48 Questions
¿Cuál es la principal característica que define a un documento electrónico desde un punto de vista archivístico?
La esencia del documento, independiente del formato
¿Cuáles son los componentes característicos de un documento electrónico?
Medio y contenido
¿Por qué es importante la conservación a largo plazo de documentos electrónicos?
Porque se pueden perder fácilmente
¿Qué autor definió las características del documento electrónico en un artículo de 2003?
Cruz Mundet
¿Cuál es el propósito principal de la tramitación administrativa de documentos?
Fijar su consulta con fines administrativos
¿Qué es lo que determina la vigencia de los valores administrativo e histórico de un documento?
La frecuencia de consulta con fines administrativos
¿Qué es lo que se manifiesta plenamente cuando un documento ha perdido su vigencia y su consulta tiene una finalidad cultural o científica casi exclusiva?
Su valor histórico
¿Qué revista publicó el artículo de Alejandro Delgado Gómez sobre la conservación a largo plazo de documentos electrónicos?
Revista arch-e
¿Cuál es la principal diferencia entre la gestión de documentos electrónicos y la gestión de documentos en papel?
La gestión de documentos electrónicos requiere una mayor dependencia de la forma física y la tecnología
¿Cuál es el propósito principal de la gestión documental en el nivel organizacional?
Servir a las necesidades operativas habituales
¿Qué es lo que se deben considerar al momento de crear y capturar documentos electrónicos?
La integridad de los documentos y los metadatos
¿Por qué es importante la gestión activa de los documentos electrónicos?
Para asegurar el acceso durante todo el ciclo de vida del documento
¿Cuál es el objetivo principal de la gestión de documentos electrónicos en el nivel de gestión documental?
Comprender todo el ciclo de vida del documento en cada una de sus fases
¿Qué es lo que se requiere para asegurar la autenticidad de los documentos electrónicos?
Un marco normativo
¿Por qué es importante la conservación de los documentos electrónicos a largo plazo?
Para documentar la historia corporativa
¿Qué es lo que se debe considerar al momento de migrar documentos electrónicos entre plataformas tecnológicas?
La integridad de los documentos y su contexto
¿Cuál es el objetivo principal de la selección de formatos en la Gestión de Documentos Electrónicos?
Minimizar el riesgo de bloquearse con aplicaciones y formatos propietarios
¿Qué es lo que debe asegurar el archivero en cuanto a la conservación de conjuntos documentales?
Que se tengan en cuenta los requisitos necesarios para su conservación a largo plazo
¿Qué debe hacer un sistema de Electronic Records Management?
Conservar el contenido, estructura y contexto de los documentos electrónicos
¿Por qué es importante la autenticidad y confiabilidad de los documentos electrónicos?
Para que sean utilizados como pruebas legales
¿Qué debe hacer un sistema de Electronic Records Management en cuanto a la autenticidad de los documentos electrónicos?
Establecer procedimientos de autenticación y auditoría
¿Cuál es el objetivo de la selección y disposición de conjuntos documentales?
Alojar documentos relacionados entre sí en expedientes y agrupaciones
¿Qué debe hacer el archivero en cuanto a la transferencia de conjuntos documentales?
Identificar los conjuntos documentales que merezcan conservación permanente
¿Qué es lo que debe permitir un sistema de Electronic Records Management?
Que los documentos electrónicos sean utilizados como pruebas legales
¿Cuál es el objetivo principal de la gestión de documentos electrónicos en el nivel organizacional?
Revisar y reingenieriar procesos y tipos documentales
¿Qué es lo que se requiere para asegurar la autenticidad de los documentos electrónicos?
Un marco normativo
¿Por qué es importante la conservación a largo plazo de documentos electrónicos?
Para documentar la historia corporativa
¿Qué es lo que se debe considerar al momento de crear y capturar documentos electrónicos?
Los metadatos de los documentos electrónicos
¿Cuál es el objetivo principal de la selección de formatos en la Gestión de Documentos Electrónicos?
Facilitar el acceso a los documentos electrónicos
¿Qué es lo que se debe considerar al momento de migrar documentos electrónicos entre plataformas tecnológicas?
El contexto de los documentos electrónicos
¿Cuál es el nivel de gestión que se enfoca en la creación y captura de documentos electrónicos en un entorno seguro?
Nivel de gestión documental
¿Qué es lo que debe hacer un sistema de Electronic Records Management?
Asegurar la integridad y seguridad de los documentos electrónicos
¿Cuál es la principal función archivística para lograr los objetivos de salvaguardia y conservación de los documentos de valor permanente?
La garantía de accesibilidad e inteligibilidad
¿Qué característica es fundamental en la gestión de documentos electrónicos para asegurar la emergencia de sistemas de gestión documental en toda la organización?
Sistemático
¿Qué define el valor permanente de un documento electrónico?
Su valor administrativo y histórico
¿Qué es lo que garantiza la conservación a largo plazo de documentos electrónicos?
La sostenibilidad de los sistemas de gestión
¿Qué es lo que se requiere para asegurar la accesibilidad de documentos electrónicos?
