónicos en un entorno seguro?
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¿Qué es lo que debe hacer un sistema de Electronic Records Management?
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¿Cuál es la principal función archivística para lograr los objetivos de salvaguardia y conservación de los documentos de valor permanente?
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¿Qué característica es fundamental en la gestión de documentos electrónicos para asegurar la emergencia de sistemas de gestión documental en toda la organización?
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¿Qué define el valor permanente de un documento electrónico?
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¿Qué es lo que garantiza la conservación a largo plazo de documentos electrónicos?
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¿Qué es lo que se requiere para asegurar la accesibilidad de documentos electrónicos?
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¿Cuál es el objetivo principal de la gestión de archivos electrónicos?
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¿Qué característica es fundamental en la selección de formatos de archivo para documentos electrónicos?
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¿Qué es lo que debe asegurar el archivero en cuanto a la conservación de conjuntos documentales?
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¿Cuál es el objetivo principal de la selección de formatos en la Gestión de Documentos Electrónicos?
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¿Qué debe hacer un sistema de Electronic Records Management en cuanto a la autenticidad de los documentos electrónicos?
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¿Por qué es importante la conservación a largo plazo de documentos electrónicos?
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¿Qué debe hacer el archivero en cuanto a la transferencia de conjuntos documentales?
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¿Cuál es el objetivo principal de la gestión de documentos electrónicos?
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¿Qué es lo que debe asegurar el archivero en cuanto a la conservación de conjuntos documentales?
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¿Qué es lo que debe permitir un sistema de Electronic Records Management?
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¿Cuál es el objetivo principal de la selección y disposición de conjuntos documentales?
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Study Notes
Gestión de Documentos Electrónicos
- La gestión de documentos electrónicos se desarrolla en 3 niveles: organizacional, documental y tecnológico.
Nivel Organizacional
- Los documentos electrónicos tienen un ciclo de vida similar al de los documentos en papel.
- Requiere una gestión activa para asegurar el acceso durante todo el ciclo de vida del documento.
- Se identifican 3 categorías de necesidades: operativas, responsabilidad organizacional y documentar la historia corporativa.
Nivel Documental
- Comprende todo el ciclo de vida en cada una de sus fases: creación y captura, selección y disposición, preservación, transferencia y conservación.
- La captura debe asegurar que los documentos son apropiados, completos y tienen metadatos establecidos.
- La selección y disposición deben permitir el alojamiento de documentos relacionados entre sí.
Nivel Tecnológico
- Un sistema de Electronic Records Management debe conservar el contenido, estructura y contexto de los documentos electrónicos.
- Debe asegurar que los documentos son “registrados” y que se han establecido procedimientos de autenticación y de auditoría.
Documento Electrónico
- Se definió como “documento creado de forma electrónica”.
- Los componentes característicos del documento electrónico son: medio (portador físico del mensaje) y contenido (mensaje que el documento trata de comunicar).
El papel del archivero
- El archivero tiene un papel relevante en asegurar el cumplimiento de los requisitos, la captura de los documentos, el acceso, la conservación, la transferencia, etc.
Características de la gestión de documentos electrónicos
- Sistemática: integra la gestión de documentos electrónicos con otros sistemas de información comparables y compatibles en el horizonte de información amplio de la organización.
- Escalable: permite crecer.
- Sostenible: mantiene el contenido, contexto y estructura de los documentos en el tiempo, de forma predecible y consistente.
Definición de documento electrónico
- Un documento electrónico es un registro que se crea, almacena y utiliza en forma electrónica.
Función archivística
- La función archivística es el grupo de actividades interrelacionadas que contribuyen a lograr los objetivos de salvaguardia y conservación de los documentos de valor permanente.
Gestión de documentos electrónicos
- Se da en 3 niveles: organizacional, de gestión documental y tecnológico.
- Los documentos electrónicos poseen un ciclo de vida similar al de los documentos en papel, pero requieren una gestión más activa.
Nivel organizacional
- Sirve a las necesidades operativas habituales, responsabilidad organizacional y documentación de la historia corporativa.
Nivel de gestión documental
- Comprende todo el ciclo de vida en cada una de sus fases: creación y captura, selección y disposición, preservación, transferencia y conservación de conjuntos documentales.
Selección de formatos
- Debe minimizar el riesgo de bloquearse con aplicaciones y formatos propietarios, limitar el número de formatos, poseer conexión con las aplicaciones departamentales y no excluir añadidos y cambios futuros.
Nivel tecnológico
- Un sistema de Electronic Records Management (Gestión de Documentos Electrónicos) debe conservar el contenido, estructura y contexto de los documentos electrónicos y asegurar que los documentos son "registrados" y que se han establecido procedimientos de autenticación y de auditoría.
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Description
La gestión de documentos electrónicos se da en tres niveles y tiene un ciclo de vida similar al de los documentos en papel, pero requiere una gestión más activa para asegurar el acceso durante todo el ciclo de vida del documento.