La inteligibilidad de los documentos
¿Cuál es el objetivo principal de la gestión de archivos electrónicos?
La conservación de documentos electrónicos a largo plazo
¿Qué característica es fundamental en la selección de formatos de archivo para documentos electrónicos?
La sostenibilidad de los formatos de archivo
¿Qué es lo que debe asegurar el archivero en cuanto a la conservación de conjuntos documentales?
La integridad de los conjuntos documentales
¿Cuál es el objetivo principal de la selección de formatos en la Gestión de Documentos Electrónicos?
Minimizar el riesgo de bloquearse con aplicaciones y formatos propietarios
¿Qué debe hacer un sistema de Electronic Records Management en cuanto a la autenticidad de los documentos electrónicos?
Asegurar la autenticidad y confiabilidad de los documentos electrónicos
¿Por qué es importante la conservación a largo plazo de documentos electrónicos?
Para cumplir con los requisitos legales
¿Qué debe hacer el archivero en cuanto a la transferencia de conjuntos documentales?
Asegurar que los conjuntos documentales sean transferidos a un archivo permanente
¿Cuál es el objetivo principal de la gestión de documentos electrónicos?
Conservar el contenido, estructura y contexto de los documentos electrónicos
¿Qué es lo que debe asegurar el archivero en cuanto a la conservación de conjuntos documentales?
Que los conjuntos documentales sean conservados en un archivo permanente
¿Qué es lo que debe permitir un sistema de Electronic Records Management?
Que los documentos electrónicos sean utilizados como pruebas legales
¿Cuál es el objetivo principal de la selección y disposición de conjuntos documentales?
Asegurar que los conjuntos documentales sean organizados de forma que más adelante puedan ser sometidos a decisiones retrospectivas de selección
Study Notes
Gestión de Documentos Electrónicos
- La gestión de documentos electrónicos se desarrolla en 3 niveles: organizacional, documental y tecnológico.
Nivel Organizacional
- Los documentos electrónicos tienen un ciclo de vida similar al de los documentos en papel.
- Requiere una gestión activa para asegurar el acceso durante todo el ciclo de vida del documento.
- Se identifican 3 categorías de necesidades: operativas, responsabilidad organizacional y documentar la historia corporativa.
Nivel Documental
- Comprende todo el ciclo de vida en cada una de sus fases: creación y captura, selección y disposición, preservación, transferencia y conservación.
- La captura debe asegurar que los documentos son apropiados, completos y tienen metadatos establecidos.
- La selección y disposición deben permitir el alojamiento de documentos relacionados entre sí.
Nivel Tecnológico
- Un sistema de Electronic Records Management debe conservar el contenido, estructura y contexto de los documentos electrónicos.
- Debe asegurar que los documentos son “registrados” y que se han establecido procedimientos de autenticación y de auditoría.
Documento Electrónico
- Se definió como “documento creado de forma electrónica”.
- Los componentes característicos del documento electrónico son: medio (portador físico del mensaje) y contenido (mensaje que el documento trata de comunicar).
El papel del archivero
- El archivero tiene un papel relevante en asegurar el cumplimiento de los requisitos, la captura de los documentos, el acceso, la conservación, la transferencia, etc.
Características de la gestión de documentos electrónicos
- Sistemática: integra la gestión de documentos electrónicos con otros sistemas de información comparables y compatibles en el horizonte de información amplio de la organización.
- Escalable: permite crecer.
- Sostenible: mantiene el contenido, contexto y estructura de los documentos en el tiempo, de forma predecible y consistente.
Definición de documento electrónico
- Un documento electrónico es un registro que se crea, almacena y utiliza en forma electrónica.
Función archivística
- La función archivística es el grupo de actividades interrelacionadas que contribuyen a lograr los objetivos de salvaguardia y conservación de los documentos de valor permanente.
Gestión de documentos electrónicos
- Se da en 3 niveles: organizacional, de gestión documental y tecnológico.
- Los documentos electrónicos poseen un ciclo de vida similar al de los documentos en papel, pero requieren una gestión más activa.
Nivel organizacional
- Sirve a las necesidades operativas habituales, responsabilidad organizacional y documentación de la historia corporativa.
Nivel de gestión documental
- Comprende todo el ciclo de vida en cada una de sus fases: creación y captura, selección y disposición, preservación, transferencia y conservación de conjuntos documentales.
Selección de formatos
- Debe minimizar el riesgo de bloquearse con aplicaciones y formatos propietarios, limitar el número de formatos, poseer conexión con las aplicaciones departamentales y no excluir añadidos y cambios futuros.
Nivel tecnológico
- Un sistema de Electronic Records Management (Gestión de Documentos Electrónicos) debe conservar el contenido, estructura y contexto de los documentos electrónicos y asegurar que los documentos son "registrados" y que se han establecido procedimientos de autenticación y de auditoría.
La gestión de documentos electrónicos se da en tres niveles y tiene un ciclo de vida similar al de los documentos en papel, pero requiere una gestión más activa para asegurar el acceso durante todo el ciclo de vida del documento.
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